Basis Pengetahuan

Dengan fitur Smart Docs, Anda dapat menghemat waktu dalam proses negosiasi dengan membuat proposal atau penawaran langsung dari halaman rincian deal atau kontak. Dokumen tersebut akan otomatis diisi dengan detail deal, kontak, proyek, atau produk yang relevan dari akun Pipedrive Anda.

Anda dapat membagikan dokumen tersebut menggunakan tautan yang dapat dilacak dan mendapatkan pemberitahuan ketika prospek berinteraksi dengan dokumen Anda.

Menghubungkan ke penyedia penyimpanan Anda

Untuk menghubungkan Smart Docs, pergi ke halaman detail kesepakatan atau kontak, klik tab Dokumen dan pilih Hubungkan penyimpanan awan. Anda dapat menghubungkannya menggunakan tiga penyedia - Google Drive, Microsoft OneDrive, atau SharePoint.

Anda akan melalui alur untuk memberikan izin kepada Pipedrive untuk mengakses akun Anda. Setelah terhubung, Anda dapat mengunggah dokumen atau template yang sudah ada yang disimpan dalam kesepakatan Anda, dan mereka juga akan secara otomatis tersimpan di drive Anda.

Setelah Anda menghubungkan akun Anda, Anda akan melihat opsi untuk menghubungkan drive pribadi atau bersama sebagai lokasi penyimpanan Anda.

Anda juga dapat menambahkan dan memutuskan hubungan akun Anda dengan pergi ke Alat dan aplikasi > Dokumen dan klik "+ Tambahkan akun baru" atau "Putuskan hubungan." Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana file disimpan di artikel ini.

Anda juga dapat mengatur drive bersama default untuk akun Anda.

Membuat folder drive bersama

Ketika Anda menghubungkan penyedia penyimpanan Anda ke fitur Smart Docs, Anda akan melihat menu dropdown di mana drive seseorang dapat dipilih. Ketika Anda menghubungkan fitur Smart Docs, Anda secara otomatis diberikan folder drive bersama yang disesuaikan. Namun, Anda juga dapat membuat folder sendiri.

Cukup arahkan ke tab Drive bersama di akun Google Drive Anda dan buat folder baru:

Setelah Anda membuat folder bersama baru di Google Drive, arahkan ke Alat dan Aplikasi > Dokumen dan pilih folder bersama baru untuk digunakan dengan Smart Docs Anda:

Jika opsi untuk melihat atau membuat folder bersama baru tidak muncul di akun GSuite Anda, mungkin disebabkan oleh edisi yang digunakan.

Meskipun Google Suit Basic tidak mendukung folder bersama, edisi-edisi berikut ini melakukannya:

• Standar Bisnis dan Plus

• Enterprise

• Fundamental Pendidikan

• Standar

• Peningkatan Pembelajaran dan Plus

• Nirlaba

• G Suite Business

• Essentials

Jika akun GSuite yang disinkronkan tidak mendukung folder bersama, opsi di Pipedrive akan tampil dengan warna abu-abu.

Membuat dan berbagi template

Setelah Anda menghubungkan akun Anda, Anda dapat mulai membuat dokumen dan proposal. Anda dapat membuat dokumen secara langsung, tetapi kami sarankan terlebih dahulu membuat template sehingga dapat menghemat waktu untuk dokumen-dokumen berikutnya. Anda dapat mengendalikan peranan Pipedrive apa saja yang diizinkan untuk membuat atau menambah template baru menggunakan izin Pipedrive "Tambahkan dan impor template Smart Docs". Baca lebih lanjut tentang set izin di Pipedrive dalam artikel ini.

Untuk membuat template dari awal, buka tab Dokumen > Template dalam detail tampilan deal atau kontak dan klik "Dokumen", "Spreadsheet" atau "Presentasi". Anda juga dapat mengimpor template dari penyedia Anda jika Anda sudah memiliki satu yang disimpan.

Mengedit template Anda

Di dalam editor template, Anda dapat memperbaharui nama dan kategori template dan menambahkan deal, kontak, produk, proyek, atau bidang berbasis waktu Pipedrive apa pun untuk mengisi konten template Anda.

Untuk menambahkan bidang Pipedrive ke template Anda, salin dan tempelkan bidang dari sisi kanan editor template Anda ke dalam tubuh template. Bidang akan ditampilkan dalam kurung "[ ]" dan akan otomatis diganti dengan data bidang ketika template digunakan untuk dokumen.

Setelah Anda selesai mengedit template Anda, klik "Tutup" untuk menyimpan template Anda atau "Gunakan untuk membuat dokumen" untuk segera menggunakan template untuk membuat dokumen.

Pelajari lebih lanjut tentang bidang dan template di Smart Docs dari artikel ini.

