Kunskapsbas

Med Smart Docs-funktionen kan du spara tid i förhandlingsprocessen genom att skapa ett förslag eller offert direkt från affären eller kontaktens detaljvy. Dokumentet kommer automatiskt att fyllas med relevanta affärs-, kontakt-, projekt- eller produktinformation från ditt Pipedrive-konto.

Du kan sedan dela dokumentet med en spårbar länk och få meddelanden när prospekten interagerar med dina dokument.

Anslutning till din lagringsleverantör

För att ansluta Smart Docs, gå till en affär eller kontakts detaljsida, klicka på fliken “Dokument” och välj “Anslut molnlagring”. Du kan ansluta med tre leverantörer – Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint.

Du kommer att ledas genom ett flöde för att ge Pipedrive tillåtelse att få åtkomst till ditt konto. När du är ansluten kan du ladda upp befintliga dokument eller mallar som sparats till dina affärer, och de kommer också att sparas automatiskt till din enhet.

Efter att du har anslutit ditt konto, ser du alternativet att ansluta antingen en personlig eller delad enhet som din lagringsplats.

Du kan också lägga till och koppla från ditt konto genom att gå till Verktyg och appar > Dokument och klicka på “+ Lägg till ett nytt konto” eller “Koppla ifrån.” Du kan lära dig mer om hur filer lagras i denna artikel.

Du kan också ställa in en standard delad enhet för ditt konto.

Skapa en delad enhetsmapp

När du ansluter din lagringsleverantör till Smart Docs-funktionen, kommer du att märka en rullgardinsmeny där en persons enhet kan väljas. När du ansluter Smart Docs-funktionen, tilldelas du automatiskt en anpassad delad enhetsmapp. Du kan dock också skapa din egen.

Navigera bara till fliken Delade enheter i ditt Google Drive-konto och skapa en ny mapp:

När du har skapat din nya delade mapp i Google Drive, navigera till Verktyg och appar > Dokument och välj den nya delade mappen för användning med dina Smart Docs:

Om alternativet att visa eller skapa en ny delad mapp inte visas i ditt Google Workspace-konto, kan det bero på vilken utgåva som används. För att använda delade mappar bör du ha en plan över Business Starter.

Om det synkroniserade Google Workspace-kontot inte stödjer delade mappar, kommer alternativet i Pipedrive att visas nedtonat.

Skapa och dela mallar

När du kopplat ditt konto kan du börja skapa dokument och förslag. Även om du kan skapa ett dokument direkt rekommenderar vi att du skapar en mall först för att spara tid på framtida dokument.

För att skapa en mall från grunden går du till fliken Dokument > Mallar i en affär eller kontakts detaljer och klickar på ”Dokument”, ”Kalkylblad” eller “Presentation.” Du kan också importera en mall från din leverantör om du redan har en sparad.

Redigera din mall

När du är i mallredigeraren kan du uppdatera mallens namn och kategori och lägga till valfria Pipedrive-affärs-, kontakt-, produkt-, projekt-, eller tidsbaserade fält för att fylla i innehållet i din mall.

För att lägga till Pipedrive-fält i din mall, kopiera och klistra in fältet från högra sidan av din mallredigerare in i mallens kropp. Fältet kommer att visas i hakparenteser “[ ]” och automatiskt ersättas med fältdata när mallen används för ett dokument.

När du har slutfört redigeringen av din mall, klicka på “Stäng” för att spara din mall eller “Använd för att skapa dokument” för att omedelbart använda mallen för att skapa ett dokument.

Lär dig mer om fält och mallar i Smart Docs från denna artikel.

Hur kan jag dela mallar med mitt team?

Du kan använda avancerad mall delning för att automatiskt dela mallen med andra användare i Pipedrive. För att dela en mall, öppna den för att redigera din mall och klicka på fliken “Rättigheter”. Det finns två olika nivåer av rättigheter du kan ge användare:

• Kan använda denna mall – Se mallen och använda den för att skapa nya dokument, kan inte redigera eller ta bort den ursprungliga mallen.
• Kan redigera denna mall – Se, använda, redigera och ta bort den ursprungliga mallen.

När en mall har delats med en annan användare, kommer den att visas i Delat med mig sektionen av mallgalleriet.

Skapa ett dokument

För att skapa ett dokument, klicka på Dokumentfliken i en affärs- eller kontaktdetaljvy. Du kommer att se alternativet att skapa ett dokument från en tidigare skapad mall eller skapa ett från grunden med ett tomt dokument, kalkylblad, eller presentation.

Du kan också importera förut skapade dokument från din enhet eller ett anslutet Google Drive-, Microsoft OneDrive- eller SharePoint-konto. Dokument som sparats lokalt kan också laddas upp som PDF från din enhet.

För att skapa ett dokument från en befintlig mall, klicka på “Från mall” och välj den mall du vill använda. Dokumentredigeraren kommer att visas med alla mallfält ifyllda med motsvarande data.

Du kan anpassa namnet och kategorin och justera innehållet enligt dina preferenser. Dokumentet kommer automatiskt att sparas medan du arbetar.

För att skapa ett dokument med affärsspecifika platshållare måste du skapa det från affärens detaljer vy. För att skapa ett dokument med personspecifika platshållare måste du skapa det från affären eller personens detaljvy.

Visa och dela ditt dokument

Google Drive – Om du klickar på knappen “Dela” i det nedre högra hörnet av dokumentredigeraren kan du dela dokumentet, ladda ner dokumentet som en PDF eller ta bort dokumentet.

• Dela som länk – Generera en länk till en skrivskyddad PDF-version av det här dokumentet, som kommer att visas i ett webbläsarfönster när mottagaren öppnar det.
• Begära signaturer – Begära signaturer från mottagarna av dokumenten.
• Ladda ner PDF – Spara ditt dokument lokalt så att du kan bifoga det i ett e-postmeddelande eller skicka det direkt till dina kunder.

OneDrive och SharePoint – För att dela ditt dokument måste du först stänga din dokumentredigerare och klicka på “...”-knappen på dokumentet som skapades på detaljsidan.

När du delar ditt dokument med en länk har du möjlighet att spåra visningar och ställa in e-postaviseringar för när någon öppnar dokumentet.

Om du aktiverar alternativet spåra visningar kan du få e-postmeddelande när ditt dokument öppnas för första gången, varje gång, eller aldrig.

När en länk har genererats kommer du att se den sparad som en version under det ursprungliga dokumentet med antalet visningar och skapandetid, och du kommer inte längre kunna uppdatera den versionen.

För att skapa en annan version av ett dokument, klicka på det ursprungliga dokumentet, gör nödvändiga uppdateringar och generera en ny länk. När länken har genererats kommer du att se den som Version 2 under ditt dokument:

Om du skapar en annan version av ett dokument rekommenderar vi att du inaktiverar länken för den första versionen så att det inte finns två aktiva versioner. För att göra det, klicka på “...“ för den första versionen och klicka på Dela som länk > Aktivera länk för att inaktivera länken.

Lägg till en signatur i ditt dokument

Smart Docs kommer också med en eSignaturer funktion, så du kan begära dokumentsignaturer från dina kunder utan att behöva några extra verktyg.

Skapa eller ladda upp ett dokument med Smart Docs-funktionen från affärs- eller kontakt sidan och hitta alternativet för att begära signaturer. Lär dig hur du begär signaturer för dina dokument i denna artikel.