Baza wiedzy

Funkcja Smart Docs jest wyposażona w funkcję ePodpisów, dzięki czemu możesz żądać podpisów dokumentów od swoich klientów bez konieczności dodatkowych narzędzi.

Funkcja ePodpisów w Pipedrive oferuje Podstawowe Podpisy Cyfrowe. Dowiedz się więcej o tym rodzaju podpisu w tym artykule.

Poproś o podpis

Wysyłanie prośby

Aby poprosić o podpis, musisz stworzyć lub przesłać dokument za pomocą funkcji Smart Docs na stronie szczegółów transakcji lub kontaktu. Możesz dowiedzieć się, jak skonfigurować dokument w tym artykule.

Możesz poprosić o podpis w dwóch miejscach:

• W edytorze dokumentu

W widoku szczegółów

Po kliknięciu "Poproś o podpisy," zostaniesz poproszony o sprawdzenie dokumentu i zarządzanie podpisującymi. Użytkownik występujący z prośbą o podpis (ty) i powiązana osoba kontaktowa zostaną automatycznie dodani jako podpisujący, ale możesz usunąć lub dodać do tej listy. Możesz dodać do 10 podpisujących na dokument.

Możesz zmienić język zaproszenia w sekcji “Język zaproszenia."

Uwierzytelnianie twojej prośby

Prośba o podpis wymaga kodu uwierzytelniającego.

Gdy ta funkcja bezpieczeństwa jest aktywowana, podpisujący otrzymują jednorazowy kod uwierzytelniający za pośrednictwem e-maila, aby sprawdzić (ale nie gwarantować) ważność ich adresu e-mail. Podpisujący musi użyć tego kodu do podpisania dokumentu.

Dostosowywanie swojej prośby

Spersonalizuj e-maile z prośbą o e-podpis, które otrzymują twoi klienci, dodając niestandardowy temat i wiadomość.

Po kliknięciu "Dalej," możesz dodać pola podpisujących do dokumentu i przeciągnąć je tam, gdzie chcesz, aby się pojawiły.

Po umieszczeniu pola w dokumencie możesz najechać myszą, aby edytować i konfigurować każde pole.

Aktualnie dostępne są cztery rodzaje pól podpisujących, z różnymi dostępnymi konfiguracjami:

Jeśli dodajesz pola podpisujących do dokumentu, musisz dołączyć pole podpisu dla każdego podpisującego. Możesz przełączać między podpisującymi w rozwijanym menu "Wybierz podpisującego" w lewym panelu.

Możesz również przydzielić pole innemu podpisującemu podczas edycji pól.

Kiedy skończysz ustawiać dokument, kliknij "Wyślij", a dokument zostanie wysłany ze wskazówkami do wszystkich podpisujących. Otrzymasz powiadomienie e-mail, gdy ktoś podpisze lub odmówi podpisania.

Jeśli nie chcesz dodawać pól podpisu do dokumentu, możesz pominąć ten krok, klikając "Wyślij mimo to."

Jeśli wyślesz dokument bez pól podpisujących, podpisy zostaną umieszczone na dodatkowej stronie na końcu.

Nieobsługiwane typy dokumentów

Następujące typy dokumentów nie są obsługiwane dla zbierania podpisów:

• Zaszyfrowane dokumenty (dokumenty chronione hasłem.)
• Dokumenty, które zostały już cyfrowo podpisane.
• Dokumenty z uprawnieniami tylko do odczytu.

Podczas korzystania z jednego z tych typów dokumentów, nie pojawi się żaden błąd, a proces Podpisywania zostanie wykonany jak zwykle. Jednakże Pipedrive go nie otrzyma, więc dokument nigdy nie pojawi się jako "ukończony".

Podpisywanie dokumentu

Kiedy podpisujący otwiera prośbę o podpis w swojej skrzynce e-mailowej, może zapoznać się z dokumentem. Może kliknąć w pole "Podpis", aby podpisać dokument, wpisując lub rysując, lub skorzystać z rozwijanego menu w prawym górnym rogu, aby "Odmówić podpisu" lub "Pobrać jako PDF".

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól podpisujących, podpisujący może kliknąć przycisk "Zakończ podpisywanie", aby kontynuować.

Podpisujący zostanie poproszony o wpisanie kodu uwierzytelniającego i zaznaczenie pola potwierdzającego, że przeczytał dokument. Po tym podpisujący może kliknąć "Podpisz", aby zakończyć przesyłanie dokumentu.

Kiedy wszyscy podpiszą dokument, automatycznie zostanie wysłany e-mail z podpisanym dokumentem i audytem do wszystkich podpisujących oraz użytkownika, który poprosił o podpisy.

Sprawdź status podpisania swojego dokumentu

Dokument na stronie szczegółów twojego kontaktu pokaże status podpisania twojego dokumentu.

Kliknij w status podpisania, aby zobaczyć informacje dotyczące każdego podpisującego, wyświetlenia dokumentu i statusu podpisania.

• Odrzucony – podpisujący odrzucił podpisanie dokumentu. Możesz ponownie wysłać prośbę o podpis, klikając „Wyślij ponownie zaproszenie”.
• Wysłany – prośba o podpis jest wciąż oczekująca. Możesz kliknąć „Przypomnij”, aby wysłać e-mail do odbiorcy dotyczący prośby.
• Ukończony – podpisujący już podpisał.

Z tego okna można również „Anuluj podpisywanie” i skorzystać z opcji „Pobierz”, aby pobrać oryginalną wersję dokumentu. Jeśli wszyscy podpisali dokument, możesz również pobrać podpisaną wersję dokumentu oraz ślad audytu.

Ile podpisów mogę poprosić?

Liczba podpisów może się różnić w zależności od planu.

• Professional i Enterprise: Te plany mają nieograniczone żądania podpisów (dotyczy stosownego użytku).
• Essential i Advanced (dodatek): Konta firmowe w tych planach z włączonym dodatkiem mogą zakupić dwa poziomy żądań podpisów:
  • 30 żądań podpisu miesięcznie.
  • 100 żądań podpisu miesięcznie.

• Essential i Advanced (dodatek na próbę): Konta firmowe w tych planach, korzystające z dodatku na próbę, mogą poprosić o maksymalnie 5 podpisów.

Czym jest zasada rozsądnego użytkowania?

Pipedrive śledzi dokładnie wykorzystanie e-podpisów. Jeśli zauważymy, że funkcja jest wykorzystywana do odsprzedaży, nadużywana w inny sposób lub stwarza nieuzasadnione obciążenia, zastrzegamy sobie prawo do uniemożliwienia lub zawieszenia dostępu użytkownika do tej funkcji w naszym wyłącznym uznaniu.