Kunnskapsbase

Med Smart Docs-funksjonen kan du spare tid i forhandlingsprosessen ved å lage et forslag eller tilbud direkte fra avtalen eller kontaktinformasjonen. Dokumentet vil automatisk bli fylt ut med relevante avtale-, kontakt-, prosjekt- eller produktopplysninger fra Pipedrive-kontoen din.

Du kan deretter dele dokumentet ved hjelp av en sporbar lenke og få varsler når potensielle kunder engasjerer seg med dokumentene dine.

Koble til lagringsleverandøren din

For å koble til Smart Docs, gå til en avtale eller kontakts detaljside, klikk på “Dokumenter”-fanen og velg “Koble til sky-lagring”. Du kan koble til ved hjelp av tre leverandører – Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint.

Du vil bli ført gjennom en prosess for å gi tillatelse til Pipedrive til å få tilgang til kontoen din. Når du er koblet til, kan du laste opp eksisterende dokumenter eller maler lagret på avtalene dine, og de vil også bli lagret automatisk på disken din.

Etter at du har koblet til kontoen din, vil du se muligheten til å koble til enten en personlig eller delt disk som lagringssted.

Du kan også legge til og koble fra kontoen din ved å gå til Verktøy og apper > Dokumenter og klikke på “+ Legg til en ny konto” eller “Koble fra.” Du kan lære mer om hvordan filer lagres i denne artikkelen.

Du kan også sette opp en standard delt disk for kontoen din.

Opprette en delt stasjonsmappe

Når du kobler lagringsleverandøren din til Smart Docs-funksjonen, vil du merke en nedtrekksmeny der en persons stasjon kan velges. Når du kobler til Smart Docs-funksjonen, får du automatisk tildelt en tilpasset delt stasjonsmappe. Du kan imidlertid også opprette din egen.

Bare naviger til Delt stasjoner-fanen i Google Drive-kontoen din og opprett en ny mappe:

Når du har opprettet din nye delte mappe i Google Drive, naviger til Verktøy og apper > Dokumenter og velg den nye delte mappen for bruk med Smart Docs:

Hvis alternativet for å se eller opprette en ny delt mappe ikke vises i Google Workspace-kontoen din, kan det skyldes utgaven som brukes. For å bruke delte mapper bør du ha en plan over Business Starter.

Hvis den synkroniserte Google Workspace-kontoen ikke støtter delte mapper, vil alternativet i Pipedrive vises grået ut.

Opprette og dele maler

Når du har koblet til kontoen din, kan du begynne å opprette dokumenter og forslag. Selv om du kan opprette et dokument direkte, anbefaler vi å opprette en mal først for å spare tid på fremtidige dokumenter.

For å opprette en mal fra bunnen av, gå til Dokumenter > Maler-fanen i detaljvisningen for en avtale eller kontakt og klikk på ”Dokument”, ”Regneark” eller “Presentasjon.” Du kan også importere en mal fra leverandøren din hvis du allerede har en lagret.

Redigere malen din

Når du er i malredigereren, kan du oppdatere malens navn og kategori og legge til eventuelle Pipedrive-avtaler, kontakter, produkter, prosjekter eller tidsbaserte felt for å fylle inn innholdet i malen din.

For å legge til Pipedrive-felt i malen din, kopier og lim inn feltet fra høyre side av malredigereren inn i malens brødtekst. Feltet vil vises i klammer “[ ]” og bli automatisk erstattet med feltdata når malen brukes til et dokument.

Når du er ferdig med å redigere malen din, klikker du på “Lukk“ for å lagre malen din eller “Bruk for å opprette dokument” for umiddelbart å bruke malen til å opprette et dokument.

Lær mer om felt og maler i Smart Docs fra denne artikkelen.

Hvordan kan jeg dele maler med teamet mitt?

Du kan bruke avansert maldeling for automatisk å dele malen med andre brukere i Pipedrive. For å dele en mal, åpne for å redigere malen din og klikk på “Tillatelser”-fanen. Det er to forskjellige nivåer av tillatelser du kan gi brukere:

• Kan bruke denne malen – Se malen og bruke den til å opprette nye dokumenter, kan ikke redigere eller slette den originale malen.
• Kan redigere denne malen – Se, bruke, redigere og slette den originale malen.

Når en mal er delt med en annen bruker, vil den vises i Deles med meg-seksjonen i malgalleriet.

Opprette et dokument

For å opprette et dokument, klikk på Dokumenter-fanen i detaljvisningen for en avtale eller kontakt. Du vil se alternativet for å opprette et dokument fra en tidligere opprettet mal eller lage ett fra bunnen av med et tomt dokument, regneark eller presentasjon.

Du kan også importere forhåndsopprettede dokumenter fra enheten din eller en tilkoblet Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint-konto. Dokumenter som er lagret lokalt kan også lastes opp som en PDF fra enheten din.

For å opprette et dokument fra en eksisterende mal, klikk “Fra mal” og velg malen du ønsker å bruke. Dokumentredigereren vil vises med alle malfeltene fylt ut med de tilsvarende dataene.

Du kan tilpasse navnet og kategorien og justere innholdet i henhold til dine preferanser. Dokumentet vil automatisk lagres mens du arbeider.

For å opprette et dokument med avtale-spesifikke plassholdere, må du opprette det fra detaljvisningen for avtalen. For å opprette et dokument med person-spesifikke plassholdere, må du opprette det fra detaljvisningen for avtalen eller personen.

Visning og deling av dokumentet

Google Drive – Hvis du klikker på “Del”-knappen nederst til høyre i dokumentredigereren, kan du dele dokumentet, laste ned dokumentet som en PDF eller slette dokumentet.

• Del som lenke – Generer en lenke til en skrivebeskyttet PDF-versjon av dette dokumentet, som vil bli vist i et nettleservindu når mottakeren åpner det.
• Be om signaturer – Be om signaturer fra mottakerne av dokumentene.
• Last ned PDF – Lagre dokumentet ditt lokalt slik at du kan legge det ved en e-post eller sende det direkte til kundene dine.

OneDrive og SharePoint – For å dele dokumentet ditt, må du først lukke dokumentredigereren og klikke på “...”-knappen på dokumentet opprettet på detaljsiden.

Når du deler dokumentet ditt med en lenke, vil du ha muligheten til å spore visninger og sette opp e-postvarsler for når noen åpner dokumentet.

Hvis du aktiverer spor visninger-alternativet, kan du bli varslet på e-post når dokumentet ditt åpnes for første gang, hver gang eller aldri.

Når en lenke er generert, vil du se den lagret som en versjon under det originale dokumentet med antall visninger og opprettelsestid, og du vil ikke lenger kunne oppdatere den versjonen.

For å opprette en annen versjon av et dokument, klikk på det originale dokumentet, gjør de nødvendige oppdateringene og generer en ny lenke. Når lenken er generert, vil du se den som Versjon 2 under dokumentet ditt:

Hvis du oppretter en annen versjon av et dokument, anbefaler vi å deaktivere lenken for den første versjonen slik at det ikke er to aktive versjoner. For å gjøre dette, klikk på “...“ for den første versjonen og klikk på Del som lenke > Aktiver lenke for å deaktivere lenken.

Legge til en signatur i dokumentet ditt

Smart Docs kommer også med en eSignatures funksjonalitet, slik at du kan be om dokumentunderskrifter fra kundene dine uten å måtte bruke ekstra verktøy.

Opprett eller last opp et dokument med Smart Docs-funksjonen fra avtale eller kontakt siden og finn alternativet for å be om signaturer. Lær hvordan du ber om signaturer for dokumentene dine i denne artikkelen.