Baza wiedzy

Dzięki funkcji Smart Docs możesz zaoszczędzić czas w procesie negocjacji, tworząc propozycję lub ofertę bezpośrednio z widoku szczegółów transakcji lub kontaktu. Dokument zostanie automatycznie wypełniony odpowiednimi danymi transakcji, kontaktu, projektu lub produktu z twojego konta Pipedrive.

Następnie możesz udostępnić dokument za pomocą linku z możliwością śledzenia i otrzymywać powiadomienia, gdy potencjalni klienci będą wchodzić w interakcję z twoimi dokumentami.

Łączenie z dostawcą pamięci

Aby połączyć się ze Smart Docs, przejdź do strony szczegółów transakcji lub kontaktu, kliknij zakładkę „Dokumenty” i wybierz „Połącz pamięć w chmurze”. Możesz połączyć się z trzema dostawcami – Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint.

Zostaniesz przeprowadzony przez proces udzielania zezwolenia Pipedrive na dostęp do twojego konta. Po połączeniu możesz przesyłać istniejące dokumenty lub szablony zapisane w swoich transakcjach, które również będą automatycznie zapisywane na twoim dysku.

Po połączeniu swojego konta zobaczysz opcję połączenia osobistego lub współdzielonego dysku jako lokalizacji pamięci.

Możesz także dodać i odłączyć swoje konto, przechodząc do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i klikając „+ Dodaj nowe konto” lub „Odłącz.” Możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak pliki są przechowywane w tym artykule.

Możesz także skonfigurować domyślny współdzielony dysk dla swojego konta.

Tworzenie folderu na dysku współdzielonym

Gdy połączysz swojego dostawcę pamięci z funkcją Smart Docs, zauważysz rozwijane menu, w którym można wybrać dysk danej osoby. Po połączeniu funkcji Smart Docs, automatycznie przypisywany jest Ci niestandardowy folder na dysku współdzielonym. Możesz jednak również stworzyć własny.

Po prostu przejdź do zakładki Dyski współdzielone w swoim koncie Google Drive i stwórz nowy folder:

Gdy stworzysz nowy folder współdzielony w Google Drive, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i wybierz nowy folder współdzielony do użycia z Twoimi Smart Docs:

Jeśli opcja przeglądania lub tworzenia nowego folderu współdzielonego nie pojawia się w Twoim koncie Google Workspace, może to być spowodowane używaną edycją. Aby używać folderów współdzielonych, powinieneś mieć plan wyższy niż Business Starter.

Jeśli synchronizowane konto Google Workspace nie obsługuje folderów współdzielonych, opcja w Pipedrive będzie wyszarzona.

Tworzenie i udostępnianie szablonów

Po połączeniu swojego konta możesz zacząć tworzyć dokumenty i propozycje. Chociaż możesz stworzyć dokument bezpośrednio, zalecamy najpierw utworzenie szablonu, aby zaoszczędzić czas w przyszłych dokumentach.

Aby utworzyć szablon od podstaw, przejdź do karty Dokumenty > Szablony w widoku szczegółów transakcji lub kontaktu i kliknij na „Dokument”, „Arkusz kalkulacyjny” lub „Prezentacja.” Możesz również zaimportować szablon od dostawcy, jeśli już masz jeden zapisany.

Edytowanie szablonu

Będąc w edytorze szablonów, możesz zaktualizować nazwę i kategorię szablonu oraz dodać wszelkie pola Pipedrive dotyczące transakcji, kontaktu, produktu, projektu lub pól czasowych w celu uzupełnienia treści szablonu.

Aby dodać pola Pipedrive do szablonu, skopiuj i wklej pole z prawej strony edytora szablonów do treści szablonu. Pole będzie wyświetlane w nawiasach „[]” i zostanie automatycznie zastąpione danymi z pola, gdy szablon będzie używany w dokumencie.

Po zakończeniu edytowania szablonu kliknij „Zamknij”, aby zapisać szablon lub „Użyj do stworzenia dokumentu”, aby natychmiast użyć szablonu do stworzenia dokumentu.

Dowiedz się więcej o polach i szablonach w Smart Docs z tego artykułu.

Jak mogę udostępnić szablony mojemu zespołowi?

