ฐานความรู้

ด้วยฟีเจอร์ Smart Docs คุณสามารถประหยัดเวลาในกระบวนการเจรจาโดยการสร้างข้อเสนอหรือใบเสนอราคาโดยตรงจากมุมมองรายละเอียดดีลหรือผู้ติดต่อ เอกสารจะถูกกรอกข้อมูลโดยอัตโนมัติด้วยรายละเอียดดีล ผู้ติดต่อ โครงการ หรือผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องจากบัญชี Pipedrive ของคุณ.

จากนั้นคุณสามารถแชร์เอกสารโดยใช้ลิงก์ที่สามารถติดตามได้และรับการแจ้งเตือนเมื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าสนใจในเอกสารของคุณ.

เชื่อมต่อกับผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ

ในการเชื่อมต่อ Smart Docs ให้ไปที่หน้ารายละเอียดของดีลหรือผู้ติดต่อ คลิกที่แท็บ “เอกสาร” และเลือก “เชื่อมต่อพื้นที่เก็บข้อมูลคลาวด์” คุณสามารถเชื่อมต่อได้โดยใช้ผู้ให้บริการสามราย – Google Drive, Microsoft OneDrive หรือ SharePoint.

คุณจะถูกนำไปยังขั้นตอนเพื่อให้สิทธิ์ Pipedrive เข้าถึงบัญชีของคุณ เมื่อเชื่อมต่อแล้ว คุณสามารถอัปโหลดเอกสารหรือแม่แบบที่มีอยู่ซึ่งบันทึกไว้ในดีลของคุณ และเอกสารเหล่านั้นจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติไปยังไดรฟ์ของคุณ.

หลังจากที่คุณเชื่อมต่อบัญชีของคุณแล้ว คุณจะเห็นตัวเลือกในการเชื่อมต่อไดรฟ์ส่วนตัวหรือไดรฟ์ที่แชร์เป็นสถานที่เก็บข้อมูลของคุณ.

คุณยังสามารถเพิ่มและตัดการเชื่อมต่อบัญชีของคุณได้โดยไปที่ เครื่องมือและแอป > เอกสาร และคลิก “+ เพิ่มบัญชีใหม่” หรือ “ตัดการเชื่อมต่อ.” คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บไฟล์ใน บทความนี้.

คุณยังสามารถตั้งค่า ไดรฟ์ที่แชร์เริ่มต้น สำหรับบัญชีของคุณ.

การสร้างโฟลเดอร์ไดรฟ์ที่แชร์

เมื่อคุณเชื่อมต่อผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณกับฟีเจอร์ Smart Docs คุณจะสังเกตเห็นเมนูแบบเลื่อนลงที่สามารถเลือกไดรฟ์ของบุคคลได้ เมื่อคุณเชื่อมต่อฟีเจอร์ Smart Docs คุณจะได้รับมอบหมายโฟลเดอร์ไดรฟ์ที่แชร์แบบกำหนดเองโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ของคุณเองได้

เพียงแค่ไปที่แท็บ Shared drives ในบัญชี Google Drive ของคุณและสร้างโฟลเดอร์ใหม่:

เมื่อคุณสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ใหม่ใน Google Drive แล้ว ให้ไปที่ Tools and Apps > Documents และเลือกโฟลเดอร์ที่แชร์ใหม่เพื่อใช้กับ Smart Docs ของคุณ:

หากตัวเลือกในการดูหรือสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ใหม่ไม่ปรากฏในบัญชี Google Workspace ของคุณ อาจเป็นเพราะรุ่นที่ใช้งานอยู่ เพื่อใช้โฟลเดอร์ที่แชร์ คุณควรมีแผนที่สูงกว่าระดับ Business Starter

หากบัญชี Google Workspace ที่ซิงค์ไม่รองรับโฟลเดอร์ที่แชร์ ตัวเลือกใน Pipedrive จะปรากฏเป็นสีเทา

