Kunnskapsbase

Med Smart Docs-funksjonen kan du spare tid i forhandlingsprosessen ved å opprette et forslag eller tilbud direkte fra detaljvisningen av avtalen eller kontakten. Dokumentet blir automatisk fylt ut med relevante avtale-, kontakt-, prosjekt- eller produktinformasjon fra din Pipedrive-konto.

Du kan deretter dele dokumentet ved hjelp av en sporbar lenke og motta varsler når potensielle kunder engasjerer seg med dokumentene dine.

Koble til din lagringsleverandør

For å koble til Smart Docs, gå til en avtale eller kontakts detaljside, klikk på Dokumenter-fanen og velg Koble til sky-lagring. Du kan koble til ved hjelp av tre leverandører – Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint.

Du vil bli guidet gjennom en prosess for å gi tillatelse til Pipedrive for å få tilgang til kontoen din. Når du er koblet til, kan du laste opp eksisterende dokumenter eller maler som er lagret på dine avtaler, og de vil også bli lagret automatisk på din stasjon.

Etter å ha koblet til kontoen din, vil du se alternativet for å koble til enten en personlig eller delt stasjon som lagringssted.

Du kan også legge til og koble fra kontoen din ved å gå til Verktøy og apper > Dokumenter og klikke på «+ Legg til en ny konto” eller “Koble fra.” Du kan lære mer om hvordan filer lagres i denne artikkelen.

Du kan også sette opp en standard delt stasjon for din konto.

Opprette en delt stasjonsmappe

Når du kobler lagringstjenesten din til Smart Docs-funksjonen, vil du legge merke til en nedtrekksmeny der du kan velge en persons stasjon. Når du kobler til Smart Docs-funksjonen, blir du automatisk tildelt en tilpasset delt stasjonsmappe. Du kan imidlertid også opprette din egen.

Naviger bare til fanen Delt stasjoner i Google Drive-kontoen din og opprett en ny mappe:

Når du har opprettet den nye delte mappen i Google Drive, gå til Verktøy og apper > Dokumenter og velg den nye delte mappen for bruk med Smart Docs:

Hvis alternativet for å vise eller opprette en ny delt mappe ikke vises i GSuite-kontoen din, kan det skyldes at det brukes en annen utgave.

Mens Google Suit Basic ikke støtter delte mapper, gjør disse utgavene det:

• Business Standard og Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade og Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Hvis den synkroniserte GSuite-kontoen ikke støtter delte mapper, vil alternativet i Pipedrive se ut som grått.

Opprettelse og deling av maler

Når du har koblet til kontoen din, kan du begynne å lage dokumenter og forslag. Du kan lage et dokument direkte, men vi anbefaler at du først lager en mal slik at du kan spare tid for dine fremtidige dokumenter. Du kan styre hvilke Pipedrive-roller som har tillatelse til å lage eller legge til nye maler ved hjelp av Pipedrive-tillatelsen “Legg til og importer Smart Docs-maler.” Les mer om tillatelsessett i Pipedrive i denne artikkelen.

For å lage en mal fra bunnen av, gå til Dokumenter > Maler-fanen i en avtale eller en kontakts detaljvisning og klikk på “Dokument,” “Regneark” eller “Presentasjon.” Du kan også importere en mal fra leverandøren din hvis du allerede har en lagret.

Endre malen din

Når du er i malredigereren, kan du oppdatere malens navn og kategori og legge til eventuelle Pipedrive-avtale, kontakt, produkt, prosjekt, eller tidbaserte felt for å fylle inn innholdet i malen din.

For å legge til Pipedrive-felt i malen din, kopier og lim inn feltet fra høyre side av malredigereren din inn i malteksten. Feltet vises i klammene “[ ]” og erstattes automatisk med feltdatatene når malen brukes til et dokument.

Når du er ferdig med å redigere malen din, klikk “Lukk” for å lagre malen din eller “Bruk for å lage dokument” for umiddelbart å bruke malen til å lage et dokument.

Lær mer om felt og maler i Smart Docs fra denne artikkelen.

