Kennisdatabase

Met de Smart Docs-functie kunt u tijd besparen in het onderhandelingsproces door direct vanuit de deal- of contactdetailweergave een voorstel of offerte te maken. Het document wordt automatisch ingevuld met de relevante deal-, contact-, project- of productgegevens uit uw Pipedrive-account.

Vervolgens kunt u het document delen met een traceerbare link en meldingen ontvangen wanneer prospects interactie hebben met uw documenten.

Verbinding maken met uw opslagprovider

Om Smart Docs te verbinden, gaat u naar een deal- of contactdetailpagina, klikt u op het Documenten tabblad en selecteert u Cloudopslag verbinden. U kunt verbinden met drie providers - Google Drive, Microsoft OneDrive of SharePoint.

U wordt meegenomen door een stroom om toestemming te verlenen voor Pipedrive om toegang te krijgen tot uw account. Zodra verbonden, kunt u bestaande documenten of sjablonen uploaden die zijn opgeslagen bij uw deals, en ze worden automatisch ook opgeslagen op uw drive.

Nadat u uw account heeft verbonden, ziet u de optie om een persoonlijke of gedeelde drive te verbinden als uw opslaglocatie.

U kunt ook uw account toevoegen en loskoppelen door naar Tools en apps > Documenten te gaan en op “+ Voeg een nieuw account toe” of “Loskoppelen.” U kunt meer leren over hoe bestanden worden opgeslagen in dit artikel.

U kunt ook een standaard gedeelde drive instellen voor uw account.

Een gedeelde drive-map maken

Wanneer u uw opslagprovider verbindt met de Smart Docs-functie, ziet u een vervolgkeuzemenu waar de drive van een persoon kan worden geselecteerd. Wanneer u de Smart Docs-functie verbindt, wordt automatisch een aangepaste gedeelde drivemap toegewezen. U kunt er echter ook zelf een maken.

Navigeer gewoon naar het tabblad Gedeelde drives in uw Google Drive-account en maak een nieuwe map aan:

Nadat u uw nieuwe gedeelde map in Google Drive heeft gemaakt, navigeert u naar Tools en Apps > Documenten en selecteert u de nieuwe gedeelde map voor gebruik met uw Smart Docs:

Als de optie om een nieuwe gedeelde map te bekijken of maken niet verschijnt in uw GSuite-account, kan dit te wijten zijn aan de gebruikte editie.

Terwijl Google Suit Basic geen ondersteuning biedt voor gedeelde mappen, doen deze edities dat wel:

• Business Standard en Plus

• Onderneming

• Onderwijsfundamenten

• Standaard

• Upgrade en Plus voor onderwijs en leren

• Non-profitorganisaties

• G Suite Business

• Essentials

Als het gesynchroniseerde GSuite-account geen ondersteuning biedt voor gedeelde mappen, zal de optie in Pipedrive grijs worden weergegeven.

Sjablonen maken en delen

Nadat je je account hebt verbonden, kun je beginnen met het maken van documenten en voorstellen. Je kunt direct een document aanmaken, maar we raden je aan eerst een sjabloon te maken, zodat je tijd kunt besparen voor je toekomstige documenten. Je kunt controleren welke Pipedrive rollen toestemming hebben om nieuwe sjablonen te maken of toe te voegen met de Pipedrive toestemming "Voeg toe en importeer Smart Docs-sjablonen". Lees meer over toestemmingen in Pipedrive in dit artikel.

Om een sjabloon vanaf nul te maken, ga je naar het tabblad Documenten > Sjablonen in een deal- of contactdetailweergave en klik je op "Document", "Spreasheet" of "Presentatie". Je kunt ook een sjabloon importeren vanuit je provider als je er al een hebt opgeslagen.

Bewerken van je sjabloon

Als je in de sjablooneditor bent, kun je de naam en categorie van het sjabloon bijwerken en elk Pipedrive deal, contact, product, project of tijdgebonden velden toevoegen om de inhoud van uw sjabloon in te vullen.

Om Pipedrive-velden aan je sjabloon toe te voegen, kopieer en plak je het veld van de rechterkant van je sjablooneditor in het sjabloon. Het veld wordt weergegeven tussen haakjes "[ ]" en wordt automatisch vervangen door de veldgegevens wanneer het sjabloon wordt gebruikt voor een document.

Nadat je klaar bent met het bewerken van je sjabloon, klik je op "Sluiten" om je sjabloon op te slaan of "Gebruik om document te maken" om het sjabloon direct te gebruiken om een document aan te maken.

