Tietokanta

Smart Docs -toiminnon avulla voit säästää aikaa neuvotteluprosessissa luomalla ehdotuksen tai tarjouksen suoraan kaupan tai kontaktitietojenäkymästä. Asiakirja täyttyy automaattisesti asiaankuuluvilla kaupalla, kontaktilla, projektilla tai tuotteella Pipedrive-tililtäsi.

Voit jakaa asiakirjan käyttämällä seurattavaa linkkiä ja saada ilmoituksia, kun potentiaaliset asiakkaat ovat vuorovaikutuksessa asiakirjojesi kanssa.

Yhdistäminen tallennuspalveluntarjoajaasi

Yhdistääksesi Smart Docs -sovellukseen siirry kaupan tai kontaktin tietosivulle, napsauta “Dokumentit” välilehteä ja valitse “Yhdistä pilvitallennus”. Voit yhdistää käyttämällä kolmea tarjoajaa – Google Drive, Microsoft OneDrive tai SharePoint.

Sinut ohjataan prosessin läpi myöntämään lupa Pipedrivelle päästä tilillesi. Kun olet yhdistänyt, voit ladata olemassa olevia asiakirjoja tai mallipohjia, jotka on tallennettu kauppoihisi, ja ne tallennetaan myös automaattisesti ajureihisi.

Kun yhdistät tilisi, näet vaihtoehdon yhdistää joko henkilökohtainen tai jaettu asema tallennuspaikaksi.

Voit myös lisätä ja irrottaa tilisi siirtymällä kohtaan Työkalut ja sovellukset > Dokumentit ja napsauttamalla “+ Lisää uusi tili” tai “Katkaise yhteys.” Voit oppia lisää siitä, miten tiedostoja tallennetaan tästä artikkelista.

Voit myös määrittää oletusarvoisen jaetun aseman tilillesi.

Yhteisen tallennustilan kansion luominen

Kun yhdistät tallennuspalveluntarjoajasi Smart Docs -toimintoon, huomaat avattavan valikon, josta voit valita henkilön tallennustilan. Kun yhdistät Smart Docs -toiminnon, sinulle annetaan automaattisesti mukautettu yhteinen tallennustilan kansio. Voit kuitenkin myös luoda oman.

Navigoi vain Yhteiset tallennustilat -välilehteen Google Drive -tililläsi ja luo uusi kansio:

Kun olet luonut uuden yhteisen kansion Google Drivessa, siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > Asiakirjat ja valitse uusi yhteinen kansio käytettäväksi Smart Docsin kanssa:

Jos vaihtoehto nähdä tai luoda uusi yhteinen kansio ei näy Google Workspace -tilissäsi, se voi johtua käytettävästä versioista. Yhteisten kansioiden käyttöön tarvitset suunnitelman, joka on korkeampi kuin Business Starter.

Jos synkronoitu Google Workspace -tili ei tue yhteisiä kansioita, vaihtoehto Pipedrivessa näkyy harmaana.

Mallien luominen ja jakaminen

Kun olet yhdistänyt tilisi, voit alkaa luoda asiakirjoja ja ehdotuksia. Vaikka voit luoda asiakirjan suoraan, suosittelemme, että luot ensin mallin säästääksesi aikaa tulevissa asiakirjoissa.

Luo valmis malli tyhjältä pohjalta siirtymällä Asiakirjat > Mallit välilehdelle diilin tai kontaktin yksityiskohtaisessa näkymässä ja napsauta ”Asiakirjaa”, ”Taulukkoa” tai “Esitystä.” Voit myös tuoda mallin palveluntarjoajaltasi, jos sinulla on jo tallennettu malli.

Mallisi muokkaaminen

Kun olet mallieditorissa, voit päivittää mallin nimen ja luokan sekä lisätä mihin tahansa Pipedrive-diiliin, kontaktiin, tuotteeseen, projektiin tai ajankohtaisiin kenttiin täyttääksesi mallisi sisällön.

Lisätäksesi Pipedrive-kenttiä malliin, kopioi ja liitä kenttä mallieditorisi oikealta puolelta mallin runkoon. Kenttä näkyy hakasuluissa “[ ]” ja se korvataan automaattisesti kenttädatalla, kun mallia käytetään asiakirjassa.

Kun olet valmis muokkaamaan malliasi, napsauta “Sulje“ tallentaaksesi mallisi tai “Käytä asiakirjan luomiseen” ottaaksesi mallin käyttöön heti asiakirjan luomiseksi.

Lue lisää kentistä ja malleista Smart Docsissa tästä artikkelista.

Kuinka voin jakaa malleja tiimini kanssa?

