Baza wiedzy

Dzięki funkcji Smart Docs możesz zaoszczędzić czas w procesie negocjacji, tworząc propozycję lub wycenę bezpośrednio z widoku szczegółów dotyczących oferty lub kontaktu. Dokument automatycznie zostanie wypełniony odpowiednimi danymi dotyczącymi oferty, kontaktu, projektu lub produktu z twojego konta Pipedrive.

Następnie możesz udostępnić dokument za pomocą śledzalnego linku i otrzymywać powiadomienia, gdy potencjalni klienci angażują się w Twoje dokumenty.

Połączenie z dostawcą pamięci masowej

Aby połączyć się ze Smart Docs, przejdź do strony szczegółów oferty lub kontaktu, kliknij zakładkę Dokumenty i wybierz Połącz pamięć masową. Możesz połączyć się za pomocą trzech dostawców - Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint.

Będziesz przeprowadzony przez proces udzielenia zgody na dostęp Pipedrive do twojego konta. Po połączeniu będziesz mógł wysyłać istniejące dokumenty lub szablony zapisane w swoich ofertach, a także będą one automatycznie zapisywane na dysku.

Po połączeniu konta będziesz mieć możliwość wyboru czy chcesz połączyć dysk osobisty czy udostępniony jako lokalizację pamięci masowej.

Możesz również dodać i rozłączyć swoje konto, przechodząc do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i klikając „+ Dodaj nowe konto” lub „Rozłącz.” Więcej informacji na temat sposobu przechowywania plików znajdziesz w tym artykule.

Możesz również skonfigurować domyślny udostępniony dysk dla swojego konta.

Tworzenie folderu udostępnionego na dysku

Po podłączeniu dostawcy pamięci masowej do funkcji Smart Docs, zauważysz menu rozwijane, w którym można wybrać dysk osoby. Po podłączeniu funkcji Smart Docs automatycznie przypisany jest niestandardowy folder na dysku udostępnionym. Możesz jednak także utworzyć swój własny.

Po prostu przejdź do zakładki Dyski udostępnione w swoim koncie Google Drive i utwórz nowy folder:

Po utworzeniu nowego folderu udostępnionego na dysku w Google Drive, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Dokumenty i wybierz nowy folder udostępniony do użytku w Smart Docs:

Jeśli opcja wyświetlania lub tworzenia nowego folderu udostępnionego nie pojawia się w koncie GSuite, może to być spowodowane używaną edycją.

Podczas gdy wersja Basic Google Suit nie obsługuje folderów udostępnionych, te edycje to robią:

• Business Standard i Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Organizacje non-profit

• G Suite Business

• Essentials

Jeśli zsynchronizowane konto GSuite nie obsługuje folderów udostępnionych, opcja w Pipedrive będzie widoczna, ale niedostępna.

Tworzenie i udostępnianie szablonów

Po połączeniu swojego konta, możesz zacząć tworzyć dokumenty i propozycje. Możesz tworzyć dokument bezpośrednio, ale zalecamy najpierw utworzenie szablonu, aby zaoszczędzić czas na przyszłe dokumenty. Możesz kontrolować, które role w Pipedrive mają uprawnienia do tworzenia lub dodawania nowych szablonów, używając uprawnień Pipedrive "Dodaj i importuj szablony Smart Docs". Przeczytaj więcej o zestawach uprawnień w Pipedrive w tym artykule.

Aby utworzyć szablon od zera, przejdź do Documents > Templates tab w widoku szczegółowym transakcji lub kontaktu i kliknij na “Document,” “Spreadsheet” lub “Presentation.” Możesz również zaimportować szablon od swojego dostawcy, jeśli już masz jeden zapisany.

Edycja twojego szablonu

Gdy jesteś w edytorze szablonów, możesz zaktualizować nazwę szablonu i kategorię oraz dodać dowolne pola dealu, kontaktu, produktu, projektu lub oparte na czasie pola Pipedrive, aby wypełnić treścią twój szablon.

Aby dodać pola Pipedrive do szablonu, skopiuj i wklej pole z prawej strony edytora szablonu do ciała szablonu. Pole pojawi się w nawiasach kwadratowych “[ ]” i zostanie automatycznie zastąpione danymi z pola, gdy szablon będzie używany do dokumentu.

Gdy skończysz edytować szablon, kliknij “Zamknij” aby zapisać szablon lub “Użyj do utworzenia dokumentu”, aby natychmiast użyć szablonu do utworzenia dokumentu.

Dowiedz się więcej o polach i szablonach w Smart Docs z tego artykułu.

Jak mogę udostępnić szablony mojemu zespołowi?

