기술 자료

스마트 문서 기능으로 거래나 연락처 세부 정보에서 직접 제안서나 견적을 작성함으로써 협상 프로세스에서 시간을 절약할 수 있습니다. 문서는 Pipedrive 계정의 관련 거래, 연락처, 프로젝트 또는 제품 세부 정보로 자동으로 작성됩니다.

그런 다음 추적 가능한 링크를 통해 문서를 공유하고 잠재고객이 문서를 읽는 경우 알림을 받을 수 있습니다.

당신의 저장 공급업체에 연결하기

Smart Docs에 연결하려면, 거래 또는 연락처의 상세 페이지로 이동하여 문서 탭을 클릭하고 클라우드 저장소 연결을 선택하십시오. 세 공급업체인 Google 드라이브, Microsoft OneDrive 또는 SharePoint를 사용하여 연결할 수 있습니다.

파이프드라이브가 귀하의 계정에 액세스할 수 있도록 허가를 부여하기 위해 통과하게 될 것입니다. 연결되면, 기존 문서나 거래에 저장된 템플릿을 업로드할 수 있으며, 이러한 파일은 자동으로 드라이브에도 저장됩니다.

계정을 연결한 후에는 개인 또는 공유 드라이브를 저장 위치로 선택할 수 있는 옵션이 표시됩니다.

또한, 도구 및 앱 > 문서로 이동하여 "새 계정 추가" 또는 "연결 해제"를 클릭하여 계정을 추가하거나 연결을 해제할 수도 있습니다. 파일이 어떻게 저장되는지에 대한 자세한 정보는 이 기사에서 확인할 수 있습니다.

또한 계정에 기본 공유 드라이브를 설정할 수도 있습니다.

공유 드라이브 폴더 만들기

스토리지 제공자를 Smart Docs 기능에 연결하면 사람의 드라이브를 선택할 수 있는 드롭다운 메뉴가 표시됩니다. Smart Docs 기능을 연결하면 자동으로 사용자 정의 공유 드라이브 폴더가 할당됩니다. 그러나 직접 만들 수도 있습니다.

Google 드라이브 계정의 공유 드라이브 탭으로 이동하여 새 폴더를 만듭니다:

Google 드라이브에 새로운 공유 폴더를 만든 후에는 도구 및 앱 > 문서로 이동하여 Smart Docs에 사용할 새로운 공유 폴더를 선택합니다:

GSuite 계정에서 공유 폴더를 보거나 만들 수 있는 옵션이 표시되지 않는 경우 사용 중인 에디션 때문일 수 있습니다.

Google Suit Basic은 공유 폴더를 지원하지 않지만 다음 에디션들은 지원합니다:

• Business Standard and Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

동기화된 GSuite 계정이 공유 폴더를 지원하지 않는 경우 Pipedrive의 옵션이 회색으로 나타납니다.

템플릿 만들기 및 공유하기

계정을 연결하면 문서 및 제안서 작성을 시작할 수 있습니다. 문서를 직접 작성할 수 있지만, 미래의 문서 작성 시간을 아끼기 위해 처음에 템플릿을 만드는 것을 권장합니다. Pipedrive 권한"스마트 문서 템플릿 추가 및 가져오기"를 사용하여 어떤 Pipedrive 역할이 새 템플릿을 만들거나 추가할 수 있는지 제어할 수 있습니다. Pipedrive의 권한 세트에 대해 이 글에서 더 읽어볼 수 있습니다.

처음부터 템플릿을 만들려면 거래 또는 연락처의 세부 사항 보기에서 문서 > 템플릿 탭으로 이동하고 "문서", "스프레드시트" 또는 "프레젠테이션"을 클릭하세요. 저장된 템플릿이 있다면 공급업체에서 템플릿을 가져올 수도 있습니다.

템플릿 편집

템플릿 편집기에서는 템플릿의 이름과 카테고리를 업데이트하고 Pipedrive 거래, 연락처, 제품, 프로젝트 또는 시간 기반 필드를 추가하여 템플릿의 내용을 채울 수 있습니다.

Pipedrive 필드를 템플릿에 추가하려면, 템플릿 편집기의 오른쪽에서 필드를 복사하여 템플릿 본문에 붙여넣습니다. 필드는 괄호 “[ ]”로 표시되며, 템플릿이 문서에 사용될 때 필드 데이터로 자동 교체됩니다.

템플릿 편집을 완료하면, "닫기"를 클릭하여 템플릿을 저장하거나 "문서 생성을 위해 사용"을 클릭하여 해당 템플릿을 바로 문서 생성에 사용할 수 있습니다.

