Zināšanu bāze

Ar Smart Docs funkciju jūs varat ietaupīt laiku sarunu procesā, izveidojot piedāvājumu vai cenu piedāvājumu tieši no darījuma vai kontaktu detaļu skata. Dokuments automātiski tiks aizpildīts ar attiecīgajām darījuma, kontakta, projekta vai produkta detaļām no jūsu Pipedrive konta.

Pēc tam jūs varat dalīties ar dokumentu, izmantojot izsekojamu saiti, un saņemt paziņojumus, kad potenciālie klienti iesaistās jūsu dokumentos.

Savienojums ar jūsu krātuves pakalpojumu sniedzēju

Lai savienotu Smart Docs, dodieties uz darījuma vai kontakta detaļu lapu, noklikšķiniet uz “Dokumenti” cilnes un izvēlieties “Savienot mākoņa krātuvi”. Jūs varat savienot, izmantojot trīs pakalpojumu sniedzējus – Google Drive, Microsoft OneDrive vai SharePoint.

Jūs tiksiet novirzīts caur procesu, lai piešķirtu atļauju Pipedrive piekļūt jūsu kontam. Kad esat savienots, varat augšupielādēt esošos dokumentus vai veidnes, kas saglabātas jūsu darījumos, un tie tiks automātiski saglabāti arī jūsu diskā.

Pēc tam, kad savienojat savu kontu, jūs redzēsiet iespēju savienot vai nu personīgo, vai koplietoto disku kā savu krātuves atrašanās vietu.

Jūs varat arī pievienot un atslēgt savu kontu, dodoties uz Rīki un lietotnes > Dokumenti un noklikšķinot uz “+ Pievienot jaunu kontu” vai “Atslēgt.” Jūs varat uzzināt vairāk par to, kā faili tiek glabāti šajā rakstā.

Jūs varat arī iestatīt noklusējuma koplietoto disku savam kontam.

Kopīgas diska mapes izveide

Kad jūs pieslēdzat savu uzglabāšanas pakalpojumu Smart Docs funkcijai, jūs pamanīsiet nolaižamo izvēlni, kur var izvēlēties personas disku. Kad jūs pieslēdzat Smart Docs funkciju, jums automātiski tiek piešķirta pielāgota kopīgas diska mape. Tomēr jūs varat arī izveidot savu.

Vienkārši dodieties uz Kopīgie diski cilni savā Google Drive kontā un izveidojiet jaunu mapi:

Kad esat izveidojis savu jauno kopīgo mapi Google Drive, dodieties uz Rīki un lietotnes > Dokumenti un izvēlieties jauno kopīgo mapi izmantošanai ar Smart Docs:

Ja opcija skatīt vai izveidot jaunu kopīgu mapi neparādās jūsu Google Workspace kontā, tas var būt saistīts ar izmantoto versiju. Lai izmantotu kopīgās mapes, jums jābūt plānam virs Business Starter.

Ja sinhronizētais Google Workspace konts neatbalsta kopīgās mapes, opcija Pipedrive parādīsies pelēkota.

Veidņu izveide un koplietošana

Kad esat savienojis savu kontu, varat sākt izveidot dokumentus un piedāvājumus. Lai gan jūs varat izveidot dokumentu tieši, mēs iesakām vispirms izveidot veidni, lai ietaupītu laiku nākamajiem dokumentiem.

Lai izveidotu veidni no nulles, dodieties uz Dokumenti > Veidņu cilni darījuma vai kontakta detalizētajā skatā un noklikšķiniet uz ”Dokuments”, ”Izklājlapas” vai “Prezentācija.” Jūs varat arī importēt veidni no sava pakalpojumu sniedzēja, ja jums jau ir saglabāta.

Jūsu veidnes rediģēšana

Kad esat veidņu redaktorā, varat atjaunināt veidnes nosaukumu un kategoriju un pievienot jebkuru Pipedrive darījumu, kontaktu, produktu, projektu vai laika laukus, lai aizpildītu jūsu veidnes saturu.

Lai pievienotu Pipedrive laukus savai veidnei, kopējiet un ielīmējiet lauku no labās puses jūsu veidņu redaktorā veidnes saturā. Lauks tiks parādīts iekavās “[ ]” un automātiski tiks aizstāts ar lauku datiem, kad veidne tiks izmantota dokumentam.

Kad esat pabeidzis rediģēt savu veidni, noklikšķiniet uz “Aizvērt“, lai saglabātu savu veidni, vai “Izmantot, lai izveidotu dokumentu”, lai nekavējoties izmantotu veidni dokumenta izveidei.

Uzziniet vairāk par laukiem un veidnēm Smart Docs no šī raksta.

Kā es varu koplietot veidnes ar savu komandu?