Voit käyttää edistyksellistä mallien jakamista jakamaan mallin automaattisesti muille käyttäjille Pipedrivessa. Jotta voit jakaa mallin, avaa malli muokattavaksi ja napsauta “Oikeudet” välilehteä. Voit antaa käyttäjille kahta erilaista oikeustasoa:

• Voi käyttää tätä mallia – Näe malli ja käytä sitä uusien asiakirjojen luomiseen, ei voi muokata tai poistaa alkuperäistä mallia.
• Voi muokata tätä mallia – Näe, käytä, muokkaa ja poista alkuperäinen malli.

Kun malli on jaettu toisen käyttäjän kanssa, se näkyy Jaettu kanssani -osiossa malligalleriassa.

Asiakirjan luominen

Luodaksesi asiakirjan, napsauta Asiakirjat-välilehteä kaupan tai kontaktin tietonäkymässä. Näet vaihtoehdon luoda asiakirja aiemmin luodusta mallista tai luoda yksi tyhjällä asiakirjalla, taulukolla tai esityksellä.

Voit myös tuoda ennakkoluotuja asiakirjoja laitteeltasi tai liitetyltä Google Driveltä, Microsoft OneDriveltä tai SharePoint-tililtä. Paikallisesti tallennetut asiakirjat voidaan myös ladata PDF-muodossa laitteeltasi.

Luodaksesi asiakirjan olemassa olevasta mallista, napsauta “Mallista” ja valitse malli, jota haluat käyttää. Asiakirjaeditori avautuu, ja kaikki mallin kentät täytetään vastaavilla tiedoilla.

Voit mukauttaa nimen ja kategorian sekä säätää sisältöä mieltymystesi mukaan. Asiakirja tallennetaan automaattisesti työskennellessäsi.

Luodaksesi asiakirjan, jossa on kauppa-spesifisiä paikkamerkkejä, sinun täytyy luoda se kaupan tietojen näkymästä. Luodaksesi asiakirjan, jossa on henkilö-spesifisiä paikkamerkkejä, sinun täytyy luoda se kaupan tai henkilön tietojen näkymästä.

Dokumenttisi katsominen ja jakaminen

Google Drive – Jos napsautat " Jaa " -painiketta asiakirjan muokkausohjelman oikeassa alakulmassa, voit jakaa asiakirjan, ladata sen PDF-muodossa tai poistaa asiakirjan.

• Jaa linkkinä – Luo linkki tämän asiakirjan vain luku - PDF-muunnokseen, joka avautuu selainikkunassa, kun vastaanottaja avaa sen.
• Pyydä allekirjoituksia – Pyydä allekirjoituksia asiakirjan vastaanottajilta.
• Lataa PDF – Tallenna asiakirjasi paikallisesti, jotta voit liittää sen sähköpostiin tai lähettää sen suoraan asiakkaille.

OneDrive ja SharePoint – Jakaaaksesi asiakirjasi, sinun on ensin suljettava asiakirjan muokkausohjelma ja napsautettava “...” -painiketta asiakirjassa, joka on luotu tietosivulla.

Kun jaat asiakirjasi linkin kautta, sinulla on mahdollisuus seurata katselukertoja ja asettaa sähköposti-ilmoituksia, kun joku avaa asiakirjan.

Jos otat käyttöön seuraa katselukertoja -vaihtoehdon, voit saada sähköposti-ilmoituksen, kun asiakirjaasi avataan ensimmäistä kertaa, aina tai koskaan.

Kun linkki on luotu, näet sen tallennettuna vain versiona alkuperäisen asiakirjan alla, jossa on katselukertojen määrä ja luontiaika, etkä voi enää päivittää kyseistä versiota.

Luodaksesi toisen version asiakirjasta napsauta alkuperäistä asiakirjaa, tee tarvittavat päivitykset ja luo uusi linkki. Kun linkki on luotu, näet sen Versiona 2 asiakirjasi alla:

Jos luot toisen version asiakirjasta, suosittelemme poistamaan ensimmäisen version linkin käytöstä, jotta kahta aktiivista versiota ei olisi. Tehdäksesi näin napsauta ensimmäisen version “...“ ja napsauta Jaa linkkinä > Ota linkki pois käytöstä linkin poistamiseksi käytöstä.

Allekirjoituksen lisääminen asiakirjaasi

Smart Docs sisältää myös eAllekirjoitukset -toiminnallisuuden, joten voit pyytää asiakirjojen allekirjoituksia asiakkailtasi ilman ylimääräisiä työkaluja.

Luo tai lataa asiakirja Smart Docs -ominaisuudella diili- tai yhteystietosivulta ja löydä vaihtoehto pyytää allekirjoituksia. Opi pyytämään allekirjoituksia asiakirjoillesi tästä artikkelista.