Zināšanu bāze

Ar Gudro dokumentu funkciju jūs varat ietaupīt laiku sarunu procesā, izveidojot priekšlikumu vai piedāvājumu tieši no darījuma vai kontakta detalizētā skata. Dokuments automātiski tiks aizpildīts ar attiecīgo darījumu, kontaktu, projektu vai produkta datiem no jūsu Pipedrive konta.

Pēc tam jūs varat kopīgot dokumentu, izmantojot izsekojamu saiti, un saņemt paziņojumus, kad potenciālie klienti mijiedarbojas ar jūsu dokumentiem.

Savienojums ar jūsu datu glabāšanas pakalpojumu

Lai savienotos ar Smart Documents, dodieties uz darījuma vai kontakta detaļu lapu, noklikšķiniet uz Dokumenti cilnes un izvēlieties Savienot mākoņa krātuvi. Jūs varat savienoties, izmantojot trīs pakalpojumu sniedzējus - Google Disku, Microsoft OneDrive vai SharePoint.

Jums tiks parādīta piekļuves atļaujas plūsma, lai Pipedrive varētu piekļūt jūsu kontam. Kad savienojums ir izveidots, jūs varat augšupielādēt esošos dokumentus vai saglabātus veidņu failus savos darījumos, un tie tiks automātiski saglabāti arī jūsu diskā.

Pēc konta savienošanas jūs redzēsiet divas opcijas - pievienot personīgo vai koplietoto disku kā savu uzglabāšanas vietu.

Jūs varat arī pievienot vai atvienot savu kontu, dodoties uz sadaļu Rīki un aplikācijas > Dokumenti un noklikšķinot uz “+ Pievienot jaunu kontu” vai “Atvienot.” Ja vēlaties uzzināt vairāk par failu saglabāšanu, skatiet šo rakstu.

Jūs varat arī iestatīt noklusējuma koplietoto disku savam kontam.

Kopīgas diskas mapes izveide

Kad savienojat savu datu uzglabāšanas pakalpojumu ar "Smart Docs" funkciju, jūs pamanīsiet rīkjoslas izvēlni, kur varat izvēlēties personai piešķiramo disku. Kad savienojat "Smart Docs" funkciju, jums automātiski tiek piešķirta individuāli izveidotā kopīgā diska mape. Tomēr jūs varat arī izveidot savu mapi.

Vienkārši dodieties uz Kopīgie diski cilni savā "Google Drive" kontā un izveidojiet jaunu mapi:

Kad esat izveidojis jaunu koplietojamo mapi "Google Drive", dodieties uz Rīki un lietotnes > Dokumenti un izvēlieties jauno koplietojamo mapi, kuru izmantosat ar savām "Smart Docs":

Ja jūsu GSuite kontā nepieciešamā opcija parādās redzama vai nav iespējams izveidot jaunu koplietojamo mapi, tas var būt atkarīgs no izmantotās izdevuma versijas.

Lai arī "Google Suite Basic" neatbalsta koplietojamas mapes, šīs izdevuma versijas to dara:

• Business Standard un Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade un Plus

• Nepārbūvētas organizācijas

• GSuite Biznesa pakalpojums

• Esenciālie

Ja sinhronizētais GSuite konts neatbalsta koplietojamās mapes, "Pipedrive" opcija būs neaktīva (pelēkā).

Izveidojiet un kopīgojiet veidnes

Pēc konta savienošanas varat sākt izveidot dokumentus un priekšlikumus. Jūs varat izveidot dokumentu tieši, taču mēs iesakām vispirms izveidot veidni, lai ietaupītu laiku nākotnes dokumentiem. Jūs varat kontrolēt, kuriem Pipedrive lomām ir atļauts izveidot vai pievienot jaunas veidnes, izmantojot Pipedrive atļauju “Pievienot un importēt Smart Docs veidnes.” Uzziniet vairāk par atļauju kopām Pipedrive šajā rakstā.

Lai izveidotu veidni no sākuma, dodieties uz Dokumenti > Veidņu cilni darījuma vai kontakta detaļu skatā un noklikšķiniet uz “Dokuments,” “Izklājlapa” vai “Prezentācija.” Jūs varat arī importēt veidni no savas nozares, ja jums jau ir saglabāta.

Jūsu veidnes rediģēšana

Esot veidnes redaktorā, varat atjaunināt veidnes vārdu un kategoriju un pievienot jebkuru Pipedrive darījumu, kontaktu, produktu, projektu vai laika balstītas laukus, lai aizpildītu veidnes saturu.

Lai pievienotu Pipedrive laukus savai veidnei, kopējiet un ielīmējiet lauku no veidnes redaktora labās puses veidnes ķermenī. Lauks parādīsies iekavās “[ ]” un tas automātiski tiks aizstāts ar lauka datiem, kad veidne tiks izmantota dokumentam.

Kad esat pabeidzis savas veidnes rediģēšanu, noklikšķiniet uz “Aizvērt”, lai saglabātu veidni vai “Izmantot, lai izveidotu dokumentu”, lai pēc iespējas ātrāk izmantotu veidni dokumenta izveidei.

