Kunskapsbas

Kunskapsbas/Funktioner/Försäljningsdokument/Smart Docs

Ämnen

Denna artikel har producerats med hjälp av maskinöversättning.

Smart Docs

Jenny Takahara

Uppdaterades senast: 27 mars 2026

Notera: Smart Docs är tillgängligt på Premium och Ultimate abonnemang. Användare på Lite och Growth abonnemang kan köpa Smart Docs-tillägget. Endast användare med kontoinställningsbehörighet kan köpa tillägget, som inkluderar en 14-dagars gratis provperiod med fem signaturförfrågningar. Faktureringsuppgifter krävs för att starta testperioden. Läs villkoren för tillägget på denna sida.

Smart Docs hjälper dig att skapa förslag, offerter och kontrakt direkt från dina affärer och kontakter. Dina dokument fylls automatiskt med data från ditt Pipedrive-konto, så du slipper kopiera och klistra in information manuellt.

Med Smart Docs kan du:

Skapa dokument från mallar
Infoga affärs-, kontakt-, produkt- och projektdata automatiskt
Dela dokument med spårbara länkar
Bli meddelad när mottagare öppnar dokumenten
Begär juridiskt bindande e-signaturer

Ansluter till en molnlagringsleverantör

Innan du skapar dokument behöver du ansluta till din molnlagringsleverantör.

Smart Docs stöder:

Google Drive
Microsoft OneDrive
SharePoint

Ansluta från en affär eller kontakt

Öppna en affärs- eller kontaktvyn, klicka på fliken “Dokument” och välj “Anslut molnlagring”.

Du kommer att bli ombedd att ge Pipedrive åtkomst till ditt lagringskonto.

När du har anslutit:

Du kan ladda upp befintliga filer
Nya dokument sparas automatiskt på din valda enhet

Efter anslutning kan du välja en personlig eller delad enhet som din lagringsplats.

Ansluta från inställningar

Du kan också hantera din anslutning genom att gå till Verktyg och appar > Dokument och klicka på “+ Lägg till ett nytt konto” för att ansluta en annan leverantör eller “Koppla bort” för att ta bort åtkomst.

Du kan läsa mer om hur filer lagras i denna artikel.

Notera: Att ansluta ditt Google-konto för Smart Docs är annorlunda än att ställa in det för funktionen för Google Drive-synkronisering.

Om du upplever problem med att ansluta eller återautenticera Google Drive:

Gå till dina Google-behörigheter
Ta bort Pipedrive-åtkomst innan du försöker ansluta igen
Om problemen kvarstår, kontakta vårt supportteam för hjälp

Du kan också ställa in en standard delad enhet för ditt konto.

Använda delade enheter på Google Drive

När du ansluter Google Drive tilldelar Smart Docs automatiskt en standard delad enghetsmapp för ditt företag. Du kan även välja en annan eller skapa en ny.

För att skapa en ny delad enhet, öppna ditt Google Drive-konto, gå till fliken Delade enheter och klicka på “+ Ny”:

När du har skapat din nya delade enhet i Google Drive, navigera till Verktyg och Appar > Dokument och välj den nya delade enheten för användning med dina Smart Docs:

Arbeta med mallar

Mallar hjälper dig att spara tid genom att återanvända samma struktur i flera dokument.

Anteckning: Endast användare med korrekta globala behörigheter kan skapa mallar. Den nödvändiga behörigheten i Pipedrive är “Lägg till och importera Smart Docs-mallar”.

För att skapa en mall från grunden, öppna en affärs- eller kontaktvyn och klicka sedan på “Dokument” och gå till Mallars flik. Klicka “+ Skapa ny” och välj Dokument, Kalkylblad eller Presentation.

Du kan också importera en mall från din leverantör om du redan har en sparad.

Notera: Att skapa mallar och dokument med ett kalkylblad eller presentation är endast tillgängligt för Google Drive-användare.

Notera: Om du använder OneDrive kommer filväljaren, mallredigeraren och dokumentredigeraren att öppnas i nya popup-fönster. Om du inte ser dem, aktivera popup-fönster för Pipedrive i dina webbläsarinställningar. Lär dig hur du aktiverar popup-fönster i den här artikeln.

Redigera mallar och lägga till fält

Anteckning: Läs mer om hur man använder fältdata och mallar i Smart Docs i den här artikeln.

När du är i mallredigeraren kan du:

Uppdatera mallens namn
Tilldela en kategori
Lägg till något Pipedrive-fält (affär, kontakt, produkt, projekt, eller tidsbaserat) för att automatiskt fylla i mallens innehåll.

För att infoga ett fält i mallen:

Kopiera fältet från panelen till höger
Klistra in fältet i mallens text

Fältet blir synligt inom klamrar som detta: [Affärstitel (affärstitel)]

När du skapar ett dokument från mallen kommer Smart Docs automatiskt att ersätta klamrarna med riktiga data.

När du har avslutat redigeringen av din mall, klicka på “Stäng” för att spara den eller klicka på “Använd för att skapa dokument” för att omedelbart generera ett dokument med din nyss skapade mall.

