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Smart Docs

JT
Jenny Takahara, 7 février 2022
Remarque : La fonctionnalité Smart Docs est comprise dans les abonnements Professionnel et Entreprise ; elle est disponible comme extension pour les abonnements Essentiel et Avancé. Seuls les utilisateurs ayant accès aux paramètres du compte peuvent procéder à l'achat de l'extension pour le compte d'entreprise. L'extension est assortie d'une période d'essai gratuit de 14 jours, avec mise à disposition de cinq signatures durant cette période (informations de facturation requises). Pour en savoir plus sur les conditions d'utilisation de cette extension, rendez-vous sur cette page.

Avec Smart Docs, vous pouvez gagner du temps sur le processus de négociation en créant une proposition ou un devis directement depuis la vue détaillée d'une affaire. Le document sera automatiquement rempli avec les détails pertinents de l'affaire, du contact ou du produit à partir de votre compte Pipedrive.

Vous pouvez envoyer le document à votre client avec un lien que vous pouvez suivre et obtenir une notification lorsque les prospects interagissent avec vos documents. Vous saurez ainsi exactement quand les contacter.


Connecter votre fournisseur de service de stockage

Pour commencer à créer des documents et des propositions concernant vos affaires, rendez-vous sur la page détaillée d'une affaire et cliquez sur l'onglet Documents. Vous aurez l'option de téléverser des documents directement depuis votre appareil ou en connectant votre espace de stockage dans le cloud – Google Drive, Microsoft OneDrive ou SharePoint.

Si vous choisissez la connexion à votre stockage dans le cloud, vous initierez un flux destiné à accorder à Pipedrive l'autorisation d'accès à votre compte. En connectant votre fournisseur de service de stockage, vous pourrez y enregistrer des documents ou modèles existants que vous avez déjà enregistrés pour vos affaires. Tous les documents ou modèles créés seront également enregistrés automatiquement sur votre compte.

Après avoir connecté votre compte, vous pourrez voir l'option de connecter un espace de stockage personnel ou partagé en tant qu'espace de stockage.

Remarque : La connexion à votre compte Google pour Smart Docs est distincte de celle utilisée pour la mise en place de la synchronisation de Google Drive.
smart docs

Vous pouvez également ajouter votre compte et vous en déconnecter en vous rendant dans Outils et intégrations > Smart Docs, puis en cliquant sur + Ajouter un nouveau compte. Pour en savoir plus sur le stockage des fichiers, veuillez consulter cet article.

Remarque : Si vous rencontrez des difficultés pour vous connecter ou vous reconnecter à votre compte Google Drive, rendez-vous dans vos autorisations de Google, puis retirez les autorisations de Pipedrive avant de tenter de vous reconnecter. Si le problème persiste, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.

Vous pouvez également un stockage partagé par défaut pour votre compte. Pour en savoir plus, lisez ici.


Créer et partager des modèles

Remarque : Tous les utilisateurs ayant accès aux paramètres du compte peuvent créer des modèles par défaut.

Une fois que vous avez connecté votre compte, vous pouvez commencer à créer des documents et propositions pour vos affaires. Vous pouvez créer un document directement, mais nous vous recommandons de créer tout d'abord un modèle vous permettant de gagner du temps sur vos prochains documents. Vous pouvez contrôler les rôles Pipedrive qui seront autorisés à créer ou ajouter de nouveaux modèles à l'aide de l'autorisation Peut créer et importer des modèles de Smart Docs. Découvrez plus d'informations sur les ensembles d'autorisations dans Pipedrive en consultant cet article.

Pour créer un modèle à partir de zéro, rendez-vous dans Documents > onglet Modèles dans la vue détaillée d'une affaire, puis cliquez sur Document, Feuille de calcul, Présentation. Vous pouvez également importer un modèle depuis votre fournisseur de service si vous l'avez déjà enregistré.

