Bilgi Bankası

Akıllı Belgeler özelliği ile, teklif veya alıntıyı doğrudan anlaşma veya iletişim detayları görünümünden oluşturarak müzakere sürecinde zaman kazanabilirsiniz. Belge, Pipedrive hesabınızdaki ilgili anlaşma, iletişim, proje veya ürün detayları ile otomatik olarak doldurulacaktır.

Daha sonra belgeyi takip edilebilir bir bağlantı kullanarak paylaşabilir ve potansiyel müşteriler belgelerinizle etkileşime girdiğinde bildirim alabilirsiniz.

Depolama sağlayıcınıza bağlanma

Smart Docs'u bağlamak için bir anlaşma veya kişi detay sayfasına gidin, “Belgeler” sekmesine tıklayın ve “Bulut depolamayı bağla” seçeneğini seçin. Üç sağlayıcı ile bağlanabilirsiniz – Google Drive, Microsoft OneDrive veya SharePoint.

Pipedrive'ın hesabınıza erişim izni vermeniz için bir akışa yönlendirileceksiniz. Bağlandığınızda, mevcut belgeleri veya anlaşmalarınıza kaydedilmiş şablonları yükleyebilirsiniz ve bunlar otomatik olarak sürücünüze de kaydedilecektir.

Hesabınızı bağladıktan sonra, depolama konumu olarak kişisel veya paylaşılan bir sürücüyü bağlama seçeneğini göreceksiniz.

Ayrıca, Araçlar ve uygulamalar > Belgeler bölümüne giderek hesabınızı ekleyebilir veya bağlantısını kesebilirsiniz ve “+ Yeni bir hesap ekle” veya “Bağlantıyı kes.” seçeneğine tıklayabilirsiniz. Dosyaların nasıl saklandığı hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz bu makaleden.

Ayrıca, hesabınız için bir varsayılan paylaşılan sürücü ayarlayabilirsiniz.

Paylaşılan sürücü klasörü oluşturma

Depolama sağlayıcınızı Akıllı Belgeler özelliğine bağladığınızda, bir kişinin sürücüsünün seçilebileceği bir açılır menü göreceksiniz. Akıllı Belgeler özelliğini bağladığınızda, otomatik olarak özel bir paylaşılan sürücü klasörü atanır. Ancak, kendi klasörünüzü de oluşturabilirsiniz.

Google Drive hesabınızdaki Paylaşılan sürücüler sekmesine gidin ve yeni bir klasör oluşturun:

Google Drive'da yeni paylaşılan klasörünüzü oluşturduktan sonra, Araçlar ve Uygulamalar > Belgeler kısmına gidin ve Akıllı Belgelerinizle kullanmak için yeni paylaşılan klasörü seçin:

Google Workspace hesabınızda yeni bir paylaşılan klasörü görüntüleme veya oluşturma seçeneği görünmüyorsa, bu kullanılan sürümle ilgili olabilir. Paylaşılan klasörleri kullanmak için, Business Starter'dan daha üst bir plana sahip olmalısınız.

Senkronize edilmiş Google Workspace hesabı paylaşılan klasörleri desteklemiyorsa, Pipedrive'daki seçenek gri olarak görünecektir.

Şablon oluşturma ve paylaşma

Hesabınızı bağladıktan sonra, belgeler ve teklifler oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bir belgeyi doğrudan oluşturabilirsiniz, ancak gelecekteki belgeler için zaman kazanmak adına önce bir şablon oluşturmanızı öneririz.

Sıfırdan bir şablon oluşturmak için, bir teklif veya kişinin detay görünümünde Belgeler > Şablonlar sekmesine gidin ve ”Belge”, ”Hesap Tablosu” veya “Sunum.” üzerine tıklayın. Zaten kaydedilmiş bir şablonunuz varsa, sağlayıcınızdan bir şablon da içe aktarabilirsiniz.

Şablonunuzu düzenleme

Şablon editöründe iken, şablonun adını ve kategorisini güncelleyebilir ve şablonunuzun içeriğini doldurmak için herhangi bir Pipedrive teklifi, kişi, ürün, proje veya zaman tabanlı alanlar ekleyebilirsiniz.

Pipedrive alanlarını şablonunuza eklemek için, şablon editörünüzün sağ tarafındaki alanı kopyalayıp şablon gövdesine yapıştırın. Alan, “[ ]” parantezleri içinde görünecek ve şablon bir belge için kullanıldığında otomatik olarak alan verisi ile değiştirilecektir.

Şablonunuzu düzenlemeyi tamamladıktan sonra, şablonunuzu kaydetmek için “Kapat“ veya şablonu hemen bir belge oluşturmak için kullanmak için “Belge oluşturmak için kullan” üzerine tıklayın.

Akıllı Belgelerde alanlar ve şablonlar hakkında daha fazla bilgi edinin bu makaleden.

Şablonları ekibimle nasıl paylaşabilirim?

