Kennisdatabase

Met de Smart Docs-functionaliteit kunt u tijd besparen in het onderhandelingsproces door direct vanuit de deal- of contactweergave een voorstel of offerte te maken. Het document wordt automatisch gevuld met de relevante deal-, contact-, project- of productgegevens uit uw Pipedrive-account.

U kunt vervolgens het document delen met behulp van een traceerbare link en meldingen ontvangen wanneer potentiële klanten betrokken zijn bij uw documenten.

Verbinden met uw opslagprovider

Om Smart Docs te verbinden, ga naar de detailpagina van een deal of contact, klik op het Documenten tabblad en selecteer Verbind cloudopslag. U kunt verbinden met behulp van drie providers - Google Drive, Microsoft OneDrive of SharePoint.

U wordt door een proces geleid om toestemming te verlenen aan Pipedrive om toegang te krijgen tot uw account. Eenmaal verbonden, kunt u bestaande documenten of sjablonen uploaden die zijn opgeslagen bij uw deals, en ze worden automatisch opgeslagen op uw drive.

Nadat u uw account heeft verbonden, zult u de optie zien om een persoonlijke of gedeelde drive te verbinden als uw opslaglocatie.

U kunt ook uw account toevoegen of ontkoppelen door naar Hulpprogramma's en apps > Documenten te gaan en op "+ Voeg een nieuw account toe" of "Ontkoppelen" te klikken. U kunt meer informatie vinden over hoe bestanden worden opgeslagen in dit artikel.

U kunt ook een standaard gedeelde drive instellen voor uw account.

Een gedeelde schijfmap maken

Wanneer u uw opslagprovider verbindt met de functie Smart Docs, zult u een vervolgkeuzemenu opmerken waarin de schijf van een persoon kan worden geselecteerd. Wanneer u de functie Smart Docs verbindt, krijgt u automatisch een aangepaste gedeelde schijfmap toegewezen. U kunt er echter ook zelf een maken.

Ga gewoon naar het tabblad Gedeelde schijven in uw Google Drive-account en maak een nieuwe map:

Zodra u uw nieuwe gedeelde map in Google Drive hebt gemaakt, navigeert u naar Hulpprogramma's en apps > Documenten en selecteert u de nieuwe gedeelde map om te gebruiken met uw Smart Docs:

Als de optie om een nieuwe gedeelde map weer te geven of te maken niet verschijnt in uw G Suite-account, kan dit te wijten zijn aan de gebruikte editie.

Hoewel Google Suite Basic geen ondersteuning biedt voor gedeelde mappen, doen deze edities dat wel:

• Bedrijfsstandaard en Plus

• Onderneming

• Onderwijs Fundamentals

• Standaard

• Onderwijsupgrade en Plus

• Non-profitorganisaties

• G Suite Business

• Essentials

Als het gesynchroniseerde G Suite-account geen ondersteuning biedt voor gedeelde mappen, verschijnt de optie in Pipedrive grijs.

Sjablonen maken en delen

Zodra je je account hebt verbonden, kun je beginnen met het maken van documenten en voorstellen. Je kunt direct een document maken, maar we raden je aan eerst een sjabloon te maken zodat je tijd bespaart voor je toekomstige documenten. Je kunt bepalen welke Pipedrive-rollen zijn toegestaan om nieuwe sjablonen te maken of toe te voegen met de Pipedrive-toestemming "Sjablonen toevoegen en importeren voor Slimme Doc". Lees meer over machtigingensets in Pipedrive in dit artikel.

Om een sjabloon helemaal vanaf het begin te maken, ga je naar de Documenten > Sjablonen-tab in een deal- of contactdetailweergave en klik je op "Document", "Spreadsheet" of "Presentatie". Je kunt ook een sjabloon importeren van je provider als je er al een hebt opgeslagen.

Je sjabloon bewerken

Als je in de sjablooneditor bent, kunt je de naam en categorie van het sjabloon bijwerken en eventuele Pipedrive-deal, contact, product, project of tijdsgebonden velden toevoegen om de inhoud van je sjabloon in te vullen.

Om Pipedrive-velden aan je sjabloon toe te voegen, kopieer en plak je het veld vanaf de rechterkant van je sjablooneditor in het sjabloonlichaam. Het veld zal worden getoond in haakjes "[ ]" en wordt automatisch vervangen door de veldgegevens wanneer het sjabloon wordt gebruikt voor een document.

