Kunskapsbas

Vad är en elektronisk signatur?

Den amerikanska federala ESIGN Act definierar en ”elektronisk signatur” som ett elektroniskt ljud, en symbol eller en process som är knuten till eller logiskt kopplad till ett avtal eller annan handling och som utförs eller antas av en person i avsikt att underteckna handlingen.

Elektroniska signaturer har använts för att underteckna anställningserbjudanden, försäljningsavtal, medgivandeblanketter, hyres- och leasingavtal, ansvarsfrihetsklausuler, finansiella dokument med mera.

En elektronisk signatur, enligt definitionen i Europeiska unionens eIDAS-lag (Nr 910/2014 om elektronisk identifiering och betjänster för säkra elektroniska transaktioner på den inre marknaden), omfattar den breda kategorin av alla elektroniska signaturer, inklusive "data i elektronisk form som är bifogad eller logiskt associerad med annan data i elektronisk form och som används av undertecknaren för att signera".

Den grundläggande digitala signaturen som erbjuds via Pipedrives eSignature-funktion är en typ av elektronisk signatur som har avancerade säkerhetsfunktioner.

En grundläggande digital signatur använder PKI (Public Key Infrastructure). Avgörande egenskaper för den grundläggande elektroniska signaturen är följande:

• Digitalt certifikat utfärdat av en tredje part (Säkerställd)

• Asymmetrisk eller public-key-kryptering

• IP-adressfångst

Med Pipedrives e-signaturfunktion kan undertecknare ta emot en engångsautentiseringskod för att kontrollera, men inte garantera, giltigheten på deras e-post. Detta är en valfri säkerhetsfunktion som kan aktiveras eller inaktiveras för varje signaturförfrågan.

Är eSignaturer juridiskt bindande?

Elektroniska signaturer har varit allmänt accepterade och använts i flera länder i många år. Pipedrives digitala signaturer är utformade för att uppfylla standardmässiga säkerhetskrav, inklusive asymmetrisk kryptering eller kryptering med publik nyckel.

Hur kan mitt säljteam dra nytta av att använda funktionen eSignatures?

Genom att använda funktionen eSignatures kan ditt säljteam arbeta snabbare genom att digitalisera manuella processer. Det är särskilt användbart för team som arbetar på distans eller när kunder inte har enkel tillgång till skrivare.

Viktiga fördelar inkluderar:

• Integration med molnlagringslösningar som Google Drive, Microsoft OneDrive och SharePoint

• Automatisk lagring av signerade dokument i den relevanta affären så att ägaren och följarna enkelt kan komma åt dem

• Valfria säkerhetsfunktioner som engångskoder för autentisering som skickas via e-post för att verifiera undertecknare

Vad är den Rimliga Användningspolicyn?

Pipedrive kommer att noggrant övervaka användningen av eSignatures. Om vi märker att funktionen används för återförsäljning, missbrukas på något annat sätt eller innebär en orimlig belastning, förbehåller vi oss rätten att efter eget gottfinnande förhindra eller stänga av en användares åtkomst till funktionen.

Om mitt dokument har alla underskrifter som krävs, kan jag avbryta det?

När ett dokument har samlat in alla nödvändiga underskrifter betraktas processen som slutförd och du kan inte avbryta den.

Funktionen eSignatures är utformad för att slutföra dokumentet när alla parter har signerat. Om du behöver göra ändringar i ett slutfört dokument måste du skapa en ny version och starta om signeringsprocessen.

Kan jag fortfarande använda samma version av ett dokument om jag avbryter signeringen?

Ja, det går att återanvända samma dokumentversion efter en avbruten process. Om du till exempel avbryter en signeringsprocess eftersom du glömde att lägga till en undertecknare, finns dokumentet fortfarande tillgängligt i lagringen för din affär eller dina dokument.

Så här startar du om processen:

• Gå till affärens detaljvy och öppna fliken dokument

• Välj den dokumentversion som du vill skicka

• Lägg till dina undertecknare (upp till tio per dokument) och klicka på "Skicka"

Den nya signeringsprocessen får en ny giltighetstid på 60 dagar.

Jag skickade ett dokument för signering men glömde att lägga till en undertecknare. Kan jag lägga till dem efter att jag skickat dokumentet?

Det är inte möjligt att lägga till nya undertecknare i en pågående signeringsprocess. Om du behöver lägga till en undertecknare efter att du skickat dokumentet måste du avbryta den befintliga signeringsprocessen och skapa en ny.

Hur många undertecknare kan jag lägga till i ett dokument?

Du kan lägga till upp till 10 undertecknare i ett och samma dokument. Tänk på att du inte kan lägga till nya undertecknare när signeringsprocessen väl har startat.

Om du glömmer att ta med någon måste du avbryta den befintliga processen och skapa en ny. När ett dokument har samlat in alla underskrifter som krävs går det inte att avbryta det.

Hur lång tid har undertecknarna på sig att signera?

Signeringsprocessen förblir aktiv i 60 dagar från det datum då begäran skickades. Om dokumentet inte signeras inom denna tidsram upphör länken att gälla.

Om du väljer att avbryta ett dokument innan det har slutförts kan du fortfarande använda samma version av dokumentet för att starta en ny signeringsprocess senare.