기술 자료

Smart Docs 기능을 사용하면 거래나 연락처 상세 정보에서 직접 제안서 또는 견적을 작성하여 협상 과정에서 시간을 절약할 수 있습니다. 문서는 Pipedrive 계정에서 관련 거래, 연락처, 프로젝트 또는 제품 정보로 자동으로 채워집니다.

그런 다음 추적 가능한 링크를 사용하여 문서를 공유하고, 잠재 고객이 문서와 상호 작용할 때 알림을 받을 수 있습니다.

스토리지 공급업체에 연결

스마트 문서에 연결하려면 거래 또는 연락처의 상세 페이지로 이동하여 문서 탭을 클릭하고 클라우드 스토리지 연결을 선택하세요. Google 드라이브, Microsoft OneDrive 또는 SharePoint을 사용하여 연결할 수 있습니다.

계정에 액세스할 수 있도록 Pipedrive의 허가를 부여하는 흐름을 따라야 합니다. 연결한 후에는 기존 문서나 거래에 저장된 템플릿을 업로드할 수 있으며, 이들은 자동으로 드라이브에 저장됩니다.

계정을 연결한 후에는 개인 또는 공유 드라이브를 저장 위치로 연결할 수 있습니다.

도구 및 앱 > 문서로 이동하여 계정을 추가하거나 연결을 해제할 수도 있습니다. + 새 계정 추가 또는 해제를 클릭하여 자세한 내용을 확인할 수 있습니다. 파일 저장 방식에 대해 더 알아보려면 이 문서를 참조하십시오.

계정에 대한 기본 공유 드라이브도 설정할 수 있습니다.

공유 드라이브 폴더 만들기

스마트 문서 기능에 스토리지 제공업체를 연결하면 사람의 드라이브가 선택될 수 있는 드롭다운 메뉴가 나타납니다. 스마트 문서 기능을 연결하면 자동으로 사용자 정의 공유 드라이브 폴더가 할당됩니다. 그러나 직접 만들 수도 있습니다.

Google 드라이브 계정에서 공유 드라이브 탭으로 이동하여 새 폴더를 만드세요:

Google 드라이브에서 새로운 공유 폴더를 만든 후, 도구 및 앱 > 문서로 이동하여 스마트 문서와 함께 사용할 새로운 공유 폴더를 선택하세요:

G Suite 계정에서 공유 폴더를 보거나 새로 만들 수 있는 옵션이 표시되지 않는다면 사용 중인 에디션과 관련될 수 있습니다.

Google Suite 기본 버전은 공유 폴더를 지원하지 않지만, 다음 에디션이 지원됩니다:

• 비즈니스 표준 및 플러스

• 엔터프라이즈

• 교육 기본

• 표준

• 교육 업그레이드 및 플러스

• 비영리 단체

• G Suite 비즈니스

• Essentials

동기화된 G Suite 계정이 공유 폴더를 지원하지 않으면 Pipedrive에서 그 옵션은 회색으로 나타납니다.

템플릿 생성 및 공유

계정을 연결하면, 문서와 제안서를 생성할 수 있습니다. 직접 문서를 생성할 수 있지만, 미래의 문서를 위해 시간을 절약하기 위해 먼저 템플릿을 생성하는 것을 권장합니다. Pipedrive에서 "스마트 문서 템플릿 추가 및 가져오기" 권한을 사용하여 새 템플릿을 생성하거나 추가할 수 있는 Pipedrive 역할을 제어할 수 있습니다. 이 글에서 Pipedrive의 권한 설정에 대해 더 알아보세요.

처음부터 템플릿을 생성하려면 거래 또는 연락처의 세부 정보 보기에서 문서 > 템플릿 탭으로 이동하고 “문서,” “스프레드시트” 또는 “프레젠테이션”을 클릭하세요. 기존에 저장된 템플릿이 있다면, 공급업체에서 템플릿을 가져올 수도 있습니다.

템플릿 편집

템플릿 편집기에서는 템플릿의 이름 및 카테고리를 업데이트하고, Pipedrive의 거래, 연락처, 제품, 프로젝트 또는 시간 기반 필드를 추가하여 템플릿의 내용을 작성할 수 있습니다.

Pipedrive 필드를 템플릿에 추가하려면, 템플릿 편집기의 오른쪽에서 필드를 복사하여 템플릿 본문에 붙여넣으세요. 필드는 대괄호 "[ ]"안에 나타나고, 템플릿이 문서에 사용될 때 필드 데이터로 자동으로 대체됩니다.

템플릿을 편집하고 나면, “닫기”를 클릭하여 템플릿을 저장하거나 “문서 생성에 사용”을 클릭하여 즉시 템플릿을 사용하여 문서를 생성합니다.

