Baza wiedzy

Smart Docs pomaga w tworzeniu ofert, wycen i umów bezpośrednio z szans sprzedaży i kontaktów. Twoje dokumenty są automatycznie wypełniane danymi z twojego konta Pipedrive, więc nie musisz ręcznie kopiować i wklejać informacji.

Dzięki Smart Docs możesz:

• Tworzyć dokumenty z szablonów
• Automatycznie wstawiać dane dotyczące szans sprzedaży, kontaktów, produktów i projektów
• Udostępniać dokumenty za pomocą śledzonych linków
• Otrzymywać powiadomienia, gdy odbiorcy otwierają dokumenty
• Żądać prawnie wiążących e-podpisów

Łączenie z dostawcą przestrzeni w chmurze

Przed tworzeniem dokumentów musisz połączyć się z dostawcą pamięci w chmurze.

Smart Docs obsługuje:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Łączenie od szans sprzedaży lub kontaktu

Otwórz widok szczegółów transakcji lub kontaktu, kliknij zakładkę „Dokumenty”, a następnie „Połącz z pamięcią w chmurze”.

Zostaniesz poproszony o przyznanie dostępu Pipedrive do swojego konta pamięci.

Po połączeniu:

• Możesz przesyłać istniejące pliki
• Nowe dokumenty będą automatycznie zapisywane na wybranym dysku.

Po nawiązaniu połączenia, możesz wybrać jako lokalizację pamięci dysk osobisty lub współdzielony.

Łączenie z ustawień

Możesz także zarządzać swoim połączeniem, przechodząc do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i klikając „+ Dodaj nowe konto”, aby połączyć innego dostawcę lub „Odłącz”, aby usunąć dostęp.

Możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak pliki są przechowywane w tym artykule.

Jeśli masz problemy z połączeniem lub ponownym uwierzytelnieniem Dysku Google:

• Przejdź do swoich Uprawnień Google
• Usuń dostęp do Pipedrive, zanim spróbujesz połączyć się ponownie
• Jeśli problemy będą się powtarzać, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia w celu uzyskania pomocy

Możesz również ustawić domyślny współdzielony dysk dla swojego konta.

Korzystanie z dysków współdzielonych na Dysku Google

Gdy połączysz Dysk Google, Smart Docs automatycznie przypisuje domyślny folder dysku współdzielonego dla twojej firmy. Możesz również wybrać inny lub utworzyć nowy.

Aby utworzyć nowy dysk współdzielony, otwórz swoje konto na Dysku Google, wybierz zakładkę Dyski współdzielone, a następnie kliknij „+ Nowy”:

Kiedy utworzysz nowy dysk współdzielony na Dysku Google, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i wybierz nowy dysk współdzielony do korzystania z Smart Docs:

Praca z szablonami

Szablony pomagają oszczędzać czas poprzez ponowne wykorzystanie tej samej struktury w wielu dokumentach.

Aby stworzyć szablon od podstaw, otwórz widok szczegółowy transakcji lub kontaktu, a następnie kliknij „Dokumenty” i przejdź do zakładki Szablony. Kliknij „+ Utwórz nowe” i wybierz Dokument, Arkusz kalkulacyjny lub Prezentację.

Możesz również zaimportować szablon od swojego dostawcy, jeśli masz już go zapisanego.

Edycja szablonów i dodawanie pól

W edytorze szablonów możesz:

• Zaktualizować nazwę szablonu
• Przypisać kategorię
• Dodać dowolne pole Pipedrive (transakcja, kontakt, produkt, projekt lub oparte na czasie), aby automatycznie wypełnić zawartość szablonu.

Aby wstawić pole do szablonu:

• Skopiuj pole z panelu po prawej stronie
• Wklej pole do treści szablonu

Pole będzie wyświetlane w nawiasach tak: [Tytuł transakcji (tytuł transakcji)]

Gdy tworzysz dokument z szablonu, Smart Docs automatycznie zastępuje nawiasy rzeczywistymi danymi.

Po zakończeniu edycji szablonu, kliknij „Zamknij”, aby zapisać go, lub kliknij „Użyj do stworzenia dokumentu”, aby natychmiast utworzyć dokument z nowo utworzonym szablonem.

Dowiedz się więcej o polach i szablonach w Smart Docs z tego artykułu.

