Kennisdatabase

Kennisdatabase/Functies/Verkoopdocumenten/Slimme documenten: e-...

Onderwerpen
Vraag een handtekening aan
Het document ondertekenen
Controleer de ondertekenstatus van uw document
Hoeveel handtekeningen kan ik aanvragen?

Dit artikel is automatisch vertaald

Slimme documenten: e-handtekeningen

JT
Jenny Takahara, 2 november 2023
Let op: De Smart Docs-functie is inbegrepen bij de Professional, Power en Enterprise abonnementen en is beschikbaar voor de Essential en Advanced abonnementen als een add-on. Alleen gebruikers met toegang tot accountinstellingen kunnen de add-on aanschaffen voor het bedrijfsaccount. De add-on wordt geleverd met een gratis 14-daagse proefperiode waarin je vijf handtekeningen kunt gebruiken (factuurgegevens vereist). Lees meer over de voorwaarden van de add-on op deze pagina.

De Smart Docs-functie wordt geleverd met een e-handtekeningen-functionaliteit, zodat je documenthandtekeningen kunt aanvragen van je klanten zonder extra tools nodig te hebben.

Pipedrive's e-handtekeningen functie biedt Basis Digitale Ondertekening. Lees meer over dit type handtekening in dit artikel.


Vraag een handtekening aan

Een verzoek sturen

Opmerking: Na 60 dagen zullen onvolledige e-handtekeningverzoeken vervallen, wat betekent dat de links niet meer geldig zijn en de document status "vervallen" zal zijn.

Om een handtekening aan te vragen, moet je een document aanmaken of uploaden met de Smart Docs functie op de deal- of contactdetailpagina. Je kunt leren hoe je een document opzet in dit artikel.

Je kunt op twee locaties een handtekening aanvragen:

  • In de document-editor


In de detailweergave


Opmerking: Het aanvragen van een handtekening zal een nieuwe versie van het document creëren.

Na het klikken op “Handtekeningen aanvragen,” word je gevraagd om je document te herzien en je ondertekenaars te beheren. De gebruiker die de handtekening aanvraagt (jij) en de gekoppelde contactpersoon worden automatisch toegevoegd als ondertekenaars, maar je kunt deze lijst verwijderen of uitbreiden. Je kunt tot 10 ondertekenaars per document toevoegen.

Je kunt de taal van de uitnodiging wijzigen onder “Uitnodigingstaal.”

Je verzoek authentiseren

Handtekeningverzoeken vereisen een authenticatiecode.

Wanneer deze beveiligingsfunctie is geactiveerd, ontvangen de ondertekenaars een eenmalige authenticatiecode via email om te controleren (maar niet te garanderen) de geldigheid van hun email. De ondertekenaar moet deze code gebruiken om het document te ondertekenen.

Je verzoek customizen

Personaliseer de e-handtekening verzoek e-mails die je klanten ontvangen door een aangepaste onderwerpregel en bericht toe te voegen.

Opmerking: De beheerders van de accountinstellingen kunnen de standaardstatus voor de authenticatiecode instellen, evenals de standaardberichten voor e-mails met handtekeningsverzoeken, in de Smart Docs-instellingen. Elke gebruiker kan echter authentieke codes in- of uitschakelen voor elke ondertekenaar.

Zodra je op “Volgende,” klikt, kun je ondertekenaarsvelden aan het document toevoegen en ze verslepen naar de plaats waar je wilt dat ze verschijnen.

Nadat je een veld in een document hebt geplaatst, kun je met je muis erover bewegen om elk veld te bewerken en te configureren.

Opmerking: Je kunt tot 1000 ondertekenaarsvelden aan een document toevoegen. Alleen Latijnse karakters worden ondersteund in ondertekenaarstekstvelden.

Er zijn momenteel vier soorten ondertekenaarsvelden beschikbaar, met verschillende configuraties beschikbaar:

Handtekeningen
Dit is een verplicht veld en heeft geen configuratie
Initialen
Kan worden ingesteld als een verplicht/optioneel veld
Tekstveld
  • Kan worden ingesteld als een verplicht/optioneel veld
  • Kan hinttekst toevoegen, om de ondertekenaar te vertellen wat te schrijven
  • Kan basisopmaak wijzigen
Vakje selecteren
Kan worden ingesteld als een verplicht/optioneel veld

Als je ondertekenaarsvelden in het document toevoegt, moet je een handtekening invoegen voor elke ondertekenaar. Je kunt schakelen tussen de ondertekenaars in de “Selecteer ondertekenaar” drop-down in het linker paneel.

Je kunt ook een veld toewijzen aan een andere ondertekenaar bij het bewerken van velden.

Zodra je klaar bent met het instellen van het document, klik op “Verstuur,” en het document wordt verstuurd met instructies naar alle ondertekenaars. Je ontvangt een e-mailmelding wanneer iemand ondertekent of weigert te ondertekenen.

Als je geen handtekeningvelden in het document wilt toevoegen, kun je deze stap overslaan door te klikken op “Stuur toch.”

Als je het document zonder ondertekenaarsvelden verstuurt, worden de handtekeningen geplaatst op een extra pagina aan de achterkant.

