Kennisdatabase

De Smart Docs functie wordt geleverd met een eHandtekeningen functionaliteit, zodat je documenthandtekeningen van je klanten kunt aanvragen zonder dat je extra tools nodig hebt.

De eHandtekeningen functie van Pipedrive biedt Basis Digitale Ondertekening. Lees meer over dit type handtekening in dit artikel.

Een handtekening aanvragen

Een verzoek sturen

Om een handtekening aan te vragen, moet je een document maken of uploaden met de functie Smart Docs op de deal- of contactdetailpagina. Je kunt leren hoe je een document instelt in dit artikel.

Je kunt op twee locaties een handtekening aanvragen:

• In de documenteditor

In de detailweergave

Nadat je op “Handtekeningen aanvragen” hebt geklikt, wordt je gevraagd je document te controleren en je ondertekenaars te beheren. De gebruiker die de handtekening aanvraagt (jij) en de gekoppelde contactpersoon worden automatisch toegevoegd als ondertekenaars, maar je kunt deze lijst aanvullen of verwijderen. Je kunt tot 10 ondertekenaars per document toevoegen.

Je kunt de taal van de uitnodiging wijzigen onder “Uitnodigingstaal.”

Je verzoek authenticeren

Handtekeningverzoeken vereisen een authenticatiecode.

Wanneer deze beveiligingsfunctie is geactiveerd, ontvangen ondertekenaars een eenmalige authenticatiecode via e-mail om (maar niet te garanderen) hun e-mail geldigheid te controleren. De ondertekenaar moet deze code gebruiken om het document te ondertekenen.

Je verzoek personaliseren

Personaliseer de e-handtekening verzoek e-mails die uw klanten ontvangen door een aangepaste onderwerpregel en bericht toe te voegen.

Zodra je op “Volgende,” klikt, kun je handtekeningvelden toevoegen aan het document en ze naar de gewenste plek slepen.

Zodra je een veld in een document hebt geplaatst, kun je je muis eroverheen bewegen om elk veld te bewerken en te configureren.

Er zijn momenteel vier soorten ondertekenaarsvelden beschikbaar, met verschillende beschikbare configuraties:

Als je ondertekenaarsvelden in het document opneemt, moet je een handtekening veld voor elke ondertekenaar opnemen. Je kunt schakelen tussen de ondertekenaars in de drop-down “Ondertekenaar selecteren” in het linker paneel.

Je kunt ook een veld toewijzen aan een andere ondertekenaar bij het bewerken van velden.

Zodra je klaar bent met het instellen van het document, klik je op “Versturen,” en het document wordt verzonden met instructies aan alle ondertekenaars. Je krijgt een e-mailmelding wanneer iemand tekent of weigert te tekenen.

Als je geen handtekeningvelden aan het document wilt toevoegen, kun je deze stap overslaan door te klikken op “Toch verzenden.”

Als je het document zonder handtekeningvelden verstuurt, worden de handtekeningen op een extra pagina aan de achterkant geplaatst.

Niet ondersteunde documenttypen

De volgende documenttypen worden niet ondersteund voor handtekeningverzameling:

• Versleutelde documenten (documenten beveiligd met een wachtwoord.)
• Documenten die al digitaal ondertekend zijn.
• Documenten met alleen-lezen toestemmingen.

Wanneer je een van deze documenttypes gebruikt, verschijnt er geen foutmelding, en wordt het handtekeningproces zoals gebruikelijk uitgevoerd. Pipedrive ontvangt het echter niet, dus het document zal nooit “compleet” verschijnen.

Het document ondertekenen

Wanneer een ondertekenaar een ondertekeningsverzoek opent in hun e-mail, kunnen ze het document bekijken. Ze kunnen op het veld “Handtekening” klikken om het document te ondertekenen door te typen of te tekenen, of de vervolgkeuzelijst in de rechterbovenhoek te gebruiken om “Weigeren te ondertekenen” of “Downloaden als PDF.”

Zodra alle vereiste velden voor ondertekenaars zijn ingevuld, kan de ondertekenaar op de knop “Ondertekenen voltooien” klikken om door te gaan.

De ondertekenaar zal worden gevraagd om een ​​verificatiecode in te dienen en een vakje aan te vinken om te bevestigen dat ze het document hebben gelezen. Daarna kunnen ze op “Ondertekenen” klikken om de documentinzending te voltooien.

Wanneer iedereen het document heeft ondertekend, wordt automatisch een PDF van het ondertekende document en de controletrail naar alle ondertekenaars en de gebruiker die de handtekeningen heeft aangevraagd gemaild.

Controleer de ondertekeningsstatus van uw document

Het document op de detailpagina van uw deal of contact toont de ondertekeningsstatus van uw document.

Klik op de ondertekeningsstatus om informatie te zien over elke ondertekenaar, documentweergaven en ondertekeningsstatus.

• Afgewezen - de ondertekenaar heeft geweigerd om het document te ondertekenen. U kunt het verzoek tot ondertekening opnieuw verzenden door op "Verzoek opnieuw verzenden" te klikken.
• Verzonden - het verzoek om te ondertekenen is nog in behandeling. U kunt op "Herinnering sturen" klikken om de ontvanger te e-mailen over het verzoek.
• Voltooid - de ondertekenaar heeft al ondertekend.

Vanuit dit venster kunt u ook "De ondertekening annuleren" en de optie "Downloaden" gebruiken om de oorspronkelijke versie van het document te downloaden. Als iedereen het document heeft ondertekend, kunt u ook de ondertekende versie van het document downloaden, evenals het audit trail.

Hoeveel handtekeningen kan ik aanvragen?

Afhankelijk van je plan kan het aantal handtekeningen variëren.

• Professional, Power en Enterprise: Deze plannen hebben onbeperkte handtekeningverzoeken (redelijk gebruikbeleid van toepassing).
• Essentieel en Geavanceerd (add-on): Bedrijfsaccounts in deze plannen met de ingeschakelde add-on kunnen twee niveaus van handtekeningverzoeken aanschaffen:
  • 30 handtekeningverzoeken per maand.
  • 100 handtekeningverzoeken per maand.

• Essentieel en Geavanceerd (add-on proefversie): Bedrijfsaccounts in deze plannen met een add-on proefversie kunnen tot 5 handtekeningen aanvragen.

Wat is het Redelijk Gebruiksbeleid?

Pipedrive houdt het gebruik van e-handtekeningen nauwlettend in de gaten. Als we merken dat de functie wordt gebruikt voor wederverkoop, misbruik op een andere manier, of onnodig belastend is, behouden we ons het recht voor om naar eigen goeddunken de toegang van een gebruiker tot de functie te voorkomen of op te schorten.