知識庫

有了智能文檔功能，您可以通過直接從交易或聯繫詳細信息檢視中創建提案或報價來節省談判過程中的時間。該文檔將自動以來自您的Pipedrive帳戶的相關交易，聯繫人，項目或產品詳細信息填充。

然後，您可以使用可追踪的鏈接分享文檔，並在前景與您的文檔互動時收到通知。

連接到您的存儲提供者

要連接智能文檔，請前往交易或聯繫人的詳細信息頁面，點擊文檔選項卡，然後選擇連接雲存儲。您可以使用三個提供者進行連接 - Google 雲端硬碟, Microsoft OneDrive 或 SharePoint。

您將通過一個流程以授權 Pipedrive 訪問您的帳戶。連接後，您可以上傳現有文檔或模板保存到您的交易中，它們也會自動保存到您的硬碟中。

連接您的帳戶後，您將看到連接個人或共享硬碟作為存儲位置的選項。

您也可以通過轉到工具和應用程式 > 文檔 並點擊"+ 添加新帳戶" 或“斷開連接。”您可以了解更多有關文件存儲方式的信息，請閱讀本文。

您也可以為您的帳戶設置一個默認共享硬碟。

建立共享驅動器文件夾

當您將您的存儲提供者連接到智能文檔功能時，您會注意到一個下拉菜單，可以選擇一個人的驅動器。當您連接智能文檔功能時，您將自動分配一個自定義的共享驅動器文件夾。但是，您也可以創建自己的文件夾。

只需在您的Google驅動器帳戶中導航到共享驅動器選項卡，並創建一個新文件夾：

在Google驅動器中創建了新的共享文件夾後，請導航到工具和應用程序>文件，並選擇新的共享文件夾以便與您的智能文檔一起使用：

如果在您的GSuite帳戶中沒有出現查看或創建新共享文件夾的選項，則可能是由於使用的版本不支持。

雖然Google Suit Basic不支持共享文件夾，但這些版本支持：

• 標準和高級版

• 企業版

• 教育基本版

• 標準版

• 教學升級版和高級版

• 非營利組織

• G Suite商務版

• 基礎版

如果同步的GSuite帳戶不支持共享文件夾，Pipedrive中的選項將顯示為灰色。

創建和分享模板

一旦您已連接您的帳戶，您就可以開始創建文件和提案。 您可以直接創建一個文件，但我們建議您首先創建一個模板，以便為您未來的文件節省時間。您可以控制哪些Pipedrive角色被允許創建或添加新模板，使用Pipedrive權限“添加和導入Smart Docs模板”。在這篇文章中閱讀更多關於Pipedrive中的權限集。

要從零開始創建模板，請進入文件 > 模板標籤 在交易或聯繫人的詳細視圖中，然後點擊“檔案”、“電子表格”或者“演示”。如果您已經有一個保存的模板，您也可以從您的提供者導入模板。

編輯您的模板

在模板編輯器中，您可以更新模板的名稱和類別，並添加Pipedrive交易，聯繫人，產品，項目或基於時間的欄位來填充您的模板內容。

要向您的模板添加Pipedrive欄位，請從模板編輯器的右側複製並粘貼欄位到模板正文。該欄位將以方括號“[ ]”顯示，並在模板用於文檔時自動替換為欄位數據。

編輯完成模板後，點擊“關閉”保存您的模板，或“立即用於創建文檔”使用模板創建文檔。

在Smart Docs中了解更多關於欄位和模板的信息，從這篇文章學習

我如何與我的團隊分享模板？

您可以使用高級模板分享功能來自動與Pipedrive中的其他用戶分享模板。要分享模板，打開您的模板並點擊權限標籤進行編輯。您可以給用戶賦予兩種不同級別的權限：

1. 可以使用此模板 - 查看模板並使用它創建新文件，不能編輯或刪除原始模板。
2. 可以編輯此模板 - 查看，使用，編輯並刪除原始模板。

一旦模板與其他用戶共享，它將在模板畫廊的與我共享部分中顯示。

創建文檔

要創建文檔，請在交易或聯繫人詳細信息視圖中點擊文檔標籤。您將看到從以前創建的模板創建文檔或從空白文檔、電子表格或簡報創建文檔的選項。

您還可以從設備或連接的Google Drive、Microsoft OneDrive或SharePoint帳戶導入預先創建的文檔。也可以從設備上的PDF文件上傳本地保存的文檔。

要從現有模板創建文檔，點擊“從模板”並選擇要使用的模板。文檔編輯器將顯示為所有模板字段填入相應數據。

您可以自定義名稱和類別，並根據您的喜好調整內容。文檔將隨著您的操作自動保存。

為了使用交易特定的占位符創建文檔，您必須在交易詳細信息視圖內創建。為了使用人員特定的占位符創建文檔，您必須在交易或人員詳細信息視圖中創建。

查看和分享您的文件

Google Drive –如果您在文件編輯器右下角點擊“分享”按鈕，即可分享文件、下載文件為PDF或刪除文件。

• 要求簽名 – 從文件接收人那裡請求簽名。
• 作為連結分享 – 生成此文件的唯讀PDF版本的鏈接，收件人打開後將在瀏覽器窗口中顯示。
• 下載PDF –在本地保存文檔，以便附加到電子郵件或直接發送給您的客戶。

OneDrive和SharePoint –要分享您的文檔，您首先必須關閉文檔編輯器，然後在建立在詳細頁面上的文檔的“...” （更多）按鈕上點擊。

當您通過鏈接分享文檔時，您將有選項來跟踪查看狀況並設置當有人打開文檔時的電子郵件通知。

如果啟用了跟踪查看選項，您可以在文檔首次打開時、每次打開時或從不打開時通過電子郵件收到通知。

一旦生成了鏈接，您將看到它保存為原始文檔下的一個版本，其中包括查看次數和創建時間，您將無法更新該版本。

要創建文檔的另一個版本，請點擊原始文檔，進行必要的更新並生成一個新的鏈接。生成鏈接後，您將在您的文檔下看到它作為版本2：

如果您創建另一個文檔版本，我們建議禁用第一個版本的鏈接，以避免存在兩個活動版本。為此，請點擊第一個版本的“...”，然後點擊作為連結分享 > 啟用鏈接以禁用該鏈接。

在您的文件中添加簽名

Smart Docs 還配備 eSignatures 功能，因此您可以向客戶要求文件簽名，而無需任何額外工具。

使用 成交或聯繫 頁面上的 Smart Docs 功能創建或上傳文件，並找到 請求簽名 選項。了解如何為您的文件請求簽名，請參閱本文章。