Basis Pengetahuan

Smart Docs membantu Anda membuat proposal, penawaran, dan kontrak langsung dari transaksi dan kontak Anda. Dokumen Anda akan otomatis terisi dengan data dari akun Pipedrive Anda, sehingga Anda tidak perlu menyalin dan menempelkan informasi secara manual.

Dengan Smart Docs, Anda dapat:

• Membuat dokumen dari templat
• Memasukkan data transaksi, kontak, produk, dan proyek secara otomatis
• Berbagi dokumen menggunakan tautan yang dapat dilacak
• Dapat menerima pemberitahuan ketika penerima membuka dokumen
• Meminta eSignatures yang sah secara hukum

Menghubungkan ke penyedia penyimpanan cloud

Sebelum membuat dokumen, Anda perlu terhubung ke penyedia penyimpanan cloud Anda.

Smart Docs mendukung:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Menghubungkan dari transaksi atau kontak

Buka tampilan detail transaksi atau kontak, klik tab “Dokumen”, lalu pilih “Hubungkan penyimpanan cloud”.

Anda akan diminta memberikan akses Pipedrive ke akun penyimpanan Anda.

Setelah terhubung:

• Anda dapat mengunggah file yang ada
• Dokumen baru akan otomatis tersimpan ke drive yang Anda pilih

Setelah terhubung, Anda dapat memilih drive pribadi atau drive bersama sebagai lokasi penyimpanan Anda.

Menghubungkan dari pengaturan

Anda juga dapat mengelola koneksi Anda dengan pergi ke Alat dan aplikasi > Dokumen dan mengklik “+ Tambah akun baru” untuk menghubungkan penyedia lain atau “Putuskan sambungan” untuk menghapus akses.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang cara file disimpan di artikel ini.

Jika Anda mengalami masalah dalam menghubungkan atau mengotentikasi ulang Google Drive:

• Kunjungi Izin Google Anda
• Hapus akses Pipedrive sebelum mencoba menghubungkan kembali
• Jika masalah tetap berlanjut, hubungi tim dukungan kami untuk mendapatkan bantuan

Anda juga dapat menyetel drive bersama default untuk akun Anda.

Menggunakan drive bersama di Google Drive

Saat Anda menghubungkan Google Drive, Smart Docs secara otomatis menetapkan folder drive bersama default untuk perusahaan Anda. Anda juga dapat memilih drive lain atau membuat yang baru.

Untuk membuat drive bersama baru, buka akun Google Drive Anda, pergi ke tab Drive bersama, lalu klik “+ Baru” :

Setelah Anda membuat drive bersama baru di Google Drive, navigasikan ke Alat dan Aplikasi > Dokumen dan pilih drive bersama baru untuk digunakan dengan Smart Docs Anda:

Bekerja dengan templat

Templat membantu Anda menghemat waktu dengan menggunakan struktur yang sama di berbagai dokumen.

Untuk membuat templat dari awal, buka tampilan detail transaksi atau kontak, lalu klik “Dokumen” dan masuk ke tab Templat. Klik “+ Buat baru” dan pilih Dokumen, Spreadsheet atau Presentasi.

Anda juga dapat mengimpor templat dari penyedia Anda jika Anda sudah memilikinya yang tersimpan.

Mengedit templat dan menambahkan bidang

Saat berada di editor templat, Anda bisa:

• Memperbarui nama templat
• Tetapkan sebuah kategori
• Tambahkan bidang Pipedrive mana pun (transaksi, kontak, produk, proyek, atau berbasis waktu) untuk otomatis mengisi konten templat Anda.

Untuk menyisipkan bidang ke templat Anda:

• Salin bidang dari panel sebelah kanan
• Tempelkan bidang ke dalam tubuh templat

Bidang akan ditampilkan dalam tanda kurung seperti ini: [Judul Transaksi (judul transaksi)]

Ketika Anda membuat dokumen dari templat, Smart Docs secara otomatis menggantikan tanda kurung dengan data nyata.

Setelah Anda selesai mengedit templat Anda, klik “Tutup” untuk menyimpannya atau klik “Gunakan untuk membuat dokumen” untuk langsung membuat dokumen dengan templat baru Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang field dan template di Smart Docs dari artikel ini.

