База знаний

Функция Smart Docs поставляется с функцией eSignatures, так что вы можете запросить подписи документов у своих клиентов без необходимости использовать дополнительные инструменты.

Функция электронной подписи Pipedrive предлагает Базовую Цифровую Подпись. Узнайте больше об этом типе подписи в этой статье.

Запрос подписи

Отправка запроса

Для запроса подписи вы должны создать или загрузить документ с помощью функции Smart Docs на странице сведений о сделке или контакте. Вы можете узнать, как настроить документ в этой статье.

Вы можете запросить подпись в двух местах:

• В редакторе документов

В подробном представлении

После нажатия «Запросить подписи» вам будет предложено проверить документ и управлять подписантами. Пользователь, запрашивающий подпись (вы) и связанный контактный лицо, автоматически будут добавлены в качестве подписантов, но вы можете удалить или добавить их в этот список. Вы можете добавить до 10 подписантов на документ.

Вы можете изменить язык приглашения в разделе «Язык приглашения».

Аутентификация вашего запроса

Запросы на подпись требуют код аутентификации.

При активации этой функции безопасности подписанты получают однократный код аутентификации по электронной почте для проверки (но не гарантии) их действительности электронной почты. Подписант должен использовать этот код для подписания документа.

Настройка вашего запроса

Персонализируйте электронные письма с запросами на электронную подпись, которые получают ваши клиенты, добавив собственную тему и сообщение.

После того, как вы нажмете «Далее», вы можете добавить поле подписи на документ и перетащить его туда, где его нужно разместить.

Когда вы поместите поле в документ, вы можете навести указатель мыши, чтобы отредактировать и настроить каждое поле.

В настоящее время доступны четыре типа полей подписантов, доступны различные конфигурации:

Если вы добавляете поля подписанта в документ, вы должны включить поле подписи для каждого подписанта. Вы можете переключаться между подписантами в выпадающем списке «Выбрать подписанта» в левой панели.

Вы также можете назначить поле другому подписанту при редактировании полей.

Когда вы закончите настройку документа, нажмите «Отправить», и документ будет отправлен со всеми инструкциями всем подписантам. Вы получите уведомление по электронной почте, когда кто-то подпишет или отказывается подписать.

Если вы не хотите добавлять поля подписи в документ, вы можете пропустить этот шаг, нажав «Отправить все равно».

Если вы отправите документ без полей подписанта, подписи будут размещены на отдельной странице в конце.

Неподдерживаемые типы документов

Следующие типы документов не поддерживаются для сбора подписей:

• Зашифрованные документы (документы, защищенные паролем.)
• Уже электронно подписанные документы.
• Документы с правами только для чтения.

Если вы используете один из этих типов документов, не будет отображаться никакой ошибки, и процесс подписи будет выполнен как обычно. Однако Pipedrive не получит его, поэтому документ никогда не появится как «завершенный».

Подписание документа

Когда подписывающий открывает запрос на подписание в своем электронном письме, он может ознакомиться с документом. Он может щелкнуть по полю “Подпись”, чтобы подписать документ, набрав или нарисовав, или использовать выпадающее меню в верхнем правом углу для “Отказа от подписи” или “Скачивания в формате PDF.”

Как только все обязательные поля для подписывающих заполнены, подписывающий может нажать кнопку “Завершить подписание”, чтобы продолжить.

Подписывающего попросят ввести код подтверждения и поставить галочку подтверждая, что он прочитал документ. После этого он может нажать «Подписать», чтобы завершить подачу документа.

Когда все подписали документ, PDF подписанного документа и журнала аудита автоматически отправляется по электронной почте всем подписывающим и пользователю, запросившему подписи.

Проверьте статус подписи вашего документа

Документ на странице деталей вашей сделки или контакта покажет статус подписи вашего документа.

Нажмите на статус подписи, чтобы увидеть информацию о каждом подписанте, просмотр документа и статус подписи.

• Отклонено – подписант отклонил подписание документа. Вы можете повторно отправить запрос на подписание, нажав «Повторно отправить приглашение».
• Отправлено – запрос на подписание все еще ожидается. Вы можете нажать «Напомнить», чтобы отправить получателю электронное письмо по поводу запроса.
• Завершено – подписант уже подписал.

Из этого окна вы также можете “Отменить подписание” и использовать опцию “Загрузить”, чтобы загрузить оригинальную версию документа. Если все подписали документ, вы также можете загрузить подписанную версию документа, а также след аудита.

Сколько подписей я могу запросить?

В зависимости от вашего плана количество подписей может варьироваться.

• Профессиональный, Мощный и Предприятие: В этих планах нет ограничений на количество запросов на подпись (применяется политика разумного использования).
• Основной и Расширенный (дополнение): Компании с аккаунтами в этих планах, включившие дополнение, могут приобрести два уровня запросов на подпись:
  • 30 запросов на подпись в месяц.
  • 100 запросов на подпись в месяц.

• Основной и Расширенный (пробное дополнение): Компании с аккаунтами в этих планах и использующие пробное дополнение могут запросить до 5 подписей.

Что такое Политика разумного использования?

Pipedrive тщательно следит за использованием электронных подписей. Если мы заметим, что функция используется для перепродажи, злоупотребления или создает неоправданные обременения, мы оставляем за собой право по собственному усмотрению предотвратить или приостановить доступ пользователя к функции.