Lär dig mer om fält och mallar i Smart Docs från denna artikel.

Dela mallar med ditt team

Du kan använda avancerad mall-delningsfunktion för att automatiskt dela mallen med andra användare i Pipedrive. För att dela en mall, öppna den för redigering och klicka på fliken “Behörigheter”. Det finns två olika behörighetsnivåer:

Kan använda denna mall – Användare kan se och använda mallen för att skapa nya dokument, men kan inte redigera eller ta bort den.
Kan redigera denna mall – Användare kan se, använda, redigera och ta bort mallen.

Notera: Användare måste också ha åtkomst till den ursprungliga mallfilen hos den anslutna lagringsleverantören. Det är därför vi rekommenderar att alla mallar och dokument lagras på en delad enhet. Du kan ställa in detta i Smart Docs-inställningarna. Läs mer om hur dokument lagras i den här artikeln.

Delade mallar visas under avsnittet Delat med mig i mallgalleriet.

Skapa ett dokument

För att skapa ett dokument:

Öppna en affärs- eller kontaktvy i detaljvyn
Klicka på Mallarfliken
Välj ett av följande alternativ:
- Skapa från en mall
- Skapa ett tomt dokument, kalkylblad eller presentation
- Ladda upp en fil från din enhet eller från molnlagring

Du kan ladda upp filer från:

Din enhet
Google Drive
OneDrive
SharePoint

Notera: Du kan också ladda upp en PDF från din enhet, men du kan inte redigera eller spara den som en mall.

Från en mall

För att skapa ett dokument från en befintlig mall, klicka på “Från mall” och välj den mall du vill använda.

Dokumentredigeraren kommer att visas, med alla fält automatiskt ifyllda.

Från där, kan du:

Byt namn på dokumentet
Ändra dess kategori
Redigera innehållet enligt dina önskemål

Ändringar sparas automatiskt medan du arbetar på dokumentet.

Hur fältpopulation fungerar

Om du vill att affärsspecifik data ska fyllas i automatiskt, skapa dokumentet från affärsdetaljvyn.

Om du vill att personspecifika fält ska fyllas i automatiskt, skapa dokumentet från affärs- eller kontaktdetaljvyn.

Anteckning: Om ett fält i din mall är tomt, kommer dess respektive platshållare att finnas kvar i dokumentet. Du kan sedan manuellt redigera eller ta bort det. Lär dig hur du rensar ofyllda fält i den här artikeln.

Visa och dela ett dokument

Google Drive

Om du klickar på “Dela”-knappen i dokumentredigeraren kan du dela det, begära signaturer eller ladda ner det som en PDF.

Dela som länk – Generera en länk till en skrivskyddad PDF-version av detta dokument.
Begär signaturer – Begär e-signaturer från mottagarna av dokumentet.
Ladda ner PDF – Spara ditt dokument lokalt.

OneDrive och SharePoint

För att dela ditt dokument måste du först stänga din dokumentredigerare och klicka på knappen “...” på dokumentet som skapats på detaljsidan.

Därifrån kan du skapa en delbar länk.

Spåra dokumentvisningar

När du genererar en länk kan du aktivera spårning av visningar och välja att få e-postaviseringar när någon öppnar den.

Du kan få e-postaviseringar:

Första gången dokumentet öppnas
Varje gång det öppnas
Aldrig

Anteckning: Vår dokumentspårningsfunktion är GDPR-kompatibel. Du kan läsa mer i denna artikel.

Förstå dokumentversioner

Varje gång du genererar en delbar länk, skapar Smart Docs en ny version av originaldokumentet, inklusive antalet visningar och skapandetiden.

När en version delas:

Denna version blir skrivskyddad
Du kan inte redigera den längre

För att uppdatera ett dokument, klicka på originaldokumentet, gör de nödvändiga uppdateringarna och generera en ny länk.

När den nya länken genereras kommer du att se den som Version 2, Version 3 och så vidare, under originaldokumentet:

Om du skapar flera versioner av ett dokument rekommenderar vi att stänga av äldre länkar för att undvika förvirring.

För att inaktivera en länk:

Klicka på “...” bredvid den äldre versionen
Klicka “Dela som länk”
Stäng av “Aktivera länk”

Begär e-signaturer

Med Smart Docs kan du begära juridiskt bindande e-signaturer direkt från ditt dokument.

För att begära en signatur:

Öppna affärs- eller kontaktdetaljvyn
Skapa, öppna eller ladda upp ett dokument med Smart Docs-funktionen
Hitta alternativet för att begära signaturer
Lägg till mottagare och skicka det.

Lär dig hur du begär signaturer för dina dokument i denna artikel.

Anteckning: eSignatur-funktionen är endast tillgänglig på the Premium och Ultimate abonnemang, och endast för användare som testar dessa abonnemang med giltiga faktureringsuppgifter inmatade. Lite och Growth användare kan komma åt e-signaturer genom Smart Docs-tillägget.