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Smart Docs: eSignaturen

Jenny Takahara

Letztes Update: 27. April 2026

Hinweis: Die Funktion Smart Docs ist in den Plänen Premium und Ultimate enthalten und für die Pläne Lite und Growth als Add-On verfügbar. Nur Nutzer mit Zugriff auf die Kontoeinstellungen können das Add-On für das Unternehmenskonto erwerben. Das Add-On umfasst eine 14-tägige kostenlose Testversion, in der fünf Signaturen verfügbar sind (Abrechnungsdetails erforderlich). Weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen des Add-Ons finden Sie auf dieser Seite.

Die Funktion Smart Docs umfasst eSignatures, sodass Sie Signaturen Ihrer Kunden ohne zusätzliche Tools anfordern können.

Die eSignatur-Funktion von Pipedrive bietet Basic Digital Signing. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über diese Art von Signatur.

Signaturen anfordern

Senden einer Signaturanfrage

Hinweis: Nach 60 Tagen verfallen unvollständige Signaturanfragen. Das bedeutet, dass die Links nicht mehr gültig sind und der Dokumentstatus „abgelaufen“ lautet.

Um eine Signatur anzufordern, müssen Sie ein Dokument mittels der Smart Docs-Funktion auf der Detailseite eines Deals oder Kontakts erstellen oder hochladen. Wie Sie ein Dokument einrichten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Sie können an zwei Stellen eine Signatur anfordern:

Im Dokumenteditor

In der Detailansicht

Hinweis: Wenn Sie eine Signatur anfordern, wird eine weitere Version des Dokuments erstellt.

Nachdem Sie auf „Request signatures“ geklickt haben, werden Sie aufgefordert, Ihr Dokument zu überprüfen und Ihre Unterzeichner zu verwalten. Der Nutzer, der die Signatur anfordert (Sie), und die verknüpfte Kontaktperson werden automatisch als Unterzeichner hinzugefügt, aber Sie können Einträge aus dieser Liste entfernen oder weitere hinzufügen. Pro Dokument können Sie bis zu 10 Unterzeichner hinzufügen.

Unter „Invite Language“ können Sie die Sprache der Einladung ändern.

Authentifizieren Ihrer Signaturanfrage

Für Signaturanfragen ist ein Authentifizierungscode erforderlich.

Wenn diese Sicherheitsfunktion aktiviert ist, erhalten die Unterzeichner per E-Mail einen einmaligen Authentifizierungscode, um die Gültigkeit ihrer E-Mail-Adresse zu überprüfen (aber nicht zu garantieren). Unterzeichner müssen diesen Code verwenden, um das Dokument zu unterzeichnen.

Anpassen Ihrer Signaturanfrage

Personalisieren Sie die E-Mails zur Signaturanfrage, die Ihre Kunden erhalten, indem Sie eine individuelle Betreffzeile und Nachricht hinzufügen.

Hinweis: Administratoren mit Zugriff auf die Kontoeinstellungen können in den Smart Docs-Einstellungen die Standardeinstellung für Authentifizierungscodes und die Standardnachrichten für E-Mails zur Signaturanfrage festlegen. Jeder Nutzer kann jedoch die Authentifizierungscodes für die einzelnen Unterzeichner ein- oder ausschalten.

Nachdem Sie auf „Next“ geklickt haben, können Sie dem Dokument Unterzeichnerfelder hinzufügen und sie per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle ziehen.

Nachdem Sie ein Feld in ein Dokument eingefügt haben, können Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren, um jedes Feld zu bearbeiten und zu konfigurieren.

Hinweis: Sie können bis zu 1.000 Unterzeichnerfelder zu einem Dokument hinzufügen.

Derzeit stehen vier Arten von Unterzeichnerfeldern mit unterschiedlichen Konfigurationsoptionen zur Verfügung:

Signaturen	Dies ist ein Pflichtfeld und hat keine Konfiguration
Initialen	Kann als erforderliches/optionales Feld definiert werden
Textfeld	Kann als erforderliches/optionales Feld definiert werden Kann Hinweistext enthalten, um dem Unterzeichner zu erklären, was eingegeben werden muss Kann die grundlegende Formatierung ändern Hinweis: In Textfeldern für Unterzeichner werden nur Zeichen des lateinischen Alphabets unterstützt.
Checkbox	Kann als erforderliches/optionales Feld definiert werden

Wenn Sie dem Dokument Unterzeichnerfelder hinzufügen, müssen Sie für jeden Unterzeichner ein Signaturfeld einfügen. Im Dropdown-Menü „Select Signer“ im linken Bereich können Sie zwischen den Unterzeichnern wechseln.

Beim Bearbeiten von Feldern können Sie ein Feld auch einem anderen Unterzeichner zuweisen.

Wenn Sie das Dokument fertig eingerichtet haben, klicken Sie auf „Send“. Es wird dann mit Anweisungen an alle Unterzeichner gesendet. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald jemand unterzeichnet oder die Unterzeichnung ablehnt.

Wenn Sie dem Dokument keine Signaturfelder hinzufügen möchten, können Sie diesen Schritt überspringen, indem Sie auf „Send anyway“ klicken.

Wenn Sie das Dokument ohne Unterzeichnerfelder senden, werden die Signaturen auf einer zusätzlichen Seite am Ende des Dokuments eingefügt.