Udostępnianie szablonów swojemu zespołowi

Możesz użyć zaawansowanego udostępniania szablonów, aby automatycznie udostępnić szablon innym użytkownikom w Pipedrive. Aby udostępnić szablon, otwórz go do edycji i kliknij zakładkę „Uprawnienia”. Istnieją dwa różne poziomy uprawnień:

• Może używać tego szablonu – Użytkownicy mogą przeglądać i używać szablonu do tworzenia nowych dokumentów, ale nie mogą go edytować ani usuwać.
• Może edytować ten szablon – Użytkownicy mogą przeglądać, używać, edytować i usuwać szablon.

Udostępnione szablony widoczne są w sekcji Udostępnione dla mnie galerii szablonów.

Tworzenie dokumentu

Aby stworzyć dokument:

• Otwórz transakcję lub kontakt w widoku szczegółowym
• Kliknij zakładkę Dokumenty
• Wybierz jedną z poniższych opcji:
  • Stwórz z szablonu
  • Stwórz pusty dokument, arkusz kalkulacyjny lub prezentację
  • Prześlij plik z urządzenia lub z chmury

Pliki można przesyłać z:

• Twoje urządzenie

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

Z szablonu

Aby utworzyć dokument z istniejącego szablonu, kliknij „Z szablonu” i wybierz szablon, którego chcesz użyć.

Pojawi się edytor dokumentów, z automatycznie wypełnionymi polami.

Tutaj możesz:

• Zmień nazwę dokumentu
• Zmień kategorię
• Edytuj zawartość zgodnie z twoimi preferencjami

Zmiany są zapisywane automatycznie, gdy pracujesz nad dokumentem.

Jak działa wypełnianie pól

Jeśli chcesz, aby dane specyficzne dla transakcji wypełniały się automatycznie, utwórz dokument z widoku szczegółowego transakcji.

Jeśli chcesz, aby pola specyficzne dla osoby wypełniały się automatycznie, utwórz dokument z widoku szczegółowego transakcji lub kontaktu.

Wyświetlanie i udostępnianie dokumentu

Google Drive

Jeśli klikniesz przycisk „Udostępnij” w edytorze dokumentów, możesz go udostępnić, poprosić o podpisy lub pobrać jako PDF.

• Udostępnij jako link – Wygeneruj link do wersji PDF tego dokumentu, dostępnej tylko do odczytu.
• Poproś o podpisy – Zażądaj e-podpisów od odbiorców dokumentów.
• Pobierz PDF – Zapisz dokument lokalnie.

OneDrive i SharePoint

Aby udostępnić swój dokument, najpierw zamknij edytor dokumentów i kliknij przycisk „...” na dokumencie utworzonym na stronie szczegółów.

Stamtąd możesz utworzyć link do udostępniania.

Śledzenie wyświetleń dokumentu

Podczas generowania linku możesz włączyć śledzenie wyświetleń i wybrać otrzymywanie powiadomień e-mail, gdy ktoś go otworzy.

Możesz otrzymywać powiadomienia e-mail:

• Za pierwszym razem, gdy dokument zostanie otwarty
• Za każdym razem, gdy jest otwierany
• Nigdy

Zrozumienie wersji dokumentów

Za każdym razem, gdy generujesz link do udostępniania, Smart Docs tworzy nową wersję oryginalnego dokumentu, w tym liczbę wyświetleń i czas utworzenia.

Po udostępnieniu wersji:

• Ta wersja staje się tylko do odczytu

• Nie możesz jej już edytować

Aby zaktualizować dokument, kliknij na oryginalny dokument, dokonaj niezbędnych aktualizacji i wygeneruj nowy link.

Gdy nowy link zostanie wygenerowany, zobaczysz go jako Wersję 2, Wersję 3 i tak dalej, pod oryginalnym dokumentem:

Jeśli tworzysz wiele wersji dokumentu, zalecamy wyłączanie starszych linków, aby uniknąć zamieszania.

Aby wyłączyć link:

• Kliknij „...” obok starszej wersji
• Kliknij „Udostępnij jako link”
• Wyłącz „Włącz link”

Żądanie e-podpisów

Za pomocą Smart Docs możesz żądać prawnie wiążących e-podpisów bezpośrednio z dokumentu.

Aby poprosić o podpis:

• Otwórz widok szczegółowy transakcji lub kontaktu

• Utwórz, otwórz lub prześlij dokument z wykorzystaniem funkcji Smart Docs

• Znajdź opcję zażądania podpisów

• Dodaj odbiorców i wyślij.

Dowiedz się, jak żądać podpisów dla swoich dokumentów w tym artykule.