Kennisdatabase

Met de Smart Docs functie kun je tijd besparen in het onderhandelingsproces door een voorstel of offerte rechtstreeks vanuit de deal- of contactdetailweergave te maken. Het document wordt automatisch ingevuld met de relevante deal-, contact-, project- of productgegevens uit je Pipedrive-account.

Je kunt het document vervolgens delen met een traceerbare link en meldingen ontvangen wanneer prospects met je documenten omgaan.

Verbinden met uw opslagprovider

Om Smart Docs te verbinden, gaat u naar de detailpagina van een deal of contact, klikt u op het “Documenten” tabblad en selecteert u “Verbind cloudopslag”. U kunt verbinden met drie providers – Google Drive, Microsoft OneDrive of SharePoint.

U wordt door een proces geleid om toestemming te geven aan Pipedrive om toegang te krijgen tot uw account. Eenmaal verbonden, kunt u bestaande documenten of sjablonen die zijn opgeslagen in uw deals uploaden, en deze worden ook automatisch opgeslagen op uw schijf.

Nadat u uw account hebt verbonden, ziet u de optie om ofwel een persoonlijke of gedeelde schijf als uw opslaglocatie te verbinden.

U kunt ook uw account toevoegen en loskoppelen door naar Tools en apps > Documenten te gaan en te klikken op “+ Een nieuw account toevoegen” of “Loskoppelen.” U kunt meer leren over hoe bestanden worden opgeslagen in dit artikel.

U kunt ook een standaard gedeelde schijf voor uw account instellen.

Een gedeelde schijfmap maken

Wanneer je je opslagprovider verbindt met de Smart Docs-functie, zie je een vervolgkeuzemenu waarin de schijf van een persoon kan worden geselecteerd. Wanneer je de Smart Docs-functie verbindt, krijg je automatisch een aangepaste gedeelde schijfmap toegewezen. Je kunt echter ook je eigen map maken.

Navigeer gewoon naar het Gedeelde schijven tabblad in je Google Drive-account en maak een nieuwe map aan:

Zodra je je nieuwe gedeelde map in Google Drive hebt gemaakt, navigeer je naar Hulpmiddelen en Apps > Documenten en selecteer je de nieuwe gedeelde map voor gebruik met je Smart Docs:

Als de optie om een nieuwe gedeelde map te bekijken of te maken niet verschijnt in je Google Workspace-account, kan dit te maken hebben met de gebruikte editie. Om gedeelde mappen te gebruiken, moet je een plan hebben dat hoger is dan Business Starter.

Als het gesynchroniseerde Google Workspace-account geen gedeelde mappen ondersteunt, verschijnt de optie in Pipedrive grijs.

Templates maken en delen

Zodra je je account hebt verbonden, kun je beginnen met het maken van documenten en voorstellen. Hoewel je een document direct kunt maken, raden we aan om eerst een template te maken om tijd te besparen bij toekomstige documenten.

Om een template vanaf nul te maken, ga je naar het Documenten > Templates-tabblad in de detailweergave van een deal of contact en klik je op ”Document”, ”Spreadsheet” of “Presentatie.” Je kunt ook een template importeren van je provider als je er al een hebt opgeslagen.

Je template bewerken

Wanneer je in de template-editor bent, kun je de naam en categorie van de template bijwerken en eventuele Pipedrive-deal-, contact-, product-, project- of tijdgebonden velden toevoegen om de inhoud van je template in te vullen.

Om Pipedrive-velden aan je template toe te voegen, kopieer en plak je het veld van de rechterkant van je template-editor in de template-inhoud. Het veld zal in haakjes “[ ]” worden weergegeven en automatisch worden vervangen door de veldgegevens wanneer de template voor een document wordt gebruikt.

Zodra je klaar bent met het bewerken van je template, klik je op “Sluiten” om je template op te slaan of “Gebruik om document te maken” om de template onmiddellijk te gebruiken om een document te maken.

Leer meer over velden en templates in Smart Docs in dit artikel.

Hoe kan ik templates delen met mijn team?

