Basis Pengetahuan

Dengan fitur Smart Docs, Anda dapat menghemat waktu dalam proses negosiasi dengan membuat proposal atau penawaran langsung dari tampilan detail kesepakatan atau kontak. Dokumen akan otomatis terisi dengan rincian kesepakatan, kontak, proyek, atau produk yang relevan dari akun Pipedrive Anda.

Anda kemudian dapat membagikan dokumen menggunakan tautan yang dapat dilacak dan menerima pemberitahuan saat prospek berinteraksi dengan dokumen Anda.

Menghubungkan ke penyedia penyimpanan Anda

Untuk menghubungkan Smart Docs, pergi ke halaman detail kesepakatan atau kontak, klik tab Dokumen dan pilih Hubungkan penyimpanan awan. Anda dapat menghubungkan menggunakan tiga penyedia – Google Drive, Microsoft OneDrive atau SharePoint.

Anda akan dibawa melalui alur untuk memberikan izin agar Pipedrive dapat mengakses akun Anda. Setelah terhubung, Anda dapat mengunggah dokumen yang ada atau template yang disimpan di kesepakatan Anda, dan mereka juga akan disimpan secara otomatis ke drive Anda.

Setelah Anda menghubungkan akun Anda, Anda akan melihat opsi untuk menghubungkan baik drive pribadi atau berbagi sebagai lokasi penyimpanan Anda.

Anda juga dapat menambahkan dan memutuskan sambungan akun Anda dengan pergi ke Alat dan aplikasi > Dokumen dan mengklik “+ Tambahkan akun baru” atau “Putuskan sambungan.” Anda dapat belajar lebih banyak tentang bagaimana file disimpan di artikel ini.

Anda juga dapat mengatur drive berbagi default untuk akun Anda.

Membuat folder drive bersama

Ketika Anda menghubungkan penyedia penyimpanan Anda ke fitur Smart Docs, Anda akan melihat menu drop-down di mana drive seseorang dapat dipilih. Ketika Anda menghubungkan fitur Smart Docs, Anda secara otomatis diberikan folder drive bersama yang khusus. Namun, Anda juga dapat membuat milik Anda sendiri.

Cukup navigasikan ke tab Drive Bersama di akun Google Drive Anda dan buat folder baru:

Setelah Anda membuat folder bersama baru di Google Drive, navigasikan ke Alat dan Aplikasi > Dokumen dan pilih folder bersama baru untuk digunakan dengan Smart Docs Anda:

Jika opsi untuk melihat atau membuat folder bersama baru tidak muncul di akun GSuite Anda, mungkin disebabkan oleh edisi yang digunakan.

Sementara Google Suit Basic tidak mendukung folder bersama, edisi-edisi ini mendukung:

• Business Standard dan Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade dan Plus

• Organisasi Nirlaba

• G Suite Business

• Essentials

Jika akun GSuite yang disinkronkan tidak mendukung folder bersama, opsi di Pipedrive akan muncul dalam keadaan tidak aktif.

Membuat dan membagikan template

Setelah Anda menghubungkan akun Anda, Anda dapat mulai membuat dokumen dan proposal. Anda dapat membuat dokumen secara langsung, tetapi kami sarankan untuk pertama kali membuat template agar Anda dapat menghemat waktu untuk dokumen Anda di masa depan. Anda dapat mengontrol peran Pipedrive mana yang diizinkan untuk membuat atau menambah template baru menggunakan izin Pipedrive “Tambah dan impor template Smart Docs.” Baca lebih lanjut tentang set izin di Pipedrive di artikel ini.

Untuk membuat template dari awal, pergi ke Dokumen > Tab Template di tampilan detail kesepakatan atau kontak dan klik “Dokumen,” “Spreadsheet” atau “Presentasi.” Anda juga dapat mengimpor template dari penyedia Anda jika Anda sudah memiliki yang disimpan.

Mengedit template Anda

Saat berada di editor template, Anda dapat memperbarui nama dan kategori template dan menambahkan bidang Pipedrive untuk kesepakatan, kontak, produk, proyek, atau bidang berbasis waktu untuk diisi dalam konten template Anda.

Untuk menambahkan bidang Pipedrive ke template Anda, salin dan tempel bidang dari sisi kanan editor template Anda ke dalam badan template. Bidang tersebut akan ditampilkan dalam kurung “[ ]” dan secara otomatis akan digantikan dengan data bidang saat template digunakan untuk dokumen.

Setelah Anda selesai mengedit template Anda, klik “Tutup” untuk menyimpan template Anda atau “Gunakan untuk membuat dokumen” untuk segera menggunakan template tersebut untuk membuat dokumen.

Pelajari lebih lanjut tentang bidang dan template di Smart Docs dari artikel ini.

