Kunnskapsbase

Med Smart Docs-funksjonen kan du spare tid i forhandlingsprosessen ved å opprette et tilbud eller tilbud direkte fra avtalen eller kontaktdetaljvisningen. Dokumentet blir automatisk fylt med relevante avtale-, kontakt-, prosjekt- eller produktdetaljer fra din Pipedrive-konto.

Du kan deretter dele dokumentet ved hjelp av en sporbar lenke og få varsler når potensielle kunder samhandler med dokumentene dine.

Koble til lagringsleverandøren din

For å koble til Smart Docs, gå til en avtale eller kontakts detaljside, klikk på Dokumenter-fanen og velg Koble til sky lagring. Du kan koble til ved å bruke tre leverandører – Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint.

Du vil bli guidet gjennom en prosess for å gi tillatelse for at Pipedrive kan få tilgang til kontoen din. Når du er koblet til, kan du laste opp eksisterende dokumenter eller maler som er lagret på dine avtaler, og de vil også bli lagret automatisk på ditt drive.

Etter at du har koblet til kontoen din, vil du se muligheten til å koble til enten et personlig eller delt drive som ditt lagringssted.

Du kan også legge til og koble fra kontoen din ved å gå til Verktøy og apper > Dokumenter og klikke på “+ Legg til en ny konto” eller "Koble fra.” Du kan lære mer om hvordan filer lagres i denne artikkelen.

Du kan også sette opp en standard delt drive for kontoen din.

Opprette en delt stasjonsmappe

Når du kobler lagringsleverandøren til Smart Docs-funksjonen, vil du legge merke til en nedtrekksmeny der en persons stasjon kan velges. Når du kobler til Smart Docs-funksjonen, tildeles du automatisk en tilpasset delt stasjonsmappe. Imidlertid kan du også opprette din egen.

Naviger bare til fanen Delt stasjoner i Google Drive-kontoen din og opprett en ny mappe:

Når du har opprettet den nye delte mappen din i Google Drive, naviger til Verktøy og apper > Dokumenter og velg den nye delte mappen til bruk med Smart Docs:

Hvis alternativet for å vise eller opprette en ny delt mappe ikke vises i GSuite-kontoen din, kan det skyldes utgaven som brukes.

Mens Google Suit Basic ikke støtter delte mapper, gjør disse utgavene det:

• Business Standard og Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Hvis den synkroniserte GSuite-kontoen ikke støtter delte mapper, vil alternativet i Pipedrive vises grått ut.

Opprette og dele maler

Når du har koblet til kontoen din, kan du begynne å opprette dokumenter og forslag. Du kan opprette et dokument direkte, men vi anbefaler først å lage en mal slik at du kan spare tid for dine fremtidige dokumenter. Du kan kontrollere hvilke Pipedrive-roller som har tillatelse til å opprette eller legge til nye maler ved å bruke Pipedrive-tillatelsen “Legge til og importere Smart Docs-maler.” Les mer om tillatelsessett i Pipedrive i denne artikkelen.

For å lage en mal fra bunnen av, gå til Dokumenter > Mal-fanen i en avtale eller kontakts detaljvisning og klikk på “Dokument,” “Regneark” eller “Presentasjon.” Du kan også importere en mal fra leverandøren din hvis du allerede har en lagret.

Redigere malen din

Når du er i malredigereren, kan du oppdatere malens navn og kategori og legge til enhver Pipedrive-avtale, kontakt, produkt, prosjekt, eller tidsbasert felt for å fylle inn innholdet i malen din.

For å legge til Pipedrive-felter i malen din, kopier og lim inn feltet fra høyre side av malredigereren inn i malens kropp. Feltet vises i brakettene “[ ]” og erstattes automatisk med feltdatene når malen brukes til et dokument.

Når du er ferdig med å redigere malen din, klikker du på “Lukke” for å lagre malen din, eller “Bruk for å opprette dokument” for å umiddelbart bruke malen til å lage et dokument.

Lær mer om felt og maler i Smart Docs fra denne artikkelen.

