Smart Docs

JT
Jenny Takahara, 30 juin 2021
Remarque : Pour utiliser la fonctionnalité Smart Docs, vous aurez besoin d'un compte Google Drive, Microsoft OneDrive ou SharePoint. La fonctionnalité Smart Docs n'est disponible qu'avec les plans Avancé, Professionnel et Entreprise.


Avec Smart Docs, vous pouvez gagner du temps sur le processus de négociation en créant une proposition ou un devis directement depuis la vue détaillée d'une offre. Le document sera automatiquement renseigné avec les détails pertinents de l'offre, du contact ou du produit à partir de votre compte Pipedrive.

Vous pouvez envoyer le document à votre client avec un lien que vous pouvez suivre et obtenir une notification lorsque les prospects interagissent avec vos documents. Vous saurez ainsi exactement quand les contacter.


Connecter votre fournisseur de service de stockage

Pour commencer à créer des documents et des propositions pour vos offres, rendez-vous dans la page des détails, puis cliquez sur l'onglet Documents > Commencer ici.

Vous devrez ensuite vous connecter à votre compte Google Drive Microsoft OneDrive, ou SharePoint et autoriser Pipedrive à accéder à votre compte. En connectant votre fournisseur de service de stockage, vous pourrez y enregistrer des documents ou modèles existants que vous avez déjà enregistrés pour vos offres. Tous les documents ou modèles créés seront également enregistrés automatiquement sur votre compte.

Après avoir connecté votre compte, vous pourrez voir l'option de connecter un espace de stockage personnel ou partagé en tant qu'espace de stockage.

Remarque : La connexion à votre compte Google pour Smart Docs est distincte de celle utilisée pour la mise en place de la
synchronisation de Google Drive.


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Vous pouvez également ajouter votre compte et vous en déconnecter en vous rendant dans Outils et intégrations > Smart Docs, puis en cliquant sur +ajouter un nouveau compte.

Remarque : Si vous rencontrez des difficultés pour vous connecter ou vous reconnecter à votre compte Google Drive, rendez-vous dans vos autorisations de Google, puis retirez les autorisations de Pipedrive avant de tenter de vous reconnecter. Si le problème persiste, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.

Définir un espace de stockage partagé par défaut

Remarque : Cette fonctionnalité n'est disponible que pour nos plans Professionnel et Entreprise.


Les utilisateurs administrateurs pourront voir l'onglet Paramètres d'entreprise dans les Paramètres de Smart Docs. Vous pouvez choisir ici l'espace de stockage par défaut pour conserver les documents et modèles de votre équipe.

Paramétrer un espace de stockage partagé par défaut garantit également que lorsque les modèles sont partagés avec d'autres utilisateurs, ils seront stockés et accessibles sur le même espace de stockage partagé. Vous pouvez également choisir de supprimer le logo de l'entreprise Pipedrive des documents que vous partagez.

Pour en savoir plus sur le stockage des fichiers, veuillez consulter cet article.


Créer et partager des modèles

Remarque : Tous les utilisateurs administrateurs peuvent créer des modèles par défaut. Si vous disposez du plan Professionnel ou Entreprise, vous pouvez contrôler les rôles Pipedrive qui seront autorisés à créer ou ajouter de nouveaux modèles à l'aide de l'autorisation Peut créer et importer des modèles de Smart Docs. Vous pouvez en savoir plus sur les ensembles d'autorisations dans Pipedrive en consultant cet article.


Une fois que vous avez connecté votre compte, vous pouvez commencer à créer des documents et propositions pour vos offres. Vous pouvez créer un document directement, mais nous vous recommandons de créer tout d'abord un modèle vous permettant de gagner du temps sur vos prochains documents.

Pour créer un modèle à partir de zéro, rendez-vous dans Documents > onglet Modèles dans la vue détaillée d'une offre, puis cliquez sur Modèle vierge. Vous pouvez également importer un modèle depuis votre fournisseur de service si vous l'avez déjà enregistré.

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Remarque : Si vous utilisez OneDrive, le sélecteur de fichiers, l'éditeur de modèle et l'éditeur de documents apparaîtront dans des fenêtres contextuelles. Si vous ne les voyez pas, vous devrez activer les fenêtres contextuelles de Pipedrive dans les paramètres de votre navigateur. Vous pourrez voir comment activer les fenêtres contextuelles en consultant cet article.


Dans l'éditeur de modèle, vous pouvez mettre à jour le nom et la catégorie du modèle, ainsi qu'ajouter toute offre, contact, produit et champs d'heure ou de date de Pipedrive pour renseigner le contenu de votre modèle.

Pour ajouter des champs Pipedrive à votre modèle, vous devrez les copier-coller depuis la partie droite de votre éditeur de modèle vers le corps du modèle. Le champ s'affichera entre crochets « [ ] » dans le modèle, et il sera automatiquement remplacé par la valeur de l'offre lorsqu'un document utilisera ce modèle.

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Ajouter des champs de produit

Les champs de produit ne fonctionneront avec un modèle que s'ils existent dans un tableau de produit. Pour ajouter le tableau de produit, commencez par copier-coller le tableau dans le corps de votre modèle. Le tableau se remplira avec des champs de produit par défaut, mais vous pouvez les personnaliser selon vos préférences.

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Une fois que vous avez terminé d'éditer votre modèle, vous pouvez cliquer sur Fermer pour enregistrer votre modèle, ou sur Utiliser pour créer un document pour utiliser immédiatement le modèle pour créer un document.

Comment partager des modèles avec mon équipe ?

Remarque : Le partage de modèle avancé n'est disponible que pour nos plans Professionnel et Entreprise.


