База знань

За допомогою функції Smart Docs ви можете заощадити час у процесі переговорів, створивши пропозицію або комерційну пропозицію безпосередньо з перегляду угоди або контактної інформації. Документ буде автоматично заповнено відповідною інформацією про угоду, контакт, проект або товар з вашого облікового запису Pipedrive.

Після цього ви можете поділитися документом за допомогою відстежуваного посилання та отримувати сповіщення, коли потенційні клієнти взаємодіють з вашими документами.

Підключення до вашого постачальника сховищ

Для підключення Smart Docs перейдіть на сторінку деталей угоди або контакту, натисніть на вкладку Документи і виберіть Підключити хмарне сховище. Ви можете підключитися за допомогою трьох постачальників - Google Drive, Microsoft OneDrive або SharePoint.

Вас пройдуть потоком для надання дозволу для доступу Pipedrive до вашого облікового запису. Після підключення ви зможете завантажити існуючі документи або шаблони, збережені в угодах, і вони також будуть автоматично збережені у вашому дискі.

Після підключення вашого облікового запису, ви побачите опцію підключення особистого або спільного диска як місця зберігання.

Ви також можете додати та відключити свій обліковий запис, перейшовши до Інструменти та додатки > Документи і натиснувши “+ Додати новий обліковий запис” або “Відключити.” Докладніше про те, як зберігаються файли, можна дізнатися у цій статті.

Ви також можете налаштувати спільний основний диск для свого облікового запису.

Створення папки спільного доступу

Коли ви підключаєте свого постачальника сховища до функції Smart Docs, ви помітите розкривний список, де можна вибрати диск людини. Коли ви підключите функцію Smart Docs, вам автоматично призначиться папка зі спільним доступом. Однак ви також можете створити свою.

Просто перейдіть на вкладку Спільні диски у своєму обліковому запису Google Drive та створіть нову папку:

Після того, як ви створили свою нову папку спільних дисків у Google Drive, перейдіть до Інструменти та додатки > Документи та виберіть нову папку для використання з вашими Smart Docs:

Якщо вам не вдається переглянути або створити нову папку спільного доступу у вашому обліковому записі GSuite, можливо, це зумовлено використаною редакцією.

Хоча Google Suit Basic не підтримує спільних папок, ці редакції це роблять:

• Business Standard та Plus

• Enterprise

• Основи освіти

• Стандарт

• Покращення навчання та Plus

• Неприбуткові організації

• G Suite Business

• Основні поняття

Якщо синхронізований обліковий запис GSuite не підтримує спільних папок, в Pipedrive з'явиться відсінений варіант.

Створення та обмін шаблонами

Після того, як ви підключили свій обліковий запис, ви можете почати створювати документи та пропозиції. Ви можете створити документ безпосередньо, але ми рекомендуємо спочатку створити шаблон, щоб економити час для майбутніх документів. Ви можете керувати, яким ролям Pipedrive дозволено створювати або додавати нові шаблони, використовуючи дозвіл Pipedrive "Додати та імпортувати шаблони Smart Docs". Прочитайте більше про набори дозволів у Pipedrive в цій статті.

Щоб створити шаблон з нуля, перейдіть до Документи > Вкладка шаблони в деталях угоди або контакту і натисніть на "Документ,” “Таблиця” або “Презентація.” Ви також можете імпортувати шаблон від свого провайдера, якщо ви вже зберегли його.

Редагування вашого шаблону

Будучи в редакторі шаблону, ви можете оновити ім'я шаблону та категорію та додати будь-які угоди Pipedrive, контакти, товари, проекти або часові поля для заповнення вмісту вашого шаблону.

Щоб додати поля Pipedrive до вашого шаблону, скопіюйте та вставте поле з правої сторони вашого редактора шаблону в тіло шаблону. Поле буде відображатися в квадратних дужках "[ ]" та автоматично замінюватися даними поля, коли шаблон використовується для документа.

Після того, як ви закінчили редагування свого шаблону, натисніть "strong>Закрити" для збереження шаблону або "Використовувати для створення документу", щоб відразу використовувати шаблон для створення документа.

