Kennisdatabase

Kennisdatabase/Functies/Verkoopdocumenten/Slimme Documenten: eH...

Onderwerpen

Dit artikel is automatisch vertaald

Slimme Documenten: eHandtekeningen

Jenny Takahara

Laatst bijgewerkt: 4 september 2026

Opmerking: De Smart Docs-functie is inbegrepen bij de Premium en Ultimate plannen en is beschikbaar als add-on voor de Lite en Growth plannen. Alleen gebruikers met toegang tot accountinstellingen kunnen de add-on voor het bedrijfsaccount aanschaffen. De add-on bevat een gratis proefperiode van 14 dagen, waarin je vijf handtekeningen beschikbaar hebt (factureringsgegevens vereist). Voor meer informatie, zie de algemene voorwaarden van de add-on op deze pagina.

De Smart Docs-functie omvat eSignatures, zodat je handtekeningen van klanten kunt aanvragen zonder extra hulpmiddelen.

De eSignatures-functie van Pipedrive biedt Basic Digital Signing. Lees meer over dit type handtekening in dit artikel.

Een handtekening aanvragen

Een verzoek verzenden

Opmerking: Na 60 dagen verlopen onvoltooide e-handtekeningverzoeken, wat betekent dat de links niet meer geldig zijn en de documentstatus “verlopen” zal zijn.

Om een handtekening aan te vragen, moet je een document maken of uploaden met de Smart Docs-functie op de deal- of contactdetailpagina. Je kunt leren hoe je een document instelt in dit artikel.

Je kunt op twee locaties om een handtekening vragen:

In de documenteditor

In de detailweergave

Opmerking: Het aanvragen van een handtekening maakt een nieuwe versie van het document aan.

Na het klikken op “Handtekeningen aanvragen” wordt je gevraagd je document te controleren en je ondertekenaars te beheren. De gebruiker die het verzoek indient (jij) en de gekoppelde contactpersoon worden automatisch toegevoegd als ondertekenaars, maar je kunt deze lijst verwijderen of aanvullen. Je kunt tot 10 ondertekenaars per document toevoegen.

Je kunt de uitnodigingstaal wijzigen onder “Uitnodigingstaal”.

Je verzoek authenticeren

Handtekeningverzoeken vereisen een authenticatiecode.

Wanneer deze beveiligingsfunctie is geactiveerd, ontvangen ondertekenaars een eenmalige authenticatiecode per e-mail om (maar niet te garanderen) de geldigheid van hun e-mailadres te verifiëren. De ondertekenaar moet deze code gebruiken om het document te ondertekenen.

Je verzoek aanpassen

Personaliseer de e-handtekeningverzoek-e-mails die je klanten ontvangen door een aangepaste onderwerpregel en bericht toe te voegen.

Opmerking: Beheerders van accountinstellingen kunnen de standaardstatus voor authenticatiecodes en de standaardberichten voor e-mail met handtekeningverzoeken instellen in de Smart Docs-instellingen. Elke gebruiker kan echter authenticatiecodes per ondertekenaar in- of uitschakelen.

Zodra je op “Volgende” klikt, kun je ondertekenvelden aan het document toevoegen en deze slepen naar de plaats waar je ze wilt laten verschijnen.

Zodra je een veld in een document hebt geplaatst, kun je met je muis eroverheen bewegen om elk veld te bewerken en te configureren.

Opmerking: Je kunt tot 1000 ondertekenaarvelden aan een document toevoegen.

Er zijn momenteel vier typen velden voor ondertekenaars beschikbaar, met verschillende configuratiemogelijkheden:

Handtekeningen	Dit is een verplicht veld en heeft geen configuratie
Initialen	Kan worden ingesteld als verplicht of optioneel veld
Tekstveld	Kan worden ingesteld als verplicht of optioneel veld Kan hinttekst toevoegen om de ondertekenaar te vertellen wat te schrijven Kan basisopmaak wijzigen Opmerking: Alleen tekens uit het Latijnse alfabet worden ondersteund in tekstvelden voor ondertekenaars.
Selectievakje	Kan worden ingesteld als verplicht of optioneel veld

Als je ondertekenvelden aan het document toevoegt, moet je voor elke ondertekenaar een handtekenveld opnemen. Je kunt wisselen tussen de ondertekenaars in de vervolgkeuzelijst “Selecteer ondertekenaar” in het linkerpaneel.

Je kunt een veld ook toewijzen aan een andere ondertekenaar tijdens het bewerken van velden.

Als je klaar bent met het instellen van het document, klik je op “Verzenden”, waarna het naar alle ondertekenaars met instructies wordt verzonden. Je ontvangt een e-mailmelding telkens wanneer iemand tekent of weigert te tekenen.

Als je geen handtekenvelden aan het document wilt toevoegen, kun je deze stap overslaan door op “Toch verzenden” te klikken.

Als je het document zonder ondertekenvelden verzendt, worden de handtekeningen op een extra pagina aan het einde geplaatst.

