База знаний

С помощью функции Smart Docs вы можете сэкономить время в процессе переговоров, создавая предложение или счет прямо из просмотра сделки или сведений о контакте. Документ будет автоматически заполнен соответствующими данными о сделке, контакте, проекте или продукте из вашего аккаунта Pipedrive.

Затем вы можете поделиться документом, используя трекабельную ссылку, и получать уведомления, когда потенциальные клиенты взаимодействуют с вашими документами.

Подключение к вашему поставщику хранилища

Чтобы подключить Smart Docs, перейдите на страницу сделки или контакта, щелкните на вкладку “Документы” и выберите “Подключить облачное хранилище”. Вы можете подключиться с помощью трех провайдеров – Google Drive, Microsoft OneDrive или SharePoint.

Вам будет предложено пройти процесс предоставления разрешения для Pipedrive на доступ к вашему аккаунту. После подключения вы сможете загружать существующие документы или шаблоны, сохраненные в ваших сделках, и они также будут автоматически сохраняться в вашем хранилище.

После подключения вашего аккаунта вы увидите опцию подключения либо личного, либо общего диска в качестве расположения для хранения.

Вы также можете добавить и отключить свой аккаунт, перейдя в Инструменты и приложения > Документы и нажав “+ Добавить новый аккаунт” или “Отключить.” Вы можете узнать больше о том, как хранятся файлы, в этой статье.

Вы также можете настроить умолчательный общий диск для вашего аккаунта.

Создание папки общего диска

Когда вы подключаете своего поставщика хранилища к функции Smart Docs, вы заметите выпадающее меню, в котором можно выбрать диск человека. Когда вы подключаете функцию Smart Docs, вам автоматически назначается пользовательская папка общего диска. Однако вы также можете создать свою собственную.

Просто перейдите на вкладку Общие диски в вашем аккаунте Google Drive и создайте новую папку:

После того как вы создали новую общую папку в Google Drive, перейдите в Инструменты и приложения > Документы и выберите новую общую папку для использования с вашими Smart Docs:

Если опция для просмотра или создания новой общей папки не появляется в вашем аккаунте Google Workspace, это может быть связано с используемым изданием. Чтобы использовать общие папки, у вас должен быть тарифный план выше Business Starter.

Если синхронизированный аккаунт Google Workspace не поддерживает общие папки, опция в Pipedrive будет отображаться серым.

Создание и обмен шаблонами

После подключения вашей учетной записи вы можете начать создавать документы и предложения. Хотя вы можете создать документ напрямую, мы рекомендуем сначала создать шаблон, чтобы сэкономить время на будущих документах.

Чтобы создать шаблон с нуля, перейдите на вкладку Документы > Шаблоны в представлении деталей сделки или контакта и нажмите на “Документ”, “Таблица” или “Презентация.” Вы также можете импортировать шаблон от вашего поставщика, если у вас уже есть сохранённый.

Редактирование вашего шаблона

Находясь в редакторе шаблонов, вы можете обновить название и категорию шаблона и добавить любые поля сделок, контактов, продуктов, проектов или временные поля, чтобы заполнить содержимое вашего шаблона.

Чтобы добавить поля Pipedrive в ваш шаблон, скопируйте и вставьте поле с правой стороны вашего редактора шаблонов в тело шаблона. Поле будет отображаться в квадратных скобках “[ ]” и будет автоматически заменено данными поля, когда шаблон будет использован для документа.

Когда вы закончите редактирование вашего шаблона, нажмите “Закрыть”, чтобы сохранить ваш шаблон, или “Использовать для создания документа”, чтобы немедленно использовать шаблон для создания документа.

Узнайте больше о полях и шаблонах в Smart Docs в этой статье.

Как я могу поделиться шаблонами с моей командой?

Вы можете использовать расширенный обмен шаблонами, чтобы автоматически поделиться шаблоном с другими пользователями в Pipedrive. Чтобы поделиться шаблоном, откройте его для редактирования и нажмите на вкладку “Разрешения”. Есть два уровня разрешений, которые вы можете предоставлять пользователям:

• Может использовать этот шаблон – Просмотр шаблона и его использование для создания новых документов, не может редактировать или удалять оригинальный шаблон.
• Может редактировать этот шаблон – Просмотр, использование, редактирование и удаление оригинального шаблона.

После того как шаблон был передан другому пользователю, он появится в разделе Поделились со мной в галерее шаблонов.

Создание документа

Чтобы создать документ, нажмите на вкладку Документы в представлении деталей сделки или контакта. Вы увидите возможность создать документ на основе ранее созданного шаблона или создать его с нуля с помощью пустого документа, таблицы или презентации.

Вы также можете импортировать заранее созданные документы с вашего устройства или подключенной учетной записи Google Drive, Microsoft OneDrive или SharePoint. Документы, сохраненные локально, также могут быть загружены в формате PDF с вашего устройства.

Чтобы создать документ на основе существующего шаблона, нажмите “Из шаблона” и выберите шаблон, который вы хотите использовать. Редактор документа появится со всеми полями шаблона, заполненными соответствующими данными.

Вы можете настроить название и категорию и изменить содержание в соответствии с вашими предпочтениями. Документ будет автоматически сохраняться по мере работы.

Чтобы создать документ с конкретными для сделки заполнителями, вы должны создать его из представления деталей сделки. Чтобы создать документ с конкретными для человека заполнителями, вы должны создать его из представления деталей сделки или человека.

Просмотр и 공유 вашего документа

Google Drive – Если вы нажмете на кнопку “Поделиться” в правом нижнем углу редактора документов, вы сможете поделиться документом, скачать документ в формате PDF или удалить документ.

• Поделиться как ссылка – Создайте ссылку на версию документа только для чтения в формате PDF, которая будет отображаться в окне браузера, как только получатель ее откроет.
• Запросить подписи – Запросите подписи от получателей документов.
• Скачать PDF – Сохраните ваш документ локально, чтобы прикрепить его к электронному письму или отправить напрямую вашим клиентам.

OneDrive и SharePoint – Чтобы поделиться вашим документом, сначала вам нужно закрыть редактор документов и нажать на кнопку “...” на созданном документе на странице деталей.

Когда вы делитесь своим документом по ссылке, у вас будет возможность отслеживать просмотры и настраивать уведомления по электронной почте о том, когда кто-то откроет документ.

Если вы активируете опцию отслеживать просмотры, вы можете получать уведомления по электронной почте, когда ваш документ открывают в первый раз, каждый раз или никогда.

После генерации ссылки вы увидите ее сохраненной как версию под оригинальным документом с количеством просмотров и временем создания, и вы больше не сможете обновить эту версию.

Чтобы создать другую версию документа, щелкните на оригинальном документе, внесите необходимые изменения и сгенерируйте новую ссылку. После генерации ссылки вы увидите ее как Версия 2 под вашим документом:

Если вы создаете другую версию документа, мы рекомендуем отключить ссылку для первой версии, чтобы не было двух активных версий. Для этого нажмите на “...“ первой версии и нажмите на Поделиться как ссылка > Включить ссылку , чтобы отключить ссылку.

Добавление подписи к вашему документу

Smart Docs также предоставляет возможность электронных подписей, так что вы можете запрашивать подписи документов у ваших клиентов без необходимости в дополнительных инструментах.

Создайте или загрузите документ с функцией Smart Docs со страницы сделки или контакта и найдите опцию запросить подписи. Узнайте, как запрашивать подписи для ваших документов в этом artículo.