База знаний

Smart Docs помогает вам создавать коммерческие предложения, расчёты и контракты напрямую из ваших сделок и контактов. Ваши документы автоматически заполняются данными из аккаунта Pipedrive, поэтому вам не нужно вручную копировать и вставлять информацию.

С помощью Smart Docs вы можете:

• Создавать документы из шаблонов
• Автоматически подставлять данные сделок, контактов, товаров и проектов
• Делиться документами с помощью отслеживаемых ссылок
• Получать уведомления, когда получатели открывают документы
• Запрашивать юридически значимые электронные подписи

Подключение к провайдеру облачного хранилища

Перед созданием документов необходимо подключиться к вашему провайдеру облачного хранилища.

Smart Docs поддерживает:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Подключение из карточки сделки или контакта

Откройте карточку сделки или контакта, нажмите на вкладку «Документы», затем «Подключить облачное хранилище».

Вам будет предложено предоставить Pipedrive доступ к вашей учетной записи хранилища.

После подключения:

• Вы можете загрузить существующие файлы
• Новые документы будут автоматически сохраняться на выбранном диске

После подключения вы можете выбрать личный или общий диск в качестве места хранения.

Подключение через настройки

Вы также можете управлять подключением, перейдя в Инструменты и приложения > Документы и нажав «+ Добавить новый аккаунт» для подключения другого провайдера или «Отключить» для удаления доступа.

Вы можете узнать больше о том, как хранятся файлы в этой статье.

Если у вас возникли проблемы с подключением или повторной аутентификацией Google Drive:

• Перейдите в Разрешения Google
• Удалите доступ Pipedrive перед повторной попыткой подключения
• Если проблемы продолжаются, обратитесь в нашу службу поддержки за помощью

Вы также можете настроить общий диск по умолчанию для вашей учетной записи.

Использование общих дисков в Google Drive

Когда вы подключаете Google Диск, Smart Docs автоматически назначает папку общего диска по умолчанию для вашей компании. Вы также можете выбрать другую папку или создать новую.

Чтобы создать новый общий диск, откройте свой аккаунт Google Диска, перейдите на вкладку Общие диски, затем нажмите «+ Создать»:

После того как вы создали новый общий диск в Google Диске, перейдите в Инструменты и приложения > Документы и выберите новый общий диск для использования с Smart Docs:

Работа с шаблонами

Шаблоны помогают экономить время, повторно используя одну и ту же структуру в нескольких документах.

Чтобы создать шаблон с нуля, откройте сделку или карточку контакта, затем нажмите «Документы» и перейдите на вкладку «Шаблоны». Нажмите «+ Создать новый» и выберите Документ, Таблицу или Презентацию.

Вы также можете импортировать шаблон из вашего хранилища, если он уже сохранён.

Редактирование шаблонов и добавление полей

Находясь в редакторе шаблонов, вы можете:

• Изменить название шаблона
• Назначить категорию
• Добавить любое поле Pipedrive (сделки, контакта, товара, проекта или на основе времени) для автоматического заполнения содержимого шаблона.

Чтобы вставить поле в шаблон:

• Скопируйте поле из правой панели
• Вставьте поле в основную часть шаблона

Поле будет отображаться в скобках следующим образом: [Deal title (deal title)]

Когда вы создаёте документ из шаблона, Smart Docs автоматически заменяет скобки реальными данными.

После завершения редактирования шаблона нажмите «Закрыть», чтобы сохранить его, или нажмите «Использовать для создания документа», чтобы немедленно сгенерировать документ по новому шаблону.

Узнайте больше о полях и шаблонах в Smart Docs в этой статье.

Совместное использование шаблонов с командой

Вы можете использовать расширенное совместное использование шаблонов, чтобы автоматически делиться шаблоном с другими пользователями Pipedrive. Чтобы поделиться шаблоном, откройте его для редактирования и нажмите на вкладку «Права доступа». Существует два уровня прав:

• Может использовать этот шаблон – Пользователи могут просматривать и использовать шаблон для создания новых документов, но не могут редактировать или удалять его.
• Может редактировать этот шаблон – Пользователи могут просматривать, использовать, редактировать и удалять шаблон.

Шаблоны, которыми делились со мной, отображаются в разделе Поделились со мной галереи шаблонов.

Создание документа

Чтобы создать документ:

• Откройте сделку или контакт в подробном представлении
• Нажмите на вкладку Документы
• Выберите один из следующих вариантов:
  • Создать из шаблона
  • Создать пустой документ, таблицу или презентацию
  • Загрузить файл с устройства или из облачного хранилища

Вы можете загружать файлы из:

• Ваше устройство

• Google Диск

• OneDrive

• SharePoint

Из шаблона

Чтобы создать документ из существующего шаблона, нажмите «Из шаблона» и выберите нужный шаблон.

Откроется редактор документов, и все поля будут заполнены автоматически.

Далее вы можете:

• Переименовать документ
• Изменить категорию
• Отредактировать содержимое по своему усмотрению

Изменения сохраняются автоматически в процессе работы с документом.

Как работает заполнение полей

Если вы хотите, чтобы данные по сделке заполнялись автоматически, создайте документ из подробного представления сделки.

Если вы хотите, чтобы поля, относящиеся к человеку заполнялись автоматически, создайте документ из подробного представления сделки или контакта.

Просмотр и совместное использование документа

Google Диск

Если вы нажмёте кнопку «Поделиться» в редакторе документа, вы сможете поделиться им, запросить подписи или скачать его в формате PDF.

• Поделиться ссылкой – Сгенерировать ссылку на PDF-версию этого документа только для чтения.
• Запросить подписи – Запросить электронные подписи у получателей документа.
• Скачать PDF – Сохранить документ локально.

OneDrive и SharePoint

Чтобы поделиться документом, сначала нужно закрыть редактор документа и нажать кнопку «...» у документа, созданного на странице сведений.

Оттуда вы можете создать ссылку для совместного доступа.

Отслеживание просмотров документа

При создании ссылки вы можете включить отслеживание просмотров и выбрать получение уведомлений по электронной почте, когда кто-то откроет документ.

Вы можете получать уведомления по электронной почте:

• При первом открытии документа
• При каждом открытии
• Никогда

Понимание версий документа

Каждый раз при создании общей ссылки Smart Docs создаёт новую версию исходного документа, включая количество просмотров и время создания.

После того как версия будет расшарена:

• Эта версия становится доступной только для чтения

• Её больше нельзя редактировать

Чтобы обновить документ, откройте исходный документ, внесите необходимые изменения и создайте новую ссылку.

После создания новой ссылки вы увидите её как Версию 2, Версию 3 и так далее под исходным документом:

Если вы создаёте несколько версий документа, мы рекомендуем отключать старые ссылки, чтобы избежать путаницы.

Чтобы отключить ссылку:

• Нажмите кнопку «...» рядом со старой версией
• Нажмите «Поделиться ссылкой»
• Отключите «Включить ссылку»

Запрос электронных подписей

С помощью Smart Docs вы можете запрашивать юридически значимые электронные подписи непосредственно из документа.

Чтобы запросить подпись:

• Откройте страницу сделки или контакта

• Создайте, откройте или загрузите документ с помощью функции Smart Docs

• Найдите опцию запросить подписи

• Добавьте получателей и отправьте его.

Узнайте, как запрашивать подписи для ваших документов в этой статье.