База знаний

Функция Smart Docs поставляется с функцией eSignatures, поэтому вы можете запрашивать подписи документов от ваших клиентов без необходимости использования дополнительных инструментов.

Функция электронных подписей Pipedrive предлагает Базовую цифровую подпись. Узнайте больше об этом типе подписи в этом статье.

Запрос подписи

Отправка запроса

Чтобы запрашивать подпись, вы должны создать или загрузить документ с помощью функции Smart Docs на странице деталей сделки или контакта. Вы можете узнать, как настроить документ в этой статье.

Вы можете запросить подпись в двух местах:

• В редакторе документов

В детализированном просмотре

После нажатия «Запросить подписи» вам будет предложено проверить документ и управлять подписантами. Пользователь, запрашивающий подпись (вы) и связанное контактное лицо, автоматически добавляются в качестве подписантов, но вы можете удалить или добавить к этому списку. Вы можете добавить до 10 подписантов на документ.

Вы можете изменить язык приглашения в разделе «Язык приглашения».

Аутентификация вашего запроса

Запросы подписи требуют аутентификационного кода.

Когда этот безопасность активирована, подписанты получают одноразовый аутентификационный код по электронной почте, чтобы проверить (но не гарантировать) подлинность их электронной почты. Подписант должен использовать этот код для подписи документа.

Настройка вашего запроса

Персонализируйте электронные письма с запросами на электронную подпись, получаемые ваши клиенты, добавив собственный текст в поле темы и сообщения.

После нажатия «Далее» вы можете добавить поля подписантов в документ и перетащить их туда, где вы хотите, чтобы они появились.

После того, как вы разместили поле в документе, вы можете навести на него мышь, чтобы редактировать и настроить каждое поле.

В настоящее время доступны четыре типа полей подписантов с различными настройками:

Если вы добавляете поля подписантов в документ, вы должны включить для каждого подписанта поле подпись . Вы можете переключаться между подписантами в выпадающем списке «Выберите подписанта» в левой панели.

Вы также можете назначить поле другому подписанту при редактировании полей.

После завершения настройки документа нажмите «Отправить», и документ будет отправлен со всеми инструкциями всем подписантам. Вы получите уведомление по электронной почте, когда кто-то подпишется или откажется от подписи.

Если вы не хотите добавлять поля подписи в документ, вы можете пропустить этот шаг, нажав «Отправить так».

Если вы отправляете документ без полей подписантов, подписи будут размещены на дополнительной странице в конце.

Неподдерживаемые типы документов

Следующие типы документов не поддерживаются для сбора подписей:

• Зашифрованные документы (документы, защищенные паролем.)
• Уже подписанные цифровыми подписями документы.
• Документы с правами только для чтения.

При использовании одного из этих типов документов, ошибка не появится, и процесс подписи будет выполнен как обычно. Однако Pipedrive не получит ее, поэтому документ никогда не появится как «завершенный».

Подписание документа

Когда подписывающий открывает запрос на подписание в своем электронном письме, он может ознакомиться с документом. Он может щелкнуть поле «Подпись», чтобы подписать документ, либо ввести текстом, либо нарисовать, или воспользоваться выпадающим списком в верхнем правом углу для «Отказаться от подписи» или «Скачать как PDF».

Как только все необходимые поля для подписания подписывающими будут заполнены, подписывающий может нажать кнопку «Завершить подписание», чтобы продолжить.

Подписывающему будет предложено ввести код аутентификации и установить флажок, подтверждающий, что он прочитал документ. После этого он может нажать «Подписать», чтобы завершить подачу документа.

Когда все подпишут документ, PDF подписанного документа и журнал проверки будут автоматически отправлены по электронной почте всем подписывающим и пользователю, запросившему подписи.

Проверьте статус подписи вашего документа

На странице с подробностями вашей сделки или контакта будет отображаться статус подписи вашего документа.

Нажмите на статус подписи, чтобы увидеть информацию о каждом подписанте, просмотры документа и статус подписи.

• Отклонено – подписант отклонил подписание документа. Вы можете повторно отправить запрос на подписание, нажав “Отправить приглашение повторно”.
• Отправлено – запрос на подписание все еще ожидает. Вы можете нажать “Отправить напоминание”, чтобы отправить получателю письмо reminder относительно запроса.
• Завершено – подписант уже подписал.

Из этого окна вы также можете “Отменить подписание” и использовать опцию “Загрузить”, чтобы загрузить оригинальную версию документа. Если все подписали документ, вы также можете загрузить подписанную версию документа, а также журнал аудита.

Сколько подписей я могу запросить?

В зависимости от вашего тарифного плана количество подписей может варьироваться.

• Профессиональный, Сильный и Предприятие: В этих тарифных планах есть неограниченное количество запросов на подпись (применяется политика разумного использования).
• Базовый и Продвинутый (дополнение): Учетные записи компании в этих тарифных планах с включенным дополнением могут приобретать два уровня запросов на подпись:
  • 30 запросов на подпись в месяц.
  • 100 запросов на подпись в месяц.

• Базовый и Продвинутый (пробное дополнение): Учетные записи компании в этих тарифных планах с пробным дополнением могут запросить до 5 подписей.

Что такое политика разумного использования?

Pipedrive тщательно отслеживает использование электронных подписей. Если мы заметим, что функция используется для перепродажи, злоупотребления или нарушает нормальную работу, мы оставляем за собой право в одностороннем порядке предотвратить или приостановить доступ пользователя к функции.