Teadmusbaas

Kasutades Smart Docs funktsiooni, saate läbirääkimisprotsessis aega säästa, luues pakkumise või hinnapakkumise otse tehingu või kontakti üksikasjade vaatest. Dokument täidetakse automaatselt teie Pipedrive'i kontolt pärit asjakohaste tehingu, kontakti, projekti või toote üksikasjadega.

Seejärel saate dokumenti jagada jälgitava lingi abil ja saada teavitusi, kui väljavaated teie dokumentidega kokku puutuvad.

Ühendamine teie andmehoidla pakkujaga

Smart Docsiga ühenduse loomiseks minge tehingu või kontakti detailvaatesse, klõpsake Dokumendid vahekaardil ja valige Ühenda pilvemajutusteenus. Saate ühendada kasutades kolme pakkuja - Google Drive, Microsoft OneDrive või SharePointi.

Teid viiakse loa andmise voogu, et Pipedrive saaks juurdepääsu teie kontole. Ühenduse loomisel saate üles laadida olemasolevaid dokumente või tehingutele salvestatud malle ning need salvestatakse automaatselt ka teie draivile.

Pärast oma konto ühendamist näete valikut ühendada isiklik või jagatud draiv oma andmehoidlana.

Saate lisada ja lahti ühendada oma konto minnes valikusse Tööriistad ja rakendused > Dokumendid ja klõpsates " + Lisa uus konto" või "Lahku ühendatud." Saad rohkem teavet selle kohta, kuidas failid salvestatakse selles artiklis.

Saate ka seadistada vaikimisi jagatud draivi oma kontole.

Jagatud draivi kausta loomine

Kui ühendate oma salvestusteenuse Smart Docs funktsiooniga, märkate rippmenüüd, kus saab valida inimese draivi. Kui ühendate Smart Docs funktsiooni, määratakse teile automaatselt kohandatud jagatud draivi kaust. Kuid saate ka luua oma.

Lihtsalt minge oma Google Drive'i kontol Jagatud draivid vahekaardile ja looge uus kaust:

Kui olete oma uue jagatud kausta loonud Google Drive'is, minge valige Tööriistad ja rakendused > Dokumendid ja valige uus jagatud kaust kasutamiseks koos Smart Docs'iga:

Kui valiku uue jagatud kausta vaatamiseks või loomiseks teie GSuite'i kontol ei kuvata, võib see tuleneda kasutatavast väljaandest.

Kuigi Google Suit Basic ei toeta jagatud kaustu, toetavad neid väljaanded:

• Business Standard ja Plus

• Ettevõte

• Hariduse põhiversioon

• Standardne

• Õppimise ja õpetamise täiendus ja Plus

• Mittetulundussektor

• G Suite Business

• Põhivered

Kui sünkroonitud GSuite'i konto ei toeta jagatud kaustu, kuvatakse Pipedrive'i valik hallina.

Mallide loomine ja jagamine

Kui olete oma konto ühendanud, saate hakata looma dokumente ja ettepanekuid. Saate luua dokumendi otse, kuid me soovitame esmalt luua malli, et säästa oma tulevaste dokumentide jaoks aega. Te saate kontrollida, millistel Pipedrive'i rollidel on lubatud luua või lisada uusi malle, kasutades Pipedrive'i luba “Smart Docs mallide lisamine ja importimine”. Lugege Pipedrive'i lubade komplektide kohta rohkem sellest artiklist.

Et luua mall nullist, minge Dokumendid> Mallide vahekaart tehingus või kontakti üksikasjavaates ja klõpsake "Dokument", "Tabelarvutus" või "Esitlus". Võite importida ka malli oma pakkuja juurest, kui olete juba mõne salvestanud.

Teie malli muutmine

Malli redigeerimisel saate malli nime ja kategooria uuendada ning lisada Pipedrive'i tehingu, kontakti, toote, projekti või aja baasil välju, et täita oma malli sisu.

Pipedrive'i väli malli lisamiseks kopeerige ja kleepige väli oma malli redigeerija parempoolsest küljest malli sisusse. Väli kuvatakse sulgudes “[ ]” ja asendatakse automaatselt väljaandmeid, kui malli kasutatakse dokumendi jaoks.

Kui olete malli muutmise lõpetanud, klõpsake nupul “Sulge”, et oma mall salvestada või “Kasuta dokumendi loomiseks”, et kohe kasutada malli dokumendi loomiseks.