Remarque : La création de modèles et de documents avec Spreadsheet ou Presentation n'est disponible que pour les utilisateurs de Google Drive.
new template
Remarque : Si vous utilisez OneDrive, le sélecteur de fichiers, l'éditeur de modèle et l'éditeur de documents apparaîtront dans des fenêtres contextuelles. Si vous ne les voyez pas, vous devrez activer les fenêtres contextuelles de Pipedrive dans les paramètres de votre navigateur. Vous pourrez voir comment activer les fenêtres contextuelles en consultant cet article.

Dans l'éditeur de modèle, vous pouvez mettre à jour le nom et la catégorie du modèle, ainsi qu'ajouter toute affaire, contact, produit et champs d'heure ou de date de Pipedrive pour renseigner le contenu de votre modèle.

Pour ajouter des champs Pipedrive à votre modèle, vous devrez les copier-coller depuis la partie droite de votre éditeur de modèle vers le corps du modèle. Le champ s'affichera entre crochets « [ ] » dans le modèle, et il sera automatiquement remplacé par la valeur de l'affaire lorsqu'un document utilisera ce modèle.

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Une fois que vous avez terminé d'éditer votre modèle, vous pouvez cliquer sur Fermer pour enregistrer votre modèle, ou sur Utiliser pour créer un document pour utiliser immédiatement le modèle pour créer un document.

Pour en savoir plus sur les champs et les modèles dans Smart Doc, lisez cet article.

Comment partager des modèles avec mon équipe ?

Vous pouvez utiliser le partage de modèle avancé pour partager automatiquement le modèle avec d'autres utilisateurs dans Pipedrive. Pour partager un modèle, ouvrez-le pour le modifier et cliquez sur l'onglet Autorisations. Il existe deux niveaux d'autorisations que vous pouvez accorder aux utilisateurs :

  1. Peut utiliser ce modèle — Peut visualiser le modèle et l'utiliser pour créer les nouveaux documents, mais ne peut ni modifier ni supprimer le modèle original.
  2. Peut éditer ce modèle — Peut voir, utiliser, modifier et supprimer le modèle original.
Screen_Shot_2021-02-16_at_8.41.09_PM.png
Remarque : Pour utiliser correctement un modèle, l'utilisateur avec lequel vous le partagez doit également avoir accès au modèle original sur votre espace de stockage. C'est la raison pour laquelle nous vous recommandons de stocker tous les modèles et documents sur un espace de stockage partagé. Vous pouvez configurer cela dans les paramètres de Smart Docs. Pour en savoir plus sur le stockage des documents, veuillez consulter cet article.

Une fois qu'un modèle a été partagé par un autre utilisateur, il apparaîtra dans la section Partagé avec moi de la galerie des modèles.

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Créer un document

Remarque : Les utilisateurs peuvent demander des signatures au moyen de la fonctionnalité Smart Docs. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, veuillez consulter cet article.

Pour créer un document pour votre affaire, cliquez sur l'onglet Documents dans la vue détaillée d'une affaire. Vous aurez la possibilité de créer un document à partir d'un modèle déjà existant, d'en créer un à partir de zéro en partant d'un document, d'une feuille de calcul ou d'une présentation vides, ou d'importer un document depuis votre appareil.

Vous pouvez importer des documents préexistants depuis votre compte connecté Google Drive, Microsoft OneDrive ou SharePoint. Les documents enregistrés localement peuvent aussi être téléversés au format PDF depuis votre appareil.

Remarque : Si vous choisissez de téléverser votre document au format PDF, vous ne pourrez pas le modifier ou l'enregistrer comme modèle pour l'utiliser dans d'autres affaires.
add document

Si vous souhaitez créer un document à partir d'un modèle existant, cliquez sur Depuis un modèle, puis cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser. L'éditeur de document apparaîtra et tous les champs de Pipedrive seront renseignés à partir des données de l'affaire.

Vous pouvez personnaliser le nom et la catégorie, ainsi que modifier le contenu en fonction des exigences du document sur lequel vous travaillez. Le document sera automatiquement enregistré dans votre affaire à mesure que vous travaillez dessus.

