Smart Docs

JT
Jenny Takahara, 30 de junho de 2021
Observação: para usar o recurso Smart Docs, você precisa conectar uma conta do Google Drive, Microsoft OneDrive ou SharePoint. O recurso Smart Docs está disponível apenas nos planos Avançado, Profissional e Corporativo.


Com o recurso Smart Docs, você pode economizar tempo no processo de negociação criando uma proposta ou cotação diretamente a partir da Visualização de detalhes de negócio. O documento será preenchido automaticamente com os detalhes relevantes de negócio, contato ou produto da sua conta do Pipedrive.

Depois, você pode enviá-los ao cliente com um link rastreável e receber uma notificação quando os prospectos interagirem com eles, sabendo exatamente o momento de fazer o follow up.


Como se conectar ao seu provedor de armazenamento

Para começar a criar documentos e propostas para seus negócios, vá para a página de detalhes do negócio e clique na aba Documentos > Começar aqui.

Será solicitado que você se conecte à sua conta do Google Drive, Microsoft OneDrive ou SharePoint e dê permissão para o Pipedrive acessá-la. A conexão com o seu provedor de armazenamento permitirá que você envie documentos existentes ou modelos que já foram salvos em seus negócios. Qualquer documento ou modelo criado também será salvo automaticamente ao seu drive.

Após conectar sua conta, você verá a opção de se conectar a um drive pessoal ou compartilhado como seu local de armazenamento.

Observação: a conexão da sua conta do Google ao Smart Docs ocorre separadamente da configuração dela para o recurso de
sincronização com o Google Drive.


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Você também pode adicionar e desconectar a sua conta indo em Ferramentas e integrações > Smart Docs e clicando em +adicionar uma nova conta.

Observação: se você estiver com problemas para conectar ou autenticar novamente o seu Google Drive, vá para as suas permissões do Google e exclua as permissões do Pipedrive antes de tentar novamente. Se o problema persistir, entre em contato com o nosso suporte para obter ajuda.

Como configurar um drive compartilhado padrão

Observação: este recurso está disponível apenas para usuários dos planos Profissional e Corporativo.


Administradores têm acesso à aba Configuração da empresa nos ajustes do Smart Docs. Aqui, você pode escolher o local padrão de armazenamento compartilhado para guardar todos os documentos e modelos da sua equipe.

Configurar um drive compartilhado padrão também garante que os modelos compartilhados com outros usuários sejam armazenados e fiquem acessíveis a partir do mesmo drive compartilhado. Você também pode optar por remover o logotipo da Pipedrive dos documentos que compartilha.

Para saber mais sobre como os arquivos são armazenados, confira este artigo.


Como criar e compartilhar modelos

Observação: todos os administradores podem criar modelos por padrão. Se você usa o plano Profissional ou Corporativo, pode controlar que usuários do Pipedrive têm permissão para criar ou adicionar novos modelos utilizando a opção Pode criar e importar modelos do Smart Docs. Saiba mais sobre configurações de permissão no Pipedrive neste artigo.


Depois de conectar sua conta, você pode começar a criar documentos e propostas para seus negócios. Você pode criar um documento diretamente, mas recomendamos criar um modelo antes para economizar tempo com seus documentos futuros.

Para criar um modelo do zero, vá para a aba Documentos > Modelos, na Visualização de detalhes de negócio, e clique em Modelo em branco. Você também pode importar um modelo do seu provedor se tiver algum salvo.

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Observação: se você usa o OneDrive, o selecionador de arquivos e o editor de modelos e documentos aparecerão como novas janelas pop-up. Se elas não forem exibidas, tente habilitar os pop-ups no Pipedrive, nas suas configurações de navegador. Descubra como fazer isso neste artigo.


No editor, você pode atualizar detalhes como nome e categoria e adicionar negócios do Pipedrive, contatos, produtos e campos baseados em tempo para preencher o conteúdo do seu modelo.

Para adicionar campos do Pipedrive, você precisa copiar do lado direito do seu editor e colar no corpo do modelo. O campo aparecerá entre colchetes "[ ]" e será automaticamente substituído com os dados do negócio quando o modelo for usado em um documento.

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Como adicionar campos de produto

Os campos de produto só vão funcionar com o modelo se existirem dentro da tabela de um produto. Para adicionar a tabela do produto, copie-a e cole no corpo do seu modelo antes. A tabela será preenchida automaticamente com um conjunto de campos de produtos padrão, mas você pode personalizá-los de acordo com suas preferências.

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Ao concluir o processo de edição, você pode clicar em Fechar para salvar seu modelo ou em Usar para criar documento para usá-lo imediatamente para criar um documento.

Como faço para compartilhar modelos com minha equipe?

Observação: o compartilhamento avançado de modelos está disponível apenas para usuários dos planos Profissional e Corporativo.


