База знаний

С помощью функции Умные документы вы можете сэкономить время в процессе переговоров, создавая предложение или квоту прямо из просмотра сделки или деталей контакта. Документ будет автоматически заполнен соответствующими деталями сделки, контакта, проекта или продукта из вашего аккаунта Pipedrive.

Затем вы можете поделиться документом, используя отслеживаемую ссылку, и получать уведомления, когда потенциальные клиенты взаимодействуют с вашими документами.

Подключение к вашему поставщику хранилища

Чтобы подключить Smart Docs, перейдите на страницу деталей сделки или контакта, нажмите на вкладку “Документы” и выберите “Подключить облачное хранилище”. Вы можете подключиться с помощью трех поставщиков – Google Drive, Microsoft OneDrive или SharePoint.

Вам будет предложено пройти процесс, чтобы предоставить разрешение Pipedrive на доступ к вашему аккаунту. После подключения вы можете загружать существующие документы или шаблоны, сохраненные в ваших сделках, и они также будут автоматически сохранены в вашем хранилище.

После подключения вашего аккаунта вы увидите возможность подключить либо личное, либо общее хранилище в качестве места хранения.

Вы также можете добавить и отключить свой аккаунт, перейдя в Инструменты и приложения > Документы и нажав “+ Добавить новый аккаунт” или “Отключить.” Вы можете узнать больше о том, как хранятся файлы в этой статье.

Вы также можете настроить умолчательное общее хранилище для вашего аккаунта.

Создание папки общего диска

Когда вы подключаете своего поставщика хранилища к функции Smart Docs, вы заметите выпадающее меню, в котором можно выбрать диск пользователя. Когда вы подключаете функцию Smart Docs, вам автоматически назначается пользовательская папка общего диска. Однако вы также можете создать свою собственную.

Просто перейдите на вкладку Общие диски в своем аккаунте Google Drive и создайте новую папку:

После того как вы создали свою новую общую папку в Google Drive, перейдите в Инструменты и приложения > Документы и выберите новую общую папку для использования с вашими Smart Docs:

Если опция просмотра или создания новой общей папки не появляется в вашем аккаунте Google Workspace, это может быть связано с используемым изданием. Чтобы использовать общие папки, у вас должен быть план выше Business Starter.

Если синхронизированный аккаунт Google Workspace не поддерживает общие папки, опция в Pipedrive будет отображаться серым цветом.

Создание и обмен шаблонами

После подключения вашей учетной записи вы можете начать создавать документы и предложения. Хотя вы можете создать документ напрямую, мы рекомендуем сначала создать шаблон, чтобы сэкономить время на будущих документах.

Чтобы создать шаблон с нуля, перейдите на вкладку Документы > Шаблоны в представлении сделки или контакта и нажмите ”Документ”, ”Электронная таблица” или “Презентация.” Вы также можете импортировать шаблон от вашего поставщика, если у вас уже есть сохраненный шаблон.

Редактирование вашего шаблона

Находясь в редакторе шаблонов, вы можете обновить название и категорию шаблона и добавить любые поля Pipedrive сделки, контакта, продукта, проекта или поля с учетом времени для заполнения содержимого вашего шаблона.

Чтобы добавить поля Pipedrive в ваш шаблон, скопируйте и вставьте поле с правой стороны вашего редактора шаблонов в тело шаблона. Поле будет отображаться в скобках “[ ]” и автоматически заменяться на данные поля, когда шаблон будет использован для документа.

После завершения редактирования вашего шаблона нажмите “Закрыть“, чтобы сохранить ваш шаблон, или “Использовать для создания документа”, чтобы немедленно использовать шаблон для создания документа.

Узнайте больше о полях и шаблонах в Smart Docs в этой статье.

Как я могу поделиться шаблонами с моей командой?

Вы можете использовать расширенный обмен шаблонами, чтобы автоматически поделиться шаблоном с другими пользователями Pipedrive. Чтобы поделиться шаблоном, откройте его для редактирования и нажмите на вкладку “Разрешения”. Существует два разных уровня разрешений, которые вы можете предоставить пользователям:

• Может использовать этот шаблон – Просматривать шаблон и использовать его для создания новых документов, не может редактировать или удалять оригинальный шаблон.
• Может редактировать этот шаблон – Просматривать, использовать, редактировать и удалять оригинальный шаблон.

После того как шаблон был передан другому пользователю, он появится в разделе Поделились со мной в галерее шаблонов.

Создание документа

Чтобы создать документ, нажмите на вкладку Документы в представлении деталей сделки или контакта. Вы увидите возможность создать документ из ранее созданного шаблона или создать его с нуля с помощью пустого документа, таблицы или презентации.

Вы также можете импортировать заранее созданные документы с вашего устройства или из подключенной учетной записи Google Drive, Microsoft OneDrive или SharePoint. Документы, сохраненные локально, также могут быть загружены в формате PDF с вашего устройства.

Чтобы создать документ из существующего шаблона, нажмите “Из шаблона” и выберите шаблон, который вы хотите использовать. Редактор документа появится со всеми полями шаблона, заполненными соответствующими данными.

Вы можете настроить имя и категорию и отрегулировать содержание в соответствии с вашими предпочтениями. Документ будет автоматически сохраняться по мере работы.

Чтобы создать документ с местозаполнителями, специфичными для сделки, вы должны создать его из представления деталей сделки. Чтобы создать документ с местозаполнителями, специфичными для персоны, вы должны создать его из представления деталей сделки или персоны.

Просмотр и обмен вашим документом

Google Drive – Если вы нажмете кнопку “Поделиться” в правом нижнем углу редактора документа, вы сможете поделиться документом, скачать документ в формате PDF или удалить документ.

• Поделиться ссылкой – Создайте ссылку на версию документа в формате PDF только для чтения, которая будет отображаться в окне браузера, как только получатель откроет ее.
• Запросить подписи – Запросите подписи у получателей документов.
• Скачать PDF – Сохраните ваш документ локально, чтобы прикрепить его к электронному письму или отправить напрямую вашим клиентам.

OneDrive и SharePoint – Чтобы поделиться вашим документом, вам сначала нужно закрыть редактор документа и нажать на кнопку “...” на документе, созданном на странице деталей.

Когда вы делитесь вашим документом по ссылке, у вас будет возможность отслеживать просмотры и настраивать уведомления по электронной почте, когда кто-то открывает документ.

Если вы включите опцию отслеживать просмотры, вы можете получать уведомления по электронной почте, когда ваш документ открывается в первый раз, каждый раз или никогда.

После того как ссылка была сгенерирована, вы увидите ее сохраненной как версию под оригинальным документом с количеством просмотров и временем создания, и вы больше не сможете обновить эту версию.

Чтобы создать другую версию документа, нажмите на оригинальный документ, внесите необходимые изменения и создайте новую ссылку. После генерации ссылки вы увидите ее как Версию 2 под вашим документом:

Если вы создаете другую версию документа, мы рекомендуем отключить ссылку для первой версии, чтобы не было двух активных версий. Для этого нажмите на “...“ первой версии и нажмите Поделиться ссылкой > Включить ссылку, чтобы отключить ссылку.

Добавление подписи к вашему документу

Smart Docs также предоставляет функциональность eSignatures, так что вы можете запрашивать подписи документов у ваших клиентов без необходимости в дополнительных инструментах.

Создайте или загрузите документ с функцией Smart Docs со страницы сделки или контакта и найдите опцию запросить подписи. Узнайте, как запрашивать подписи для ваших документов в этой статье.