Niet-ondersteunde documenttypen

De volgende documenttypen worden niet ondersteund voor het verzamelen van handtekeningen:

Versleutelde documenten (documenten beveiligd met een wachtwoord)
Documenten die al digitaal zijn ondertekend.
Documenten met alleen-lezenrechten.

Wanneer je een van deze documenttypen gebruikt, verschijnt er geen foutmelding en het ondertekeningsproces wordt zoals gewoonlijk uitgevoerd. Pipedrive zal het document echter niet ontvangen, waardoor het document nooit als “voltooid” zal worden weergegeven.

Het document ondertekenen

Wanneer een ondertekenaar een handtekeningverzoek in zijn/haar e-mail opent, kan hij/zij het document bekijken. De ondertekenaar kan op het veld “Handtekening” klikken om het document te ondertekenen door te typen of te tekenen, of het dropdownmenu rechtsboven gebruiken om “Weigeren te ondertekenen” of “Downloaden als PDF” te selecteren.

Opmerking: Als de ondertekenaar instemt met het cookies opslaan, kun je zien wanneer en hoe vaak het document is geopend.

Zodra alle verplichte velden voor de ondertekenaar zijn ingevuld, kan de ondertekenaar op de knop “Ondertekening voltooien” klikken om verder te gaan.

Opmerking: Digitale handtekeningen worden pas op een document toegepast zodra alle ondertekenaars het handtekeningverzoek hebben voltooid.

De ondertekenaar wordt gevraagd een verificatiecode in te voeren en een vakje aan te vinken ter bevestiging dat het document is gelezen. Daarna kan de ondertekenaar op “Ondertekenen” klikken om het indienen van het document te voltooien.

Wanneer iedereen het document heeft ondertekend, wordt een PDF van het ondertekende document en het audit-trail automatisch per e-mail gestuurd naar alle ondertekenaars en de gebruiker die de handtekeningen heeft aangevraagd.

Opmerking: Als je Smart Docs hebt gekoppeld aan je cloudopslag, worden het ondertekende document en het audit-trail automatisch opgeslagen op de door jou geselecteerde cloudopslaglocatie. Meer informatie over het verbinden met cloudopslag vind je in dit artikel.

Controleer de ondertekenstatus van uw document

Op de detailpagina van uw contact of deal wordt de ondertekenstatus van het document weergegeven.

Klik op de ondertekenstatus om per ondertekenaar informatie, documentweergaven en de ondertekenstatus te bekijken.

Afgewezen – de ondertekenaar heeft geweigerd het document te ondertekenen. U kunt de handtekeningaanvraag opnieuw verzenden door te klikken op “Uitnodiging opnieuw verzenden”.
Verzonden – de handtekeningaanvraag is nog in behandeling. U kunt op “Herinnering verzenden” klikken om de ontvanger per e-mail over de aanvraag te informeren.
Voltooid – de ondertekenaar heeft al ondertekend.

In dit venster kunt u ook “Ondertekening annuleren” en de optie “Downloaden” gebruiken om de originele versie van het document te downloaden. Als iedereen het document heeft ondertekend, kunt u ook de ondertekende versie samen met de audit-trail downloaden.

Opmerking: Er kan slechts één versie van een document tegelijk in ondertekening zijn. Als u een extra versie van het document wilt laten ondertekenen, moet u de versie die bezig is annuleren. Als u al een ondertekende versie van het document heeft, kunt u geen handtekeningen voor een andere versie aanvragen; u moet een nieuwe versie aanmaken.

Hoeveel handtekeningen kan ik aanvragen?

Opmerking: Alleen gebruikers met toegang tot de facturering kunnen de add-on en handtekeningpakketten aanschaffen. Handtekeningverzoeken gelden per bedrijfsaccount per maand.

Afhankelijk van je abonnement kan het aantal handtekeningen variëren:

Premium en Ultimate – Deze abonnementen bevatten onbeperkte handtekeningverzoeken (met inachtneming van het beleid voor redelijk gebruik).
Lite en Growth (add-on) – Bedrijfsaccounts met de add-on ingeschakeld kunnen twee niveaus van handtekeningverzoeken aanschaffen:
- 30 handtekeningverzoeken per maand
- 100 handtekeningverzoeken per maand
Lite en Growth (add-on trial) – Bedrijfsaccounts die de add-on proefversie gebruiken kunnen tot vijf handtekeningen aanvragen.

Opmerking: Als je een Lite- of Growth-jaarabonnement hebt, heeft je bedrijfsaccount een maandelijks tegoed van 30 of 100 handtekeningen, afhankelijk van het gekozen niveau. Niet gebruikte handtekeningen worden niet meegenomen naar de volgende maand.

Wat is het beleid voor redelijk gebruik?

Pipedrive houdt het gebruik van eSignature nauwlettend in de gaten. Als we merken dat de functie wordt gebruikt voor doorverkoop, op enige andere manier wordt misbruikt of buitensporig belastend is, behouden we ons het recht voor om, naar eigen goeddunken, de toegang van een gebruiker tot de functie te blokkeren of op te schorten.