기술 자료

스마트 문서 기능을 사용하면 거래 또는 연락처 세부 정보 보기에서 직접 제안서나 견적서를 작성하여 협상 과정에서 시간을 절약할 수 있습니다. 문서는 Pipedrive 계정의 관련 거래, 연락처, 프로젝트 또는 제품 세부정보로 자동으로 채워집니다.

그런 다음 추적 가능한 링크를 사용하여 문서를 공유하고 잠재 고객이 문서와 상호작용할 때 알림을 받을 수 있습니다.

저장소 제공업체에 연결하기

Smart Docs에 연결하려면 거래 또는 연락처의 세부 정보 페이지로 이동하여 “문서” 탭을 클릭하고 “클라우드 저장소 연결”을 선택하세요. Google Drive, Microsoft OneDrive 또는 SharePoint의 세 가지 제공업체를 사용하여 연결할 수 있습니다.

Pipedrive가 귀하의 계정에 접근할 수 있도록 권한을 부여하는 흐름으로 안내됩니다. 연결이 완료되면 기존 문서나 거래에 저장된 템플릿을 업로드할 수 있으며, 이들은 자동으로 귀하의 드라이브에 저장됩니다.

계정을 연결한 후에는 개인 드라이브 또는 공유 드라이브 중 하나를 저장 위치로 연결할 수 있는 옵션이 표시됩니다.

또한 도구 및 앱 > 문서 로 이동하여 “+ 새 계정 추가” 또는 “연결 해제.”를 클릭하여 계정을 추가하거나 연결 해제할 수 있습니다. 파일 저장 방식에 대한 자세한 내용은 이 기사를 참조하세요.

계정을 위해 기본 공유 드라이브를 설정할 수도 있습니다.

공유 드라이브 폴더 만들기

저장소 제공자를 Smart Docs 기능에 연결하면 사람의 드라이브를 선택할 수 있는 드롭다운 메뉴가 나타납니다. Smart Docs 기능을 연결하면 자동으로 사용자 지정 공유 드라이브 폴더가 할당됩니다. 그러나 자신만의 폴더를 만들 수도 있습니다.

Google Drive 계정의 공유 드라이브 탭으로 이동하여 새 폴더를 만드세요:

Google Drive에서 새 공유 폴더를 만든 후 도구 및 앱 > 문서로 이동하여 Smart Docs와 함께 사용할 새 공유 폴더를 선택하세요:

Google Workspace 계정에서 새 공유 폴더를 보거나 만들 수 있는 옵션이 나타나지 않으면 사용 중인 에디션 때문일 수 있습니다. 공유 폴더를 사용하려면 Business Starter 이상의 요금제가 필요합니다.

동기화된 Google Workspace 계정이 공유 폴더를 지원하지 않으면 Pipedrive에서 해당 옵션이 회색으로 표시됩니다.

템플릿 만들기 및 공유하기

계정을 연결한 후 문서 및 제안서를 작성할 수 있습니다. 문서를 직접 생성할 수 있지만, 향후 문서 작성을 위해 시간을 절약하려면 먼저 템플릿을 만드는 것이 좋습니다.

처음부터 템플릿을 만들려면 거래 또는 연락처의 세부 정보 보기에서 문서 > 템플릿 탭으로 이동하여 ”문서”, ”스프레드시트” 또는 “프레젠테이션.”을 클릭하세요. 이미 저장된 템플릿이 있다면 제공업체에서 템플릿을 가져올 수도 있습니다.

템플릿 편집하기

템플릿 편집기에서 템플릿의 이름과 카테고리를 업데이트하고 Pipedrive 거래, 연락처, 제품, 프로젝트 또는 시간 기반 필드를 추가하여 템플릿의 내용을 채울 수 있습니다.

Pipedrive 필드를 템플릿에 추가하려면 템플릿 편집기 오른쪽에서 필드를 복사하여 템플릿 본문에 붙여넣습니다. 필드는 “[ ]” 괄호로 표시되며, 문서에 템플릿을 사용할 때 필드 데이터로 자동 교체됩니다.

템플릿 편집을 마친 후 “닫기“를 클릭하여 템플릿을 저장하거나 “문서 만들기 위해 사용”를 클릭하여 즉시 템플릿을 사용하여 문서를 생성합니다.

스마트 문서에서 필드 및 템플릿에 대한 자세한 내용은 이 기사를 참조하세요.

