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Mit der Funktion Smart Docs können Sie im Verhandlungsprozess Zeit sparen, indem Sie direkt aus der Detailansicht des Deals oder Kontakts ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag erstellen. Das Dokument wird automatisch mit den relevanten Deal-, Kontakt-, Projekt- oder Produktdetails aus Ihrem Pipedrive-Account ausgefüllt.

Anschließend können Sie das Dokument über einen nachverfolgbaren Link teilen und werden benachrichtigt, wenn sich potenzielle Kunden damit beschäftigen.

Speicheranbieter verbinden

Um Smart Docs zu verbinden, gehen Sie zur Detailseite eines Deal oder Kontakts, klicken Sie auf den „Dokumente”-Tab und wählen Sie „Cloud-Speicher verbinden”. Sie können die Verbindung über drei Anbieter herstellen – Google Drive, Microsoft OneDrive oder SharePoint.

Sie werden durch einen Ablauf geführt, um Pipedrive die Berechtigung zum Zugriff auf Ihren Account zu erteilen. Wenn die Verbindung hergestellt ist, können Sie bestehende Dokumente oder Vorlagen, die in Ihren Deals gespeichert sind, hochladen; diese werden dann automatisch in Ihrem Drive gespeichert.

Nach der Verbindung Ihres Accounts haben Sie die Möglichkeit, entweder einen persönlichen oder einen Shared Drive als Speicherort auszuwählen.

Sie können Ihren Account auch hinzufügen und trennen, indem Sie auf „Tools und Apps“ > Dokumente und dann auf „+ Neuen Account hinzufügen“ oder „Trennen“ klicken. Weitere Informationen zur Speicherung von Dateien finden Sie in diesem Artikel.

Sie können außerdem einen standardmäßigen Shared Drive für Ihren Account einrichten.

Erstellung eines Shared Drive Ordners

Wenn Sie Ihren Speicheranbieter mit der Smart Docs-Funktion verbinden, wird ein Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie den Drive einer Person auswählen können. Bei der Verbindung der Smart Docs-Funktion wird Ihnen automatisch ein benutzerdefinierter Shared Drive Ordner zugewiesen. Sie können aber auch Ihren eigenen erstellen.

Navigieren Sie einfach zum Shared Drives Tab in Ihrem Google Drive Account und erstellen Sie einen neuen Ordner:

Nachdem Sie Ihren neuen freigegebenen Ordner in Google Drive erstellt haben, gehen Sie zu Tools und Apps > Dokumente und wählen Sie den neuen freigegebenen Ordner für die Verwendung mit Smart Docs aus:

Wenn die Option zum Anzeigen oder Erstellen eines neuen gemeinsamen Ordners in Ihrem Google Workspace Account, kann dies an der verwendeten Version liegen. Um freigegebene Ordner nutzen zu können, benötigen Sie den Business Starter oder einen höheren Plan.

Wenn der synchronisierte Google Workspace Account keine geteilten Ordner unterstützt, wird die entsprechende Option in Pipedrive ausgegraut angezeigt.

Erstellen und Teilen von Vorlagen

Sobald Sie Ihren Account verbunden haben, können Sie mit der Erstellung von Dokumenten und Angeboten beginnen. Sie können direkt ein neues Dokument erstellen, aber wir empfehlen Ihnen, zunächst eine Vorlage zu entwerfen, um bei zukünftigen Dokumenten Zeit zu sparen.

Um eine komplett neue Vorlage zu erstellen, gehen Sie in der Detailansicht eines Deals oder Kontakts zum Dokumente > Vorlagen Tab und klicken Sie auf „Dokument“, „Tabelle“ oder „Präsentation“. Sie können auch eine Vorlage von Ihrem Anbieter importieren, falls Sie bereits eine gespeichert haben.

Bearbeitung Ihrer Vorlage

Wenn Sie sich im Vorlageneditor befinden, können Sie den Namen und die Kategorie der Vorlage aktualisieren und beliebige Pipedrive Deal-, Kontakt-, Produkt-, Projekt- und zeitbasierten Felder hinzufügen, um den Inhalt Ihrer Vorlage auszufüllen.

Um Pipedrive-Felder zu Ihrer Vorlage hinzuzufügen, kopieren Sie das Feld aus der rechten Seite Ihres Vorlageneditors und fügen Sie es in den Vorlagentext ein. Das Feld wird in Klammern „[ ]“ angezeigt und automatisch durch die Daten der entsprechenden Felder ersetzt, wenn die Vorlage für ein Dokument verwendet wird.

Wenn Sie die Bearbeitung Ihrer Vorlage abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Schließen“, um Ihre Vorlage zu speichern, oder auf „Zum Erstellen eines Dokuments verwenden“, um anhand der Vorlage sofort ein Dokument zu erstellen.

Mehr über Felder und Vorlagen in Smart Docs erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie kann ich Vorlagen für mein Team freigeben?

