Kunskapsbas

Smart Docs-funktionen kommer med en eSignatures-funktionalitet, så att du kan begära dokumentunderskrifter från dina kunder utan att behöva några extra verktyg.

Pipedrives eSignatures-funktion erbjuder Grundläggande digital signering. Läs mer om denna typ av signatur i den här artikeln.

Begär en underskrift

Sänd en begäran

För att begära en underskrift måste du skapa eller ladda upp ett dokument med funktionen Smart Docs på avtalet eller kontaktinformationssidan. Du kan lära dig hur du ställer in ett dokument i den här artikeln.

Du kan begära en underskrift på två platser:

• I dokumentredigeraren

I detaljvyn

Efter att ha klickat på “Begär underskrifter,” kommer du att bli ombedd att granska ditt dokument och hantera dina undertecknare. Användaren som begär underskriften (du) och den länkade kontaktpersonen kommer automatiskt att läggas till som undertecknare, men du kan ta bort eller lägga till i denna lista. Du kan lägga till upp till 10 undertecknare per dokument.

Du kan ändra språket på inbjudan under “Invite Language.”

Autentisera din förfrågan

Underskriftsförfrågningar kräver en autentiseringskod.

När denna säkerhetsfunktion är aktiverad får undertecknarna en engångsautentiseringskod via e-post för att kontrollera (men inte garantera) deras e-post giltighet. Undertecknaren måste använda denna kod för att signera dokumentet.

Anpassning av din begäran

Personifiera de e-signaturbegäransemail dina kunder mottar genom att lägga till en anpassad ämnesrad och meddelande.

När du klickar på “Nästa,” kan du lägga till undertecknarfält i dokumentet och dra och släppa dem dit du vill att de ska visas.

När du har placerat ett fält i ett dokument kan du hålla muspekaren över för att redigera och konfigurera varje fält.

Det finns för närvarande fyra typer av undertecknarfält tillgängliga, med olika konfigurationer tillgängliga:

Om du lägger till undertecknarfält i dokumentet måste du inkludera ett signatur fält för varje undertecknare. Du kan växla mellan undertecknarna i “Välj undertecknare” rullgardinsmenyn i den vänstra panelen.

Du kan också tilldela ett fält till en annan undertecknare när du redigerar fält.

När du är färdig med att ställa in dokumentet, klicka på “Skicka,” och dokumentet kommer att skickas med instruktioner till alla undertecknare. Du får en e-postnotifikation när någon undertecknar eller avböjer att underteckna.

Om du inte vill lägga till signaturfält i dokumentet kan du hoppa över detta steg genom att klicka på “Skicka ändå.”

Om du skickar dokumentet utan undertecknarfält placeras signaturerna på en extra sida längst bak.

Ej stödda dokumenttyper

Följande dokumenttyper stöds inte för underskriftsinsamling:

• Krypterade dokument (dokument skyddade av ett lösenord.)
• Redan digitalt signerade dokument.
• Dokument med skrivskyddade behörigheter.

När du använder en av dessa dokumenttyper visas inget fel, och Underskriftsprocessen kommer att genomföras som vanligt. Men Pipedrive kommer inte ta emot det, så dokumentet kommer aldrig att visas som “klart”.

Underteckna dokumentet

När en signerare öppnar en signaturbegäran i sin e-post kan de granska dokumentet. De kan klicka på fältet “Signatur” för att underteckna dokumentet genom antingen att skriva eller rita, eller använda rullgardinsmenyn i det övre högra hörnet för att “Vägra att signera” eller “Ladda ner som PDF.”

När alla obligatoriska signeringsfält har fyllts i kan signeraren klicka på knappen “Slutför signering” för att fortsätta.

Signeraren kommer att ombedjas att ange en autentiseringskod och markera en ruta för att bekräfta att de har läst dokumentet. Därefter kan de klicka på “Signera” för att slutföra inlämningen av dokumentet.

När alla har undertecknat dokumentet skickas automatiskt en PDF av det signerade dokumentet och revisionslogg till alla signerare och användaren som begärde signaturerna.

Kontrollera underskriftstatus för ditt dokument

Dokumentet på detaljsidan för din affär eller kontakt visar underskriftsstatus för ditt dokument.

Klicka på underskriftsstatus för att se information om varje underskrivare, dokumentvisningar och underskriftsstatus.

• Avböjd – underskrivaren har avböjt att skriva under dokumentet. Du kan skicka på nytt underteckningsförfrågan genom att klicka på "Skicka inbjudan på nytt."
• Skickad – underskriftsönskan är fortfarande väntande. Du kan klicka på "Skicka påminnelse" för att e-posta mottagaren angående förfrågan.
• Avslutad – underskrivaren har redan skrivit under.

Från det här fönstret kan du också “Avbryta underskrivningen” och använda alternativet “Ladda ner” för att ladda ner den ursprungliga versionen av dokumentet. Om alla har skrivit under dokumentet kan du även ladda ner den signerade versionen av dokumentet samt granskningsloggen.

Hur många underskrifter kan jag begära?

Beroende på ditt plan kan antalet underskrifter variera.

• Professional, Power och Enterprise: Dessa planer har obegränsade underskriftsbegäranden (rimlig användningspolicy gäller).
• Essential och Advanced (tillägg): Företagskonton i dessa planer med aktiverat tillägg kan köpa två nivåer av underskriftsbegäranden:
  • 30 underskriftsbegäranden per månad.
  • 100 underskriftsbegäranden per månad.

• Essential och Advanced (tillägg prov): Företagskonton i dessa planer med ett tillägg prov kan begära upp till 5 underskrifter.

Vad är den rimliga användningspolicyn?

Pipedrive övervakar noggrant användningen av e-signaturer. Om vi upptäcker att funktionen används för vidarförsäljning, missbrukas på något annat sätt, eller är otillbörligt betungande, förbehåller vi oss rätten i vår enskilda bedömning att förhindra eller avbryta en användares åtkomst till funktionen.