База знань

Smart Docs допомагає створювати пропозиції, квоти і контракти прямо з ваших угод та контактів. Ваші документи автоматично заповнюються даними з вашого облікового запису Pipedrive, тому вам не потрібно копіювати й вставляти інформацію вручну.

За допомогою Smart Docs ви можете:

• Створювати документи з шаблонів
• Автоматично вставляти дані про угоди, контакти, товари та проекти
• Поширювати документи за допомогою посилань, які можна відстежити
• Отримувати повідомлення, коли отримувачі відкривають документи
• Запитувати юридично значущі e-підписи

Підключення до хмарного постачальника зберігання

Перш ніж створювати документи, вам потрібно підключитися до вашого хмарного постачальника зберігання.

Підтримуються Smart Docs:

• Google Диск
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Зв'язування угоди з контактом

Відкрийте перегляд деталей угоди або контакту, натисніть вкладку «Документи», а потім «Підключити хмарне сховище».

Вас буде запитано надати Pipedrive доступ до вашого облікового запису зберігання.

Обліковий запис підключено:

• Ви можете завантажити вже існуючі файли
• Нові документи автоматично зберігатимуться на вибраному диску

Після підключення ви можете вибрати особистий або спільний диск як місце зберігання.

Підключення з налаштувань

Ви також можете керувати своїм з'єднанням, перейшовши в Інструменти та додатки > Документи і натиснувши “+ Додати новий обліковий запис” для підключення іншого постачальника або “Відключити” для видалення доступу.

Ви можете дізнатися більше про те, як зберігаються файли в цій статті.

Якщо у вас виникають проблеми з підключенням або повторною автентифікацією Google Drive:

• Перейдіть до ваших дозволів Google
• Видаліть доступ Pipedrive перед повторним підключенням
• Якщо проблеми зберігаються, зв'яжіться з нашою командою підтримки для допомоги

Ви також можете налаштувати спільний диск за замовчуванням для вашого облікового запису.

Використання спільних дисків у Google Drive

Коли ви підключаєте Google Drive, Smart Docs автоматично призначає спільну папку за замовчуванням для вашої компанії. Ви також можете вибрати іншу або створити нову.

Щоб створити новий спільний диск, відкрийте свій обліковий запис Google Drive, перейдіть на вкладку «Спільні диски», а потім натисніть «+ Новий»:

Після створення нового спільного диска в Google Drive, перейдіть до Інструменти та додатки > Документи і виберіть новий спільний диск для використання з вашими Smart Docs:

Робота з шаблонами

Шаблони допомагають заощадити час, повторно використовуючи ту саму структуру в кількох документах.

Щоб створити шаблон з нуля, відкрийте перегляд деталей угоди або контакту, потім натисніть «Документи» і перейдіть до вкладки Шаблони. Натисніть “+ Створити новий” і виберіть Документ, Таблицю або Презентацію.

Ви також можете імпортувати шаблон від свого постачальника, якщо у вас уже є збережений.

Редагування шаблонів і додавання полів

У редакторі шаблонів ви можете:

• Оновити назву шаблона
• Призначити категорію
• Додати будь-яке поле Pipedrive (угода, контакт, товар, проект або на основі часу), щоб автоматично заповнити вміст шаблона.

Щоб вставити поле в шаблон:

• Скопіюйте поле з правої панелі
• Вставте поле в тіло шаблона

Поле відображатиметься у квадратних дужках, наприклад: [Назва угоди (назва угоди)]

Коли ви створюєте документ із шаблона, Smart Docs автоматично замінює дужки реальними даними.

Після завершення редагування шаблона натисніть “Закрити” для збереження або “Використати для створення документа”, щоб негайно створити документ з нового шаблона.

Дізнайтеся більше про поля та шаблони в Smart Docs з цього матеріалу.

