База знань

За допомогою функції Smart Docs ви можете заощадити час у процесі переговорів, створюючи пропозицію або квоту безпосередньо з перегляду угоди або контактних даних. Документ автоматично заповниться відповідними даними угоди, контакту, проекту або продукту з вашого акаунта Pipedrive.

Ви можете поділитися документом, використовуючи посилання з можливістю відстеження, і отримувати сповіщення, коли потенційні клієнти взаємодіють з вашими документами.

Підключення до вашого постачальника сховища

Щоб підключити Smart Docs, перейдіть на сторінку деталей угоди або контакту, натисніть на вкладку “Документи” та виберіть “Підключити хмарне сховище”. Ви можете підключитися, використовуючи трьох постачальників – Google Drive, Microsoft OneDrive або SharePoint.

Вас проведуть через процес надання дозволу Pipedrive для доступу до вашого акаунта. Після підключення ви зможете завантажити існуючі документи або шаблони, збережені у ваших угодах, і вони також будуть автоматично збережені на вашому диску.

Після підключення вашого акаунта ви побачите можливість підключити або особистий, або спільний диск як місце зберігання.

Ви також можете додати та від'єднати свій акаунт, перейшовши до Інструменти та програми > Документи і натиснувши “+ Додати новий акаунт” або “Від'єднати.” Ви можете дізнатися більше про те, як файли зберігаються в цьому матеріалі.

Ви також можете налаштувати значення спільного диска за замовчуванням для вашого акаунта.

Створення папки спільного диска

Коли ви підключаєте свого постачальника зберігання до функції Smart Docs, ви помітите випадаюче меню, де можна вибрати диск особи. Коли ви підключаєте функцію Smart Docs, вам автоматично призначається спеціальна папка спільного диска. Однак ви також можете створити власну.

Просто перейдіть на вкладку Спільні диски у вашому обліковому записі Google Drive і створіть нову папку:

Після того, як ви створите свою нову спільну папку в Google Drive, перейдіть до Інструменти та програми > Документи і виберіть нову спільну папку для використання з вашими Smart Docs:

Якщо можливість перегляду чи створення нової спільної папки не з'являється у вашому обліковому записі Google Workspace, це може бути пов'язано з версією, яка використовується. Щоб використовувати спільні папки, ви повинні мати план вище Business Starter.

Якщо синхронізований обліковий запис Google Workspace не підтримує спільні папки, опція в Pipedrive з'явиться затемненою.

Створення та спільний доступ до шаблонів

Після того як ви підключили свій обліковий запис, ви можете почати створювати документи та пропозиції. Хоча ви можете створити документ безпосередньо, ми рекомендуємо спочатку створити шаблон, щоб зекономити час на майбутніх документах.

Щоб створити шаблон з нуля, перейдіть на вкладку Документи > Шаблони у перегляді деталей угоди або контакту та натисніть ”Документ”, ”Таблиця” або “Презентація.” Ви також можете імпортувати шаблон від вашого постачальника, якщо у вас вже є збережений.

Редагування вашого шаблону

Коли ви перебуваєте в редакторі шаблонів, ви можете оновити назву та категорію шаблона та додати будь-які угода Pipedrive, контакт, продукт, проект або польові дані на основі часу, щоб заповнити вміст вашого шаблону.

Щоб додати поля Pipedrive до вашого шаблону, скопіюйте та вставте поле з правої сторони редактора шаблона в тіло шаблона. Поле буде відображено в дужках “[ ]” і буде автоматично замінене даними поля, коли шаблон буде використаний для документа.

Після того як ви закінчите редагувати свій шаблон, натисніть “Закрити“, щоб зберегти ваш шаблон, або “Використати для створення документа”, щоб негайно використати шаблон для створення документа.

Дізнайтеся більше про поля та шаблони в Smart Docs з цієї статті.

Як я можу поділитися шаблонами з моєю командою?