Gelişmiş şablon paylaşımını kullanarak şablonu Pipedrive'daki diğer kullanıcılarla otomatik olarak paylaşabilirsiniz. Bir şablonu paylaşmak için, şablonunuzu düzenlemek için açın ve “İzinler” sekmesine tıklayın. Kullanıcılara verebileceğiniz iki farklı izin seviyesi vardır:

• Bu şablonu kullanabilir – Şablonu görüntüleyebilir ve yeni belgeler oluşturmak için kullanabilir, orijinal şablonu düzenleyemez veya silemez.
• Bu şablonu düzenleyebilir – Orijinal şablonu görüntüleyebilir, kullanabilir, düzenleyebilir ve silebilir.

Bir şablon başka bir kullanıcıyla paylaşıldıktan sonra, şablon galerinizin Benimle paylaşılan bölümünde görünecektir.

Bir belge oluşturma

Bir belge oluşturmak için, bir anlaşma veya kişi detay görünümünde Belgeler sekmesine tıklayın. Daha önce oluşturulmuş bir şablondan belge oluşturma veya boş belge, hesap tablosu veya sunum ile sıfırdan bir belge oluşturma seçeneğini göreceksiniz.

Ayrıca, cihazınızdan veya bağlı bir Google Drive, Microsoft OneDrive veya SharePoint hesabından önceden oluşturulmuş belgeleri de içe aktarabilirsiniz. Yerel olarak kaydedilen belgeler, cihazınızdan PDF olarak da yüklenebilir.

Mevcut bir şablondan belge oluşturmak için “Şablondan” tıklayın ve kullanmak istediğiniz şablonu seçin. Belge düzenleyici, tüm şablon alanları ilgili verilerle doldurulmuş olarak görünecektir.

İsmi ve kategoriyi özelleştirebilir ve içeriği tercihlerinize göre ayarlayabilirsiniz. Belge, çalıştıkça otomatik olarak kaydedilecektir.

Anlaşma-spesifik yer tutucularla bir belge oluşturmak için, bunu anlaşma detayları görünümünden oluşturmalısınız. Kişi-spesifik yer tutucularla bir belge oluşturmak için, bunu anlaşma veya kişinin detay görünümünden oluşturmalısınız.

Belgenizi görüntüleme ve paylaşma

Google Drive – Belge düzenleyicisinin sağ alt köşesindeki “Paylaş” butonuna tıklarsanız, belgeyi paylaşabilir, belgeyi PDF olarak indirebilir veya belgeyi silebilirsiniz.

• Bağlantı olarak paylaş – Bu belgenin yalnızca okunabilir PDF sürümüne bir bağlantı oluşturun, alıcı bunu açtığında bir tarayıcı penceresinde görüntülenecektir.
• İmzalar iste – Belgelerin alıcılarından imzalar isteyin.
• PDF indir – Belgenizi yerel olarak kaydedin, böylece bir e-postaya ekleyebilir veya doğrudan müşterilerinize gönderebilirsiniz.

OneDrive ve SharePoint – Belgenizi paylaşmak için önce belge düzenleyicinizi kapatmanız ve detay sayfasında oluşturulan belgede “...” butonuna tıklamanız gerekecek.

Belgenizi bir bağlantı ile paylaştığınızda, görüntülemeleri takip etme ve belge açıldığında e-posta bildirimleri ayarlama seçeneğiniz olacaktır.

Eğer görüntülemeleri takip et seçeneğini etkinleştirirseniz, belgeniz ilk kez açıldığında, her seferinde veya asla e-posta ile bildirim alabilirsiniz.

Bir bağlantı oluşturulduğunda, bunu orijinal belgenin altında bir sürüm olarak, görüntüleme sayısı ve oluşturulma zamanı ile birlikte göreceksiniz ve artık o sürümü güncelleyemeyeceksiniz.

Başka bir belge sürümü oluşturmak için, orijinal belgeye tıklayın, gerekli güncellemeleri yapın ve yeni bir bağlantı oluşturun. Bağlantı oluşturulduğunda, belgenizin altında Sürüm 2 olarak göreceksiniz:

Başka bir belge sürümü oluşturursanız, iki aktif sürüm olmaması için ilk sürümün bağlantısını devre dışı bırakmanızı öneririz. Bunu yapmak için, ilk sürümün “...” üzerine tıklayın ve Bağlantı olarak paylaş > Bağlantıyı etkinleştir seçeneğine tıklayarak bağlantıyı devre dışı bırakın.

Belgenize imza ekleme

Smart Docs ayrıca eİmzalar işlevselliği ile birlikte gelir, böylece müşterilerinizden belge imzaları talep etmek için herhangi bir ek araca ihtiyaç duymadan işlem yapabilirsiniz.

Belgeyi anlaşma veya iletişim sayfasından Smart Docs özelliği ile oluşturun veya yükleyin ve imza talep etme seçeneğini bulun. Belgeleriniz için imza talep etmeyi bu makalede öğrenin.