Kennisdatabase

Met de Smart Docs functie kun je tijd besparen in het onderhandelingsproces door een voorstel of offerte direct vanuit de deal- of contactdetailweergave te maken. Het document wordt automatisch gevuld met de relevante deal-, contact-, project- of productdetails van je Pipedrive-account.

Je kunt het document vervolgens delen met een traceerbare link en meldingen ontvangen wanneer prospects met je documenten interactie hebben.

Verbinden met uw opslagprovider

Om Smart Docs te verbinden, gaat u naar een deal- of contactdetailpagina, klikt u op het “Documenten” tabblad en selecteert u “Verbind cloudopslag”. U kunt verbinden met drie providers – Google Drive, Microsoft OneDrive of SharePoint.

U doorloopt een flow om toestemming te geven aan Pipedrive om toegang te krijgen tot uw account. Zodra u verbonden bent, kunt u bestaande documenten of sjablonen uploaden die aan uw deals zijn opgeslagen, en ze worden ook automatisch in uw drive opgeslagen.

Nadat u uw account heeft verbonden, ziet u de optie om of een persoonlijke of gedeelde schijf als uw opslaglocatie te verbinden.

U kunt ook uw account toevoegen en loskoppelen door naar Tools en apps > Documenten te gaan en te klikken op “+ Voeg een nieuw account toe” of “Loskoppelen.” U kunt meer leren over hoe bestanden worden opgeslagen in dit artikel.

U kunt ook een standaard gedeelde schijf voor uw account instellen.

Een gedeelde schijfmap maken

Wanneer je jouw opslagprovider verbindt met de Smart Docs-functie, zul je een dropdown-menu opmerken waar de schijf van een persoon kan worden geselecteerd. Wanneer je de Smart Docs-functie verbindt, krijg je automatisch een aangepaste gedeelde schijfmap toegewezen. Je kunt echter ook je eigen maken.

Navigeer gewoon naar het Gedeelde schijven tabblad in je Google Drive-account en maak een nieuwe map aan:

Zodra je jouw nieuwe gedeelde map in Google Drive hebt gemaakt, navigeer je naar Tools and Apps > Documenten en selecteer je de nieuwe gedeelde map voor gebruik met je Smart Docs:

Als de optie om een nieuwe gedeelde map te bekijken of te maken niet verschijnt in je Google Workspace-account, kan dit te maken hebben met de editie die wordt gebruikt. Om gedeelde mappen te gebruiken, moet je een abonnement hebben boven Business Starter.

Als het gesynchroniseerde Google Workspace-account geen gedeelde mappen ondersteunt, zal de optie in Pipedrive grijs worden weergegeven.

Templates maken en delen

Zodra je je account hebt verbonden, kun je beginnen met het maken van documenten en voorstellen. Hoewel je een document direct kunt maken, raden we aan eerst een template te maken om tijd te besparen bij toekomstige documenten.

Om een template vanaf nul te maken, ga je naar het Documenten > Templates-tabblad in de detailweergave van een deal of contact en klik je op ”Document”, ”Spreadsheet” of “Presentatie.” Je kunt ook een template importeren van je leverancier als je er al een hebt opgeslagen.

Je template bewerken

Wanneer je in de template-editor bent, kun je de naam en categorie van de template bijwerken en Pipedrive deal-, contact-, product-, project- of tijdgebonden velden toevoegen om de inhoud van je template in te vullen.

Om Pipedrive-velden aan je template toe te voegen, kopieer en plak je het veld van de rechterkant van je template-editor in de template-inhoud. Het veld wordt weergegeven in haken “[ ]” en automatisch vervangen door de veldgegevens wanneer de template voor een document wordt gebruikt.

Zodra je klaar bent met het bewerken van je template, klik je op “Sluiten” om je template op te slaan of “Gebruik om document te maken” om de template onmiddellijk te gebruiken voor het maken van een document.

Leer meer over velden en templates in Slimme Documenten van dit artikel.

Hoe kan ik templates met mijn team delen?

