Basis Pengetahuan

Dengan fitur Smart Docs, Anda dapat menghemat waktu dalam proses negosiasi dengan membuat proposal atau penawaran langsung dari tampilan detail kesepakatan atau kontak. Dokumen akan otomatis diisi dengan detail kesepakatan, kontak, proyek, atau produk yang relevan dari akun Pipedrive Anda.

Anda kemudian dapat membagikan dokumen menggunakan tautan yang dapat dilacak dan menerima notifikasi saat prospek berinteraksi dengan dokumen Anda.

Menghubungkan ke penyedia penyimpanan Anda

Untuk menghubungkan Smart Docs, pergi ke halaman detail kesepakatan atau kontak, klik tab “Dokumen” dan pilih “Hubungkan penyimpanan awan”. Anda dapat menghubungkan menggunakan tiga penyedia – Google Drive, Microsoft OneDrive atau SharePoint.

Anda akan dibawa melalui alur untuk memberikan izin kepada Pipedrive untuk mengakses akun Anda. Setelah terhubung, Anda dapat mengunggah dokumen yang ada atau template yang disimpan ke kesepakatan Anda, dan mereka juga akan disimpan secara otomatis ke drive Anda.

Setelah Anda menghubungkan akun Anda, Anda akan melihat opsi untuk menghubungkan baik drive pribadi atau bersama sebagai lokasi penyimpanan Anda.

Anda juga dapat menambahkan dan memutuskan akun Anda dengan pergi ke Alat dan aplikasi > Dokumen dengan mengklik “+ Tambahkan akun baru” atau “Putuskan hubungan.” Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang cara file disimpan di artikel ini.

Anda juga dapat mengatur drive bersama default untuk akun Anda.

Membuat folder drive bersama

Ketika Anda menghubungkan penyedia penyimpanan Anda ke fitur Smart Docs, Anda akan melihat menu drop-down di mana drive seseorang dapat dipilih. Ketika Anda menghubungkan fitur Smart Docs, Anda secara otomatis ditugaskan folder drive bersama kustom. Namun, Anda juga dapat membuat yang Anda sendiri.

Cukup navigasikan ke tab Drive Bersama di akun Google Drive Anda dan buat folder baru:

Setelah Anda membuat folder bersama baru di Google Drive, navigasikan ke Alat dan Aplikasi > Dokumen dan pilih folder bersama baru untuk digunakan dengan Smart Docs Anda:

Jika opsi untuk melihat atau membuat folder bersama baru tidak muncul di akun Google Workspace Anda, itu mungkin disebabkan oleh edisi yang digunakan. Untuk menggunakan folder bersama, Anda harus memiliki rencana di atas Business Starter.

Jika akun Google Workspace yang disinkronkan tidak mendukung folder bersama, opsi di Pipedrive akan muncul abu-abu.

Membuat dan berbagi template

Setelah Anda menghubungkan akun Anda, Anda dapat mulai membuat dokumen dan proposal. Meskipun Anda dapat membuat dokumen secara langsung, kami sarankan untuk membuat template terlebih dahulu untuk menghemat waktu pada dokumen yang akan datang.

Untuk membuat template dari awal, pergi ke Documents > Templates tab dalam tampilan detail kesepakatan atau kontak dan klik pada ”Dokumen”, ”Spreadsheet” atau “Presentasi.” Anda juga dapat mengimpor template dari penyedia Anda jika Anda sudah menyimpannya.

Mengedit template Anda

Saat berada di editor template, Anda dapat memperbarui nama dan kategori template dan menambahkan bidang Pipedrive, kontak, produk, proyek, atau bidang berbasis waktu untuk mengisi konten template Anda.

Untuk menambahkan bidang Pipedrive ke template Anda, salin dan tempel bidang dari sisi kanan editor template Anda ke dalam isi template. Bidang akan muncul dalam tanda kurung “[ ]” dan secara otomatis akan diganti dengan data bidang ketika template digunakan untuk dokumen.

Setelah Anda selesai mengedit template Anda, klik “Tutup“ untuk menyimpan template Anda atau “Gunakan untuk membuat dokumen” untuk segera menggunakan template untuk membuat dokumen.

Pelajari lebih lanjut tentang bidang dan template di Smart Docs dari artikel ini.

Bagaimana cara saya berbagi template dengan tim saya?

