기술 자료

스마트 문서 기능은 전자서명 기능을 제공하여 추가 도구 없이 고객으로부터 문서 서명을 요청할 수 있습니다.

Pipedrive의 전자서명 기능은 기본 디지털 서명을 제공합니다. 이 유형의 서명에 대해 더 알아보려면 이 기사를 확인하세요.

서명 요청

요청 보내기

서명을 요청하려면, 거래나 연락처 상세 페이지에서 Smart Docs 기능을 이용하여 문서를 생성하거나 업로드해야 합니다. 이 기사에서 문서 세팅 방법을 확인하실 수 있습니다.

서명 요청은 두 곳에서 할 수 있습니다:

• 문서 편집기에서

상세보기에서

“서명 요청”을 클릭한 후 문서를 검토하고 서명자를 관리하게 됩니다. 서명을 요청하는 사용자(당신)와 연결된 담당자가 자동으로 서명자로 추가되지만, 이 목록에서 삭제하거나 추가할 수 있습니다. 문서 당 최대 10명의 서명자를 추가할 수 있습니다.

"Invite Language" 라는 항목에서 초대장의 언어를 바꿀 수 있습니다.

요청 인증

서명 요청에는 인증 코드가 필요합니다.

이 보안 기능이 활성화되면, 서명자들은 이메일을 통해 일회용 인증 코드를 받게 되어 (하지만 보장하지는 않지만) 이메일의 유효성을 확인할 수 있습니다. 서명자는 이 코드를 이용하여 문서에 서명해야 합니다.

요청 수정

고객이 받는 전자 서명 요청 이메일을 사용자 정의 제목과 메시지를 추가하여 개인화하세요.

“Next”를 클릭하면 문서에 서명자 필드를 추가하고 원하는 위치로 드래그 앤 드롭할 수 있습니다.

문서에 필드를 배치한 후에는 마우스를 이용하여 각 필드를 편집하고 설정할 수 있습니다.

현재는 네 가지 종류의 서명자 필드를 사용할 수 있으며, 각 필드는 다른 설정들을 가지고 있습니다:

서명자 필드를 문서에 추가하는 경우, 모든 서명자에 대해 서명 필드를 포함해야 합니다. 왼쪽 패널에서 “서명자 선택” 드롭다운을 이용하여 서명자를 변경할 수 있습니다.

필드를 수정할 때 다른 서명자에게 필드를 할당할 수도 있습니다.

문서 설정을 완료한 후 “전송”을 클릭하면, 모든 서명자에게 지시사항이 포함된 문서가 전송됩니다. 누군가 서명하거나 서명을 거부할 때마다 이메일 알림을 받게 됩니다.

문서에 서명 필드를 추가하고 싶지 않은 경우, “어쨌든 전송”을 클릭하여 이 단계를 건너뛸 수 있습니다.

서명 필드 없이 문서를 전송하면, 서명은 추가 페이지의 뒷부분에 배치됩니다.

지원되지 않는 문서 형식

다음 문서 유형은 서명 수집을 지원하지 않습니다:

• 암호로 보호된 문서(암호화된 문서)
• 이미 디지털 서명이 된 문서
• 읽기 전용 권한이 있는 문서

이런 타입의 문서를 사용하면 오류는 발생하지 않지만 서명 과정은 평소와 같이 진행됩니다. 그러나 Pipedrive는 이를 받지 못하므로, 문서는 결코 "완료된" 상태로 표시되지 않습니다.

문서에 서명하기

서명자가 이메일에서 서명 요청을 열면 문서를 검토할 수 있습니다. 문서에 서명하려면“서명”란을 클릭하여 텍스트 입력이나 그리기, 또는 오른쪽 상단 모서리의 드롭다운에서“서명하지 않음” 또는 “PDF로 다운로드”할 수 있습니다.

필수 서명자 필드가 모두 작성되면 서명자는 “서명 완료” 버튼을 클릭하여 진행할 수 있습니다.

서명자는 인증 코드를 제출하고 문서를 읽었다는 확인란을 체크해야 합니다. 그 후에 “서명”을 클릭하여 문서 제출을 완료할 수 있습니다.

모든 사람이 문서에 서명하면 서명 된 문서와 감사 추적의 PDF가 자동으로 모든 서명자와 서명 요청자에게 이메일로 전송됩니다.

귀하의 문서 서명 상태 확인

귀하의 거래 또는 연락처의 상세 페이지에있는 문서는 귀하의 문서 서명 상태를 보여줍니다.

서명 상태를 클릭하여 각 서명자, 문서 보기 및 서명 상태에 대한 정보를 볼 수 있습니다.

• 거부됨 – 서명자가 문서에 서명을 거부했습니다. “초대 다시 보내기”를 클릭하여 서명 요청을 다시 보낼 수 있습니다.
• 보냄 – 서명 요청이 아직 보류 중입니다. 요청에 대해 수령인에게 이메일을 보내기 위해 “리마인더 보내기”를 클릭할 수 있습니다.
• 완료됨 – 서명자가 이미 서명했습니다.

이 창에서도 “서명 취소”를 할 수 있으며 “다운로드” 옵션을 사용하여 문서의 원본 버전을 다운로드할 수 있습니다. 모든 사람이 문서에 서명 한 경우, 문서의 서명 된 버전과 감사 추적을 다운로드 할 수도 있습니다.

얼마나 많은 서명을 요청할 수 있나요?

귀하는 계획에 따라 서명 수가 다를 수 있습니다.

• 프로페셔널, 파워, 엔터프라이즈: 이러한 계획은 무제한 서명 요청이 가능합니다 (합리적 사용 정책이 적용됩니다).
• 에센셜 및 어드밴스드 (애드온): 이 계획의 회사 계정에서 애드온을 활성화하면 두 가지 수준의 서명 요청을 구매할 수 있습니다:
  • 매월 30개의 서명 요청.
  • 매월 100개의 서명 요청.

• 에센셜 및 어드밴스드 (애드온 체험): 이 계획의 회사 계정은 애드온 체험을 사용할 경우 최대 5개의 서명을 요청할 수 있습니다.

합리적 사용 정책은 무엇인가요?

파이프드라이브는 E서명 사용을 엄격히 모니터링합니다. 판매 목적으로 사용되거나 다른 방식으로 남용되거나 지나치게 부담스러워 보이는 경우 해당 기능에 대한 사용자의 액세스를 금지하거나 중지할 권한이 있습니다.