Bagaimana saya bisa berbagi template dengan tim saya?

Anda dapat menggunakan berbagi template lanjutan untuk secara otomatis membagikan template kepada pengguna lain di Pipedrive. Untuk berbagi template, buka untuk mengedit template Anda dan klik tab Izin. Ada dua level izin berbeda yang dapat Anda berikan kepada pengguna:

1. Dapat menggunakan template ini – Lihat template dan gunakan untuk membuat dokumentasi baru, tidak bisa mengedit atau menghapus template asli.
2. Dapat mengedit template ini – Lihat, gunakan, edit dan hapus template asli.

Setelah template telah dibagikan dengan pengguna lain, template akan muncul dalam bagian Dibagikan kepada saya pada galeri template.

Membuat dokumen

Untuk membuat dokumen, klik tab Dokumen pada tampilan detail kesepakatan atau kontak. Anda akan melihat pilihan untuk membuat dokumen dari template yang sudah dibuat sebelumnya atau membuat dokumen dari awal dengan dokumen kosong, lembar kerja, atau presentasi.

Anda juga dapat mengimpor dokumen yang sudah dibuat sebelumnya dari perangkat Anda atau akun Google Drive, Microsoft OneDrive, atau SharePoint yang terhubung. Dokumen yang disimpan secara lokal juga dapat diunggah sebagai PDF dari perangkat Anda.

Untuk membuat dokumen dari template yang sudah ada, klik "Dari template" dan pilih template yang ingin Anda gunakan. Editor dokumen akan muncul dengan semua kolom template diisi dengan data yang sesuai.

Anda dapat menyesuaikan nama dan kategori serta menyesuaikan kontennya sesuai dengan preferensi Anda. Dokumen akan disimpan secara otomatis saat Anda bekerja.

Untuk membuat dokumen dengan tempat penampungan khusus untuk kesepakatan, Anda harus membuatnya dari dalam tampilan detail kesepakatan. Untuk membuat dokumen dengan tempat penampungan khusus untuk orang, Anda harus membuatnya dari tampilan detail kesepakatan atau orang.

Menampilkan dan membagikan dokumen Anda

Google Drive – Jika Anda mengklik tombol "Berbagi" di sudut kanan bawah editor dokumen, Anda dapat membagikan dokumen, mengunduh dokumen sebagai PDF, atau menghapus dokumen tersebut.

• Minta tanda tangan – Minta tanda tangan dari penerima dokumen.
• Bagikan sebagai tautan – Generate tautan ke versi PDF yang hanya bisa dibaca dari dokumen ini, yang akan ditampilkan di jendela browser begitu penerima membukanya.
• Unduh PDF – Simpan dokumen Anda secara lokal sehingga Anda dapat melampirkannya ke email atau mengirim langsung kepada pelanggan Anda.

OneDrive dan SharePoint – Untuk membagikan dokumen Anda, Anda harus pertama-tama menutup editor dokumen dan mengklik tombol “...” (lebih banyak) pada halaman Detail dokumen yang telah dibuat.

Ketika Anda membagikan dokumen Anda dengan tautan, Anda akan memiliki opsi untuk melacak tampilan dan mengatur pemberitahuan email ketika seseorang membuka dokumen tersebut.

Jika Anda mengaktifkan opsi Lacak tampilan, Anda akan mendapatkan pemberitahuan melalui email ketika dokumen Anda dibuka untuk pertama kali, setiap kali dibuka, atau tidak pernah.

Setelah tautan dibuat, Anda akan melihatnya disimpan sebagai versi di bawah dokumen asli dengan jumlah tampilan dan waktu pembuatan, dan Anda tidak akan dapat memperbarui versi tersebut lagi.

Untuk membuat versi lain dari dokumen, klik dokumen asli, lakukan pembaruan yang diperlukan, dan buat tautan baru. Setelah tautan dibuat, Anda akan melihatnya sebagai Versi 2 di bawah dokumen Anda:

Jika Anda membuat versi lain dari dokumen, kami sarankan untuk menonaktifkan tautan untuk versi pertama sehingga tidak ada dua versi yang aktif. Untuk melakukannya, klik "..." pada versi pertama dan klik Bagikan sebagai tautan > Aktifkan tautan untuk menonaktifkan tautan tersebut.

Menambahkan tanda tangan ke dokumen Anda

Smart Docs juga dilengkapi dengan fitur eSignatures, sehingga Anda dapat meminta tanda tangan dokumen dari pelanggan Anda tanpa perlu menggunakan alat tambahan.

Buat atau unggah dokumen dengan fitur Smart Docs dari halaman deal atau kontak dan temukan opsi untuk Meminta tanda tangan. Pelajari cara meminta tanda tangan untuk dokumen Anda dalam artikel ini.