Bilgi Bankası

Akıllı Belgeler özelliği ile, teklifi veya alıntıyı doğrudan anlaşma veya kişi detayları görünümünden oluşturarak müzakere sürecinde zaman kazanabilirsiniz. Belge, Pipedrive hesabınızdaki ilgili anlaşma, kişi, proje veya ürün detaylarıyla otomatik olarak doldurulacaktır.

Daha sonra belgeyi izlenebilir bir bağlantı kullanarak paylaşabilir ve potansiyel müşteriler belgelerinizle etkileşime geçtiğinde bildirim alabilirsiniz.

Depolama sağlayıcınıza bağlanma

Smart Docs'u bağlamak için bir anlaşma veya kişi detay sayfasına gidin, “Belgeler” sekmesine tıklayın ve “Bulut depolama bağla” seçeneğini seçin. Üç sağlayıcı kullanarak bağlanabilirsiniz – Google Drive, Microsoft OneDrive veya SharePoint.

Pipedrive'ın hesabınıza erişim izni vermeniz için bir akışta sizi yönlendirecekler. Bağlandıktan sonra, mevcut belgeleri veya fırsatlarınıza kaydedilmiş şablonları yükleyebilir ve bunlar otomatik olarak sürücünüze kaydedilecektir.

Hesabınızı bağladıktan sonra, depolama alanı olarak kişisel veya paylaşılan bir sürücüyü bağlama seçeneğini göreceksiniz.

Ayrıca Araçlar ve uygulamalar > Belgeler bölümüne giderek hesabınızı ekleyebilir veya bağlantısını koparabilirsiniz, ardından “+ Yeni bir hesap ekle” veya “Bağlantıyı kes.” hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz bu makaleden.

Ayrıca hesabınız için varsayılan bir paylaşılan sürücü ayarlayabilirsiniz.

Paylaşılan bir sürücü klasörü oluşturma

Depolama sağlayıcınızı Akıllı Belgeler özelliğine bağladığınızda, bir kişinin sürücüsünün seçilebileceği bir açılır menü fark edeceksiniz. Akıllı Belgeler özelliğini bağladığınızda, otomatik olarak özel bir paylaşılan sürücü klasörü atanır. Ancak, kendi klasörünüzü de oluşturabilirsiniz.

Google Drive hesabınızdaki Paylaşılan sürücüler sekmesine gidin ve yeni bir klasör oluşturun:

Google Drive'da yeni paylaşılan klasörünüzü oluşturduktan sonra, Araçlar ve Uygulamalar > Belgeler kısmına gidin ve Akıllı Belgelerinizle kullanmak için yeni paylaşılan klasörü seçin:

Google Workspace hesabınızda yeni bir paylaşılan klasörü görüntüleme veya oluşturma seçeneği görünmüyorsa, bu kullanılan sürümle ilgili olabilir. Paylaşılan klasörleri kullanmak için Business Starter planının üzerinde bir planınız olmalıdır.

Eşitlenmiş Google Workspace hesabı paylaşılan klasörleri desteklemiyorsa, Pipedrive'daki seçenek gri olarak görünecektir.

Şablon oluşturma ve paylaşma

Hesabınızı bağladıktan sonra belgeler ve öneriler oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bir belgeyi doğrudan oluşturabilseniz de, gelecekteki belgelerde zaman kazanmak için önce bir şablon oluşturmanızı öneririz.

Sıfırdan bir şablon oluşturmak için, bir anlaşma veya kişinin detay görünümünde Belgeler > Şablonlar sekmesine gidin ve ”Belge”, ”Hesap Tablosu” veya “Sunum.” seçeneğine tıklayın. Zaten kaydedilmiş bir şablonunuz varsa sağlayıcınızdan bir şablon da içe aktarabilirsiniz.

Şablonunuzu düzenleme

Şablon düzenleyicisindeyken, şablonun adı ve kategorisini güncelleyebilir ve şablonunuzun içeriğini doldurmak için herhangi bir Pipedrive anlaşması, kişisi, ürünü, projesi veya zaman tabanlı alanları ekleyebilirsiniz.

Pipedrive alanlarını şablonunuza eklemek için, şablon düzenleyicinizin sağ tarafındaki alanı kopyalayıp şablon metnine yapıştırın. Alan “[ ]” parantezleri içinde görünecek ve şablon bir belge için kullanıldığında otomatik olarak alan verisi ile değiştirilecektir.

Şablonunuzu düzenlemeyi tamamladıktan sonra, şablonunuzu kaydetmek için “Kapat“ seçeneğine veya hemen belge oluşturmak için “Belge oluşturmak için kullan” seçeneğine tıklayın.

Akıllı Belgelerde alanlar ve şablonlar hakkında daha fazla bilgi edinin bu makaleden.

Şablonları ekibimle nasıl paylaşabilirim?

