Kunskapsbas

Smart Docs-funktionen innehåller eSignatures, så att du kan begära kundsignaturer utan några extra verktyg.

Pipedrives eSignatures-funktion erbjuder Grundläggande digital signering. Läs mer om denna typ av signatur i den här artikeln.

Begär en signatur

Skicka en begäran

För att begära en signatur måste du skapa eller ladda upp ett dokument med funktionen Smart Docs på affärs- eller kontaktdetaljsidan. Du kan lära dig hur du konfigurerar ett dokument i den här artikeln.

Du kan begära en signatur på två platser:

I dokumentredigeraren

Under detaljvisning

När du har klickat på “Begär signaturer” uppmanas du att granska dokumentet och hantera dina undertecknare. Användaren som begär signaturen (du) och den kopplade kontaktpersonen läggs automatiskt till som undertecknare, men du kan ta bort eller lägga till i denna lista. Du kan lägga till upp till 10 undertecknare per dokument.

Du kan ändra språk för inbjudan under “Invite Language”.

Autentisera din begäran

Signaturbegäranden kräver en autentiseringskod.

När den här säkerhetsfunktionen är aktiverad får undertecknarna en engångskod för autentisering via e-post för att kontrollera, men inte garantera, att deras e-postadress är giltig. Undertecknaren måste använda den här koden för att signera dokumentet.

Anpassa din begäran

Anpassa e-postmeddelandena för e-signaturbegäran som dina kunder får genom att lägga till en egen ämnesrad och ett eget meddelande.

När du klickar på “Next” kan du lägga till undertecknarfält i dokumentet och dra och släppa dem dit du vill att de ska visas.

När du har placerat ett fält i ett dokument kan du hålla muspekaren över det för att redigera och konfigurera varje fält.

Det finns för närvarande fyra typer av undertecknarfält med olika konfigurationsalternativ:

Om du lägger till undertecknarfält i dokumentet måste du inkludera ett signaturfält för varje undertecknare. Du kan växla mellan undertecknarna i rullgardinsmenyn “Select Signer” i den vänstra panelen.

Du kan också tilldela ett fält till en annan undertecknare när du redigerar fält.

När du har konfigurerat dokumentet klart klickar du på “Send”, så skickas det till alla undertecknare med instruktioner. Du får en e-postnotis varje gång någon signerar eller väljer att inte signera.

Om du inte vill lägga till signaturfält i dokumentet kan du hoppa över det här steget genom att klicka på “Send anyway”.

Om du skickar dokumentet utan undertecknarfält placeras signaturerna på en extra sida längst bak.

Dokumenttyper som inte stöds

Följande dokumenttyper stöds inte för signaturinsamling:

• Krypterade dokument (dokument som är skyddade med lösenord)
• Dokument som redan är digitalt signerade.
• Dokument med skrivskyddade behörigheter.

Om du använder någon av dessa dokumenttyper visas inget fel, och signeringsprocessen genomförs som vanligt. Pipedrive tar dock inte emot det, så dokumentet kommer aldrig att visas som “klart”.

Undertecknande av dokumentet

När en undertecknare öppnar en signeringsförfrågan i sin e-post kan de granska dokumentet. De kan klicka på fältet “Signature” för att signera dokumentet genom att skriva eller rita, eller använda rullgardinsmenyn uppe till höger för att “Decline to sign” eller “Download as PDF”.

När alla obligatoriska undertecknarfält har fyllts i kan undertecknaren klicka på knappen “Finish signing” för att fortsätta.

Undertecknaren ombeds att ange en autentiseringskod och kryssa i en ruta för att bekräfta att de har läst dokumentet. Därefter kan de klicka på “Sign” för att slutföra inskickningen av dokumentet.

När alla har undertecknat dokumentet kommer en PDF av det signerade dokumentet och revisionshistoriken automatiskt att skickas via e-post till alla signerare och användaren som begärde signaturerna.

Kontrollera underskriftstatus för ditt dokument

Dokumentet på detaljsidan för din kontakt eller affär visar dokumentets signeringsstatus.

Klicka på signeringsstatusen för att se information om varje undertecknare, dokumentvisningar och signeringsstatus.

• Nekad – undertecknaren har nekat att signera dokumentet. Du kan skicka signaturbegäran igen genom att klicka på “Re-send invite”.
• Skickad – signeringsförfrågan är fortfarande väntande. Du kan klicka på “Skicka påminnelse” för att mejla mottagaren angående begäran.
• Slutförd – underskrivaren har redan signerat.

I det här fönstret kan du också “Cancel the signing” och använda alternativet “Download” för att ladda ner originalversionen av dokumentet. Om alla har signerat dokumentet kan du också ladda ner den signerade versionen tillsammans med granskningshistoriken.

Hur många signaturer kan jag begära?

Antalet signaturer kan variera beroende på ditt abonnemang:

• Premium and Ultimate – Dessa abonnemang inkluderar obegränsat antal signaturbegäranden (i enlighet med policyn för rimlig användning).
• Lite and Growth (add-on) – Företagskonton med tillägget aktiverat kan köpa två nivåer av signaturbegäranden:
  • 30 signaturbegäranden per månad
  • 100 signaturbegäranden per månad
• Lite and Growth (add-on trial) – Företagskonton som använder testversionen av tillägget kan begära upp till fem signaturer.

Vad är policyn för rimlig användning?

Pipedrive övervakar noggrant användningen av e-signaturer. Om vi upptäcker att funktionen används för återförsäljning, missbrukas på något annat sätt eller är oskäligt belastande, förbehåller vi oss rätten att efter eget gottfinnande begränsa eller stänga av en användares åtkomst till funktionen.