Kennisdatabase

De Smart Docs functie wordt geleverd met een eHandtekeningen functionaliteit, zodat u documenthandtekeningen van uw klanten kunt aanvragen zonder dat u extra tools nodig hebt.

De eHandtekeningen functie van Pipedrive biedt Basis Digitaal Ondertekenen. Meer informatie over dit type handtekening vindt u in dit artikel.

Een handtekening aanvragen

Een verzoek verzenden

Om een handtekening te vragen, moet u een document creëren of uploaden met de functie Smart Docs op de deal- of contactdetailpagina. U kunt leren hoe u een document instelt in dit artikel.

U kunt op twee locaties een handtekening aanvragen:

• In de documenteditor

In de detailweergave

Na het klikken op "Handtekeningen aanvragen", wordt u gevraagd uw document te herzien en uw ondertekenaars te beheren. De gebruiker die de handtekening aanvraagt (jij) en de gekoppelde contactpersoon worden automatisch toegevoegd als ondertekenaars, maar je kunt deze lijst verwijderen of toevoegen. U kunt tot 10 ondertekenaars per document toevoegen.

U kunt de taal van de uitnodiging wijzigen onder "Uitnodigingstaal".

Uw verzoek authentiseren

Handtekeningsverzoeken vereisen een authenticatiecode.

Wanneer deze beveiligingsfunctie is geactiveerd, ontvangen ondertekenaars een eenmalige authenticatiecode via e-mail om (maar niet te garanderen) hun e-mailgeldigheid te controleren. De ondertekenaar moet deze code gebruiken om het document te ondertekenen.

Uw verzoek personaliseren

Personaliseer de e-mails voor het aanvragen van de elektronische handtekening die uw klanten ontvangen door een aangepaste onderwerpregel en bericht toe te voegen.

Nadat u op "Volgende" hebt geklikt, kunt u ondertekeningsvelden aan het document toevoegen en ze slepen en neerzetten waar u wilt dat ze verschijnen.

Nadat u een veld in een document hebt geplaatst, kunt u met uw muis over het veld bewegen om elk veld te bewerken en te configureren.

Er zijn momenteel vier soorten ondertekeningsvelden beschikbaar, met verschillende beschikbare configuraties:

Als u ondertekeningsvelden in het document invult, moet u een handtekening veld voor elke ondertekenaar opnemen. U kunt wisselen tussen de ondertekenaars in de "Selecteer Ondertekenaar" drop-down in het linker paneel.

U kunt ook een veld toewijzen aan een andere ondertekenaar bij het bewerken van velden.

Als u klaar bent met het instellen van het document, klikt u op "Verzenden", en het document zal worden verzonden met instructies aan alle ondertekenaars. U ontvangt een e-mailmelding wanneer iemand ondertekent of weigert te ondertekenen.

Als u geen handtekeningvelden in het document wilt toevoegen, kunt u deze stap overslaan door te klikken op “Toch verzenden.”

Als u het document verstuurt zonder ondertekeningsvelden, worden de handtekeningen op een extra pagina aan de achterkant geplaatst.

Niet-ondersteunde documenttypen

De volgende documenttypen worden niet ondersteund voor het verzamelen van handtekeningen:

• Gecodeerde documenten (documenten beschermd door een wachtwoord.)
• Al digitaal ondertekende documenten.
• Documenten met alleen-lezen rechten.

Bij het gebruik van een van deze documenttypen zal geen foutmelding verschijnen, en zal het ondertekeningsproces zoals gebruikelijk worden uitgevoerd. Pipedrive zal dit echter niet ontvangen, dus het document zal nooit als “voltooid” verschijnen.

Het document ondertekenen

Wanneer een ondertekenaar een handtekeningsverzoek opent in hun e-mail, kunnen ze het document bekijken. Ze kunnen op het veld “Handtekening” klikken om het document te ondertekenen door te typen of te tekenen, of de dropdown in de rechterbovenhoek gebruiken om “Weigeren te ondertekenen” of “Downloaden als PDF.”

Zodra alle vereiste ondertekenaarsvelden zijn ingevuld, kan de ondertekenaar op de knop "Afronden met ondertekenen" klikken om door te gaan.

De ondertekenaar zal worden gevraagd een verificatiecode in te dienen en een vakje aan te vinken om te bevestigen dat ze het document hebben gelezen. Daarna kunnen ze op “Ondertekenen” klikken om de documentinzending te voltooien.

Als iedereen het document heeft ondertekend, wordt automatisch een PDF van het ondertekende document en het audit trail naar alle ondertekenaars en de gebruiker die de handtekeningen heeft aangevraagd gemaild.

Controleer de ondertekeningsstatus van uw document

Op de detailpagina van uw deal of contact wordt de ondertekeningsstatus van uw document weergegeven.

Klik op de ondertekeningsstatus om informatie te zien over elke ondertekenaar, documentweergaven en ondertekeningsstatus.

• Afgewezen – de ondertekenaar heeft geweigerd het document te ondertekenen. U kunt het verzoek om handtekening opnieuw verzenden door op "Uitnodiging opnieuw verzenden" te klikken.
• Verzonden – het verzoek om ondertekening is nog in behandeling. U kunt op "Herinnering verzenden" klikken om de ontvanger op de hoogte te stellen van het verzoek.
• Voltooid – de ondertekenaar heeft al ondertekend.

Vanuit dit venster kunt u ook “Ondertekening annuleren” en de optie “Downloaden” gebruiken om de originele versie van het document te downloaden. Als iedereen het document heeft ondertekend, kunt u ook de ondertekende versie van het document downloaden, evenals de audit trail.

Hoeveel handtekeningen kan ik aanvragen?

Afhankelijk van uw plan kan het aantal handtekeningen variëren.

• Professional, Power en Enterprise: Deze plannen hebben onbeperkte handtekeningverzoeken (redelijk gebruik beleid is van toepassing).
• Essentieel en Geavanceerd (uitbreiding): Bedrijfsaccounts in deze plannen met de ingeschakelde add-on kunnen twee niveaus van handtekeningverzoeken aanschaffen:
  • 30 handtekeningverzoeken per maand.
  • 100 handtekeningverzoeken per maand.

• Essentieel en Geavanceerd (proefuitbreiding): Bedrijfsaccounts in deze plannen die een proefuitbreiding gebruiken, kunnen tot 5 handtekeningen aanvragen.

Wat is het redelijke gebruikbeleid?

Pipedrive controleert nauwlettend het gebruik van e-handtekeningen. Als we merken dat de functie wordt gebruikt voor doorverkoop, op enigerlei wijze misbruikt wordt, of onnodig belastend is, behouden wij ons het recht voor om naar eigen goeddunken de toegang van een gebruiker tot de functie te voorkomen of op te schorten.