Kennisdatabase

Smart Docs helpt u voorstellen, offertes en contracten rechtstreeks vanuit uw deals en contacten te maken. Uw documenten worden automatisch ingevuld met gegevens uit uw Pipedrive-account, zodat u informatie niet handmatig hoeft te kopiëren en plakken.

Met Smart Docs kunt u:

• Documenten maken op basis van sjablonen
• Gegevens van deals, contacten, producten en projecten automatisch invoegen
• Documenten delen via traceerbare links
• Meldingen ontvangen wanneer ontvangers de documenten openen
• Wettelijk bindende e-handtekeningen aanvragen

Verbinden met een cloudopslagprovider

Voordat u documenten maakt, moet u verbinding maken met uw cloudopslagprovider.

Smart Docs ondersteunt:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Verbinden vanuit een deal of een contact

Open de detailweergave van een deal of contact, klik op het tabblad “Documenten” en vervolgens op “Cloudopslag koppelen”.

U wordt gevraagd Pipedrive toegang te geven tot uw opslagaccount.

Eenmaal verbonden:

• U kunt bestaande bestanden uploaden
• Nieuwe documenten worden automatisch opgeslagen in de door u geselecteerde drive

Na het verbinden kunt u een persoonlijke of gedeelde drive kiezen als opslaglocatie.

Verbinden via instellingen

U kunt uw verbinding ook beheren door te gaan naar Tools and apps > Documenten en te klikken op “+ Een nieuw account toevoegen” om een andere provider te koppelen of op “Ontkoppelen” om de toegang te verwijderen.

U kunt meer lezen over hoe bestanden worden opgeslagen in dit artikel.

Als u problemen ondervindt bij het verbinden of opnieuw authenticeren van Google Drive:

• Ga naar uw Google-machtigingen
• Verwijder Pipedrive-toegang voordat u opnieuw probeert te verbinden
• Als de problemen blijven, neem contact op met ons ondersteuningsteam voor hulp

U kunt ook een standaard gedeelde drive instellen voor uw account.

Gedeelde drives gebruiken op Google Drive

Wanneer je Google Drive koppelt, wijst Smart Docs automatisch een standaardmap op een gedeelde drive toe voor je bedrijf. Je kunt ook een andere selecteren of een nieuwe aanmaken.

Om een nieuwe gedeelde drive te maken, open je je Google Drive-account, ga naar het Gedeelde drives tabblad en klik vervolgens op “+ Nieuw”:

Zodra je je nieuwe gedeelde drive in Google Drive hebt aangemaakt, navigeer naar Tools and Apps > Documents en selecteer de nieuwe gedeelde drive voor gebruik met je Smart Docs:

Werken met sjablonen

Sjablonen helpen u tijd te besparen door dezelfde structuur in meerdere documenten te hergebruiken.

Om een sjabloon vanaf het begin te maken, open een deal- of contactdetailweergave, klik vervolgens op “Documenten” en ga naar het tabblad Sjablonen. Klik “+ Maak nieuw” en kies Document, Spreadsheet of Presentatie.

U kunt ook een sjabloon importeren van uw provider als u er al een hebt opgeslagen.

Sjablonen bewerken en velden toevoegen

Wanneer u zich in de sjablooneditor bevindt, kunt u:

• De naam van het sjabloon bijwerken
• Een categorie toewijzen
• Elk Pipedrive-veld (deal, contact, product, project of tijdgebonden) toevoegen om automatisch de inhoud van uw sjabloon te vullen.

Om een veld in uw sjabloon in te voegen:

• Kopieer het veld vanuit het rechterpaneel
• Plak het veld in de hoofdtekst van het sjabloon

Het veld wordt tussen haakjes weergegeven, zoals: [Deal title (deal title)]

Wanneer u een document maakt vanuit het sjabloon, vervangt Smart Docs de haakjes automatisch door echte gegevens.

Als u klaar bent met het bewerken van uw sjabloon, klik dan op “Sluiten” om het op te slaan of klik op “Gebruik om document te maken” om direct een document te genereren met uw zojuist gemaakte sjabloon.

Lees meer over velden en sjablonen in Smart Docs in dit artikel.

