Baza wiedzy

Dzięki funkcji Smart Docs możesz zaoszczędzić czas w procesie negocjacji, tworząc propozycję lub wycenę bezpośrednio ze szczegółów dotyczących umowy lub kontaktu. Dokument automatycznie zostanie wypełniony odpowiednimi informacjami o umowie, kontakcie, projekcie lub produkcie z Twojego konta Pipedrive.

Możesz następnie udostępnić dokument za pomocą linku do śledzenia i otrzymywać powiadomienia, gdy potencjalni klienci zaangażują się w Twoje dokumenty.

Połączenie z dostawcą przechowywania

Aby połączyć Smart Docs, przejdź do strony szczegółów oferty lub kontaktu, kliknij zakładkę Dokumenty i wybierz Połącz przechowywanie w chmurze. Możesz połączyć się za pomocą trzech dostawców – Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint.

Zostaniesz poprowadzony przez proces udzielenia uprawnień aplikacji Pipedrive do dostępu do Twojego konta. Po połączeniu, możesz przesyłać istniejące dokumenty lub szablony zapisane w swoich ofertach, a także zostaną one automatycznie zapisane na Twoim dysku.

Po połączeniu konta, zobaczysz opcję wyboru albo osobistego, albo współdzielonego dysku jako miejsca przechowywania.

Możesz również dodać lub rozłączyć swoje konto, przechodząc do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i klikając "+ Dodaj nowe konto” lub "Rozłącz." Możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak pliki są przechowywane w tym artykule.

Możesz również skonfigurować domyślnie współdzielony dysk dla swojego konta.

Tworzenie folderu udostępnionego na dysku

Po połączeniu dostawcy pamięci masowej z funkcją Smart Docs, zauważysz menu rozwijane, w którym można wybrać dysk osoby. Po podłączeniu funkcji Smart Docs, automatycznie otrzymasz dostosowany folder udostępniony na dysku. Możesz jednak również go utworzyć samodzielnie.

Przejdź do karty Udostępnione dyski w swoim koncie Google Drive i utwórz nowy folder:

Po utworzeniu nowego folderu udostępnionego w Google Drive, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i wybierz nowy folder udostępniony do użycia z funkcją Smart Docs:

Jeśli opcja wyświetlenia lub utworzenia nowego folderu udostępnionego nie pojawia się w Twoim koncie GSuite, może to być spowodowane używaną edycją.

Podczas gdy G Suite Basic nie obsługuje folderów udostępnionych, te edycje tak:

• Business Standard and Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Jeśli zsynchronizowane konto GSuite nie obsługuje folderów udostępnionych, opcja w Pipedrive będzie wyświetlona z szarym kolorem.

Tworzenie i udostępnianie szablonów

Po połączeniu swojego konta możesz zacząć tworzyć dokumenty i propozycje. Możesz tworzyć dokument bezpośrednio, ale zalecamy najpierw utworzenie szablonu, aby zaoszczędzić czas na przyszłe dokumenty. Możesz kontrolować, które role Pipedrive mają prawo do tworzenia lub dodawania nowych szablonów, używając uprawnienia Pipedrive "Dodaj i importuj szablony Smart Docs". Dowiedz się więcej o zestawach uprawnień w Pipedrive w tym artykule.

Aby stworzyć szablon od podstaw, przejdź do zakładki Dokumenty > Szablony w widoku szczegółów umowy lub kontaktu i kliknij na "Dokument", "Arkusz kalkulacyjny" lub "Prezentację". Możesz również zaimportować szablon od swojego dostawcy, jeśli już masz jeden zapisany.

Edytowanie szablonu

Kiedy jesteś w edytorze szablonu, możesz zaktualizować nazwę i kategorię szablonu oraz dodać dowolne umowy, kontakty, produkty, projekty Pipedrive, lub pola na podstawie czasu do wypełnienia treści szablonu.

Aby dodać pola Pipedrive do szablonu, skopiuj i wklej pole z prawej strony edytora szablonu do ciała szablonu. Pole pojawi się w nawiasach kwadratowych "[ ]" i zostanie automatycznie zastąpione danymi pola, gdy szablon będzie używany dla dokumentu.

Po zakończeniu edycji szablonu, kliknij "Zamknij" aby zapisać szablon lub "Użyj do utworzenia dokumentu" aby natychmiast użyć szablonu do utworzenia dokumentu.

Dowiedz się więcej o polach i szablonach w Smart Docs z tego artykułu.

Jak mogę udostępnić szablony mojemu zespołowi?

