Znalostní báze

Smart Docs vám pomůže vytvářet nabídky, cenové nabídky a smlouvy přímo ze svých obchodů a kontaktů. Vaše dokumenty se automaticky vyplní údaji z vašeho účtu Pipedrive, takže nemusíte ručně kopírovat a vkládat informace.

S Smart Docs můžete:

• Vytvářet dokumenty z šablon
• Automaticky vkládat data o obchodu, kontaktu, produktu a projektu
• Sdílet dokumenty pomocí sledovatelných odkazů
• Být upozorněn, když příjemci otevřou dokumenty
• Žádat o právně závazné ePodpisy

Připojování k poskytovateli cloudového úložiště

Před vytvářením dokumentů je potřeba se připojit k vašemu poskytovateli cloudového úložiště.

Smart Docs podporuje:

• Google Disk
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Připojení z obchodu nebo kontaktu

Otevřete obchod nebo kontaktní detail, klikněte na kartu „Dokumenty“, poté vyberte „Připojit cloudové úložiště“.

Budete požádáni, abyste aplikaci Pipedrive udělili přístup k vašemu úložišti.

Jakmile je připojeno:

• Můžete nahrávat stávající soubory
• Nové dokumenty se budou automaticky ukládat na váš vybraný disk

Po připojení si můžete vybrat osobní nebo sdílený disk jako umístění pro úložiště.

Připojení z nastavení

Svou připojení můžete také spravovat tak, že přejdete na Nástroje a aplikace > Dokumenty a kliknete na „+ Přidat nový účet“ pro připojení jiného poskytovatele nebo na „Odpojit“ pro odpojení přístupu.

Více informací o ukládání souborů se můžete dozvědět v tomto článku.

Pokud narazíte na problémy při připojování nebo opětovné autentizaci Google Drive:

• Přejděte na své oprávnění Google
• Odstraňte přístup aplikaci Pipedrive před dalším pokusem o připojení
• Pokud problémy přetrvávají, kontaktujte náš tým podpory pro asistenci

Také si můžete nastavit výchozí sdílený disk pro váš účet.

Použití sdílených disků na Google Drive

Když připojíte Google Drive, Smart Docs automaticky přiřadí výchozí složku sdíleného disku pro vaši společnost. Můžete také vybrat jinou nebo vytvořit novou.

Chcete-li vytvořit nový sdílený disk, otevřete si svůj účet Google Drive, přejděte na kartu Shared drives, poté klikněte na „+ New“.

Jakmile vytvoříte nový sdílený disk v Google Drive, přejděte na Nástroje a aplikace > Dokumenty a vyberte nový sdílený disk pro použití s vašimi Smart Docs.

Práce se šablonami

Šablony vám pomohou šetřit čas opětovným použitím stejné struktury v několika dokumentech.

Chcete-li vytvořit šablonu od začátku, otevřete obchod nebo detail kontaktu, poté klikněte na „Dokumenty“ a přejděte na kartu Šablony. Klikněte na „+ Vytvořit nový“ a vyberte Dokument, Tabulku nebo Prezentaci.

Můžete také importovat šablonu od svého poskytovatele, pokud již máte nějakou uloženou.

Úprava šablon a přidávání polí

V editoru šablon můžete:

• Aktualizovat název šablony
• Přiřadit kategorii
• Přidat jakékoli pole z Pipedrive (obchod, kontakt, produkt, projekt nebo na čas založené) a automaticky vyplnit obsah vaší šablony.

Pro vložení pole do šablony:

• Zkopírujte pole z panelu na pravé straně
• Vložte pole do těla šablony

Pole se zobrazí v hranatých závorkách jako: [Název obchodu (název obchodu)]

Když vytvoříte dokument z šablony, Smart Docs automaticky nahradí závorky skutečnými údaji.

Jakmile dokončíte úpravy šablony, klikněte na „Zavřít“ pro uložení nebo na „Použít k vytvoření dokumentu“ pro okamžité vytvoření dokumentu s vaší nově vytvořenou šablonou.

Zjistěte více o polích a šablonách ve Smart Docs v tomto článku.

