Baza wiedzy

Dzięki funkcji Smart Docs możesz zaoszczędzić czas w procesie negocjacji, tworząc propozycję lub ofertę bezpośrednio z widoku transakcji lub szczegółów kontaktu. Dokument zostanie automatycznie wypełniony odpowiednimi szczegółami transakcji, kontaktu, projektu lub produktu z Twojego konta Pipedrive.

Możesz następnie udostępnić dokument za pomocą linku, który można śledzić, i otrzymywać powiadomienia, gdy potencjalni klienci angażują się w Twoje dokumenty.

Łączenie z dostawcą pamięci masowej

Aby połączyć Smart Docs, przejdź do strony szczegółów transakcji lub kontaktu, kliknij zakładkę „Dokumenty” i wybierz „Połącz z pamięcią w chmurze”. Możesz połączyć się z trzema dostawcami – Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint.

Zostaniesz przeprowadzony przez proces udzielania zgody na dostęp Pipedrive do swojego konta. Po połączeniu możesz przesyłać istniejące dokumenty lub szablony zapisane w swoich transakcjach, a także będą one automatycznie zapisywane na twoim dysku.

Po połączeniu swojego konta zobaczysz opcję połączenia osobistego lub współdzielonego dysku jako lokalizacji pamięci.

Możesz również dodać i odłączyć swoje konto, przechodząc do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i klikając „+ Dodaj nowe konto” lub „Odłącz.” Możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak pliki są przechowywane w tym artykule.

Możesz również skonfigurować domyślny współdzielony dysk dla swojego konta.

Tworzenie folderu na wspólnym dysku

Gdy połączysz swojego dostawcę pamięci z funkcją Smart Docs, zauważysz rozwijane menu, w którym można wybrać dysk danej osoby. Po połączeniu funkcji Smart Docs automatycznie przypisywany jest niestandardowy folder na wspólnym dysku. Możesz jednak również stworzyć własny.

Po prostu przejdź do zakładki Wspólne dyski w swoim koncie Google Drive i utwórz nowy folder:

Gdy utworzysz nowy folder współdzielony w Google Drive, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i wybierz nowy folder współdzielony do użycia z Twoimi Smart Docs:

Jeśli opcja wyświetlania lub tworzenia nowego folderu współdzielonego nie pojawia się w Twoim koncie Google Workspace, może to być spowodowane używaną edycją. Aby korzystać z folderów współdzielonych, powinieneś mieć plan wyższy niż Business Starter.

Jeśli zsynchronizowane konto Google Workspace nie obsługuje folderów współdzielonych, opcja w Pipedrive będzie wyszarzona.

Tworzenie i udostępnianie szablonów

Po połączeniu swojego konta możesz zacząć tworzyć dokumenty i propozycje. Chociaż możesz stworzyć dokument bezpośrednio, zalecamy najpierw utworzenie szablonu, aby zaoszczędzić czas na przyszłych dokumentach.

Aby stworzyć szablon od podstaw, przejdź do zakładki Dokumenty > Szablony w widoku szczegółów transakcji lub kontaktu i kliknij „Dokument”, „Arkusz kalkulacyjny” lub „Prezentacja.” Możesz także zaimportować szablon od swojego dostawcy, jeśli już masz go zapisany.

Edytowanie swojego szablonu

Gdy jesteś w edytorze szablonów, możesz zaktualizować nazwę i kategorię szablonu oraz dodać dowolne pola Pipedrive dotyczące transakcji, kontaktu, produktu, projektu lub pól czasowych, aby wypełnić treść swojego szablonu.

Aby dodać pola Pipedrive do swojego szablonu, skopiuj i wklej pole z prawej strony edytora szablonów do treści szablonu. Pole będzie wyświetlane w nawiasach “[ ]” i zostanie automatycznie zastąpione danymi pola, gdy szablon zostanie użyty do dokumentu.

Gdy zakończysz edytowanie swojego szablonu, kliknij „Zamknij”, aby zapisać swój szablon lub „Użyj do stworzenia dokumentu”, aby natychmiast użyć szablonu do stworzenia dokumentu.

Dowiedz się więcej o polach i szablonach w Smart Docs z tego artykułu.

Jak mogę udostępnić szablony mojemu zespołowi?