Дізнайтеся більше про поля та шаблони у Smart Docs в цій статті.

Як я можу поділитися шаблонами з моєю командою?

Ви можете використовувати розширений обмін шаблонами для автоматичного обміну шаблонами з іншими користувачами в Pipedrive. Щоб поділитися шаблоном, відкрийте його для редагування та натисніть на вкладку Дозволи . Є два різних рівні дозволів, які ви можете дати користувачам:

1. Може використовувати цей шаблон - Переглядати шаблон та використовувати його для створення нових документів, не може редагувати або видаляти оригінальний шаблон.
2. Може редагувати цей шаблон - Переглядати, використовувати, редагувати та видаляти оригінальний шаблон.

Одразу після того, як шаблон було поділено з іншим користувачем, він з'явиться в розділі Поділено зі мною галереї шаблонів.

Створення документа

Щоб створити документ, натисніть на вкладку Документи у перегляді деталей угоди або контакту. Ви побачите можливість створення документа з раніше створеного шаблону або створити його з нуля з порожнім документом, таблицею або презентацією.

Ви також можете імпортувати попередньо створені документи з вашого пристрою або підключеного облака Google Drive, Microsoft OneDrive або облікового запису SharePoint. Документи, збережені локально, також можуть бути завантажені як PDF з вашого пристрою.

Щоб створити документ з наявного шаблону, натисніть "З шаблону" та оберіть шаблон, який ви хочете використовувати. Редактор документів з'явиться з усіма полями шаблону, заповненими відповідними даними.

Ви можете налаштувати назву та категорію і налаштувати вміст за вашими вподобаннями. Документ автоматично збережеться під час роботи.

Для створення документа з індивідуальними заповнювачами, ви повинні створити його з перегляду деталей угоди. Щоб створити документ з особистими заповнювачами, ви повинні створити його з детального перегляду угоди або контакту.

Перегляд та обмін документами

Google Drive – Якщо ви натиснете кнопку "Share" в правому нижньому куті редактора документів, ви зможете поділитися документом, завантажити документ у форматі PDF або видалити документ.

• Запит підпису – Запросіть підписи від отримувачів документів.
• Поділитися посиланням – Створити посилання на версію цього документа у форматі PDF тільки для читання, яке відображатиметься у вікні браузера, якщо отримувач відкриє його.
• Завантажити PDF – Збережіть ваш документ локально, щоб долучити його до електронного листа або відправити безпосередньо своїм клієнтам.

OneDrive та SharePoint – Щоб поділитися документом, спершу вам потрібно закрити редактор документів та натиснути кнопку "..." (більше) на створеному документі на сторінці деталей.

Коли ви поділяєте свій документ за допомогою посилання, ви матимете можливість відстежувати перегляди та налаштовувати сповіщення електронною поштою про те, коли хтось відкриває документ.

Якщо увімкнути опцію Відстежити перегляди, ви можете отримувати сповіщення по електронній пошті, коли ваш документ відкрито вперше, завжди або ніколи.

Після створення посилання ви побачите його як збережену версію поруч із оригінальним документом з кількістю переглядів та часом створення, і ви не зможете оновлювати цю версію.

Щоб створити іншу версію документа, клацніть на оригінальний документ, внесіть необхідні оновлення та створіть нове посилання. Після створення посилання ви побачите його як Версію 2 під вашим документом:

Якщо створюєте іншу версію документа, рекомендуємо вимкнути посилання для першої версії, щоб не було двох активних версій. Для цього клацніть на "..." першої версії та клацніть Поділитися посиланням > Увімкнути посилання , щоб вимкнути посилання.

Додавання підпису до вашого документа

Smart Docs також поставляється з функцією eSignatures, тому ви можете запитувати підписи на документи від своїх клієнтів без інструментів.

Створіть або завантажте документ за допомогою функції Smart Docs на сторінці угоди або контакту і знайдіть опцію Запит підписів. Дізнайтеся, як запитувати підписи для ваших документів у цій статті.