Kunskapsbas

Med funktionen Smart Docs kan du spara tid i förhandlingsprocessen genom att skapa ett förslag eller en offert direkt från affären eller kontaktdetaljvyn. Dokumentet fylls automatiskt i med relevanta affärsuppgifter, kontaktdetaljer, projekt eller produktuppgifter från ditt Pipedrive-konto.

Du kan sedan dela dokumentet med en spårbar länk och få meddelanden när prospekt engagerar sig med dina dokument.

Ansluter till din lagringsleverantör

För att ansluta Smarta dokument går du till en affär eller kontaktens detaljsida, klickar på fliken Dokument och väljer Anslut molnlagring. Du kan ansluta med tre leverantörer - Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint.

Du kommer att bli guidad genom en process för att ge tillstånd till Pipedrive att få åtkomst till ditt konto. När du är ansluten kan du ladda upp befintliga dokument eller mallar som är sparade i dina affärer, och de kommer också att sparas automatiskt i din enhet.

Efter att du har anslutit ditt konto kommer du att se möjligheten att ansluta antingen en personlig eller delad enhet som din lagringsplats.

Du kan också lägga till och koppla ifrån ditt konto genom att gå till Verktyg och appar > Dokument och klicka på "+ Lägg till ett nytt konto" eller "Koppla ifrån." Du kan lära dig mer om hur filer lagras i den här artikeln.

Du kan också ställa in en standard delad enhet för ditt konto.

Skapa en delad enhetsmapp

När du kopplar din lagringsleverantör till Smarta dokument-funktionen kommer du att se en rullgardinsmeny där en persons enhet kan väljas. När du kopplar Smarta dokument-funktionen kommer du automatiskt att tilldelas en anpassad delad enhetsmapp. Du kan dock också skapa din egen.

Navigera bara till fliken Delade enheter i ditt Google Drive-konto och skapa en ny mapp:

När du har skapat din nya delade mapp i Google Drive, navigera till Verktyg och appar > Dokument och välj den nya delade mappen för att använda med dina Smarta dokument:

Om alternativet att visa eller skapa en ny delad mapp inte visas i ditt G Suite-konto kan det bero på vilken utgåva som används.

Medan G Suite Basic inte stöder delade mappar, gör dessa utgåvor det:

• Business Standard och Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Om det synkroniserade G Suite-kontot inte stöder delade mappar kommer alternativet i Pipedrive att visas grått.

Skapa och dela mallar

När du har kopplat ditt konto kan du börja skapa dokument och förslag. Du kan skapa ett dokument direkt, men vi rekommenderar att du först skapar en mall så att du kan spara tid på dina framtida dokument. Du kan styra vilka Pipedrive-roller som får skapa eller lägga till nya mallar med hjälp av Pipedrive-behörigheten "Lägg till och importera Smart Docs-mallar". Läs mer om behörighetssätt i Pipedrive i den här artikeln.

För att skapa en mall från grunden, gå till Dokument > Mallar i en affärs- eller kontaktdetaljvy och klicka på "Dokument," "Kalkylblad" eller "Presentation." Du kan också importera en mall från din leverantör om du redan har en sparad.

Redigera din mall

När du är i mallredigeraren kan du uppdatera mallens namn och kategori och lägga till alla Pipedrive-erbjudanden, kontakter, produkter, projekt eller tidsbaserade fält för att fylla i innehållet i din mall.

För att lägga till Pipedrive-fält till din mall, kopiera och klistra in fältet från den högra sidan av din mallredigerare in i mallkroppen. Fältet kommer att visas inom hakparenteser "[ ]" och automatiskt bytas ut mot fältdatat när mallen används för ett dokument.

När du har slutat redigera din mall, klicka på "Stäng" för att spara din mall eller "Använd för att skapa dokument" för att omedelbart använda mallen för att skapa ett dokument.

Läs mer om fält och mallar i Smart Docs från den här artikeln.

Hur kan jag dela mallar med mitt team?

Du kan använda avancerad mall-delning för att automatiskt dela mallen med andra användare i Pipedrive. För att dela en mall, öppna för att redigera din mall och klicka på Behörigheter Tab. Det finns två olika nivåer av behörigheter du kan ge användare:

1. Kan använda denna mall – Visa mallen och använda den för att skapa nya dokument, kan inte redigera eller ta bort den ursprungliga mallen.
2. Kan redigera denna mall – Visa, använda, redigera och ta bort den ursprungliga mallen.

När en mall har delats med en annan användare kommer den att dyka upp i Delas med mig -sektionen av mallgalleriet.

Skapa ett dokument

För att skapa ett dokument klickar du på Dokument-fliken i en affär eller en kontakts detaljvy. Du kommer att se möjligheten att skapa ett dokument från en tidigare skapad mall eller skapa ett från grunden med ett tomt dokument, kalkylblad eller presentation.

Du kan också importera förskapade dokument från din enhet eller anslutna Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint-konto. Dokument som sparas lokalt kan också laddas upp som en PDF från din enhet.

För att skapa ett dokument från en befintlig mall, klicka på "Från mall" och välj den mall du vill använda. Dokumentredigeraren visas med alla mallfält ifyllda med motsvarande data.

Du kan anpassa namnet och kategorin och justera innehållet enligt dina preferenser. Dokumentet sparar automatiskt när du arbetar.

För att skapa ett dokument med specifika platshållare för affär måste du skapa det från affärens detaljvy. För att skapa ett dokument med specifika platshållare för person måste du skapa det från affärens eller personens detaljvy.

Visning och delning av ditt dokument

Google Drive – Om du klickar på knappen "Del" i det nedre högra hörnet av dokumentredigeraren kan du dela dokumentet, ladda ner dokumentet som en PDF eller ta bort dokumentet.

• Begär underskrifter – Begär underskrifter från mottagarna av dokumenten.
• Dela som länk – Generera en länk till en skrivskyddad PDF-version av detta dokument, som kommer att visas i ett webbläsarfönster när mottagaren öppnar det.
• Ladda ner PDF – Spara ditt dokument lokalt så att du kan bifoga det till ett e-postmeddelande eller skicka det direkt till dina kunder.

OneDrive och SharePoint – För att dela ditt dokument måste du först stänga dokumentredigeraren och klicka på knappen "..." (mer) på dokumentet som skapats på sidan "Detalj".

När du delar ditt dokument med en länk har du möjlighet att spåra vyerna och ställa in e-postaviseringar för när någon öppnar dokumentet.

Om du aktiverar alternativet Spåra vyer kan du få e-postavisering när ditt dokument öppnas första gången, varje gång eller aldrig.

När en länk har genererats ser du den sparad som en version under det ursprungliga dokumentet med antal visningar och skapandetidpunkt, och du kommer inte längre att kunna uppdatera den versionen.

För att skapa en annan version av ett dokument, klicka på det ursprungliga dokumentet, gör de nödvändiga uppdateringarna och generera en ny länk. När länken har genererats kommer du att se den som Version 2 under ditt dokument:

Om du skapar en annan version av ett dokument rekommenderar vi att du inaktiverar länken för den första versionen så att det inte finns två aktiva versioner. För att göra detta klickar du på "..." för den första versionen och klickar på Dela som länk > Aktivera länk för att inaktivera länken.

Lägga till en signatur i ditt dokument

Smart Docs har även en funktion för eSignaturer, så att du kan begära dokumentunderskrifter från dina kunder utan att behöva några extra verktyg.

Skapa eller ladda upp ett dokument med Smart Docs-funktionen från affären eller kontakten och hitta alternativet för att Begära underskrifter. Lär dig hur du begär underskrifter för dina dokument i den här artikeln.