Je kunt geavanceerd template delen gebruiken om de template automatisch te delen met andere gebruikers in Pipedrive. Om een template te delen, open je deze om te bewerken en klik je op het “Machtigingen” tabblad. Er zijn twee verschillende niveaus van machtigingen die je gebruikers kunt geven:

• Kan deze template gebruiken – Bekijk de template en gebruik deze om nieuwe documenten te maken, kan de originele template niet bewerken of verwijderen.
• Kan deze template bewerken – Bekijk, gebruik, bewerk en verwijder de originele template.

Zodra een template met een andere gebruiker is gedeeld, verschijnt deze in de sectie Gedeeld met mij van de templategalerij.

Een document aanmaken

Om een document aan te maken, klik op het Documenten-tabblad in de detailweergave van een deal of contact. Je ziet de optie om een document aan te maken vanuit een eerder gemaakt sjabloon of om er een vanaf nul te maken met een leeg document, spreadsheet of presentatie.

Je kunt ook vooraf gemaakte documenten importeren vanaf je apparaat of een verbonden Google Drive-, Microsoft OneDrive- of SharePoint-account. Documenten die lokaal zijn opgeslagen, kunnen ook als PDF vanaf je apparaat worden geüpload.

Om een document vanuit een bestaand sjabloon aan te maken, klik op “Van sjabloon” en selecteer het sjabloon dat je wilt gebruiken. De documenteditor verschijnt met alle sjabloonvelden ingevuld met de bijbehorende gegevens.

Je kunt de naam en categorie aanpassen en de inhoud naar wens wijzigen. Het document wordt automatisch opgeslagen terwijl je werkt.

Om een document met deal-specifieke plaatsaanduidingen aan te maken, moet je dit doen vanuit de deal details weergave. Om een document met persoon-specifieke plaatsaanduidingen aan te maken, moet je dit doen vanuit de detailweergave van de deal of persoon.

Uw document bekijken en delen

Google Drive – Als u op de knop “Delen” in de rechterbenedenhoek van de documenteditor klikt, kunt u het document delen, het document als PDF downloaden of het document verwijderen.

• Delen als link – Genereer een link naar een alleen-lezen PDF-versie van dit document, die in een browservenster wordt weergegeven zodra de ontvanger het opent.
• Handtekeningen aanvragen – Vraag handtekeningen aan van de ontvangers van de documenten.
• Download PDF – Sla uw document lokaal op zodat u het kunt bijvoegen aan een e-mail of het rechtstreeks naar uw klanten kunt sturen.

OneDrive en SharePoint – Om uw document te delen, moet u eerst uw documenteditor sluiten en op de “...” knop klikken op het document dat is aangemaakt op de detailpagina.

Wanneer u uw document deelt met een link, heeft u de optie om weergaven te volgen en e-mailmeldingen in te stellen voor wanneer iemand het document opent.

Als u de optie weergaven volgen inschakelt, kunt u per e-mail worden geïnformeerd wanneer uw document voor de eerste keer, elke keer of nooit wordt geopend.

Zodra een link is gegenereerd, ziet u deze opgeslagen als een versie onder het oorspronkelijke document met het aantal weergaven en de creatietijd, en kunt u die versie niet meer bijwerken.

Om een andere versie van een document te maken, klikt u op het oorspronkelijke document, maakt u de noodzakelijke updates en genereert u een nieuwe link. Zodra de link is gegenereerd, ziet u deze als Versie 2 onder uw document:

Als u een andere versie van een document maakt, raden we aan de link voor de eerste versie uit te schakelen, zodat er niet twee actieve versies zijn. Klik hiervoor op de “...” van de eerste versie en klik op Delen als link > Link inschakelen om de link uit te schakelen.

Een handtekening aan uw document toevoegen

Smart Docs komt ook met een eSignatures functionaliteit, zodat u handtekeningen voor documenten van uw klanten kunt aanvragen zonder extra tools nodig te hebben.

Maak of upload een document met de Smart Docs functie vanaf de deal of contact pagina en vind de optie om handtekeningen aan te vragen. Leer hoe u handtekeningen voor uw documenten kunt aanvragen in dit artikel.