Znalostní báze

S funkcí Smart Docs můžete ušetřit čas v procesu vyjednávání tím, že vytvoříte návrh nebo cenovou nabídku přímo z detailu obchodu nebo kontaktu. Dokument bude automaticky vyplněn relevantními informacemi o obchodu, kontaktu, projektu nebo produktu z vašeho účtu Pipedrive.

Poté můžete sdílet dokument pomocí sledovatelného odkazu a dostávat oznámení, když se vaši potenciální klienti zapojí do vašich dokumentů.

Připojení k poskytovateli úložného prostoru

Chcete-li se připojit k Smart Docs, přejděte na stránku transakce nebo detaily kontaktu, klikněte na záložku Dokumenty a vyberte Připojit cloudové úložiště. Můžete se připojit pomocí tří poskytovatelů - Google Driveu, Microsoft OneDrive nebo SharePointu.

Budete vedeni postupem k udělení povolení pro přístup aplikace Pipedrive ke svému účtu. Jakmile se připojíte, můžete nahrávat stávající dokumenty nebo šablony uložené ve vašich transakcích a budou automaticky uloženy na váš disk.

Po připojení účtu uvidíte možnost připojit jako úložné místo osobní nebo sdílený disk.

Účet můžete také přidat nebo odpojit kliknutím na Nástroje a aplikace > Dokumenty a poté na "+ Přidat nový účet" nebo "Odpojit". Další informace o uložení souborů naleznete v tomto článku.

Můžete také nastavit výchozí sdílený disk pro váš účet.

Vytváření sdílené složky

Když připojíte své úložiště k funkci Smart Docs, uvidíte rozbalovací seznam, ve kterém můžete vybrat složku osoby. Při připojení funkce Smart Docs vám bude automaticky přidělena vlastní sdílená složka, ale můžete si ji také vytvořit sami.

Přejděte na kartu Sdílené disky ve svém účtu Google Drive a vytvořte novou složku:

Jakmile jste vytvořili novou sdílenou složku ve službě Google Drive, přejděte na Nástroje a aplikace > Dokumenty a vyberte novou sdílenou složku pro použití se svými Smart Docs:

Pokud se vám v účtu GSuite nezobrazuje možnost zobrazit nebo vytvořit novou sdílenou složku, může to být způsobeno používanou edicí.

Zatímco Google Suit Basic nepodporuje sdílené složky, tyto edice ano:

• Business Standard a Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Pokud účet GSuite synchronizovaný ve vašem Pipedrive nepodporuje sdílené složky, bude možnost zobrazena neaktivní.

Vytváření a sdílení šablon

Jakmile jste připojili svůj účet, můžete začít vytvářet dokumenty a návrhy. Dokument můžete vytvořit přímo, ale doporučujeme nejprve vytvořit šablonu, abyste ušetřili čas pro vaše budoucí dokumenty. Můžete kontrolovat, které role v Pipedrive mají povolení vytvářet nebo přidávat nové šablony pomocí oprávnění Pipedrive "Přidávat a importovat šablony Smart Docs". Přečtěte si více o sadách oprávnění v Pipedrive v tomto článku.

Chcete-li vytvořit šablonu od nuly, přejděte na Dokumenty > záložku Šablony v detailním zobrazení obchodu nebo kontaktu a klikněte na "Dokument", "Tabulka" nebo "Prezentace". Můžete také importovat šablonu od svého poskytovatele, pokud již máte nějakou uloženou.

Úprava vaší šablony

Když jste v editoru šablon, můžete aktualizovat název šablony a kategorii a přidat jakákoli pole obchodů, kontaktů, produktů, projektů nebo časově závislých polí Pipedrive pro vyplnění obsahu vaší šablony.

Chcete-li přidat pole Pipedrive do šablony, zkopírujte a vložte pole z pravé strany editoru šablon do těla šablony. Pole se zobrazí v hranatých závorkách "[ ]" a při použití šablony pro dokument se automaticky nahradí daty z pole.

Jakmile jste dokončili úpravy šablony, klikněte na "Uložit šablonu" nebo "Použít pro vytvoření dokumentu" pro okamžité použití šablony k vytvoření dokumentu.

Dozvědět se více o polích a šablonách v Smart Docs můžete z tohoto článku.

Jak mohu sdílet šablony s mým týmem?

