Znalostní báze

S funkcí Smart Docs můžete ušetřit čas v procesu vyjednávání vytvořením návrhu nebo cenové nabídky přímo z otevření obchodu nebo detailu kontaktu. Dokument bude automaticky vyplněn relevantními údaji z obchodu, kontaktu, projektu nebo produktu z vašeho účtu Pipedrive.

Dokument můžete poté sdílet pomocí sledovatelného odkazu a dostávat oznámení, když se potenciální zákazníci zapojí do vašich dokumentů.

Spojení s poskytovatelem úložiště

Chcete-li připojit Smart Docs, přejděte na stránku s podrobnostmi o nabídce nebo kontaktu, klikněte na záložku „Dokumenty“ a vyberte „Připojit úložiště v cloudu“. Můžete se připojit pomocí tří poskytovatelů – Google Drive, Microsoft OneDrive nebo SharePoint.

Projdete procesem, abyste poskytli povolení Pipedrive k přístupu k vašemu účtu. Jakmile se připojíte, můžete nahrát stávající dokumenty nebo šablony uložené ve vašich nabídkách a tyto budou také automaticky uloženy do vašeho úložiště.

Jakmile připojíte svůj účet, uvidíte možnost připojit buď osobní, nebo sdílené úložiště jako místo pro ukládání.

Můžete také přidat a odpojit svůj účet přechodem na Nástroje a aplikace > Dokumenty a kliknutím na „+ Přidat nový účet“ nebo „Odpojit.“ Můžete se dozvědět více o tom, jak jsou soubory ukládány v třetím článku.

Můžete také nastavit výchozí sdílené úložiště pro svůj účet.

Vytvoření složky na sdíleném disku

Když připojíte svého poskytovatele úložiště k funkci Smart Docs, všimnete si rozbalovacího menu, ve kterém lze vybrat disky osoby. Když připojíte funkci Smart Docs, automaticky vám bude přiřazena vlastní složka na sdíleném disku. Můžete si však také vytvořit svou vlastní.

Jednoduše přejděte na záložku Sdílené disky ve svém účtu Google Drive a vytvořte novou složku:

Jakmile vytvoříte novou sdílenou složku v Google Drive, přejděte na Nástroje a aplikace > Dokumenty a vyberte novou sdílenou složku pro použití s vašimi Smart Docs:

Pokud se možnost zobrazit nebo vytvořit novou sdílenou složku neobjeví ve vašem účtu Google Workspace, může to být způsobeno konkrétní edicí, kterou používáte. Pro použití sdílených složek byste měli mít plán nad úroveň Business Starter.

Pokud synchronizovaný účet Google Workspace nepodporuje sdílené složky, bude možnost v Pipedrive zobrazená šedě.

Vytváření a sdílení šablon

Jakmile připojíte svůj účet, můžete začít vytvářet dokumenty a návrhy. I když můžete dokument vytvořit přímo, doporučujeme nejprve vytvořit šablonu, abyste ušetřili čas na budoucí dokumenty.

Chcete-li vytvořit šablonu od nuly, přejděte na kartu Dokumenty > Šablony v detailním zobrazení obchodu nebo kontaktu a klikněte na ”Dokument”, ”Tabulka” nebo “Prezentaci.” Také můžete importovat šablonu od svého poskytovatele, pokud již máte jednu uloženou.

Úprava vaší šablony

Když jste v editoru šablon, můžete aktualizovat název a kategorii šablony a přidat jakákoliv Pipedrive pole obchodu, kontaktu, produktu, projektu nebo časová pole, aby se doplnil obsah vaší šablony.

Chcete-li přidat Pipedrive pole do své šablony, zkopírujte a vložte pole z pravé strany editoru šablon do těla šablony. Pole se zobrazí v závorkách “[ ]” a bude automaticky nahrazeno daty pole, když se šablona použije pro dokument.

Jakmile dokončíte úpravy své šablony, klikněte na “Zavřít”, abyste uložili svou šablonu, nebo “Použít k vytvoření dokumentu”, aby se šablona okamžitě použila k vytvoření dokumentu.

Zjistěte více o polích a šablonách ve Smart Docs z tohoto článku.

Jak mohu sdílet šablony se svým týmem?