Sjablonen delen met uw team

U kunt geavanceerde sjabloondeling gebruiken om het sjabloon automatisch te delen met andere gebruikers in Pipedrive. Open het sjabloon om het te bewerken en klik op het tabblad “Machtigingen” . Er zijn twee verschillende toestemmingsniveaus:

• Kan dit sjabloon gebruiken – Gebruikers kunnen het sjabloon bekijken en gebruiken om nieuwe documenten te maken, maar kunnen het niet bewerken of verwijderen.
• Kan dit sjabloon bewerken – Gebruikers kunnen het sjabloon bekijken, gebruiken, bewerken en verwijderen.

Gedeelde sjablonen verschijnen onder de sectie Gedeeld met mij in de sjabloongalerij.

Een document maken

Om een document te maken:

• Open een deal of contact in de detailweergave
• Klik op het tabblad Documenten
• Kies een van de volgende opties:
  • Aanmaken vanuit een sjabloon
  • Maak een leeg document, spreadsheet of presentatie aan
  • Upload een bestand vanaf uw apparaat of vanuit cloudopslag

U kunt bestanden uploaden vanaf:

• Uw apparaat

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

Vanuit een sjabloon

Om een document te maken vanaf een bestaand sjabloon, klik op “Van sjabloon” en selecteer het sjabloon dat u wilt gebruiken.

De documenteditor verschijnt, waarbij alle velden automatisch worden ingevuld.

Vanaf daar kunt u:

• Hernoem het document
• Wijzig de categorie
• Pas de inhoud aan naar uw voorkeuren

Wijzigingen worden automatisch opgeslagen terwijl u aan het document werkt.

Hoe het automatisch vullen van velden werkt

Als u wilt dat deal-specifieke gegevens automatisch worden ingevuld, maak het document dan aan vanuit de detailweergave van de deal.

Als u wilt dat persoon-specifieke velden automatisch worden ingevuld, maak het document dan aan vanuit de detailweergave van de deal of het contact.

Een document bekijken en delen

Google Drive

Als je op de knop “Delen” in de documenteditor klikt, kun je het delen, handtekeningen aanvragen of het downloaden als PDF.

• Delen als link – Genereer een link naar een alleen-lezen PDF-versie van dit document.
• Handtekeningen aanvragen – Vraag e-handtekeningen aan bij de ontvangers van het document.
• PDF downloaden – Sla je document lokaal op.

OneDrive en SharePoint

Om je document te delen, moet je eerst je documenteditor sluiten en op de “...” knop van het document op de detailpagina klikken.

Daar kun je een deelbare link aanmaken.

Documentweergaven bijhouden

Wanneer je een link genereert, kun je weergave-tracking inschakelen en kiezen of je e-mailmeldingen wilt ontvangen wanneer iemand de link opent.

Je kunt e-mailmeldingen ontvangen:

• De eerste keer dat het document wordt geopend
• Elke keer dat het wordt geopend
• Nooit

Inzicht in documentversies

Elke keer dat je een deelbare link genereert, maakt Smart Docs een nieuwe versie van het oorspronkelijke document aan, inclusief het aantal weergaven en de aanmaaktijd.

Zodra een versie is gedeeld:

• Die versie wordt alleen-lezen

• Je kunt deze niet meer bewerken

Om een document bij te werken, klik je op het oorspronkelijke document, breng je de nodige wijzigingen aan en genereer je een nieuwe link.

Zodra de nieuwe link is gegenereerd, zie je deze als Versie 2, Versie 3 enzovoort onder het oorspronkelijke document:

Als je meerdere versies van een document aanmaakt, raden we aan oudere links uit te schakelen om verwarring te voorkomen.

Om een link uit te schakelen:

• Klik op de “...” naast de oudere versie
• Klik op “Delen als link”
• Schakel “Link inschakelen” uit

e-handtekeningen aanvragen

Met Smart Docs kunt u juridisch bindende e-handtekeningen rechtstreeks vanuit uw document aanvragen.

Om een e-handtekening aan te vragen:

• Open de detailweergave van de deal of het contact

• Maak, open of upload een document met de Smart Docs-functie

• Zoek de optie om handtekeningen aan te vragen

• Voeg ontvangers toe en verstuur het.

Lees hoe u handtekeningen voor uw documenten kunt aanvragen in dit artikel.