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Speicheranbieter verbinden
Erstellen und Teilen von Vorlagen
Dokument erstellen
Dokument ansehen und teilen
Signatur zu Ihrem Dokument hinzufügen

Smart Docs

JT
Jenny Takahara, 7. Februar 2022
Hinweis: Die Smart Docs-Funktion ist nur in den Professional und Enterprise Plänen enthalten und wird für Nutzer der Essential und Advance Pläne als Add-On angeboten. Nur Nutzer mit Zugriff auf die Account-Einstellungen können das Add-On für den Unternehmensaccount erwerben. Das Add-On schließt eine 14-tägige kostenlose Testversion mit fünf Signaturen während des Testzeitraums ein (Rechnungsangaben erforderlich). Erfahren Sie auf dieser Seite mehr über die Nutzungsbedingungen dieses Add-Ons.

Mit der Funktion Smart Docs können Sie im Verhandlungsprozess Zeit sparen, indem Sie direkt aus der Detailansicht des Deals ein Angebot erstellen. Das Dokument wird automatisch mit relevanten Deal-, Kontakt- oder Produktdetails aus Ihrem Pipedrive-Account gefüllt.

Sie können das Dokument dann mit einem nachverfolgbaren Link an Ihren Kunden senden und eine Benachrichtigung erhalten, wenn Interessenten sich mit Ihren Dokumenten beschäftigen, um genau zu wissen, wann Sie nachfassen müssen.


Speicheranbieter verbinden

Um mit der Erstellung von Dokumenten und Angeboten für Ihre Deals zu beginnen, gehen Sie auf die Detailseite eines Deals und klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente. Hier haben Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt von Ihrem Gerät hochzuladen oder eine Verbindung zu Ihrem Cloud-Speicher herzustellen - Google Drive, Microsoft OneDrive oder SharePoint.

Wenn Sie eine Verbindung zu Ihrem Cloud-Speicher herstellen möchten, müssen Sie Pipedrive die Erlaubnis für den Zugriff auf Ihren Account erteilen. Wenn Sie sich mit Ihrem Speicheranbieter verbinden, können Sie vorhandene Dokumente oder Vorlagen, die Sie bereits in Ihren Deals gespeichert haben, hochladen. Alle erstellten Dokumente oder Vorlagen werden ebenfalls automatisch in Google Drive oder OneDrive gespeichert.

Nachdem Sie Ihren Account verbunden haben, sehen Sie die Option, sich entweder mit einem persönlichen oder einem freigegebenen Drive als Speicherort zu verbinden.

Hinweis: Das Verbinden Ihres Google-Kontos für Smart Docs erfolgt getrennt von der Einrichtung für die Google Drive Sync-Funktion.
smart docs

Sie können außerdem Ihren Account verbinden oder trennen, indem Sie zu Tools und Integrationen > Smart Docs gehen und dort auf + neuen Account hinzufügen klicken. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber.

Hinweis: Wenn Sie Probleme beim Verbinden oder erneuten Authentifizieren Ihres Google Drive haben, gehen Sie zu Ihren Google-Berechtigungen und entfernen Sie die Pipedrive-Berechtigungen, bevor Sie erneut versuchen, eine Verbindung herzustellen. Wenden Sie sich an unser Support-Team, wenn Sie weiterhin Probleme haben.

Sie können außerdem einen standardmäßigen Shared Drive für Ihren Account einrichten. Erfahren Sie hier mehr darüber.


Erstellen und Teilen von Vorlagen

Hinweis: Alle Nutzer mit Zugriff auf die Account-Einstellungen können standardmäßig Vorlagen erstellen.

Sobald Sie Ihr Konto verbunden haben, können Sie damit beginnen, Dokumente und Vorschläge für Ihre Deals zu erstellen. Sie können ein Dokument direkt erstellen, wir empfehlen jedoch, zunächst eine Vorlage zu erstellen, damit Sie Zeit für Ihre zukünftigen Dokumente sparen können. Mit der Pipedrive Berechtigung Kann Smart Docs Vorlagen erstellen und importieren können Sie bestimmen, welche Pipedrive Nutzerrollen neue Vorlagen erstellen oder hinzufügen dürfen. Lesen Sie in diesem Artikel mehr über Berechtigungssets in Pipedrive.

Um eine komplett neue Vorlage zu erstellen, gehen Sie in der Detailansicht eines Deals auf Dokumente > Vorlagen und klicken Sie auf Dokument, Tabelle, Präsentation. Sie können auch eine Vorlage von Ihrem Provider importieren, wenn Sie bereits eine gespeichert haben.

