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本段文字係以機器翻譯工具由英文翻譯而來，尚未經由真人編輯進行審校。機器翻譯可能產生不正確或不明確的文字，編輯審稿時會盡速修正。

本文章以機器翻譯產生。

智慧文檔

JT
Jenny Takahara
最後更新：2026年3月27日
注意： Smart Docs 僅適用於 進階方案 及 終極方案。 基本方案 和 成長方案 的使用者可以購買 Smart Docs 附加元件。 只有擁有帳戶設置存取權的使用者才能購買附加元件，其中包括14天免費試用，可發出5次電子簽名請求。 開始試用需要提供帳單資料。 請閱讀附加元件的服務條款及條件於此頁面。

Smart Docs 幫助您直接從交易和聯絡人創建提案、報價及合約。 您的文件會自動填充來自您的Pipedrive帳戶之數據，因此您無需手動複製和貼上訊息。

使用 Smart Docs，您可以：

  • 從範本創建文件
  • 自動插入交易、聯絡人、產品和專案的數據
  • 使用可追蹤的連結分享文件
  • 在接收者開啟文件時收到通知
  • 請求具有法律效力的電子簽名

連接到雲端存儲提供者

在創建文件之前，您需要連接到您的雲端存儲提供者。

Smart Docs 支援：

  • Google 雲端硬碟
  • Microsoft OneDrive
  • SharePoint

從交易或聯絡人處進行連接

打開交易或聯絡人的詳細視圖，點擊"文件"頁籤，然後選擇"連接雲端儲存"。

系統會要求您授予 Pipedrive 存取您的存儲帳戶的權限。

連接後：

  • 您可以上傳現有的文件
  • 新的文件會自動保存在您選擇的儲存裝置中

完成連接後，您可以選擇個人或共享雲端硬碟作為您的存儲位置。

從設置中連接

您也可以透過進入 工具和應用程式 > 文件 然後點擊 "+ 添加新帳戶" 並進行連接，或點擊 "斷開連接" 以移除存取來管理連線。

您可以在 這篇文章 中了解有關文件儲存的更多信息。

注意： 將您的 Google 帳戶連接到 Smart Docs 與設置 Google Drive 同步功能 是分開的。

如果您在連接或再次驗證 Google Drive 時遇到問題：

您也可以為您的帳戶設置默認共享硬碟。

在雲端硬碟上使用共享雲端硬碟

當您連接 Google 雲端硬碟時，Smart Docs 會自動為您的公司分配一個默認的共享雲端硬碟資料夾。 您還可以選擇其他的共享資料夾或創建新的共享資料夾。

要創建新共享雲端硬碟，請打開您的雲端硬碟帳戶，進入 共享雲端硬碟 標籤，然後點擊 "+ 新建"：

創建新的共享硬碟後，請導航到工具和應用程式 > 文件 並選擇新的共享硬碟以用於您的 Smart Docs：

使用範本

範本透過在多個文件中重用相同的結構來幫助您節省時間。

注意： 只有擁有正確的 全域權限 的用戶才能創建模板。您可以使用 Pipedrive 權限「新增和匯入 Smart Docs 模板。」來控制哪些 Pipedrive 角色被允許創建或新增新模板。 所需的 Pipedrive 權限為 "添加並導入 Smart Docs 範本"。

要從頭創建範本，打開交易或聯絡人的詳細視圖，然後點擊 "文件" 並進入 範本標籤。 點擊 "+ 新建" 並選擇 文件、電子錶格 或 簡報。

如果您已經保存了範本，您也可以從提供者中導入範本。

注意： 使用電子表格或簡報創建模板和文件僅適用於 Google Drive 用戶。
注意： 若您使用 OneDrive，文件選擇器、範本編輯器及文件編輯器會在新的彈出窗口中開啟。 如果您未看到它們，請在瀏覽器的設置中啟用 Pipedrive 的彈出窗口。 學習如何在此文章啟用跳出式視窗。

編輯範本及添加欄位

注意： 如需了解在 Smart Docs 中運用欄位數據及範本的更多信息，請查看這篇文章。

在範本編輯器中，您可以：

  • 更新範本名稱
  • 指定一個分類
  • 添加任何 Pipedrive 欄位（交易、聯絡人、產品、專案或以時間為基礎）以自動填充您的範本內容。

要將欄位插入您的範本：

  • 從右側面板複製欄位
  • 將欄位貼入範本文本中

欄位將以下面的方式顯示：[交易標題 (交易標題)]