템플릿을 팀과 어떻게 공유할 수 있나요?

고급 템플릿 공유를 사용하여 Pipedrive의 다른 사용자와 템플릿을 자동으로 공유할 수 있습니다. 템플릿을 공유하려면 템플릿을 편집하기 위해 열고 “권한” 탭을 클릭하세요. 사용자에게 부여할 수 있는 두 가지 권한 수준이 있습니다:

• 이 템플릿 사용 가능 – 템플릿을 보고 새로운 문서를 생성할 수 있지만 원본 템플릿을 편집하거나 삭제할 수 없습니다.
• 이 템플릿 편집 가능 – 원본 템플릿을 보고, 사용하고, 편집 및 삭제할 수 있습니다.

템플릿이 다른 사용자와 공유되면 템플릿 갤러리의 나와 공유됨 섹션에 표시됩니다.

문서 만들기

문서를 만들려면 거래 또는 연락처의 세부 정보 보기에서 문서 탭을 클릭하세요. 이전에 생성된 템플릿에서 문서를 만들거나 빈 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션으로 새로 만들 수 있는 옵션이 표시됩니다.

또한 장치에서 미리 생성된 문서를 가져오거나 연결된 Google Drive, Microsoft OneDrive 또는 SharePoint 계정에서 가져올 수 있습니다. 로컬에 저장된 문서도 장치에서 PDF로 업로드할 수 있습니다.

기존 템플릿에서 문서를 만들려면 “템플릿에서”를 클릭하고 사용하려는 템플릿을 선택하세요. 문서 편집기가 나타나고 모든 템플릿 필드가 해당 데이터로 채워집니다.

이름과 카테고리를 사용자 정의하고 선호에 따라 내용을 조정할 수 있습니다. 작업하는 동안 문서는 자동으로 저장됩니다.

거래 특정 자리 표시자가 있는 문서를 만들려면 거래 세부 정보 보기에서 생성해야 합니다. 사람 특정 자리 표시자가 있는 문서를 만들려면 거래 또는 사람의 세부 정보 보기에서 생성해야 합니다.

문서 보기 및 공유

Google Drive – 문서 편집기 오른쪽 하단의 “공유” 버튼을 클릭하면 문서를 공유하거나, PDF로 다운로드하거나, 문서를 삭제할 수 있습니다.

• 링크로 공유 – 이 문서의 읽기 전용 PDF 버전의 링크를 생성하며, 수신자가 링크를 열면 브라우저 창에 표시됩니다.
• 서명 요청 – 문서 수신자에게 서명을 요청합니다.
• PDF 다운로드 – 문서를 로컬에 저장하여 이메일에 첨부하거나 고객에게 직접 보낼 수 있습니다.

OneDrive 및 SharePoint – 문서를 공유하려면 먼저 문서 편집기를 닫고 상세 페이지에서 생성된 문서의 “...” 버튼을 클릭해야 합니다.

문서를 링크로 공유하면 조회수를 추적하고 누군가 문서를 열 때 이메일 알림을 설정할 수 있는 옵션이 제공됩니다.

조회수 추적 옵션을 활성화하면 문서가 처음 열릴 때, 매번 또는 전혀 열리지 않을 때 이메일로 알림을 받을 수 있습니다.

링크가 생성되면 원본 문서 아래에 조회수와 생성 시간이 표시된 버전으로 저장되며, 해당 버전을 더 이상 업데이트할 수 없습니다.

문서의 다른 버전을 만들려면 원본 문서를 클릭하고 필요한 업데이트를 한 다음 새 링크를 생성하세요. 링크가 생성되면 문서 아래에 버전 2로 표시됩니다:

문서의 다른 버전을 만들 경우, 두 개의 활성 버전이 없도록 첫 번째 버전의 링크를 비활성화하는 것이 좋습니다. 그렇게 하려면 첫 번째 버전의 “...”를 클릭하고 링크로 공유 > 링크 활성화를 클릭하여 링크를 비활성화합니다.

문서에 서명 추가하기

Smart Docs는 eSignatures 기능도 제공하므로, 추가 도구 없이 고객에게 문서 서명을 요청할 수 있습니다.

거래 또는 연락처 페이지에서 Smart Docs 기능으로 문서를 생성하거나 업로드하고 서명 요청 옵션을 찾으세요. 문서에 서명을 요청하는 방법은 이 기사에서 확인하세요.