Kunnskapsbase

Smart Docs hjelper deg med å lage tilbud, prisoverslag og kontrakter direkte fra dine avtaler og kontakter. Dokumentene dine fylles automatisk med data fra din Pipedrive-konto, slik at du ikke trenger å kopiere og lime informasjon manuelt.

Med Smart Docs kan du:

• Opprette dokumenter fra maler
• Automatisk sette inn salgsavtaler, kontakter, produkter og prosjekterdata
• Dele dokumenter ved bruk av sporbare lenker
• Bli varslet når mottakere åpner dokumentene
• Be om juridisk bindende eSignaturer

Koble til en skylagringsleverandør

Før du lager dokumenter, må du koble til din skylagringsleverandør.

Smart Docs støtter:

• Google Disk
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Koble fra en salgsavtale eller en kontakt

Åpne en salgsavtale- eller kontaktdetaljvisning, klikk på “Dokumenter” fanen, så “Koble til skylagring”.

Du vil bli bedt om å gi Pipedrive tilgang til din lagringskonto.

Når tilkoblet:

• Du kan laste opp eksisterende filer
• Nye dokumenter lagres automatisk på valgt disk

Etter tilkobling kan du velge en personlig eller delt disk som lagringssted.

Koble fra innstillinger

Du kan også administrere tilkoblingen din ved å gå til Verktøy og apper > Dokumenter og klikke på “+ Legge til en ny konto” for å koble til en ny leverandør eller “Koble fra” for å fjerne tilgang.

Du kan lære mer om hvordan filer lagres i denne artikkelen.

Hvis du opplever problemer med å koble til eller re-autentisere Google Drive:

• Gå til Google-rettigheter
• Fjern Pipedrive-tilgang før du prøver å koble til igjen
• Hvis problemene vedvarer, kontakt vårt støtteteam for hjelp

Du kan også sette opp en standard delt disk for kontoen din.

Bruke delte disker på Google Disk

Når du kobler til Google Disk, tildeler Smart Docs automatisk en standard delt diskmappe for firmaet ditt. Du kan også velge en annen eller opprette en ny.

For å opprette en ny delt disk, åpne din Google-konto, gå til fanen delt disk, deretter klikk “+ Ny”:

Når du har opprettet den nye delte disken i Google Disk, naviger til Verktøy og Apper > Dokumenter og velg den nye disken for bruk med dine Smart Docs:

Arbeid med maler

Maler hjelper deg med å spare tid ved at du kan bruke den samme strukturen i flere dokumenter.

For å lage en mal fra bunnen av, åpne en salgsavtale eller en kontaktdetaljvisning, klikk så “Dokumenter” og gå til fanen Maler. Klikk “+ Lag ny” og velg Dokument, Regneark eller Presentasjon.

Du kan også importere en mal fra leverandøren din hvis du allerede har en lagret.

Redigering av maler og legge til felt

Når du er i malredigeringen, kan du:

• Oppdatere malens navn
• Tildele en kategori
• Legg til et hvilket som helst Pipedrive-felt (avtale, kontakt, produkt, prosjekt, eller tidsbasert) for å automatisk fylle inn innholdet i malen din.

For å sette inn et felt i malen din:

• Kopier feltet fra panelet til høyre
• Lim inn feltet i malens body

Feltet vil vises i klammer som dette: [Avtaletittel (avtaletittel)]

Når du oppretter et dokument fra malen, erstatter Smart Docs automatisk klammene med faktiske data.

Når du har ferdigstilt redigeringen av malen din, klikk “Lukk” for å lagre den eller klikk “Bruk for å lage dokument” for umiddelbart å generere et dokument med den nyopprettede malen.

Lær mer om felt og maler i Smart Docs fra denne artikkelen.

Deling av maler med ditt team

Du kan bruke avansert maldeling for automatisk å dele malen med andre brukere i Pipedrive. For å dele en mal, åpne den for redigering og klikk på fanen “Rettigheter”. Det finnes to ulike tillatelsesnivåer:

• Kan bruke denne malen – Brukere kan se og bruke malen til å lage nye dokumenter, men kan ikke redigere eller slette den.
• Kan redigere denne malen – Brukere kan se, bruke, redigere og slette malen.

Delte maler vises under delen Delt med meg i malgalleriet.

Opprette et dokument

For å lage et dokument:

• Åpne en avtale eller kontakt i detaljvisning
• Klikk på Dokumenter-fanen
• Velg en av følgende:
  • Opprett fra en mal
  • Lag et tomt dokument, regneark eller presentasjon
  • Last opp en fil fra enheten din eller fra skytjenester

Du kan laste opp filer fra:

• Din enhet

• Google Disk

• OneDrive

• SharePoint

Fra en mal

For å opprette et dokument fra en eksisterende mal, klikk på “Fra mal” og velg malen du vil bruke.

Dokumentredigereren vil vises, med alle feltene automatisk fylt inn.

Derfra kan du:

• Gi nytt navn til dokumentet
• Endre kategorien
• Rediger innholdet etter dine preferanser

Endringer lagres automatisk mens du jobber på dokumentet.

Hvordan feltpopulering fungerer

Hvis du vil at salgsavtalespesifik data skal fylles ut automatisk, opprett dokumentet fra detaljvisningen for salgsavtalen.

Hvis du vil at personspesifikke felt skal fylles inn automatisk, opprett dokumentet fra detaljvisningen for salgsavtalen eller kontakten.

Visning og deling av dokumenter

Google Disk

Hvis du klikker “Del” knappen i dokumentredigereren, kan du dele det, be om signaturer, eller laste det ned som en PDF.

• Del som lenke – Generere en lenke til en skrivebeskyttet PDF-versjon av dette dokumentet.
• Be om signaturer – Be om e-signaturer fra dokumentmottakerne.
• Last ned PDF – Lagre dokumentet ditt lokalt.

OneDrive og SharePoint

For å dele dokumentet ditt, må du først lukke dokumentredigereren og klikke på “...” knappen på dokumentet opprettet på detaljsiden.

Derfra kan du opprette en delbar lenke.

Oppfølging av dokumentvisninger

Når du genererer en lenke, kan du aktivere visningssporing og velge om du vil motta e-postvarsler når noen åpner den.

Du kan motta e-postvarsler:

• Første gang dokumentet åpnes
• Hver gang det åpnes
• Aldri

Forstå dokumentversjoner

Hver gang du genererer en delbar lenke, skaper Smart Docs en ny versjon av det opprinnelige dokumentet, inkludert antall visninger og opprettelsestid.

Når en versjon deles:

• Den versjonen blir skrivebeskyttet

• Du kan ikke redigere den lenger

For å oppdatere et dokument, klikk på det opprinnelige dokumentet, gjør de nødvendige oppdateringene og generer en ny lenke.

Når den nye lenken er generert, vil du se den som Versjon 2, Versjon 3 osv., under det opprinnelige dokumentet:

Hvis du lager flere versjoner av et dokument, anbefaler vi at du deaktiverer gamle lenker for å unngå forvirring.

For å deaktivere en lenke:

• Klikk på “...” ved siden av den eldre versjonen
• Klikk “Del som lenke”
• Slå av “Aktiver lenke”

Be om eSignaturer

Med Smart Docs kan du be om juridisk bindende eSignaturer direkte fra dokumentet ditt.

For å be om en signatur:

• Åpne avtale eller kontakt detaljvisning

• Opprett, åpne eller last opp et dokument med Smart Docs-funksjonen

• Finn alternativet for å be om signaturer

• Legg til mottakere og send den.

Lær hvordan du ber om signaturer for dokumentene dine i denne artikkelen.