Поширення шаблонів з вашою командою

Ви можете використовувати розширене спільне використання шаблонів, щоб автоматично ділитися шаблонами з іншими користувачами у Pipedrive. Щоб поділитися шаблоном, відкрийте його для редагування і натисніть на вкладку «Дозволи». Є два різних рівні дозволів:

• Може використовувати цей шаблон – Користувачі можуть переглядати та використовувати шаблон для створення нових документів, але не можуть його редагувати або видаляти.
• Може редагувати цей шаблон – Користувачі можуть переглядати, використовувати, редагувати та видаляти шаблон.

Спільні шаблони відображаються в розділі Поділилися зі мною галереї шаблонів.

Створення документа

Щоб створити документ:

• Відкрийте угоду або контакт в детальному перегляді
• Натисніть вкладку Документи
• Виберіть одне з наступного:
  • Створити з шаблона
  • Створити порожній документ, таблицю або презентацію
  • Завантажити файл з вашого пристрою або з хмарного зберігання

Ви можете завантажувати файли з:

• Вашого пристрою

• Google Диск

• OneDrive

• SharePoint

Із шаблону

Щоб створити документ із існуючого шаблону, натисніть «З шаблону» і виберіть потрібний шаблон.

Відобразиться редактор документів, з автоматично заповненими всіма полями.

Там ви можете:

• Перейменувати документ
• Змінити його категорію
• Редагувати вміст за вашими уподобаннями

Зміни зберігаються автоматично під час роботи над документом.

Як працює заповнення полів

Якщо ви хочете, щоб дані, специфічні для угоди, заповнювалися автоматично, створіть документ з перегляду деталей угоди.

Якщо ви хочете, щоб поля, специфічні для особи, заповнювалися автоматично, створіть документ з перегляду деталей угоди або контакту.

Перегляд та обмін вашим документом

Google Диск

Якщо ви натиснете кнопку «Поділитися» у редакторі документів, ви можете поділитися ним, запитати підписи або завантажити його у форматі PDF.

• Поділитися як посилання – Генерація посилання на версію PDF цього документа лише для читання.
• Запросити підписи – Запросіть підписи у отримувачів документів.
• Завантажити PDF – Збережіть ваш документ локально.

OneDrive і SharePoint

Щоб поділитися вашим документом, спочатку вам потрібно закрити редактор документів і натиснути кнопку “...” на документі, створеному на сторінці деталей.

Звідти ви можете створити посилання, яким можна ділитися.

Відстеження переглядів документа

Коли ви генеруєте посилання, ви можете увімкнути відстеження перегляду і вказати, щоб отримувати електронні повідомлення, коли хтось його відкриває.

Ви можете отримувати електронні повідомлення:

• Коли документ відкривається вперше
• Кожного разу, коли його відкривають
• Ніколи

Розуміння версій документів

Кожного разу, коли ви генеруєте посилання, яке можна ділитися, Smart Docs створює нову версію оригінального документа, включаючи кількість переглядів і час створення.

Після того, як версія поділена:

• Ця версія стає доступною лише для читання

• Ви більше не зможете її редагувати

Щоб оновити документ, натисніть на оригінальний документ, зробіть необхідні оновлення і згенеруйте нове посилання.

Після створення нового посилання ви побачите його як Версія 2, Версія 3 і так далі, під оригіналом документа:

Якщо ви створюєте декілька версій документа, рекомендуємо відключити старіші посилання, щоб уникнути плутанини.

Щоб відключити посилання:

• Натисніть “...” поруч зі старішою версією
• Натисніть “Поділитися як посилання”
• Вимкніть “Увімкнути посилання”

Запит електронних підписів

За допомогою Smart Docs ви можете запитувати юридично значущі електронні підписи безпосередньо з вашого документа.

Для запиту підпису:

• Відкрийте угоду або контакт у детальному перегляді

• Створіть, відкрийте або завантажте документ за допомогою функції Smart Docs

• Знайдіть опцію запитати підписи

• Додайте отримувачів і відправте.

Дізнайтеся, як запитувати підписання своїх документів у цій статті.