Nicht unterstützte Dokumenttypen

Die folgenden Dokumenttypen werden für das Einholen von Signaturen nicht unterstützt:

Verschlüsselte Dokumente (durch ein Passwort geschützte Dokumente)
Bereits digital signierte Dokumente.
Schreibgeschützte Dokumente.

Wenn Sie einen dieser Dokumenttypen verwenden, wird kein Fehler angezeigt und der Signaturprozess läuft wie gewohnt ab. Pipedrive erhält die Signatur jedoch nicht, daher wird das Dokument niemals als „abgeschlossen“ angezeigt.

Dokument unterzeichnen

Wenn ein Unterzeichner eine Signaturanforderung in seiner E-Mail öffnet, kann er das Dokument überprüfen. Unterzeichner können auf das Feld „Signature“ klicken, um das Dokument durch Eingeben oder Zeichnen zu unterzeichnen, oder das Dropdown-Menü oben rechts verwenden, um „Decline to sign“ oder „Download as PDF“ auszuwählen.

Hinweis: Wenn der Unterzeichner der Speicherung von Cookies zustimmt, können Sie sehen, wann und wie oft das Dokument geöffnet wurde.

Sobald alle erforderlichen Unterzeichnerfelder ausgefüllt sind, können Unterzeichner auf die Schaltfläche „Finish signing“ klicken, um fortzufahren.

Hinweis: Digitale Signaturen werden einem Dokument erst hinzugefügt, wenn alle Unterzeichner die Signaturanfrage abgeschlossen haben.

Der Unterzeichner wird aufgefordert, einen Authentifizierungscode zu übermitteln und ein Kästchen anzuklicken, um zu bestätigen, dass er das Dokument gelesen hat. Danach können Unterzeichner auf „Sign“ klicken, um die Übermittlung des Dokuments abzuschließen.

Wenn das Dokument von allen Unterzeichnern unterschrieben wurde, erhalten alle Unterzeichner und der Nutzer, der die Unterschriften angefordert hat, automatisch eine PDF-Datei des unterschriebenen Dokuments und des Prüfprotokolls per E-Mail.

Hinweis: Wenn Sie Smart Docs mit Ihrem Cloud-Speicher verknüpft haben, werden das unterzeichnete Dokument und das Prüfprotokoll automatisch im ausgewählten Cloud-Speicherort gespeichert. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Verbindung zu einem Cloud-Speicher.

Unterzeichnungsstatus des Dokuments prüfen

Das Dokument in der Detailansicht Ihres Kontakts oder Deals zeigt den Unterzeichnungsstatus an.

Klicken Sie auf den Unterzeichnungsstatus, um Informationen zu jedem Unterzeichner, zu Dokumentaufrufen und zum Status der Unterzeichnung anzuzeigen.

Abgelehnt — Der Unterzeichnende hat die Unterschrift des Dokuments abgelehnt. Sie können die Signaturanfrage erneut senden, indem Sie auf „Re-send invite“ klicken.
Gesendet – Die Signaturanforderung ist noch ausstehend. Sie können auf „Erinnerung senden“ klicken, um den Empfänger per E-Mail auf die Anfrage hinzuweisen.
Abgeschlossen – Der Unterzeichnet hat bereits unterschrieben.

In diesem Fenster können Sie auch „Cancel the signing“ auswählen und die Option „Download“ verwenden, um die Originalversion des Dokuments herunterzuladen. Wenn alle das Dokument unterzeichnet haben, können Sie auch die unterzeichnete Version zusammen mit dem Prüfprotokoll herunterladen.

Hinweis: Es kann jeweils nur eine Version eines Dokuments zur Unterschrift vorgelegt werden. Wenn Sie eine weitere Version des Dokuments unterschreiben lassen möchten, müssen Sie die in Bearbeitung stehende Version abbrechen. Wenn Sie bereits eine unterzeichnete Version des Dokuments haben, können Sie für eine andere Version keine Signaturen anfordern. Sie müssen eine neue erstellen.

Wie viele Signaturen kann ich anfordern?

Hinweis: Nur Nutzer mit Abrechnungszugriff können das Add-On und Signaturpakete erwerben. Die Anzahl der Signaturanfragen gilt pro Unternehmenskonto und Monat.

Je nach Plan kann die Anzahl der Signaturen variieren:

Premium und Ultimate – Diese Pläne umfassen unbegrenzte Signaturanfragen (es gilt die Richtlinie zur angemessenen Nutzung).
Lite und Growth (Add-On) – Unternehmenskonten mit aktiviertem Add-On können zwei Stufen von Signaturanfragen erwerben:
- 30 Signaturanfragen pro Monat
- 100 Signaturanfragen pro Monat
Lite und Growth (Add-On-Testversion) – Unternehmenskonten, die die Add-On-Testversion nutzen, können bis zu fünf Signaturen anfordern.

Hinweis: Wenn Sie einen Lite- oder Growth-Jahresplan nutzen, hat Ihr Unternehmenskonto je nach gewählter Stufe ein monatliches Kontingent von 30 oder 100 Signaturen. Ungenutzte Signaturen werden nicht auf den nächsten Monat übertragen.

Was ist die Richtlinie zur angemessenen Nutzung?

Pipedrive überwacht die Nutzung von eSignatures genau. Wenn wir feststellen, dass die Funktion für den Weiterverkauf genutzt, auf andere Weise missbräuchlich verwendet wird oder ihre Nutzung eine unangemessene Belastung darstellt, behalten wir uns nach eigenem Ermessen das Recht vor, einem Nutzer den Zugriff auf die Funktion zu verwehren oder auszusetzen.

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