База знаний

С помощью функции Smart Docs вы можете сэкономить время в процессе ведения переговоров, создав предложение или коммерческое предложение непосредственно из просмотра сделки или контактной информации. Документ будет автоматически заполнен соответствующими деталями сделки, контакта, проекта или продукта из вашей учетной записи Pipedrive.

Затем вы можете поделиться документом, используя отслеживаемую ссылку, и получать уведомления о взаимодействии заказчиков с вашими документами.

Подключение к вашему облачному хранилищу

Чтобы подключить Smart Docs, перейдите на страницу сделки или контакта, щелкните вкладку Документы и выберите Подключить облачное хранилище. Вы можете подключиться, используя три провайдера – Google Drive, Microsoft OneDrive или SharePoint.

Вас направят через процесс предоставления разрешения на доступ к вашей учетной записи в Pipedrive. После подключения, вы сможете загружать существующие документы или шаблоны, сохраненные ваших сделках, и они также будут автоматически сохранены на вашем диске.

После подключения вашей учетной записи, вы увидите опцию подключения личного или общего диска в качестве места хранения.

Вы также можете добавить или отключить свою учетную запись, перейдя к Инструменты и приложения > Документы и нажав “+ Добавить новую учетную запись” или “Отключить.” Вы можете узнать больше о том, как файлы хранятся в этой статье.

Вы также можете настроить общий диск по умолчанию для вашей учетной записи.

Создание общей папки для диска

Когда вы подключаете свой поставщик хранилища к функции Smart Docs, вы заметите выпадающее меню, где можно выбрать диск человека. При подключении функции Smart Docs вам автоматически назначается специальная общая папка для диска. Однако вы также можете создать свою.

Просто перейдите на вкладку Общие диски в своей учетной записи Google Drive и создайте новую папку:

Когда вы создадите новую общую папку на Google Drive, перейдите к Инструментам и приложениям > Документам и выберите новую общую папку для использования с вашими Smart Docs:

Если в вашем аккаунте GSuite не появляется опция просмотра или создания новой общей папки, это может быть связано с используемой редакцией.

Хотя Google Suite Basic не поддерживает общие папки, эти редакции делают это:

• Бизнес Стандарт и Плюс

• Предприятие

• Образовательные основы

• Стандарт

• Обучение и обновление и плюс

• Некоммерческие организации

• Бизнес G Suite

• Основные компоненты

Если синхронизированный аккаунт GSuite не поддерживает общие папки, опция в Pipedrive будет недоступна.

Создание и обмен шаблонами

После того как вы свяжете свой аккаунт, вы сможете начать создание документов и предложений. Вы можете создать документ напрямую, но мы рекомендуем сначала создать шаблон, чтобы сэкономить время на будущие документы. Вы можете контролировать, каким ролям Pipedrive разрешено создавать или добавлять новые шаблоны, используя разрешение Pipedrive "Добавлять и импортировать шаблоны Smart Docs". Подробнее о наборах разрешений в Pipedrive читайте в этой статье.

Чтобы создать шаблон с нуля, перейдите на вкладку Документы > Шаблоны в подробном виде сделки или контакта и нажмите "Документ", "Электронная таблица" или "Презентация". Вы также можете импортировать шаблон от вашего провайдера, если у вас уже есть сохраненный шаблон.

Редактирование вашего шаблона

В редакторе шаблонов вы можете обновить имя и категорию шаблона и добавить любые сделки, контакты, продукты, проекты Pipedrive или поля на основе времени для заполнения контента вашего шаблона.

Чтобы добавить поля Pipedrive в ваш шаблон, скопируйте и вставьте поле с правой стороны вашего редактора шаблонов в тело шаблона. Поле будет отображаться в скобках "[ ]" и автоматически заменится данными поля при использовании шаблона для документа.

После того как вы закончите редактирование шаблона, нажмите "Закрыть", чтобы сохранить шаблон, или "Использовать для создания документа", чтобы сразу использовать шаблон для создания документа.

