Base di conoscenza

Con la funzionalità Smart Docs, puoi risparmiare tempo nel processo di negoziazione creando una proposta o preventivo direttamente dalla vista dettaglio del deal o del contatto. Il documento verrà automaticamente compilato con i dettagli del deal, contatto, progetto o prodotto rilevanti dal tuo account Pipedrive.

Puoi quindi condividere il documento utilizzando un link tracciabile e ricevere notifiche quando i potenziali clienti interagiscono con i tuoi documenti.

Connettersi al proprio fornitore di archiviazione

Per connettere Smart Docs, vai alla pagina dettaglio di un affare o contatto, clicca sulla scheda Documenti e seleziona Connetti archiviazione cloud. Puoi connetterti utilizzando tre fornitori - Google Drive, Microsoft OneDrive o SharePoint.

Ti verrà guidato attraverso un flusso per concedere il permesso a Pipedrive di accedere al tuo account. Una volta connesso, puoi caricare documenti esistenti o modelli salvati nei tuoi affari, e saranno salvati automaticamente anche nel tuo drive.

Dopo aver connesso il tuo account, vedrai l'opzione di connettere un drive personale o condiviso come posizione di archiviazione.

Puoi anche aggiungere e disconnettere il tuo account andando su Strumenti e app > Documenti e cliccando "+ Aggiungi un nuovo account” o “Disconnetti.” Puoi saperne di più su come i file sono memorizzati in questo articolo.

Puoi anche impostare un drive condiviso predefinito per il tuo account.

Creazione di una cartella condivisa sul drive

Quando colleghi il tuo fornitore di archiviazione alla funzione Smart Docs, noterai un menu a discesa dove può essere selezionato il drive di una persona. Quando colleghi la funzione Smart Docs, ti viene assegnata automaticamente una cartella drive personalizzata condivisa. Tuttavia, puoi anche crearne una tua.

Basta navigare nella scheda Drive condivisi nel tuo account Google Drive e creare una nuova cartella:

Una volta creata la tua nuova cartella condivisa in Google Drive, vai su Strumenti e App > Documenti e seleziona la nuova cartella condivisa da utilizzare con i tuoi Smart Docs:

Se l'opzione per visualizzare o creare una nuova cartella condivisa non appare nel tuo account GSuite, potrebbe dipendere dall'edizione utilizzata.

Mentre Google Suit Basic non supporta le cartelle condivise, queste edizioni lo fanno:

• Business Standard and Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Se l'account GSuite sincronizzato non supporta le cartelle condivise, l'opzione in Pipedrive apparirà sbiadita.

Creare e condividere modelli

Una volta collegato il tuo account, puoi iniziare a creare documenti e proposte. Puoi creare un documento direttamente, ma ti consigliamo di creare prima un modello per risparmiare tempo per i tuoi futuri documenti. Puoi controllare quali ruoli di Pipedrive sono autorizzati a creare o aggiungere nuovi modelli utilizzando il permesso di Pipedrive “Aggiungi e importa i modelli di Smart Docs”. Leggi di più sui set di permessi in Pipedrive in questo articolo.

Per creare un modello da zero, vai alla Documenti > scheda Modelli in una trattativa o nei dettagli del contatto e fai clic su “Document,” “Foglio di calcolo” or “Presentazione.” Puoi anche importare un modello dal tuo provider se ne hai già uno salvato.

Modificare il tuo modello

Quando ti trovi nell'editor del modello, puoi aggiornare il nome e la categoria del modello e aggiungere qualsiasi trattativa di Pipedrive, contatto, prodotto, progetto o campi basati sul tempo per compilare il contenuto del tuo modello.

Per aggiungere i campi di Pipedrive al tuo modello, copia e incolla il campo dal lato destro del tuo editor di modelli nel corpo del modello. Il campo verrà visualizzato tra parentesi quadre “[ ]” e verrà automaticamente sostituito con i dati del campo quando il modello viene utilizzato per un documento.

Una volta terminata la modifica del tuo modello, fai clic su “Chiudi” per salvare il tuo modello o “Usa per creare documento” per utilizzare immediatamente il modello per creare un documento.

