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Die Smart Docs Funktion verfügt zudem über eine eSignaturen-Funktion, mit der Sie sich von Ihren Kunden Dokumente unterzeichnen lassen können, ohne dass Sie zusätzliche Tools benötigen.

Signaturen anfordern

Um eine Signatur anzufordern, müssen Sie zunächst ein Dokument mit der Funktion Smart Docs auf der Detailseite eines Deals oder Kontakts erstellen oder hochladen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Dokument einrichten.

Sie können an zwei Stellen eine Signatur anfordern:

• Im Dokument-Editor —
  
  
  
• In der Detailansicht —
  

Sobald Sie auf „Unterschrift anfordern“ klicken, werden Sie aufgefordert, Ihr Dokument zu überprüfen und die Unterzeichnenden zu verwalten. Der Nutzer, der die Unterzeichnung anfordert (Sie) und die verknüpfte Kontaktperson werden automatisch als Unterzeichner hinzugefügt, aber Sie können diese Liste löschen oder ergänzen. Sie können bis zu 10 Unterzeichner pro Dokument hinzufügen.

Sie können die Sprache der Einladung unter „Einladungssprache“ ändern.

Wenn Sie auf „Weiter“ klicken, können Sie Felder für die Unterzeichner in das Dokument einfügen. Sie können Felder per Drag & Drop an die Stelle ziehen, an der sie im fertigen Dokument erscheinen sollen.

Sobald Sie ein Feld in ein Dokument eingefügt haben, können Sie mit der Maus über das Feld fahren, um es zu bearbeiten und zu konfigurieren.

Derzeit sind vier Arten von Unterzeichnerfeldern mit unterschiedlichen Konfigurationen verfügbar:

Wenn Sie Unterzeichnerfelder in das Dokument einfügen, müssen Sie für jeden Unterzeichner ein Unterschriftsfeld einfügen. Sie können im Dropdown-Menü "Unterzeichner auswählen", das im linken Panel erscheint, zwischen den Unterzeichnern hin- und herwechseln. Hier können Sie zudem bei der Bearbeitung von Feldern ein Feld einem anderen Unterzeichner zuweisen.

Sobald Sie mit der Einrichtung des Dokuments fertig sind und auf „Senden“ klicken, wird das Dokument mit den Anweisungen an alle Unterzeichner gesendet. Sie erhalten jedes Mal, wenn jemand unterschreibt oder die Unterschrift ablehnt, eine E-Mail-Benachrichtigung.

Wenn Sie keine Unterschriftenfelder zum Dokument hinzufügen möchten, können Sie diesen Schritt überspringen, indem Sie auf „Trotzdem senden“ klicken.

Wenn Sie das Dokument ohne Unterschriftenfelder versenden, werden die elektronischen Signaturen auf einer zusätzlichen Seite auf der Rückseite des Dokuments platziert.

Dokument unterzeichnen

Wenn ein Unterzeichner die Anforderung zur Unterzeichnung des Dokuments in seiner E-Mail öffnet, kann er das Dokument überprüfen. In der oberen rechten Ecke erscheint die Aufforderung Dokument unterschreiben, Unterschrift ablehnen und Dokument als PDF herunterladen.

Um mit dem Unterschreiben des Dokuments zu beginnen, kann der Unterzeichner auf die Unterzeichnerfelder im Dokument klicken oder die hilfreiche Anleitung für die Unterzeichner auf der linken Seite aufrufen. Pflichtfelder werden mit einem roten Sternchen gekennzeichnet.

Wenn der Unterzeichner auf ein Feld klickt, um eine Unterschrift oder die Initialen einzutragen, hat er die Möglichkeit, seine Unterschrift einzutippen, zu schreiben oder ein Bild davon hochzuladen.

Sobald alle erforderlichen Unterzeichnerfelder ausgefüllt sind, kann der Unterzeichner auf „Unterzeichnung abschließen“ klicken, um fortzufahren.