Bagaimana saya bisa membagikan template kepada tim saya?

Anda dapat menggunakan pembagian template lanjutan untuk secara otomatis membagikan template kepada pengguna lain di Pipedrive. Untuk membagikan template, buka untuk mengedit template Anda dan klik pada tab Izin. Ada dua tingkat izin berbeda yang dapat Anda berikan kepada pengguna:

1. Dapat menggunakan template ini – Melihat template dan menggunakannya untuk membuat dokumen baru, tidak dapat mengedit atau menghapus template asli.
2. Dapat mengedit template ini – Melihat, menggunakan, mengedit, dan menghapus template asli.

Setelah sebuah template dibagikan dengan pengguna lain, template tersebut akan muncul di bagian Berbagi dengan saya dari galeri template.

Membuat dokumen

Untuk membuat dokumen, klik tab Dokumen di tampilan detail kesepakatan atau kontak. Anda akan melihat opsi untuk membuat dokumen dari template yang telah dibuat sebelumnya atau membuatnya dari awal dengan dokumen kosong, spreadsheets, atau presentasi.

Anda juga dapat mengimpor dokumen yang telah dibuat dari perangkat Anda atau akun Google Drive, Microsoft OneDrive, atau SharePoint yang terhubung. Dokumen yang disimpan secara lokal juga dapat diunggah sebagai PDF dari perangkat Anda.

Untuk membuat dokumen dari template yang ada, klik “Dari template” dan pilih template yang ingin Anda gunakan. Editor dokumen akan muncul dengan semua bidang template diisi dengan data yang sesuai.

Anda dapat menyesuaikan nama dan kategori serta menyesuaikan konten sesuai dengan preferensi Anda. Dokumen akan otomatis disimpan saat Anda bekerja.

Untuk membuat dokumen dengan placeholder spesifik kesepakatan, Anda harus membuatnya dari dalam tampilan detail kesepakatan. Untuk membuat dokumen dengan placeholder spesifik orang, Anda harus membuatnya dari tampilan detail kesepakatan atau orang.

Melihat dan membagikan dokumen Anda

Google Drive – Jika Anda mengklik tombol “Bagikan” di sudut kanan bawah editor dokumen, Anda dapat membagikan dokumen, mengunduh dokumen sebagai PDF atau menghapus dokumen.

• Permintaan tanda tangan – Permintaan tanda tangan dari penerima dokumen.
• Bagikan sebagai tautan – Menghasilkan tautan ke versi PDF hanya-baca dari dokumen ini, yang akan ditampilkan di jendela browser setelah penerima membukanya.
• Unduh PDF – Simpan dokumen Anda secara lokal sehingga Anda dapat melampirkannya ke email atau mengirimkannya langsung ke pelanggan Anda.

OneDrive dan SharePoint – Untuk membagikan dokumen Anda, Anda harus terlebih dahulu menutup editor dokumen Anda dan mengklik tombol “...” (lebih banyak) pada dokumen yang dibuat di Halaman Detail.

Ketika Anda membagikan dokumen Anda dengan tautan, Anda akan memiliki opsi untuk melacak tampilan dan mengatur pemberitahuan email ketika seseorang membuka dokumen tersebut.

Jika Anda mengaktifkan opsi Melacak tampilan, Anda dapat diberi tahu melalui email ketika dokumen Anda dibuka untuk pertama kalinya, setiap kali, atau tidak pernah.

Setelah tautan dihasilkan, Anda akan melihatnya disimpan sebagai versi di bawah dokumen asli dengan jumlah tampilan dan waktu pembuatan, dan Anda tidak akan dapat memperbarui versi itu lagi.

Untuk membuat versi lain dari dokumen, klik pada dokumen asli, lakukan pembaruan yang diperlukan dan hasilkan tautan baru. Setelah tautan dihasilkan, Anda akan melihatnya sebagai Versi 2 di bawah dokumen Anda:

Jika Anda membuat versi lain dari dokumen, kami merekomendasikan untuk menonaktifkan tautan untuk versi pertama sehingga tidak ada dua versi yang aktif. Untuk melakukannya, klik “...” dari versi pertama dan klik Bagikan sebagai tautan > Aktifkan tautan untuk menonaktifkan tautan.

Menambahkan tanda tangan ke dokumen Anda

Smart Docs juga dilengkapi dengan fungsi eSignatures, sehingga Anda dapat meminta tanda tangan dokumen dari pelanggan Anda tanpa membutuhkan alat tambahan.

Buat atau unggah dokumen dengan fitur Smart Docs dari halaman kesepakatan atau kontak dan temukan opsi untuk Meminta tanda tangan. Pelajari cara meminta tanda tangan untuk dokumen Anda di artikel ini.