Maggiori informazioni sui campi e sui modelli in Smart Docs in questo articolo.

Come posso condividere i modelli con il mio team?

Puoi utilizzare la condivisione avanzata del modello per condividere automaticamente il modello con altri utenti di Pipedrive. Per condividere un modello, apri per modificare il tuo modello e fai clic sulla scheda Autorizzazioni. Ci sono due diversi livelli di autorizzazioni che puoi dare agli utenti:

1. Può utilizzare questo modello – Visualizza il modello e utilizzalo per creare nuovi documenti, non può modificare o eliminare il modello originale.
2. Può modificare questo modello – Visualizza, utilizza, modifica ed elimina il modello originale.

Una volta che un modello è stato condiviso con un altro utente, apparirà nella sezione Condiviso con me della galleria dei modelli.

Creazione di un documento

Per creare un documento, fai clic sulla scheda Documenti nella visualizzazione dettagli di un affare o contatto. Vedrai l'opzione per creare un documento da un modello creato in precedenza o crearne uno da zero con un documento vuoto, foglio elettronico, o presentazione.

Puoi anche importare documenti pre-creati dal tuo dispositivo o dall'account Google Drive, Microsoft OneDrive o SharePoint collegato. I documenti salvati localmente possono anche essere caricati come PDF dal tuo dispositivo.

Per creare un documento da un modello esistente, fai clic su "Da modello" e seleziona il modello che desideri utilizzare. L'editor del documento apparirà con tutti i campi del modello compilati con i dati corrispondenti.

Puoi personalizzare il nome e la categoria e regolare il contenuto secondo le tue preferenze. Il documento si salverà automaticamente mentre lavori.

Per creare un documento con segnaposto specifici per l'affare, devi crearlo all'interno della visualizzazione dettagli dell'affare. Per creare un documento con segnaposto specifici per la persona, devi crearlo dalla vista dettagli dell'affare o persona.

Visualizzazione e condivisione del tuo documento

Google Drive – Se fai clic sul pulsante "Condividi" nell'angolo in basso a destra dell'editor di documenti, puoi condividere il documento, scaricare il documento come PDF o eliminarlo.

• Richiedi firme – Richiedi firme ai destinatari dei documenti.
• Condividi come link – Genera un link a una versione PDF in sola lettura di questo documento, che verrà visualizzato in una finestra del browser una volta che il destinatario lo apre.
• Scarica PDF – Salva il tuo documento in locale in modo da poterlo allegare a un'e-mail o inviarlo direttamente ai tuoi clienti.

OneDrive e SharePoint – Per condividere il tuo documento, dovrai prima chiudere l'editor del documento e fare clic sul pulsante “...” (altro) sul documento creato nella pagina Dettaglio.

Quando condividi il tuo documento con un link, avrai la possibilità di tracciare le visualizzazioni e impostare le notifiche via email quando qualcuno apre il documento.

Se abiliti l'opzione Traccia visualizzazioni, puoi ricevere una notifica via email quando il tuo documento viene aperto per la prima volta, ogni volta o mai.

Una volta generato un link, lo vedrai salvato come versione sotto il documento originale con il numero di visualizzazioni e l'ora di creazione e non sarai più in grado di aggiornare quella versione.

Per creare un'altra versione di un documento, fai clic sul documento originale, apporta le modifiche necessarie e genera un nuovo link. Una volta generato il link, lo vedrai come Versione 2 sotto il tuo documento:

Se crei un'altra versione di un documento, ti consigliamo di disabilitare il link per la prima versione in modo che non ci siano due versioni attive. Per farlo, fai clic su " ..." della prima versione e fai clic su Condividi come link > Abilita link per disabilitare il link.

Aggiungere una firma al tuo documento

Smart Docs include anche una funzionalità di firme elettroniche, in modo da poter richiedere firme ai clienti senza bisogno di ulteriori strumenti.

Crea o carica un documento con la funzionalità Smart Docs dalla pagina trattativa o contatto e trova l'opzione per Richiedere firme. Scopri come richiedere firme per i tuoi documenti in questo articolo.