Tietokanta

Smart Docs -ominaisuuden avulla voit säästää aikaa neuvotteluprosessissa luomalla ehdotuksen tai tarjouksen suoraan kaupan tai kontaktin tietonäkymästä. Asiakirja täytetään automaattisesti asiaankuuluvilla kaupan, kontaktin, projektin tai tuotteen tiedoilla Pipedrive-tililtäsi.

Voit sitten jakaa asiakirjan jäljitettävällä linkillä ja saada ilmoituksia, kun potentiaaliset asiakkaat ovat vuorovaikutuksessa asiakirjojesi kanssa.

Yhteyden muodostaminen tallennuspalveluntarjoajaasi

Liittääksesi Smart Docsin, siirry kaupan tai kontaktin tietosivulle, napsauta “Asiakirjat” välilehteä ja valitse “Yhdistä pilvitallennus”. Voit yhdistää kolmen tarjoajan kautta – Google Drive, Microsoft OneDrive tai SharePoint.

Sinut ohjataan prosessin läpi myöntämään lupa Pipedrivelle päästä tiliisi. Kun olet yhdistänyt, voit ladata olemassa olevia asiakirjoja tai malleja, jotka on tallennettu kauppoihisi, ja ne tallennetaan myös automaattisesti tallennustilallesi.

Kun olet yhdistänyt tilisi, näet vaihtoehdon yhdistää joko henkilökohtainen tai jaettu tallennustila.

Voit myös lisätä ja irrottaa tilisi siirtymällä kohtaan Työkalut ja sovellukset > Asiakirjat ja napsauttamalla “+ Lisää uusi tili” tai “Irrätä.” Voit oppia lisää siitä, miten tiedostoja tallennetaan tästä artikkelista.

Voit myös määrittää oletusjaetun tallennustilan tilillesi.

Jaetun aseman kansion luominen

Kun yhdistät tallennuspalveluntarjoajasi Smart Docs -ominaisuuteen, huomaat avattavan valikon, josta voi valita henkilön aseman. Kun yhdistät Smart Docs -ominaisuuden, sinulle määritetään automaattisesti mukautettu jaettu aseman kansio. Voit kuitenkin myös luoda oman.

Siirry vain Jaetut asemat -välilehteen Google Drive -tililläsi ja luo uusi kansio:

Kun olet luonut uuden jaetun kansion Google Drivessa, siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > Asiakirjat ja valitse uusi jaettu kansio käytettäväksi Smart Docsin kanssa:

Jos mahdollisuus tarkastella tai luoda uutta jaettua kansiota ei näy Google Workspace -tililläsi, se voi johtua käytettävästä versiosta. Jaettujen kansioiden käyttämiseksi sinulla tulisi olla suunnitelma, joka on korkeampi kuin Business Starter.

Jos synkronoitu Google Workspace -tili ei tue jaettuja kansioita, vaihtoehto Pipedrivessa näkyy harmaana.

Mallien luominen ja jakaminen

Kun olet yhdistänyt tilisi, voit aloittaa asiakirjojen ja ehdotusten luomisen. Vaikka voit luoda asiakirjan suoraan, suosittelemme ensin mallin luomista, jotta voit säästää aikaa tulevissa asiakirjoissa.

Luodaksesi mallin tyhjältä pohjalta, siirry Asiakirjat > Mallit -välilehdelle kaupan tai kontaktin yksityiskohtaisessa näkymässä ja napsauta ”Asiakirja”, ”Taulukko” tai “Esitys.” Voit myös tuoda mallin palveluntarjoajaltasi, jos sinulla on jo tallennettu malli.

Mallisi muokkaaminen

Kun olet mallieditorissa, voit päivittää mallin nimen ja luokan sekä lisätä mitä tahansa Pipedrive-kauppaa, kontaktia, tuotetta, projektia tai aikaperusteisia kenttiä täyttääksesi mallisi sisällön.

Lisätäksesi Pipedrive-kenttiä malliin, kopioi ja liitä kenttä mallieditorisi oikealta puolelta mallin runkoon. Kenttä näkyy sulkujen “[ ]” sisällä ja se korvataan automaattisesti kenttädatalla, kun mallia käytetään asiakirjana.

Kun olet valmis muokkaamaan malliasi, napsauta “Sulje“ tallentaaksesi mallisi tai “Käytä asiakirjan luomiseen” käyttääksesi mallia heti asiakirjan luomiseen.

Lisätietoja kentistä ja malleista Smart Docsissa tästä artikkelista.

Miten voin jakaa malleja tiimini kanssa?