Leer meer over velden en sjablonen in Smart Docs vanuit dit artikel.

Hoe kan ik sjablonen delen met mijn team?

Je kunt geavanceerd sjabloon delen gebruiken om het sjabloon automatisch te delen met andere gebruikers in Pipedrive. Om een sjabloon te delen, open je het ter bewerking en klik je op het tabblad Permissies. Er zijn twee verschillende niveaus van permissies die je gebruikers kunt geven:

1. Kan dit sjabloon gebruiken – Bekijk het sjabloon en gebruik het om nieuwe documenten te maken, kan het originele sjabloon niet bewerken of verwijderen.
2. Kan dit sjabloon bewerken – Bekijken, gebruiken, bewerken en verwijderen van het originele sjabloon.

Zodra een sjabloon is gedeeld met een andere gebruiker, verschijnt het in de sectie Gedeeld met mij van de sjabloongalerij.

Document maken

Om een document te maken, klik op het Tabblad Documenten in de detailweergave van een deal of contactpersoon. U ziet de optie om een document te maken vanaf een eerder gemaakt sjabloon of er een vanuit het niets te maken met een leeg document, spreadsheet of presentatie.

U kunt ook vooraf gemaakte documenten importeren vanaf uw apparaat of gekoppelde Google Drive, Microsoft OneDrive of SharePoint-account. Lokaal opgeslagen documenten kunnen ook als PDF vanaf uw apparaat worden geüpload.

Om een document te maken vanuit een bestaand sjabloon, klik op "Van sjabloon" en selecteer het sjabloon dat u wilt gebruiken. De documenteditor verschijnt met alle sjabloongegevens ingevuld.

U kunt de naam en categorie aanpassen en de inhoud aanpassen aan uw voorkeuren. Het document wordt automatisch opgeslagen terwijl u werkt.

Om een document te maken met deal-specifieke placeholders, moet u dit doen vanuit de weergave van de dealgegevens. Om een document te maken met persoon-specifieke placeholders, moet u dit doen vanuit de detailweergave van de deal of persoon.

Het bekijken en delen van uw document

Google Drive – Als u op de " Delen " knop klikt in de rechterbenedenhoek van de documenteditor, kunt u het document delen, het document downloaden als een PDF of het document verwijderen.

• Handtekeningen aanvragen – Vraag handtekeningen aan van de ontvangers van de documenten.
• Delen als link – Genereer een link naar een alleen-lezen PDF-versie van dit document, dat in een browser venster zal worden weergegeven zodra de ontvanger het opent.
• PDF downloaden – Sla uw document lokaal op zodat u het aan een e-mail kunt toevoegen of het rechtstreeks naar uw klanten kunt sturen.

OneDrive en SharePoint – Om uw document te delen, zult u eerst uw documenteditor moeten sluiten en klikken op de "..." (meer) knop op het document aangemaakt op de Detailpagina.

Wanneer u uw document deelt met een link, krijgt u de optie om het aantal weergaven bij te houden en e-mailmeldingen in te stellen voor wanneer iemand het document opent.

Als u de Weergaven bijhouden optie inschakelt, kunt u per e-mail op de hoogte worden gesteld wanneer uw document voor de eerste keer, elke keer, of nooit wordt geopend.

Zodra er een link is gegenereerd, zult u zien dat deze is opgeslagen als een versie onder het oorspronkelijke document met het aantal weergaven en het tijdstip van creatie, en u zult die versie niet meer kunnen bijwerken.

Om een andere versie van een document te maken, klikt u op het oorspronkelijke document, brengt u de nodige updates aan en genereert u een nieuwe link. Zodra de link is gegenereerd, ziet u deze als Versie 2 onder uw document:

Als u een andere versie van een document maakt, raden we aan de link voor de eerste versie uit te schakelen zodat er niet twee actieve versies zijn. Om dit te doen, klikt u op de "..." van de eerste versie en klikt u op Delen als link > Link inschakelen om de link uit te schakelen.

Een handtekening toevoegen aan uw document

Smart Docs wordt ook geleverd met een e-handtekeningen functionaliteit, zodat u documenthandtekeningen van uw klanten kunt aanvragen zonder de noodzaak van extra tools.

Maak of upload een document met de Smart Docs functie van de deal of contact pagina en vind de optie om Handtekeningen aanvragen. Leer hoe u handtekeningen kunt aanvragen voor uw documenten in dit artikel.