Tietokanta

Smart Docs -ominaisuuden avulla voit säästää aikaa neuvotteluprosessissa luomalla ehdotuksen tai tarjouksen suoraan diilistä tai yhteystiedon yksityiskohtienäkymästä. Asiakirja täytetään automaattisesti relevantilla diilin, yhteyshenkilön, projektin tai tuotteen tiedoilla Pipedrive-tililtäsi.

Voit sitten jakaa asiakirjan seurattavalla linkillä ja saat ilmoituksia, kun potentiaaliset asiakkaat käyttävät asiakirjojasi.

Yhdistäminen tallennuspalveluusi

Yhdistääksesi Smart Docsin, siirry diilin tai yhteyshenkilön yksityiskohtasivulle, klikkaa Asiakirjat-välilehteä ja valitse Yhdistä pilvitallennustilaan. Voit yhdistää käyttäen kolmea palveluntarjoajaa – Google Drivea, Microsoft OneDrivea tai SharePointia.

Sinut ohjataan läpi prosessin Pipedrivelle luvan antamiseksi käyttää tiliäsi. Yhdistettyäsi voit ladata olemassa olevia asiakirjoja tai malleja tallennettuina diileihisi, ja ne tallentuvat myös automaattisesti asemallesi.

Kun olet yhdistänyt tilisi, näet vaihtoehdon yhdistää joko henkilökohtaisen tai jaetun aseman tallennuspaikaksesi.

Voit myös lisätä ja irrottaa tilisi menemällä Työkalut ja sovellukset > Asiakirjat ja klikkaamalla “+ Lisää uusi tili” tai “Irrota.” Voit lukea lisää siitä, miten tiedostot tallennetaan tästä artikkelista.

Voit myös asettaa oletusarvoisen jaetun aseman tilillesi.

Jakamisen aseman kansion luominen

Kun yhdistät tallennuspalvelusi Smart Docs -ominaisuuteen, huomaat avattavan valikon, jossa henkilön asema voidaan valita. Yhdistäessäsi Smart Docs -ominaisuuden, saat automaattisesti mukautetun jaetun aseman kansion. Voit kuitenkin myös luoda oman kansion.

Siirry vain Jakamisen asemat -välilehteen Google Drive -tililläsi ja luo uusi kansio:

Kun olet luonut uuden jaetun kansion Google Drivessa, siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > Asiakirjat ja valitse uusi jaettu kansio käytettäväksi Smart Docs -ominaisuuden kanssa:

Jos vaihtoehtoa tarkastella tai luoda uutta jaettua kansiota ei näy GSuite-tililläsi, se saattaa johtua käytetystä versiosta.

Vaikka Google Suit Basic ei tue jaettuja kansioita, nämä versiot tekevät:

• Business Standard ja Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade ja Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Jos synkronoitu GSuite-tili ei tue jaettuja kansioita, vaihtoehto Pipedrivessa näkyy harmaana.

Mallien luominen ja jakaminen

Kun olet yhdistänyt tilisi, voit aloittaa asiakirjojen ja ehdotusten luomisen. Voit luoda asiakirjan suoraan, mutta suosittelemme ensin mallin luomista, jotta voit säästää aikaa tulevia asiakirjojasi varten. Voit hallita, mitkä Pipedrive-roolit saavat luoda tai lisätä uusia malleja käyttämällä Pipedriven lupaa "Lisää ja tuo Smart Docs -malleja". Lue lisää käyttöoikeuksista Pipedrivessä tästä artikkelista.

Voit luoda mallin alusta alkaen menemällä kohtaan Asiakirjat > Mallit-välilehti diilin tai yhteyshenkilön yksityiskohtaisessa näkymässä ja klikkaamalla "Asiakirja", "Taulukko" tai "Esitys". Voit myös tuoda mallin palveluntarjoajaltasi, jos sinulla on jo tallennettu malli.

Mallisi muokkaaminen

Kun olet mallieditorissa, voit päivittää mallin nimen ja kategorian ja lisätä mitä tahansa Pipedrive-diilin, yhteyshenkilön, tuotteen, projektin tai ajankohtaista kenttää täyttämään mallisi sisällön.

Lisätäksesi Pipedrive-kenttiä malliisi, kopioi ja liitä kenttä mallieditorisi oikeasta reunasta mallin runkoon. Kenttä näkyy hakasulkeissa "[ ]" ja korvataan automaattisesti kentän tiedoilla, kun mallia käytetään asiakirjassa.

Kun olet valmis muokkaamaan malliasi, klikkaa "Sulje" tallentaaksesi mallisi tai "Käytä asiakirjan luomiseen" käyttääksesi mallia välittömästi asiakirjan luomiseen.

Lisätietoja kentistä ja malleista Smart Docsissa tästä artikkelista.

