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Conexión a tu proveedor de almacenamiento
Cómo crear y compartir plantillas
Creación de un documento
Para visualizar y compartir tu documento
Para añadir una firma a tu documento

Smart Docs

JT
Jenny Takahara, 7 de febrero de 2022
Nota: La función de Smart Docs está incluida en los planes Profesional y Corporativo y está disponible en los planes Básico y Avanzado como un complemento. Solo los usuarios con acceso a la configuración de la cuenta pueden comprar el complemento para la cuenta de la empresa. El complemento viene con 14 días de prueba gratis con cinco firmas durante el período de prueba (requiere datos de facturación). Obtén más información sobre los Términos y Condiciones de este complemento en esta página.

Con la función Smart Docs puedes ahorrar tiempo en el proceso de negociación al crear propuestas o cotizaciones directamente desde la vista de detalles del trato. El documento se rellena automáticamente con detalles relevantes del trato, contacto o producto desde la cuenta de Pipedrive.

Después puedes enviar el documento a tu cliente con un enlace que se puede rastrear, y recibir una notificación cuando el prospecto se comunica con tus documentos para saber exactamente qué atención posterior brindarle.


Conexión a tu proveedor de almacenamiento

Para empezar a crear documentos y propuestas para tus tratos, ve a la página de detalles de tratos y haz clic en la pestaña Documentos. Verás la opción para cargar documentos desde tu dispositivo directamente o conectar con tu almacenamiento de la nube: Google Drive, Microsoft OneDrive, o SharePoint.

Si seleccionas conectarte a tu almacenamiento en la nube, serás dirigido a un flujo para otorgarle permiso a Pipedrive de acceder a tu cuenta. Al conectar con tu proveedor de almacenamiento puedes cargar documentos existentes o plantillas que ya tienes guardadas en tus tratos. Los documentos y las plantillas creados se guardan automáticamente en tu unidad.

Después de conectar tu cuenta, verás la opción para conectar a una unidad personal o compartida como tu ubicación de almacenamiento.

Nota: La conexión a tu Cuenta de Google para Smart Docs será aparte de la configuración de la función Sincronización de Google Drive.
smart docs

También puedes añadir y desconectar tu cuenta yendo a Herramientas y aplicaciones > Smart Docs y hacer clic en +añadir una nueva cuenta. Puedes obtener más información sobre cómo almacenar archivos en este artículo.

Nota: Si tienes algún problema con la conexión o la autenticación de la unidad de Google, ve a Permisos de Google y quita los permisos de Pipedrive antes de intentar conectar nuevamente. Comunícate con nuestro equipo de asistencia para que te ayuden si sigues teniendo problemas.

También puedes configurar una unidad compartida por defecto para tu cuenta. Obtén más información aquí.


Cómo crear y compartir plantillas

Nota: Todos los usuarios con acceso a la configuración de la cuenta pueden crear plantillas por defecto.

Una vez conectada la cuenta, puedes empezar a crear documentos y propuestas para tus tratos. Puedes crear documentos directamente, pero te recomendamos primero crear plantillas para que ahorres tiempo en la creación de documentos futuros. Puedes controlar qué roles de Pipedrive tienen permiso para crear o añadir plantillas nuevas usando el permiso de Pipedrive Puedes crear e importar plantillas de Smart Docs. Lee más acerca de los conjuntos de permisos de Pipedrive en este artículo.

Para crear una plantilla desde cero, ve a Documentos > pestaña Plantillas en la vista de detalles de un trato y haz clic en Documento, Hoja de cálculo, Presentación. También puedes importar una plantilla desde tu proveedor si ya tienes una guardada.

Nota: Crear plantillas y documentos con Spreadsheet o Presentation está disponible solo para los usuarios de Google Drive.
new template
Nota: Si utilizas OneDrive, el selector de archivos, editor de plantillas y de documentos aparece como una nueva ventana emergente. Si no ves una ventana emergente tienes que habilitar los menús emergentes desde Pipedrive en la configuración de tu navegador. Aprende cómo habilitar los menús emergentes leyendo este artículo.

En el editor de plantillas, puedes actualizar el nombre, categoría de la plantilla y añadir campos de trato, contacto, producto de Pipedrive para completar el contenido de tu plantilla.

Para añadir campos de Pipedrive a tu plantilla, debes copiar y pegar el campo del lado derecho del editor de plantillas al cuerpo de la plantilla. El campo aparecerá en corchetes "[ ]" en la plantilla y será reemplazado automáticamente por los datos del trato cuando se use la plantilla en un documento.

salesdocstemplate.gif

Una vez que hayas terminado de editar tu plantilla, haz clic en Cerrar para guardar la plantilla o Usar para crear un documento para usar la plantilla de inmediato para crear un documento.

Obtén más información sobre campos y plantillas con Smart Docs en este artículo.

¿Cómo hago para compartir las plantillas con mi equipo?

Puedes usar la función avanzada de compartir plantilla para compartir automáticamente la plantilla con otros usuarios de Pipedrive. Para compartir una plantilla, abre la plantilla para editarla y haz clic en la pestaña Permisos. Hay dos niveles diferentes de permisos que puedes dar a usuarios:

  1. Se puede usar esta plantilla: Se puede visualizar la plantilla y usarla para crear documentos nuevos, pero no puedes editar o eliminar la plantilla original.
  2. Se puede editar esta plantilla: Se puede visualizar, usar, editar y eliminar la plantilla original.
Screen_Shot_2021-02-16_at_8.41.09_PM.png
Nota: Para usar con éxito una plantilla, el usuario con quien la compartes también tiene que acceder al archivo de la plantilla original en tu proveedor de almacenamiento. Por esta razón, recomendamos que todas las plantillas y documentos se almacenen en una unidad compartida. Configúralo en los ajustes de Smart Docs. Puedes obtener más información sobre cómo se almacenan los documentos en este artículo.

