Teadmusbaas

Kasutades Smart Docs funktsiooni, saate kokkuleppe või hinnapakkumise loomisel otse tehingu või kontakti detailvaatest aega kokku hoida. Dokument täidetakse automaatselt asjakohaste tehingu-, kontakti-, projekti- või tooteandmetega teie Pipedrive'i kontolt.

Seejärel saate dokumenti jagada jälgitava lingi abil ning saada teatisi, kui väljavaated suhtlevad teie dokumentidega.

Ühendamine oma andmete pakkuja

Smart Docsiga ühenduse loomiseks minge tehingu või kontakti üksikasjade lehele, klõpsake Dokumendid ja valige Ühenda pilvemälu. Saate ühendada kolme pakkuja abil: Google Drive, Microsoft OneDrive või SharePoint.

Teid juhitakse loa andmise voole, et Pipedrive saaks juurdepääsu teie kontole. Ühenduse loomisel saate üles laadida olemasolevaid dokumente või tehingutele salvestatud malle, mis salvestatakse automaatselt ka teie draivi.

Pärast konto ühendamist näete võimalust ühendada isiklik või ühiskasutatav draiv salvestusruumina.

Saate oma kontot ka lisada ja lahti ühendada, minnes Tööriistad ja rakendused > Dokumendid ja klõpsates "+ Lisa uus konto" või "Lahku ühendusest." Lisateavet failide salvestamise kohta leiate siit artiklist.

Samuti saate oma konto jaoks seadistada vaikimisi jagatud draivi.

Ühiskasutusse kausta loomine

Kui ühendate oma salvestusruumi pakkujaga Smart Docs funktsiooni, märkate rippmenüüd, kus saab valida inimese draivi. Smart Docs funktsiooni ühendamisel omistatakse teile automaatselt kohandatud ühiskasutusse kausta. Siiski saate ka ise kausta luua.

Lihtsalt minge oma Google Drive'i kontol jaotisesse Ühiskasutusse kaustad ning looge uus kaust:

Kui olete Google Drive'is loonud uue ühiskasutusse kausta, minge Tööriistad ja rakendused > Dokumendid ning valige uus ühiskasutusse kaust kasutamiseks Smart Docs funktsiooniga:

Kui võimalust ühiskasutusse kausta vaadata või luua ei kuvata teie GSuite kontol, võib see olla seotud kasutatava väljaandega.

Kuigi Google Suite Basic ei toeta ühiskasutusse kaustu, toetavad neid järgmised väljaanded:

• Business Standard ja Plus

• Enterprise

• Hariduse aluspõhimõtted

• Standard

• Õpetamine ja õppimine täiendamine ja Plus

• Heategevusorganisatsioonid

• G Suite Business

• Olulised

Kui sünkroonitud GSuite konto ei toeta ühiskasutusse kaustu, kuvatakse Pipedrive'is valik tuhmiks.

Mallide loomine ja jagamine

Pärast oma konto ühendamist saate hakata looma dokumente ja ettepanekuid. Võite luua dokumendi otse, kuid soovitame esmalt luua malli, et säästa oma tulevaste dokumentide jaoks aega. Saate kontrollida, millised Pipedrive' rollid on lubatud luua või lisada uusi malle, kasutades Pipedrive' luba "Smart Docs mallide lisamine ja importimine". Lugege Pipedrive' lubade kogumite kohta rohkem sellest artiklist.

Malli loomiseks nullist minge Dokumendid > Mallide vaheleht tehingus või kontakti üksikasjuvaates ja klõpsake "Dokument", "Tabelarvutus" või "Esitlus". Võite importida malli ka oma pakkujalt, kui teil on juba üks salvestatud.

Malli redigeerimine

Malli redaktori kasutamisel saate malli nime ja kategooria uuendada ning lisada Pipedrive'i tehingu, kontakti, toote, projekti või aja järgi väljad , et täita malli sisu.

Pipedrive'i väljade lisamiseks oma malli kopeerige ja kleepige väli oma malli redaktori paremalt poolt malli kehasse. Väli kuvatakse klambrites "[ ]" ja asendatakse automaatselt andmeväliandmetega, kui malli kasutatakse dokumendi jaoks.

Kui olete malli redigeerimise lõpetanud, klõpsake "Sulge", et malli salvestada või "Kasuta dokumendi loomiseks", kui soovite malli kohe dokumenti loomiseks kasutada.