Je kunt geavanceerd template-delen gebruiken om de template automatisch met andere gebruikers in Pipedrive te delen. Om een template te delen, open je deze om te bewerken en klik je op het “Machtigingen” tabblad. Er zijn twee verschillende niveaus van machtigingen die je gebruikers kunt geven:

• Kan deze template gebruiken – Bekijk de template en gebruik deze om nieuwe documenten te maken, kan de originele template niet bewerken of verwijderen.
• Kan deze template bewerken – Bekijk, gebruik, bewerk en verwijder de originele template.

Zodra een template met een andere gebruiker is gedeeld, verschijnt deze in de sectie Gedeeld met mij van de templategalerij.

Een document aanmaken

Om een document aan te maken, klikt u op het Documenten-tabblad in de detailweergave van een deal of contact. U ziet de optie om een document te maken op basis van een eerder gemaakt sjabloon of om er een vanaf nul te maken met een leeg document, spreadsheets of presentatie.

U kunt ook vooraf gemaakte documenten importeren vanaf uw apparaat of een verbonden Google Drive-, Microsoft OneDrive- of SharePoint-account. Documenten die lokaal zijn opgeslagen, kunnen ook worden geüpload als een PDF vanaf uw apparaat.

Om een document aan te maken vanuit een bestaand sjabloon, klikt u op “Van sjabloon” en selecteert u het sjabloon dat u wilt gebruiken. De documenteditor verschijnt met alle sjabloonvelden ingevuld met de bijbehorende gegevens.

U kunt de naam en categorie aanpassen en de inhoud naar uw voorkeuren wijzigen. Het document wordt automatisch opgeslagen terwijl u werkt.

Om een document met deal-specifieke placeholders aan te maken, moet u het aanmaken vanuit de detailweergave van de deal. Om een document met persoon-specifieke placeholders aan te maken, moet u het aanmaken vanuit de detailweergave van de deal of persoon.

Bekijk en deel uw document

Google Drive – Als u op de knop “Delen” in de rechterbenedenhoek van de documenteditor klikt, kunt u het document delen, het document als PDF downloaden of het document verwijderen.

• Deel als link – Genereer een link naar een alleen-lezen PDF-versie van dit document, die in een browservenster wordt weergegeven zodra de ontvanger deze opent.
• Vraag handtekeningen aan – Vraag handtekeningen aan van de ontvangers van de documenten.
• Download PDF – Sla uw document lokaal op zodat u het als bijlage in een e-mail kunt toevoegen of het direct naar uw klanten kunt sturen.

OneDrive en SharePoint – Om uw document te delen, moet u eerst uw documenteditor sluiten en op de “...” knop klikken op het document dat is aangemaakt op de detailpagina.

Wanneer u uw document met een link deelt, heeft u de mogelijkheid om weergaven te volgen en e-mailmeldingen in te stellen voor wanneer iemand het document opent.

Als u de weergaven volgen optie inschakelt, kunt u per e-mail worden gewaarschuwd wanneer uw document voor de eerste keer, elke keer of nooit wordt geopend.

Zodra een link is gegenereerd, ziet u deze opgeslagen als een versie onder het originele document met het aantal weergaven en de tijd van creatie, en zult u die versie niet meer kunnen bijwerken.

Om een andere versie van een document te maken, klikt u op het originele document, maakt u de nodige updates en genereert u een nieuwe link. Zodra de link is gegenereerd, ziet u deze als Versie 2 onder uw document:

Als u een andere versie van een document maakt, raden we aan de link voor de eerste versie uit te schakelen zodat er niet twee actieve versies zijn. Klik hiervoor op de “...“ van de eerste versie en klik op Delen als link > Schakel link in om de link uit te schakelen.

Een handtekening aan uw document toevoegen

Smart Docs komt ook met een eHandtekeningen functionaliteit, zodat u handtekeningen voor documenten van uw klanten kunt aanvragen zonder extra tools nodig te hebben.

Maak of upload een document met de Smart Docs-functie vanaf de deal of contact pagina en vind de optie om handtekeningen aan te vragen. Leer hoe u handtekeningen voor uw documenten kunt aanvragen in dit artikel.