Documents de vente (BÊTA)

JT
Jenny Takahara, 19 février 2021
Remarque : Cette fonctionnalité est disponible avec les abonnements Avancé, Professionnel et Entreprise. Cette fonctionnalité est actuellement en bêta. L'utilisation illimitée de cette fonctionnalité est susceptible de changer après cette période bêta.
Pour utiliser la fonctionnalité Documents de vente, vous aurez besoin d'un compte Google Drive ou OneDrive.


Avec les documents de vente, vous pouvez gagner du temps sur le processus de négociation en créant une proposition ou un devis directement depuis la vue détaillée d'une offre.
Le document sera automatiquement renseigné avec les détails pertinents de l'offre, du contact ou du produit à partir de votre compte Pipedrive.

Vous pouvez envoyer le document à votre client avec un lien que vous pouvez suivre et obtenir une notification lorsque les prospects interagissent avec vos documents. Vous saurez ainsi exactement quand les contacter.


Connecter votre compte Google Drive ou OneDrive

Pour commencer à créer des documents et des propositions pour vos offres, rendez-vous dans la page des détails, puis cliquez sur l'onglet Documents > Commencer ici.

Vous devrez ensuite vous connecter à votre compte Google Drive ou Microsoft OneDrive et autoriser Pipedrive à accéder à votre compte. En connectant votre compte Google Drive ou OneDrive, vous pourrez y enregistrer des documents ou modèles existants que vous avez déjà enregistrés pour vos offres. Tous les documents ou modèles créés seront également enregistrés automatiquement sur votre compte Google Drive ou OneDrive.

Remarque : La connexion à votre compte Google pour les documents de vente est distincte de celle utilisée pour la mise en place de la synchronisation de Google Drive.


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Vous pouvez également ajouter votre compte et vous en déconnecter en vous rendant dans Outils et intégrations > Documents de vente, puis en cliquant sur +ajouter un nouveau compte.

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Créer un modèle

Une fois que vous avez connecté votre compte, vous pouvez commencer à créer des documents et propositions pour vos offres. Vous pouvez créer un document directement, mais nous vous recommandons de créer tout d'abord un modèle vous permettant de gagner du temps sur vos prochains documents.

Pour créer un modèle, rendez-vous dans Documents > Modèles dans la vue détaillée d'une offre, puis cliquez sur Créer nouveau modèle. Vous pouvez également importer un modèle si vous en avez déjà un d'enregistré dans votre compte Google Drive connecté.

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Remarque : Si vous utilisez OneDrive, le sélecteur de fichiers, l'éditeur de modèle et l'éditeur de documents apparaîtront dans des fenêtres contextuelles. Si vous ne les voyez pas, vous devrez activer les fenêtres contextuelles de Pipedrive dans les paramètres de votre navigateur. Vous pourrez voir comment activer les fenêtres contextuelles en consultant cet article.


Dans l'éditeur de modèle, vous pouvez mettre à jour le nom et la catégorie du modèle, ainsi qu'ajouter toute offre, contact, produit et champs d'heure ou de date de Pipedrive pour renseigner le contenu de votre modèle.

Pour ajouter des champs Pipedrive à votre modèle, vous devrez les copier-coller depuis la partie droite de votre éditeur de modèle vers le corps du modèle. Le champ s'affichera entre crochets « [ ] » dans le modèle, et il sera automatiquement remplacé par la valeur de l'offre lorsqu'un document utilisera ce modèle.

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Ajouter des champs de produit

Les champs de produit ne fonctionneront avec un modèle que s'ils existent dans un tableau de produit. Pour ajouter le tableau de produit, commencez par copier-coller le tableau dans le corps de votre modèle. Le tableau se remplira avec des champs de produit par défaut, mais vous pouvez les personnaliser selon vos préférences.

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Une fois que vous avez terminé d'éditer votre modèle, vous pouvez cliquer sur Fermer pour enregistrer votre modèle, ou sur Utiliser pour créer un document pour utiliser immédiatement le modèle pour créer un document.

