База знаний

Функция Smart Docs оснащена функцией eSignatures, поэтому вы можете запросить подпись документа от клиентов, не используя дополнительные инструменты.

Функция электронных подписей Pipedrive предлагает Базовую электронную подпись. Дополнительные сведения об этом типе подписи можно найти в этой статье.

Запросить подпись

Отправка запроса

Чтобы запросить подпись, вы должны создать или загрузить документ с помощью функции Smart Docs на странице сведений о сделке или контакта. Вы можете узнать, как настроить документ в этой статье.

Вы можете запросить подпись в двух местах:

• В редакторе документов

В представлении деталей

После нажатия кнопки «Запросить подписи», вам предложат просмотреть свой документ и управлять вашими подписантами. Пользователь, запрашивающий подпись (вы) и связанный контактное лицо автоматически добавляются в список подписантов, но вы можете удалить или добавить в этот список. Вы можете добавить до 10 подписантов на документ.

Вы можете изменить язык приглашения в разделе «Язык приглашения».

Аутентификация вашего запроса

Для запроса подписи требуется код аутентификации.

Когда этот элемент безопасности активен, подписчики получают одноразовый код аутентификации по электронной почте для проверки (но не гарантирования) подлинности их электронной почты. Подписывающемуся необходимо использовать этот код для подписания документа.

Настройка вашего запроса

Персонализируйте электронные письма с запросами на электронную подпись, которые получают ваши клиенты, добавив настраиваемую тему и сообщение.

Как только вы нажмете «Далее», вы можете добавить поля подписчика в документ и перетащить их туда, где вы хотите, чтобы они появлялись.

После того как вы поместили поле в документ, вы можете навести на него мышь, чтобы отредактировать и настроить каждое поле.

В настоящее время доступны четыре типа полей подписанта с различными настройками:

Если вы добавляете поля подписанта в документ, вы должны включить поле подписи для каждого подписанта. Вы можете переключаться между подписчиками в выпадающем меню «Выбрать подписанта» в левой панели.

Вы также можете выделить поле для другого подписанта при редактировании полей.

Как только вы закончите настройку документа, нажмите «Отправить», и документ будет отправлен со всеми инструкциями всем подписчикам. Вы получите уведомление по электронной почте, когда кто-то подпишет или откажется подписать.

Если вы не хотите добавлять поля подписей в документ, вы можете пропустить этот шаг, нажав «Отправить так».

Если вы отправите документ без полей подписанта, подписи будут размещены на дополнительной странице в конце.

Неподдерживаемые типы документов

Следующие типы документов не поддерживаются для сбора подписей:

• Зашифрованные документы (документы, защищенные паролем.)
• Уже цифровые подписанные документы.
• Документы с правами только для чтения.

При использовании одного из этих типов документов, ошибки не появится, и процесс подписи будет выполнен, как обычно. Однако, Pipedrive не получит его, поэтому документ никогда не появится как «завершенный».

Подписание документа

Когда подписант открывает запрос на подписание в своей электронной почте, он может ознакомиться с документом. Он может нажать на поле «Подпись» , чтобы подписать документ, вводя или рисуя, или использовать выпадающий список в правом верхнем углу, чтобы «Отказаться от подписи» или «Скачать в формате PDF».

Когда все обязательные поля для подписанта заполнены, подписант может нажать кнопку «Завершить подписание», чтобы продолжить.

Подписанту будет предложено ввести код аутентификации и поставить отметку в поле подтверждения о прочтении документа. После этого, он может нажать «Подписать» , чтобы завершить подачу документа.

Когда все подписали документ, в PDF-файле подписанного документа и аудиторском журнале будет автоматически отправлено электронное письмо всем подписантам и пользователю, запросившему подписи.

Проверьте статус подписания вашего документа

Страница с подробностями вашей сделки или контакта покажет статус подписания вашего документа.

Щелкните по статусу подписания, чтобы увидеть информацию о каждом подписанте, просмотры документа и статус подписания.

• Отклонено – подписант отказался подписывать документ. Вы можете повторно отправить запрос на подписание, нажав «Повторно отправить приглашение».
• Отправлено – запрос на подписание все еще ожидает. Вы можете нажать «Отправить напоминание», чтобы отправить получателю электронное письмо с запросом.
• Завершено – подписант уже подписал.

На этом окне вы также можете «Отменить подписание» и использовать опцию «Скачать» для загрузки оригинальной версии документа. Если все подписали документ, вы также можете скачать подписанную версию документа, а также журнал аудита.

Сколько подписей я могу запросить?

Количество подписей может отличаться в зависимости от вашего тарифного плана.

• Профессиональный и Корпоративный: В этих тарифных планах нет ограничений на количество запросов на подпись (с учетом разумного использования).
• Основной и Продвинутый (дополнительная услуга): Компании, использующие эти тарифные планы с включенной дополнительной услугой, могут приобретать две категории запросов на подпись:
  • 30 запросов на подпись в месяц.
  • 100 запросов на подпись в месяц.

• Основной и Продвинутый (пробная дополнительная услуга): Компании, использующие эти тарифные планы с пробной версией дополнительной услуги, могут запросить до 5 подписей.

Что такое политика разумного использования?

Pipedrive тщательно следит за использованием электронной подписи. Если мы заметим, что функция используется для перепродажи, злоупотребления или причиняет необоснованные неудобства, мы оставляем за собой право по своему усмотрению запретить или приостановить доступ пользователя к этой функции.