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Mit Smart Docs können Sie Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge direkt über Ihre Deals und Kontakte erstellen. Ihre Dokumente werden automatisch mit Daten aus Ihrem Pipedrive-Account ausgefüllt, sodass Sie keine Informationen manuell kopieren und einfügen müssen.

Mit SmartDocs können Sie:

• Dokumente anhand von Vorlagen erstellen
• Deal-, Kontakt-, Produkt- und Projektdaten automatisch einfügen
• Dokumente über nachverfolgbare Links teilen
• Benachrichtigung erhalten, wenn Empfänger die Dokumente öffnen
• Rechtsverbindliche elektronische Signaturen anfordern

Verbindung mit einem Cloud-Speicheranbieter

Bevor Sie Dokumente erstellen können, müssen Sie Ihren Cloud-Speicheranbieter verbinden.

Smart Docs unterstützt:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Verbindung über einen Deal oder Kontakt herstellen

Öffnen Sie eine Deal- oder Kontaktdetailansicht, klicken Sie auf den „Dokumente“-Tab und dann auf „Cloud-Speicher verbinden“.

Sie werden aufgefordert, Pipedrive Zugriff auf Ihren Speicher-Account zu gewähren.

Wenn die Verbindung hergestellt ist:

• Können Sie bestehende Dateien hochladen
• Werden neue Dokumente automatisch auf dem ausgewählten Laufwerk gespeichert

Nach dem Verbinden können Sie einen persönlichen oder einen Shared Drive als Speicherort auswählen.

Verbindung über die Einstellungen

Sie können Ihre Verbindung auch in Tools und Apps > Dokumente verwalten und dort auf „+ Neuen Account hinzufügen“ klicken, um einen weiteren Anbieter hinzuzufügen, oder auf „Trennen“ klicken, um den Zugriff zu entfernen.

Mehr über die Speicherung von Dateien erfahren Sie in diesem Artikel.

Wenn Sie Probleme beim Verbinden oder erneuten Authentifizieren von Google Drive haben:

• Gehen Sie zu Ihren Google-Berechtigungen
• Entfernen Sie den Pipedrive-Zugang, bevor Sie die Verbindung erneut herstellen
• Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich bitte für weitere Unterstützung an unser Supportteam.

Sie können außerdem einen standardmäßigen Shared Drive für Ihren Account einrichten.

Verwendung von Shared Drives in Google Drive

Wenn Sie Google Drive verbinden, weist Smart Docs Ihrem Unternehmen automatisch einen Shared Drive-Ordner zu. Sie können aber auch einen anderen Ordner auswählen oder einen neuen erstellen.

Um einen neuen Shared Drive zu erstellen, öffnen Sie Ihren Google Drive-Account, gehen Sie zum „Geteilte Ablagen“-Tab und klicken Sie anschließend auf „+ Neu“:

Nachdem Sie Ihren neuen Shared Drive in Google Drive erstellt haben, gehen Sie zu Tools und Apps > Dokumente und wählen Sie die neue geteilte Ablage für die Verwendung mit Smart Docs aus:

Verwendung von Vorlagen

Mit Vorlagen können Sie dieselbe Struktur für verschiedene Dokumente wiederverwenden und so wertvolle Zeit sparen.

Um eine Vorlage von Grund auf neu zu erstellen, öffnen Sie eine Deal- oder Kontaktdetailansicht, klicken Sie dann auf „Dokumente“ und gehen Sie zum Vorlagen-Tab. Klicken Sie auf „+ Neu erstellen“ und wählen Sie Dokument, Tabelle oder Präsentation.

Wenn Sie bereits eine Vorlage gespeichert haben, können Sie diese auch von Ihrem Anbieter importieren.

Vorlagen bearbeiten und Felder hinzufügen

Im Vorlageneditor können Sie:

• Den Namen der Vorlage anpassen
• Eine Kategorie zuweisen
• Ein beliebiges Pipedrive-Feld (Deal, Kontakt, Produkt, Projekt oder zeitbasiert) hinzufügen, um den Inhalt Ihrer Vorlage automatisch auszufüllen.

So fügen Sie ein Feld in Ihre Vorlage ein:

• Kopieren Sie das Feld aus dem Panel auf der rechten Seite
• Fügen Sie das Feld in den Vorlagentext ein

Das Feld wird wie folgt in Klammern angezeigt: [Deal-Titel (Deal-Titel)]

Wenn Sie ein Dokument anhand der Vorlage erstellen, ersetzt Smart Docs die Klammern automatisch durch tatsächliche Daten.

Wenn Sie die Bearbeitung Ihrer Vorlage abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Schließen“, um sie zu speichern, oder auf „Zum Erstellen eines Dokuments verwenden“, um anhand Ihrer neu erstellten Vorlage direkt ein Dokument zu erstellen.

Mehr über Felder und Vorlagen in Smart Docs erfahren Sie in diesem Artikel.