Berbagi templat dengan tim Anda

Anda dapat menggunakan berbagi template lanjutan untuk secara otomatis membagikan template dengan pengguna lain di Pipedrive. Untuk membagikan templat, buka pada mode pengeditan dan klik tab “Izin” . Terdapat dua tingkat izin berbeda:

• Dapat menggunakan templat ini – Pengguna dapat melihat dan menggunakan templat untuk membuat dokumen baru, tetapi tidak dapat mengedit atau menghapusnya.
• Dapat mengedit templat ini – Pengguna dapat melihat, menggunakan, mengedit, dan menghapus templat.

Templat yang dibagikan muncul di bawah bagian Dibagikan dengan saya di galeri templat.

Membuat dokumen

Untuk membuat dokumen:

• Buka tampilan detail transaksi atau kontak
• Klik tab Dokumen
• Pilih salah satu dari yang berikut:
  • Buat dari templat
  • Buat dokumen kosong, spreadsheet, atau presentasi
  • Unggah file dari perangkat Anda atau dari penyimpanan cloud

Anda dapat mengunggah file dari:

• Perangkat Anda

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

Dari templat

Untuk membuat dokumen dari template yang sudah ada, klik “Dari template” dan pilih template yang ingin digunakan.

Editor dokumen akan muncul, dengan semua bidang terisi secara otomatis.

Dari situ, Anda dapat:

• Mengganti nama dokumen
• Mengubah kategorinya
• Mengedit konten sesuai keinginan Anda

Perubahan otomatis disimpan saat Anda bekerja di dokumen.

Cara kerja pengisian bidang

Jika Anda ingin data spesifik transaksi terisi otomatis, buat dokumen dari tampilan detail transaksi.

Jika Anda ingin bidang spesifik orang terisi otomatis, buat dokumen dari tampilan detail transaksi atau kontak.

Melihat dan membagikan dokumen

Google Drive

Jika Anda mengklik tombol “Bagikan” di editor dokumen, Anda dapat membagikannya, meminta tanda tangan, atau mengunduhnya sebagai PDF.

• Bagikan sebagai tautan – Buat tautan untuk versi PDF hanya-baca dari dokumen ini.
• Permintaan tanda tangan – Minta eSignatures dari penerima dokumen.
• Unduh PDF – Simpan dokumen Anda secara lokal.

OneDrive dan SharePoint

Untuk membagikan dokumen Anda, Anda harus terlebih dahulu menutup editor dokumen Anda dan mengklik tombol “...” pada dokumen yang dibuat di halaman detail.

Dari situ, Anda dapat membuat tautan yang dapat dibagikan.

Melacak tampilan dokumen

Saat menghasilkan tautan, Anda dapat mengaktifkan pelacakan tampilan dan memilih untuk menerima pemberitahuan email ketika seseorang membukanya.

Anda dapat menerima pemberitahuan email:

• Saat pertama kali dokumen dibuka
• Setiap kali dibuka
• Tidak pernah

Memahami versi dokumen

Setiap kali Anda membuat tautan yang dapat dibagikan, Smart Docs membuat versi baru dari dokumen asli, termasuk jumlah tampilan dan waktu pembuatan.

Setelah suatu versi dibagikan:

• Versi tersebut menjadi hanya-baca

• Anda tidak bisa mengeditnya lagi

Untuk memperbarui dokumen, klik dokumen aslinya, lakukan pembaruan yang diperlukan dan buat tautan baru.

Setelah tautan baru dibuat, Anda akan melihatnya sebagai Versi 2, Versi 3, dan seterusnya, di bawah dokumen asli:

Jika Anda membuat beberapa versi dokumen, kami sarankan menonaktifkan tautan yang lebih lama untuk menghindari kebingungan.

Untuk menonaktifkan tautan:

• Klik “...” di sebelah versi yang lebih lama
• Klik “Bagikan sebagai tautan”
• Nonaktifkan “Aktifkan tautan”

Meminta eSignatures

Dengan Smart Docs, Anda dapat meminta eSignatures yang sah secara hukum langsung dari dokumen Anda.

Untuk meminta tanda tangan:

• Buka tampilan detail transaksi atau kontak

• Buat, buka, atau unggah dokumen dengan fitur Smart Docs

• Temukan opsi untuk meminta tanda tangan

• Tambahkan penerima dan kirim.

Pelajari cara meminta tanda tangan untuk dokumen Anda di artikel ini.