Эта статья создана с использованием машинного перевода.
Умные документы: электронные подписи
Функция Smart Docs включает электронные подписи, поэтому вы можете запрашивать подписи клиентов без каких-либо дополнительных инструментов.
Функция электронных подписей Pipedrive предлагает Базовую цифровую подпись. Узнайте больше об этом типе подписи в этой статье.
Запросить подпись
Отправка запроса
Чтобы запросить подпись, вы должны создать или загрузить документ с помощью функции Smart Docs на странице сделки или на странице контакта. Узнать, как настроить документ, можно в этой статье.
Запросить подпись можно в двух местах:
В редакторе документов
В подробном просмотре
После нажатия «Запросить подписи» вам будет предложено просмотреть документ и настроить подписантов. Пользователь, запрашивающий подпись (вы), и связанное лицо из контактов будут автоматически добавлены в список подписантов, но вы можете удалить их или добавить других. На документ можно добавить до 10 подписантов.
Язык приглашения можно изменить в разделе «Язык приглашения».
Аутентификация запроса
Для запросов на подпись требуется код аутентификации.
Когда эта функция безопасности активирована, подписанты получают одноразовый код аутентификации по электронной почте для проверки (но не гарантии) действительности их адреса электронной почты. Подписант должен использовать этот код для подписания документа.
Персонализация запроса
Персонализируйте электронные письма с запросом электронной подписи, которые получают ваши клиенты, добавив собственную тему и сообщение.
После нажатия «Далее» вы можете добавить поля для подписантов в документ и перетащить их в нужные места.
После размещения поля в документе наведите курсор, чтобы редактировать и настроить каждое поле.
В настоящее время доступны четыре типа полей для подписантов с различными параметрами конфигурации:
Подписи | Это обязательное поле и не подлежит настройке |
Инициалы | Можно переключать между обязательным и необязательным полем |
Текстовое поле |
Примечание: В текстовых полях подписантов поддерживаются только символы латинского алфавита. |
Флажок | Можно переключать между обязательным и необязательным полем |
Если вы добавляете поля подписантов в документ, необходимо включить поле подписи для каждого подписанта. Переключаться между подписантами можно в выпадающем списке «Выбрать подписанта» в левой панели.
Кроме того, при редактировании полей можно назначить поле другому подписанту.
Когда вы завершите настройку документа, нажмите «Отправить», и он будет отправлен всем подписантам с инструкциями. Вы будете получать уведомление по электронной почте каждый раз, когда кто‑то подпишет или откажется подписывать.
Если вы не хотите добавлять поля подписи в документ, можно пропустить этот шаг, нажав «Отправить в любом случае».
Если отправить документ без полей подписантов, подписи будут размещены на добавочной странице в конце.
Неподдерживаемые типы документов
Для сбора подписей не поддерживаются следующие типы документов:
- Зашифрованные документы (документы, защищённые паролем)
- Документы, уже подписанные цифровой подписью.
- Документы с правами только для чтения.
При использовании одного из этих типов документов ошибка не появится, и процесс подписи будет выполнен как обычно. Однако Pipedrive не получит этот документ, поэтому он никогда не будет отображаться как «завершённый».
Подписание документа
Когда подписант открывает запрос на подпись в своей электронной почте, он может просмотреть документ. Он может нажать на поле “Подпись”, чтобы подписать документ, введя или нарисовав подпись, либо использовать выпадающее меню в правом верхнем углу, чтобы “Отказаться от подписи” или “Скачать как PDF”.
После того как все обязательные поля для подписи будут заполнены, подписант может нажать кнопку “Завершить подписание”, чтобы продолжить.
Подписанта попросят ввести код аутентификации и отметить поле, подтверждающее, что он ознакомился с документом. После этого он может нажать “Подписать”, чтобы завершить отправку документа.
Когда все подпишут документ, PDF с подписанным документом и журнал аудита будут автоматически отправлены по электронной почте всем подписантам и пользователю, который запросил подписи.
Проверьте статус подписания вашего документа
На странице сведений о вашем контакте или сделке будет показан статус подписания документа.
Нажмите на статус подписания, чтобы просмотреть информацию по каждому подписанту, просмотры документа и статус подписания.
- Declined – подписант отказался подписать документ. Вы можете повторно отправить запрос на подпись, нажав «Повторно отправить приглашение».
- Sent – запрос на подпись по-прежнему ожидает. Вы можете нажать «Отправить напоминание», чтобы отправить получателю электронное письмо относительно запроса.
- Completed – подписант уже подписал.
В этом окне вы также можете «Отменить подписание» и воспользоваться опцией «Скачать», чтобы загрузить оригинальную версию документа. Если все подписали документ, вы также можете скачать подписанную версию вместе с журналом аудита.
Сколько подписей я могу запросить?
В зависимости от вашего тарифа количество запросов на подпись может различаться:
- Premium and Ultimate – В эти тарифы включены неограниченные запросы на подпись (при условии соблюдения политики разумного использования).
-
Lite and Growth (add-on) – Аккаунты компании с включённым дополнением могут приобрести два уровня количества запросов на подпись:
- 30 запросов на подпись в месяц
- 100 запросов на подпись в месяц
- Lite and Growth (add-on trial) – Аккаунты компании, использующие пробную версию дополнения, могут запросить до пяти подписей.
Что такое политика разумного использования?
Pipedrive внимательно отслеживает использование eSignature. Если мы обнаружим, что функция используется для перепродажи, иным образом злоупотребляется или создаёт чрезмерную нагрузку, мы оставляем за собой право по собственному усмотрению ограничить или приостановить доступ пользователя к функции.
Была ли эта статья полезной?
Да
Нет