Baza wiedzy

Funkcja Smart Docs obejmuje podpisy elektroniczne, dzięki czemu możesz prosić klientów o podpisy bez użycia dodatkowych narzędzi.

Funkcja podpisów elektronicznych w Pipedrive oferuje podstawowe podpisy cyfrowe. Dowiedz się więcej o tym rodzaju podpisu w tym artykule.

Poproś o podpis

Wysyłanie prośby

Aby poprosić o podpis, musisz utworzyć lub przesłać dokument za pomocą funkcji Smart Docs na stronie szczegółów transakcji lub kontaktu. Dowiesz się, jak skonfigurować dokument w tym artykule.

Możesz poprosić o podpis w dwóch miejscach:

W edytorze dokumentów

W widoku szczegółów

Po kliknięciu „Poproś o podpisy” zostaniesz poproszony o sprawdzenie dokumentu i zarządzanie sygnatariuszami. Użytkownik wysyłający prośbę o podpis (ty) oraz powiązana osoba kontaktowa zostaną automatycznie dodani jako sygnatariusze, ale możesz usunąć ich z listy lub dodać innych. Możesz dodać do 10 sygnatariuszy na dokument.

Możesz zmienić język zaproszenia w „Invite Language”.

Uwierzytelnianie prośby

Prośby o podpis wymagają kodu uwierzytelniającego.

Gdy ta funkcja bezpieczeństwa jest aktywowana, sygnatariusze otrzymują jednorazowy kod uwierzytelniający e-mailem w celu sprawdzenia (ale nie zagwarantowania) ważności ich adresu e‑mail. Sygnatariusz musi użyć tego kodu, aby podpisać dokument.

Dostosowywanie prośby

Spersonalizuj e-maile z prośbą o podpis, które otrzymują Twoi klienci, dodając niestandardowy temat i treść wiadomości.

Po kliknięciu „Dalej” możesz dodać pola dla sygnatariuszy do dokumentu i przeciągać je w miejsce, w którym mają się pojawić.

Po umieszczeniu pola w dokumencie możesz najedzieć kursorem na pole, aby je edytować i skonfigurować.

Obecnie dostępne są cztery rodzaje pól dla sygnatariuszy, z różnymi opcjami konfiguracji:

Jeśli dodajesz pola dla sygnatariuszy do dokumentu, musisz dodać pole podpisu dla każdego sygnatariusza. Możesz przełączać się między sygnatariuszami w rozwijanym menu „Select Signer” w lewym panelu.

Możesz również przypisać pole innemu sygnatariuszowi podczas edycji pól.

Gdy zakończysz przygotowywanie dokumentu, kliknij „Wyślij”, a dokument zostanie wysłany do wszystkich sygnatariuszy wraz z instrukcjami. Otrzymasz powiadomienie e-mail za każdym razem, gdy ktoś podpisze lub odmówi podpisania.

Jeśli nie chcesz dodawać pól podpisu w dokumencie, możesz pominąć ten krok, klikając „Wyślij mimo to”.

Jeśli wyślesz dokument bez pól dla sygnatariuszy, podpisy zostaną umieszczone na dodatkowej stronie na końcu.

Nieobsługiwane typy dokumentów

Następujące typy dokumentów nie są obsługiwane do zbierania podpisów:

• Zaszyfrowane dokumenty (chronione hasłem)
• Dokumenty już podpisane cyfrowo.
• Dokumenty z uprawnieniami tylko do odczytu.

W przypadku użycia jednego z tych typów dokumentów nie pojawi się żaden błąd, a proces podpisywania zostanie przeprowadzony jak zwykle. Jednak Pipedrive nie otrzyma go, więc dokument nigdy nie będzie wyglądać na „zakończony”.

Podpisywanie dokumentu

Gdy podpisujący otworzy w swojej skrzynce e-mail prośbę o podpis, może przejrzeć dokument. Może kliknąć pole „Podpis”, aby podpisać dokument przez wpisanie lub narysowanie podpisu, albo użyć menu rozwijanego w prawym górnym rogu, aby „Odmów podpisania” lub „Pobierz jako PDF”.

Gdy wszystkie wymagane pola podpisującego zostaną wypełnione, podpisujący może kliknąć przycisk „Zakończ podpisywanie”, aby kontynuować.

Podpisujący zostanie poproszony o podanie kodu uwierzytelniającego i zaznaczenie pola potwierdzającego, że zapoznał się z dokumentem. Następnie może kliknąć „Podpisz”, aby zakończyć przesyłanie dokumentu.

Gdy wszyscy podpiszą dokument, plik PDF z podpisanym dokumentem oraz ścieżka audytu zostaną automatycznie wysłane e-mailem do wszystkich podpisujących oraz użytkownika, który poprosił o podpisy.

Sprawdź status podpisywania dokumentu

Dokument na stronie szczegółów kontaktu lub transakcji pokaże status podpisywania dokumentu.

Kliknij status podpisu, aby wyświetlić informacje o każdym podpisującym, odsłonach dokumentu oraz szczegóły statusu.

• Odrzucono – podpisujący odmówił podpisania dokumentu. Możesz ponownie wysłać prośbę o podpis, klikając „Wyślij zaproszenie ponownie”.
• Wysłano – prośba o podpis nadal oczekuje. Możesz kliknąć „Wyślij przypomnienie”, aby wysłać odbiorcy przypomnienie e‑mail dotyczące prośby.
• Zakończono – podpisujący już podpisał.

Z tego okna możesz też kliknąć „Anuluj podpisywanie” oraz skorzystać z opcji „Pobierz”, aby pobrać oryginalną wersję dokumentu. Jeśli wszyscy podpisali dokument, możesz również pobrać podpisaną wersję wraz ze ścieżką audytu.

Ile podpisów mogę zażądać?

W zależności od Twojego planu liczba podpisów może się różnić:

• Premium i Ultimate – Te plany obejmują nieograniczoną liczbę próśb o podpis (z zastrzeżeniem polityki rozsądnego korzystania).
• Lite i Growth (dodatek) – Konta firmowe z włączonym dodatkiem mogą kupić dwa poziomy pakietów próśb o podpis:
  • 30 próśb o podpis miesięcznie
  • 100 próśb o podpis miesięcznie
• Lite i Growth (wersja próbna dodatku) – Konta firmowe korzystające z wersji próbnej dodatku mogą poprosić o maksymalnie pięć podpisów.

Czym jest polityka rozsądnego korzystania?

Pipedrive uważnie monitoruje korzystanie z funkcji eSignature. Jeśli zauważymy, że funkcja jest wykorzystywana do odsprzedaży, nadużywana w inny sposób lub powoduje nadmierne obciążenie, zastrzegamy sobie prawo, według naszego wyłącznego uznania, do uniemożliwienia lub zawieszenia dostępu użytkownika do tej funkcji.