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Remarque : Si le modèle utilise des informations qui sont manquantes dans l'affaire, le nom du champ restera affiché tel quel dans le document. Apprenez dans cet article comment faire disparaître les champs non remplis.

Voir et partager votre document

Google Drive — Si vous cliquez sur le bouton Actions dans le coin inférieur droit, vous pouvez partager le document, le télécharger en PDF ou le supprimer.

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  • Demander des signatures — Demander des signatures aux destinataires des documents.
  • Générer un lien à partager — Générer un lien pour partager un PDF en lecture seule de ce document avec vos clients ou d'autres intervenants de votre affaire. Il s'affichera dans une fenêtre de navigateur lorsque le destinataire l'ouvrira.
  • Télécharger PDF — Enregistrer votre document localement pour que vous puissiez le joindre à un e-mail ou l'envoyer directement à vos clients.
  • Supprimer — Supprimer votre document.


OneDrive et SharePoint —
Pour partager votre document, vous devrez d'abord choisir votre éditeur de document et cliquez sur le bouton « ... » (plus) sur le document créé dans la page des détails.

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Lorsque vous partagez votre document avec un lien, vous aurez la possibilité de suivre les vues et de mettre en place des notifications par e-mail lorsque quelqu'un ouvre le document.

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Si vous activez l'option suivre les vues, vous pouvez choisir d'être notifié par e-mail lorsque votre document a été ouvert pour la première fois, à chaque fois ou jamais. Les notifications par e-mail vous montreront la date et l'heure d'ouverture du document, pour que vous sachiez exactement quand relancer votre prospect.

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Remarque : Notre fonctionnalité de suivi de document est conforme au RGPD. Pour en savoir plus, veuillez consulter cet article.

Une fois qu'un lien a été généré, vous le verrez enregistré en tant que version dans la section Terminé de la vue détaillée d'une affaire, avec le nombre de vues et l'heure de création. Une fois qu'un lien est généré, vous ne pourrez plus mettre à jour cette version du document.

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Si vous cliquez sur le « ... » de la version du document, vous pourrez voir les options suivantes :

  • Ouvrir — Ouvrir le document en lecture seule
  • Obtenir lien de partage — Copier le lien de la version pour la partager facilement avec des clients et changer les paramètres de partage
  • Demander des signatures — Demander des signatures numériques aux destinataires des documents
  • Télécharger PDF — Télécharger un PDF en lecture seule de cette version
  • Supprimer — Supprimer votre document

Est-il possible de créer d'autres versions du document ?

Si votre document doit être revu et mis à jour lors du processus de négociation, vous pouvez facilement créer d'autres versions du document et suivre l'avancement.

Pour créer une autre version d'un document, cliquez sur le document original, faites les changements nécessaires et générez un nouveau lien. Une fois que le lien est généré, vous pouvez le voir en tant que Version 2 dans votre document :

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Si vous souhaitez créer une autre version d'un document, il peut être utile de désactiver le lien de la première version pour qu'il n'y ait qu'une seule version du document disponible en ligne. Pour cela, cliquez sur le « ... » de la première version, puis sur Obtenir lien de partage > Lien activé pour désactiver le lien.


Ajouter une signature à votre document

Smart Docs inclut aussi une fonctionnalité d'e-Signatures, vous permettant de demander à vos clients de signer vos documents, et ce, sans l'aide d'outils externes.

Créez ou téléversez un document dans la vue détaillée de l'affaire à l'aide de la fonctionnalité Smart Docs et trouvez l'option pour Demander des signatures. Apprenez comment demander des signatures pour vos documents dans cet article.

Remarque : La fonctionnalité d'e-Signatures n'est disponible qu'avec nos abonnements Professionnel et Entreprise, ainsi que les utilisateurs testant ces abonnements et ayant renseigné leurs informations de facturation. Cette fonctionnalité sera disponible pour les abonnements Essentiel et Avancé avec l'extension Smart Docs.
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