Vorlagen für Ihr Team freigeben

Sie können die erweiterte Vorlagenfreigabe verwenden, um die Vorlage automatisch mit anderen Nutzern in Pipedrive zu teilen. Um eine Vorlage freizugeben, öffnen Sie diese zur Bearbeitung und klicken Sie auf den „Berechtigungen“-Tab. Es gibt zwei verschiedene Berechtigungsstufen:

• Kann diese Vorlage verwenden – Nutzer können die Vorlage anzeigen und zur Erstellung neuer Dokumente verwenden, aber nicht bearbeiten oder löschen.
• Kann diese Vorlage bearbeiten — Nutzer können die Vorlage anzeigen, verwenden, bearbeiten und löschen.

Freigegebene Vorlagen werden im Abschnitt „Für mich freigegeben“ der Vorlagengalerie angezeigt.

Dokument erstellen

So erstellen Sie ein Dokument:

• Öffnen Sie einen Deal oder Kontakt in der Detailansicht
• Klicken Sie auf den Dokumente-Tab
• Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
  • Aus einer Vorlage erstellen
  • Ein leeres Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation erstellen
  • Eine Datei von Ihrem Gerät oder aus dem Cloud-Speicher hochladen

Sie können Dateien hochladen von:

• Ihrem Gerät

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

Aus einer Vorlage

Um ein Dokument aus einer bestehenden Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf „Aus Vorlage” und wählen Sie dann die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

Der Dokumenteditor wird angezeigt und alle Felder sind automatisch ausgefüllt.

Anschließend können Sie:

• Das Dokument umbenennen
• Seine Kategorie ändern
• Den Inhalt nach Ihren Wünschen bearbeiten

Änderungen werden während der Bearbeitung des Dokuments automatisch gespeichert.

So funktioniert das Ausfüllen der Felder

Wenn Sie möchten, dass Deal-bezogene Daten automatisch eingefügt werden, erstellen Sie das Dokument in der Detailansicht des Deals.

Wenn Sie möchten, dass kontaktbezogene Felder automatisch ausgefüllt werden, erstellen Sie das Dokument in der Deal- oder Kontakt-Detailansicht.

Ein Dokument anzeigen und freigeben

Google Drive

Wenn Sie im Dokumenteneditor auf „Freigeben“ klicken, können Sie das Dokument für andere freigeben, Signaturen anfordern oder es als PDF herunterladen.

• Als Link freigeben – Erstellen Sie einen Link zu einer schreibgeschützten PDF-Version dieses Dokuments.
• Signaturen anfordern – Fordern Sie von den Empfängern des Dokuments eSignaturen an.
• PDF herunterladen – Speichern Sie Ihr Dokument auf Ihrem Computer.

OneDrive und SharePoint

Um Ihr Dokument freizugeben, müssen Sie zunächst Ihren Dokumenteditor schließen und auf der Detailseite des erstellten Dokuments auf den „...“-Button klicken.

Anschließend können Sie einen Link zur Freigabe des Dokuments erstellen.

Tracking der Dokumentaufrufe

Bei der Erstellung eines Links können Sie das Aufruf-Tracking aktivieren und sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn jemand den Link öffnet.

Sie können sich per E-Mail benachrichtigen lassen:

• Wenn das Dokument zum ersten Mal geöffnet wird
• Jedes Mal, wenn es geöffnet wird
• Nie

Informationen zu Dokumentversionen

Bei der Erstellung eines teilbaren Links generiert Smart Docs eine neue Version des Originaldokuments, einschließlich der Anzahl der Aufrufe und des Erstellungsdatums.

Sobald eine Version freigegeben wird:

• Wird diese Version schreibgeschützt

• Können Sie sie nicht mehr bearbeiten

Um ein Dokument zu aktualisieren, klicken Sie auf das Originaldokument, führen Sie die erforderlichen Änderungen durch und erstellen Sie einen neuen Link.

Sobald der neue Link generiert wurde, wird er unter dem Originaldokument als Version 2, Version 3 usw. angezeigt:

Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments erstellen, empfehlen wir, ältere Links zu deaktivieren, um Verwirrung zu vermeiden.

So deaktivieren Sie einen Link:

• Klicken Sie auf „...“ neben der älteren Version
• Klicken Sie auf „Als Link freigeben“
• Deaktivieren Sie die Option „Link aktivieren“

Anforderung von eSignaturen

Mit Smart Docs können Sie direkt über Ihr Dokument rechtsverbindliche eSignaturen anfordern.

So fordern Sie eine Signatur an:

• Öffnen Sie die Deal- oder Kontakt-Detailansicht

• Erstellen, öffnen oder laden Sie ein Dokument mit der Smart Docs-Funktion hoch

• Suchen Sie die Option zur Anforderung von Signaturen

• Fügen Sie Empfänger hinzu und versenden Sie das Dokument.

Wie Sie Signaturen für Ihre Dokumente anfordern können, erfahren Sie in diesem Artikel.