Ten artykuł został przetłumaczony przy użyciu narzędzia do tłumaczenia maszynowego.
Smart Docs: Podpisy elektroniczne
Funkcja Smart Docs obejmuje eSignatures, dzięki czemu możesz prosić klientów o podpis bez dodatkowych narzędzi.
Funkcja eSignatures w Pipedrive oferuje Podstawowe Podpisy Cyfrowe. Dowiedz się więcej o tym rodzaju podpisu w tym artykule.
Poproś o podpis
Wysyłanie prośby
Aby poprosić o podpis, musisz utworzyć lub przesłać dokument za pomocą funkcji Smart Docs na stronie szczegółów transakcji lub kontaktu. Możesz dowiedzieć się, jak skonfigurować dokument w tym artykule.
Możesz poprosić o podpis w dwóch miejscach:
W edytorze dokumentów
W widoku szczegółowym
Po kliknięciu „Poproś o podpisy” pojawi się prośba o sprawdzenie dokumentu i zarządzanie osobami podpisującymi. Użytkownik proszący o podpis (ty) oraz powiązana osoba kontaktowa zostaną automatycznie dodani jako sygnatariusze, ale możesz usunąć lub dodać do tej listy. Możesz dodać maksymalnie 10 sygnatariuszy do jednego dokumentu.
Możesz zmienić język zaproszenia w sekcji „Język zaproszenia”.
Uwierzytelnianie prośby
Prośby o podpis wymagają kodu uwierzytelniającego.
Po włączeniu tej funkcji bezpieczeństwa sygnatariusze otrzymają e-mailem jednorazowy kod uwierzytelniający, który pozwala sprawdzić (ale nie gwarantuje) poprawność ich adresu e-mail. Sygnatariusz musi użyć tego kodu, aby podpisać dokument.
Dostosowywanie prośby
Spersonalizuj e-maile z prośbą o podpis elektroniczny, które otrzymują Twoi klienci, dodając własny temat i wiadomość.
Po kliknięciu „Dalej” możesz dodać do dokumentu pola sygnatariusza i przeciągnąć je w miejsce, w którym mają się pojawić.
Po umieszczeniu pola w dokumencie możesz najechać na nie kursorem, aby edytować i skonfigurować każde pole.
Obecnie dostępne są cztery typy pól sygnatariusza, z różnymi opcjami konfiguracji:
Podpisy | To jest wymagane pole i nie ma konfiguracji |
Inicjały | Mogą być przełączone jako pole wymagane/opcjonalne |
Pole tekstowe |
Uwaga: w polach tekstowych sygnatariusza są obsługiwane tylko znaki alfabetu łacińskiego. |
Pole wyboru | Może być przełączone jako pole wymagane/opcjonalne |
Jeśli dodajesz do dokumentu pola sygnatariusza, musisz dodać pole podpisu dla każdego sygnatariusza. Możesz przełączać się między sygnatariuszami na liście rozwijanej „Wybierz sygnatariusza” w lewym panelu.
Podczas edytowania pól możesz też przypisać pole do innego sygnatariusza.
Gdy skończysz konfigurować dokument, kliknij „Wyślij”, a zostanie on wysłany do wszystkich sygnatariuszy wraz z instrukcjami. Otrzymasz powiadomienie e-mail za każdym razem, gdy ktoś podpisze dokument lub odmówi jego podpisania.
Jeśli nie chcesz dodawać do dokumentu pól podpisu, możesz pominąć ten krok, klikając „Wyślij mimo to”.
Jeśli wyślesz dokument bez pól sygnatariusza, podpisy zostaną umieszczone na dodatkowej stronie na końcu dokumentu.
Nieobsługiwane typy dokumentów
Poniższe typy dokumentów nie są obsługiwane przy zbieraniu podpisów:
- Zaszyfrowane dokumenty (chronione hasłem)
- Dokumenty już podpisane cyfrowo.
- Dokumenty z uprawnieniami tylko do odczytu.
W przypadku użycia jednego z tych typów dokumentów nie pojawi się żaden błąd, a proces podpisu przebiegnie jak zwykle. Jednak Pipedrive go nie otrzyma, więc dokument nigdy nie będzie mieć statusu „ukończony”.
Podpisanie dokumentu
Gdy podpisujący otwiera prośbę o podpisanie w swojej skrzynce e-mailowej, może przejrzeć dokument. Mogą kliknąć pole „Podpis”, aby podpisać dokument przez wpisanie podpisu lub narysowanie go, albo skorzystać z menu rozwijanego w prawym górnym rogu, aby „Odmówić podpisania” lub „Pobrać jako PDF”.
Gdy wszystkie wymagane pola sygnatariusza zostaną wypełnione, sygnatariusz może kliknąć przycisk „Zakończ podpisywanie”, aby kontynuować.
Podpisujący zostanie poproszony o wprowadzenie kodu uwierzytelniającego i zaznaczenie pola potwierdzającego, że przeczytał dokument. Następnie mogą kliknąć „Podpisz”, aby zakończyć przesyłanie dokumentu.
Gdy wszyscy podpiszą dokument, PDF podpisany dokument oraz ślad audytu zostanie automatycznie wysłany e-mailem do wszystkich podpisujących oraz użytkownika, który poprosił o podpisanie.
Sprawdź status podpisania Twojego dokumentu
Dokument na stronie szczegółów kontaktu lub szansy sprzedaży będzie pokazywać status podpisania dokumentu.
Kliknij status podpisania, aby wyświetlić informacje o każdym sygnatariuszu, wyświetleniach dokumentu i statusie podpisania.
- Odrzucone – podpisujący odrzucił podpisanie dokumentu. Możesz ponownie wysłać prośbę o podpis, klikając „Wyślij zaproszenie ponownie”.
- Wysłane – prośba o podpisanie jest wciąż oczekująca. Możesz kliknąć „Wyślij przypomnienie”, aby wysłać e-mail do odbiorcy dotyczący prośby.
- Zakończone – podpisujący już podpisał.
W tym oknie możesz też „Anulować podpisywanie” oraz użyć opcji „Pobierz”, aby pobrać oryginalną wersję dokumentu. Jeśli wszyscy podpisali dokument, możesz też pobrać podpisaną wersję wraz ze śladem audytu.
Ile podpisów mogę poprosić?
W zależności od planu liczba podpisów może się różnić:
- Premium i Ultimate – te plany obejmują nieograniczoną liczbę próśb o podpis (zgodnie z zasadami rozsądnego użytkowania).
-
Lite i Growth (dodatek) – Konta firmowe z włączonym dodatkiem mogą kupić dwa poziomy pakietów próśb o podpis:
- 30 próśb o podpis miesięcznie
- 100 próśb o podpis miesięcznie
- Lite i Growth (okres próbny dodatku) – konta firmowe korzystające z okresu próbnego dodatku mogą poprosić o maksymalnie pięć podpisów.
Czym są zasady rozsądnego użytkowania?
Pipedrive uważnie monitoruje korzystanie z podpisów elektronicznych. Jeśli zauważymy, że funkcja jest wykorzystywana do odsprzedaży, nadużywana w inny sposób lub stanowi nadmierne obciążenie, zastrzegamy sobie prawo, według własnego uznania, do zablokowania lub zawieszenia dostępu użytkownika do tej funkcji.
Czy ten artykuł był pomocny?
Tak
Nie