Kunskapsbas

Kunskapsbas/Funktioner/Försäljningsdokument/Smart Docs

Ämnen

Denna artikel har producerats med hjälp av maskinöversättning.

Smart Docs

Jenny Takahara, 16 juni 2025

Notera: Funktionen Smart Docs ingår i Professional och högre planer och är tillgänglig som ett tillägg för Essential och Advanced planer. Endast användare med åtkomst till kontoinställningar kan köpa tillägget för företagskontot. Tillägget kommer med en 14-dagars gratis provperiod under vilken du har fem signaturer tillgängliga (faktureringsuppgifter krävs). Lär dig mer om villkoren för tillägget från denna sida.

Med Smart Docs-funktionen kan du spara tid i förhandlingsprocessen genom att skapa ett förslag eller en offert direkt från affären eller kontaktens detaljvy. Dokumentet kommer automatiskt att fyllas i med relevanta affärs-, kontakt-, projekt- eller produktuppgifter från ditt Pipedrive-konto.

Du kan sedan dela dokumentet med en spårbar länk och få meddelanden när prospekt interagerar med dina dokument.

Ansluta till din lagringsleverantör

För att ansluta Smart Docs, gå till en affär eller kontakts detaljsida, klicka på fliken “Dokument” och välj “Anslut molnlagring”. Du kan ansluta med tre leverantörer – Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint.

Du kommer att guidas genom ett flöde för att ge Pipedrive behörighet att få åtkomst till ditt konto. När du är ansluten kan du ladda upp befintliga dokument eller mallar som sparats till dina affärer, och de kommer också att sparas automatiskt till din enhet.

Efter att du har anslutit ditt konto kommer du att se alternativet att ansluta antingen en personlig eller delad enhet som din lagringsplats.

Notera: Att ansluta ditt Google-konto för Smart Docs är separat från att ställa in det för funktionen för Google Drive-synkronisering.

Du kan också lägga till och koppla bort ditt konto genom att gå till Verktyg och appar > Dokument och klicka på “+ Lägg till ett nytt konto” eller “Koppla bort.” Du kan läsa mer om hur filer lagras i denna artikel.

Notera: Om du har problem med att ansluta eller återautentisera din Google Drive, gå till dina Google-behörigheter och ta bort Pipedrive-behörigheter innan du försöker ansluta igen. Kontakta vårt supportteam för hjälp om du fortfarande har problem.

Du kan också ställa in en standard delad enhet för ditt konto.

Skapa en delad mapp

När du kopplar din lagringsleverantör till Smart Docs-funktionen, kommer du att märka en rullgardinsmeny där en persons enhet kan väljas. När du kopplar Smart Docs-funktionen tilldelas du automatiskt en anpassad delad mapp. Du kan dock också skapa din egen.

Navigera bara till fliken Delade enheter i ditt Google Drive-konto och skapa en ny mapp:

När du har skapat din nya delade mapp i Google Drive, navigera till Verktyg och Appar > Dokument och välj den nya delade mappen för användning med dina Smart Docs:

Om alternativet att visa eller skapa en ny delad mapp inte visas i ditt Google Workspace-konto, kan det bero på vilken version som används. För att använda delade mappar bör du ha en plan över Business Starter.

Om det synkroniserade Google Workspace-kontot inte stöder delade mappar, kommer alternativet i Pipedrive att visas grått.

Skapa och dela mallar

Notera: Endast användare med rätt globala behörigheter kan skapa mallar. Du kan kontrollera vilka Pipedrive-roller som har rätt att skapa eller lägga till nya mallar med Pipedrive-behörigheten ”Lägg till och importera Smart Docs-mallar.”

När du har kopplat ditt konto kan du börja skapa dokument och förslag. Även om du kan skapa ett dokument direkt, rekommenderar vi att du skapar en mall först för att spara tid på framtida dokument.

För att skapa en mall från grunden, gå till Dokument > Mallar-fliken i en affär eller kontakts detaljvy och klicka på ”Dokument”, ”Kalkylblad” eller “Presentation.” Du kan också importera en mall från din leverantör om du redan har en sparad.

Notera: Att skapa mallar och dokument med ett kalkylblad eller presentation är endast tillgängligt för Google Drive-användare.

Notera: Om du använder OneDrive kommer filväljaren, mallredigeraren och dokumentredigeraren att visas som nya popup-fönster. Om du inte ser popup-fönstren måste du aktivera popup-fönster från Pipedrive i dina webbläsarinställningar. Lär dig hur du aktiverar popup-fönster i denna artikel.

Redigera din mall

Notera: För mer information om att använda fältdata och mallar i Smart Docs, kolla in denna artikel.

När du är i mallredigeraren kan du uppdatera mallens namn och kategori och lägga till valfria Pipedrive-affärer, kontakter, produkter, projekt eller tidsbaserade fält för att fylla i innehållet i din mall.

För att lägga till Pipedrive-fält i din mall, kopiera och klistra in fältet från högra sidan av din mallredigerare in i mallens kropp. Fältet kommer att visas i hakparenteser “[ ]” och automatiskt ersättas med fältdata när mallen används för ett dokument.

