Эта статья создана с использованием машинного перевода.
Умные документы: электронные подписи
Функция Умные документы включает в себя функцию Электронные подписи, позволяющую запрашивать подписи на документы от ваших клиентов без необходимости использования дополнительных инструментов.
Функция электронных подписей в Pipedrive предлагает Основное цифровое подписание. Узнайте больше о данном типе подписи в этой статье.
Запрос подписи
Отправка запроса
Чтобы запросить подпись, вы должны создать или загрузить документ с помощью функции Smart Docs на странице сведений о сделке или контакте. Вы можете узнать, как настроить документ в этой статье.
Вы можете запросить подпись в двух местах:
- В редакторе документов
В окне детального просмотра
После нажатия на “Запрос подписей,” вам будет предложено проверить ваш документ и управлять подписчиками. Пользователь, запрашивающий подпись (вы), и связанное контактное лицо автоматически добавляются в список подписантов, но вы можете его изменить. Вы можете добавить до 10 подписантов для одного документа.
Вы можете изменить язык приглашения в разделе “Язык приглашения.”
Аутентификация вашего запроса
Запросы на подпись требуют кода аутентификации.
Когда эта функция безопасности активирована, подписчики получают одноразовый код аутентификации по электронной почте для проверки (но не гарантии) их электронной почты. Подписчик должен использовать этот код для подписания документа.
Настройка вашего запроса
Персонализируйте письма с запросом на электронную подпись, которые получают ваши клиенты добавлением пользовательской темы и сообщения.
После того, как вы нажмете “Далее,” можно добавить поля подписанта в документ и перетащить их туда, где вы хотите, чтобы они появились.
После того, как вы поместили поле в документ, вы можете навести на него курсор, чтобы отредактировать и настроить каждое поле.
В настоящее время доступно четыре типа полей подписанта, с разными настройками:
Подписи | Это обязательное поле и не имеет настройки |
Инициалы | Может быть переключено как обязательное/необязательное поле |
Текстовое поле |
|
Чек-бокс | Может быть переключен как обязательное/необязательное поле |
Если вы добавляете поля подписанта в документ, вы должны включить поле подписи для каждого подписанта. Вы можете переключаться между подписантами в выпадающем списке “Выбрать подписанта” в левой панели.
При редактировании полей вы также можете назначить поле другому подписанту.
После того, как вы закончите настройку документа, нажмите “Отправить,” и документ будет отправлен со всеми инструкциями всем подписантам. Вы получите уведомление по электронной почте, когда кто-то подпишет или откажется подписать.
Если вы не хотите добавлять поля подписей в документ, вы можете пропустить этот шаг, нажав “Отправить так.”
Если вы отправите документ без полей подписанта, подписи будут помещены на дополнительной странице в конце.
Неподдерживаемые типы документов
Следующие типы документов не поддерживаются для сбора подписей:
- Зашифрованные документы (документы, защищенные паролем.)
- Уже цифрово подписанные документы.
- Документы только для чтения.
При использовании одного из этих типов документов, ошибок не будет, и процесс подписи будет выполнен как обычно. Однако Pipedrive не получит его, поэтому документ никогда не появится как "завершенный".
Подписание документа
Когда подписант открывает запрос на подписание в своем электронном письме, он может просмотреть документ. Он может щелкнуть по полю «Подпись», чтобы подписать документ, введя текст или нарисовав, или воспользоваться выпадающим списком в правом верхнем углу, чтобы «Отказаться от подписи» или «Скачать как PDF».
После того, как все необходимые поля подписанта были заполнены, он может нажать кнопку «Завершить подписание», чтобы продолжить.
Подписантов попросят предоставить код аутентификации и поставить галочку, подтверждающую, что они прочитали документ. После этого они могут нажать «Подписать», чтобы завершить подачу документа.
Когда все подписали документ, PDF-файл подписанного документа и журнал аудита будет автоматически отправлены по электронной почте всем подписантам и пользователю, который запрашивал подписи.
Проверьте статус подписания вашего документа
Документ на странице деталей вашей сделки или контакта покажет статус подписания вашего документа.
Щелкните по статусу подписания, чтобы увидеть информацию о каждом подписанте, просмотр документа и статус подписания.
- Отклонено – подписант отказался подписывать документ. Вы можете повторно отправить запрос на подпись, нажав «Повторно отправить приглашение».
- Отправлено – запрос на подпись все еще ожидается. Вы можете нажать «Отправить напоминание», чтобы напомнить получателю о запросе.
- Завершено – подписант уже подписал.
Из этого окна вы также можете «Отменить подписание» и использовать опцию «Загрузить» для загрузки оригинальной версии документа. Если все подписали документ, вы также можете загрузить подписанную версию документа, а также журнал аудита.
Сколько подписей я могу запросить?
В зависимости от вашего плана, количество подписей может варьироваться.
- Профессиональный, Усиленный и Предприятие: В этих планах есть неограниченное количество запросов на подпись (применяется правило разумного использования).
- Основной и Продвинутый (дополнение): Компании с аккаунтами в этих планах, с включенным дополнением, могут приобрести два уровня запросов на подпись:
- 30 запросов на подпись в месяц.
- 100 запросов на подпись в месяц.
- Основной и Продвинутый (пробное дополнение): Компании с аккаунтами в этих планах, использующие пробное дополнение, могут запросить до 5 подписей.
Что такое Политика Разумного Использования?
Pipedrive тщательно контролирует использование электронных подписей. Если мы заметим, что функция используется для перепродажи, злоупотреблений или бременит пользователя излишне, мы оставляем за собой право в одностороннем порядке предотвращать или приостанавливать доступ пользователя к функции.
Была ли эта статья полезной?
Да
Нет