Base di conoscenza

Con la funzionalità Smart Docs, puoi risparmiare tempo nel processo di negoziazione creando una proposta o un preventivo direttamente dalla vista dettagliata dell'affare o del contatto. Il documento verrà automaticamente popolato con le informazioni rilevanti sull'affare, il contatto, il progetto o il prodotto dal tuo account Pipedrive.

Puoi quindi condividere il documento utilizzando un link tracciabile e ricevere notifiche quando i prospect interagiscono con i tuoi documenti.

Connessione al tuo fornitore di archiviazione

Per connettere Smart Docs, vai alla pagina dei dettagli di un'affare o di un contatto, clicca sulla scheda Documenti e seleziona Connetti archiviazione cloud. Puoi connetterti usando tre provider: Google Drive, Microsoft OneDrive o SharePoint.

Verrai guidato attraverso un flusso per concedere l'autorizzazione a Pipedrive di accedere al tuo account. Una volta connesso, puoi caricare documenti esistenti o modelli salvati nei tuoi affari e verranno salvati automaticamente nel tuo drive.

Dopo aver connesso il tuo account, vedrai l'opzione di connettere un'unità personale o condivisa come posizione di archiviazione.

Puoi anche aggiungere e disconnettere il tuo account andando su Strumenti ed app > Documenti e cliccando su “+ Aggiungi nuovo account” o “Disconnetti.” Puoi saperne di più su come i file sono memorizzati in questo articolo.

Puoi anche impostare un drive condiviso predefinito per il tuo account.

Creazione di una cartella condivisa

Quando si connette il proprio provider di archiviazione alla funzione Smart Docs, si nota un menu a discesa in cui è possibile selezionare la cartella di una persona. Al momento della connessione della funzione Smart Docs, viene assegnata automaticamente una cartella personalizzata condivisa. Tuttavia, è possibile crearne una propria.

Basta navigare nella scheda Cartelle condivise del proprio account Google Drive e creare una nuova cartella:

Una volta creata la nuova cartella condivisa in Google Drive, passare a Strumenti e app > Documenti e selezionare la nuova cartella condivisa da utilizzare con i propri Smart Docs:

Se l'opzione di visualizzazione o di creazione di una nuova cartella condivisa non appare nel proprio account GSuite, potrebbe essere dovuto all'edizione utilizzata.

Mentre G Suite Basic non supporta le cartelle condivise, queste edizioni lo fanno:

• Business Standard e Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Se l'account GSuite sincronizzato non supporta le cartelle condivise, l'opzione in Pipedrive apparirà in grigio.

Creazione e condivisione di modelli

Una volta connesso il tuo account, puoi iniziare a creare documenti e proposte. Puoi creare un documento direttamente, ma ti consigliamo di creare prima un modello in modo da risparmiare tempo per i tuoi futuri documenti. Puoi controllare quale ruolo di Pipedrive è autorizzato a creare o aggiungere nuovi modelli utilizzando l'autorizzazione di Pipedrive "Aggiungi e importa modelli Smart Docs". Leggi di più sui set di autorizzazioni in Pipedrive inquesto articolo.

Per creare un modello da zero, vai alla scheda Documenti > Modelli nella vista dei dettagli di un affare o di un contatto e clicca su "Documento", "Foglio di calcolo" o "Presentazione". Puoi anche importare un modello dal tuo provider se ne hai già salvato uno.

Quando sei nell'editor del modello, puoi aggiornare il nome e la categoria del modello e aggiungere qualsiasi affare, contatto, prodotto, progetto o campi basati sul tempo di Pipedrive da riempire con il contenuto del tuo modello.

Per aggiungere campi Pipedrive al tuo modello, copia e incolla il campo dal lato destro del tuo editor di modelli nel corpo del modello. Il campo apparirà tra parentesi quadre "[ ]" e verrà automaticamente sostituito con i dati del campo quando il modello viene utilizzato per un documento.

Una volta terminato di modificare il tuo modello, clicca su "Chiudi"' per salvare il tuo modello o "Usa per creare documento" per utilizzare immediatamente il modello per creare un documento.