Hvordan kan jeg dele maler med teamet mitt?

Du kan bruke avansert maldeling for automatisk å dele malen med andre brukere i Pipedrive. For å dele en mal, åpne den for redigering og klikk på Tillatelserfanen. Det er to forskjellige nivåer av tillatelser du kan gi brukere:

1. Kan bruke denne malen – Se malen og bruk den til å lage nye dokumenter, kan ikke redigere eller slette den opprinnelige malen.
2. Kan redigere denne malen – Se, bruke, redigere og slette den opprinnelige malen.

Når en mal er delt med en annen bruker, vil den vises i Delt med meg seksjonen av malgalleriet.

Opprette et dokument

For å opprette et dokument, klikk på Dokumenter-fanen i detaljvisningen for en deal eller kontakt. Du vil se muligheten til å opprette et dokument fra en tidligere opprettet mal eller opprette en fra bunnen av med et blankt dokument, regneark eller presentasjon.

Du kan også importere forhåndsopprettede dokumenter fra enheten din eller tilkoblede Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint-kontoer. Dokumenter som er lagret lokalt, kan også lastes opp som en PDF fra enheten din.

For å opprette et dokument fra en eksisterende mal, klikk på "Fra mal" og velg den malen du ønsker å bruke. Dokumentredigeringsprogrammet vises med alle malfeltene fylt ut med tilsvarende data.

Du kan tilpasse navnet og kategorien og justere innholdet etter dine preferanser. Dokumentet lagres automatisk mens du jobber.

For å opprette et dokument med avtale-spesifikke plassholdere, må du opprette det fra visningen av avtaledetaljer. For å opprette et dokument med person-spesifikke plassholdere, må du opprette det fra visningen av avtalen eller personens detaljvisning.

Visning og deling av dokumentet ditt

Google Drive – Hvis du klikker på "Del" -knappen nederst til høyre i dokumentredigeringsvinduet, kan du dele dokumentet, laste ned dokumentet som en PDF eller slette dokumentet.

• Anmod om signaturer - Anmod om signaturer fra mottakerne av dokumentene.
• Deler som lenke – Generer en lenke til en skrivebeskyttet PDF-versjon av dette dokumentet, som vil vises i en nettleservindu når mottakeren åpner det.
• Last ned PDF – Lagre dokumentet ditt lokalt slik at du kan legge det ved en e-post eller sende det direkte til kundene dine.

OneDrive og SharePoint – For å dele dokumentet ditt må du først lukke dokumentredigeringsvinduet og klikke på "..." (mer) -knappen på dokumentet opprettet på Detaljsiden.

Når du deler dokumentet ditt med en lenke, vil du ha muligheten til å spore visninger og sette opp e-postvarsler når noen åpner dokumentet.

Hvis du aktiverer alternativet Spor visninger, kan du få varsel på e-post når dokumentet ditt åpnes for første gang, hver gang eller aldri.

Når en lenke er generert, vil du se den lagret som en versjon under det opprinnelige dokumentet med antall visninger og opprettelsestidspunktet, og du vil ikke lenger kunne oppdatere den versjonen.

For å opprette en annen versjon av et dokument, klikker du på det opprinnelige dokumentet, gjør de nødvendige oppdateringene og genererer en ny lenke. Når lenken er generert, vil du se den som Versjon 2 under dokumentet ditt:

Hvis du oppretter en annen versjon av et dokument, anbefaler vi at du deaktiverer lenken for den første versjonen slik at det ikke er to aktive versjoner. For å gjøre dette, klikker du på "…" for den første versjonen og klikker på Deler som lenke > Aktiver lenke for å deaktivere lenken.

Legge til en signatur i dokumentet ditt

Smart Docs har også en eSignatures-funksjonalitet, slik at du kan be om dokumentsignaturer fra kundene dine uten å trenge ekstra verktøy.

Opprett eller last opp et dokument med Smart Docs-funksjonen fra avtale- eller kontaktsiden og finn alternativet for å be om signaturer. Lær hvordan du ber om signaturer for dokumentene dine i denne artikkelen.