Una vez que una plantilla ha sido compartida con otro usuario, aparece en la sección Compartido conmigo de la galería de plantillas.

Screen_Shot_2021-02-16_at_8.49.57_PM.png

Creación de un documento

Nota: Los usuarios pueden solicitar firmas a través de la función de Smart Docs. Conoce más acerca de esta funcionalidad leyendo este artículo.

Para crear un documento para tu trato, haz clic en la pestaña Documentos en la vista de detalles del trato. Verás las opciones para crear documentos desde una plantilla creada previamente, crear una desde cero con un documento, hoja de cálculo, o presentación, en blanco o importar un documento desde tu dispositivo.

Puedes importar documentos ya creados desde tu cuenta conectada de Google Drive, Microsoft OneDrive, o SharePoint. Los documentos que se guardan localmente también se pueden cargar como PDF desde tu dispositivo.

Nota: Si eliges cargar tu documento como PDF, no puedes modificarlo o guardarlo como plantilla para usarlo con otros tratos.
add document

Si seleccionas crear un documento a partir de una plantilla existente, haz clic en Desde plantilla y haz clic en la plantilla que quieres usar. El editor del documento aparece con todos los campos de Pipedrive llenos con los datos del trato.

Puedes personalizar el nombre, categoría y ajustar el contenido de acuerdo a los requisitos del documento en el que estás trabajando. El documento se guarda automáticamente en el trato a medida que lo trabajas.

Screen_Shot_2021-02-16_at_9.16.41_PM.png
Nota: Si al trato le falta información de algún campo en la plantilla utilizada, el marcador del nombre del campo queda en el documento. Conoce cómo borrar campos vacíos en este artículo.

Para visualizar y compartir tu documento

Google Drive: Si haces clic en el botón Acciones en la esquina inferior derecha del editor de documentos, puedes compartir el documento, descargar el documento como PDF o eliminarlo.

Screen_Shot_2021-02-16_at_9.20.05_PM.png
  • Solicita firmas: Solicita firmas desde los documentos de los destinatarios.
  • Compartir con enlace: Genera un enlace para compartir con tus clientes o partes interesadas en el trato, una versión PDF de solo lectura del documento. Esto aparecerá en una ventana del navegador una vez que el destinatario lo abra.
  • Descargar PDF: Guarda el documento localmente para que lo puedas adjuntar al correo electrónico o enviarlo directamente a tus clientes.
  • Eliminar: Elimina tu documento.


OneDrive y SharePoint:
Para compartir el documento primero tienes que cerrar el editor de documentos y hacer clic en el botón '...' (más) en el documento creado en la página de detalles.

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Cuando compartes un documento con un enlace, te da la opción de vigilar las visualizaciones y configurar las notificaciones de correos electrónicos cuando alguien abre el documento.

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Si habilitas la opción vigilar visualizaciones, puedes elegir recibir una notificación por correo electrónico cuando alguien abre tu documento por primera vez, cada vez, o nunca. La notificación por correo te muestra cuando alguien abrió el documento para que sepas exactamente cuándo comunicarte con tu prospecto nuevamente.

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Nota: Nuestra función de rastreo de documentos cumple con el RGPD. Puedes obtener más información en este artículo.

Una vez generado un enlace, lo puedes ver guardado como una versión en la sección Listo de la página de detalles de tu trato con la cantidad de visualizaciones y la hora en que fue creado. Una vez generado un enlace, ya no podrás actualizar esta versión del documento.

Screen_Shot_2021-02-16_at_9.43.21_PM.png

Si haces clic en el '...' de la versión del documento, verás las siguientes opciones:

  • Abrir: Abre el documento para ver la versión solo lectura.
  • Obtener enlace para compartir: Copia el enlace de la versión para compartirlo fácilmente con clientes y cambia los ajustes del enlace.
  • Solicitar firmas: Solicita firmas digitales de destinatarios de documentos.
  • Descargar PDF: Descarga un PDF solo para lectura de esta versión.
  • Eliminar: Elimina tu documento.

¿Puedo crear más versiones del documento?

Si tu documento necesita una revisión y actualización durante el proceso de negociación, puedes crear más versiones del documento fácilmente y vigilar el progreso.

Para crear otra versión del documento, haz clic en el documento original, haz las actualizaciones necesarias y genera un nuevo enlace. Una vez generado el enlace, lo verás como Versión 2 en tu documento.

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Si quieres crear otra versión del documento, sería bueno que deshabilites el enlace de la primera versión para que no haya dos versiones activas del documento. Para hacerlo, haz clic en "..." de la primera versión y haz clic en Obtener enlace para compartir > Enlace habilitado para deshabilitar el enlace.


Para añadir una firma a tu documento

Smart Docs también viene con una funcionalidad de Firmas electrónicas, para que puedas solicitar las firmas de los documentos a tus clientes sin necesidad de herramientas adicionales.

Crea o carga un documento con la función Smart Docs en la página de detalles del trato y encuentra la opción Solicitar firmas. Obtén más información sobre cómo solicitar firmas para tus documentos en este artículo.

Nota: Esta función está disponible solo para usuarios de los planes Profesional y Corporativo, así como para usuarios que están probando estos planes con datos de facturación válidos agregados en el sistema. Esta función estará disponible para los usuarios de los planes Básico y Avanzado que tengan el complemento Smart Docs.
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