Scopri di più sui campi e i modelli in Smart Docs daquesto articolo.

Come posso condividere modelli con il mio team?

Puoi utilizzare la condivisione avanzata di modelli per condividere automaticamente il modello con altri utenti in Pipedrive. Per condividere un modello, apri per modificarlo e clicca sulla scheda Permessi. Ci sono due diversi livelli di autorizzazioni che puoi dare agli utenti:

1. Può utilizzare questo modello –Visualizza il modello e lo utilizza per creare nuovi documenti, non può modificare o eliminare il modello originale.
2. Può modificare questo modello –Visualizza, utilizza, modifica ed elimina il modello originale.

Una volta che un modello è stato condiviso con un altro utente, apparirà nella sezione Condivisi con me della galleria dei modelli.

Creazione di un documento

Per creare un documento, fai clic sulla scheda Documenti nella vista dettagli di una trattativa o di un contatto. Vedrai l'opzione per creare un documento da un modello creato in precedenza o crearne uno da zero con un documento vuoto, cartella di lavoro o presentazione.

Puoi anche importare documenti pre-creati dal tuo dispositivo o dal tuo account Google Drive, Microsoft OneDrive o SharePoint collegato. I documenti salvati localmente possono anche essere caricati come PDF dal tuo dispositivo.

Per creare un documento da un modello esistente, fai clic su "Da modello" e seleziona il modello che desideri utilizzare. L'editor di documenti apparirà con tutti i campi del modello compilati con i dati corrispondenti.

Puoi personalizzare il nome e la categoria e regolare il contenuto in base alle tue preferenze. Il documento verrà salvato automaticamente mentre lavori su di esso.

Per creare un documento con segnaposto specifici per la trattativa, devi crearlo dalla vista dettagli trattativa. Per creare un documento con segnaposto specifici per la persona, devi crearlo dalla vista dettagli della trattativa o della persona.

Visualizzazione e condivisione del tuo documento

Google Drive – Se clicchi sul pulsante "Condividi" in basso a destra dell'editor del documento, puoi condividere il documento, scaricarlo come PDF o eliminarlo.

• Richiesta di firme – Richiedi le firme dai destinatari dei documenti.
• Condividi come link – Genera un link ad una versione PDF in sola lettura di questo documento, che verrà visualizzato in una finestra del browser una volta che il destinatario lo apre.
• Scarica PDF – Salva il tuo documento localmente in modo da poterlo allegare a un'email o inviarlo direttamente ai tuoi clienti.

OneDrive e SharePoint – Per condividere il tuo documento, dovrai prima chiudere l'editor del documento e fare clic sul pulsante "..." (altro) sul documento creato nella pagina Dettagli.

Quando condividi il tuo documento con un link, avrai l'opzione di tracciare le visualizzazioni e impostare le notifiche via email quando qualcuno apre il documento.

Se abiliti l'opzione Traccia visualizzazioni, puoi essere avvisato via email quando il tuo documento viene aperto per la prima volta, ogni volta o mai.

Una volta generato un link, lo vedrai salvato come versione sotto il documento originale con il numero di visualizzazioni e il tempo di creazione, e non potrai più aggiornare quella versione.

Per creare un'altra versione di un documento, clicca sul documento originale, apporta le modifiche necessarie e genera un nuovo link. Una volta generato il link, lo vedrai come Versione 2 sotto il tuo documento:

Se crei un'altra versione di un documento, ti consigliamo di disabilitare il link per la prima versione in modo che non ci siano due versioni live. Per farlo, clicca sui "..." della prima versione e clicca su Condividi come link > Abilita il link per disabilitare il link.

Aggiunta di una firma al tuo documento

Smart Docs ha anche una funzionalità di firma elettronica, quindi puoi richiedere la firma dei documenti dai tuoi clienti senza la necessità di utilizzare strumenti aggiuntivi.

Crea o carica un documento con la funzione Smart Docs dalla pagina deal o contact e trova l'opzione per Richiedere firme. Scopri come richiedere la firma dei tuoi documenti in questo articolo.