База знань

За допомогою функції Smart Docs ви можете зекономити час у процесі переговорів, створивши пропозицію або комерційну пропозицію прямо з перегляду угоди або контакту. Документ автоматично заповнюється відповідними деталями угоди, контакту, проекту або товару з вашого облікового запису Pipedrive.

Після цього ви можете поділитися документом, використовуючи відстежуєме посилання, і отримувати сповіщення, коли потенційні клієнти взаємодіють з вашими документами.

З'єднання з провайдером збереження

Щоб підключити Smart Docs, перейдіть на сторінку угоди або контакту, натисніть на вкладку Документи і виберіть Підключити хмарне сховище. Ви можете підключитися за допомогою трьох провайдерів - Google Drive, Microsoft OneDrive або SharePoint.

Ви будете проведені через процес надання дозволу для доступу Pipedrive до вашого облікового запису. Після підключення ви зможете завантажити існуючі документи або шаблони, збережені у вашій угоді, і вони також будуть автоматично збережені у вашому диску.

Після підключення вашого облікового запису, ви побачите опцію підключення особистого або спільного диска як місця зберігання.

Ви також можете додавати та відключати свій обліковий запис, перейшовши до Інструменти та додатки > Документи і натиснувши "+ Додати новий обліковий запис" або "Відключити". Докладніше про те, як зберігаються файли, можна дізнатися в цій статті.

Ви також можете налаштувати спільний приватний диск за замовчуванням для вашого облікового запису.

Створення спільної папки на диску

Підключивши свого провайдера сховища до функціоналу Smart Docs, Ви побачите випадаюче меню, в якому можна вибрати диск особи. При підключенні функціоналу Smart Docs Вам автоматично призначена власна спільна папка на диску. Однак, Ви також можете створити власну папку.

Просто перейдіть на вкладку Спільний доступ у своєму обліковому записі Google Drive та створіть нову папку:

Після створення нової папки на диску Google, перейдіть до Інструменти та додатки > Документи та виберіть нову спільну папку для використання з Smart Docs:

Якщо варіант перегляду або створення нової спільної папки не відображається у вашому обліковому записі GSuite, це може бути пов'язано з використовуваною версією.

Хоча G Suite Basic не підтримує спільні папки, ці версії так:

• Business Standard та Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Якщо синхронізований обліковий запис GSuite не підтримує спільні папки, опція в Pipedrive буде недоступна (сірого кольору).

Створення та спільне використання шаблонів

Після підключення вашого облікового запису ви можете почати створювати документи та пропозиції. Ви можете створити документ безпосередньо, але ми рекомендуємо спочатку створити шаблон, щоб заощадити час для майбутніх документів. Ви можете контролювати, які ролі Pipedrive можуть створювати або додавати нові шаблони, використовуючи дозвіл Pipedrive "Додавання та імпорт шаблонів розумних документів". Докладніше про набори дозволів у Pipedrive можна прочитати у цій статті.

Щоб створити шаблон з нуля, перейдіть на вкладку Документи > Шаблони в перегляді деталей угоди або контакту і натисніть на "Документ", "Таблицю" або "Презентацію". Ви також можете імпортувати шаблон від вашого провайдера, якщо вже маєте один збережений.

Під час редагування шаблону, ви можете оновлювати назву та категорію шаблону та додавати будь-які угоди, контакти, продукти, проекти або часові поля Pipedrive для заповнення вмісту шаблону.

Щоб додати поля Pipedrive до вашого шаблону, скопіюйте та вставте поле з правого боку редактора шаблонів в тіло шаблону. Поле буде відображатися у квадратних дужках "[ ]" і автоматично замінятиметься даними поля при використанні шаблону для документу.

Після завершення редагування шаблону, натисніть "Закрити", щоб зберегти шаблон, або "Використати, щоб створити документ", щоб негайно використовувати шаблон для створення документу.

Дізнайтеся більше про поля та шаблони у розумних документах у цій статті.

Як я можу спільно використовувати шаблони зі своєю командою?