Zodra je klaar bent met het bewerken van je sjabloon, klik je op "Sluiten" om je sjabloon op te slaan of "Gebruik om document te maken" om het sjabloon onmiddellijk te gebruiken om een document te maken.

Leer meer over velden en sjablonen in Slimme Doc vanuit dit artikel.

Hoe kan ik sjablonen delen met mijn team?

Je kunt geavanceerd sjabloon delen gebruiken om het sjabloon automatisch te delen met andere gebruikers in Pipedrive. Om een sjabloon te delen, open je je sjabloon om te bewerken en klik je op de Machtigingen tab. Er zijn twee verschillende niveaus van machtigingen die je gebruikers kunt geven:

1. Kan dit sjabloon gebruiken - Bekijk het sjabloon en gebruik het om nieuwe documenten te maken, kan het originele sjabloon niet bewerken of verwijderen.
2. Kan dit sjabloon bewerken - Bekijk, gebruik, bewerk en verwijder het originele sjabloon.

Zodra een sjabloon is gedeeld met een andere gebruiker, verschijnt het in de Gedeeld met mij sectie van de sjabloongalerij.

Een document maken

Om een document te maken, klik op het Tabblad Documenten in het deal- of contactoverzicht. U ziet de optie om een document te maken op basis van een eerder gemaakte sjabloon of een document te maken vanaf het begin met een leeg document, werkblad, of presentatie.

U kunt ook eerder aangemaakte documenten importeren vanaf uw apparaat of gekoppelde Google Drive, Microsoft OneDrive of SharePoint account. Lokaal opgeslagen documenten kunnen ook als PDF worden geüpload vanaf uw apparaat.

Om een document te maken op basis van een bestaande sjabloon, klik op "Van sjabloon" en selecteer de sjabloon die u wilt gebruiken. De documenteditor wordt geopend en alle sjabloongegevens worden automatisch ingevuld.

U kunt de naam en categorie aanpassen en de inhoud naar uw voorkeur aanpassen. Het document wordt automatisch opgeslagen terwijl u werkt.

Om een document te maken met specifieke placeholders voor een deal, moet u het vanuit het dealoverzicht maken. Om een document te maken met specifieke placeholders voor een persoon, moet u dit doen vanuit het deal- of persoonsoverzicht.

Weergave en delen van uw document

Google Drive - Als u op de "Delen" knop klikt in de rechteronderhoek van de documenteditor, kunt u het document delen, het document downloaden als een PDF of het document verwijderen.

• Handtekeningen aanvragen - Handtekeningen aanvragen van de ontvangers van de documenten.
• Delen als link - Genereer een link naar een alleen-lezen PDF-versie van dit document, die wordt weergegeven in een browser venster zodra de ontvanger het opent.
• PDF downloaden - Sla uw document lokaal op zodat u het kunt toevoegen aan een e-mail of het rechtstreeks naar uw klanten kunt sturen.

OneDrive en SharePoint - Om uw document te delen, moet u eerst uw documenteditor afsluiten en op de "... " (meer) knop klikken op het document dat is aangemaakt op de Detailpagina.

Wanneer u uw document deelt met een link, hebt u de mogelijkheid om het aantal weergaven bij te houden en e-mailmeldingen in te stellen wanneer iemand het document opent.

Als u de optie Weergaven bijhouden inschakelt, kunt u per e-mail op de hoogte worden gesteld wanneer uw document voor de eerste keer, elke keer of nooit wordt geopend.

Zodra er een link is gegenereerd, ziet u deze opgeslagen als een versie onder het oorspronkelijke document met het aantal weergaven en de creatietijd, en u kunt die versie niet meer bijwerken.

Om een andere versie van een document te maken, klikt u op het oorspronkelijke document, brengt u de nodige updates aan en genereert u een nieuwe link. Zodra de link is gegenereerd, ziet u deze als Versie 2 onder uw document:

Als u een andere versie van een document maakt, raden we aan de link voor de eerste versie uit te schakelen zodat er geen twee actieve versies zijn. Om dit te doen, klikt u op de "... " van de eerste versie en klikt u op Delen als link > Link inschakelen om de link uit te schakelen.

Het toevoegen van een handtekening aan uw document

Smart Docs wordt ook geleverd met functionaliteit voor eHandtekeningen, zodat u documenthandtekeningen kunt aanvragen van uw klanten zonder extra tools nodig te hebben.

Maak of upload een document met de Smart Docs-functie van de deal- of contactpagina en vind de optie om Handtekeningen aan te vragen. Leer hoe u handtekeningen kunt aanvragen voor uw documenten in dit artikel.