Baza wiedzy

Funkcja Smart Docs zawiera funkcję eSignatures, dzięki czemu możesz żądać podpisów dokumentów od klientów bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi.

Funkcja eSignatures w Pipedrive oferuje Podstawowe Podpisy Cyfrowe. Aby dowiedzieć się więcej o tym rodzaju podpisu, przejdź do tego artykułu.

Zażądaj podpisu

Wysyłanie żądania

Aby zażądać podpisu, musisz utworzyć lub przesłać dokument za pomocą funkcji Smart Docs na stronie szczegółów umowy lub kontaktu. Możesz dowiedzieć się, jak przygotować dokument w tym artykule.

Możesz zażądać podpisu w dwóch lokalizacjach:

• W edytorze dokumentów

W widoku szczegółowym

Po kliknięciu “Zażądaj podpisów,” zostaniesz poproszony o przeglądanie dokumentu i zarządzanie twoimi sygnatariuszami. Użytkownik żądający podpisu (ty) i powiązana osoba kontaktowa zostaną automatycznie dodani jako sygnatariusze, ale możesz tę listę usunąć lub do niej dodać. Możesz dodać do 10 sygnatariuszy na dokument.

Możesz zmienić język zaproszenia w “Język zaproszenia.”

Autoryzacja żądania

Wymieniony kod autoryzacji jest potrzebny do żądań podpisu.

Gdy ta funkcja bezpieczeństwa jest aktywna, sygnatariusze otrzymują jednorazowy kod autoryzacji przez e-mail do sprawdzenia (ale nie gwarantującego) poprawność ich e-maila. Sygnatariusz musi użyć tego kodu, aby podpisać dokument.

Dostosowywanie żądania

Spersonalizuj e-maile z żądaniem e-podpisu, które otrzymują twoi klienci, dodając niestandardowy temat i wiadomość.

Po kliknięciu “Dalej,” możesz dodać pola sygnatariusza do dokumentu i przeciągnąć i upuścić je tam, gdzie chcesz, aby się pojawiły.

Po umieszczeniu pola w dokumencie, możesz najechać myszką, aby edytować i konfigurować każde pole.

Obecnie dostępne są cztery typy pól sygnatariusza, z różnymi konfiguracjami dostępnymi:

Jeśli dodajesz pola sygnatariusza do dokumentu, musisz dołączyć pole podpisu dla każdego sygnatariusza. Możesz przełączać się między sygnatariuszami w rozwijanym menu “Wybierz Sygnatariusza” w lewym panelu.

Możesz również przydzielić pole innemu sygnatariuszowi podczas edycji pól.

Po zakończeniu konfiguracji dokumentu, kliknij “Wyślij,” a dokument zostanie wysłany wraz z instrukcjami do wszystkich sygnatariuszy. Otrzymasz powiadomienie e-mail, kiedy ktoś podpisze lub odmówi podpisania.

Jeśli nie chcesz dodawać pól podpisów w dokumencie, możesz pominąć ten krok, klikając “Wyślij tak czy inaczej.”

Jeśli wyślesz dokument bez pól sygnatariusza, podpisy zostaną umieszczone na dodatkowej stronie na końcu.

Niewspierane typy dokumentów

Następujące typy dokumentów nie są obsługiwane w celu zbierania podpisów:

• Crypted documents (documents protected by a password.)
• Zaszyfrowane dokumenty (dokumenty chronione hasłem.)
• Dokumenty już cyfrowo podpisane.
• Dokumenty z uprawnieniami tylko do odczytu.

Kiedy używasz jednego z tych typów dokumentów, żaden błąd nie pojawi się, a proces Podpisu zostanie zakończony jak zwykle. Jednakże Pipedrive nie otrzyma go, więc dokument nigdy nie pojawi się jako “ukończony”.

Podpisanie dokumentu

Kiedy podpisujący otwiera prośbę o podpisanie w swojej skrzynce e-mail, może przeglądać dokument. Może kliknąć pole „Podpis”, aby podpisać dokument poprzez pisanie lub rysowanie lub skorzystać z menu rozwijanego w prawym górnym rogu, aby „Odmówić podpisania” lub „Pobierz jako PDF”.

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól podpisujących, podpisujący może kliknąć przycisk „Zakończ podpisywanie”, aby kontynuować.

Podpisujący zostanie poproszony o wpisanie kodu uwierzytelniającego i zaznaczenie pola potwierdzającego przeczytanie dokumentu. Następnie może kliknąć „Podpisz”, aby zakończyć przesyłanie dokumentu.

Kiedy wszyscy podpiszą dokument, plik PDF podpisanego dokumentu i ślad audytowy zostanie automatycznie wysłany e-mailem do wszystkich podpisujących oraz użytkownika, który poprosił o podpisy.

Sprawdź status podpisania Twojego dokumentu

Dokument na stronie szczegółów Twojej oferty lub kontaktu pokaże status podpisania Twojego dokumentu.

Kliknij status podpisania, aby zobaczyć informacje dotyczące każdego sygnatariusza, wyświetlenia dokumentu i statusu podpisywania.

• Odrzucone – sygnatariusz odrzucił podpisanie dokumentu. Możesz ponownie wysłać prośbę o podpis, klikając „Wyślij ponownie zaproszenie.”
• Wysłane – prośba o podpis jest wciąż oczekująca. Możesz kliknąć „Wyślij przypomnienie”, aby wysłać e-mail do odbiorcy dotyczący prośby.
• Zakończone – sygnatariusz już podpisał.

Z tego okna można również „Anuluj podpisywanie” i skorzystać z opcji „Pobierz” do pobrania oryginalnej wersji dokumentu. Jeśli wszyscy podpisali dokument, możesz również pobrać podpisaną wersję dokumentu oraz ślad audytowy.

Ile podpisów mogę poprosić?

W zależności od Twojego planu, liczba podpisów może się różnić.

• Professional, Power i Enterprise: Te plany mają nieograniczoną ilość żądań podpisów (obowiązuje polityka rozsądnego użytkowania).
• Essential i Advanced (dodatek): Konta firmowe w tych planach z włączonym dodatkiem mogą zakupić dwa poziomy żądań podpisów:
  • 30 żądań podpisów miesięcznie.
  • 100 żądań podpisów miesięcznie.

• Essential i Advanced (dodatek wersja próbna): Konta firmowe w tych planach korzystające z wersji próbnej dodatku mogą poprosić o maksymalnie 5 podpisów.

Jaka jest Polityka Rozsądnego Używania?

Pipedrive śledzi użytkowanie e-podpisów. Jeśli zauważymy, że funkcja ta jest wykorzystywana do odsprzedaży, nadużywana w inny sposób lub jest nadmiernie uciążliwa, zastrzegamy sobie prawo w naszej własnej ocenie do zablokowania lub zawieszenia dostępu użytkownika do funkcji.