Mit der Funktion Vertriebsdokumente können Sie im Verhandlungsprozess Zeit sparen, indem Sie direkt aus der Detailansicht des Deals ein Angebot erstellen. Das Dokument wird automatisch mit relevanten Deal-, Kontakt- oder Produktdetails aus Ihrem Pipedrive-Account gefüllt.

Sie können das Dokument dann mit einem nachverfolgbaren Link an Ihren Kunden senden und eine Benachrichtigung erhalten, wenn Interessenten sich mit Ihren Dokumenten beschäftigen, um genau zu wissen, wann Sie nachfassen müssen.

Google Drive oder OneDrive verbinden

Um mit der Erstellung von Dokumenten und Vorschlägen für Ihre Deals zu beginnen, gehen Sie auf die Detailseite eines Delas und klicken Sie auf Dokumente > Hier beginnen.

Sie werden aufgefordert, eine Verbindung zu Ihrem Google Drive- oder Microsoft OneDrive-Konto herzustellen und Pipedrive den Zugriff auf Ihr Konto zu gestatten. Wenn Sie sich mit Ihrem Google Drive- oder OneDrive-Konto verbinden, können Sie vorhandene Dokumente oder Vorlagen, die Sie bereits in Ihren Deals gespeichert haben, hochladen. Alle erstellten Dokumente oder Vorlagen werden ebenfalls automatisch in Google Drive oder OneDrive gespeichert.

Sie können außerdem Ihren Account verbinden oder trennen, indem Sie zu Tools und Integrationen > Vertriebsdokumente gehen und dort auf + neuen Account hinzufügen klicken.

Vorlage erstellen

Sobald Sie Ihr Konto verbunden haben, können Sie damit beginnen, Dokumente und Vorschläge für Ihre Deals zu erstellen. Sie können ein Dokument direkt erstellen, wir empfehlen jedoch, zunächst eine Vorlage zu erstellen, damit Sie Zeit für Ihre zukünftigen Dokumente sparen können.

Um eine Vorlage zu erstellen, gehen Sie in der Detailansicht eines Deals auf Dokumente > Vorlagen und klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen. Sie können eine Vorlage auch importieren, wenn Sie bereits eine Vorlage in Ihrem verbundenen Google Drive-Konto gespeichert haben.

Wenn Sie sich im Vorlageneditor befinden, können Sie den Namen und die Kategorie der Vorlage aktualisieren und alle Pipedrive-Deal-, Kontakt-, Produkt- und zeitbasierten Felder hinzufügen, um den Inhalt Ihrer Vorlage auszufüllen.

Um Ihrer Vorlage Pipedrive-Felder hinzuzufügen, müssen Sie das Feld von der rechten Seite Ihres Vorlageneditors kopieren und in die Vorlage einfügen. Das Feld wird in der Vorlage in Klammern "[ ]" angezeigt und wird automatisch durch die Dealdaten ersetzt, wenn die Vorlage für ein Dokument verwendet wird.

Hinzufügen von Produktfeldern

Produktfelder funktionieren nur dann mit einer Vorlage, wenn sie innerhalb einer Produkttabelle existieren. Um die Produkttabelle hinzuzufügen, kopieren Sie zunächst die Tabelle und fügen Sie sie in Ihre Vorlage ein. Die Tabelle wird automatisch mit einer Reihe von Standardproduktfeldern befüllt, aber Sie können sie an Ihre Präferenzen anpassen.

Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Vorlage fertig sind, können Sie auf Schließen klicken, um Ihre Vorlage zu speichern, oder auf Zur Erstellung eines Dokuments verwenden, um die Vorlage sofort zur Erstellung eines Dokuments zu verwenden.

Dokument erstellen

Um ein Dokument für Ihren Deal zu erstellen, klicken Sie in der Detailansicht eines Deals auf Dokumente.Sie sehen die Optionen zum Erstellen eines Dokuments aus einer zuvor erstellten Vorlage, zum Erstellen eines Dokuments von Grund auf mit einem leeren Dokument oder zum Importieren eines Dokuments, wenn es bereits erstellt wurde.