Você pode usar o compartilhamento avançado para compartilhar modelos com outros usuários no Pipedrive automaticamente. Para compartilhar um modelo, abra-o, faça as edições necessárias e clique na aba Permissões. Há dois níveis diferentes de permissão que você pode dar aos usuários:

  1. Pode usar este modelo— Pode ver o modelo e usá-lo para criar novos documentos, mas não pode editar ou apagar o modelo original.
  2. Pode editar este modelo— Pode ver, usar, editar e apagar o modelo original.


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Observação: para conseguir utilizar um modelo, o usuário com quem ele foi compartilhado também precisará ter acesso ao arquivo original em seu provedor de armazenamento. Por esse motivo, recomendamos que todos os modelos e documentos sejam armazenados em um drive compartilhado. Você pode ajustar isso nas configurações do Smart Docs. Saiba mais como os documentos são armazenados neste artigo.


Depois que um modelo é compartilhado com outro usuário, ele passa a ser exibido na seção Compartilhados comigo da galeria de modelos.

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Como criar um documento

Observação: usuários dos planos Profissional e Corporativo podem solicitar assinaturas através do recurso Smart Docs. Descubra mais sobre essa funcionalidade neste artigo.


Para criar um documento para seu negócio, clique na aba Documentos, na Visualização de detalhes do negócio. Você verá opções para criar um documento a partir de um modelo criado anteriormente, criar um do zero com um documento em branco ou importar um documento que já foi criado.

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Observação: você só pode importar documentos a partir da sua conta conectada do Google Drive, Microsoft OneDrive ou SharePoint.


Se você optar por criar um documento a partir de um modelo existente, clique em De modelo e clique no modelo que deseja usar. O editor de documentos aparecerá com todos os campos do Pipedrive preenchidos com os dados do negócio.

Se faltar qualquer informação de campo incluída no modelo utilizado, o marcador do nome do campo permanecerá no documento. Você pode personalizar o nome e a categoria e ajustar o conteúdo de acordo com os requisitos do documento com que você está trabalhando.

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O documento será automaticamente salvo no seu negócio enquanto você trabalha.


Como visualizar e compartilhar seu documento

Google Drive— se você clicar no botão Ações, no canto inferior direito, pode compartilhar o documento, baixá-lo como PDF ou deletá-lo.

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  • Solicitar assinaturas (Profissional e Corporativo)— envia solicitação de assinaturas para os destinatários dos documentos.
  • Gerar link de compartilhamento— gera um link para compartilhar uma versão em PDF apenas para leitura do documento com seus clientes ou interessados no negócio. Será exibido na janela de um navegador quando o destinatário abri-lo.
  • Baixar como PDF— salva seu documento localmente, para que você possa anexá-lo a um e-mail ou enviá-lo diretamente para os clientes.
  • Deletar— deleta seu documento


One Drive e SharePoint—
para compartilhar seu documento, primeiro, é necessário fechar o editor e clicar no botão "..." (mais) no documento criado na página de detalhes.

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Ao compartilhar um documento com um link, você terá a opção de rastrear as visualizações e configurar notificações por e-mail para quando alguém abri-lo.

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Observação: se você é usuário do plano Profissional ou Corporativo, pode remover o logotipo do Pipedrive dos seus documentos compartilhados (fase beta). Você pode descobrir mais sobre essa funcionalidade neste artigo.

Se você ativar a opção rastrear visualizações, poderá optar por receber uma notificação por e-mail quando o documento for aberto pela primeira vez, todas as vezes ou nunca. A notificação por e-mail mostrará quando o documento foi aberto, para que você saiba exatamente qual o momento certo de fazer o follow up com o prospecto.

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Observação: o nosso recurso de rastreamento de documentos obedece às normas do GDPR. Você pode ler mais neste artigo.


Após gerar um link, você o verá salvo como uma versão, na seção Pronto da página de detalhes do seu negócio, com o número de visualizações e data de criação. Depois de gerar um link, não será mais possível atualizar essa versão do documento.

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Se você clicar nos "..." da versão do documento, verá as seguintes opções:

  • Abrir— abre o documento para visualizar a versão de leitura
  • Obter link de compartilhamento— copia o link da versão para fácil compartilhamento com clientes e alteração das configurações do link.
  • Solicitar assinaturas (planos Profissional e Corporativo apenas) — solicita assinaturas digitais dos destinatários do documento
  • Baixar PDF— baixa um PDF para leitura desta versão
  • Deletar— deleta seu documento

Posso criar mais versões do documento?

Se o seu documento precisar ser revisado e atualizado durante o processo de negociação, você pode criar mais versões dele facilmente e acompanhar o progresso.

Para criar uma outra versão de um documento, clique no original, faça as atualizações necessárias e gere um novo link. Depois que o link for gerado, você verá uma Versão 2 do seu documento:

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Ao criar uma nova versão, pode ser interessante desativar o link da anterior, para que não haja duas ativas do mesmo documento. Para fazer isso, clique em "..." da primeira versão e Obter link de compartilhamento > Link ativado para desativar o link.

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