Sdílení šablon s vaším týmem

Můžete využít pokročilé sdílení šablon a automaticky šablonu sdílet i s dalšími uživateli v Pipedrive. Chcete-li sdílet šablonu, otevřete ji k úpravám a klikněte na kartu „Oprávnění“. Existují dvě úrovně oprávnění:

• Může používat tuto šablonu – Uživatelé mohou prohlížet a používat šablonu k vytváření nových dokumentů, ale nemohou ji upravovat ani mazat.
• Může upravit tuto šablonu – Uživatelé mohou šablonu prohlížet, používat, upravovat a mazat.

Sdílené šablony se zobrazují v sekci Sdílené se mnou v galerii šablon.

Vytvoření dokumentu

Chcete-li vytvořit dokument:

• Otevřete detail zobrazení obchodu nebo kontaktu
• Klikněte na kartu Dokumenty
• Vyberte jednu z následujících možností:
  • Vytvořit ze šablony
  • Vytvořit prázdný dokument, tabulku nebo prezentaci
  • Nahrát soubor z vašeho zařízení nebo z cloudového úložiště

Můžete nahrávat soubory z:

• Vaše zařízení

• Google Disk

• OneDrive

• SharePoint

Ze šablony

Chcete-li vytvořit dokument z existující šablony, klikněte na „Ze šablony“ a vyberte požadovanou šablonu.

Objeví se editor dokumentu, se všemi poli automaticky vyplněnými.

Zde můžete:

• Přejmenovat dokument
• Změnit jeho kategorii
• Upravit obsah podle svých představ

Změny se ukládají automaticky, když pracujete na dokumentu.

Jak funguje vyplňování polí

Pokud chcete, aby byly data specifická pro obchod automaticky vyplněna, vytvořte dokument z detailního zobrazení obchodu.

Pokud chcete, aby byly pole specifická pro osobu automaticky vyplněna, vytvořte dokument z detailního zobrazení obchodu nebo kontaktu.

Zobrazení a sdílení dokumentu

Google Disk

Pokud kliknete na tlačítko „Sdílet“ v editoru dokumentů, můžete jej sdílet, požádat o podpisy nebo stáhnout jako PDF.

• Sdílet jako odkaz – Generujte odkaz na verzi dokumentu ve formátu PDF pouze pro čtení.
• Požádat o podpisy – Požádejte příjemce dokumentů o e-podpisy.
• Stáhnout PDF – Uložit váš dokument lokálně.

OneDrive a SharePoint

Chcete-li sdílet svůj dokument, nejprve musíte zavřít editor dokumentů a kliknout na tlačítko “...” na dokumentu vytvořeném na detailní stránce.

Odtud můžete vytvořit sdílený odkaz.

Sledování zobrazení dokumentu

Při vygenerování odkazu můžete povolit sledování zobrazení a zvolit si, zda chcete dostávat e-mailová upozornění, až jej někdo otevře.

Můžete dostávat e-mailová upozornění:

• Když je dokument otevřen poprvé
• Pokaždé, když je otevřen
• Nikdy

Porozumění verzím dokumentů

Pokaždé, když vygenerujete sdílený odkaz, Smart Docs vytvoří novou verzi původního dokumentu, včetně počtu zobrazení a času vytvoření.

Jakmile je verze sdílena:

• Tato verze se stává pouze pro čtení

• Dále ji nemůžete upravovat

Pro aktualizaci dokumentu klikněte na původní dokument, proveďte potřebné aktualizace a vygenerujte nový odkaz.

Jakmile je nový odkaz vygenerován, uvidíte jej jako Verzi 2, Verzi 3 a tak dále, pod původním dokumentem:

Pokud vytvoříte více verzí dokumentu, doporučujeme deaktivovat starší odkazy, abyste předešli zmatkům.

Pro deaktivaci odkazu:

• Klikněte na “...” vedle starší verze
• Klikněte na „Sdílet jako odkaz“
• Vypněte přepínač „Povolit odkaz“

Požadování ePodpisů

S Smart Docs můžete požadovat právně závazné ePodpisy přímo z vašeho dokumentu.

Chcete-li požádat o podpis:

• Otevřete detail obchodu nebo kontaktu

• Vytvořte, otevřete nebo nahrajte dokument pomocí funkce Smart Docs

• Najděte možnost požádat o podpisy

• Přidejte příjemce a odešlete.

Zjistěte, jak žádat o podpisy k vašim dokumentům v tomto článku.