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Smart Docs機能を使用すると、取引または連絡先の詳細ビューから直接提案書や見積もりを作成することで、交渉プロセスの時間を節約できます。文書は、あなたのPipedriveアカウントから関連する取引、連絡先、プロジェクトまたは製品の詳細で自動的に populated します。

その後、追跡可能なリンクを使用して文書を共有し、見込み客があなたの文書に関与したときに通知を受け取ることができます。

ストレージプロバイダーへの接続

Smart Docsを接続するには、取引または連絡先の詳細ページに移動し、“ドキュメント”タブをクリックして“クラウドストレージを接続”を選択します。Google Drive、Microsoft OneDriveまたはSharePointの3つのプロバイダーを使用して接続できます。

Pipedriveがあなたのアカウントにアクセスするための許可を与えるためのフローに案内されます。接続が完了すると、取引に保存された既存の文書やテンプレートをアップロードでき、それらは自動的にあなたのドライブにも保存されます。

アカウントを接続すると、ストレージ場所として個人用ドライブまたは共有ドライブのいずれかを接続するオプションが表示されます。

また、ツールとアプリ > ドキュメント に移動し、“+ 新しいアカウントを追加”または“切断”をクリックすることでアカウントを追加したり切断したりできます。ファイルがどのように保存されるかについては、この記事で詳しく学ぶことができます。

また、アカウントのためにデフォルトの共有ドライブを設定することもできます。

共有ドライブフォルダの作成

ストレージプロバイダーをSmart Docs機能に接続すると、ユーザーのドライブを選択できるドロップダウンメニューが表示されます。Smart Docs機能を接続すると、自動的にカスタム共有ドライブフォルダが割り当てられます。ただし、自分自身のフォルダを作成することもできます。

Google ドライブアカウントの 共有ドライブ タブに移動し、新しいフォルダを作成してください:

Google ドライブで新しい共有フォルダを作成したら、ツールとアプリ > ドキュメント に移動し、Smart Docsで使用する新しい共有フォルダを選択してください:

Google Workspaceアカウントで新しい共有フォルダを表示または作成するオプションが表示されない場合、使用中のエディションが原因である可能性があります。共有フォルダを使用するには、Business Starter より上のプランが必要です。

同期されたGoogle Workspaceアカウントが共有フォルダをサポートしていない場合、Pipedriveのオプションはグレーアウトして表示されます。

テンプレートの作成と共有

アカウントを接続したら、ドキュメントや提案書の作成を始めることができます。直接ドキュメントを作成することもできますが、将来のドキュメントの作成を時間を節約するために、まずテンプレートを作成することをお勧めします。

ゼロからテンプレートを作成するには、取引または連絡先の詳細ビューでドキュメント > テンプレート タブに移動し、「ドキュメント」、「スプレッドシート」、または「プレゼンテーション」をクリックします。すでに保存したテンプレートがある場合は、プロバイダーからインポートすることもできます。

テンプレートの編集

テンプレートエディタ内で、テンプレートの名前とカテゴリを更新し、Pipedriveの取引、連絡先、製品、プロジェクト、または時間ベースのフィールドを追加してテンプレートの内容を埋めることができます。

Pipedriveのフィールドをテンプレートに追加するには、テンプレートエディタの右側からフィールドをコピーしてテンプレート本文に貼り付けます。フィールドは括弧「[ ]」で表示され、テンプレートがドキュメントに使用されるときに自動的にフィールドデータに置き換えられます。

テンプレートの編集が終了したら、「閉じる」をクリックしてテンプレートを保存するか、「ドキュメントを作成するために使用」をクリックしてすぐにテンプレートを使用してドキュメントを作成します。

Smart Docsでフィールドとテンプレートについてもっと知るには、この記事をご覧ください。

テンプレートをチームと共有するにはどうすればよいですか？

高度なテンプレート共有を使用して、Pipedrive内の他のユーザーとテンプレートを自動的に共有できます。テンプレートを共有するには、テンプレートを編集するために開き、「権限」タブをクリックします。ユーザーに与えることができる権限のレベルは2つあります。

• このテンプレートを使用できます – テンプレートを表示し、新しいドキュメントを作成するために使用できますが、元のテンプレートを編集または削除できません。
• このテンプレートを編集できます – 元のテンプレートを表示、使用、編集、削除できます。

テンプレートが別のユーザーと共有されると、それはテンプレートギャラリーの自分と共有されたセクションに表示されます。

ドキュメントの作成

ドキュメントを作成するには、取引または連絡先の詳細ビューでドキュメントタブをクリックしてください。以前に作成したテンプレートからドキュメントを作成するオプション、または空白のドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションから新しく作成するオプションが表示されます。

デバイスや接続されたGoogle Drive、Microsoft OneDrive、SharePointアカウントから事前に作成されたドキュメントをインポートすることもできます。ローカルに保存されたドキュメントは、デバイスからPDFとしてアップロードすることもできます。

既存のテンプレートからドキュメントを作成するには、「テンプレートから」をクリックし、使用したいテンプレートを選択します。ドキュメントエディタが表示され、すべてのテンプレートフィールドに対応するデータが入力された状態になります。

名前とカテゴリをカスタマイズし、自分の好みに応じて内容を調整できます。作業中にドキュメントは自動的に保存されます。

取引特有のプレースホルダーでドキュメントを作成するには、取引詳細ビューから作成する必要があります。人特有のプレースホルダーでドキュメントを作成するには、取引または人の詳細ビューから作成する必要があります。

文書の表示と共有

Google Drive – ドキュメントエディタの右下隅にある「共有」ボタンをクリックすると、ドキュメントを共有したり、PDFとしてダウンロードしたり、ドキュメントを削除したりできます。

• リンクとして共有 – このドキュメントの読み取り専用PDFバージョンへのリンクを生成します。受取人がリンクを開くと、ブラウザウィンドウに表示されます。
• 署名をリクエスト – ドキュメントの受取人から署名をリクエストします。
• PDFをダウンロード – ドキュメントをローカルに保存し、メールに添付したり、顧客に直接送信したりできます。

OneDriveとSharePoint – ドキュメントを共有するには、最初にドキュメントエディタを閉じて、詳細ページの作成されたドキュメントの“...”ボタンをクリックする必要があります。

ドキュメントをリンクで共有すると、表示回数を追跡したり、誰かがドキュメントを開いたときにメール通知を設定したりするオプションがあります。

表示回数を追跡 オプションを有効にすると、ドキュメントが初めて開かれたとき、毎回、または決して通知を受け取ることができます。

リンクが生成されると、元のドキュメントの下に表示回数と作成時間が表示されるバージョンとして保存され、そのバージョンを更新することはできなくなります。

ドキュメントの別のバージョンを作成するには、元のドキュメントをクリックし、必要な更新を行って新しいリンクを生成します。リンクが生成されると、ドキュメントの下にバージョン2として表示されます：

ドキュメントの別のバージョンを作成する場合、2つのライブバージョンが存在しないように、最初のバージョンのリンクを無効にすることをお勧めします。そのためには、最初のバージョンの“...”をクリックし、リンクとして共有 > リンクを有効にするをクリックしてリンクを無効にします。

ドキュメントに署名を追加する

Smart DocsにはeSignatures機能も搭載されており、追加のツールなしで顧客からドキュメント署名をリクエストできます。

取引または連絡先ページからSmart Docs機能を使用してドキュメントを作成またはアップロードし、署名をリクエストするオプションを見つけてください。ドキュメントに署名をリクエストする方法については、この記事を参照してください。