Możesz skorzystać z zaawansowanego udostępniania szablonów, aby automatycznie udostępnić szablon innym użytkownikom w Pipedrive. Aby udostępnić szablon, otwórz go do edycji i kliknij na zakładkę Uprawnienia. Są dwa różne poziomy uprawnień, które możesz przyznać użytkownikom:

1. Może korzystać z tego szablonu – Zobacz szablon i użyj go do tworzenia nowych dokumentów, nie można edytować ani usuwać oryginalnego szablonu.
2. Może edytować ten szablon – Zobacz, użyj, edytuj i usuń oryginalny szablon.

Gdy szablon zostanie udostępniony innemu użytkownikowi, pojawi się on w sekcji Udostępnione mi w galerii szablonów.

Tworzenie dokumentu

Aby utworzyć dokument, kliknij zakładkę Dokumenty w widoku szczegółowym oferty lub kontaktu. Zobaczysz opcję utworzenia dokumentu na podstawie wcześniej utworzonego szablonu lub utworzenia nowego przy użyciu pustego dokumentu, arkusza kalkulacyjnego lub prezentacji.

Możesz również importować wcześniej utworzone dokumenty z urządzenia lub podłączonego konta Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint. Dokumenty zapisane lokalnie można również przesłać jako plik PDF z urządzenia.

Aby utworzyć dokument na podstawie istniejącego szablonu, kliknij „Z szablonu” i wybierz szablon, który chcesz użyć. Edytor dokumentu pojawi się wypełniony danymi z szablonu.

Możesz dostosować nazwę i kategorię oraz zmodyfikować zawartość według swoich preferencji. Dokument automatycznie zapisuje się podczas pracy.

Aby utworzyć dokument z właściwymi dla oferty zmiennymi zastępczymi, musisz go utworzyć w widoku szczegółów oferty. Aby utworzyć dokument z właściwymi dla osoby zmiennymi zastępczymi, musisz go utworzyć w widoku szczegółów oferty lub osoby.

Przeglądanie i udostępnianie dokumentu

Google Drive – Jeśli klikniesz przycisk „Udostępnij” w prawym dolnym rogu edytora dokumentu, możesz udostępnić dokument, pobrać go jako plik PDF lub usunąć dokument.

• Poproś o podpisy – Poproś o podpisy od odbiorców dokumentu.
• Udostępnij jako link – Wygeneruj link do wersji dokumentu w formacie tylko do odczytu, która zostanie wyświetlona w oknie przeglądarki po otwarciu jej przez odbiorcę.
• Pobierz plik PDF – Zapisz swój dokument lokalnie, aby móc dołączyć go do wiadomości e-mail lub wysłać bezpośrednio do klientów.

OneDrive i SharePoint – Aby udostępnić swój dokument, najpierw musisz zamknąć edytor dokumentu, a następnie kliknąć przycisk „...” (więcej) na stronie szczegółów dokumentu.

Podczas udostępniania dokumentu za pomocą linku będziesz mieć możliwość śledzenia wyświetleń i ustawienia powiadomień e-mailowych o otwarciu dokumentu przez kogoś.

Jeśli włączysz opcję Śledzenie wyświetleń, otrzymasz powiadomienie e-mailem, gdy twój dokument zostanie otwarty po raz pierwszy, za każdym razem lub nigdy.

Po wygenerowaniu linku, zobaczysz go zapisany jako wersję pod oryginalnym dokumentem z liczbą wyświetleń i czasem utworzenia, i nie będziesz już mógł aktualizować tej wersji.

Aby utworzyć kolejną wersję dokumentu, kliknij na oryginalny dokument, wprowadź niezbędne aktualizacje i wygeneruj nowy link. Po wygenerowaniu linku zobaczysz go jako Wersję 2 pod twoim dokumentem:

Jeśli utworzysz kolejną wersję dokumentu, zalecamy wyłączenie linku dla pierwszej wersji, aby nie było dwóch aktywnych wersji. Aby to zrobić, kliknij w „...” pierwszej wersji i kliknij Udostępnij jako link > Włącz link , aby wyłączyć link.

Dodawanie podpisu do Twojego dokumentu

Smart Docs zawiera również funkcję eSygnatur, dzięki czemu możesz żądać podpisu na dokumencie od swoich klientów bez konieczności posiadania dodatkowych narzędzi.

Stwórz lub załaduj dokument za pomocą funkcji Smart Docs z strony umowy lub kontaktu i znajdź opcję Wniosek o podpisy. Dowiedz się, jak żądać podpisów na Twoich dokumentach w tym artykule.