Ви можете використовувати розширену спільну використовуваність шаблонів, щоб автоматично поділитися шаблоном з іншими користувачами в Pipedrive. Щоб поділитися шаблоном, відкрийте його для редагування і натисніть на вкладку Дозволи. Ви можете надати користувачам два різних рівні дозволів:

1. Може використовувати цей шаблон – Перегляд шаблону та створення нових документів на його основі, не може редагувати або видаляти оригінальний шаблон.
2. Може редагувати цей шаблон – Перегляд, використання, редагування та видалення оригінального шаблону.

Після того, як шаблон було поділено з іншим користувачем, він з'явиться в розділі Поділені зі мною галереї шаблонів.

Створення документа

Для створення документа натисніть на вкладці Documents у перегляді деталей угоди або контакту. Ви побачите можливість створити документ з раніше створеного шаблону або створити його з нуля за допомогою порожнього документа, таблиці або презентації.

Ви також можете імпортувати раніше створені документи з вашого пристрою або підключеного облікового запису Google Drive, Microsoft OneDrive або SharePoint. Локально збережені документи також можна завантажити як PDF з вашого пристрою.

Для створення документа з існуючого шаблону натисніть «From template» та виберіть шаблон, який ви бажаєте використовувати. Редактор документа з'явиться з усіма полями шаблону, заповненими відповідними даними.

Ви можете налаштувати назву та категорію та налаштувати вміст згідно з вашими перевагами. Документ автоматично зберігатиметься під час роботи з ним.

Для створення документа з плейсхолдерами, що специфічні для угоди, вам потрібно створити його у перегляді деталей угоди. Для створення документа з плейсхолдерами, що специфічні для контакту, ви маєте створити його з деталей угоди або контакту.

Перегляд та обмін вашим документом

Google Диск – Якщо ви натиснете кнопку «Поділитися» в правому нижньому куті редактора документа, ви зможете поділитися документом, завантажити його у форматі PDF або видалити документ.

• Запит підписів – Запитайте підписи у одержувачів документів.
• Поділитися посиланням – Створіть посилання на версію цього документа у форматі PDF з обмеженими правами доступу, яка відобразиться у вікні браузера після відкриття одержувачем.
• Завантажити у форматі PDF – Збережіть свій документ локально, щоб ви могли долучити його до електронної пошти або відправити його безпосередньо клієнтам.

OneDrive та SharePoint – Щоб поділитися своїм документом, спочатку вам потрібно закрити редактор документів і натиснути кнопку «...» (більше) у створеному документі на сторінці Деталі.

Коли ви поділяєтеся своїм документом за допомогою посилання, ви можете вибрати можливість відстежування переглядів і налаштувати сповіщення електронною поштою про відкриття документа кимось.

Якщо ви включите опцію Відстеження переглядів, ви будете отримувати повідомлення електронною поштою, коли ваш документ буде відкритий вперше, кожного разу або ніколи.

Після генерації посилання ви будете бачити його збереженим як версію під оригінальним документом із кількістю переглядів та часом створення, і ви більше не зможете оновлювати цю версію.

Щоб створити іншу версію документа, натисніть на посилання на оригінальний документ, внесіть необхідні оновлення та згенеруйте нове посилання. Після генерації посилання ви побачите її як Версію 2 під вашим документом:

Якщо ви створите іншу версію документа, ми рекомендуємо вимкнути посилання на першу версію, щоб не було двох активних версій. Щоб зробити це, натисніть «...» першої версії і натисніть Поділитись посиланням> Увімкнути посилання , щоб вимкнути посилання.

Додавання підпису до вашого документа

Smart Docs також має функцію eSignatures, що дозволяє вам запитувати підписи на документи від ваших клієнтів без необхідності використання додаткових інструментів.

Створіть або завантажте документ за допомогою функції Smart Docs на сторінці угоди або контакту і знайдіть опцію Запит на підписи. Дізнайтеся, як запитувати підписи для ваших документів у цій статті.