Kunskapsbas

Funktionen Smart Docs levereras med en eSignatur-funktionalitet, så att du kan begära dokumentsignaturer från dina kunder utan att behöva några extra verktyg.

Pipedrives eSignaturfunktion erbjuder Grundläggande digital signering. Läs mer om denna typ av signatur i den här artikeln.

Begär en signatur

Skicka en begäran

För att begära en signatur måste du skapa eller ladda upp ett dokument med Smart Docs funktionen på avtalet eller kontaktdetalj sidan. Du kan lära dig hur du ställer in ett dokument i denna artikel.

Du kan begära en signatur på två platser:

• I dokumentredigeraren

Under detaljvisning

Efter att ha klickat på “Request signatures,” kommer du att uppmanas att granska ditt dokument och hantera dina signaturer. Den användare som begär signaturen (du) och den länkade kontaktpersonen kommer automatiskt att läggas till som signaturer, men du kan radera eller lägga till i denna lista. Du kan lägga till upp till 10 signaturer per dokument.

Du kan ändra språket på inbjudan under "Invite Language.”

Autentisera din begäran

Signaturbegäran kräver en autentiseringskod.

När denna säkerhetsfunktion är aktiverad, får signaturerna en engångsautentiseringskod via e-post för att kontrollera (men inte garantera) deras e-postgiltighet. Signaturern måste använda denna kod för att signera dokumentet.

Anpassa din begäran

Personifiera e-signaturbegäran som dina kunder får genom att lägga till en anpassad ämnesrad och meddelande.

När du klickar på "Next," kan du lägga till signeringsfält på dokumentet och dra och släppa dem dit du vill att de ska visas.

När du har placerat ett fält i ett dokument kan du hålla musen över för att redigera och konfigurera varje fält.

Det finns för närvarande fyra typer av signeringsfält tillgängliga, med olika konfigurationer tillgängliga:

Om du lägger signeringsfält i dokumentet måste du inkludera ensignaturfält för varje signatur. Du kan växla mellan signaturena i ”Välj Signatur” i listrutan i den vänstra panelen.

Du kan också tilldela ett fält till en annan signatur när du redigerar fält.

När du är klar med att ställa in dokumentet klickar du på ”Skicka,” och dokumentet kommer att skickas med instruktioner till alla signaturer. Du kommer att få ett e-postmeddelande varje gång någon signerar eller avböjer att signera.

Om du inte vill lägga till signaturfält i dokumentet kan du hoppa över detta steg genom att klicka på ”Skicka ändå.”

Om du skickar dokumentet utan signeringsfält kommer signaturen att läggas på en extra sida på baksidan.

Icke-stödda dokumenttyper

Följande dokumenttyper stöds inte för signaturinsamling:

• Krypterade dokument (dokument skyddade av ett lösenord.)
• Dokument som redan digitalt signerats.
• Dokument med skrivskyddade behörigheter.

När man använder en av dessa dokumenttyper, visar inget fel, och signaturprocessen kommer att göras som vanligt. Men Pipedrive tar inte emot det, så dokumentet kommer aldrig att framstå som "komplett".

Undertecknande av dokumentet

När en signerare öppnar en signaturförfrågan i deras e-post kan de granska dokumentet. De kan klicka på fältet “Signatur” för att underteckna dokumentet genom antingen att skriva eller rita, eller använda rullgardinsmenyn i det övre högra hörnet för att “Avböja att skriva under” eller “Ladda ner som PDF”.

När alla obligatoriska signeringsfält har fyllts i kan signeraren klicka på knappen “Slutför underteckningen” för att fortsätta.

Signeraren kommer att ombedjas att ange en autentiseringskod och markera en ruta för att bekräfta att de har läst dokumentet. Efter det kan de klicka på “Underteckna” för att slutföra dokumentinsändningen.

När alla har undertecknat dokumentet kommer en PDF av det signerade dokumentet och revisionshistoriken automatiskt att skickas via e-post till alla signerare och användaren som begärde signaturerna.

Kontrollera underskriftstatus för ditt dokument

På detaljsidan för din affär eller kontakt visas underskriftstatus för ditt dokument.

Klicka på underskriftsstatusen för att se information om varje underskrivare, dokumentvisningar och underskriftsstatus.

• Nekad – underskrivaren har nekat att signerat dokumentet. Du kan skicka en inbjudan igen genom att klicka på "Skicka igen.”
• Skickad – underskriftsbegäran är fortfarande väntande. Du kan klicka på "Skicka påminnelse” för att skicka ett e-postmeddelande till mottagaren angående begäran.
• Slutförd – underskrivaren har redan signerat.

Från det här fönstret kan du också “Avbryt underskrivning” och använda alternativet “Ladda ner” för att ladda ner originalversionen av dokumentet. Om alla har signerat dokumentet kan du också ladda ner signerad version av dokumentet samt revisionslogg.

Hur många signaturer kan jag begära?

Beroende på ditt plan kan antalet signaturer variera.

• Professional, Power och Enterprise: Dessa planer har obegränsade signaturbegäranden (rimlig användningspolicy gäller).
• Essential och Advanced (tillägg): Företagskonton i dessa planer med aktiverat tillägg kan köpa två nivåer av signaturbegäranden:
  • 30 signaturbegäranden per månad.
  • 100 signaturbegäranden per månad.

• Essential och Advanced (tilläggstest): Företagskonton i dessa planer med ett tillfälligt tilläggstest kan begära upp till 5 signaturer.

Vad är den Rimliga Användningspolicyn?

Pipedrive övervakar noggrant användningen av e-signaturer. Om vi märker att funktionen används för omsäljning, missbrukas på något annat sätt eller är oskäligt betungande, förbehåller vi oss rätten att i vår enskilda bedömning förhindra eller avbryta en användares åtkomst till funktionen.