Hinweis: Die Erstellung von Vorlagen und Dokumenten mit einer Tabelle oder Präsentationen ist nur für Google Drive-Nutzer verfügbar.
new template
Hinweis: Wenn Sie OneDrive verwenden, werden die Dateiauswahl, der Vorlageneditor und der Dokumenteditor als neue Popup-Fenster angezeigt. Wenn Sie die Pop-up-Fenster nicht sehen, müssen Sie Pop-ups von Pipedrive in Ihren Browsereinstellungen aktivieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Pop-ups aktivieren können.

Wenn Sie sich im Vorlageneditor befinden, können Sie den Namen und die Kategorie der Vorlage aktualisieren und alle Pipedrive-Deal-, Kontakt-, Produkt- und zeitbasierten Felder hinzufügen, um den Inhalt Ihrer Vorlage auszufüllen.

Um Ihrer Vorlage Pipedrive-Felder hinzuzufügen, müssen Sie das Feld von der rechten Seite Ihres Vorlageneditors kopieren und in die Vorlage einfügen. Das Feld wird in der Vorlage in Klammern "[ ]" angezeigt und wird automatisch durch die Dealdaten ersetzt, wenn die Vorlage für ein Dokument verwendet wird.

salesdocstemplate.gif

Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Vorlage fertig sind, können Sie auf Schließen klicken, um Ihre Vorlage zu speichern, oder auf Zur Erstellung eines Dokuments verwenden, um die Vorlage sofort zur Erstellung eines Dokuments zu verwenden.

Mehr über die Felder und Vorlagen in Smart Docs erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie kann ich Vorlagen mit meinem Team teilen?

Sie können die erweiterte Vorlagenfreigabe verwenden, um die Vorlage automatisch mit anderen Nutzern in Pipedrive zu teilen. Um eine Vorlage freizugeben, öffnen Sie Ihre Vorlage zum Bearbeiten und klicken Sie auf Berechtigungen. Sie können den Nutzern zwei verschiedene Berechtigungsstufen erteilen:

  1. Kann diese Vorlage verwenden — Kann die Vorlage anzeigen und zum Erstellen neuer Dokumente verwenden, kann aber die Originalvorlage nicht bearbeiten oder löschen.
  2. Kann diese Vorlage bearbeiten — Kann die Originalvorlage anzeigen, verwenden, bearbeiten und löschen.
Screen_Shot_2021-02-16_at_8.41.09_PM.png
Hinweis: Um eine Vorlage erfolgreich nutzen zu können, muss der Nutzer, für den Sie sie freigeben, auch Zugriff auf die Originalvorlagendatei an Ihrem Speicherort haben. Aus diesem Grund empfehlen wir, dass alle Vorlagen und Dokumente auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert werden. Dies können Sie in den Smart Docs Einstellungen einrichten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Speicherung von Dokumenten.

Sobald eine Vorlage mit einem anderen Nutzer geteilt wurde, wird sie im Abschnitt Mit mir geteilt in der Vorlagengalerie angezeigt.

Screen_Shot_2021-02-16_at_8.49.57_PM.png

Dokument erstellen

Hinweis: Nutzer können über die Smart Docs-Funktion Signaturen anfordern. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über diese Funktion.

Um ein Dokument für Ihren Deal zu erstellen, klicken Sie in der Detailansicht eines Deals auf Dokumente. Sie haben die Möglichkeit, ein Dokument aus einer zuvor erstellten Vorlage zu erstellen, ein neues Dokument anhand eines leeren Dokuments, einer Tabelle oder einer Präsentation zu erstellen oder ein Dokument von Ihrem Gerät zu importieren.

Sie können bereits erstellte Dokumente aus Ihrem verknüpften Google Drive-, Microsoft OneDrive- oder SharePoint-Account importieren. Lokal gespeicherte Dokumente können zudem als PDF-Datei von Ihrem Gerät hochgeladen werden.

Hinweis: Wenn Sie Ihr Dokument im PDF-Format hochladen, können Sie es nicht ändern oder als Vorlage für andere Deals speichern.
Dokument hinzufügen

Wenn Sie ein Dokument aus einer bestehenden Vorlage erstellen möchten, klicken Sie auf Aus Vorlage und dann auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten. Der Dokument-Editor zeigt alle Pipedrive-Felder an, die mit den Daten des Deals ausgefüllt sind.

Sie können den Namen und die Kategorie nach Ihren Wünschen ändern und den Inhalt entsprechend den Anforderungen des verwendeten Dokuments anpassen. Das Dokument wird während der Bearbeitung automatisch unter Ihrem Deal gespeichert.

Screen_Shot_2021-02-16_at_9.16.41_PM.png
Hinweis: Wenn in der verwendeten Vorlage Felder vorhanden sind, für diese im Deal keine Informationen enthalten sind, erscheint ein Platzhalter für den Feldnamen im Dokument. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie nicht ausgefüllte Felder löschen können.

