Baza wiedzy

Tematy
Poproś o podpis
Podpisywanie dokumentu
Sprawdź status podpisania swojego dokumentu
Ile podpisów mogę poprosić?

Ten artykuł został przetłumaczony przy użyciu narzędzia do tłumaczenia maszynowego.

Smart Docs: ePodpisy

JT
Jenny Takahara, 1 listopada 2023
Uwaga: Funkcja Smart Docs jest dostępna w planach Professional, Power i Enterprise oraz jako dodatek dla planów Essential i Advanced. Tylko użytkownicy z dostępem do ustawień konta mogą zakupić ten dodatek dla konta firmowego. Dodatek jest dostępny w ramach 14-dniowego okresu próbnego, w trakcie którego masz dostępnych pięć podpisów (wymagane dane rozliczeniowe). Dowiedz się więcej o warunkach dodatku z tej strony.

Funkcja Smart Docs jest wyposażona w funkcję ePodpisów, dzięki czemu możesz żądać podpisów dokumentów od swoich klientów bez konieczności dodatkowych narzędzi.

Funkcja ePodpisów w Pipedrive oferuje Podstawowe Podpisy Cyfrowe. Dowiedz się więcej o tym rodzaju podpisu w tym artykule.


Poproś o podpis

Wysyłanie prośby

Uwaga: Po 60 dniach, nieukończone wnioski o e-podpis wygasną, co oznacza, że linki nie będą już ważne, a status dokumentu będzie "wygasły".

Aby poprosić o podpis, musisz stworzyć lub przesłać dokument za pomocą funkcji Smart Docs na stronie szczegółów transakcji lub kontaktu. Możesz dowiedzieć się, jak skonfigurować dokument w tym artykule.

Możesz poprosić o podpis w dwóch miejscach:

  • W edytorze dokumentu


W widoku szczegółów


Uwaga: Wnioskowanie o podpis spowoduje utworzenie nowej wersji dokumentu.

Po kliknięciu "Poproś o podpisy," zostaniesz poproszony o sprawdzenie dokumentu i zarządzanie podpisującymi. Użytkownik występujący z prośbą o podpis (ty) i powiązana osoba kontaktowa zostaną automatycznie dodani jako podpisujący, ale możesz usunąć lub dodać do tej listy. Możesz dodać do 10 podpisujących na dokument.

Możesz zmienić język zaproszenia w sekcji “Język zaproszenia."

Uwierzytelnianie twojej prośby

Prośba o podpis wymaga kodu uwierzytelniającego.

Gdy ta funkcja bezpieczeństwa jest aktywowana, podpisujący otrzymują jednorazowy kod uwierzytelniający za pośrednictwem e-maila, aby sprawdzić (ale nie gwarantować) ważność ich adresu e-mail. Podpisujący musi użyć tego kodu do podpisania dokumentu.

Dostosowywanie swojej prośby

Spersonalizuj e-maile z prośbą o e-podpis, które otrzymują twoi klienci, dodając niestandardowy temat i wiadomość.

Uwaga: Administratorzy ustawień konta mogą ustawić domyślny stan dla kodu uwierzytelniającego, a także ustawić domyślne wiadomości dla e-maili z prośbą o podpis, w ustawieniach Smart Docs. Każdy użytkownik może jednak włączać lub wyłączać kody uwierzytelniające dla każdego podpisującego.

Po kliknięciu "Dalej," możesz dodać pola podpisujących do dokumentu i przeciągnąć je tam, gdzie chcesz, aby się pojawiły.

Po umieszczeniu pola w dokumencie możesz najechać myszą, aby edytować i konfigurować każde pole.

Uwaga: Możesz dodać do 1000 pól podpisujących do dokumentu. W polach tekstowych podpisujących są obsługiwane tylko znaki łacińskie.

Aktualnie dostępne są cztery rodzaje pól podpisujących, z różnymi dostępnymi konfiguracjami:

Podpisy
To jest pole wymagane i nie ma konfiguracji
Inicjały
Może być przełączane jako pole wymagane/opcjonalne
Pole tekstowe
  • Może być przełączane jako pole wymagane/opcjonalne
  • Można dodać tekst wskazówki, aby powiedzieć podpisującemu, co napisać
  • Można zmieniać podstawowe formatowanie
Pole wyboru
Może być przełączane jako pole wymagane/opcjonalne

Jeśli dodajesz pola podpisujących do dokumentu, musisz dołączyć pole podpisu dla każdego podpisującego. Możesz przełączać między podpisującymi w rozwijanym menu "Wybierz podpisującego" w lewym panelu.

Możesz również przydzielić pole innemu podpisującemu podczas edycji pól.

Kiedy skończysz ustawiać dokument, kliknij "Wyślij", a dokument zostanie wysłany ze wskazówkami do wszystkich podpisujących. Otrzymasz powiadomienie e-mail, gdy ktoś podpisze lub odmówi podpisania.

Jeśli nie chcesz dodawać pól podpisu do dokumentu, możesz pominąć ten krok, klikając "Wyślij mimo to."

Jeśli wyślesz dokument bez pól podpisujących, podpisy zostaną umieszczone na dodatkowej stronie na końcu.