Узнайте больше о полях и шаблонах в Smart Docs из этой статьи.

Как я могу поделиться шаблонами с моей командой?

Вы можете использовать расширенное обмен шаблонами, чтобы автоматически поделиться шаблоном с другими пользователями Pipedrive. Чтобы поделиться шаблоном, откройте его для редактирования и нажмите на вкладку Разрешения. Существуют два разных уровня разрешений, которые вы можете предоставить пользователям:

1. Может использовать этот шаблон – Просмотр шаблона и использование его для создания новых документов, невозможно редактировать или удалить оригинальный шаблон.
2. Может редактировать этот шаблон – Просмотр, использование, редактирование и удаление оригинального шаблона.

После того как шаблон был поделен с другим пользователем, он появится в разделе Поделиться со мной галереи шаблонов.

Создание документа

Чтобы создать документ, нажмите на вкладку Документы в виде деталей сделки или контакта. Вы увидите опцию создания документа из предварительно созданного шаблона или создания нового с пустым документом, таблицей или презентацией.

Вы также можете импортировать предварительно созданные документы с вашего устройства или подключенного аккаунта Google Drive, Microsoft OneDrive или SharePoint. Документы, сохраненные локально, также могут быть загружены в формате PDF с вашего устройства.

Чтобы создать документ из существующего шаблона, нажмите “Из шаблона” и выберите шаблон, который хотите использовать. Редактор документов появится с заполненными всеми полями шаблона соответствующими данными.

Вы можете настроить название и категорию и отредактировать содержимое по своему усмотрению. Документ будет автоматически сохранен по мере работы.

Для создания документа с сделкой-специфическими заполнителями, вы должны создать его в виде деталей сделки. Для создания документа с персоной-специфическими заполнителями, вы должны создать его в виде деталей сделки или персоны.

Просмотр и обмен вашим документом

Google Диск – Если вы нажмете кнопку «Поделиться» в правом нижнем углу окна редактора документов, вы сможете поделиться документом, загрузить документ в формате PDF или удалить его.

• Запросить подписи – Запросите подписи у получателей документов.
• Поделиться ссылкой – Сгенерируйте ссылку на версию документа в формате PDF только для чтения, которая будет отображаться в окне браузера при открытии получателем.
• Скачать PDF – Сохраните свой документ локально, чтобы прикрепить его к электронной почте или отправить его напрямую своим клиентам.

OneDrive и SharePoint – Чтобы поделиться документом, вам сначала нужно закрыть редактор документов, а затем нажать кнопку «...» (еще) на документе, созданном на странице Детали.

Когда вы поделитесь своим документом ссылкой, у вас будет возможность отслеживать просмотры и настроить уведомления по электронной почте о том, когда кто-то открывает документ.

Если включить опцию Отследить просмотры, вы будете получать уведомление по электронной почте, когда ваш документ будет открыт в первый раз, каждый раз или никогда.

Как только ссылка сгенерирована, вы увидите ее сохраненной как версию исходного документа с числом просмотров и временем создания, и вы больше не сможете обновить эту версию.

Чтобы создать другую версию документа, нажмите на исходный документ, внесите необходимые обновления и сгенерируйте новую ссылку. Как только ссылка сгенерирована, вы увидите ее как Версию 2 под своим документом:

Если вы создаете другую версию документа, рекомендуем отключить ссылку для первой версии, чтобы не было двух активных версий. Для этого нажмите на «...» первой версии и выберите Поделиться ссылкой > Включить ссылку для отключения ссылки.

Добавление подписи к вашему документу

Smart Docs также поставляется с функцией eSignatures, поэтому вы можете запросить подписи документа у ваших клиентов без необходимости использовать дополнительные инструменты.

Создайте или загрузите документ с функцией Smart Docs со страницы сделка или контакти найдите опцию Запросить подписи. Узнайте, как запросить подписи для ваших документов в этой статье.