Baza wiedzy

Funkcja Smart Docs zawiera funkcjonalność eSignatures, dzięki czemu możesz prosić o podpisy dokumentów od klientów bez potrzeby korzystania z dodatkowych narzędzi.

Funkcja eSignatures w Pipedrive oferuje Podstawowe Podpisy Cyfrowe. Dowiedz się więcej o tym rodzaju podpisu w tym artykule.

Poproś o podpis

Wysyłanie prośby

Aby poprosić o podpis, musisz utworzyć lub przesłać dokument za pomocą funkcji Smart Docs na stronie szczegółów transakcji lub kontaktu. Możesz dowiedzieć się, jak skonfigurować dokument w tym artykule.

Możesz poprosić o podpis w dwóch miejscach:

• W edytorze dokumentów

W widoku szczegółowym

Po kliknięciu „Poproś o podpisy”, zostaniesz poproszony o przeglądanie dokumentu i zarządzanie sygnatariuszami. Użytkownik proszący o podpis (ty) oraz powiązana osoba kontaktowa zostaną automatycznie dodani jako sygnatariusze, ale możesz usunąć lub dodać do tej listy. Możesz dodać do 10 sygnatariuszy na dokument.

Możesz zmienić język zaproszenia w sekcji „Język zaproszenia”.

Autoryzowanie Twojego żądania

Żądania podpisu wymagają kodu autoryzacji.

Kiedy ta funkcja bezpieczeństwa jest aktywowana, sygnatariusze otrzymują jednorazowy kod autoryzacji za pośrednictwem e-maila w celu sprawdzenia (ale nie gwarantuje) poprawności ich adresu e-mail. Sygnatariusz musi użyć tego kodu do podpisania dokumentu.

Personalizowanie swojego żądania

Spersonalizuj e-maile z prośbą o e-podpis, które otrzymują twoi klienci, dodając własny temat i wiadomość.

Po kliknięciu „Dalej,” możesz dodać pola sygnatariusza do dokumentu i przeciągnąć je tam, gdzie chcesz, aby się pojawiły.

Po umieszczeniu pola w dokumencie, możesz najechać na nie myszą, aby edytować i konfigurować każde pole.

Obecnie dostępne są cztery rodzaje pól sygnatariusza, z różnymi dostępnymi konfiguracjami:

Jeżeli dodajesz pola sygnatariusza do dokumentu, musisz dołączyć pole podpisu dla każdego sygnatariusza. Możesz przełączać między sygnatariuszami w rozwijanej liście „Wybierz Sygnatariusza” w lewym panelu.

Możesz również przydzielić pole do innego sygnatariusza podczas edycji pól.

Po skończeniu konfiguracji dokumentu, kliknij „Wyślij”, a dokument zostanie wysłany z instrukcjami do wszystkich sygnatariuszy. Otrzymasz powiadomienie e-mail, kiedy ktoś podpisze lub odmówi podpisania.

Jeśli nie chcesz dodawać pól podpisu w dokumencie, możesz pominąć ten krok, klikając „Wyślij mimo to”.

Jeśli wyślesz dokument bez pól sygnatariusza, podpisy zostaną umieszczone na dodatkowej stronie na końcu.

Nieobsługiwane typy dokumentów

Następujące typy dokumentów nie są obsługiwane do zbierania podpisów:

• Zaszyfrowane dokumenty (dokumenty chronione hasłem.)
• Dokumenty już cyfrowo podpisane.
• Dokumenty z uprawnieniami tylko do odczytu.

Podczas korzystania z jednego z tych typów dokumentów, nie pojawi się żaden błąd, a proces podpisywania będzie realizowany jak zwykle. Jednak Pipedrive tego nie otrzyma, więc dokument nigdy nie pojawi się jako „ukończony”.

Podpisanie dokumentu

Gdy podpisujący otwiera prośbę o podpisanie w swojej skrzynce e-mailowej, może przejrzeć dokument. Może kliknąć pole "Podpis" aby podpisać dokument poprzez pisanie lub rysowanie, lub skorzystać z rozwijanego menu w prawym górnym rogu, aby "Odmówić podpisu" lub "Pobierz jako PDF".

Kiedy wszystkie wymagane pola podpisu zostaną wypełnione, podpisujący może kliknąć przycisk "Zakończ podpisywanie" aby kontynuować.

Podpisujący zostanie poproszony o wprowadzenie kodu uwierzytelniającego i zaznaczenie pola potwierdzającego, że przeczytał dokument. Następnie może kliknąć "Podpisz" aby zakończyć przesłanie dokumentu.

Gdy wszyscy podpiszą dokument, PDF podpisany dokument oraz ślad audytu zostanie automatycznie wysłany e-mailem do wszystkich podpisujących oraz użytkownika, który poprosił o podpisanie.

Sprawdź status podpisania Twojego dokumentu

Dokument na stronie szczegółów Twojej umowy lub kontaktu pokaże status podpisania Twojego dokumentu.

Kliknij na status podpisu, aby zobaczyć informacje o każdym podpisującym, widokach dokumentu i statusie podpisania.

• Odrzucone – podpisujący odrzucił podpisanie dokumentu. Możesz ponownie wysłać prośbę o podpisanie, klikając „Wyślij ponownie zaproszenie.”
• Wysłane – prośba o podpisanie jest wciąż oczekująca. Możesz kliknąć „Wyślij przypomnienie”, aby wysłać e-mail do odbiorcy dotyczący prośby.
• Zakończone – podpisujący już podpisał.

Z tego okna możesz również „Anulować podpisanie” i skorzystać z opcji „Pobierz” , aby pobrać oryginalną wersję dokumentu. Jeśli wszyscy podpisali dokument, możesz również pobrać podpisaną wersję dokumentu oraz ślad audytowy.

Ile podpisów mogę poprosić?

W zależności od Twojego planu, liczba podpisów może się różnić.

• Professional, Power i Enterprise: Te plany mają nieograniczoną liczbę żądań podpisów (obowiązuje zasada rozsądnego użytkowania).
• Essential i Advanced (dodatek): Konta firmowe w tych planach z włączonym dodatkiem mogą zakupić dwa poziomy żądań podpisów:
  • 30 żądań podpisów miesięcznie.
  • 100 żądań podpisów miesięcznie.

• Essential i Advanced (dodatek wersja próbna): Konta firmowe w tych planach korzystające z wersji próbnej dodatku mogą poprosić o maksymalnie 5 podpisów.

Jaka jest Polityka Rozsądnego Użytkowania?

Pipedrive śledzi dokładnie używanie podpisów elektronicznych. Jeśli zauważymy, że funkcja jest wykorzystywana do odsprzedaży, nadużywana w inny sposób lub jest nadmiernie uciążliwa, zastrzegamy sobie prawo do zapobiegania lub zawieszania dostępu użytkownika do funkcji według własnego uznania.