Wenn Sie ein Dokument aus einer bestehenden Vorlage erstellen möchten, klicken Sie auf Aus Vorlage und dann auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten. Der Dokument-Editor erscheint mit allen Pipedrive-Feldern, die mit den Daten des Deals ausgefüllt sind.

Wenn in der verwendeten Vorlage Feldinformationen fehlen, bleibt der Platzhalter für den Feldnamen im Dokument erhalten. Sie können den Namen und die Kategorie anpassen und den Inhalt entsprechend den Anforderungen des Dokuments, mit dem Sie arbeiten, anpassen.

Das Dokument wird während Ihrer Arbeit automatisch unter Ihrem Deal gespeichert.

Dokument ansehen und teilen

Google Drive — Wenn Sie auf Aktionen in der unteren rechten Ecke klicken, können Sie das Dokument freigeben, als PDF herunterladen oder das Dokument löschen.

• Teilen mit Link — Generieren Sie einen Link, um eine schreibgeschützte PDF-Version dieses Dokuments an Ihre Kunden oder andere Beteiligte an des Deals weiterzugeben. Diese wird in einem Browserfenster angezeigt, sobald der Empfänger sie öffnet.
• PDF herunterladen — Speichern Sie Ihr Dokument lokal, damit Sie es an eine E-Mail anhängen oder direkt an Ihre Kunden senden können.
• Löschen — Löschen Sie Ihr Dokument.

OneDrive — Um Ihr Dokument freizugeben, müssen Sie zunächst Ihren Dokument-Editor schließen und auf '...' klicken (mehr) auf dem auf der Detailseite erstellten Dokument klicken.

Wenn Sie Ihr Dokument mit einem Link freigeben, haben Sie die Möglichkeit, Ansichten zu verfolgen und E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, wenn jemand das Dokument öffnet.

Wenn Sie die Option Ansichten verfolgen aktivieren, können Sie wählen, ob Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten, wenn Ihr Dokument zum ersten Mal, jedes Mal oder nie geöffnet wird. Die E-Mail-Benachrichtigung zeigt Ihnen an, wann das Dokument geöffnet wurde, sodass Sie genau wissen, wann Sie mit Ihrem Interessenten weitermachen können.

Sobald ein Link generiert wurde, sehen Sie ihn als Version unter dem Abschnitt Erledigt auf der Detailseite Ihres Deals mit der Anzahl der Ansichten und der Erstellungszeit gespeichert. Sobald ein Link generiert wurde, können Sie diese Version des Dokuments nicht mehr aktualisieren.

Wenn Sie auf das '...' der Dokumentversion klicken, sehen Sie die folgenden Optionen:

• Öffnen — Öffnen Sie das Dokument, um die schreibgeschützte Version anzuzeigen.
• Benachrichtigungen bearbeiten — E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen für Ihr Dokument aktualisieren.
• Link kopieren — Kopieren Sie den Link der Dokumentversion, um ihn leicht mit Kunden zu teilen.
• Löschen — Löschen Sie Ihr Dokument.
• Link deaktivieren — Deaktivieren Sie den Link, um den Zugriff einzuschränken. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie eine aktualisierte Version des Dokuments für Ihre Kunden freigeben müssen.

Kann ich weitere Versionen des Dokuments erstellen?

Wenn Ihr Dokument während des Verhandlungsprozesses überarbeitet und aktualisiert werden muss, können Sie problemlos weitere Versionen erstellen, um den Fortschritt zu dokumentieren und zu verfolgen.

Um eine weitere Version eines Dokuments zu erstellen, klicken Sie auf das Originaldokument, nehmen Sie die erforderlichen Aktualisierungen vor und generieren Sie einen neuen Link. Sobald der Link generiert ist, sehen Sie ihn als Version 2 unter Ihrem Dokument:

Wenn Sie eine weitere Version eines Dokuments erstellen möchten, kann es eine gute Idee sein, den Link für die erste Version zu deaktivieren, damit es nicht zwei Live-Versionen des Dokuments gibt. Klicken Sie dazu auf das '...' der ersten Version und klicken Sie auf den Link deaktivieren.