Możesz użyć zaawansowanego udostępniania szablonów, aby automatycznie udostępnić szablon innym użytkownikom w Pipedrive. Aby udostępnić szablon, otwórz go do edycji i kliknij zakładkę „Uprawnienia”. Istnieją dwa różne poziomy uprawnień, które możesz nadać użytkownikom:

• Może używać tego szablonu – Może przeglądać szablon i używać go do tworzenia nowych dokumentów, nie może edytować ani usuwać oryginalnego szablonu.
• Może edytować ten szablon – Może przeglądać, używać, edytować i usuwać oryginalny szablon.

Gdy szablon został udostępniony innemu użytkownikowi, pojawi się w sekcji Udostępnione ze mną w galerii szablonów.

Tworzenie dokumentu

Aby utworzyć dokument, kliknij zakładkę Dokumenty w widoku szczegółów transakcji lub kontaktu. Zobaczysz opcję utworzenia dokumentu z wcześniej utworzonego szablonu lub stworzenia go od podstaw z pustego dokumentu, arkusza kalkulacyjnego lub prezentacji.

Możesz również importować wcześniej utworzone dokumenty z urządzenia lub połączonego konta Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint. Dokumenty zapisane lokalnie można również przesłać jako PDF z urządzenia.

Aby utworzyć dokument z istniejącego szablonu, kliknij „Z szablonu” i wybierz szablon, którego chcesz użyć. Edytor dokumentów pojawi się z wszystkimi polami szablonu wypełnionymi odpowiednimi danymi.

Możesz dostosować nazwę i kategorię oraz dostosować treść zgodnie z własnymi preferencjami. Dokument będzie automatycznie zapisywany w miarę pracy.

Aby utworzyć dokument z specyficznymi dla transakcji miejscami zastępczymi, musisz utworzyć go z widoku szczegółów transakcji. Aby utworzyć dokument z specyficznymi dla osoby miejscami zastępczymi, musisz utworzyć go z widoku szczegółów transakcji lub osoby.

Wyświetlanie i udostępnianie dokumentu

Google Drive – Jeśli klikniesz przycisk “Udostępnij” w prawym dolnym rogu edytora dokumentów, możesz udostępnić dokument, pobrać dokument jako PDF lub usunąć dokument.

• Udostępnij jako link – Wygeneruj link do wersji PDF tylko do odczytu tego dokumentu, który zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki, gdy odbiorca go otworzy.
• Poproś o podpisy – Poproś o podpisy od odbiorców dokumentów.
• Pobierz PDF – Zapisz swój dokument lokalnie, aby móc dołączyć go do e-maila lub wysłać bezpośrednio do swoich klientów.

OneDrive i SharePoint – Aby udostępnić swój dokument, najpierw musisz zamknąć edytor dokumentów i kliknąć przycisk “...” na dokumencie utworzonym na stronie szczegółów.

Gdy udostępniasz swój dokument za pomocą linku, będziesz mieć możliwość śledzenia wyświetleń i ustawienia powiadomień e-mailowych, gdy ktoś otworzy dokument.

Jeśli włączysz opcję śledzenia wyświetleń, możesz otrzymać powiadomienie e-mailowe, gdy twój dokument zostanie otwarty po raz pierwszy, za każdym razem lub nigdy.

Gdy link zostanie wygenerowany, zobaczysz go zapisane jako wersję pod oryginalnym dokumentem z liczbą wyświetleń i czasem utworzenia, a ty nie będziesz już mógł zaktualizować tej wersji.

Aby utworzyć inną wersję dokumentu, kliknij na oryginalny dokument, wprowadź niezbędne aktualizacje i wygeneruj nowy link. Gdy link zostanie wygenerowany, zobaczysz go jako Wersję 2 pod swoim dokumentem:

Jeśli utworzysz inną wersję dokumentu, zalecamy wyłączenie linku dla pierwszej wersji, aby nie było dwóch aktywnych wersji. Aby to zrobić, kliknij na “...” pierwszej wersji i kliknij Udostępnij jako link > Włącz link, aby wyłączyć link.

Dodawanie podpisu do dokumentu

Smart Docs posiada również funkcjonalność eSignatures, dzięki czemu możesz żądać podpisów dokumentów od swoich klientów bez potrzeby używania dodatkowych narzędzi.

Utwórz lub prześlij dokument z funkcją Smart Docs na stronie umowy lub kontaktu i znajdź opcję żądania podpisów. Dowiedz się, jak żądać podpisów dla swoich dokumentów w tym artykule.