Kunskapsbas

Funktionen Smart Docs levereras med en eSignatures-funktionalitet, så att du kan begära dokumentunderskrifter från dina kunder utan att behöva några extra verktyg.

Pipedrives eSignatures-funktion erbjuder Grundläggande Digital Undertecknande. Läs mer om denna typ av signatur i den här artikeln.

Begär en signatur

Skickar en förfrågan

För att begära en signatur måste du skapa eller ladda upp ett dokument med Smart Docs-funktionen på affärs- eller kontaktdetalj sidan. Du kan lära dig hur du ställer in ett dokument i den här artikeln.

Du kan begära en signatur på två ställen:

• I dokumentredigeraren

I detaljvyn

Efter att du klickat på “Begär signaturer,” kommer du att uppmanas att granska ditt dokument och hantera dina signaturer. Användaren som efterfrågar signaturen (du) och den kopplade kontaktpersonen kommer automatiskt att läggas till som signaturer, men du kan ta bort eller lägga till i denna lista. Du kan lägga till upp till 10 signaturer per dokument.

Du kan ändra språk på inbjudan under “Invite Language.”

Verifierar din förfrågan

Signaturförfrågningar kräver en autentiseringskod.

När denna säkerhetsfunktion aktiveras, tar signaturer emot en engångsautentiseringskod via e-post för att kontrollera (men inte garantera) deras email validitet. Signatören måste använda denna kod för att signera dokumentet.

Anpassa din förfrågan

Personifiera e-signaturförfrågningsmailen dina kunder tar emot genom att lägga till en anpassad ämnesrad och meddelande.

När du har klickat på “Nästa,” kan du lägga till signeringsfält till dokumentet och dra och släppa dem till där du vill att de ska dyka upp.

När du har placerat ett fält i ett dokument kan du hovra musen över för att redigera och konfigurera varje fält.

Det finns för närvarande fyra typer av signaturfält tillgängliga, med olika konfigurationer tillgängliga:

Om du lägger till signeringsfält i dokumentet, måste du inkludera en signatur för varje signatör. Du kan växla mellan signatörerna i “Välj signatör”-kategorin i den vänstra panelen.

Du kan också tilldela ett fält till en annan signatör när du redigerar fält.

När du har slutat konfigurera dokumentet, klicka på “Skicka,” och dokumentet kommer att skickas med instruktioner till alla signaturer. Du kommer att få ett e-postmeddelande varje gång någon signerar eller vägrar att signera.

Om du inte vill lägga till signaturfält i dokumentet kan du hoppa över detta steg genom att klicka på “Skicka ändå.”

Om du skickar dokumentet utan signeringsfält kommer signaturerna att placeras på en extra sida i baksidan.

Ej stödda dokumenttyper

Följande dokumenttyper stöds inte för signatursamling:

• Krypterade dokument (dokument skyddade av ett lösenord.)
• Dokument som redan digitalt signerats.
• Dokument med skrivskyddade rättigheter.

När du använder en av dessa dokumenttyper kommer inget fel att uppstå, och signatursprocessen kommer att göras som vanligt. Men, Pipedrive kommer inte att ta emot det, så dokumentet kommer aldrig att framstå som “färdigt.”

Underteckna dokumentet

När en underskrivare öppnar en signaturbegäran i deras e-post kan de granska dokumentet. De kan klicka på fältet “Signatur” för att underteckna dokumentet antingen genom att skriva eller rita, eller använda rullgardinsmenyn i det övre högra hörnet för att “Avstå från att underteckna” eller “Ladda ner som PDF”.

När alla obligatoriska signeringsfält har fyllts i kan underskrivaren klicka på knappen “Slutför undertecknandet” för att fortsätta.

Underskrivaren kommer att ombedjas att ange en autentiseringskod och markera en ruta för att bekräfta att de har läst dokumentet. Efter det kan de klicka på “Signera” för att slutföra dokumentet.

När alla har undertecknat dokumentet skickas automatiskt en PDF av det undertecknade dokumentet och revisionspårningen per e-post till alla underskrivare och användaren som begärde underskrifterna.

Kontrollera underteckningsstatus för ditt dokument

Dokumentet på detaljsidan för din affär eller kontakt visar underteckningsstatus för ditt dokument.

Klicka på underteckningsstatus för att se information om varje undertecknare, dokumentvisningar och underteckningsstatus.

• Avvisad – undertecknaren har avvisat att underteckna dokumentet. Du kan skicka en ny inbjudan genom att klicka på "Skicka inbjudan på nytt".
• Skickad – underteckningsbegäran är fortfarande väntande. Du kan klicka på "Skicka påminnelse" för att skicka ett e-postmeddelande till mottagaren angående begäran.
• Avslutad – undertecknaren har redan undertecknat.

Från detta fönster kan du också “Avbryt underteckning” och använda alternativet “Ladda ner” för att ladda ner den ursprungliga versionen av dokumentet. Om alla har undertecknat dokumentet kan du också ladda ner den undertecknade versionen av dokumentet samt revisionsloggen.

Hur många signaturer kan jag begära?

Beroende på ditt plan kan antalet signaturer variera.

• Professional, Power och Enterprise: Dessa planer har obegränsade signaturbegäranden (rimlig användningspolicy gäller).
• Essential och Advanced (tillägg): Företagskonton i dessa planer med tillägget aktiverat kan köpa två nivåer av signaturbegäranden:
  • 30 signaturbegäranden per månad.
  • 100 signaturbegäranden per månad.

• Essential och Advanced (tillägg test): Företagskonton i dessa planer med en pågående tilläggstestning kan begära upp till 5 signaturer.

Vad är den Rimliga Användningspolicyn?

Pipedrive övervakar noggrant användningen av e-signaturer. Om vi märker att funktionen används för vidareförsäljning, missbrukas på något annat sätt eller är oskäligt belastande, förbehåller vi oss rätten att i vår enskilda bedömning förhindra eller suspendera en användares tillgång till funktionen.