Kennisdatabase

Kennisdatabase/Functies/Verkoopdocumenten/Smart Docs: e-handtek...

Onderwerpen

Dit artikel is automatisch vertaald

Smart Docs: e-handtekeningen

Jenny Takahara

Laatst bijgewerkt: 14 april 2026

Opmerking: De Smart Docs-functie is inbegrepen bij de Premium- en Ultimate-plannen en is beschikbaar als add-on voor de Lite- en Growth-plannen. Alleen gebruikers met toegang tot accountinstellingen kunnen de add-on voor het bedrijfsaccount aanschaffen. De add-on bevat een gratis proefperiode van 14 dagen, waarin u vijf handtekeningen kunt gebruiken (betaalgegevens vereist). Voor meer informatie, zie de algemene voorwaarden van de add-on op deze pagina.

De Smart Docs-functie bevat eSignatures, zodat u handtekeningen van klanten kunt aanvragen zonder extra hulpmiddelen.

De eSignatures-functie van Pipedrive biedt Basic Digital Signing. Lees meer over dit type handtekening in dit artikel.

Een handtekening aanvragen

Een verzoek versturen

Opmerking: Na 60 dagen verlopen onvoltooide e-handtekeningverzoeken, wat betekent dat de links niet langer geldig zijn en de documentstatus “verlopen” zal zijn.

Om een handtekening aan te vragen, moet je een document aanmaken of uploaden met de functie Smart Docs op de deal- of contactdetailpagina. Je leest hoe je een document instelt in dit artikel.

Je kunt op twee plaatsen een handtekening aanvragen:

In de documenteditor

In de detailweergave

Opmerking: Het aanvragen van een handtekening maakt een nieuwe versie van het document aan.

Nadat je op “Handtekeningen aanvragen” hebt geklikt, wordt je gevraagd je document te controleren en de ondertekenaars te beheren. De gebruiker die de handtekening aanvraagt (jij) en de gekoppelde contactpersoon worden automatisch toegevoegd als ondertekenaars, maar je kunt ze verwijderen of extra personen toevoegen. Je kunt maximaal 10 ondertekenaars per document toevoegen.

Je kunt de uitnodigingstaal wijzigen onder “Uitnodigingstaal”.

Je verzoek authenticeren

Voor handtekeningverzoeken is een authenticatiecode vereist.

Wanneer deze beveiligingsfunctie is ingeschakeld, ontvangen ondertekenaars een eenmalige authenticatiecode per e‑mail om hun e-mailadres te controleren (dit garandeert de geldigheid echter niet). De ondertekenaar moet deze code gebruiken om het document te ondertekenen.

Je verzoek aanpassen

Personaliseer de e-mailberichten voor e‑handtekeningverzoeken die je klanten ontvangen door een aangepast onderwerp en bericht toe te voegen.

Opmerking: Beheerders van accountinstellingen kunnen in de Smart Docs-instellingen de standaardstatus voor authenticatiecodes en de standaardberichten voor e‑mailverzoeken om handtekeningen instellen. Elke gebruiker kan echter authenticatiecodes in- of uitschakelen voor elke ondertekenaar.

Zodra je op “Volgende” klikt, kun je ondertekenaarsvelden aan het document toevoegen en deze verslepen naar de plaats waar je ze wilt hebben.

Zodra je een veld in een document hebt geplaatst, kun je er met je muis overheen zweven om elk veld te bewerken en te configureren.

Opmerking: Je kunt maximaal 1000 ondertekenaarsvelden aan een document toevoegen.

Er zijn momenteel vier typen ondertekenaarsvelden beschikbaar, elk met verschillende configuratiemogelijkheden:

Handtekeningen	Dit is een verplicht veld en kent geen configuratie
Initialen	Kan worden ingesteld als verplicht of optioneel veld
Tekstveld	Kan worden ingesteld als verplicht of optioneel veld Je kunt hinttekst toevoegen om de ondertekenaar te vertellen wat te schrijven Je kunt de basisopmaak wijzigen Opmerking: Alleen tekens uit het Latijnse alfabet worden ondersteund in tekstvelden voor ondertekenaars.
Selectievakje	Kan worden ingesteld als verplicht of optioneel veld

Als je ondertekenaarsvelden aan het document toevoegt, moet je voor elke ondertekenaar een handtekeningveld opnemen. Je kunt tussen de ondertekenaars wisselen in de vervolgkeuzelijst “Selecteer ondertekenaar” in het linker paneel.

Je kunt een veld ook toewijzen aan een andere ondertekenaar bij het bewerken van velden.

Als je klaar bent met het opzetten van het document, klik op “Verstuur”, en het wordt naar alle ondertekenaars gestuurd met instructies. Je ontvangt een e-mailmelding wanneer iemand ondertekent of weigert te ondertekenen.

Als je geen handtekeningvelden aan het document wilt toevoegen, kun je deze stap overslaan door op “Toch verzenden” te klikken.

Als je het document zonder ondertekenaarsvelden verstuurt, worden de handtekeningen op een extra pagina achteraan geplaatst.