Ви можете використовувати розширені функції спільного доступу до шаблонів, щоб автоматично ділитися шаблоном з іншими користувачами в Pipedrive. Щоб поділитися шаблоном, відкрийте його для редагування та натисніть на вкладку “Дозволи”. Ви можете надати користувачам два різні рівні дозволів:

• Може використовувати цей шаблон – Переглядати шаблон і використовувати його для створення нових документів, не може редагувати або видаляти оригінальний шаблон.
• Може редагувати цей шаблон – Переглядати, використовувати, редагувати та видаляти оригінальний шаблон.

Після того, як шаблон був поділений з іншим користувачем, він з'явиться у розділі Спільні зі мною галереї шаблонів.

Створення документа

Щоб створити документ, натисніть вкладку Документи у перегляді деталей угоди або контакту. Ви побачите варіант створення документа з раніше створеного шаблону або створення нового з нуля з пустого документа, таблиці або презентації.

Ви також можете імпортувати вже створені документи з вашого пристрою або з підключеного облікового запису Google Drive, Microsoft OneDrive або SharePoint. Документи, що зберігаються локально, також можуть бути завантажені у вигляді PDF з вашого пристрою.

Щоб створити документ з існуючого шаблону, натисніть “З шаблону” і виберіть шаблон, який ви хочете використати. В Editor документа з’являться всі поля шаблону, заповнені відповідними даними.

Ви можете налаштувати назву та категорію, а також відредагувати вміст відповідно до ваших уподобань. Документ буде автоматично зберігатися в процесі роботи.

Для створення документа з специфічними для угоди заповнювальниками, ви повинні створити його з перегляду деталей угоди. Щоб створити документ з специфічними для особи заповнювальниками, ви повинні створити його з перегляду деталей угоди або особи.

Перегляд та обмін вашим документом

Google Drive – Якщо натиснути кнопку “Поділитися” у правому нижньому куті редактора документів, ви можете поділитися документом, завантажити документ у форматі PDF або видалити документ.

• Поділитися посиланням – Згенеруйте посилання на версію PDF цього документа лише для читання, яка відкриється у вікні браузера, коли одержувач його відкриє.
• Запросити підписи – Запросіть підписи у одержувачів документів.
• Завантажити PDF – Збережіть ваш документ локально, щоб приєднати його до електронного листа або надіслати безпосередньо вашим клієнтам.

OneDrive і SharePoint – Щоб поділитися вашим документом, спершу вам потрібно закрити редактор документа і натиснути кнопку “...” на документі, створеному на сторінці деталей.

Коли ви ділитесь вашим документом через посилання, у вас буде можливість відстежувати перегляди та налаштувати сповіщення електронною поштою, коли хтось відкриває документ.

Якщо ви ввімкнете опцію відстежувати перегляди, ви зможете отримувати сповіщення електронною поштою, коли ваш документ відкривається вперше, щоразу або ніколи.

Після того, як посилання було згенеровано, ви побачите його збереженим як версію під оригінальним документом з кількістю переглядів і часом створення, і ви більше не зможете оновити цю версію.

Щоб створити іншу версію документа, натисніть на оригінальний документ, внесіть необхідні оновлення та згенеруйте нове посилання. Після генерації посилання ви побачите його як Версію 2 під вашим документом:

Якщо ви створите іншу версію документа, ми рекомендуємо вимкнути посилання для першої версії, щоб не було двох активних версій. Для цього натисніть на “...“ першої версії та натисніть Поділитися посиланням > Увімкнути посилання , щоб вимкнути посилання.

Додавання підпису до вашого документа

Smart Docs також має функцію eSignatures, щоб ви могли запитувати підписи до документів від своїх клієнтів без необхідності в додаткових інструментах.

Створіть або завантажте документ з функцією Smart Docs на сторінці угоди або контакту і знайдіть опцію запросити підписи. Дізнайтеся, як запитувати підписи для ваших документів в цьому артикулі.