Эта статья создана с использованием машинного перевода.
Смарт Докс
С функцией Смарт-документы вы можете сэкономить время в процессе ведения переговоров, создав предложение или коммерческое предложение непосредственно из сделки или подробного просмотра контакта. Документ будет автоматически заполнен соответствующими данными сделки, контакта, проекта или товара из вашей учетной записи Pipedrive.
Затем вы можете поделиться документом с помощью отслеживаемой ссылки и получать уведомления, когда потенциальные клиенты взаимодействуют с вашими документами.
Подключение к вашему провайдеру хранения
Для подключения Smart Docs перейдите на страницу сделки или контакта, нажмите вкладку Документы и выберите Подключить облачное хранилище. Вы можете подключиться с помощью трех провайдеров – Google Диск, Microsoft OneDrive или SharePoint.
Вам будет предложено разрешить доступ к вашей учетной записи Pipedrive. После подключения вы сможете загружать существующие документы или шаблоны, сохраненные в ваших сделках, и они также автоматически сохранятся на вашем диске.
После подключения вашей учетной записи вы увидите возможность подключить как личный, так и общий диск в качестве места хранения.
Вы также можете добавить и отключить вашу учетную запись, перейдя во вкладку Инструменты и приложения > Документы и нажав «+ Добавить новую учетную запись" или «Отключить». Вы можете узнать больше о том, как файлы хранятся в этой статье.
Вы также можете настроить общий диск по умолчанию для вашей учетной записи.
Создание общей папки на диске
Когда вы подключаете свой хранилище к функции Smart Docs, вы заметите выпадающее меню, в котором может быть выбран диск пользователя. При подключении функции Smart Docs вам автоматически назначается индивидуальная общая папка на диске. Однако вы также можете создать свою собственную.
Перейдите на вкладку Общие диски в вашей учетной записи Google Диска и создайте новую папку:
После создания новой общей папки на Google Диске перейдите к разделу Инструменты и приложения > Документы и выберите новую общую папку для использования с функцией Smart Docs:
Если в вашей учетной записи GSuite не появляется возможность просмотра или создания новой общей папки, это может быть связано с используемой редакцией.
В то время как G Suite Basic не поддерживает общие папки, эти редакции поддерживают:
Business Standard и Plus
Enterprise
Education Fundamentals
Standard
Teaching and Learning Upgrade and Plus
Nonprofits
G Suite Business
Essentials
Если синхронизированная учетная запись GSuite не поддерживает общие папки, опция в Pipedrive будет отображаться неактивной.
Создание и обмен шаблонами
После соединения вашего аккаунта вы сможете начать создавать документы и предложения. Вы можете создать документ напрямую, но мы рекомендуем сначала создать шаблон, чтобы сэкономить время на ваши будущие документы. Вы также можете контролировать, какие роли Pipedrive разрешают создавать либо добавлять новые шаблоны, используя право доступа Pipedrive "Добавить и импортировать шаблоны Smart Docs". Узнайте больше о наборах прав в Pipedrive в этой статье.
Чтобы создать шаблон с нуля, перейдите к Documents > Templates tab в окне сведений о сделке или контакте и щелкните "Документ", "Электронная таблица” или "Презентация.”. Вы также можете импортировать шаблон от вашего провайдера, если у вас уже есть сохраненный.
Редактирование вашего шаблона
Находясь в редакторе шаблонов, вы можете обновить название и категорию шаблона и добавить любые сделки Pipedrive, контакты, продукты, проекты или основанные на времени поля, чтобы заполнить содержание вашего шаблона.
Чтобы добавить поля Pipedrive в ваш шаблон, скопируйте и вставьте поле с правой стороны редактора шаблонов в тело шаблона. Поле появится в скобках "[ ]" и будет автоматически заменено данными поля, когда шаблон используется для документа.
Как только вы закончите редактирование своего шаблона, щелкните "Закрыть" чтобы сохранить ваш шаблон или "Использовать для создания документа", чтобы немедленно использовать шаблон для создания документа.