Niet-ondersteunde documenttypen

De volgende documenttypen worden niet ondersteund voor het verzamelen van handtekeningen:

Versleutelde documenten (documenten beschermd met een wachtwoord)
Documenten die al digitaal zijn ondertekend.
Documenten met alleen-lezenrechten.

Wanneer je een van deze documenttypen gebruikt, verschijnt er geen foutmelding en zal het handtekeningenproces zoals gewoonlijk worden uitgevoerd. Pipedrive ontvangt het document echter niet, dus zal het document nooit “voltooid” verschijnen.

Het document ondertekenen

Wanneer een ondertekenaar een handtekeningverzoek in zijn of haar e-mail opent, kan hij of zij het document bekijken. Ze kunnen op het veld “Handtekening” klikken om het document te ondertekenen door te typen of te tekenen, of het dropdownmenu rechtsboven gebruiken om “Weigeren te ondertekenen” of “Downloaden als PDF” te kiezen.

Opmerking: Als de ondertekenaar akkoord gaat met het opslaan van cookies, kunt u zien wanneer en hoe vaak het document is geopend.

Zodra alle verplichte velden voor de ondertekenaar zijn ingevuld, kan de ondertekenaar op de knop “Ondertekening voltooien” klikken om door te gaan.

Opmerking: Digitale handtekeningen worden pas op een document toegepast wanneer alle ondertekenaars het handtekeningverzoek hebben voltooid.

De ondertekenaar wordt gevraagd een authenticatiecode in te voeren en een vakje aan te vinken om te bevestigen dat hij of zij het document heeft gelezen. Daarna kan hij of zij op “Ondertekenen” klikken om de verzending van het document te voltooien.

Wanneer iedereen het document heeft ondertekend, wordt er automatisch een pdf van het ondertekende document en het auditspoor naar alle ondertekenaars en de gebruiker die de handtekeningen heeft aangevraagd gemaild.

Opmerking: Als u Smart Docs hebt gekoppeld aan uw cloudopslag, worden het ondertekende document en het auditspoor automatisch opgeslagen op de door u geselecteerde cloudopslaglocatie. Lees meer over het koppelen aan cloudopslag in dit artikel.

Controleer de ondertekeningsstatus van uw document

Het document op de detailpagina van uw contact of deal toont de ondertekeningsstatus.

Klik op de ondertekeningsstatus om informatie te bekijken over elke ondertekenaar, weergaven van het document en de ondertekeningsstatus.

Geweigerd – de ondertekenaar heeft geweigerd het document te ondertekenen. U kunt de handtekeningaanvraag opnieuw verzenden door te klikken op “Opnieuw uitnodigen”.
Verzonden – de handtekeningaanvraag is nog in behandeling. U kunt op “Herinnering versturen” klikken om de ontvanger per e-mail over het verzoek te informeren.
Voltooid – de ondertekenaar heeft al ondertekend.

In dit venster kunt u ook “Ondertekening annuleren” en de optie “Download” gebruiken om de originele versie van het document te downloaden. Als iedereen het document heeft ondertekend, kunt u ook de ondertekende versie samen met het auditspoor downloaden.

Opmerking: Er kan maar één versie van een document tegelijk in ondertekening zijn. Als u een extra versie van het document wilt laten ondertekenen, moet u de lopende versie annuleren. Als u al een ondertekende versie van het document heeft, kunt u geen handtekeningen aanvragen voor een andere versie; u zult een nieuwe moeten aanmaken.

Hoeveel handtekeningen kan ik aanvragen?

Opmerking: Alleen gebruikers met toegang tot facturering kunnen de add-on en handtekeningpakketten aanschaffen. Handtekeningaanvragen gelden per bedrijfsaccount per maand.

Afhankelijk van uw abonnement kan het aantal handtekeningen variëren:

Premium en Ultimate – Deze abonnementen bevatten onbeperkte handtekeningaanvragen (volgens het beleid voor redelijk gebruik).
Lite en Growth (add-on) – Bedrijfsaccounts met de add-on ingeschakeld kunnen twee niveaus voor handtekeningaanvragen aanschaffen:
- 30 handtekeningaanvragen per maand
- 100 handtekeningaanvragen per maand
Lite en Growth (add-on trial) – Bedrijfsaccounts die de add-on in de proefperiode gebruiken, kunnen tot vijf handtekeningen aanvragen.

Opmerking: Als u een Lite- of Growth-jaarabonnement heeft, heeft uw bedrijfsaccount een maandelijkse tegoed van 30 of 100 handtekeningen, afhankelijk van het gekozen niveau. Niet-gebruikte handtekeningen worden niet overgedragen naar de volgende maand.

Wat is het beleid voor redelijk gebruik?

Pipedrive houdt het gebruik van eSignature nauwlettend in de gaten. Als we merken dat de functie wordt gebruikt voor doorverkoop, op enige andere manier wordt misbruikt of onevenredig belastend is, behouden wij ons het recht voor om naar eigen goeddunken de toegang van een gebruiker tot de functie te verhinderen of op te schorten.