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スマートドキュメント機能を使用すると、契約または連絡先の詳細ビューから直接提案書や見積もりを作成することで交渉プロセスに時間を節約できます。ドキュメントは自動的に、Pipedriveアカウントから関連する契約、連絡先、プロジェクト、または製品の詳細で埋められます。

次に、トラッカブルリンクを使用してドキュメントを共有し、見込み客がドキュメントにアクセスしたときに通知を受け取ることができます。

ストレージプロバイダに接続する

Smart Docsに接続するには、ディールまたは連絡先の詳細ページに移動し、ドキュメントタブをクリックしてクラウドストレージに接続を選択します。Googleドライブ、Microsoft OneDrive、またはSharePointの3つのプロバイダを使用して接続できます。

Pipedriveがアカウントにアクセスするための許可を求める手順に従います。接続した後、既存のドキュメントやディールに保存されたテンプレートをアップロードすることができ、それらは自動的にドライブに保存されます。

アカウントを接続した後、個人用ドライブまたは共有ドライブをストレージ場所として接続するオプションが表示されます。

ツールとアプリ > ドキュメントに移動し、「+ 新しいアカウントを追加」または「切断」をクリックしてアカウントを追加または切断することもできます。この記事でファイルがどのように保存されるかについて詳しく説明しています。

アカウントのデフォルト共有ドライブを設定することもできます。

共有ドライブフォルダの作成

ストレージプロバイダをSmart Docs機能に接続すると、個人のドライブを選択できるドロップダウンメニューが表示されます。Smart Docs機能に接続すると、自動的にカスタム共有ドライブフォルダが割り当てられますが、自分自身で作成することもできます。

Google Driveアカウントの共有ドライブタブに移動し、新しいフォルダを作成します:

Google Driveで新しい共有フォルダを作成したら、ツールおよびアプリ > ドキュメントに移動し、Smart Docsで使用する新しい共有フォルダを選択します:

GSuiteアカウントで共有フォルダの表示または作成のオプションが表示されない場合、使用されているエディションによる可能性があります。

Google Suit Basicでは共有フォルダはサポートされていませんが、以下のエディションではサポートされています:

• Business Standard and Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

同期されたGSuiteアカウントが共有フォルダをサポートしていない場合、Pipedriveのオプションはグレーアウトして表示されます。

テンプレートの作成と共有

アカウントを接続した後、ドキュメントや提案の作成を開始できます。直接ドキュメントを作成することもできますが、将来のドキュメント作成のためにテンプレートを最初に作成することをお勧めします。Pipedriveのパーミッション「スマートドックスのテンプレートの追加とインポート」を使用して、どのPipedriveの役割がテンプレートを作成または追加できるかを制御できます。パーミッションセットについてもっと詳しく学ぶには、この記事をご覧ください。

ゼロからテンプレートを作成するには、取引先や連絡先の詳細表示のドキュメント > テンプレートタブに移動し、「ドキュメント」、「スプレッドシート」、または 「プレゼンテーション」をクリックします。 既に保存されているテンプレートがある場合は、プロバイダーからテンプレートをインポートすることもできます。

テンプレートエディターでテンプレートの名前とカテゴリを更新し、Pipedriveの取引先、連絡先、製品、プロジェクト、または時間ベースフィールドを追加してテンプレートのコンテンツを入力できます。

Pipedriveのフィールドをテンプレートに追加するには、テンプレートエディターの右側からフィールドをコピーしてテンプレート本文に貼り付けます。フィールドは角かっこ"[ ]"で表示され、テンプレートがドキュメント作成に使用されるとフィールドデータで自動的に置換されます。

テンプレートの編集を完了したら、「閉じる」をクリックしてテンプレートを保存するか、「ドキュメント作成に使用」をクリックしてすぐにテンプレートを使用してドキュメントを作成できます。

スマートドックスのフィールドとテンプレートについての詳細は、この記事をご覧ください。

チームでテンプレートを共有する方法はありますか？

Pipedrive内で他のユーザーとテンプレートを自動的に共有するための高度なテンプレート共有を利用できます。テンプレートを共有するには、テンプレートを編集するために開き、許可タブをクリックします。ユーザーには2つの異なるパーミッションレベルを設定できます。

1. このテンプレートを使用できる - テンプレートを表示して新しいドキュメントを作成することができますが、元のテンプレートを編集や削除することはできません。
2. このテンプレートを編集できる - 元のテンプレートを表示、使用、編集、削除することができます。

テンプレートが他のユーザーと共有された場合、テンプレートギャラリーの私と共有セクションに表示されます。

ドキュメントの作成

ドキュメントを作成するには、ディールや連絡先の詳細ビューでドキュメントタブをクリックします。以前に作成されたテンプレートからドキュメントを作成するか、空のドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションからスクラッチで作成するオプションが表示されます。

また、デバイスや接続されたGoogle Drive、Microsoft OneDrive、またはSharePointアカウントから事前に作成されたドキュメントをインポートすることもできます。ローカルに保存されたドキュメントは、デバイスからPDFとしてアップロードすることもできます。

既存のテンプレートからドキュメントを作成するには、「テンプレートから」をクリックし、使用したいテンプレートを選択します。ドキュメントエディタが表示され、テンプレートフィールドが対応するデータで埋められます。

名前やカテゴリをカスタマイズし、コンテンツを好みに合わせて調整することができます。作業中にドキュメントは自動的に保存されます。

ディール固有のプレースホルダを使用してドキュメントを作成するには、ディール詳細ビューから作成する必要があります。個人固有のプレースホルダを使用してドキュメントを作成するには、ディールまたは個人の詳細ビューから作成する必要があります。

ドキュメントの表示と共有

Googleドライブ - ドキュメントエディターの右下隅にある「共有」ボタンをクリックすると、ドキュメントを共有したり、PDFとしてダウンロードしたり、ドキュメントを削除したりすることができます。

• 署名のリクエスト - 文書の受信者から署名をリクエストします。
• リンクで共有 - このドキュメントの読み取り専用PDFバージョンのリンクを生成し、受信者が開くとブラウザウィンドウに表示されます。
• PDFとしてダウンロード - ドキュメントをローカルに保存して、メールに添付したりお客様に直接送信したりできます。

OneDriveとSharePoint - ドキュメントを共有するには、まずドキュメントエディターを閉じ、ドキュメントの詳細ページで作成されたドキュメントの「...」（詳細）ボタンをクリックする必要があります。

リンクでドキュメントを共有する際には、ドキュメントが開かれたときにビュー数を追跡し、メール通知を設定するオプションがあります。

ドキュメントのビューを追跡オプションを有効にすると、ドキュメントが初めて開かれたとき、毎回、または一度も通知を受けることができます。

リンクが生成されると、元のドキュメントのバージョンとして保存され、ビュー数と作成時間が表示されます。そのバージョンを更新することはできなくなります。

別のドキュメントバージョンを作成するには、元のドキュメントをクリックし、必要な更新を行い、新しいリンクを生成します。リンクが生成されると、ドキュメントの「バージョン2」として表示されます：

ドキュメントの別のバージョンを作成する場合、最初のバージョンのリンクを無効にすることをお勧めします。そのためには、最初のバージョンの「...」をクリックし、リンクを共有 > リンクを有効にするをクリックします。

ドキュメントに署名を追加する

Smart Docsには、電子署名機能も搭載されており、追加のツールなしで顧客からの文書署名をリクエストすることができます。

Smart Docs機能を使用して、契約または連絡先ページから文書を作成またはアップロードし、署名のリクエストオプションを見つけてください。文書の署名をリクエストする方法については、この記事をご覧ください。