Můžete použít pokročilé sdílení šablon, aby byla šablona automaticky sdílena s dalšími uživateli v Pipedrive. Chcete-li šablonu sdílet, otevřete ji pro úpravu a klikněte na záložku Oprávnění. Existují dva různé stupně oprávnění, které můžete uživatelům udělit:

1. Může používat tuto šablonu – Zobrazit šablonu a použít ji pro vytvoření nových dokumentů, nemůže upravovat ani mazat původní šablonu.
2. Může upravovat tuto šablonu – Zobrazit, používat, upravovat a mazat původní šablonu.

Jakmile je šablona sdílena s dalším uživatelem, zobrazí se v sekci Sdíleno se mnou v galerii šablon.

Vytváření dokumentu

K vytvoření dokumentu klikněte na kartě Dokumenty v přehledu obchodu nebo kontaktu. Uvidíte možnost vytvořit dokument z již vytvořené šablony nebo vytvořit nový pomocí prázdného dokumentu, tabulky nebo prezentace.

Můžete také importovat předem vytvořené dokumenty z vašeho zařízení nebo připojeného úložiště Google Drive, Microsoft OneDrive nebo SharePoint. Lokálně uložené dokumenty mohou být také nahrány jako PDF z vašeho zařízení.

K vytvoření dokumentu z již existující šablony klikněte na „Ze šablony“ a zvolte šablonu, kterou chcete použít. Zobrazí se editor dokumentů se všemi vyplněnými poli odpovídajícími daty.

Můžete upravit název a kategorii a přizpůsobit obsah podle svých preferencí. Dokument se automaticky uloží při práci.

Pro vytvoření dokumentu s místy pro konkrétní obchod musíte jej vytvořit z přehledu detailů obchodu. Pro vytvoření dokumentu s místy pro konkrétní osobu musíte jej vytvořit z přehledu detailů obchodu nebo osoby.

Prohlížení a sdílení vašeho dokumentu

Google Drive – Pokud kliknete na tlačítko „Sdílet“ v pravém dolním rohu editoru dokumentů, můžete dokument sdílet, stáhnout dokument jako PDF nebo dokument smazat.

• Žádost o podpisy – Žádejte o podpisy od příjemců dokumentů.
• Sdílet jako odkaz – Vygenerujte odkaz na pouze ke čtení verzi tohoto dokumentu, který se zobrazí v prohlížečovém okně, jakmile ho příjemce otevře.
• Stáhnout PDF – Uložte si dokument do počítače, abyste jej mohli připojit k e-mailu nebo poslat přímo zákazníkům.

OneDrive a SharePoint – Abyste mohli sdílet svůj dokument, nejprve musíte zavřít editor dokumentů a kliknout na „...“ (další) tlačítko na stránce Detail dokumentu.

Když sdílíte svůj dokument pomocí odkazu, budete mít možnost sledovat zobrazení a nastavit oznámení e-mailem, když někdo dokument otevře.

Pokud povolíte možnost Sledovat zobrazení, budete dostávat e-mailové oznámení, když se váš dokument poprvé otevře, pokaždé, nebo nikdy.

Jakmile je vygenerován odkaz, uvidíte ho jako verzi původního dokumentu se zobrazeným počtem zobrazení a časem vytvoření, a již nebudete moci tuto verzi aktualizovat.

Chcete-li vytvořit další verzi dokumentu, klikněte na původní dokument, proveďte potřebné úpravy a vygenerujte nový odkaz. Jakmile je odkaz vygenerován, uvidíte ho jako Verzi 2 pod vaším dokumentem:

Pokud vytvoříte další verzi dokumentu, doporučujeme zakázat odkaz na první verzi, abyste neměli dvě aktivní verze. Pro tento účel klikněte na „...“ u první verze a klikněte na Sdílet jako odkaz > Zakázat odkaz .

Přidání podpisu do vašeho dokumentu

Smart Docs také obsahuje funkci eSignatures, takže můžete požádat o podpis na dokumenty od svých zákazníků bez potřeby dalších nástrojů.

Vytvořte nebo nahrajte dokument pomocí funkce Smart Docs na stránce dealu nebo kontaktu a najděte možnost Požádat o podpisy. Naučte se, jak požádat o podpisy pro své dokumenty v tomto článku.