Możesz użyć zaawansowanego udostępniania szablonów, aby automatycznie udostępnić szablon innym użytkownikom w Pipedrive. Aby udostępnić szablon, otwórz go, aby edytować, i kliknij zakładkę „Uprawnienia”. Możesz nadać użytkownikom dwa różne poziomy uprawnień:

• Może używać tego szablonu – Może wyświetlić szablon i używać go do tworzenia nowych dokumentów, nie może edytować ani usuwać oryginalnego szablonu.
• Może edytować ten szablon – Może wyświetlać, używać, edytować i usuwać oryginalny szablon.

Po udostępnieniu szablonu innemu użytkownikowi, będzie on widoczny w sekcji Udostępnione ze mną w galerii szablonów.

Tworzenie dokumentu

Aby utworzyć dokument, kliknij zakładkę Dokumenty w widoku szczegółów transakcji lub kontaktu. Zobaczysz opcję utworzenia dokumentu z wcześniej utworzonego szablonu lub stworzenia go od podstaw za pomocą pustego dokumentu, arkusza kalkulacyjnego lub prezentacji.

Możesz również importować wcześniej utworzone dokumenty z urządzenia lub połączonego konta Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint. Dokumenty zapisane lokalnie mogą być również przesyłane jako PDF z Twojego urządzenia.

Aby utworzyć dokument z istniejącego szablonu, kliknij „Z szablonu” i wybierz szablon, którego chcesz użyć. Pojawi się edytor dokumentów z wszystkimi polami szablonu wypełnionymi odpowiednimi danymi.

Możesz dostosować nazwę i kategorię oraz dostosować treść do swoich preferencji. Dokument będzie automatycznie zapisywany w miarę pracy.

Aby utworzyć dokument ze specyficznymi dla transakcji miejscami zastępczymi, musisz utworzyć go z widoku szczegółów transakcji. Aby utworzyć dokument z specyficznymi dla osoby miejscami zastępczymi, musisz utworzyć go z widoku szczegółów transakcji lub osoby.

Wyświetlanie i udostępnianie dokumentu

Google Drive – Jeśli klikniesz przycisk „Udostępnij” w prawym dolnym rogu edytora dokumentów, możesz udostępnić dokument, pobrać dokument w formacie PDF lub usunąć dokument.

• Udostępnij jako link – Wygeneruj link do wersji PDF dokumentu tylko do odczytu, który zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki, gdy odbiorca go otworzy.
• Żądaj podpisów – Żądaj podpisów od odbiorców dokumentów.
• Pobierz PDF – Zapisz dokument lokalnie, aby móc go dołączyć do e-maila lub wysłać bezpośrednio do swoich klientów.

OneDrive i SharePoint – Aby udostępnić dokument, najpierw musisz zamknąć edytor dokumentów i kliknąć przycisk “...” w dokumencie utworzonym na stronie szczegółów.

Gdy udostępnisz dokument za pomocą linku, będziesz miał opcję śledzenia wyświetleń i skonfigurowania powiadomień e-mailowych, gdy ktoś otworzy dokument.

Jeśli włączysz opcję śledzenia wyświetleń, możesz otrzymać powiadomienie e-mailowe, gdy twój dokument zostanie otwarty po raz pierwszy, za każdym razem lub nigdy.

Gdy link zostanie wygenerowany, zobaczysz go zapisanej jako wersję pod oryginalnym dokumentem wraz z liczbą wyświetleń i czasem utworzenia, a następnie nie będziesz mógł zaktualizować tej wersji.

Aby stworzyć inną wersję dokumentu, kliknij na oryginalny dokument, wprowadź niezbędne aktualizacje i wygeneruj nowy link. Gdy link zostanie wygenerowany, zobaczysz go jako Wersję 2 pod swoim dokumentem:

Jeśli stworzysz inną wersję dokumentu, zalecamy wyłączenie linku dla pierwszej wersji, aby nie było dwóch aktywnych wersji. Aby to zrobić, kliknij na “...” pierwszej wersji i kliknij na Udostępnij jako link > Włącz link, aby wyłączyć link.

Dodawanie podpisu do dokumentu

Smart Docs oferuje również funkcjonalność eSignatures, dzięki czemu możesz żądać podpisów dokumentów od swoich klientów bez potrzeby używania dodatkowych narzędzi.

Utwórz lub załaduj dokument z funkcją Smart Docs na stronie oferty lub kontaktu i znajdź opcję żądania podpisów. Dowiedz się, jak żądać podpisów dla swoich dokumentów w tym artykule.