當您從範本創建文件時，Smart Docs 會自動用實際數據替換括號中的內容。

完成範本編輯後，點擊"關閉"以保存範本，或點擊"用於生成文件"以立即使用範本生成文件。

在 Smart Docs 中了解有關字段和模板的更多信息從這篇文章。

與團隊分享範本

您可以使用高級模板共享自動與 Pipedrive 中的其他用戶共享模板。要分享模板，打開編輯您的模板並點擊「權限」標籤。您可以給用戶兩種不同級別的權限： 若要分享範本，請打開以進行編輯並點擊 "權限" 分頁。 有兩個不同的權限等級：

  • 可使用此範本 – 使用者可以查看並使用範本以創建新文件，但不能編輯或刪除該範本。
  • 可編輯此範本 – 使用者可以查看、使用、編輯及刪除範本。
注意： 使用者也必須有連結的存儲提供者中的原始範本文件的存取權限。 因此，我們建議所有範本及文件皆儲存在共用雲端硬碟中。 您可以在 Smart Docs 設置中進行此操作。 進一步了解文件如何儲存，請參閱此文章。

共享的範本會顯示在範本圖庫的 與我共享 區域下。

創建文件

要創建文件：

  • 打開詳細檢視中的交易或聯絡人
  • 點擊 文件頁籤
  • 選擇以下之一：
    • 從範本開始創建
    • 創建空白文件、電子錶格或簡報
    • 從您的設備或雲端儲存中上傳文件

您可以從以下位置上傳文件：

  • 您的設備

  • Google 雲端硬碟

  • OneDrive

  • SharePoint

注意： 您也可以從設備中上傳 PDF，但無法將其編輯或保存為範本。

從範本

要從現有範本建立文件，請點選「來自範本」並選擇您要使用的範本。

將出現文件編輯器，所有欄位均已自動填入。

從這裡，您可以：

  • 重命名文件
  • 更改其分類
  • 根據您的偏好編輯內容

在您編輯文件時，更改將自動保存。

如何自動填充欄位

如果您希望 交易特有的數據自動填充，請從交易詳細視圖創建文件。

如果您希望 聯絡人特有的欄位自動填充，請從交易或聯絡人的詳細視圖創建文件。

注意： 若範本中的欄位為空，該欄位的占位符仍將保留在文件中。 您可以手動編輯或刪除它。 注意：如果模板中缺少任何字段信息，字段名稱佔位符將保留在文件中。了解如何清除未填充字段，請參閱這篇文章。

查看和分享文件

Google 雲端硬碟

如果在文件編輯器中點選 "分享" 按鈕，您可以分享文件，請求簽名，或下載為 PDF。

  • 以連結形式分享 – 生成此文件的唯讀 PDF 版本的連結。
  • 請求簽名 – 向文件接收者請求電子簽名。
  • 下載 PDF – 將文件本地保存。

OneDrive 和 SharePoint

要分享文件，您需要先關閉文件編輯器，然後點擊在 詳細頁面 上創建的文件中的 "..." 按鈕。

從那裡，您可以創建可分享的連結。

追蹤文件查看次數

在生成連結時，您可以啟用查看追蹤並選擇在某人打開連結時接收電子郵件通知。

您可以接收電子郵件通知：

  • 第一次打開文件時
  • 每次打開時
  • 從不
注意： 我們的文件跟踪功能符合 GDPR 規範。您可以在這篇文章中閱讀更多信息。 您可以在這篇文章中了解詳情。

了解文件版本

每次生成可分享連結時，Smart Docs 都會創建文件的新版，包括查看次數及創建時間。

版本一旦共享：

  • 該版本成為唯讀

  • 您無法再進行編輯

要更新文件，請點擊原始文件，進行必要更新並生成新連結。

一旦生成新連結，您將看到它作為版本 2，版本 3 等，顯示在原始文件下：

若您創建多個版本的文件，我們建議停用較舊的連結以避免混淆。

要停用連結：

  • 點擊舊版本旁邊的 "..."
  • 點擊 "以連結形式分享"
  • 關閉 "啟用連結"

請求電子簽名

使用 Smart Docs，您可以直接從文件中請求具有法律效力的 電子簽名。

請求簽名：

  • 打開 交易 或 聯絡人 的詳細視圖

  • 使用 Smart Docs 功能創建、打開或上傳文件

  • 找到 請求簽名 選項

  • 添加接收者並發送。

了解如何在 這篇文章 中為您的文件請求簽名。

注意： 該電子簽名功能僅適用於 進階方案 和 終極方案，且僅限符合試用這些方案條件並且已輸入有效帳單資料之使用者使用。 基本方案 和 成長方案 使用者可以透過 Smart Docs 附加元件使用電子簽名功能。
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