Baza wiedzy

Dzięki funkcji Smart Docs możesz zaoszczędzić czas w procesie negocjacji, tworząc propozycję lub ofertę bezpośrednio z widoku transakcji lub szczegółów kontaktu. Dokument zostanie automatycznie wypełniony odpowiednimi szczegółami transakcji, kontaktu, projektu lub produktu z Twojego konta Pipedrive.

Możesz następnie udostępnić dokument za pomocą linku śledzącego i otrzymywać powiadomienia, gdy potencjalni klienci zaangażują się w Twoje dokumenty.

Łączenie z dostawcą pamięci masowej

Aby połączyć Smart Docs, przejdź do strony szczegółów transakcji lub kontaktu, kliknij zakładkę Dokumenty i wybierz Połącz pamięć w chmurze. Możesz połączyć się z trzema dostawcami – Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint.

Zostaniesz przeprowadzony przez proces przyznawania uprawnień Pipedrive do dostępu do swojego konta. Po połączeniu możesz przesyłać istniejące dokumenty lub szablony zapisane w swoich transakcjach, które również zostaną automatycznie zapisane na twoim dysku.

Po połączeniu swojego konta zobaczysz opcję połączenia osobistego lub współdzielonego dysku jako lokalizacji pamięci masowej.

Możesz także dodać i odłączyć swoje konto, przechodząc do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i klikając “+ Dodaj nowe konto” lub “Odłącz.” Możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak pliki są przechowywane w tym artykule.

Możesz również skonfigurować domyślny współdzielony dysk dla swojego konta.

Tworzenie folderu na dysku udostępnionym

Kiedy podłączysz swój dostawcę pamięci do funkcji Smart Docs, zauważysz rozwijane menu, w którym można wybrać dysk osoby. Po podłączeniu funkcji Smart Docs, automatycznie przypisywany jest ci niestandardowy folder na dysku udostępnionym. Możesz jednak również stworzyć własny.

Po prostu przejdź do zakładki Dyski udostępnione w swoim koncie Google Drive i stwórz nowy folder:

Po utworzeniu nowego folderu na dysku udostępnionym w Google Drive, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i wybierz nowy folder udostępniony do użycia z Twoimi Smart Docs:

Jeśli opcja przeglądania lub tworzenia nowego folderu udostępnionego nie pojawia się w Twoim koncie GSuite, może to być spowodowane używaną edycją.

Podczas gdy Google Suit Basic nie obsługuje folderów udostępnionych, te edycje tak:

• Business Standard i Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade i Plus

• Organizacje non-profit

• G Suite Business

• Essentials

Jeśli zsynchronizowane konto GSuite nie obsługuje folderów udostępnionych, opcja w Pipedrive będzie wyświetlana na szaro.

Tworzenie i udostępnianie szablonów

Gdy połączysz swoje konto, możesz rozpocząć tworzenie dokumentów i propozycji. Możesz utworzyć dokument bezpośrednio, ale zalecamy najpierw stworzenie szablonu, aby zaoszczędzić czas na przyszłe dokumenty. Możesz kontrolować, które role Pipedrive mają uprawnienia do tworzenia lub dodawania nowych szablonów, używając uprawnienia Pipedrive “Dodaj i importuj szablony Smart Docs.” Przeczytaj więcej o zestawach uprawnień w Pipedrive w tym artykule.

Aby stworzyć szablon od podstaw, przejdź do zakładki Dokumenty > Szablony w szczegółach transakcji lub kontaktu i kliknij “Dokument,” “Arkusz kalkulacyjny” lub “Prezentacja.” Możesz także zaimportować szablon od swojego dostawcy, jeśli już masz jeden zapisany.

Edytowanie swojego szablonu

Gdy jesteś w edytorze szablonów, możesz zaktualizować nazwę i kategorię szablonu oraz dodać dowolne pole Pipedrive, kontakt, produkt, projekt lub pola czasowe do uzupełnienia treści szablonu.

Aby dodać pola Pipedrive do swojego szablonu, skopiuj i wklej pole z prawej strony edytora szablonów do treści szablonu. Pole będzie wyświetlane w nawiasach “[ ]” i zostanie automatycznie zastąpione danymi pola, gdy szablon zostanie wykorzystany do dokumentu.

Gdy zakończysz edytowanie swojego szablonu, kliknij “Zamknij” aby zapisać swój szablon lub “Użyj do stworzenia dokumentu”, aby natychmiast użyć szablonu do stworzenia dokumentu.

Dowiedz się więcej o polach i szablonach w Smart Docs w tym artykule.