Lugege teabe väljadest ja mallidest Smart Docs'ilt sellest artiklist.

Kuidas ma saan jagada malle oma meeskonnaga?

Saate kasutada täiustatud mallide jagamist, et malli automaatselt teiste Pipedrive'i kasutajatega jagada. Malli jagamiseks avage malli redigeerimiseks ja klõpsake Lubade vahelehel. Kasutajatele saab anda kahte tüüpi lubasid:

1. Võib kasutada seda malli – Saate malli vaadata ja kasutada uute dokumentide loomiseks, kuid ei saa originaalmalli redigeerida ega kustutada.
2. Võib redigeerida seda malli – Saate vaadata, kasutada, redigeerida ja kustutada originaalmalli.

Kui mall on teise kasutajaga jagatud, ilmub see malligalerii sektsiooni Jagatud minuga.

Dokumendi loomine

Dokumendi loomiseks klõpsake tehingu või kontakti üksikasjade vaates nuppu Dokumendid. Näete võimalust luua dokument varasemalt loodud malli alusel või luua üks nullist koos tühja dokumendi, tabeli või esitlusega.

Samuti saate importida eelnevalt loodud dokumente oma seadmest või ühendatud Google Drive, Microsoft OneDrive'i või SharePoint'i kontolt. Kohtlikult salvestatud dokumente saate üles laadida ka PDF-failina oma seadmest.

Olemasoleva malli põhjal dokumendi loomiseks klõpsake valikut "Mallist" ja valige soovitud mall. Dokumendi redaktor kuvab kõik malliväljad vastava sisuga täidetuna.

Saate kohandada nime ja kategooriat ning sisu vastavalt oma eelistustele. Dokument salvestub automaatselt töö käigus.

Tehingule spetsiifiliste asendusmärkidega dokumendi loomiseks peate selle looma tehingu üksikasjade vaatest. Isikule spetsiifiliste asendusmärkidega dokumendi loomiseks peate selle looma tehingu või isiku üksikasjade vaatest.

Dokumendi vaatamine ja jagamine

Google Drive – Kui klõpsate dokumendi redigeerija alumises paremas nurgas nupul "Jaga", saate dokumendi jagada, tõmmata dokumendi alla PDF-formaadis või kustutada dokumendi.

• Allkirjade taotlemine – Taotlege dokumendi saajatelt allkirju.
• Jaga lingina – Genereerige link selle dokumendi ainult lugemiseks mõeldud PDF-versioonile, mis kuvatakse brauseriaknas, kui saaja selle avab.
• Laadi alla PDF – Salvestage oma dokument kohalikult, et saaksite selle lisada e-kirjale või saata selle otse oma klientidele.

OneDrive and SharePoint – Dokumendi jagamiseks peate esmalt sulgema dokumendi redigeerija ning klõpsama dokumendil Detaillehel nupul "..." (rohkem).

Kui jagate oma dokumendi lingiga, saate valiku jälgida vaatamisi ja seadistada e-kirja teavituste saamise, kui keegi avab dokumendi.

Kui lubate suvandit Teavituste jälgimine, saate e-posti teel teavituse, kui teie dokument avatakse esimest korda, iga kord või mitte kunagi.

Kui link on genereeritud, näete seda salvestatud versioonina algse dokumendi all koos vaatamiste arvu ja loomise ajaga ning te ei saa seda versiooni enam uuendada.

Uue dokumendi versiooni loomiseks klõpsake algse dokumendi peal, tehke vajalikud uuendused ja genereerige uus link. Pärast lingi loomist näete seda oma dokumendi all Versioon 2-na:

Kui loote dokumendist uue versiooni, soovitame esimese versiooni jaoks keelata link, et ei tekiks kahte aktiivset versiooni. Selleks klõpsake esimese versiooni "..." -l ja klõpsake suvandil Jaga lingina > Lülita link sisse, et link keelata.

Allkirjastamise lisamine dokumendile

Smart Docs sisaldab ka eAllkirjade funktsionaalsust, nii et saate paluda oma klientidelt dokumendi allkirju ilma täiendavate tööriistade vajaduseta.

Loo või laadi üles dokumendiga Smart Docs funktsiooni abil müügitehingu või kontakti lehele ja leidke võimalus Allkirjade küsimine. Õppige, kuidas oma dokumentide jaoks allkirju taotleda selles artiklis.