Base di conoscenza

Con la funzione Smart Docs, puoi risparmiare tempo nel processo di negoziazione creando una proposta o un preventivo direttamente dalla visualizzazione dettagli del contratto o del contatto. Il documento verrà automaticamente compilato con le informazioni rilevanti sul contratto, il contatto, il progetto o il prodotto dal tuo account Pipedrive.

Successivamente, puoi condividere il documento utilizzando un link tracciabile e ricevere notifiche quando i prospect interagiscono con i tuoi documenti.

Connessione al tuo fornitore di archiviazione

Per connettere Smart Docs, vai alla pagina dei dettagli di un'offerta o di un contatto, clicca sulla scheda Documenti e seleziona Collega archiviazione cloud. Puoi connetterti utilizzando tre fornitori: Google Drive, Microsoft OneDrive o SharePoint.

Verrai guidato attraverso una procedura per concedere l'autorizzazione a Pipedrive di accedere al tuo account. Una volta connesso, puoi caricare documenti esistenti o modelli salvati sulle tue offerte e verranno salvati automaticamente anche nel tuo drive.

Dopo aver collegato il tuo account, vedrai l'opzione di collegare un drive personale o condiviso come posizione di archiviazione.

Puoi anche aggiungere e scollegare il tuo account andando su Strumenti e applicazioni > Documenti e cliccando su "+ Aggiungi un nuovo account" o "Scollega". Puoi saperne di più su come vengono archiviati i file in questo articolo.

Puoi anche configurare un drive condiviso predefinito per il tuo account.

Creazione di una cartella condivisa nella drive

Quando si collega il proprio provider di memorizzazione alla funzione Smart Docs, si noterà un menu a discesa in cui è possibile selezionare la drive di una persona. Quando si collega la funzione Smart Docs, viene assegnata automaticamente una cartella personalizzata nella drive condivisa. Tuttavia, è anche possibile crearne una propria.

Basta navigare nella scheda Drive condivisi del proprio account Google Drive e creare una nuova cartella:

Una volta creata la nuova cartella condivisa in Google Drive, passa a Strumenti e App > Documenti e seleziona la nuova cartella condivisa da utilizzare con i tuoi Smart Docs:

Se l'opzione per visualizzare o creare una nuova cartella condivisa non appare nel tuo account GSuite, potrebbe dipendere dall'edizione utilizzata.

Mentre Google Suite Basic non supporta le cartelle condivise, queste edizioni lo fanno:

• Business Standard and Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofit

• G Suite Business

• Essentials

Se l'account GSuite sincronizzato non supporta le cartelle condivise, l'opzione in Pipedrive verrà visualizzata disabilitata.

Creazione e condivisione modelli

Una volta connesso il tuo account, puoi iniziare a creare documenti e proposte. Puoi creare un documento direttamente, ma ti consigliamo di prima creare un modello in modo da risparmiare tempo per i tuoi futuri documenti. Puoi controllare quali ruoli di Pipedrive sono autorizzati a creare o aggiungere nuovi modelli utilizzando l'autorizzazione di Pipedrive "Aggiungi e importa modelli di Smart Docs". Leggi di più sugli insiemi di autorizzazioni in Pipedrive in questo articolo.

Per creare un modello da zero, vai alla scheda Documenti > Modelli nella vista dettagliata di un affare o di un contatto e clicca su "Documento", "Foglio di calcolo" o "Presentazione". Puoi anche importare un modello dal tuo provider se ne hai già uno salvato.

Nell'editor di modelli puoi aggiornare il nome e la categoria del modello e aggiungere qualsiasi affare, contatto, prodotto, progetto o campi basati sul tempo di Pipedrive per compilare il contenuto del tuo modello.

Per aggiungere campi Pipedrive al tuo modello, copia e incolla il campo dal lato destro dell'editor di modelli nel corpo del modello. Il campo verrà visualizzato tra parentesi quadre "[ ]" e verrà automaticamente sostituito con i dati del campo quando il modello viene utilizzato per un documento.

Una volta terminata la modifica del tuo modello, clicca su "Chiudi" per salvare il tuo modello o su "Usa per creare documento" per utilizzare immediatamente il modello per creare un documento.