스마트 문서의 필드와 템플릿에 대해 더 자세히 알아 보려면 이 글을 참조하세요.

팀과 템플릿을 어떻게 공유하나요?

고급 템플릿 공유를 사용하면 Pipedrive의 다른 사용자와 자동으로 템플릿을 공유할 수 있습니다. 템플릿을 공유하려면 템플릿을 편집 상태로 열고 권한 탭을 클릭하십시오. 사용자에게 줄 수 있는 권한은 두 가지가 있습니다:

1. 이 템플릿을 사용할 수 있음 – 원본 템플릿을 조회하거나 새 문서를 생성하는데 사용할 수 있지만 원본 템플릿을 편집하거나 삭제할 수는 없습니다.
2. 이 템플릿을 편집할 수 있음 – 원본 템플릿을 보기, 사용, 편집, 삭제할 수 있습니다.

템플릿이 다른 사용자와 공유되면, 템플릿 갤러리의 나와 공유됨 섹션에서 확인할 수 있습니다.

문서 생성하기

문서를 생성하려면 거래나 연락처 세부 정보 보기에서 문서 탭을 클릭하십시오. 이전에 생성된 템플릿에서 문서를 생성하거나 빈 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션을 사용하여 처음부터 작성할 수 있습니다.

또한 기기나 연결된 Google Drive, Microsoft OneDrive 또는 SharePoint 계정에서 사전에 작성된 문서를 가져올 수도 있습니다. 로컬로 저장된 문서도 기기에서 PDF로 업로드할 수 있습니다.

기존 템플릿에서 문서를 생성하려면 "템플릿에서"를 클릭하고 사용하려는 템플릿을 선택하십시오. 문서 편집기에는 해당 데이터로 모든 템플릿 필드가 채워져 나타납니다.

이름과 카테고리를 사용자의 선호에 맞게 사용자 정의할 수 있으며, 내용을 조정할 수 있습니다. 문서는 작업하는 동안 자동으로 저장됩니다.

거래-특정 위치 지정자를 포함한 문서를 생성하려면 거래 세부 정보 보기에서 생성해야 합니다. 개인-특정 위치 지정자를 포함한 문서를 생성하려면 거래 또는 개인의 세부 정보 보기에서 생성해야 합니다.

문서 보기 및 공유하기

Google Drive – 문서 편집기 하단 오른쪽 모서리의 "공유" 버튼을 클릭하여 문서를 공유하거나 PDF로 다운로드하거나 문서를 삭제할 수 있습니다.

• 서명 요청 – 문서 수신자로부터 서명을 요청합니다.
• 링크로 공유 – 이 문서의 읽기 전용 PDF 버전에 대한 링크를 생성하여 수신자가 열면 브라우저 창에 표시됩니다.
• PDF로 다운로드 – 문서를 로컬에 저장하여 이메일에 첨부하거나 고객에게 직접 보낼 수 있습니다.

OneDrive 및 SharePoint – 문서를 공유하려면 먼저 문서 편집기를 닫고 세부 정보 페이지의 "..." (더 보기) 버튼을 클릭해야 합니다.

문서를 링크로 공유할 때 문서가 열릴 때마다 조회수를 추적하고 이메일 알림을 설정할 수 있는 옵션이 제공됩니다.

조회수 추적 옵션을 활성화하면 문서가 처음으로 열릴 때마다 이메일로 알림을 받을 수 있습니다.

링크가 생성되면 원본 문서 아래에 버전으로 저장되며 조회수와 생성 시간이 표시되며 해당 버전을 업데이트할 수 없게 됩니다.

문서의 다른 버전을 만들려면 원본 문서를 클릭하고 필요한 업데이트를 수행한 다음 새로운 링크를 생성하십시오. 링크가 생성되면 문서 아래에 버전 2로 표시됩니다.

문서의 다른 버전을 만드는 경우 첫 번째 버전에 대한 링크를 비활성화하는 것이 좋습니다. 이를 위해 첫 번째 버전의 "..."을 클릭하고 링크 공유 > 링크 사용 중지 를 클릭하십시오.

문서에 서명 추가하기

스마트 독스에는 전자서명 기능도 포함되어 있습니다. 따라서 추가 도구 없이 고객으로부터 문서 서명을 요청할 수 있습니다.

스마트 독스 기능을 사용하여 거래 또는 연락처 페이지에서 문서를 생성하거나 업로드하고 서명 요청 옵션을 찾으세요. 문서에 대한 서명을 요청하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서에서 확인하실 수 있습니다.