Uzziniet vairāk par laukiem un veidnēm Smart Docs šajā rakstā.

Kā varu koplietot veidnes ar savu komandu?

Jūs varat izmantot paplašinātu veidnes koplietošanu, lai automātiski koplietotu veidni ar citiem Pipedrive lietotājiem. Lai koplietotu veidni, atveriet to un rediģējiet un spiediet uz Atļauju cilni. Lietotājiem var sniegt divus atšķirīgus atļauju līmeņus:

1. Var izmantot šo veidni – Apskatīt veidni un izmantot to, lai izveidotu jaunus dokumentus, taču nevar rediģēt vai dzēst oriģinālo veidni.
2. Var rediģēt šo veidni – Apskatīt, izmantot, rediģēt un dzēst oriģinālo veidni.

Kad veidne ir koplietota ar citu lietotāju, tā parādīsies Koplietots ar mani sadaļā veidņu galerijā.

Dokumenta izveide

Lai izveidotu dokumentu, noklikšķiniet uz cilnes Dokumenti darījuma vai kontakta detalizētajā skatā. Jūs redzēsiet iespēju izveidot dokumentu no agrāk izveidotas sagataves vai izveidot jaunu, izmantojot tukšu dokumentu, tabulu vai prezentāciju.

Jūs arī varat importēt iepriekš izveidotos dokumentus no savas ierīces vai saistītā Google Drive, Microsoft OneDrive vai SharePoint konta. Lokāli saglabātie dokumenti var tikt augšupielādēti kā PDF no jūsu ierīces.

Lai izveidotu dokumentu no esošas sagataves, noklikšķiniet uz "No sagataves" un atlasiet vēlamo sagatavi. Dokumenta redaktors parādīsies ar visiem sagataves laukiem, kurus aizpilda atbilstošie dati.

Jūs varat pielāgot nosaukumu un kategoriju un pielāgot saturu saskaņā ar savām vēlmēm. Dokuments tiks automātiski saglabāts, kamēr strādājat.

Lai izveidotu dokumentu ar darijuma-specifiskiem vietturētājiem, jums tas jāizveido iekšā darijuma detaļu skatā. Lai izveidotu dokumentu ar personas-specifiskiem vietturētājiem, to ir jāizveido darijuma vai personas detalizētajā skatā.

Dokumenta skatīšana un kopīgošana

Google Drive – Noklikšķinot uz "Kopīgot" pogas dokumenta redaktora apakšējā labajā stūrī, jūs varat kopīgot dokumentu, lejupielādēt dokumentu kā PDF vai dzēst dokumentu.

• Iesniegt parakstus – Iesniedziet parakstus no dokumentu saņēmējiem.
• Kopīgot kā saiti – Izveidojiet saiti uz šī dokumenta tikai lasāmo PDF versiju, kas tiks attēlota pārlūka logā, kad saņēmējs to atvērs.
• Lejupielādēt PDF – Saglabājiet dokumentu lokāli, lai varētu to pievienot e-pastam vai sūtīt to tieši savām klientiem.

OneDrive un SharePoint – Lai kopīgotu savu dokumentu, vispirms jums būs jāaizver dokumenta redaktors un jānoklikšķina uz "..." (vairāk) pogas dokumenta izveidots Sīkās lapas.

Kad kopīgojat savu dokumentu ar saiti, jums būs opcija sekot līdzi skatījumiem un iestatīt e-pasta paziņojumus par to, kad kāds atver dokumentu.

Ja iespējojat Sekot skatījumam opciju, jūs varat saņemt paziņojumu pa e-pastu, kad jūsu dokumentu pirmoreiz atver, katru reizi vai nekad.

Kad saite ir ģenerēta, jūs to redzēsit saglabātu kā versiju zem oriģinālā dokumenta ar skatījumu skaitu un izveides laiku, un vairs nevarēsiet atjaunināt šo versiju.

Lai izveidotu citu dokumenta versiju, noklikšķiniet uz oriģinālā dokumenta, veiciet nepieciešamās atjaunināšanas un ģenerējiet jaunu saiti. Kad ir ģenerēta saite, jūs to redzēsit kā 2. versiju zem jūsu dokumenta:

Ja izveidojat citu dokumenta versiju, mēs iesakām atspējot saiti pirmās versijas labā, lai nav divas darbības versijas. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz pirmās versijas " ..." un noklikšķiniet uz Kopīgot kā saiti > Iespējot saiti, lai atspējotu saiti.

Paraksta pievienošana dokumentam

Smart Docs arī nāk ar eParakstu funkciju, tāpēc jūs varat pieprasīt dokumentu parakstus no saviem klientiem, neizmantojot papildu rīkus.

Izveidojiet vai augšupielādējiet dokumentu ar Smart Docs funkciju no piedāvājuma vai kontaktu lapas un atradīsiet opciju Pieprasīt parakstus. Uzziniet, kā pieprasīt parakstus savam dokumentam šajā rakstā.