Vous pouvez utiliser le partage de modèle avancé pour partager automatiquement le modèle avec d'autres utilisateurs dans Pipedrive. Pour partager un modèle, ouvrez-le pour le modifier et cliquez sur l'onglet Autorisations. Il existe deux niveaux d'autorisations que vous pouvez accorder aux utilisateurs :

  1. Peut utiliser ce modèle — Peut visualiser le modèle et l'utiliser pour créer les nouveaux documents, mais ne peut ni modifier ni supprimer le modèle original.
  2. Peut éditer ce modèle — Peut voir, utiliser, modifier et supprimer le modèle original.


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Remarque : Pour utiliser correctement un modèle, l'utilisateur avec lequel vous le partagez doit également avoir accès au modèle original dans votre fournisseur de service de stockage. C'est la raison pour laquelle nous vous recommandons de stocker tous les modèles et documents sur un espace de stockage partagé. Vous pouvez configurer cela dans les paramètres de Smart Docs. Vous pourrez en savoir plus sur le stockage des documents dans cet article.


Une fois qu'un modèle a été partagé par un autre utilisateur, il apparaîtra dans la section Partagé avec moi de la galerie des modèles.

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Créer un document

Remarque : Les utilisateurs disposant d'un plan Professionnel ou Entreprise pourront demander des signatures via Smart Docs. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, veuillez consulter cet article.


Pour créer un document pour votre offre, cliquez sur l'onglet Documents dans la vue détaillée d'une offre. Vous y verrez les options de création de document à partir d'un modèle, création d'un document vierge ou importation d'un document ayant déjà été créé.

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Remarque : Vous ne pouvez importer des documents que depuis votre compte Google Drive, Microsoft OneDrive ou SharePoint connecté.


Si vous souhaitez créer un document à partir d'un modèle existant, cliquez sur Depuis un modèle, puis cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser. L'éditeur de document apparaîtra, et tous les champs de Pipedrive seront renseignés à partir des données de l'offre.

Si le modèle utilise des informations qui sont manquantes dans l'offre, le nom du champ restera affiché tel quel dans le document. Vous pouvez personnaliser le nom et la catégorie, ainsi que modifier le contenu en fonction des exigences du document sur lequel vous travaillez.

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Le document sera automatiquement enregistré dans votre offre à mesure que vous travaillez dessus.


Voir et partager votre document

Google Drive — Si vous cliquez sur le bouton Actions dans le coin inférieur droit, vous pouvez partager le document, le télécharger en PDF ou le supprimer.

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  • Demander des signatures (Professionnel et Entreprise) — Demander des signatures de la part des destinataires des documents.
  • Générer un lien à partager — Générer un lien pour partager un PDF en lecture seule de ce document avec vos clients ou d'autres intervenants de votre offre. Il s'affichera dans une fenêtre de navigateur lorsque le destinataire l'ouvrira.
  • Télécharger PDF — Enregistrer votre document localement pour que vous puissiez le joindre à un e-mail ou l'envoyer directement à vos clients.
  • Supprimer — Supprimer votre document


OneDrive et SharePoint —
Pour partager votre document, vous devrez d'abord choisir votre éditeur de document et cliquez sur le bouton « ... » (plus) sur le document créé dans la page des détails.

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Lorsque vous partagez votre document avec un lien, vous aurez la possibilité de suivre les vues et de mettre en place des notifications par e-mail lorsque quelqu'un ouvre le document.

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Remarque : Si vous disposez d'un plan Professionnel ou Entreprise, vous pourrez supprimer le logo de Pipedrive de vos documents partagés (Bêta). Vous pourrez en savoir plus sur cette fonctionnalité dans cet article.

Si vous activez l'option suivre les vues, vous pouvez choisir d'être notifié par e-mail lorsque votre document a été ouvert pour la première fois, à chaque fois ou jamais. Les notifications par e-mails vous montreront la date et l'heure d'ouverture du document, pour que vous sachiez exactement quand relancer votre prospect.

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Remarque : Notre fonctionnalité de suivi de document est conforme au RGPD. Pour en savoir plus, veuillez consulter cet article.


Une fois qu'un lien a été généré, vous le verrez enregistré en tant que version dans la section Terminé de la vue détaillée d'une offre, avec le nombre de vues et l'heure de création. Une fois qu'un lien est généré, vous ne pourrez plus mettre à jour cette version du document.

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Si vous cliquez sur le « ... » de la version du document, vous pourrez voir les options suivantes :

  • Ouvrir — Ouvrir le document en lecture seule
  • Obtenir lien de partage — Copier le lien de la version pour la partager facilement avec des clients et changer les paramètres de partage
  • Demander des signatures (plans Professionnel et Entreprise uniquement) — Demander des signatures numériques aux destinataires des documents
  • Télécharger PDF — Télécharger un PDF en lecture seule de cette version
  • Supprimer — Supprimer votre document

Est-il possible de créer d'autres versions du document ?

Si votre document doit être revu et mis à jour lors du processus de négociation, vous pouvez facilement créer d'autres versions du document et suivre l'avancement.

Pour créer une autre version d'un document, cliquez sur le document original, faites les changements nécessaires et générez un nouveau lien. Une fois que le lien est généré, vous pouvez le voir en tant que Version 2 dans votre document :

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Si vous souhaitez créer une autre version d'un document, il peut être utile de désactiver le lien de la première version pour qu'il n'y ait qu'une seule version du document disponible en ligne. Pour cela, cliquez sur le « ... » de la première version, puis sur Obtenir lien de partage > Lien activé pour désactiver le lien.

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