Daraufhin erscheint die Aufforderung Dokument unterschreiben, in der der Unterzeichner das Kästchen markieren muss, um die Prüfung des Dokuments und die Berechtigung zur Unterzeichnung zu bestätigen. Zudem muss der Authentifizierungscode, der an die E-Mail des Unterzeichners gesendet wurde, zur Bestätigung der Identität des Unterzeichners eingegeben werden.

Wenn das Dokument von allen unterzeichnet ist, wird automatisch ein PDF des signierten Dokuments und des Audit-Trails per E-Mail an alle Unterzeichner und den Nutzer, der die Unterschriften angefordert hatte, verschickt.

Unterzeichnungsstatus des Dokuments prüfen

Das Dokument auf der Detailseite Ihres Deals oder Kontakts zeigt den Unterzeichnungsstatus Ihres Dokuments an.

Wenn Sie auf den Unterzeichnungsstatus klicken, erhalten Sie Informationen zu allen Unterzeichnenden, Dokumentansichten und dem Unterzeichnungsstatus.

• Abgelehnt — Der Unterzeichnende hat die Unterschrift des Dokuments abgelehnt. Sie können die Anforderung erneut senden, indem Sie auf „Einladung erneut senden“ klicken.
• Ausstehend — die Unterschrift steht noch aus. Sie können eine Erinnerungs-E-Mail senden, um die Einladung erneut zu versenden.
• Unterzeichnet — der Unterzeichner hat bereits unterzeichnet.

In dem Signaturen-Detailfenster können Sie darüber hinaus eine Reihe von Aktionen durchführen:

• Einladung erneut senden — Wenn der Nutzer die Anforderung ablehnt, können Sie diese erneut senden.
• Erinnerung senden — Wenn Sie auf „Erinnerung senden“ klicken, erhält der Unterzeichnende die Anforderung erneut per E-Mail.
• Signiertes PDF senden — Wenn alle das Dokument unterzeichnet haben, können Sie ein signiertes PDF an einzelne Nutzer senden.
• Unterzeichnung abbrechen — Brechen Sie den Vorgang für alle ab. Es wird an alle Unterzeichner eine E-Mail über den Abbruch gesendet.

Wenn ein Dokument von allen unterzeichnet wurde, können Sie auf die Version klicken, um das unterzeichnete Dokument in der Detailansicht des Deals oder Kontakts anzuzeigen und herunterzuladen.

Wie viele Signaturen kann ich anfordern?

Die Anzahl der verfügbaren Signaturen variiert je nach dem abonnierten Plan.

• Professional und Enterprise: In diesen Plänen ist eine unbegrenzte Anzahl von Signaturanforderungen eingeschlossen (es gilt die Richtlinie zur angemessenen Nutzung).
• Essential und Advanced (Add-On): Unternehmensaccounts mit diesen Plänen, bei denen das Add-On aktiviert ist, haben zwei Optionen für den Erwerb von Signaturanfragen:
  • 30 Signaturanforderungen pro Monat.
  • 100 Signaturanforderungen pro Monat.
    – Wenn Sie ein Jahresabonnement haben, steht Ihrem Unternehmensaccount je nach gewähltem Plan ein monatliches Kontingent von 30 oder 100 Signaturen zur Verfügung. Die nicht verwendeten Signaturen werden nicht auf den nächsten Monat übertragen.
• Essential und Advanced (Add-On-Testversion): Unternehmensaccounts mit diesen Plänen, welche die Add-On-Testversion nutzen, können bis zu 5 Signaturen anfordern.

Was ist die Richtlinie zur angemessenen Nutzung?

Pipedrive hält ein wachsames Auge auf die Verwendung von eSignaturen. Wenn wir feststellen, dass die Funktion für den Weiterverkauf genutzt oder auf andere Weise missbraucht wird oder eine unangemessene Beanspruchung verursacht, behalten wir uns das Recht vor, den Zugriff eines Nutzers auf die Funktion nach unserem alleinigen Ermessen zu unterbinden oder auszusetzen.