스마트 문서에서 필드와 템플릿에 대해 더 알아보려면, 이 글을 읽어보세요.

팀과 템플릿을 어떻게 공유할 수 있나요?

고급 템플릿 공유 기능을 사용하면 템플릿을 Pipedrive의 다른 사용자와 자동으로 공유할 수 있습니다. 템플릿을 공유하려면, 템플릿을 편집하려는 페이지를 열고 권한 탭을 클릭하세요. 사용자에게 줄 수 있는 권한 레벨은 두 가지입니다:

1. 이 템플릿 사용 가능 – 템플릿을 보고 새 문서를 만들기 위해 사용할 수 있지만, 원본 템플릿을 편집하거나 삭제할 수 없습니다.
2. 이 템플릿 편집 가능 – 템플릿을 보고, 사용하며, 원본 템플릿을 편집하고 삭제할 수 있습니다.

템플릿이 다른 사용자와 공유되면, 그 템플릿은 템플릿 갤러리의 나와 공유됨 섹션에 표시됩니다.

문서 생성하기

문서를 생성하려면 거래 또는 연락처의 상세 보기에서 문서 탭을 클릭하십시오. 이전에 만든 템플릿에서 문서를 생성하거나 빈 문서, 스프레드시트, 또는 프레젠테이션을 사용하여 새 문서를 만들 수 있습니다.

디바이스 또는 연결된 Google 드라이브, Microsoft OneDrive 또는 SharePoint 계정에서 미리 생성된 문서를 가져올 수도 있습니다. 로컬로 저장된 문서는 디바이스에서 PDF로 업로드할 수도 있습니다.

기존 템플릿에서 문서를 만들려면 “템플릿에서”을 클릭하고 사용하려는 템플릿을 선택하십시오. 문서 편집기가 나타나고 템플릿 필드가 해당 데이터로 채워집니다.

이름 및 카테고리를 사용자 정의하고 콘텐츠를 필요에 따라 조정할 수 있습니다. 문서는 작업하는 동안 자동으로 저장됩니다.

거래별 플레이스홀더를 사용하여 문서를 생성하려면 거래 상세 정보에서 만들어야 합니다. 개인별 플레이스홀더를 사용하여 문서를 생성하려면 거래 또는 개인의 상세 정보에서 만들어야 합니다.

문서보기 및 공유

Google 드라이브 – 문서 편집기 오른쪽 하단의 “공유” 버튼을 클릭하면 문서를 공유하거나 PDF로 다운로드하거나 문서를 삭제할 수 있습니다.

• 서명 요청 – 문서 수신자로부터 서명을 요청하세요.
• 링크로 공유 –본 문서의 읽기 전용 PDF 버전에 대한 링크를 생성하여 수신자가 열면 브라우저 창에 표시됩니다.
• PDF로 다운로드 –문서를 로컬에 저장하여 이메일에 첨부하거나 고객에게 직접 보낼 수 있습니다.

OneDrive 및 SharePoint – 문서를 공유하려면 먼저 문서 편집기를 닫고 Detail 페이지에서 만든 문서의 “...” (더 보기) 버튼을 클릭해야 합니다.

링크로 문서를 공유할 때 문서를 열면 조회수를 추적하고 누군가 문서를 열 때 이메일 알림 설정할 수 있습니다.

조회수 추적을 활성화하면 문서가 처음으로 열릴 때, 매번 열릴 때 또는 절대로 열리지 않을 때에 대한 이메일 알림을 받을 수 있습니다.

한 번 링크가 생성되면, 원본 문서에 원본 문서 아래 버전으로 저장되며 조회수와 생성 시간이 표시되며 해당 버전을 더 이상 업데이트할 수 없습니다.

문서의 다른 버전을 만들려면 원본 문서를 클릭하고 필요한 업데이트를 하고 새 링크를 생성하세요. 링크가 생성되면 문서 아래 Version 2로 표시됩니다:

문서의 다른 버전을 만드는 경우, 첫 번째 버전의 링크를 비활성화하는 것을 권장합니다. 이를 위해 첫 번째 버전의 “...”을 클릭하고 링크로 공유 > 링크 사용 안 함 을 클릭하세요.

문서에 서명 추가하기

스마트 문서에는 eSignatures 기능이 함께 제공되어 고객으로부터 별도의 도구 없이 문서 서명을 요청할 수 있습니다.

스마트 문서 기능을 사용하여 거래 또는 연락처 페이지에서 문서를 생성하거나 업로드하고 서명 요청 옵션을 찾으실 수 있습니다. 문서에 대한 서명을 요청하는 방법은 이 기사에서 확인하실 수 있습니다.