Denna artikel har producerats med hjälp av maskinöversättning.
Smart Docs: eSignatures
JT
Jenny Takahara, 2 november 2023
Obs:Smart Docs-funktionen ingår i Professional, Power och Enterprise-planerna och är tillgänglig som tillägg för Essential- och Advanced-planerna. Endast användare med åtkomst till kontoinställningar kan köpa tillägget för företagskontot. Tillägget levereras med en 14-dagars gratis provperiod under vilken du får fem signaturer tillgängliga (faktureringsuppgifter krävs). Läs mer om tilläggets villkor och bestämmelser på den här sidan.
Smart Docs-funktionen levereras med funktionaliteten eSignaturer, vilket gör att du kan begära dokumentunderskrifter från dina kunder utan att behöva några extra verktyg.
Pipedrives eSignaturfunktion erbjuder grundläggande digital signering. Läs mer om denna typ av signatur i den här artikeln.
Begär en signatur
Skickar en begäran
Notera: Efter 60 dagar kommer ofullständiga e-signaturförfrågningar att upphöra, vilket innebär att länkarna inte längre är giltiga och dokumentstatusen kommer att vara “utgången.”
För att begära en signatur måste du skapa eller ladda upp ett dokument med funktionen Smart Docs på deals- eller kontaktinformationssidan. Du kan lära dig hur du ställer in ett dokument i denna artikel.
Du kan begära en signatur på två platser:
I dokumentredigeraren
I detaljvyn
Notera: När du begär en signatur kommer det att skapas en annan version av dokumentet.
Efter att ha klickat på “ Request signatures,” kommer du bli ombbed att granska ditt dokument och hantera dina underskrifter. Användaren som begär signaturen (du) och den länkade kontaktpersonen kommer automatiskt att läggas till som signaturer, men du kan ta bort eller lägga till i denna lista. Du kan lägga till upp till 10 underskrifter per dokument.
Du kan ändra språket på inbjudan under “Invite Language.”
Autentisera din förfrågan
Signaturförfrågningar kräver en autentiseringskod.
När denna säkerhetsfunktion är aktiverad får signatärerna en engångsautentiseringskod via e-post för att kolla (men inte garantera) deras e-post giltighet. Signatären måste använda denna kod för att signera dokumentet.
Anpassa din förfrågan
Personifiera e-signaturförfrågan e-postmeddelanden dina kunder mottar genom att lägga till en anpassad ämnesrad och meddelande.
Notera: Kontoinställningar administratörer kan ställa in standardläget för autentiseringskoden, samt ställa in standardmeddelandena för e-signaturbegärningar i Smart Docs-inställningarna. Varje användare kan dock växla autentiseringskoder av eller på för varje signatär.
När du klickar på “Nästa,” kan du lägga till signaturfält i dokumentet och dra och släppa dem dit du vill att de ska visas.
När du väl har placerat ett fält i ett dokument kan du placera musen över det för att redigera och konfigurera varje fält.
Notera: Du kan lägga till upp till 1000 signaturfält i ett dokument. Endast latinska tecken stöds i textfält för signatärer.
Det finns för närvarande fyra typer av signaturfält tillgängliga, med olika konfigurationer tillgängliga:
Signaturen
Detta är ett obligatoriskt fält och har ingen konfiguration
Initialer
Kan vara ett obligatoriskt / valfritt fält
Textfält
Kan vara ett obligatoriskt / valfritt fäl
Underteckna dokumentet
När en signerare öppnar en signaturbegäran i sin e-post kan de granska dokumentet. De kan klicka på fältet "Signatur" för att underteckna dokumentet genom att antingen skriva eller rita, eller använda rullgardinsmenyn i det övre högra hörnet för att "Vägra att signera" eller "Ladda ner som PDF."
OBS: Om signeraren samtycker till att lagra kakor, kan du se när och hur många gånger dokumentet har öppnats.
När alla obligatoriska signeringsfält har fyllts i kan signeraren klicka på knappen "Slutför signeringen" för att fortsätta.
OBS: Digitala signaturer kommer endast att tillämpas på ett dokument när alla signatärer har fullbordat signaturbegäran.
Signeraren kommer att ombedas att skicka in en autentiseringskod och markera rutan för att bekräfta att de har läst dokumentet. Efter det kan de klicka på "Signera" för att slutföra inlämnandet av dokumentet.
När alla har signerat dokumentet skickas en automatisk e-post med en PDF av det signerade dokumentet och revisionslogg till alla signatärer och användaren som begärde signaturerna.
OBS: Om du har anslutit Smarta Dokument till din molntjänst sparas det signerade dokumentet och revisionsloggen automatiskt på den valda molnlagringsplatsen. Läs mer om att ansluta till molnlagring i den här artikeln.
Kontrollera signaturstatus för ditt dokument
Dokumentet på detaljsidan för din affär eller kontakt kommer att visa signaturstatus för ditt dokument.
Klicka på signaturstatusen för att se information om varje underskrivare, dokumentvisningar och signaturstatus.
Avböjd – underskrivaren har avböjt att signera dokumentet. Du kan skicka om begäran om underskrift genom att klicka på " Skicka inbjudan igen."
Skickad – begäran om underskrift är fortfarande väntande. Du kan klicka på "Skicka påminnelse" för att skicka ett e-postmeddelande till mottagaren angående begäran.
Slutförd – underskrivaren har redan signerat.
Från det här fönstret kan du också "Avbryt underskrivningen" och använda alternativet "Ladda ner" för att ladda ner den ursprungliga versionen av dokumentet. Om alla har signerat dokumentet kan du också ladda ner den signerade versionen av dokumentet samt revisionshistoriken.
OBS: Endast en version av ett dokument kan vara i underskrift åt gången. Om du vill signera en ytterligare version av dokumentet måste du avbryta den pågående versionen. Om du redan har en signerad version av dokumentet kan du inte begära signaturer för en annan version, du måste skapa en ny.
Hur många underskrifter kan jag begära?
Observera: Endast användare med faktureringsåtkomst kan köpa tillägget och signaturpaket. Underskrifterna begärs per företagskonto per månad.
Antalet underskrifter kan variera beroende på ditt abonnemang.
Professional och Enterprise: Dessa planer har obegränsat antal underskriftsbegäranden (rimlig användningspolicy gäller).
Essential och Advanced (tillägg): Företagskonton med dessa planer och aktiverat tillägg kan köpa två nivåer av underskriftsbegäranden:
30 underskriftsbegäranden per månad.
100 underskriftsbegäranden per månad.
Essential och Advanced (tilläggsprov): Företagskonton med dessa planer och som använder ett tilläggsprov kan begära upp till 5 underskrifter.
Observera: Om du har ett Essential eller Advanced årsabonnemang har ditt företagskonto en månatlig tilldelning på 30 eller 100 underskrifter, beroende på vald nivå. Oanvända underskrifter överförs inte till nästa månad.
Vad är den rimliga användningspolicyn?
Pipedrive övervakar noggrant användningen av elektroniska underskrifter. Om vi märker att funktionen används för ombesäljning, missbrukas på något annat sätt eller är oskäligt betungande, förbehåller vi oss rätten att i vårt eget gottfinnande förhindra eller avstänga användarens åtkomst till funktionen.
