Baza wiedzy

Funkcja Smart Docs zawiera funkcjonalność eSignatures, dzięki czemu możesz prosić o podpisy na dokumentach od swoich klientów, bez potrzeby używania dodatkowych narzędzi.

Funkcja eSignatures w Pipedrive oferuje Podstawowe Podpisy Cyfrowe. Dowiedz się więcej o tym rodzaju podpisu w tym artykule.

Poproś o podpis

Wysyłanie prośby

Aby poprosić o podpis, musisz utworzyć lub przesłać dokument za pomocą funkcji Smart Docs na stronie szczegółów transakcji lub kontaktu. Możesz dowiedzieć się, jak skonfigurować dokument w tym artykule.

Możesz poprosić o podpis w dwóch miejscach:

• W edytorze dokumentów

W widoku szczegółów

Po kliknięciu „Poproś o podpisy”, zostaniesz poproszony o przeglądanie dokumentu i zarządzanie podpisującymi. Osoba żądająca podpisu (ty) i powiązana osoba kontaktowa zostaną automatycznie dodane do listy podpisujących, ale możesz tę listę modyfikować. Można dodać maksymalnie 10 podpisujących na dokument.

Możesz zmienić język zaproszenia w opcji „Język zaproszenia”.

Uwierzytelnienie Twojego żądania

Żądanie podpisu wymaga kodu uwierzytelniającego.

Kiedy ta funkcja zabezpieczająca jest aktywowana, podpisujący otrzymują jednorazowy kod uwierzytelniający przez e-mail, aby sprawdzić (ale nie gwarantować) ważność ich e-maila. Podpisujący musi użyć tego kodu do podpisania dokumentu.

Dostosowywanie Twojego żądania

Spersonalizuj e-maile z prośbą o e-podpis, które otrzymują Twoi klienci, dodając niestandardowy temat i wiadomość.

Po kliknięciu „Dalej”, możesz dodać pola podpisujących do dokumentu i przeciągnąć je tam, gdzie chcesz, aby się pojawiły.

Po umieszczeniu pola w dokumencie, możesz najechać myszką, aby edytować i skonfigurować każde pole.

Obecnie dostępne są cztery typy pól podpisujących, z różnymi dostępnymi konfiguracjami:

Jeżeli dodajesz pola podpisujących do dokumentu, musisz uwzględnić pole podpisu dla każdego podpisującego. Możesz przełączać się między podpisującymi w rozwijanym menu „Wybierz podpisującego” w lewym panelu.

Można również przydzielić pole do innego podpisującego podczas edycji pól.

Gdy już skończysz konfigurację dokumentu, kliknij „Wyślij”, a dokument zostanie wysłany ze wskazówkami do wszystkich podpisujących. Otrzymasz powiadomienie e-mailowe, gdy ktoś podpisze lub odmówi podpisania.

Jeśli nie chcesz dodawać pól podpisu do dokumentu, możesz pominąć ten krok, klikając „Wyślij mimo to”.

Jeśli wyślesz dokument bez pól podpisujących, podpisy zostaną umieszczone na dodatkowej stronie z tyłu.

Niewspierane typy dokumentów

Następujące typy dokumentów nie są obsługiwane do zbierania podpisów:

• Zaszyfrowane dokumenty (dokumenty chronione hasłem.)
• Dokumenty już cyfrowo podpisane.
• Dokumenty z prawami tylko do odczytu.

Korzystając z jednego z tych typów dokumentów, nie pojawi się żaden błąd, a proces podpisania zostanie przeprowadzony jak zwykle. Jednakże, Pipedrive go nie otrzyma, więc dokument nigdy nie pojawi się jako "ukończony".

Podpisanie dokumentu

Kiedy sygnatariusz otwiera prośbę o podpisanie w swojej poczcie e-mail, może przejrzeć dokument. Może kliknąć pole "Podpis" aby podpisać dokument poprzez pisanie lub rysowanie, albo skorzystać z rozwijanego menu w prawym górnym rogu, aby "Odmówić podpisania" lub "Pobrać jako PDF".

Gdy wszystkie wymagane pola sygnatariusza zostaną uzupełnione, sygnatariusz może kliknąć przycisk "Zakończ podpisywanie" aby kontynuować.

Sygnatariusz zostanie poproszony o podanie kodu uwierzytelniającego i zaznaczenie pola potwierdzającego, że przeczytał dokument. Następnie może kliknąć "Podpisz" aby ukończyć przesyłanie dokumentu.

Kiedy wszyscy podpiszą dokument, PDF podpisanego dokumentu i ślad audytowy zostanie automatycznie wysłany e-mailem do wszystkich sygnatariuszy i użytkownika, który poprosił o podpisy.

Sprawdź status podpisania swojego dokumentu

Na stronie szczegółów twojej umowy lub kontaktu zostanie wyświetlony status podpisania twojego dokumentu.

Kliknij status podpisania, aby zobaczyć informacje dotyczące każdego podpisującego, wyświetlenia dokumentu i statusu podpisania.

• Odrzucono – podpisujący odmówił podpisania dokumentu. Możesz ponownie wysłać prośbę o podpisanie, klikając „Wyślij ponownie zaproszenie”.
• Wysłano – prośba o podpisanie jest wciąż oczekująca. Możesz kliknąć „Wyślij przypomnienie”, aby wysłać e-mail odbiorcy dotyczący prośby.
• Zakończono – podpisujący już podpisał.

Z tego okna możesz również „Anulować podpisanie” i skorzystać z opcji „Pobierz”, aby pobrać oryginalną wersję dokumentu. Jeśli wszyscy podpisali dokument, możesz również pobrać podpisaną wersję dokumentu oraz szlak audytowy.

Ile podpisów mogę zażądać?

W zależności od Twojego planu, liczba podpisów może się różnić.

• Professional, Power i Enterprise: Te plany mają nieograniczoną liczbę żądań podpisów (obowiązuje polityka rozsądnego użytkowania).
• Essential i Advanced (dodatek): Konta firmowe z tych planów obsługujące włączony dodatek mogą zakupić dwa poziomy żądania podpisów:
  • 30 żądań podpisów miesięcznie.
  • 100 żądań podpisów miesięcznie.

• Essential i Advanced (wersja próbna dodatku): Konta firmowe z tych planów korzystające z wersji próbnej dodatku mogą zażądać maksymalnie 5 podpisów.

Jaka jest Polityka Rozsądnego Użytkowania?

Pipedrive śledzi użycie eSygnatur. Jeśli zauważymy, że funkcja jest wykorzystywana do odsprzedaży, nadużywana w inny sposób lub jest nadmiernie uciążliwa, zastrzegamy sobie prawo do zapobiegania lub zawieszania dostępu użytkownika do funkcji według własnego uznania.