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智慧文檔
使用 Smart Docs 功能，您可以通過直接從交易或聯絡人詳細信息視圖中創建提案或報價來節省談判過程中的時間。文檔將自動填充您 Pipedrive 帳戶中的相關交易、聯絡人、項目或產品詳情。
然後，您可以使用可跟蹤的鏈接共享文檔，並在潛在客戶與您的文檔互動時獲得通知。
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連接到您的儲存提供者
要連接 Smart Docs，請轉到交易或聯繫人的詳細頁面，點擊 “文件” 標籤並選擇 “連接雲端儲存”。您可以使用三個提供者來連接 – Google Drive, Microsoft OneDrive 或 SharePoint。
您將被引導進入一個流程，以授權 Pipedrive 存取您的帳戶。連接後，您可以上傳保存到您的交易中的現有文檔或模板，且它們也會自動保存到您的雲端硬碟。
連接帳戶後，您將看到選項以連接個人或共享雲端硬碟作為您的儲存位置。
您還可以通過前往 工具和應用程式 > 文件 ，並點擊 “+ 添加新帳戶” 或 “斷開連接。” 了解更多有關文件儲存的資訊，請參閱 這篇文章。
您還可以為您的帳戶設置 默認共享雲端硬碟。
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建立共享雲端硬碟資料夾
當您將存儲提供者連接到智慧文檔功能時，您會注意到一個下拉選單，您可以選擇某人的雲端硬碟。當您連接智慧文檔功能時，您將自動獲得一個自定義的共享雲端硬碟資料夾。不過，您也可以創建自己的資料夾。
只需導航到您的 Google 雲端硬碟帳戶中的 共享雲端硬碟 標籤，然後創建一個新資料夾：
在 Google 雲端硬碟中創建新共享資料夾後，導航到 工具與應用程式 > 文檔，並選擇新共享的資料夾以供您使用智慧文檔：
如果在您的 Google Workspace 帳戶中未出現查看或創建新共享資料夾的選項，這可能是由於使用的版本。要使用共享資料夾，您應該擁有高於 Business Starter 的計畫。
如果已同步的 Google Workspace 帳戶不支援共享資料夾，Pipedrive 中的選項將顯示為灰色。
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創建和分享模板
一旦您連接了帳戶，就可以開始創建文件和提案。雖然您可以直接創建文件，但我們建議首先創建模板，以節省將來文件的時間。
要從頭開始創建模板，請在交易或聯絡人的詳細視圖中轉到文件 > 模板標籤，然後單擊“文檔”、“電子表格”或“簡報。” 如果您已經保存了一個，可以從提供者處導入模板。
編輯您的模板
在模板編輯器中，您可以更新模板的名稱和類別，並添加任何 Pipedrive 交易、聯絡人、產品、項目或基於時間的字段以填充模板的內容。
要將 Pipedrive 字段添加到模板中，請將字段從模板編輯器右側複製並粘貼到模板主體中。該字段將以括號“[ ]”顯示，並在模板用於文檔時自動替換為字段數據。
一旦您完成模板的編輯，單擊“關閉”以保存模板，或單擊“用於創建文檔”立即使用模板創建文檔。
在 Smart Docs 中了解有關字段和模板的更多信息從這篇文章。
如何與我的團隊分享模板？
您可以使用先進的模板分享功能，將模板自動分享給 Pipedrive 中的其他用戶。要分享模板，請打開編輯您的模板並單擊“權限”標籤。您可以給用戶提供兩種不同級別的權限：
- 可以使用此模板 – 查看模板並使用它創建新文檔，無法編輯或刪除原始模板。
-
可以編輯此模板 – 查看、使用、編輯和刪除原始模板。
一旦模板已與其他用戶分享，它將顯示在模板畫廊的與我共享部分。
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創建文件
要創建文件，請在交易或聯絡人的詳細視圖中點擊文件標籤。您將看到從之前創建的模板創建文件或從空白文件文檔、電子表格或簡報中創建文件的選項。
您還可以從設備或連接的 Google 雲端硬碟、Microsoft OneDrive 或 SharePoint 帳戶中導入預先創建的文件。本地保存的文件也可以從您的設備上上傳為 PDF。
要從現有模板創建文件，請點擊“從模板”並選擇您希望使用的模板。文件編輯器將顯示所有模板欄位，並填入相應的數據。
您可以根據自己的喜好自定義名稱和類別，並調整內容。文件將在您工作過程中自動保存。
要創建具有交易特定佔位符的文件，您必須在交易詳情視圖中創建它。要創建具有人員特定佔位符的文件，您必須從交易或人員的詳細視圖中創建它。
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檢視和分享您的文件
Google 雲端硬碟 – 如果您點擊文件編輯器右下角的“分享”按鈕，您可以分享文件、將文件下載為 PDF 或刪除文件。
- 以連結分享 – 生成指向此文件的只讀 PDF 版本的連結，接收者打開後會在瀏覽器窗口中顯示。
- 請求簽名 – 向文件的接收者請求簽名。
- 下載 PDF – 將您的文件保存在本地，以便可以附加到電子郵件中或直接發送給您的客戶。
OneDrive 和 SharePoint – 要分享您的文件，您首先需要關閉文件編輯器，然後點擊“...”按鈕，該按鈕位於詳細頁面上創建的文件上。
當您使用鏈接分享您的文件時，您將有選項來跟踪查看次數並設置電子郵件通知，以便在有人打開文件時收到通知。
如果您啟用跟踪查看次數選項，您可以選擇在文件第一次被打開時、每次開啟時或從不接收電子郵件通知。
一旦生成鏈接，您會看到它作為版本保存在原始文件下，並顯示查看次數和創建時間，您將無法再更新該版本。
要創建文件的另一版本，請點擊原始文件，進行必要的更新並生成新鏈接。一旦鏈接生成，您將在文檔下方看到它作為版本 2：
如果您創建文件的另一版本，我們建議您禁用第一版本的鏈接，以避免存在兩個活躍版本。為此，請點擊第一版本的“...”，然後點擊以鏈接分享 > 啟用鏈接以禁用該鏈接。
將簽名添加到您的文件
Smart Docs 還具有 電子簽名 功能，因此您可以向客戶請求文件簽名，而無需任何額外的工具。
在 交易或聯絡人 頁面使用 Smart Docs 功能創建或上傳文件，並找到 請求簽名 的選項。了解如何在 這篇文章 中請求文件簽名。
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