การสร้างและการแชร์แม่แบบ

เมื่อคุณเชื่อมต่อบัญชีของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างเอกสารและข้อเสนอได้ ในขณะที่คุณสามารถสร้างเอกสารได้โดยตรง เราขอแนะนำให้คุณสร้างแม่แบบก่อนเพื่อประหยัดเวลาในการสร้างเอกสารในอนาคต

ในการสร้างแม่แบบจากศูนย์ ให้ไปที่ เอกสาร > แท็บแม่แบบ ในมุมมองรายละเอียดของดีลหรือผู้ติดต่อ และคลิกที่ ”เอกสาร”, ”สเปรดชีต” หรือ “การนำเสนอ.” คุณยังสามารถนำเข้าแม่แบบจากผู้ให้บริการของคุณหากคุณมีแม่แบบที่บันทึกไว้แล้ว

การแก้ไขแม่แบบของคุณ

เมื่ออยู่ในตัวแก้ไขแม่แบบ คุณสามารถอัปเดต ชื่อ และ หมวดหมู่ ของแม่แบบ และเพิ่มดีล, ผู้ติดต่อ, ผลิตภัณฑ์, โครงการ หรือ ฟิลด์ตามเวลา ของ Pipedrive เพื่อเติมเนื้อหาของแม่แบบของคุณ

ในการเพิ่มฟิลด์ของ Pipedrive ลงในแม่แบบของคุณ ให้คัดลอกและวางฟิลด์จากด้านขวาของตัวแก้ไขแม่แบบลงในเนื้อหาแม่แบบ ฟิลด์จะปรากฏในวงเล็บ “[ ]” และจะถูกแทนที่โดยอัตโนมัติด้วยข้อมูลฟิลด์เมื่อแม่แบบถูกใช้สำหรับเอกสาร

เมื่อคุณแก้ไขแม่แบบเสร็จแล้ว ให้คลิก “ปิด“ เพื่อบันทึกแม่แบบของคุณ หรือ “ใช้เพื่อสร้างเอกสาร” เพื่อใช้แม่แบบทันทีในการสร้างเอกสาร

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟิลด์และแม่แบบใน Smart Docs จากบทความนี้.

ฉันจะแชร์แม่แบบกับทีมของฉันได้อย่างไร?

คุณสามารถใช้การแชร์แม่แบบขั้นสูงเพื่อแชร์แม่แบบโดยอัตโนมัติกับผู้ใช้คนอื่นใน Pipedrive เพื่อแชร์แม่แบบ ให้เปิดเพื่อแก้ไขแม่แบบของคุณและคลิกที่แท็บ “สิทธิ์” มีระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันสองระดับที่คุณสามารถให้กับผู้ใช้:

• สามารถใช้แม่แบบนี้ – ดูแม่แบบและใช้ในการสร้างเอกสารใหม่ ไม่สามารถแก้ไขหรือลบแม่แบบต้นฉบับได้
• สามารถแก้ไขแม่แบบนี้ – ดู ใช้ แก้ไข และลบแม่แบบต้นฉบับ.

เมื่อแม่แบบถูกแชร์กับผู้ใช้คนอื่นแล้ว มันจะปรากฏในส่วน แชร์กับฉัน ของแกลเลอรีแม่แบบ

การสร้างเอกสาร

ในการสร้างเอกสาร ให้คลิกที่ แท็บเอกสาร ในมุมมองรายละเอียดของดีลหรือผู้ติดต่อ คุณจะเห็นตัวเลือกในการสร้างเอกสารจากเทมเพลตที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้หรือสร้างจากเริ่มต้นด้วย เอกสารเปล่า, สเปรดชีต, หรือ การนำเสนอ.

คุณยังสามารถนำเข้าเอกสารที่สร้างไว้ล่วงหน้าจากอุปกรณ์ของคุณหรือบัญชี Google Drive, Microsoft OneDrive หรือ SharePoint ที่เชื่อมต่อ เอกสารที่บันทึกไว้ในเครื่องสามารถอัปโหลดเป็น PDF จากอุปกรณ์ของคุณได้เช่นกัน.

