Smart Docs

JT
Jenny Takahara, 15 de abril de 2021
Nota: Para usar la función Smart Docs tienes que tener una cuenta de Google Drive o Microsoft OneDrive o SharePoint a la que conectar.


Con la función Smart Docs puedes ahorrar tiempo en el proceso de negociación al crear propuestas o cotizaciones directamente desde la vista de detalles del trato. El documento se rellena automáticamente con detalles relevantes del trato, contacto o producto desde la cuenta de Pipedrive.

Después puedes enviar el documento a tu cliente con un enlace que se puede rastrear, y recibir una notificación cuando el prospecto se comunica con tus documentos para saber exactamente qué atención posterior brindarle.


Conexión a tu proveedor de almacenamiento

Para comenzar a crear documentos y propuestas para tus tratos, ve a la página de detalles del trato y haz clic en la pestaña Documentos > Comenzar aquí.

Se te pedirá que conectes a tu cuenta de Google Drive o Microsoft OneDrive o SharePoint y que otorgues permiso a Pipedrive para acceder a tu cuenta. Al conectar con tu proveedor de almacenamiento puedes cargar documentos existentes o plantillas que ya tienes guardadas en tus tratos. Los documentos y las plantillas creados se guardan automáticamente en tu unidad.

Después de conectar tu cuenta, verás la opción para conectar a una unidad personal o compartida como tu ubicación de almacenamiento.

Nota: La conexión a tu Cuenta de Google para Smart Docs será aparte de la configuración de la
función Sincronización de Google Drive.


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También puedes añadir y desconectar tu cuenta yendo a Herramientas e integración > Smart Docs y hacer clic en +añadir una nueva cuenta.

Nota: Si tienes algún problema con la conexión o la autenticación de la unidad de Google, ve a Permisos de Google y quita los permisos de Pipedrive antes de intentar conectar nuevamente. Comunícate con tu equipo de asistencia para que te ayuden si sigues teniendo problemas.

Configuración de una unidad compartida por defecto

Nota: Esta función está disponible en los planes Profesional y Corporativo.


Los Usuarios administradores pueden ver la pestaña de ajustes de Empresa en los Ajustes de Smart Docs. Aquí puedes seleccionar la ubicación de almacenamiento por defecto para guardar los documentos y plantillas de tu equipo.

Definir una unidad compartida predeterminada garantiza que cuando compartes las plantillas con otros usuarios, serán almacenados y accesibles en la misma unidad compartida. Puedes también elegir eliminar el logo de empresa de Pipedrive de los documentos que compartes.

Puedes obtener más información sobre cómo almacenar archivos en este artículo.


Cómo crear y compartir plantillas

Nota: Todos los usuarios administradores pueden crear plantillas por defecto. Si tienes un plan Profesional o Corporativo, puedes controlar qué roles de Pipedrive son permitidos para crear o añadir plantillas nuevas usando el permiso de Pipedrive Puedes crear e importar plantillas de Smart Docs. Para leer más información sobre los conjuntos de Permisos de Pipedrive en este artículo.


Una vez conectada la cuenta, puedes empezar a crear documentos y propuestas para tus tratos. Puedes crear documentos directamente, pero te recomendamos primero crear plantillas para que ahorres tiempo en la creación de documentos futuros.

Para crear una plantilla desde cero ve a Documentos > pestaña Plantillas en la vista de detalles de un trato y haz clic en Crear nueva plantilla. Puedes también importar una plantilla desde tu proveedor si ya tienes una guardada.

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Nota: Si utilizas OneDrive, el selector de archivos, editor de plantillas y de documentos aparece como una nueva ventana emergente. Si no ves una ventana emergente tienes que habilitar los menús emergentes desde Pipedrive en la configuración de tu navegador. Aprende cómo habilitar los menús emergentes leyendo este artículo.


En el editor de plantillas, puedes actualizar el nombre, categoría de la plantilla y añadir un trato, contacto, producto y campos basados en el tiempo de Pipedrive, para completar el contenido de tu plantilla.

Para añadir campos de Pipedrive a tu plantilla, debes copiar y pegar el campo del lado derecho del editor de plantillas al cuerpo de la plantilla. El campo aparecerá en corchetes "[ ]" en la plantilla y será reemplazado automáticamente por los datos del trato cuando se use la plantilla en un documento.

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Añadir campos de producto

Los campos de producto solo funcionan con una plantilla si existen dentro de una tabla de producto. Para añadir una tabla de producto, primero copia y pega la tabla al cuerpo de la plantilla. La tabla se auto rellena con un conjunto de campos de producto predeterminados pero puedes personalizarlos según tus preferencias.

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Una vez que hayas terminado de editar tu plantilla, haz clic en Cerrar para guardar la plantilla o Usar para crear un documento para usar la plantilla de inmediato para crear un documento.

¿Cómo hago para compartir plantillas con mi equipo?

Nota: La función para compartir plantillas avanzada está disponible solo en los planes Profesional y Corporativo.