När du har avslutat redigeringen av din mall, klicka på “Stäng“ för att spara din mall eller “Använd för att skapa dokument” för att omedelbart använda mallen för att skapa ett dokument.

Lär dig mer om fält och mallar i Smart Docs från denna artikel.

Hur kan jag dela mallar med mitt team?

Du kan använda avancerad malldelning för att automatiskt dela mallen med andra användare i Pipedrive. För att dela en mall, öppna den för att redigera och klicka på “Behörigheter”-fliken. Det finns två olika nivåer av behörigheter du kan ge användare:

Kan använda denna mall – Visa mallen och använda den för att skapa nya dokument, kan inte redigera eller ta bort den ursprungliga mallen.
Kan redigera denna mall – Visa, använda, redigera och ta bort den ursprungliga mallen.

Notera: För att framgångsrikt använda en mall måste användaren du delar den med också ha tillgång till den ursprungliga mallfilen i din lagringsleverantör. Av denna anledning rekommenderar vi att alla mallar och dokument lagras i en delad enhet. Du kan ställa in detta i inställningarna för Smart Docs. Lär dig mer om hur dokument lagras i denna artikel.

När en mall har delats med en annan användare kommer den att visas i Delat med mig-avsnittet i mallgalleriet.

Skapa ett dokument

Notera: Användare kan begära signaturer genom funktionen Smart Docs. Läs mer om denna funktionalitet i denna artikel.

För att skapa ett dokument, klicka på fliken Dokument i en affär eller kontakts detaljvy. Du kommer att se alternativet att skapa ett dokument från en tidigare skapad mall eller skapa ett från grunden med ett tomt dokument, kalkylblad eller presentation.

Du kan också importera förskapade dokument från din enhet eller ett anslutet Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint-konto. Dokument som sparas lokalt kan också laddas upp som en PDF från din enhet.

Notera: Om du laddar upp ditt dokument som en PDF, kommer du inte att kunna ändra det eller spara det som en mall.

För att skapa ett dokument från en befintlig mall, klicka på “Från mall” och välj den mall du vill använda. Dokumentredigeraren kommer att visas med alla mallfält ifyllda med motsvarande data.

Du kan anpassa namnet och kategorin och justera innehållet enligt dina preferenser. Dokumentet sparas automatiskt medan du arbetar.

För att skapa ett dokument med affär-specifika platshållare, måste du skapa det från affärens detaljvy. För att skapa ett dokument med person-specifika platshållare, måste du skapa det från affärens eller personens detaljvy.

Notera: Om objektet saknar fältinformation i mallen, kommer fältnamnet platshållare att förbli i dokumentet. Lär dig hur du rensar tomma fält i denna artikel.

Visa och dela ditt dokument

Google Drive – Om du klickar på knappen “Dela” i det nedre högra hörnet av dokumentredigeraren kan du dela dokumentet, ladda ner dokumentet som en PDF eller ta bort dokumentet.

Dela som länk – Generera en länk till en skrivskyddad PDF-version av detta dokument, som kommer att visas i ett webbläsarfönster när mottagaren öppnar det.
Begär signaturer – Begär signaturer från mottagarna av dokumenten.
Ladda ner PDF – Spara ditt dokument lokalt så att du kan bifoga det i ett e-postmeddelande eller skicka det direkt till dina kunder.

OneDrive och SharePoint – För att dela ditt dokument måste du först stänga din dokumentredigerare och klicka på knappen “...” på dokumentet som skapats på detaljsidan.

När du delar ditt dokument med en länk har du möjlighet att spåra visningar och ställa in e-postaviseringar för när någon öppnar dokumentet.

Om du aktiverar alternativet spåra visningar kan du få aviseringar via e-post när ditt dokument öppnas för första gången, varje gång eller aldrig.

Notera: Vår dokumentspårningsfunktion är GDPR-kompatibel. Du kan läsa mer i denna artikel.

När en länk har genererats kommer du att se den sparad som en version under det ursprungliga dokumentet med antalet visningar och skapandetid, och du kommer inte längre att kunna uppdatera den versionen.

För att skapa en annan version av ett dokument, klicka på det ursprungliga dokumentet, gör nödvändiga uppdateringar och generera en ny länk. När länken har genererats kommer du att se den som Version 2 under ditt dokument:

Om du skapar en annan version av ett dokument rekommenderar vi att du inaktiverar länken för den första versionen så att det inte finns två aktiva versioner. För att göra detta, klicka på “...“ för den första versionen och klicka på Dela som länk > Aktivera länk för att inaktivera länken.

Lägga till en signatur i ditt dokument

Smart Docs kommer också med en eSignatures funktion, så att du kan begära dokumentunderskrifter från dina kunder utan att behöva några extra verktyg.

Skapa eller ladda upp ett dokument med Smart Docs-funktionen från affärs- eller kontakt sidan och hitta alternativet för att begära underskrifter. Lär dig hur du begär underskrifter för dina dokument i denna artikel.

Notera: eSignatures-funktionen är endast tillgänglig på Professional och högre planer samt för användare som testar dessa planer med giltiga betalningsuppgifter inmatade. Den är tillgänglig för Essential och Advanced användare med Smart Docs-tillägget.