Saate Smart Docsis rohkem teada väljadest ja mallidest sellest artiklist.

Kuidas saan jagada malle oma meeskonnaga?

Mallide täiustatud jagamist saate kasutada malli automaatseks jagamiseks teiste Pipedrive'i kasutajatega. Malli jagamiseks avage oma malli redigeerimiseks ja klõpsake Õiguste vahekaardil. Kasutajatele saate anda kahte tüüpi õigusi:

1. Võib kasutada seda malli – Vaata malli ja kasuta seda uute dokumentide loomiseks, ei saa redigeerida ega kustutada originaalmalli.
2. Võib muuta seda malli – Vaade, kasutamine, muutmine ja originaalmalli kustutamine.

Kui mall on jagatud teise kasutajaga, kuvatakse see mallide galerii jaotises Minuga jagatud.

Dokumendi loomine

Dokumendi loomiseks klõpsake tehingu või kontakti üksikasjade vaates Dokumendid vahekaardile. Näete võimalust luua dokument juba varem loodud malli alusel või luua üks nullist tühi dokument, arvutustabel või esitlus.

Saate samuti importida oma seadmest või ühendatud Google Drive'i, Microsoft OneDrive'i või SharePointi kontolt eelnevalt loodud dokumente. Kohalikult salvestatud dokumendid saab samuti PDF-failina üles laadida seadmest.

Mallis olevast olemasolevast dokumendist saate luua dokumendi, klõpsates "Mallist" ja valides soovitud malli. Dokumendi redaktor ilmub kõikidele malli väljadele täidetud vastava andmetega.

Saate kohandada nime ja kategooriat ning kohandada sisu vastavalt oma eelistustele. Dokument salvestatakse automaatselt, kui töötate.

Tehingu spetsiifiliste kohatäidiste sisaldava dokumendi loomiseks peate looma selle tehingu üksikasjade vaatest. Isiku spetsiifiliste kohatäidiste sisaldava dokumendi loomiseks peate looma selle tehingu või isiku üksikasjade vaatest.

Dokumendi vaatamine ja jagamine

Google Drive – Kui klõpsate dokumendi toimetaja alumises paremas nurgas nupul "Jaga", saate dokumendi jagada, alla laadida dokumendi PDF-failina või dokumendi kustutada.

• Allkirjade taotlemine – Päring allkirjade saamiseks dokumendi adressaatidelt.
• Jaga lingina – Genereeri link selle dokumendi ainult lugemiseks mõeldud PDF-versioonini, mis kuvatakse brauseriaknas, kui adressaat selle avab.
• Laadi PDF alla – Salvesta oma dokument kohalikult, et saaksite selle lisada e-kirjale või saata selle otse oma klientidele.

OneDrive ja SharePoint – Dokumendi jagamiseks peate esmalt sulgema oma dokumendi toimetaja ja klõpsama dokumendil, mis on loodud Detaillehel, nupul "..." (rohkem).

Kui jagate oma dokumendi lingina, saate jälgida vaatamisi ja seadistada e-kirja teatised, kui keegi dokumendi avab.

Kui lubate valiku Vaatamiste jälgimine, saate e-kirja teavituse, kui teie dokument avatakse esmakordselt, iga kord või mitte kunagi.

Kui link on genereeritud, näete seda salvestatud versioonina algse dokumendi all koos vaadete arvu ja loomise ajaga ning te ei saa enam seda versiooni uuendada.

Uue dokumendiversiooni loomiseks klõpsake algse dokumendi peal, tehke vajalikud uuendused ja genereerige uus link. Kui link on genereeritud, näete seda uue dokumendi all Versioon 2:

Kui loote uue dokumendiversiooni, soovitame esimese versiooni link keelata, et ei oleks kahte aktiivset versiooni. Selleks klõpsake esimese versiooni "..." ja klõpsake Jaga lingina > Lingi lubamine lingi keelamiseks.

Allkirja lisamine oma dokumendile

Smart Docs sisaldab ka e-allkirjade funktsionaalsust, nii et saate küsida dokumendi allkirju oma klientidelt ilma, et vajaksite selleks lisatööriistu.

Loo või laadi oma dokumendile Smart Docs funktsiooniga alla lehelt töötlusest või kontaktist ning leia võimalus Allkirjade küsimiseks. Vaata, kuidas küsida allkirju oma dokumentidele selles artiklis.