Documentos de ventas (BETA)

JT
Jenny Takahara, 19 de febrero de 2021
Nota: Esta función está disponible en los planes Avanzado, Profesional y Corporativo. Esta función está actualmente en versión beta. El uso ilimitado de esta función está sujeto a cambios después del período de la versión beta.
Para usar la función Documentos de ventas tienes que tener una cuenta de Google Drive o OneDrive a la que conectar.


Con la función Documentos de ventas puedes ahorrar tiempo en el proceso de negociación al crear propuestas o cotizaciones directamente desde la vista de detalles del trato.
El documento se rellena automáticamente con detalles relevantes del trato, contacto o producto desde la cuenta de Pipedrive.

Después puedes enviar el documento a tu cliente con un enlace que se puede rastrear y recibir una notificación cuando el prospecto se comunica con tus documentos para saber exactamente qué atención posterior brindarle.


Cómo conectar tu cuenta de Google Drive o OneDrive

Para comenzar a crear documentos y propuestas para tus tratos, ve a la página de detalles del trato y haz clic en la pestaña Documentos > Comenzar aquí.

Se te pedirá que conectes a tu cuente de Google Drive o Microsoft OneDrive y que otorgues permiso a Pipedrive para acceder a tu cuenta. Al conectar con tu cuenta de Google Drive o OneDrive puedes cargar documentos existentes o plantillas que ya tienes guardadas en tus tratos. Los documentos y las plantillas se guardan automáticamente en tu unidad.

Nota: La conexión a tu Cuenta de Google para Documentos de venta será aparte de la configuración de la función Sincronización de Google Drive.


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También puedes añadir y desconectar tu cuenta yendo a Herramientas e integración > Documentos de venta y haciendo clic en +añadir una nueva cuenta.

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Creación de una plantilla

Una vez conectada la cuenta, puedes empezar a crear documentos y propuestas para tus tratos. Puedes crear documentos directamente, pero te recomendamos primero crear plantillas para que ahorres tiempo en la creación de documentos futuros.

Para crear una plantilla, ve a Documentos > pestaña Plantillas en la vista de detalles de un trato y haz clic en Crear nueva plantilla. Puedes importar una plantilla si ya tienes una guardada en tu cuenta de Google Drive conectada.

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Nota: Si utilizas OneDrive, el selector de archivos, editor de plantillas y de documentos aparece como una nueva ventana emergente. Si no ves una ventana emergente tienes que habilitar los menús emergentes desde Pipedrive en la configuración de tu navegador. Aprende cómo habilitar los menús emergentes leyendo este artículo.


En el editor de plantillas, puedes actualizar el nombre, categoría de la plantilla y añadir campos de trato, contacto, producto de Pipedrive para completar el contenido de tu plantilla.

Para añadir campos de Pipedrive a tu plantilla, debes copiar y pegar el campo del lado derecho del editor de plantillas al cuerpo de la plantilla. El campo aparecerá en corchetes "[ ]" en la plantilla y será reemplazado automáticamente por los datos del trato cuando se use la plantilla en un documento.

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Cómo añadir campos de producto

Los campos de producto solo funcionan con una plantilla si existen dentro de una tabla de producto. Para añadir una tabla de producto, primero copia y pega la tabla al cuerpo de la plantilla. La tabla se auto rellena con un conjunto de campos de producto predeterminados pero puedes personalizarlos según tus preferencias.

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Una vez que hayas terminado de editar tu plantilla, haz clic en Cerrar para guardar la plantilla o Usar para crear un documento para usar la plantilla de inmediato para crear un documento.

 


Creación de un documento

Nota: Los usuarios de los planes Profesional y Corporativo pueden solicitar firmas a través de la función Documentos de ventas. Conoce más acerca de esta funcionalidad leyendo este artículo.


Para crear un documento para tu trato, haz clic en la pestaña Documentos en la vista de detalles del trato.Verás las opciones para crear un documento de una plantilla previamente creada, crear una de cero con un documento vacío o importar un documento si ya ha sido creado.

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Nota: Solo puedes importar documentos de tu cuenta de Google drive o OneDrive conectada.


Si seleccionas crear un documento a partir de una plantilla existente, haz clic en De Plantilla y haz clic en la plantilla que quieres usar. El editor del documento aparece con todos los campos de Pipedrive llenos con los datos del trato.

Si al trato le falta información de algún campo en la plantilla que vas a usar, el marcador del nombre del campo se verá en el documento. Puedes personalizar el nombre, categoría y ajustar el contenido de acuerdo a los requisitos del documento en el que estás trabajando.

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El documento se guarda automáticamente en el trato a medida que lo trabajas.

 


Para visualizar y compartir tu documento

Google Drive: Si haces clic en el botón Acciones en la esquina inferior derecha del editor de documentos, puedes compartir el documento, descargar el documento como PDF o eliminarlo.

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  • Compartir con enlace: Genera un enlace para compartir con tus clientes o partes interesadas en el trato, una versión PDF de solo lectura del documento. Esto aparecerá en una ventana del navegador una vez que el destinatario lo abra.
  • Descargar PDF: Guarda el documento localmente para que lo puedas adjuntar al correo electrónico o enviarlo directamente a tus clientes.
  • Eliminar: Elimina el documento.


One Drive:
Para compartir el documento primero tienes que cerrar el editor de documentos y hacer clic en el botón '...' (más) en el documento creado en la página de detalles.

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Cuando compartes un documento con un enlace, te da la opción de vigilar las visualizaciones y configurar notificaciones de correos cuando alguien abre el documento.

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Si habilitas la opción vigilar visualizaciones, puedes elegir recibir una notificación por correo cuando alguien abre tu documento por primera vez, cada vez, o nunca. La notificación por correo te muestra cuando alguien abrió el documento para que sepas exactamente cuándo comunicarte con tu prospecto nuevamente.

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Nota: Nuestra función de rastreo de documentos cumple con RGPD Puedes obtener más información en este artículo.


Una vez generado un enlace, lo puedes ver guardado como una versión en la sección Listo de la página de detalles de tu trato con la cantidad de visualizaciones y la hora en que fue creado. Una vez generado un enlace, ya no podrás actualizar esta versión del documento.

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Si haces clic en el '...' de la versión del documento, verás las siguientes opciones:

  • Abrir: Abre el documento para ver la versión solo lectura
  • Editar notificaciones: Actualiza la configuración de las notificaciones por correo de tu documento
  • Copiar enlace: Copia el enlace de la versión del documento para compartirlo fácilmente con clientes
  • Eliminar: Elimina tu documento
  • Deshabilitar enlace: Deshabilita el enlace para restringir el acceso. Puede que quieras hacerlo si necesitas compartir una versión actualizada del documento con tus clientes.

¿Puedo crear más versiones del documento?

Si tu documento necesita una revisión y actualización durante el proceso de negociación, puedes crear más versiones del documento fácilmente y vigilar el progreso.

Para crear otra versión del documento, haz clic en el documento original, haz las actualizaciones necesarias y genera un nuevo enlace. Una vez generado el enlace, lo verás como Versión 2 en tu documento.

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Si quieres crear otra versión del documento, sería bueno que deshabilites el enlace de la primera versión para que no haya dos versiones activas del documento. Para hacerlo, haz clic en el '...' de la primera versión y haz clic en Deshabilitar enlace.

Nota: Una vez que el enlace esté deshabilitado, ya no podrás habilitarlo nuevamente.
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