Miten voin jakaa malleja tiimini kanssa?

Voit käyttää edistyneitä mallien jakamistoimintoja jaettaksesi mallin automaattisesti muiden Pipedrive-käyttäjien kanssa. Jakamiseen avaa mallisi muokkaukseen ja klikkaa Käyttöoikeudet-välilehteä. Voit antaa käyttäjille kaksi erilaista oikeustasoa:

1. Voi käyttää tätä mallia – Mahdollisuus tarkastella mallia ja käyttää sitä uusien asiakirjojen luomiseen, ei voi muokata tai poistaa alkuperäistä mallia.
2. Voi muokata tätä mallia – Mahdollisuus tarkastella, käyttää, muokata ja poistaa alkuperäinen malli.

Kun malli on jaettu toisen käyttäjän kanssa, se näkyy malligallerian Jaettu minulle-osiossa.

Asiakirjan luominen

Jos haluat luoda asiakirjan, napsauta Asiakirjat-välilehteä diilin tai yhteyshenkilön tarkastelunäkymässä. Näet vaihtoehdon luoda asiakirjan aikaisemmin luodusta mallista tai tehdä se tyhjästä tyhjän asiakirjan, taulukon tai esityksen avulla.

Voit myös tuoda valmiiksi luotuja asiakirjoja laitteestasi tai yhdistetystä Google Drive-, Microsoft OneDrive- tai SharePoint-tilistä. Paikallisesti tallennettuja asiakirjoja voidaan myös ladata PDF-muodossa laitteeltasi.

Luodaksesi asiakirjan olemassa olevasta mallista, napsauta "Mallista" ja valitse haluamasi malli. Asiakirjan muokkaustyökalu tulee näkyviin, ja kaikki mallikentät täytetään vastaavilla tiedoilla.

Voit mukauttaa nimen ja kategorian sekä säätää sisältöä mieltymystesi mukaan. Asiakirja tallentuu automaattisesti työskentelyn edetessä.

Luodaksesi asiakirjan diili-kohtaisilla paikallisilla muuttujilla, sinun on luotava se diilin tiedot -näkymästä. Luodaksesi asiakirjan henkilö-kohtaisilla muuttujilla, sinun on luotava se diilin tai henkilön tarkastelunäkymästä.

Katseleminen ja dokumentin jakaminen

Google Drive – Jos napsautat dokumentin muokkausnäkymän oikeassa alakulmassa olevaa ”Jaa”-painiketta, voit jakaa dokumentin, ladata sen PDF-muodossa tai poistaa dokumentin.

• Pyydä allekirjoitukset – Pyydä allekirjoituksia dokumenttien vastaanottajilta.
• Jaa linkkinä – Luo linkki dokumentin vain-luku PDF-versioon, joka avautuu selainikkunassa kun vastaanottaja avaa sen.
• Lataa PDF – Tallenna dokumenttisi paikallisesti niin voit liittää sen sähköpostiin tai lähettää suoraan asiakkaillesi.

OneDrive ja SharePoint – Jakaa dokumenttisi, sinun täytyy sulkea dokumentin muokkausnäkymä ja napsauttaa dokumenttia, joka on luotu Yksityiskohta-sivulla, "...” (lisää) -painiketta.

Kun jaat dokumenttiasi linkkinä, sinulla on mahdollisuus seurata näyttökertoja ja asettaa sähköposti-ilmoitukset, kun joku avaa dokumentin.

Jos otat käyttöön Seuraa näyttökertoja -vaihtoehdon, voit saada sähköposti-ilmoituksen, kun dokumenttisi avataan ensimmäistä kertaa, joka kerta tai ei koskaan.

Kun linkki on luotu, näet sen tallennettuna versiona alkuperäisen dokumentin alle näyttökertojen ja luomisajan kanssa, etkä enää pysty päivittämään tuota versiota.

Jos luot toisen version dokumentista, suosittelemme poistamaan linkin ensimmäisestä versiosta, jotta ei ole kahta aktiivista versiota. Tehdäksesi näin, napsauta ensimmäisen version “...”-kuvaketta ja napsauta Jaa linkkinä > Ota linkki käyttöön saadaksesi linkin pois päältä.

Allekirjoituksen lisääminen asiakirjaan

Smart Docs sisältää myös e-allekirjoitukset -toiminnon, joten voit pyytää asiakirjojen allekirjoituksia asiakkailtasi ilman ylimääräisiä työkaluja.

Luo tai lataa asiakirja Smart Docs -ominaisuuden avulla sopimuksen tai yhteyden sivulta ja löydä vaihtoehto pyydä allekirjoituksia. Lue, miten pyytää allekirjoituksia asiakirjoillesi tästä artikkelista.