Kunskapsbas

Funktionen Smart Docs inkluderar e-signaturer, så att du kan begära kunders underskrifter utan några ytterligare verktyg.

Pipedrives e-signaturfunktion erbjuder Grundläggande digital signering. Läs mer om denna typ av signatur i den här artikeln.

Begär en signatur

Skicka en begäran

För att begära en signatur måste du skapa eller ladda upp ett dokument med funktionen Smart Docs på affärs- eller kontaktens detaljsida. Du kan lära dig hur du ställer in ett dokument i den här artikeln.

Du kan begära en signatur på två ställen:

I dokumentredigeraren

I detaljvyn

När du klickar på “Begär signaturer” blir du ombedd att granska ditt dokument och hantera dina undertecknare. Användaren som begär signaturen (du) och den länkade kontaktpersonen läggs automatiskt till som undertecknare, men du kan ta bort eller lägga till i listan. Du kan lägga till upp till 10 undertecknare per dokument.

Du kan ändra inbjudningsspråket under “Inbjudningsspråk”.

Autentisering av din begäran

Signaturförfrågningar kräver en autentiseringskod.

När denna säkerhetsfunktion är aktiverad får undertecknare en engångskod via e-post för att kontrollera (men inte garantera) att deras e-post är giltig. Undertecknaren måste använda denna kod för att signera dokumentet.

Anpassa din begäran

Gör e‑signaturförfrågningsmejlen mer personliga genom att lägga till en anpassad ämnesrad och meddelande.

När du klickar på “Nästa” kan du lägga till fält för undertecknare i dokumentet och dra-och-släpp dem till den plats där du vill att de ska visas.

När du har placerat ett fält i ett dokument kan du hovra med musen för att redigera och konfigurera varje fält.

Det finns för närvarande fyra typer av fält för undertecknare med olika konfigurationsmöjligheter:

Om du lägger till fält för undertecknare i dokumentet måste du inkludera ett signaturfält för varje undertecknare. Du kan växla mellan undertecknarna i rullgardinsmenyn “Välj undertecknare” i vänstra panelen.

Du kan också tilldela ett fält till en annan undertecknare när du redigerar fälten.

När du är klar med att ställa in dokumentet klickar du på “Skicka”, så skickas det till alla undertecknare med instruktioner. Du får ett e‑postmeddelande varje gång någon signerar eller avböjer att signera.

Om du inte vill lägga till signaturfält i dokumentet kan du hoppa över detta steg genom att klicka på “Skicka ändå”.

Om du skickar dokumentet utan fält för undertecknare kommer signaturerna att placeras på en extra sida längst bak.

Dokumenttyper som inte stöds

Följande dokumenttyper stöds inte för insamling av signaturer:

• Krypterade dokument (dokument skyddade med lösenord)
• Dokument som redan är digitalt signerade.
• Dokument med skrivskyddade behörigheter.

När du använder en av dessa dokumenttyper visas inget felmeddelande och signaturprocessen kommer att genomföras som vanligt. Dock kommer Pipedrive inte att ta emot det, så dokumentet kommer aldrig att visas som “slutfört”.

Signera dokumentet

När en undertecknare öppnar en signeringsförfrågan i sin e-post kan de granska dokumentet. De kan klicka på fältet “Signatur” för att signera dokumentet genom att skriva eller rita, eller använda rullgardinsmenyn uppe i högra hörnet för att “Avböj att signera” eller “Ladda ner som PDF”.

När alla obligatoriska undertecknarfält är ifyllda kan undertecknaren klicka på knappen “Slutför signering” för att fortsätta.

Undertecknaren ombeds ange en autentiseringskod och bocka i en ruta för att bekräfta att de har läst dokumentet. Därefter kan de klicka på “Signera” för att slutföra inskickningen av dokumentet.

När alla har undertecknat dokumentet skickas automatiskt en PDF av det undertecknade dokumentet och revisionsspåret via e‑post till alla undertecknare och användaren som begärde signaturerna.

Kontrollera signeringsstatus för ditt dokument

Dokumentet på kontaktens eller affärens detaljsida visar dokumentets signeringsstatus.

Klicka på signeringsstatusen för att se information om varje undertecknare, dokumentvisningar och signeringsstatus.

• Avvisad – undertecknaren har avböjt att skriva under dokumentet. Du kan skicka signaturförfrågan igen genom att klicka på "Skicka inbjudan igen".
• Skickad – signaturförfrågan väntar fortfarande. Du kan klicka på "Skicka påminnelse" för att mejla mottagaren angående förfrågan.
• Slutförd – undertecknaren har redan skrivit under.

Från detta fönster kan du även "Avbryt signeringen" och använda "Ladda ner"-alternativet för att ladda ner den ursprungliga versionen av dokumentet. Om alla har undertecknat dokumentet kan du också ladda ner den signerade versionen tillsammans med revisionsspåret.

Hur många signaturer kan jag begära?

Beroende på din plan kan antalet signaturer variera:

• Premium och Ultimate – Dessa planer inkluderar obegränsade signaturbegäranden (med förbehåll för en policy för skälig användning).
• Lite och Growth (tillägg) – Företagskonton med tillägget aktiverat kan köpa två nivåer av signaturbegäranden:
  • 30 signaturbegäranden per månad
  • 100 signaturbegäranden per månad
• Lite och Growth (tilläggsprov) – Företagskonton som använder tillägget under provperioden kan begära upp till fem signaturer.

Vad är policyn för skälig användning?

Pipedrive övervakar noggrant användningen av e-signaturer. Om vi upptäcker att funktionen används för återförsäljning, missbrukas på något annat sätt eller blir orimligt betungande, förbehåller vi oss rätten, efter eget gottfinnande, att förhindra eller stänga av en användares åtkomst till funktionen.