ในการสร้างเอกสารจากเทมเพลตที่มีอยู่ ให้คลิก “จากเทมเพลต” และเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้ ตัวแก้ไขเอกสารจะปรากฏขึ้นพร้อมกับฟิลด์เทมเพลตทั้งหมดที่กรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้.

คุณสามารถปรับแต่งชื่อและหมวดหมู่และปรับเนื้อหาตามความชอบของคุณ เอกสารจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติขณะที่คุณทำงาน.

เพื่อสร้างเอกสารที่มี ตัวแทนดีล เฉพาะ คุณต้องสร้างมันจากภายใน มุมมองรายละเอียดดีล เพื่อสร้างเอกสารที่มี ตัวแทนบุคคล เฉพาะ คุณต้องสร้างมันจาก มุมมองรายละเอียดดีลหรือบุคคล.

การดูและแชร์เอกสารของคุณ

Google Drive – หากคุณคลิกที่ปุ่ม “แชร์” ที่มุมขวาล่างของโปรแกรมแก้ไขเอกสาร คุณสามารถแชร์เอกสาร ดาวน์โหลดเอกสารเป็น PDF หรือ ลบเอกสารได้

• แชร์เป็นลิงก์ – สร้างลิงก์ไปยังเวอร์ชัน PDF ที่อ่านได้เท่านั้นของเอกสารนี้ ซึ่งจะแสดงในหน้าต่างเบราว์เซอร์เมื่อผู้รับเปิดมัน
• ขอลายเซ็น – ขอให้ผู้รับเอกสารลงนาม
• ดาวน์โหลด PDF – บันทึกเอกสารของคุณลงในเครื่องเพื่อที่คุณจะสามารถแนบไปกับอีเมลหรือส่งไปยังลูกค้าของคุณได้โดยตรง

OneDrive และ SharePoint – เพื่อแชร์เอกสารของคุณ คุณจะต้องปิดโปรแกรมแก้ไขเอกสารของคุณก่อนและคลิกที่ปุ่ม “...” บนเอกสารที่สร้างขึ้นใน หน้ารายละเอียด.

เมื่อคุณแชร์เอกสารของคุณด้วยลิงก์ คุณจะมีตัวเลือกในการติดตามการดูและตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีคนเปิดเอกสาร

หากคุณเปิดใช้งานตัวเลือก ติดตามการดู คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อเอกสารของคุณถูกเปิดครั้งแรก ทุกครั้ง หรือไม่เคย

เมื่อสร้างลิงก์แล้ว คุณจะเห็นมันถูกบันทึกเป็นเวอร์ชันใต้เอกสารต้นฉบับพร้อมจำนวนการดูและเวลาที่สร้าง และคุณจะไม่สามารถอัปเดตเวอร์ชันนั้นได้อีกต่อไป

เพื่อสร้างเวอร์ชันอื่นของเอกสาร คลิกที่เอกสารต้นฉบับ ทำการอัปเดตที่จำเป็นและสร้างลิงก์ใหม่ เมื่อสร้างลิงก์แล้ว คุณจะเห็นมันเป็นเวอร์ชัน 2 ใต้เอกสารของคุณ:

หากคุณสร้างเวอร์ชันอื่นของเอกสาร เราขอแนะนำให้ปิดลิงก์สำหรับเวอร์ชันแรกเพื่อไม่ให้มีสองเวอร์ชันที่ใช้งานอยู่ คลิกที่ “...” ของเวอร์ชันแรกและคลิกที่ แชร์เป็นลิงก์ > เปิดใช้งานลิงก์ เพื่อปิดลิงก์

การเพิ่มลายเซ็นในเอกสารของคุณ

Smart Docs ยังมาพร้อมกับฟังก์ชัน eSignatures ดังนั้นคุณสามารถขอลายเซ็นเอกสารจากลูกค้าของคุณได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติม

สร้างหรืออัปโหลดเอกสารด้วยฟีเจอร์ Smart Docs จากหน้า ดีลหรือผู้ติดต่อ และค้นหาตัวเลือกในการ ขอลายเซ็น เรียนรู้วิธีการขอลายเซ็นสำหรับเอกสารของคุณใน บทความนี้.