Hvordan kan jeg dele maler med teamet mitt?

Du kan bruke avansert maldeling for automatisk å dele malen med andre brukere i Pipedrive. For å dele en mal, åpne for å redigere malen din og klikk på Tillatelser fanen. Det er to forskjellige nivåer av tillatelser du kan gi brukere:

1. Kan bruke denne malen – Se malen og bruk den til å lage nye dokumenter, kan ikke redigere eller slette den opprinnelige malen.
2. Kan redigere denne malen – Se, bruke, redigere og slette den opprinnelige malen.

Når en mal har blitt delt med en annen bruker, vil den vises i Delt med meg seksjonen av malgalleriet.

Opprette et dokument

For å opprette et dokument, klikk på Dokumenter-fanen i visningen for avtale eller kontaktens detaljer. Du vil se muligheten til å opprette et dokument fra en tidligere opprettet mal eller lage en fra bunnen av med et tomt dokument, regneark eller presentasjon.

Du kan også importere forhåndsopprettede dokumenter fra enheten din eller tilknyttede Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint-konto. Dokumenter som er lagret lokalt, kan også lastes opp som et PDF fra enheten din.

For å opprette et dokument fra en eksisterende mal, klikk på "Fra mal" og velg den malen du ønsker å bruke. Dokumentredigeringsverktøyet vil vises med alle malfeltene fylt inn med tilsvarende data.

Du kan tilpasse navnet og kategorien og justere innholdet etter dine preferanser. Dokumentet vil automatisk lagre mens du jobber.

For å opprette et dokument med avtale-spesifikke plassholdere, må du opprette det fra visningen for avtaledetaljer. For å opprette et dokument med person-spesifikke plassholdere, må du opprette det fra avtale- eller kontaktdetaljene.

Visning og deling av dokumentet

Google Drive – Hvis du klikker på "Del" -knappen nederst til høyre i dokumentredigeringsverktøyet, kan du dele dokumentet, laste ned dokumentet som en PDF eller slette dokumentet.

• Be om signaturer – Be om signaturer fra mottakerne av dokumentene.
• Del som lenke – Generer en lenke til en skrivebeskyttet PDF-versjon av dette dokumentet, som vil vises i et nettleservindu når mottakeren åpner den.
• Last ned PDF – Lagre dokumentet lokalt slik at du kan legge ved det i en e-post eller sende det direkte til kundene dine.

OneDrive og SharePoint – For å dele dokumentet ditt må du først lukke dokumentredigeringsverktøyet og klikke på "..." (mer) -knappen på dokumentet som er opprettet på Detaljsiden.

Når du deler dokumentet ditt med en lenke, vil du ha muligheten til å spore visninger og sette opp e-postvarsler for når noen åpner dokumentet.

Hvis du aktiverer alternativet Spor visninger, kan du bli varslet via e-post når dokumentet ditt åpnes for første gang, hver gang, eller aldri.

Når en lenke er generert, vil du se den lagret som en versjon under det originale dokumentet med antallet visninger og opprettelsestidspunktet, og du vil ikke lenger kunne oppdatere den versjonen.

For å opprette en annen versjon av et dokument, klikker du på det originale dokumentet, gjør de nødvendige oppdateringene og genererer en ny lenke. Når lenken er generert, vil du se den som Versjon 2 under dokumentet ditt:

Hvis du oppretter en annen versjon av et dokument, anbefaler vi å deaktivere lenken for første versjon slik at det ikke er to aktive versjoner. For å gjøre dette, klikk på "..." for den første versjonen og klikk på Del som lenke > Aktiver lenke for å deaktivere lenken.

Legge til en signatur på dokumentet ditt

Smart Docs kommer også med en eSignatur-funksjonalitet, slik at du kan be om dokumentsignaturer fra kundene dine uten å trenge ekstra verktøy.

Opprett eller last opp et dokument med Smart Docs-funksjonen fra deal-siden eller kontakt-siden og finn alternativet til å Be om signaturer. Lær hvordan du ber om signaturer for dokumentene dine i denne artikkelen.