Kunskapsbas

Med Smart Docs-funktionen kan du spara tid i förhandlingsprocessen genom att skapa ett förslag eller offert direkt från affären eller kontaktdetaljerna. Dokumentet kommer automatiskt att fyllas i med relevanta affärs-, kontakt-, projekt- eller produktdetaljer från ditt Pipedrive-konto.

Du kan sedan dela dokumentet med en spårbar länk och få aviseringar när potentiella kunder interagerar med dina dokument.

Anslutning till din lagringsleverantör

För att ansluta Smart Docs, gå till en affär eller kontakts detaljsida, klicka på Dokument fliken och välj Anslut molnlagring. Du kan ansluta med tre leverantörer – Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint.

Du kommer att gå igenom en process för att ge tillåtelse för Pipedrive att få åtkomst till ditt konto. När du är ansluten kan du ladda upp befintliga dokument eller mallar som är sparade i dina affärer, och de kommer också automatiskt att sparas i din drive.

Efter att du har anslutit ditt konto, kommer du att se alternativet att ansluta antingen en personlig eller delad drive som din lagringsplats.

Du kan också lägga till och koppla ifrån ditt konto genom att gå till Verktyg och appar > Dokument och klicka på “+ Lägg till nytt konto” eller “Koppla ifrån.” Du kan lära dig mer om hur filer lagras i den här artikeln.

Du kan också ställa in en standard delad drive för ditt konto.

Skapa en delad driven mapp

När du ansluter din lagringsleverantör till Smart Docs-funktionen, kommer du att märka en rullgardinsmeny där en persons driven kan väljas. När du ansluter Smart Docs-funktionen tilldelas du automatiskt en anpassad delad driven mapp. Du kan dock också skapa din egen.

Navigera bara till fliken Delade driven i ditt Google Drive-konto och skapa en ny mapp:

När du har skapat din nya delade mapp i Google Drive, gå till Verktyg och appar > Dokument och välj den nya delade mappen för användning med dina Smart Docs:

Om alternativet att visa eller skapa en ny delad mapp inte visas i ditt GSuite-konto kan det bero på den använda utgåvan.

Medan Google Suit Basic inte stöder delade mappar, gör dessa utgåvor det:

• Business Standard and Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Om det synkroniserade GSuite-kontot inte stöder delade mappar kommer alternativet i Pipedrive att visas gråtonat.

Skapa och dela mallar

När du har kopplat ditt konto kan du börja skapa dokument och förslag. Du kan skapa ett dokument direkt, men vi rekommenderar att du först skapar en mall så att du kan spara tid för dina framtida dokument. Du kan styra vilka Pipedrive roller får skapa eller lägga till nya mallar med hjälp av Pipedrive behörigheten “Lägg till och Importera Smarta Docs-Mallar.” Läs mer om behörighetssätt i Pipedrive i den här artikeln.

För att skapa en mall från grunden gå till Dokument > Malldatabladet i en affärs- eller kontakts detaljvy och klicka på “Dokument,” “Kalkylblad” eller “Presentation.” Du kan också importera en mall från din leverantör om du redan har en sparad.

Redigera din mall

När du är i mallredigeraren kan du uppdatera mallens namn och kategori och lägga till vilka Pipedrive-affärer, kontakter, produkter, projekt, eller tidsbaserade fält som helst för att fylla mallens innehåll.

För att lägga till Pipedrive-fält till din mall, kopiera och klistra in fältet från höger sida av din mallredigerare in i mallkroppen. Fältet visas med hakparenteser "[ ]" och byts automatiskt ut mot fältdatan när mallen används för ett dokument.

När du har avslutat redigeringen av din mall, klicka på “Stäng” för att spara din mall eller “Använd för att skapa dokument” för att omedelbart använda mallen för att skapa ett dokument.

Lär dig mer om fält och mallar i Smarta Dokument i denna artikel.

Hur kan jag dela mallar med mitt team?

Du kan använda avancerad mallåterkoppling för att automatiskt dela din mall med andra användare i Pipedrive. För att dela en mall, öppna din mall för redigering och klicka på Behörigheter-fliken. Du kan ge användare två olika behörighetsnivåer:

1. Får använda denna mall – Se mallen och använd den för att skapa nya dokument, kan inte redigera eller radera den ursprungliga mallen.
2. Får redigera denna mall – Se, använd, redigera och radera den ursprungliga mallen.

När en mall har delats med en annan användare kommer den att visas i Dela med mig -sektionen i mallgalleriet.

Skapa ett dokument

För att skapa ett dokument, klicka på Dokument fliken i en affär eller kontaktens detaljvy. Du kommer att se möjligheten att skapa ett dokument från en tidigare skapad mall eller skapa en från grunden med en tom dokument, kalkylblad eller presentation.

Du kan också importera förskapade dokument från din enhet eller anslutna Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint-konto. Dokument som är sparade lokalt kan också laddas upp som en PDF från din enhet.

För att skapa ett dokument från en befintlig mall, klicka på "Från mall" och välj den mall du vill använda. Dokumentredigeraren kommer att visas med alla mallfält ifyllda med motsvarande data.

Du kan anpassa namnet och kategorin och justera innehållet enligt dina önskemål. Dokumentet sparas automatiskt medan du arbetar.

För att skapa ett dokument med affär-specifika platshållare måste du skapa det från affärens detaljvy. För att skapa ett dokument med person-specifika platshållare måste du skapa det från affärens eller personens detaljvy.

Visa och dela ditt dokument

Google Drive – Om du klickar på knappen "Dela" i det nedre högra hörnet av dokumentredigeraren kan du dela dokumentet, ladda ner dokumentet som en PDF eller ta bort dokumentet.

• Begär signaturer – Begär signaturer från mottagarna av dokumenten.
• Dela som länk – Generera en länk till en skrivskyddad PDF-version av detta dokument, som kommer att visas i ett webbläsarfönster när mottagaren öppnar det.
• Ladda ner PDF – Spara ditt dokument lokalt så att du kan bifoga det till ett e-postmeddelande eller skicka det direkt till dina kunder.

OneDrive och SharePoint – För att dela ditt dokument måste du först stänga din dokumentredigerare och klicka på “...” (mer)-knappen på dokumentet skapat på Detaljsidan.

När du delar ditt dokument med en länk kommer du att ha möjligheten att spåra visningar och ställa in e-postaviseringar för när någon öppnar dokumentet.

Om du aktiverar alternativet Spåra visningar kan du få e-postavisering när ditt dokument öppnas första gången, varje gång eller aldrig.

När en länk har genererats kommer du att se den sparad som en version under det ursprungliga dokumentet med antal visningar och skapandetid, och du kommer inte längre att kunna uppdatera den versionen.

För att skapa en annan version av ett dokument klickar du på det ursprungliga dokumentet, gör de nödvändiga uppdateringarna och generera en ny länk. När länken har genererats kommer du att se den som Version 2 under ditt dokument:

Om du skapar en annan version av ett dokument rekommenderar vi att inaktivera länken för den första versionen så att det inte finns två aktiva versioner. För att göra det, klicka på den första versionens “...” och klicka på Dela som länk > Aktivera länk för att inaktivera länken.

Lägga till en signatur i ditt dokument

Smart Docs kommer också med en e-signatur funktion, så att du kan begära dokumentunderskrifter från dina kunder utan att behöva några extra verktyg.

Skapa eller ladda upp ett dokument med Smart Docs-funktionen från erbjudande eller kontakt-sidan och hitta alternativet att begära underskrifter. Lär dig hur du begär underskrifter för dina dokument i den här artikeln.