 


Créer un document

Remarque : Les utilisateurs disposant d'un abonnement Professionnel ou Entreprise pourront demander des signatures via les documents de vente. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, veuillez consulter cet article.


Pour créer un document pour votre offre, cliquez sur l'onglet Documents dans la vue détaillée d'une offre.Vous y verrez les options de création de document à partir d'un modèle, création d'un document vierge ou importation d'un document ayant déjà été créé.

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Remarque : Vous ne pouvez importer des documents que depuis votre compte Google Drive ou OneDrive connecté.


Si vous souhaitez créer un document à partir d'un modèle existant, cliquez sur Depuis un modèle, puis cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser. L'éditeur de document apparaîtra, et tous les champs de Pipedrive seront renseignés à partir des données de l'offre.

Si le modèle utilise des informations qui sont manquantes dans l'offre, le nom du champ restera affiché tel quel dans le document. Vous pouvez personnaliser le nom et la catégorie, ainsi que modifier le contenu en fonction des exigences du document sur lequel vous travaillez.

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Le document sera automatiquement enregistré dans votre offre à mesure que vous travaillez dessus.

 


Voir et partager votre document

Google Drive — Si vous cliquez sur le bouton Actions dans le coin inférieur droit de votre éditeur de document, vous pouvez partager le document, le télécharger en PDF ou le supprimer.

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  • Partager avec lien — Générer un lien pour partager un PDF en lecture seule de ce document avec vos clients ou d'autres intervenants de votre offre. Il s'affichera dans une fenêtre de navigateur lorsque le destinataire l'ouvrira.
  • Télécharger PDF — Enregistrer votre document localement pour que vous puissiez le joindre à un e-mail ou l'envoyer directement à vos clients.
  • Supprimer — Supprimer votre document


OneDrive —
Pour partager votre document, vous devrez d'abord choisir votre éditeur de document et cliquez sur le bouton « ... » (plus) sur le document créé dans la page des détails.

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Lorsque vous partagez votre document avec un lien, vous aurez la possibilité de suivre les vues et de mettre en place des notifications par e-mail lorsque quelqu'un ouvre le document.

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Si vous activez l'option suivre les vues, vous pouvez choisir d'être notifié par e-mail lorsque votre document a été ouvert pour la première fois, à chaque fois ou jamais. Les notifications par e-mails vous montreront la date et l'heure d'ouverture du document, pour que vous sachiez exactement quand relancer votre prospect.

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Remarque : Notre fonctionnalité de suivi de document est conforme au RGPD. Pour en savoir plus, veuillez consulter cet article.


Une fois qu'un lien a été généré, vous le verrez enregistré en tant que version dans la section Terminé de la vue détaillée d'une offre, avec le nombre de vues et l'heure de création. Une fois qu'un lien est généré, vous ne pourrez plus mettre à jour cette version du document.

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Si vous cliquez sur le « ... » de la version du document, vous pourrez voir les options suivantes :

  • Ouvrir — Ouvrir le document en lecture seule
  • Modifier les notifications — Mettre à jour les paramètres de notification pour votre document
  • Copier le lien — Copier le lien de la version du document pour le partager facilement avec vos clients
  • Supprimer — Supprimer votre document
  • Désactiver le lien — Désactiver le lien pour en interdire l'accès. Peut être utile si vous souhaitez partager une version mise à jour du document avec vos clients.

Est-il possible de créer d'autres versions du document ?

Si votre document doit être revu et mis à jour lors du processus de négociation, vous pouvez facilement créer d'autres versions du document et suivre l'avancement.

Pour créer une autre version d'un document, cliquez sur le document original, faites les changements nécessaires et générez un nouveau lien. Une fois que le lien est généré, vous pouvez le voir en tant que Version 2 dans votre document :

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Si vous souhaitez créer une autre version d'un document, il peut être utile de désactiver le lien de la première version pour qu'il n'y ait qu'une seule version du document disponible en ligne. Pour cela, cliquez sur « ... » de la première version, puis cliquez sur Désactiver le lien.

Remarque : Une fois que le lien est désactivé, vous ne pourrez plus le réactiver.
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