Sie können die erweiterte Vorlagenfreigabe verwenden, um die Vorlage automatisch mit anderen Nutzern in Pipedrive zu teilen. Um eine Vorlage freizugeben, öffnen Sie diese zur Bearbeitung und klicken Sie auf den „Berechtigungen“-Tab. Sie können den Nutzern zwei verschiedene Berechtigungsstufen erteilen:

• Kann diese Vorlage verwenden – Kann die Vorlage anzeigen und zum Erstellen neuer Dokumente verwenden, kann aber die Originalvorlage nicht bearbeiten oder löschen.
• Kann diese Vorlage bearbeiten – Kann die Originalvorlage anzeigen, verwenden, bearbeiten und löschen.

Sobald eine Vorlage für einen anderen Nutzer freigegeben wurde, wird sie im Abschnitt Für mich freigegeben der Vorlagengalerie angezeigt.

Dokument erstellen

Um ein Dokument zu erstellen, klicken Sie in der Detailansicht eines Deals oder Kontakts auf den Dokumente-Tab. Sie erhalten die Option, ein Dokument aus einer zuvor erstellten Vorlage zu erstellen oder ein neues Dokument anhand eines leeren Dokuments, einer Tabelle oder einer Präsentation zu erstellen.

Sie können auch bereits erstellte Dokumente von Ihrem Gerät oder aus einem verknüpften Google Drive-, Microsoft OneDrive- oder SharePoint-Account importieren. Lokal gespeicherte Dokumente können zudem als PDF-Datei von Ihrem Gerät hochgeladen werden.

Um ein Dokument aus einer bestehenden Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf „Aus Vorlage” und wählen Sie dann die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten. Der Dokumenteneditor öffnet sich mit allen Vorlagefeldern, die bereits mit den entsprechenden Daten ausgefüllt sind.

Sie können den Namen und die Kategorie anpassen und den Inhalt nach Ihren Wünschen ändern. Die Änderungen am Dokument werden während der Bearbeitung automatisch gespeichert.

Um ein Dokument mit Deal-spezifischen Platzhaltern zu erstellen, müssen Sie es in der Deal-Detailansicht erstellen. Um ein Dokument mit Kontakt-spezifischen Platzhaltern zu erstellen, müssen Sie es in der Deal- oder Kontakt-Detailansicht erstellen.

Dokument ansehen und teilen

Google Drive – Wenn Sie auf den „Freigeben“ -Button in der unteren rechten Ecke des Dokumenteditors klicken, können Sie das Dokument freigeben, als PDF herunterladen oder löschen.

• Als Link teilen – Generieren Sie einen Link zu einer schreibgeschützten PDF-Version dieses Dokuments, die in einem Browserfenster angezeigt wird, wenn sie der Empfänger öffnet.
• Signaturen anfordern – Fordern Sie Signaturen von den Empfängern der Dokumente an.
• PDF herunterladen – Speichern Sie Ihr Dokument auf Ihrem Gerät, damit Sie es an eine E-Mail anhängen oder direkt an Ihre Kunden senden können.

OneDrive und SharePoint – Um Ihr Dokument freizugeben, müssen Sie zunächst Ihren Dokumenteditor schließen und im Dokument, das auf der Detailseite erstellt wurde, auf den „...“ Button klicken.

Wenn Sie Ihr Dokument mit einem Link freigeben, haben Sie die Möglichkeit, Ansichten zu verfolgen und E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn jemand das Dokument öffnet.

Wenn Sie die Option Ansichten verfolgen aktivieren, können Sie per E-Mail benachrichtigt werden, wenn Ihr Dokument zum ersten Mal, jedes Mal oder nie geöffnet wird.

Sobald ein Link generiert wurde, wird er als Version unter dem Originaldokument mit der Anzahl der Aufrufe und dem Erstellungszeitpunkt gespeichert und kann nicht mehr aktualisiert werden.

Um eine weitere Version eines Dokuments zu erstellen, klicken Sie auf das Originaldokument, nehmen Sie die erforderlichen Aktualisierungen vor und generieren Sie einen neuen Link. Sobald der Link generiert ist, sehen Sie ihn als Version 2 unter Ihrem Dokument:

Wenn Sie eine weitere Version eines Dokuments erstellen, empfehlen wir Ihnen, den Link für die erste Version zu deaktivieren, damit nicht zwei Live-Versionen vorhanden sind. Klicken Sie dazu in der ersten Version auf „...“ und dann auf Als Link freigeben > Link aktivieren, um den Link zu deaktivieren.

Signatur zu Ihrem Dokument hinzufügen

Die Smart Docs-Funktion umfasst zudem eine eSignatur-Funktion, damit Sie von Ihren Kunden ohne zusätzliche Tools Signaturen für Dokumente anfordern können.

Erstellen oder laden Sie mit der Smart Docs-Funktion auf der Deal- oder Kontaktseite ein Dokument hoch und suchen Sie die Option Signaturen anfordern. Wie Sie Signaturen für Ihre Dokumente anfordern können, erfahren Sie in diesem Artikel.