Můžete použít pokročilé sdílení šablon k automatickému sdílení šablony s ostatními uživateli v Pipedrive. Chcete-li sdílet šablonu, otevřete ji pro úpravy a klikněte na záložku “Oprávnění”. Existují dvě různé úrovně oprávnění, které můžete uživatelům udělit:

• Mohou používat tuto šablonu – Prohlížet šablonu a používat ji k vytváření nových dokumentů, nemohou upravovat ani mazat původní šablonu.
• Mohou upravovat tuto šablonu – Prohlížet, používat, upravovat a mazat původní šablonu.

Jakmile byla šablona sdílena s jiným uživatelem, zobrazí se v sekci Sdíleno se mnou v galerii šablon.

Vytvoření dokumentu

Chcete-li vytvořit dokument, klikněte na kartu Dokumenty v detailním zobrazení obchodu nebo kontaktní osoby. Uvidíte možnost vytvořit dokument z předem vytvořené šablony nebo vytvořit nový od začátku pomocí prázdného dokumentu, tabulky nebo prezentace.

Také můžete importovat předem vytvořené dokumenty ze svého zařízení nebo z připojeného účtu Google Drive, Microsoft OneDrive nebo SharePoint. Dokumenty uložené lokálně mohou být také nahrány jako PDF ze vašeho zařízení.

Chcete-li vytvořit dokument ze stávající šablony, klikněte na „Z šablony” a vyberte šablonu, kterou chcete použít. Editor dokumentů se otevře se všemi poli šablony vyplněnými odpovídajícími daty.

Můžete přizpůsobit název a kategorii a upravit obsah podle svých preferencí. Dokument se automaticky uloží při práci.

Aby bylo možné vytvořit dokument se specifickými zástupnými symboly pro obchod, musíte jej vytvořit z pohledu detailů obchodu. Pokud chcete vytvořit dokument se specifickými zástupnými symboly pro člověka, musíte jej vytvořit z detailního zobrazení obchodu nebo osoby.

Zobrazení a sdílení vašeho dokumentu

Google Drive – Pokud kliknete na tlačítko „Sdílet“ v pravém dolním rohu editoru dokumentu, můžete dokument sdílet, stáhnout dokument jako PDF nebo dokument smazat.

• Sdílet jako odkaz – Vygenerujte odkaz na verzi PDF dokumentu pouze pro čtení, která se zobrazí v okně prohlížeče, jakmile ji příjemce otevře.
• Žádat o podpisy – Požádejte o podpisy od příjemců dokumentů.
• Stáhnout PDF – Uložte svůj dokument lokálně, abyste ho mohli připojit k e-mailu nebo poslat přímo svým zákazníkům.

OneDrive a SharePoint – Chcete-li sdílet svůj dokument, musíte nejprve zavřít editor dokumentu a kliknout na tlačítko „...“ u dokumentu vytvořeného na detailní stránce.

Když sdílíte svůj dokument pomocí odkazu, budete mít možnost sledovat zhlédnutí a nastavit e-mailová upozornění, když někdo dokument otevře.

Pokud povolíte možnost sledovat zhlédnutí, můžete být upozorněni e-mailem, když bude váš dokument otevřen poprvé, pokaždé nebo nikdy.

Jakmile byl odkaz vygenerován, uvidíte ho uložený jako verzi pod původním dokumentem s počtem zhlédnutí a časem vytvoření a již nebudete moci tuto verzi aktualizovat.

Chcete-li vytvořit další verzi dokumentu, klikněte na původní dokument, proveďte potřebné aktualizace a vygenerujte nový odkaz. Jakmile je odkaz vygenerován, uvidíte ho jako verzi 2 pod svým dokumentem:

Pokud vytvoříte další verzi dokumentu, doporučujeme deaktivovat odkaz pro první verzi, aby nedocházelo k tomu, že budou dvě aktivní verze. Chcete-li tak učinit, klikněte na „...“ první verze a klikněte na Sdílet jako odkaz > Povolte odkaz, abyste odkaz deaktivovali.

Přidání podpisu k vašemu dokumentu

Smart Docs také obsahuje funkci eSignatures, takže můžete požadovat podpisy dokumentů od svých zákazníků bez potřeby jakýchkoli dalších nástrojů.

Vytvořte nebo nahrajte dokument pomocí funkce Smart Docs z stránky obchodu nebo kontaktu a najděte možnost požádat o podpisy. Naučte se, jak požádat o podpisy k vašim dokumentům v tématu.