Dokument ansehen und teilen

Google Drive — Wenn Sie auf Aktionen in der unteren rechten Ecke klicken, können Sie das Dokument freigeben, als PDF herunterladen oder das Dokument löschen.

Screen_Shot_2021-02-16_at_9.20.05_PM.png
  • Signaturen anfordern — Signaturen von den Empfängern der Dokumente anfordern.
  • Link zum Teilen generieren — Generieren Sie einen Link, um eine schreibgeschützte PDF-Version dieses Dokuments mit Ihren Kunden oder anderen Beteiligten zu teilen. Diese wird in einem Browserfenster angezeigt, sobald der Empfänger sie öffnet.
  • PDF herunterladen — Speichern Sie Ihr Dokument lokal, damit Sie es an eine E-Mail anhängen oder direkt an Ihre Kunden senden können.
  • Löschen — Löschen Sie Ihr Dokument.


OneDrive und SharePoint —
Um Ihr Dokument freizugeben, müssen Sie zunächst Ihren Dokument-Editor schließen und dann im Dokument, das Sie auf der Detailsseite erstellt haben, auf '...' (mehr) klicken.

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Wenn Sie Ihr Dokument mit einem Link freigeben, haben Sie die Möglichkeit, Ansichten zu verfolgen und E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn jemand das Dokument öffnet.

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Wenn Sie die Option Ansichten verfolgen aktivieren, können Sie wählen, ob Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten, wenn Ihr Dokument zum ersten Mal, jedes Mal oder nie geöffnet wird. Die E-Mail-Benachrichtigung zeigt Ihnen an, wann das Dokument geöffnet wurde, damit Sie genau wissen, wann Sie bei Ihrem Interessenten nachfassen müssen.

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Hinweis: Unsere Dokumentenverfolgungsfunktion ist DSGVO-konform. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber.

Sobald ein Link generiert wurde, wird er als Version im Abschnitt Erledigt auf der Detailseite Ihres Deals mit der Anzahl der Ansichten und der Erstellungszeit gespeichert. Wenn der Link einmal erstellt ist, können Sie diese Version des Dokuments nicht mehr aktualisieren.

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Wenn Sie auf '...' der Dokumentversion klicken, sehen Sie die folgenden Optionen:

  • Öffnen — Öffnen Sie das Dokument, um die schreibgeschützte Version anzuzeigen.
  • Link zum Teilen — Kopieren Sie den Link der Version, um ihn einfach mit Kunden zu teilen und die Link-Einstellungen zu ändern
  • Signaturen anfordern - Fordern Sie digitale Signaturen von Dokumentenempfängern an
  • PDF-Download — Laden Sie eine schreibgeschützte PDF-Version dieser Version herunter
  • Löschen — Löschen Sie Ihr Dokument.

Kann ich weitere Versionen des Dokuments erstellen?

Wenn Ihr Dokument während des Verhandlungsprozesses überarbeitet und aktualisiert werden muss, können Sie problemlos weitere Versionen erstellen, um den Fortschritt zu verfolgen.

Um eine weitere Version eines Dokuments zu erstellen, klicken Sie auf das Originaldokument, nehmen Sie die erforderlichen Aktualisierungen vor und generieren Sie einen neuen Link. Sobald der Link generiert ist, sehen Sie ihn als Version 2 unter Ihrem Dokument:

Screen_Shot_2020-07-28_at_12.33.56_PM.png

Wenn Sie eine weitere Version eines Dokuments erstellen möchten, empfiehlt es sich, den Link für die erste Version zu deaktivieren, damit es nicht zwei Live-Versionen des Dokuments gibt. Klicken Sie dazu in der ersten Version auf '...' und dann auf Link zur Freigabe erhalten > Link aktiviert, um den Link zu deaktivieren.


Signatur zu Ihrem Dokument hinzufügen

Die Funktion Smart Docs umfasst zudem eine e-Signatur-Funktion, damit von Ihren Kunden ohne zusätzliche Tools Signaturen für Dokumente anfordern können.

Erstellen oder laden Sie ein Dokument mit der Funktion Smart Docs auf der Detailseite des Deals hoch und wählen Sie die Option Signaturen anfordern. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Signaturen für Ihre Dokumente anfordern können.

Hinweis:Die Funktion eSignaturen ist nur für Nutzer unserer Professional- und Enterprise Pläne sowie für Nutzer, die diese Pläne mit gültigen Rechnungsangaben testen, verfügbar. Diese Funktion wird den Nutzern der Essential und Advanced Pläne mittels dem Smart Docs Add-On zur Verfügung gestellt.
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