Kennisdatabase

De Smart Docs-functie wordt geleverd met een e-handtekeningen-functionaliteit, zodat je documenthandtekeningen kunt aanvragen van je klanten zonder extra tools nodig te hebben.

Pipedrive's e-handtekeningen functie biedt Basis Digitale Ondertekening. Lees meer over dit type handtekening in dit artikel.

Vraag een handtekening aan

Een verzoek sturen

Om een handtekening aan te vragen, moet je een document aanmaken of uploaden met de Smart Docs functie op de deal- of contactdetailpagina. Je kunt leren hoe je een document opzet in dit artikel.

Je kunt op twee locaties een handtekening aanvragen:

• In de document-editor

In de detailweergave

Na het klikken op “Handtekeningen aanvragen,” word je gevraagd om je document te herzien en je ondertekenaars te beheren. De gebruiker die de handtekening aanvraagt (jij) en de gekoppelde contactpersoon worden automatisch toegevoegd als ondertekenaars, maar je kunt deze lijst verwijderen of uitbreiden. Je kunt tot 10 ondertekenaars per document toevoegen.

Je kunt de taal van de uitnodiging wijzigen onder “Uitnodigingstaal.”

Je verzoek authentiseren

Handtekeningverzoeken vereisen een authenticatiecode.

Wanneer deze beveiligingsfunctie is geactiveerd, ontvangen de ondertekenaars een eenmalige authenticatiecode via email om te controleren (maar niet te garanderen) de geldigheid van hun email. De ondertekenaar moet deze code gebruiken om het document te ondertekenen.

Je verzoek customizen

Personaliseer de e-handtekening verzoek e-mails die je klanten ontvangen door een aangepaste onderwerpregel en bericht toe te voegen.

Zodra je op “Volgende,” klikt, kun je ondertekenaarsvelden aan het document toevoegen en ze verslepen naar de plaats waar je wilt dat ze verschijnen.

Nadat je een veld in een document hebt geplaatst, kun je met je muis erover bewegen om elk veld te bewerken en te configureren.

Er zijn momenteel vier soorten ondertekenaarsvelden beschikbaar, met verschillende configuraties beschikbaar:

Als je ondertekenaarsvelden in het document toevoegt, moet je een handtekening invoegen voor elke ondertekenaar. Je kunt schakelen tussen de ondertekenaars in de “Selecteer ondertekenaar” drop-down in het linker paneel.

Je kunt ook een veld toewijzen aan een andere ondertekenaar bij het bewerken van velden.

Zodra je klaar bent met het instellen van het document, klik op “Verstuur,” en het document wordt verstuurd met instructies naar alle ondertekenaars. Je ontvangt een e-mailmelding wanneer iemand ondertekent of weigert te ondertekenen.

Als je geen handtekeningvelden in het document wilt toevoegen, kun je deze stap overslaan door te klikken op “Stuur toch.”

Als je het document zonder ondertekenaarsvelden verstuurt, worden de handtekeningen geplaatst op een extra pagina aan de achterkant.

Niet-ondersteunde documenttypen

De volgende documenttypen worden niet ondersteund voor het verzamelen van handtekeningen:

• Gecodeerde documenten (documenten beveiligd met een wachtwoord.)
• Documenten die al digitaal ondertekend zijn.
• Documenten met alleen-lezen rechten.

Bij gebruik van een van deze documenttypen verschijnt er geen foutmelding, en het handtekeningproces zal zoals gebruikelijk verlopen. Echter, Pipedrive ontvangt het niet, dus het document zal nooit "compleet" verschijnen.

Het document ondertekenen

Wanneer een ondertekenaar een ondertekeningsverzoek opent in zijn e-mail, kan hij het document bekijken. Hij kan op het veld "Handtekening" klikken om het document te ondertekenen door te typen, te tekenen of de keuzelijst in de rechterbovenhoek te gebruiken om "Weigeren te ondertekenen" of "Downloaden als PDF" te selecteren.

Zodra alle vereiste velden voor ondertekenaars zijn ingevuld, kan de ondertekenaar op de knop "Ondertekenen voltooien" klikken om door te gaan.

De ondertekenaar wordt gevraagd om een authenticatiecode in te voeren en een vakje aan te vinken om te bevestigen dat hij het document heeft gelezen. Daarna kan hij op "Ondertekenen" klikken om het document in te dienen.

Wanneer iedereen het document heeft ondertekend, wordt automatisch een PDF van het ondertekende document en het audit trail naar alle ondertekenaars en de gebruiker die om de handtekeningen heeft gevraagd, per e-mail verzonden.

Controleer de ondertekenstatus van uw document

Op de detailpagina van uw deal of contact wordt de ondertekenstatus van uw document weergegeven.

Klik op de ondertekenstatus om informatie te bekijken over elke ondertekenaar, documentweergaven en ondertekenstatus.

• Afgewezen – de ondertekenaar heeft geweigerd om het document te ondertekenen. U kunt het verzoek om handtekening opnieuw verzenden door op "Uitnodiging opnieuw verzenden" te klikken.
• Verzonden – het verzoek om handtekening is nog in behandeling. U kunt op "Herinnering sturen" klikken om de ontvanger te herinneren aan het verzoek.
• Voltooid – de ondertekenaar heeft al ondertekend.

Vanuit dit venster kunt u ook "Het ondertekenen annuleren" en de "Download" optie gebruiken om de oorspronkelijke versie van het document te downloaden. Als iedereen het document heeft ondertekend, kunt u ook de ondertekende versie van het document downloaden, evenals het audittraject.

Hoeveel handtekeningen kan ik aanvragen?

Afhankelijk van uw plan kan het aantal handtekeningen variëren.

• Professional en Enterprise: Deze plannen hebben onbeperkte handtekeningverzoeken (redelijk gebruik beleid is van toepassing).
• Essentiële en Geavanceerde (add-on): Bedrijfsaccounts in deze plannen met de ingeschakelde add-on kunnen twee niveaus van handtekeningverzoeken kopen:
  • 30 handtekeningverzoeken per maand.
  • 100 handtekeningverzoeken per maand.

• Essentieel en Geavanceerd (proef add-on): Bedrijfsaccounts in deze plannen met een proefadd-on kunnen tot 5 handtekeningen aanvragen.

Wat is het Beleid voor Redelijk Gebruik?

Pipedrive houdt het gebruik van e-handtekeningen nauwlettend in de gaten. Als we merken dat de functie wordt gebruikt voor doorverkoop, op een andere manier misbruikt wordt of buitensporige belasting veroorzaakt, behouden wij het recht om naar eigen goeddunken de toegang van een gebruiker tot de functie te voorkomen of op te schorten.