Anda dapat menggunakan berbagi template lanjutan untuk secara otomatis membagikan template dengan pengguna lain di Pipedrive. Untuk membagikan template, buka untuk mengedit template Anda dan klik pada tab “Izin”. Ada dua tingkat izin yang berbeda yang dapat Anda berikan kepada pengguna:

• Bisakah menggunakan template ini – Melihat template dan menggunakannya untuk membuat dokumen baru, tidak bisa mengedit atau menghapus template asli.
• Bisakah mengedit template ini – Melihat, menggunakan, mengedit dan menghapus template asli.

Setelah sebuah template dibagikan dengan pengguna lain, template tersebut akan muncul di bagian Berbagi dengan saya dari galeri template.

Membuat dokumen

Untuk membuat dokumen, klik tab Dokumen di tampilan detail kesepakatan atau kontak. Anda akan melihat opsi untuk membuat dokumen dari template yang sudah dibuat sebelumnya atau membuat dari awal dengan dokumen kosong, lembar kerja, atau presentasi.

Anda juga dapat mengimpor dokumen yang sudah dibuat dari perangkat Anda atau akun Google Drive, Microsoft OneDrive, atau SharePoint yang terhubung. Dokumen yang disimpan secara lokal juga dapat diunggah sebagai PDF dari perangkat Anda.

Untuk membuat dokumen dari template yang ada, klik “Dari template” dan pilih template yang ingin Anda gunakan. Editor dokumen akan muncul dengan semua kolom template diisi dengan data yang sesuai.

Anda dapat menyesuaikan nama dan kategori serta menyesuaikan konten sesuai dengan preferensi Anda. Dokumen akan secara otomatis disimpan saat Anda bekerja.

Untuk membuat dokumen dengan placeholder yang spesifik untuk kesepakatan, Anda harus membuatnya dari dalam tampilan detail kesepakatan. Untuk membuat dokumen dengan placeholder yang spesifik untuk orang, Anda harus membuatnya dari tampilan detail kesepakatan atau orang.

Melihat dan membagikan dokumen Anda

Google Drive – Jika Anda mengklik tombol “Bagikan” di sudut kanan bawah editor dokumen, Anda dapat membagikan dokumen, mengunduh dokumen sebagai PDF atau menghapus dokumen.

• Bagikan sebagai tautan – Hasilkan tautan ke versi PDF hanya-baca dari dokumen ini, yang akan ditampilkan di jendela browser setelah penerima membukanya.
• Permintaan tanda tangan – Minta tanda tangan dari penerima dokumen.
• Unduh PDF – Simpan dokumen Anda secara lokal sehingga Anda dapat melampirkannya ke email atau mengirimkannya langsung ke pelanggan Anda.

OneDrive dan SharePoint – Untuk membagikan dokumen Anda, pertama-tama Anda harus menutup editor dokumen Anda dan mengklik tombol “...” pada dokumen yang dibuat di halaman detail.

Ketika Anda membagikan dokumen Anda dengan tautan, Anda akan mempunyai opsi untuk melacak tampilan dan mengatur notifikasi email untuk ketika seseorang membuka dokumen.

Jika Anda mengaktifkan opsi lacak tampilan, Anda akan diberi tahu melalui email ketika dokumen Anda dibuka untuk pertama kali, setiap kali, atau tidak pernah.

Setelah tautan dibuat, Anda akan melihatnya disimpan sebagai versi di bawah dokumen asli dengan jumlah tampilan dan waktu pembuatan, dan Anda tidak akan dapat memperbarui versi tersebut lagi.

Untuk membuat versi lain dari dokumen, klik pada dokumen asli, lakukan pembaruan yang diperlukan dan hasilkan tautan baru. Setelah tautan dibuat, Anda akan melihatnya sebagai Versi 2 di bawah dokumen Anda:

Jika Anda membuat versi lain dari dokumen, kami sarankan menonaktifkan tautan untuk versi pertama sehingga tidak ada dua versi yang aktif. Untuk melakukannya, klik pada “...“ dari versi pertama dan klik pada Bagikan sebagai tautan > Aktifkan tautan untuk menonaktifkan tautan.

Menambahkan tanda tangan ke dokumen Anda

Smart Docs juga dilengkapi dengan fungsi eSignatures, sehingga Anda dapat meminta tanda tangan dokumen dari pelanggan Anda tanpa memerlukan alat tambahan.

Buat atau unggah dokumen dengan fitur Smart Docs dari halaman kesepakatan atau kontak dan temukan opsi untuk meminta tanda tangan. Pelajari cara meminta tanda tangan untuk dokumen Anda di artikel ini.