Kennisdatabase

De Smart Docs functie wordt geleverd met een eHandtekeningen functionaliteit, zodat u documenthandtekeningen van uw klanten kunt aanvragen zonder extra tools nodig te hebben.

De eHandtekeningen functie van Pipedrive biedt Basis Digitale Ondertekening. Meer informatie over dit type handtekening vindt u in dit artikel.

Een handtekening aanvragen

Een aanvraag versturen

Om een handtekening aan te vragen, moet je een document maken of uploaden met de functie Smart Docs op de deal- of contactdetailpagina. Je kunt leren hoe je een document instelt in dit artikel.

Je kunt een handtekening aanvragen op twee locaties:

• In de documenteditor

In de detailweergave

Na het klikken op “Handtekeningen aanvragen,” wordt je gevraagd om je document te controleren en je ondertekenaars te beheren. De gebruiker die de handtekening aanvraagt (jij) en de gelinkte contactpersoon zullen automatisch worden toegevoegd als ondertekenaars, maar je kunt deze lijst verwijderen of toevoegen. Je kunt maximaal 10 ondertekenaars per document toevoegen.

Je kunt de taal van de uitnodiging veranderen onder “Uitnodigingstaal.”

Je aanvraag authentificeren

Handtekeningsverzoeken vereisen een authenticatiecode.

Wanneer deze beveiligingsfunctie is geactiveerd, ontvangen ondertekenaars een eenmalige authenticatiecode via e-mail om (maar niet garanderen) hun e-mail geldigheid te controleren. De ondertekenaar moet deze code gebruiken om het document te ondertekenen.

Je verzoek personaliseren

Personaliseer de e-handtekeningverzoek e-mails die je klanten ontvangen door een aangepast onderwerp en bericht toe te voegen.

Zodra je op “Volgende,” klikt, kun je ondertekeningsvelden aan het document toevoegen en ze slepen en neerzetten waar je wilt dat ze verschijnen.

Zodra je een veld in een document hebt geplaatst, kun je met je muis bewerken en elk veld configureren.

Er zijn momenteel vier verschillende soorten ondertekeningsvelden beschikbaar, met verschillende configuraties beschikbaar:

Als je ondertekeningsvelden in het document inbrengt, moet je een handtekening veld voor elke ondertekenaar opnemen. Je kunt tussen ondertekenaars schakelen in de “Selecteerkundige"weergave in het linkermenu.

Je kunt ook een veld toewijzen aan een andere ondertekenaar bij het bewerken van velden.

Als je klaar bent met het instellen van het document, klik op "Verzenden", en het document wordt verzonden met instructies aan alle ondertekenaars. Je ontvangt een e-mailmelding wanneer iemand ondertekent of weigert te ondertekenen.

Als je geen handtekeningvelden in het document wilt toevoegen, kun je deze stap overslaan door op “Toch verzenden” te klikken.

Als je het document zonder ondertekenaarsvelden verzendt, worden de handtekeningen op een extra pagina aan de achterkant geplaatst.

Niet-ondersteunde documenttypen

De volgende documenttypen worden niet ondersteund voor het verzamelen van handtekeningen:

• Gecodeerde documenten (documenten die door een wachtwoord zijn beveiligd.)
• Documenten die al digitaal zijn ondertekend.
• Documenten met alleen-lezen rechten.

Bij het gebruik van een van deze documenttypen treedt er geen fout op, en wordt het ondertekingsproces zoals gewoonlijk uitgevoerd. Pipedrive zal het echter niet ontvangen, dus het document zal nooit "voltooid" verschijnen.

Het document ondertekenen

Wanneer een ondertekenaar een handtekeningverzoek opent in hun e-mail, kunnen ze het document bekijken. Ze kunnen op het veld “Handtekening” klikken om het document te ondertekenen door te typen of te tekenen, of de vervolgkeuzelijst in de rechterbovenhoek gebruiken om “Weigeren om te ondertekenen” of “Downloaden als PDF.”

Zodra alle vereiste velden voor ondertekenaars zijn ingevuld, kan de ondertekenaar op de knop “Ondertekenen afronden” klikken om verder te gaan.

De ondertekenaar wordt gevraagd om een verificatiecode in te dienen en een vakje aan te vinken waarin ze bevestigen dat ze het document hebben gelezen. Daarna kunnen ze op “Ondertekenen” klikken om de documentinzending te voltooien.

Wanneer iedereen het document heeft ondertekend, wordt een PDF van het ondertekende document en het audittraject automatisch per e-mail verzonden naar alle ondertekenaars en de gebruiker die om de handtekeningen heeft gevraagd.

Controleer de ondertekeningsstatus van uw document

Het document op de detailpagina van uw deal of contact toont de ondertekeningsstatus van uw document.

Klik op de ondertekeningsstatus om informatie te zien over elke ondertekenaar, documentweergaven en ondertekeningsstatus.

• Afgewezen – de ondertekenaar heeft geweigerd het document te ondertekenen. U kunt het verzoek tot ondertekening opnieuw verzenden door op "Uitnodiging opnieuw verzenden" te klikken.
• Verzonden – het verzoek tot ondertekening is nog in behandeling. U kunt opnieuw op "Herinnering verzenden" klikken om de ontvanger te e-mailen over het verzoek.
• Voltooid – de ondertekenaar heeft al ondertekend.

Vanuit dit venster kunt u ook “Ondertekening annuleren” en de optie “Downloaden” gebruiken om de originele versie van het document te downloaden. Als iedereen het document heeft ondertekend, kunt u ook de ondertekende versie van het document downloaden, evenals het audit trail.

Hoeveel handtekeningen kan ik aanvragen?

Afhankelijk van uw plan kan het aantal handtekeningen variëren.

• Professional, Power en Enterprise: Deze plannen hebben een onbeperkt aantal handtekeningaanvragen (redelijk gebruik beleid van toepassing).
• Essential en Advanced (add-on): Bedrijfsaccounts in deze plannen met de ingeschakelde add-on kunnen twee niveaus van handtekeningaanvragen kopen:
  • 30 handtekeningaanvragen per maand.
  • 100 handtekeningaanvragen per maand.

• Essential en Advanced (add-on trial): Bedrijfsaccounts in deze plannen die een add-on trial gebruiken, kunnen tot 5 handtekeningen aanvragen.

Wat is het Redelijk Gebruiksbeleid?

Pipedrive houdt het gebruik van e-handtekeningen nauwlettend in de gaten. Als we merken dat de functie wordt gebruikt voor doorverkoop, op een andere manier wordt misbruikt of onredelijk belastend is, behouden we ons het recht voor om naar eigen goeddunken de toegang van een gebruiker tot de functie te voorkomen of op te schorten.