Узнайте больше о полях и шаблонах в Smart Docs в этой статье.
Как я могу поделиться шаблонами с моей командой?
Вы можете использовать расширенное распространение шаблонов, чтобы автоматически поделиться шаблоном с другими пользователями в Pipedrive. Чтобы поделиться шаблоном, откройте его для редактирования и щелкните на кнопку Прав доступа. Существует два уровня разрешений, которые вы можете дать пользователям:
- Может использовать этот шаблон – Видеть шаблон и использовать его для создания новых документов, не может редактировать или удалять оригинальный шаблон.
-
Может редактировать этот шаблон – Видеть, использовать, редактировать и удалять оригинальный шаблон.
Как только шаблон будет поделен с другим пользователем, он появится в разделе Поделены со мной галереи шаблонов.
Создание документа
Для создания документа перейдите на вкладку Документы в карточке сделки или контакта. Вы увидите возможность создать документ на основе ранее созданного шаблона или создать его с нуля с помощью пустого документа, таблицы или презентации.
Вы также можете импортировать заранее созданные документы со своего устройства или подключенного аккаунта Google Drive, Microsoft OneDrive или SharePoint. Документы, сохраненные локально, также могут быть загружены в формате PDF с вашего устройства.
Для создания документа из существующего шаблона нажмите «Из шаблона» и выберите шаблон, который вы хотите использовать. Редактор документов откроется со всеми полями шаблона, заполненными соответствующими данными.
Вы можете настроить имя и категорию и отрегулировать содержимое по своему усмотрению. Документ будет автоматически сохраняться по мере работы.
Для создания документа с уникальными заполнителями, связанными с сделкой, необходимо создать его в карточке детали сделки. Чтобы создать документ с уникальными заполнителями, связанными с контактом, необходимо создать его в карточке сделки или деталях контакта.
Просмотр и совместное использование вашего документа
Google Диск – Если вы нажмете кнопку «Поделиться» в правом нижнем углу редактора документа, вы сможете поделиться документом, скачать документ в формате PDF или удалить его.
- Запросить подписи – Запросить подписи у получателей документов.
- Поделиться ссылкой – Создать ссылку на версию документа только для чтения в формате PDF, которая будет открыта в окне браузера, когда получатель ее откроет.
- Скачать PDF – Сохраните документ на своем компьютере, чтобы прикрепить его к электронной почте или отправить напрямую клиентам.
OneDrive и SharePoint – Чтобы поделиться документом, вам сначала нужно закрыть редактор документов и нажать на кнопку «...» (еще) на созданном документе на странице Подробная информация.
Когда вы делитесь документом по ссылке, у вас будет возможность отслеживать просмотры и настраивать уведомления по электронной почте о том, когда кто-то открывает документ.
Если вы включите опцию Отслеживание просмотров, вы получите уведомление по электронной почте, когда ваш документ будет открыт впервые, каждый раз или никогда.
После создания ссылки вы увидите ее сохраненной как версию под исходным документом с количеством просмотров и временем создания, и вы не сможете обновить эту версию.
Чтобы создать другую версию документа, щелкните на исходном документе, внесите необходимые изменения и сгенерируйте новую ссылку. После создания ссылки вы увидите ее как Версию 2 под вашим документом:
Если вы создаете другую версию документа, мы рекомендуем отключить ссылку для первой версии, чтобы не было двух активных версий. Для этого щелкните «...» первой версии и нажмите Поделиться ссылкой > Включить ссылку , чтобы отключить ссылку.
Добавление подписи к вашему документу
Smart Docs также имеет функцию eSignatures, поэтому вы можете запросить подпись на документы от ваших клиентов, не используя дополнительные инструменты.
Создайте или загрузите документ с использованием функции Smart Docs на странице сделки или контакта, а затем найдите опцию Запросить подписи. Узнайте, как запросить подписи для ваших документов в этой статье.
Была ли эта статья полезной?
Да
Нет