Niet-ondersteunde documenttypen

De volgende documenttypen worden niet ondersteund voor het verzamelen van handtekeningen:

  • Gecodeerde documenten (documenten beveiligd met een wachtwoord.)
  • Documenten die al digitaal ondertekend zijn.
  • Documenten met alleen-lezen rechten.

Bij gebruik van een van deze documenttypen verschijnt er geen foutmelding, en het handtekeningproces zal zoals gebruikelijk verlopen. Echter, Pipedrive ontvangt het niet, dus het document zal nooit "compleet" verschijnen.


Het document ondertekenen

Wanneer een ondertekenaar een ondertekeningsverzoek opent in zijn e-mail, kan hij het document bekijken. Hij kan op het veld "Handtekening" klikken om het document te ondertekenen door te typen, te tekenen of de keuzelijst in de rechterbovenhoek te gebruiken om "Weigeren te ondertekenen" of "Downloaden als PDF" te selecteren.

Let op: Als de ondertekenaar akkoord gaat met het opslaan van cookies, kunt u zien wanneer en hoe vaak het document is geopend.

Zodra alle vereiste velden voor ondertekenaars zijn ingevuld, kan de ondertekenaar op de knop "Ondertekenen voltooien" klikken om door te gaan.

Let op: Digitale handtekeningen worden pas toegepast op een document nadat alle ondertekenaars het ondertekeningsverzoek hebben voltooid.

De ondertekenaar wordt gevraagd om een authenticatiecode in te voeren en een vakje aan te vinken om te bevestigen dat hij het document heeft gelezen. Daarna kan hij op "Ondertekenen" klikken om het document in te dienen.

Wanneer iedereen het document heeft ondertekend, wordt automatisch een PDF van het ondertekende document en het audit trail naar alle ondertekenaars en de gebruiker die om de handtekeningen heeft gevraagd, per e-mail verzonden.

Let op: Als u Smart Docs heeft gekoppeld aan uw cloudopslag, wordt het ondertekende document en het audit trail automatisch opgeslagen op uw geselecteerde locatie voor cloudopslag. Meer informatie over het verbinden met cloudopslag vindt u in dit artikel.

Controleer de ondertekenstatus van uw document

Op de detailpagina van uw deal of contact wordt de ondertekenstatus van uw document weergegeven.

Klik op de ondertekenstatus om informatie te bekijken over elke ondertekenaar, documentweergaven en ondertekenstatus.

  • Afgewezen – de ondertekenaar heeft geweigerd om het document te ondertekenen. U kunt het verzoek om handtekening opnieuw verzenden door op "Uitnodiging opnieuw verzenden" te klikken.
  • Verzonden – het verzoek om handtekening is nog in behandeling. U kunt op "Herinnering sturen" klikken om de ontvanger te herinneren aan het verzoek.
  • Voltooid – de ondertekenaar heeft al ondertekend.


Vanuit dit venster kunt u ook "Het ondertekenen annuleren" en de "Download" optie gebruiken om de oorspronkelijke versie van het document te downloaden. Als iedereen het document heeft ondertekend, kunt u ook de ondertekende versie van het document downloaden, evenals het audittraject.

Let op: Er kan slechts één versie van een document tegelijkertijd in ondertekening zijn. Als u een extra versie van het document wilt ondertekenen, moet u de versie in behandeling annuleren. Als u al een ondertekende versie van het document heeft, kunt u geen handtekeningen aanvragen voor een andere versie, u moet een nieuwe aanmaken.

Hoeveel handtekeningen kan ik aanvragen?

Let op: Alleen gebruikers met facturatietoegang kunnen de add-on en handtekeningpakketten kopen. Handtekeningverzoeken zijn per bedrijfsaccount per maand.

Afhankelijk van uw plan kan het aantal handtekeningen variëren.

  • Professional en Enterprise: Deze plannen hebben onbeperkte handtekeningverzoeken (redelijk gebruik beleid is van toepassing).
  • Essentiële en Geavanceerde (add-on): Bedrijfsaccounts in deze plannen met de ingeschakelde add-on kunnen twee niveaus van handtekeningverzoeken kopen:
    • 30 handtekeningverzoeken per maand.
    • 100 handtekeningverzoeken per maand.
  • Essentieel en Geavanceerd (proef add-on): Bedrijfsaccounts in deze plannen met een proefadd-on kunnen tot 5 handtekeningen aanvragen.
Let op: Als u een Essential of Advanced jaarplan heeft, heeft uw bedrijfsaccount een maandelijkse toewijzing van 30 of 100 handtekeningen, afhankelijk van het gekozen niveau. Ongebruikte handtekeningen worden niet meegenomen naar de volgende maand.

Wat is het Beleid voor Redelijk Gebruik?

Pipedrive houdt het gebruik van e-handtekeningen nauwlettend in de gaten. Als we merken dat de functie wordt gebruikt voor doorverkoop, op een andere manier misbruikt wordt of buitensporige belasting veroorzaakt, behouden wij het recht om naar eigen goeddunken de toegang van een gebruiker tot de functie te voorkomen of op te schorten.

Was dit artikel nuttig?

Ja

Nee

Gerelateerde artikels

Heb je vragen?

Contact