Jak mogę udostępniać szablony mojemu zespołowi?

Możesz użyć zaawansowanego udostępniania szablonów, aby automatycznie udostępniać szablon innym użytkownikom w Pipedrive. Aby udostępnić szablon, otwórz go w edytorze i kliknij na zakładkę Uprawnienia. Istnieją dwa różne poziomy uprawnień, które możesz nadać użytkownikom:

1. Może używać tego szablonu – Widzieć szablon i używać go do tworzenia nowych dokumentów, nie może edytować ani usuwać oryginalnego szablonu.
2. Może edytować ten szablon – Widzieć, używać, edytować i usuwać oryginalny szablon.

Gdy szablon został udostępniony innemu użytkownikowi, pojawi się w sekcji Udostępnione ze mną w galerii szablonów.

Tworzenie dokumentu

Aby stworzyć dokument, kliknij zakładkę Dokumenty w widoku szczegółów transakcji lub kontaktu. Zobaczysz opcję utworzenia dokumentu na podstawie wcześniej utworzonego szablonu lub stworzenia go od podstaw z pustego dokumentu, arkusza kalkulacyjnego lub prezentacji.

Możesz również importować wcześniej utworzone dokumenty z urządzenia lub podłączonego konta Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint. Dokumenty zapisane lokalnie mogą być również przesyłane jako PDF z Twojego urządzenia.

Aby stworzyć dokument z istniejącego szablonu, kliknij “Z szablonu” i wybierz szablon, którego chcesz użyć. Edytor dokumentów pojawi się z wypełnionymi odpowiednimi danymi w polach szablonu.

Możesz dostosować nazwę i kategorię oraz dostosować treść do swoich preferencji. Dokument będzie automatycznie zapisywany podczas pracy.

Aby stworzyć dokument z tym-specyficznymi placeholderami, musisz utworzyć go z widoku szczegółów transakcji. Aby stworzyć dokument z osobą-specyficznymi placeholderami, musisz utworzyć go z widoku szczegółów transakcji lub osoby.

Wyświetlanie i udostępnianie dokumentu

Google Drive – Jeśli klikniesz przycisk “Udostępnij” w prawym dolnym rogu edytora dokumentu, możesz udostępnić dokument, pobrać dokument jako PDF lub usunąć dokument.

• Žądaj podpisów – Żądaj podpisów od odbiorców dokumentów.
• Udostępnij jako link – Wygeneruj link do wersji PDF tylko do odczytu tego dokumentu, który będzie wyświetlany w oknie przeglądarki, gdy odbiorca go otworzy.
• Pobierz PDF – Zapisz swój dokument lokalnie, aby móc załączyć go do e-maila lub wysłać bezpośrednio do swoich klientów.

OneDrive i SharePoint – Aby udostępnić swój dokument, najpierw musisz zamknąć edytor dokumentów i kliknąć przycisk “...” (więcej) na dokumencie utworzonym na stronie Szczegóły.

Kiedy udostępniasz swój dokument za pomocą linku, będziesz miał możliwość śledzenia wyświetleń i ustawienia powiadomień e-mailowych, gdy ktoś otworzy dokument.

Jeśli włączysz opcję Śledź wyświetlenia, możesz otrzymać powiadomienie e-mailem, gdy twój dokument zostanie otworzony po raz pierwszy, za każdym razem lub nigdy.

Gdy link zostanie wygenerowany, zobaczysz go zapisany jako wersję pod oryginalnym dokumentem z liczbą wyświetleń i czasem utworzenia, a ty nie będziesz mógł zaktualizować tej wersji.

Aby utworzyć inną wersję dokumentu, kliknij na oryginalny dokument, dokonaj niezbędnych aktualizacji i wygeneruj nowy link. Gdy link zostanie wygenerowany, zobaczysz go jako Wersja 2 pod swoim dokumentem:

Jeśli utworzysz inną wersję dokumentu, zalecamy wyłączenie linku do pierwszej wersji, aby nie było dwóch aktywnych wersji. Aby to zrobić, kliknij “...” pierwszej wersji i kliknij Udostępnij jako link > Włącz link , aby wyłączyć link.

Dodawanie podpisu do dokumentu

Smart Docs oferuje również funkcję ePodpisów, dzięki czemu możesz żądać podpisów dokumentów od swoich klientów bez potrzeby korzystania z dodatkowych narzędzi.

Utwórz lub prześlij dokument z funkcją Smart Docs z strony umowy lub kontaktu i znajdź opcję Żądaj podpisów. Dowiedz się, jak żądać podpisów do swoich dokumentów w tym artykule.