Puedes usar la función compartir plantilla avanzada para compartir automáticamente la plantilla con otros usuarios de Pipedrive. Para compartir una plantilla, abre la plantilla para editarla y haz clic en la pestaña Permisos. Hay dos niveles diferentes de permisos que puedes dar a usuarios:

  1. Se puede usar esta plantilla: Se puede visualizar la plantilla y usarla para crear documentos nuevos, pero no puedes editar o eliminar la plantilla original.
  2. Se puede editar esta plantilla: Se puede visualizar, usar, editar y eliminar la plantilla original.


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Nota: Para usar con éxito una plantilla, el usuario con quien la compartes también tendrá que acceder al archivo de la plantilla original en tu proveedor de almacenamiento. Por esta razón, recomendamos que todas las plantillas y documentos se almacenen en una unidad compartida. Lo puedes configurar en los ajustes de Smart Docs. Puedes obtener más información sobre cómo se almacenan los documentos leyendo este artículo.


Una vez que una plantilla ha sido compartida con otro usuario, aparece en la sección Compartido conmigo de la galería de plantillas.

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Creación de un documento

Nota: Los usuarios de los planes Profesional y Corporativo pueden solicitar firmas a través de la función Smart Docs. Conoce más acerca de esta funcionalidad leyendo este artículo.


Para crear un documento para tu trato, haz clic en la pestaña Documentos en la vista de detalles del trato. Verás las opciones para crear un documento de una plantilla previamente creada, crear una de cero con un documento vacío o importar un documento si ya ha sido creado.

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Nota: Solo puedes importar documentos de tu cuenta conectada de Google drive, Microsoft OneDrive o SharePoint.


Si seleccionas crear un documento a partir de una plantilla existente, haz clic en De Plantilla y haz clic en la plantilla que quieres usar. El editor del documento aparece con todos los campos de Pipedrive llenos con los datos del trato.

Si al trato le falta información de algún campo en la plantilla que vas a usar, el marcador del nombre del campo se verá en el documento. Puedes personalizar el nombre, categoría y ajustar el contenido de acuerdo a los requisitos del documento en el que estás trabajando.

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El documento se guarda automáticamente en el trato a medida que lo trabajas.


Para visualizar y compartir tu documento

Google Drive: Si haces clic en el botón Acciones en la esquina inferior derecha del editor de documentos, puedes compartir el documento, descargar el documento como PDF o eliminarlo.

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  • Solicita firmas (Profesional y Corporativo): Solicita firmas desde los documentos de los destinatarios.
  • Compartir con enlace: Genera un enlace para compartir con tus clientes o partes interesadas en el trato, una versión PDF de solo lectura del documento. Esto aparecerá en una ventana del navegador una vez que el destinatario lo abra.
  • Descargar PDF: Guarda el documento localmente para que lo puedas adjuntar al correo electrónico o enviarlo directamente a tus clientes.
  • Eliminar: Elimina tu documento


One Drive y SharePoint:
Para compartir el documento primero tienes que cerrar el editor de documentos y hacer clic en el botón '...' (más) en el documento creado en la página de detalles.

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Cuando compartes un documento con un enlace, te da la opción de vigilar las visualizaciones y configurar notificaciones de correos cuando alguien abre el documento.

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Nota: Si tienes un plan Profesional o Corporativo puedes quitar el logo de Pipedrive de tus documentos compartidos (Beta). Puedes obtener más información sobre esta funcionalidad en este artículo.

Si habilitas la opción rastrear visualizaciones, puedes elegir recibir una notificación por correo cuando alguien abre tu documento por primera vez, cada vez, o nunca. La notificación por correo te muestra cuando alguien abrió el documento para que sepas exactamente cuándo comunicarte con tu prospecto nuevamente.

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Nota: Nuestra función de rastreo de documentos cumple con el RGPD Puedes obtener más información en este artículo.


Una vez generado un enlace, lo puedes ver guardado como una versión en la sección Listo de la página de detalles de tu trato con la cantidad de visualizaciones y la hora en que fue creado. Una vez generado un enlace, ya no puedes actualizar esta versión del documento.

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Si haces clic en el '...' de la versión del documento, ves las siguientes opciones:

  • Abrir: Abre el documento para ver la versión solo lectura
  • Obtener enlace para compartir: Copia el enlace de la versión para compartirlo fácilmente con clientes y cambia los ajustes del enlace
  • Solicita firmas (solo para planes Profesional y Corporativo): Solicita firmas digitales de los destinatarios de los documentos
  • Descargar PDF: Descarga un PDF solo para lectura de esta versión
  • Eliminar: Elimina tu documento

¿Puedo crear más versiones del documento?

Si tu documento necesita una revisión y actualización durante el proceso de negociación, puedes crear más versiones del documento fácilmente y vigilar el progreso.

Para crear otra versión del documento, haz clic en el documento original, haz las actualizaciones necesarias y genera un nuevo enlace. Una vez generado el enlace, lo verás como Versión 2 en tu documento.

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Si quieres crear otra versión del documento, sería bueno que deshabilites el enlace de la primera versión para que no haya dos versiones activas del documento. Para hacerlo, haz clic en "..." de la primera versión y haz clic en Obtener enlace para compartir > Enlace habilitado para deshabilitar el enlace.

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