Voit käyttää edistynyttä mallien jakamista jakamaan mallin automaattisesti muille käyttäjille Pipedrivessa. Jotta voit jakaa mallin, avaa mallisi muokattavaksi ja napsauta “Käyttöoikeudet” -välilehteä. Voit antaa käyttäjille kahta eri käyttöoikeustasoa:

• Voi käyttää tätä mallia – Näe malli ja käytä sitä uusien asiakirjojen luomiseen, ei voi muokata tai poistaa alkuperäistä mallia.
• Voi muokata tätä mallia – Näe, käytä, muokkaa ja poista alkuperäinen malli.

Kun malli on jaettu toisen käyttäjän kanssa, se näkyy Jaettu kanssani -osiossa malligalleriassa.

Asiakirjan luominen

Asiakirjan luomiseksi napsauta Asiakirjat-välilehteä kaupan tai kontaktin yksityiskohtien näkymässä. Näet vaihtoehdon luoda asiakirja aiemmin luodusta mallista tai luoda yksi tyhjällä asiakirjalla, taulukolla tai esityksellä.

Voit myös tuoda valmiiksi luotuja asiakirjoja laitteeltasi tai yhdistetystä Google Drivesta, Microsoft OneDrivesta tai SharePoint-tilistä. Paikallisesti tallennetut asiakirjat voidaan myös ladata PDF-muodossa laitteeltasi.

Luodaksesi asiakirjan olemassa olevasta mallista, napsauta “Mallista” ja valitse malli, jota haluat käyttää. Asiakirjan muokkausohjelma avautuu, ja kaikki mallin kentät täytetään vastaavilla tiedoilla.

Voit mukauttaa nimeä ja kategoriaa sekä säätää sisältöä mieltymystesi mukaan. Asiakirja tallentuu automaattisesti työskennellessäsi.

Jotta voit luoda asiakirjan kauppa-kohtaisilla paikkamerkeillä, sinun on luotava se kaupan yksityiskohtien näkymästä. Jotta voit luoda asiakirjan henkilö-kohtaisilla paikkamerkeillä, sinun on luotava se kaupan tai henkilön yksityiskohtien näkymästä.

Dokumenttisi katsominen ja jakaminen

Google Drive – Jos napsautat “Jaa” -painiketta asiakirjan muokkaustyökalun oikeassa alakulmassa, voit jakaa asiakirjan, ladata asiakirjan PDF-muodossa tai poistaa asiakirjan.

• Jaa linkkinä – Luo linkki asiakirjan vain luku -PDF-versioon, joka avautuu selainikkunassa, kun vastaanottaja avaa sen.
• Pyydä allekirjoituksia – Pyydä allekirjoituksia asiakirjan vastaanottajilta.
• Lataa PDF – Tallenna asiakirjasi paikallisesti, jotta voit liittää sen sähköpostiin tai lähettää sen suoraan asiakkaille.

OneDrive ja SharePoint – Jotta voit jakaa asiakirjasi, sinun on ensin suljettava asiakirjan muokkaustyökalu ja napsautettava “...” -painiketta asiakirjassa, joka on luotu tietosivulle.

Kun jaat asiakirjasi linkin avulla, sinulla on mahdollisuus seurata katselukertoja ja asettaa sähköpostihälytyksiä, kun joku avaa asiakirjan.

Jos otat käyttöön seuraa katselukertoja -vaihtoehdon, voit saada sähköpostihälytyksen, kun asiakirja avataan ensimmäistä kertaa, aina tai koskaan.

Kun linkki on luotu, näet sen tallennettuna versiona alkuperäisen asiakirjan alle katselukertojen ja luontiajan kanssa, etkä voi enää päivittää tuota versiota.

Jos haluat luoda toisen version asiakirjasta, napsauta alkuperäistä asiakirjaa, tee tarvittavat päivitykset ja luo uusi linkki. Kun linkki on luotu, näet sen Versiona 2 asiakirjasi alla:

Jos luot toisen version asiakirjasta, suosittelemme poistamaan linkin ensimmäisestä versiosta, jotta ei olisi kahta aktiivista versiota. Tehdäksesi niin, napsauta ensimmäisen version “...” ja napsauta Jaa linkkinä > Ota linkki pois käytöstä poistaaksesi linkin.

Allekirjoituksen lisääminen asiakirjaasi

Smart Docs sisältää myös eSignatures -toiminnon, joten voit pyytää asiakirjojen allekirjoituksia asiakkailtasi ilman ylimääräisiä työkaluja.

Luo tai lataa asiakirja Smart Docs -ominaisuuden avulla kauppa- tai yhteystieto sivulta ja löydä vaihtoehto pyytää allekirjoituksia. Opi, kuinka voit pyytää allekirjoituksia asiakirjoillesi tästä artikkelista.