Scopri di più su campi e modelli in Smart Docs in questo articolo.

Come posso condividere i modelli con il mio team?

Puoi utilizzare la condivisione avanzata dei modelli per condividere automaticamente il modello con altri utenti in Pipedrive. Per condividere un modello, aprilo per modificarlo e clicca sulla scheda "Autorizzazioni". Ci sono due diversi livelli di autorizzazioni che puoi concedere agli utenti:

1. Può utilizzare questo modello - Visualizza il modello e lo utilizza per creare nuovi documenti, ma non può modificarne o eliminarne l'originale.
2. Può modificare questo modello - Visualizza, utilizza, modifica ed elimina l'originale del modello.

Una volta condiviso un modello con un altro utente, apparirà nella sezione "Condivisi con me" della galleria dei modelli.

Creazione di un documento

Per creare un documento, clicca sulla scheda Documenti in una vista dettagliata di un affare o un contatto. Vedrai l'opzione di creare un documento da un modello precedentemente creato oppure crearne uno da zero con un documento vuoto, un foglio di calcolo o una presentazione.

Puoi anche importare documenti pre-creati dal tuo dispositivo o da un account Google Drive, Microsoft OneDrive o SharePoint connesso. I documenti salvati localmente possono anche essere caricati come file PDF dal tuo dispositivo.

Per creare un documento da un modello esistente, clicca su "Da modello" e seleziona il modello che desideri utilizzare. L'editor del documento verrà visualizzato con tutti i campi del modello compilati con i dati corrispondenti.

Puoi personalizzare il nome e la categoria e regolare il contenuto secondo le tue preferenze. Il documento si salverà automaticamente mentre lavori.

Per creare un documento con segnaposto specifici per l'affare, è necessario crearlo all'interno della vista dettagliata dell'affare. Per creare un documento con segnaposto specifici per la persona, è necessario crearlo nella vista dettagliata dell'affare o del contatto.

Visione e condivisione del tuo documento

Google Drive - Se clicchi sul pulsante "Condividi" nell'angolo in basso a destra dell'editor di documenti, puoi condividere il documento, scaricarlo come PDF o eliminarlo.

• Richiedi firme – Richiedi firme agli destinatari dei documenti.
• Condividi come link – Genera un link a una versione PDF in sola lettura di questo documento, che verrà visualizzato in una finestra del browser una volta che il destinatario lo apre.
• Scarica PDF – Salva il tuo documento localmente in modo da poterlo allegare a una email o inviarlo direttamente ai tuoi clienti.

OneDrive e SharePoint - Per condividere il tuo documento, dovrai prima chiudere l'editor di documenti e cliccare sul pulsante "..." (altro) sul documento creato nella pagina dettaglio.

Quando condividi il tuo documento con un link, avrai la possibilità di tracciare le visualizzazioni e impostare le notifiche via email per quando qualcuno apre il documento.

Se abiliti l'opzione Traccia visualizzazioni, puoi ricevere una notifica via email quando il tuo documento viene aperto per la prima volta, ogni volta o mai.

Una volta generato un link, lo vedrai salvato come una versione sotto il documento originale con il numero di visualizzazioni e l'ora di creazione e non sarai più in grado di aggiornare quella versione.

Per creare un'altra versione di un documento, clicca sul documento originale, apporta le modifiche necessarie e genera un nuovo link. Una volta generato il link, lo vedrai come Versione 2 sotto il tuo documento:

Se crei un'altra versione di un documento, ti consigliamo di disattivare il link per la prima versione in modo da non avere due versioni attive. Per farlo, fai clic su "..." della prima versione e fai clic su Condividi come link > Abilita link per disattivare il link.

Aggiunta di una firma al documento

Smart Docs dispone anche di una funzionalità di firme elettroniche, in modo da poter richiedere firme per i documenti dai tuoi clienti senza bisogno di strumenti aggiuntivi.

Crea o carica un documento con la funzione Smart Docs dalla pagina della trattativa o del contatto e trova l'opzione per Richiedere firme. Scopri come richiedere firme per i tuoi documenti in questo articolo.