Jūs varat izmantot uzlabotu veidņu koplietošanu, lai automātiski koplietotu veidni ar citiem lietotājiem Pipedrive. Lai koplietotu veidni, atveriet to rediģēšanai un noklikšķiniet uz “Atļaujas” cilnes. Ir divi dažādi atļauju līmeņi, kurus varat piešķirt lietotājiem:

• Var izmantot šo veidni – Skatīt veidni un izmantot to jaunu dokumentu izveidei, nevar rediģēt vai dzēst oriģinālo veidni.
• Var rediģēt šo veidni – Skatīt, izmantot, rediģēt un dzēst oriģinālo veidni.

Kad veidne ir koplietota ar citu lietotāju, tā parādīsies Koplietots ar mani sadaļā veidņu galerijā.

Dokumenta izveidošana

Lai izveidotu dokumentu, noklikšķiniet uz Dokumenti cilnes darījuma vai kontakta detalizētajā skatā. Jūs redzēsiet iespēju izveidot dokumentu no iepriekš izveidota veidnes vai izveidot to no nulles ar tukšu dokumentu, izklājlapu vai prezentāciju.

Jūs varat arī importēt iepriekš izveidotus dokumentus no sava ierīces vai savienota Google Drive, Microsoft OneDrive vai SharePoint konta. Vietēji saglabātus dokumentus var arī augšupielādēt kā PDF no jūsu ierīces.

Lai izveidotu dokumentu no esošas veidnes, noklikšķiniet uz “No veidnes” un izvēlieties veidni, kuru vēlaties izmantot. Dokumenta redaktors parādīsies ar visiem veidnes laukiem, kas aizpildīti ar atbilstošajiem datiem.

Jūs varat pielāgot nosaukumu un kategoriju un pielāgot saturu atbilstoši savām vēlmēm. Dokuments automātiski tiks saglabāts, kamēr jūs strādājat.

Lai izveidotu dokumentu ar darījuma-specifiskiem vietturējiem, jums jāizveido tas no darījuma detaļu skata. Lai izveidotu dokumentu ar personas-specifiskiem vietturējiem, jums jāizveido tas no darījuma vai personas detalizētā skata.

Dokumenta skatīšana un koplietošana

Google Drive – Ja noklikšķināsiet uz “Kopīgot” pogas dokumenta redaktora apakšējā labajā stūrī, varēsiet kopīgot dokumentu, lejupielādēt dokumentu kā PDF vai dzēst dokumentu.

• Kopīgot kā saiti – Izveidojiet saiti uz lasīšanai paredzētu PDF versiju šim dokumentam, kas tiks parādīta pārlūkprogrammas logā, kad saņēmējs to atvērs.
• Pieprasīt parakstus – Pieprasiet parakstus no dokumentu saņēmējiem.
• Lejupielādēt PDF – Saglabājiet savu dokumentu lokāli, lai varētu pievienot to e-pastam vai nosūtīt to tieši saviem klientiem.

OneDrive un SharePoint – Lai kopīgotu savu dokumentu, vispirms būs jāaizver dokumenta redaktors un jānoklikšķina uz “...” pogas dokumentā, kas izveidots detalizētajā lapā.

Kad kopīgojat savu dokumentu ar saiti, jums būs iespēja izsekot skatījumiem un iestatīt e-pasta paziņojumus, kad kāds atver dokumentu.

Ja iespējosit izsekot skatījumiem opciju, jūs varat saņemt paziņojumus pa e-pastu, kad jūsu dokuments tiek atvērts pirmo reizi, katru reizi vai nekad.

Kad saite ir izveidota, jūs to redzēsiet saglabātu kā versiju zem oriģinālā dokumenta ar skatījumu skaitu un izveides laiku, un jūs vairs nevarēsiet atjaunināt šo versiju.

Lai izveidotu citu dokumenta versiju, noklikšķiniet uz oriģinālā dokumenta, veiciet nepieciešamos atjauninājumus un izveidojiet jaunu saiti. Kad saite ir izveidota, jūs to redzēsiet kā Versiju 2 zem jūsu dokumenta:

Ja izveidojat citu dokumenta versiju, mēs iesakām atslēgt saiti pirmajai versijai, lai nebūtu divu aktīvu versiju. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz “...“ pirmajai versijai un noklikšķiniet uz Kopīgot kā saiti > Iespējot saiti, lai atslēgtu saiti.

Paraksta pievienošana jūsu dokumentam

Smart Docs arī piedāvā eParakstu funkcionalitāti, tādējādi jūs varat pieprasīt dokumentu parakstus no saviem klientiem, neizmantojot papildu rīkus.

Izveidojiet vai augšupielādējiet dokumentu ar Smart Docs funkciju no darījuma vai kontakta lapas un atrodiet iespēju pieprasīt parakstus. Uzziniet, kā pieprasīt parakstus saviem dokumentiem šajā rakstā.