Możesz używać zaawansowanego udostępniania szablonów, aby automatycznie udostępnić szablon innym użytkownikom Pipedrive. Aby udostępnić szablon, otwórz do edycji swojego szablonu i kliknij na Uprawnienia tab. Są dwa różne poziomy uprawnień, które możesz przyznać użytkownikom:

1. Może używać tego szablonu – Przeglądanie szablonu i używanie go do tworzenia nowych dokumentów, brak możliwości edycji lub usuwania oryginalnego szablonu.
2. Może edytować ten szablon – Przeglądanie, używanie, edycja i usuwanie oryginalnego szablonu.

Gdy szablon zostanie udostępniony innemu użytkownikowi, pojawi się on w sekcji Udostępnione mi w galerii szablonów.

Tworzenie dokumentu

Aby stworzyć dokument, kliknij kartę Dokumenty w widoku szczegółów oferty lub kontaktu. Zobaczysz opcję stworzenia dokumentu z wcześniej utworzonego szablonu lub stworzenia nowego z pustego dokumentu, arkusza kalkulacyjnego lub prezentacji.

Możesz także importować wcześniej stworzone dokumenty z urządzenia lub połączonego konta Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint. Dokumenty zapisane lokalnie mogą także być przesłane jako plik PDF z urządzenia.

Aby stworzyć dokument z istniejącego szablonu, kliknij "Od szablonu" i wybierz szablon, którego chcesz użyć. Edytor dokumentów pojawi się z wszystkimi polami szablonu wypełnionymi odpowiadającymi danymi.

Możesz dostosować nazwę i kategorię oraz dostosować treść zgodnie z twoimi preferencjami. Dokument automatycznie będzie zapisywany podczas pracy.

Aby stworzyć dokument z specyficznymi dla oferty zmiennymi, musisz stworzyć go z widoku szczegółów oferty. Aby stworzyć dokument z specyficznymi dla osoby zmiennymi, musisz stworzyć go z widoku szczegółów oferty lub osoby.

Przeglądanie i udostępnianie dokumentu

Google Drive – Jeśli klikniesz przycisk "Udostępnij" w prawym dolnym rogu edytora dokumentu, będziesz mógł udostępnić dokument, pobrać dokument jako plik PDF lub usunąć dokument.

• Wniosek o podpisy – Wnioskuj o podpisy od odbiorców dokumentów.
• Udostępnij jako link – Wygeneruj link do wersji dokumentu w formacie PDF tylko do odczytu, która będzie wyświetlana w oknie przeglądarki po otwarciu przez odbiorcę.
• Pobierz PDF – Zapisz swój dokument lokalnie, aby móc załączyć go do e-maila lub wysłać bezpośrednio do klientów.

OneDrive i SharePoint – Aby udostępnić swój dokument, musisz najpierw zamknąć edytor dokumentów, a następnie kliknąć przycisk „...” (więcej) na stronie szczegółów dokumentu.

Podczas udostępniania dokumentu za pomocą linku, będziesz mieć możliwość śledzenia wyświetleń oraz skonfigurowania powiadomień e-mailowych, gdy ktoś otworzy dokument.

Jeśli włączysz opcję Śledź wyświetlenia, możesz otrzymać powiadomienie e-mail, gdy Twój dokument zostanie otworzony po raz pierwszy, za każdym razem lub w ogóle.

Po wygenerowaniu linku zobaczysz go zapisany jako wersja pod oryginalnym dokumentem z liczbą wyświetleń i czasem utworzenia, i nie będziesz już mógł zaktualizować tej wersji.

Aby utworzyć inną wersję dokumentu, kliknij na oryginalny dokument, dokonaj niezbędnych aktualizacji i wygeneruj nowy link. Po wygenerowaniu linku zobaczysz go jako Wersja 2 pod swoim dokumentem:

Jeśli utworzysz inną wersję dokumentu, zalecamy wyłączenie linku do pierwszej wersji, aby nie było dwóch aktywnych wersji. Aby to zrobić, kliknij na „...” przy pierwszej wersji i kliknij Udostępnij jako link > Włącz link , aby wyłączyć link.

Dodawanie podpisu do dokumentu

Smart Docs posiada również funkcję eSygnatur, dzięki której możesz żądać podpisów na dokumencie od swoich klientów bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi.

Utwórz lub załaduj dokument za pomocą funkcji Smart Docs na stronie oferty lub kontaktu i znajdź opcję Żądanie podpisów. Dowiedz się, jak żądać podpisów na swoich dokumentach w tym artykule.