Kennisdatabase

Wat is een elektronische handtekening?

De Amerikaanse federale ESIGN Act definieert een “elektronische handtekening” als een elektronisch geluid, symbool of proces dat is gekoppeld aan of logisch verbonden is met een contract of ander document, en dat is uitgevoerd of aangenomen door een persoon met de bedoeling het document te ondertekenen.

Elektronische handtekeningen worden gebruikt om aanbiedingsbrieven, verkoopcontracten, toestemmingsformulieren, huur- of leaseovereenkomsten, afstandsverklaringen van aansprakelijkheid, financiële documenten en meer te ondertekenen.

Een elektronische handtekening, zoals gedefinieerd in de Europese eIDAS-verordening (Nr. 910/2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties op de interne markt), valt onder de brede categorie van alle elektronische handtekeningen, inclusief "gegevens in elektronische vorm die zijn gekoppeld aan of logisch geassocieerd met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar wordt gebruikt om te ondertekenen".

De basis digitale handtekening die Pipedrive via de eSignature-functie aanbiedt, is een subtype van een elektronische handtekening met geavanceerde beveiligingsfuncties.

Een basale digitale handtekening maakt gebruik van PKI (Public Key Infrastructure). Belangrijke kenmerken van de basale elektronische handtekening zijn als volgt:

• Digitaal certificaat afgegeven door een derde partij (Verzekerd)

• Asymmetrische of openbare sleutelversleuteling

• IP-adres vastleggen

Met de e-handtekeningen functie van Pipedrive kunnen ondertekenaars een eenmalige verificatiecode ontvangen om hun e-mailadres te controleren, maar niet te garanderen. Dit is een optioneel beveiligingskenmerk dat kan worden ingeschakeld of uitgeschakeld voor elke handtekeningaanvraag.

Zijn e-handtekeningen rechtsgeldig?

Elektronische handtekeningen worden al jarenlang breed geaccepteerd en gebruikt in verschillende landen. De digitale handtekeningen van Pipedrive zijn ontworpen om te voldoen aan standaard beveiligingsvereisten, waaronder asymmetrische encryptie of encryptie met een openbare sleutel.

Hoe kan mijn salesteam profiteren van de functie eSignatures?

Met de functie eSignatures kan je salesteam sneller werken door handmatige processen te digitaliseren. Dat is vooral handig voor teams op afstand of wanneer klanten niet makkelijk toegang hebben tot printapparatuur.

Belangrijkste voordelen zijn:

• Integratie met cloudopslagoplossingen zoals Google Drive, Microsoft OneDrive en SharePoint

• Automatische opslag van ondertekende documenten binnen de relevante deal, zodat de eigenaar en volgers er eenvoudig toegang toe hebben

• Optionele beveiligingsfuncties, zoals eenmalige verificatiecodes die via e-mail worden verzonden om ondertekenaars te verifiëren

Wat is het redelijke gebruik beleid?

Pipedrive houdt het gebruik van eSignature nauwlettend in de gaten. Als we merken dat de functie wordt gebruikt voor doorverkoop, op een andere manier wordt misbruikt of onevenredig belastend is, behouden we ons het recht voor om naar eigen goeddunken de toegang van een gebruiker tot de functie te voorkomen of op te schorten.

Kan ik mijn document annuleren als het alle vereiste handtekeningen heeft?

Zodra een document alle benodigde handtekeningen heeft verzameld, wordt het proces als voltooid beschouwd en kan je het niet meer annuleren.

De functie eSignatures is ontworpen om het document te voltooien zodra alle partijen hebben ondertekend. Als je wijzigingen moet aanbrengen in een voltooid document, moet je een nieuwe versie maken en het ondertekeningsproces opnieuw starten.

Kan ik nog steeds dezelfde documentversie gebruiken als ik het ondertekenen annuleer?

Ja, het is mogelijk om na een annulering dezelfde documentversie opnieuw te gebruiken. Als je bijvoorbeeld een ondertekeningsproces annuleert omdat je bent vergeten een ondertekenaar toe te voegen, blijft het document beschikbaar in de opslag van je deal of document.

Om het proces opnieuw te starten:

• Ga naar de detailweergave van de deal en open het tabblad document

• Selecteer de documentversie die je wilt verzenden

• Voeg je ondertekenaars toe (maximaal tien per document) en klik op 'Verzenden'

Voor het nieuwe ondertekeningsproces geldt opnieuw een vervaltermijn van 60 dagen.

Ik heb een document ter ondertekening verzonden, maar ben vergeten een ondertekenaar toe te voegen. Kan ik ze toevoegen nadat ik het document heb verzonden?

Het is niet mogelijk om nieuwe ondertekenaars toe te voegen aan een bestaand ondertekeningsproces. Als u een ondertekenaar moet toevoegen nadat u het document heeft verzonden, moet u het bestaande ondertekeningsproces annuleren en een nieuwe aanmaken.

Hoeveel ondertekenaars kan ik aan een document toevoegen?

Je kunt maximaal 10 ondertekenaars aan één document toevoegen. Houd er rekening mee dat je geen nieuwe ondertekenaars meer kunt toevoegen zodra het ondertekeningsproces is gestart.

Als je vergeet iemand toe te voegen, moet je het bestaande proces annuleren en een nieuw proces starten. Zodra een document alle vereiste handtekeningen heeft verzameld, kan het niet meer worden geannuleerd.

Hoe lang hebben ondertekenaars de tijd om te ondertekenen?

Het ondertekeningsproces blijft 60 dagen actief vanaf de datum waarop het verzoek is verzonden. Als het document niet binnen die periode wordt ondertekend, verloopt de link.

Als je ervoor kiest een document te annuleren voordat het is voltooid, kan je later nog steeds dezelfde versie van het document gebruiken om een nieuw ondertekeningsproces te starten.