Gelişmiş şablon paylaşımını kullanarak şablonu Pipedrive'daki diğer kullanıcılarla otomatik olarak paylaşabilirsiniz. Bir şablonu paylaşmak için, şablonunuzu düzenlemek için açın ve “İzinler” sekmesine tıklayın. Kullanıcılara verebileceğiniz iki farklı izin seviyesi vardır:

• Bu şablonu kullanabilir – Şablonu görüntüleyebilir ve yeni belgeler oluşturmak için kullanabilir, orijinal şablonu düzenleyemez veya silemez.
• Bu şablonu düzenleyebilir – Orijinal şablonu görüntüleyebilir, kullanabilir, düzenleyebilir ve silebilir.

Bir şablon başka bir kullanıcıyla paylaşıldığında, şablon galerinizin Benimle paylaşılan bölümünde görünecektir.

Bir belge oluşturma

Bir belge oluşturmak için, bir anlaşma veya kişi detay görünümünde Belgeler sekmesine tıklayın. Daha önce oluşturulmuş bir şablondan belge oluşturma seçeneğini veya boş belge, hesap tablosu veya sunum ile sıfırdan bir belge oluşturma seçeneğini göreceksiniz.

Ayrıca, cihazınızdaki veya bağlı bir Google Drive, Microsoft OneDrive veya SharePoint hesabındaki önceden oluşturulmuş belgeleri de içe aktarabilirsiniz. Yerel olarak kaydedilen belgeler, cihazınızdan PDF olarak da yüklenebilir.

Mevcut bir şablondan belge oluşturmak için “Şablondan” tıklayın ve kullanmak istediğiniz şablonu seçin. Belge düzenleyicisi, ilgili verilerle doldurulmuş tüm şablon alanlarıyla birlikte görünecektir.

İsmi ve kategoriyi özelleştirebilir ve içeriği tercihlerinize göre ayarlayabilirsiniz. Çalışırken belge otomatik olarak kaydedilecektir.

anlaşma-özel yer tutucularla bir belge oluşturmak için, anlaşma detayları görünümünden oluşturmalısınız. kişi-özel yer tutucularla bir belge oluşturmak için, anlaşma veya kişinin detay görünümünden oluşturmalısınız.

Belgenizi görüntüleme ve paylaşma

Google Drive – Belge düzenleyicisinin sağ alt köşesindeki “Paylaş” butonuna tıklarsanız, belgeyi paylaşabilir, belgeyi PDF olarak indirebilir veya belgeyi silebilirsiniz.

• Bağlantı olarak paylaş – Bu belgenin sadece okunabilir PDF versiyonuna bir bağlantı oluşturun, alıcı onu açtığında bir tarayıcı penceresinde görüntülenecektir.
• İmzalar talep et – Belgelerin alıcılarından imza talep edin.
• PDF indir – Belgenizi yerel olarak kaydedin, böylece bir e-posta ile ekleyebilir veya doğrudan müşterilerinize gönderebilirsiniz.

OneDrive ve SharePoint – Belgenizi paylaşmak için önce belge düzenleyicinizi kapatmanız ve detay sayfasındaki oluşturulan belgenin “...” butonuna tıklamanız gerekecek.

Belgenizi bir bağlantı ile paylaştığınızda, görüntülemeleri takip etme ve belgenin açılması durumunda e-posta bildirimleri ayarlama seçeneğiniz olacak.

Eğer görüntülemeleri takip et seçeneğini etkinleştirirseniz, belgeniz ilk kez açıldığında, her seferinde veya asla açılmadığında e-posta ile bildirim alabilirsiniz.

Bir bağlantı oluşturulduktan sonra, bu bağlantıyı orijinal belgenin altında bir versiyon olarak, görüntüleme sayısı ve oluşturulma zamanı ile birlikte göreceksiniz ve o versiyonu güncelleyemeyeceksiniz.

Bir belgenin başka bir versiyonunu oluşturmak için, orijinal belgede gerekli güncellemeleri yapın ve yeni bir bağlantı oluşturun. Bağlantı oluşturulduğunda, belgenizin altında Versiyon 2 olarak göreceksiniz:

Bir belgenin başka bir versiyonunu oluşturursanız, iki canlı versiyon olmaması için ilk versiyonun bağlantısını devre dışı bırakmanızı öneririz. Bunu yapmak için, ilk versiyonun “...” butonuna tıklayın ve bağlantıyı devre dışı bırakmak için Bağlantı olarak paylaş > Bağlantıyı etkinleştir seçeneğine tıklayın.

Belgenize bir imza eklemek

Smart Docs ayrıca eİmzalar işlevselliği ile gelir, böylece müşterilerinizden belge imzaları talep edebilirsiniz ve ekstra araçlara ihtiyaç duymazsınız.

Bir belgenizi anlaşma veya iletişim sayfasından Smart Docs özelliği ile oluşturun veya yükleyin ve imza talep etme seçeneğini bulun. Belgeleriniz için imza talep etmeyi bu makaleden öğrenin.