Nieobsługiwane typy dokumentów

Następujące typy dokumentów nie są obsługiwane dla zbierania podpisów:

  • Zaszyfrowane dokumenty (dokumenty chronione hasłem.)
  • Dokumenty, które zostały już cyfrowo podpisane.
  • Dokumenty z uprawnieniami tylko do odczytu.

Podczas korzystania z jednego z tych typów dokumentów, nie pojawi się żaden błąd, a proces Podpisywania zostanie wykonany jak zwykle. Jednakże Pipedrive go nie otrzyma, więc dokument nigdy nie pojawi się jako "ukończony".


Podpisywanie dokumentu

Kiedy podpisujący otwiera prośbę o podpis w swojej skrzynce e-mailowej, może zapoznać się z dokumentem. Może kliknąć w pole "Podpis", aby podpisać dokument, wpisując lub rysując, lub skorzystać z rozwijanego menu w prawym górnym rogu, aby "Odmówić podpisu" lub "Pobrać jako PDF".

Uwaga: Jeśli podpisujący wyrazi zgodę na przechowywanie plików cookie, będziesz mógł zobaczyć, kiedy i ile razy dokument został otwarty.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól podpisujących, podpisujący może kliknąć przycisk "Zakończ podpisywanie", aby kontynuować.

Uwaga: Cyfrowe podpisy zostaną zastosowane do dokumentu dopiero po zakończeniu prośby o podpis przez wszystkich podpisujących.

Podpisujący zostanie poproszony o wpisanie kodu uwierzytelniającego i zaznaczenie pola potwierdzającego, że przeczytał dokument. Po tym podpisujący może kliknąć "Podpisz", aby zakończyć przesyłanie dokumentu.

Kiedy wszyscy podpiszą dokument, automatycznie zostanie wysłany e-mail z podpisanym dokumentem i audytem do wszystkich podpisujących oraz użytkownika, który poprosił o podpisy.

Uwaga: Jeśli podłączyłeś Smart Docs do swojego dysku w chmurze, podpisany dokument i audyt zostaną automatycznie zapisane w wybranej lokalizacji w chmurze. Dowiedz się więcej o połączeniu z dyskiem w chmurze w tym artykule.

Sprawdź status podpisania swojego dokumentu

Dokument na stronie szczegółów twojego kontaktu pokaże status podpisania twojego dokumentu.

Kliknij w status podpisania, aby zobaczyć informacje dotyczące każdego podpisującego, wyświetlenia dokumentu i statusu podpisania.

  • Odrzucony – podpisujący odrzucił podpisanie dokumentu. Możesz ponownie wysłać prośbę o podpis, klikając „Wyślij ponownie zaproszenie”.
  • Wysłany – prośba o podpis jest wciąż oczekująca. Możesz kliknąć „Przypomnij”, aby wysłać e-mail do odbiorcy dotyczący prośby.
  • Ukończony – podpisujący już podpisał.


Z tego okna można również „Anuluj podpisywanie” i skorzystać z opcji „Pobierz”, aby pobrać oryginalną wersję dokumentu. Jeśli wszyscy podpisali dokument, możesz również pobrać podpisaną wersję dokumentu oraz ślad audytu.

Uwaga: W tym samym czasie może być tylko jedna wersja dokumentu w podpisie. Jeśli chcesz podpisać dodatkową wersję dokumentu, musisz anulować wersję w trakcie realizacji. Jeśli masz już podpisaną wersję dokumentu, nie możesz żądać podpisów dla innej wersji, będziesz musiał utworzyć nową.

Ile podpisów mogę poprosić?

Uwaga: Tylko użytkownicy z dostępem do faktur mogą zakupić dodatek i pakiety podpisów. Żądania podpisów są limitowane dla konta firmowego miesięcznie.

Liczba podpisów może się różnić w zależności od planu.

  • Professional i Enterprise: Te plany mają nieograniczone żądania podpisów (dotyczy stosownego użytku).
  • Essential i Advanced (dodatek): Konta firmowe w tych planach z włączonym dodatkiem mogą zakupić dwa poziomy żądań podpisów:
    • 30 żądań podpisu miesięcznie.
    • 100 żądań podpisu miesięcznie.
  • Essential i Advanced (dodatek na próbę): Konta firmowe w tych planach, korzystające z dodatku na próbę, mogą poprosić o maksymalnie 5 podpisów.
Uwaga: Jeśli masz roczny plan Essential lub Advanced, twoje konto firmowe ma miesięczny limit 30 lub 100 podpisów, w zależności od wybranego poziomu. Nie wykorzystane podpisy nie będą przeniesione na kolejny miesiąc.

Czym jest zasada rozsądnego użytkowania?

Pipedrive śledzi dokładnie wykorzystanie e-podpisów. Jeśli zauważymy, że funkcja jest wykorzystywana do odsprzedaży, nadużywana w inny sposób lub stwarza nieuzasadnione obciążenia, zastrzegamy sobie prawo do uniemożliwienia lub zawieszenia dostępu użytkownika do tej funkcji w naszym wyłącznym uznaniu.

Czy ten artykuł był pomocny?

Tak

Nie

Powiązane artykuły

Masz jakieś pytania?

Skontaktuj się z nami