Base de Conhecimento

O Smart Docs também inclui o recurso Assinaturas eletrônicas, que permite solicitar assinaturas dos clientes sem precisar recorrer a ferramentas adicionais.

O recurso Assinaturas eletrônicas do Pipedrive oferece assinaturas digitais básicas. Saiba mais sobre esse tipo de assinatura neste artigo.

Como solicitar uma assinatura

Enviando uma solicitação

Antes de solicitar uma assinatura, você precisa criar ou enviar um documento utilizando o recurso Smart Docs na página de detalhes do negócio ou do contato. Descubra como preparar um documento neste artigo.

É possível solicitar uma assinatura em dois lugares:

• No editor de documentos

Na visualização de detalhes

Ao clicar em Solicitar assinaturas, você receberá uma solicitação para revisar seu documento e gerenciar seus assinantes. O usuário que estiver solicitando a assinatura (você) e a pessoa de contato vinculada serão adicionados automaticamente como assinantes, mas você pode excluir ou adicionar pessoas a essa lista. É possível adicionar até 10 signatários por documento.

Você pode alterar o idioma do convite em "Idioma do convite".

Autenticando sua solicitação

As solicitações de assinatura exigem um código de autenticação.

Se esse recurso de segurança estiver ativado, os signatários receberão um código único de autenticação por e-mail para verificar (mas não garantir) a validade da mensagem. O signatário deve usar esse código para assinar o documento.

Personalizando sua solicitação

Personalize os e-mails de solicitação de assinaturas eletrônicas que seus clientes recebem adicionando uma linha de assunto e uma mensagem personalizadas.

Clique em “Próximo”, adicione os campos de signatário ao documento e arraste-os e solte-os no lugar desejado.

Após adicionar um campo a um documento, você pode passar o mouse sobre ele para editá-lo e configurá-lo.

Atualmente, há quatro tipos de campos de signatário com configurações diferentes disponíveis:

Ao adicionar campos de signatário ao documento, inclua um campo de assinatura para cada signatário. Alterne entre os signatários no menu suspenso “Selecionar signatário” do painel à esquerda.

Também é possível alocar um campo para um signatário diferente ao editar campos.

Após concluir a configuração do documento, clique em “Enviar” para enviá-lo a todos os signatários com as devidas instruções. Uma notificação é enviada por e-mail sempre que alguém aceitar ou se recusar assinar.

Se não quiser adicionar campos de assinatura ao documento, pule esta etapa clicando em “Enviar mesmo assim”.

Se o documento for enviado sem os campos de signatário, as assinaturas serão inseridas em uma página adicional no verso.

Tipos de documento não suportados

Os seguintes tipos de documento não são compatíveis com a obtenção de assinaturas:

• Documentos encriptados (protegidos por uma senha);
• Documentos já assinados digitalmente;
• Documentos com permissões apenas de leitura.

Ao usar um desses tipos de documento, nenhuma mensagem de erro aparece e o processo de assinatura ocorre normalmente. Entretanto, o Pipedrive não recebe a versão assinada e o documento não aparece como “finalizado” no CRM.

Assinando o documento

Sempre que um signatário abre uma solicitação de assinatura por e-mail, ele pode revisar o documento. O signatário pode clicar no campo “Assinatura” para assiná-lo digitando ou desenhando seu nome, ou usar o menu suspenso no canto superior direito para “Recusar assinatura” ou “Baixar como PDF”.

Depois que todos os campos forem preenchidos, os signatários poderão clicar em “Concluir assinaturas” para continuar.

Os signatários recebem uma solicitação para enviar um código de autenticação e precisam marcar uma caixa confirmando que o documento foi lido. Depois disso, podem clicar em “Assinar” para concluir o envio do documento.

Depois que os envolvidos tiverem assinado o documento, um PDF da versão final e uma trilha de auditoria são enviados automaticamente para os respectivos e-mails dos signatários e do usuário que solicitou a assinatura.

Como verificar o status das assinaturas do seu documento

O status de assinatura do documento é exibido na página de detalhes do seu negócio ou contato.

Clique no status para ver informações sobre cada signatário, visualizações do documento e situação das assinaturas.

• Recusada — o signatário recusou a assinatura do documento. Você pode reenviar a solicitação de assinatura clicando em “Reenviar convite”.
• Enviada – a solicitação de assinatura ainda está pendente. Você pode clicar em “Enviar lembrete” para lembrar o destinatário da solicitação.
• Concluída – a assinatura já foi feita.

Nesta janela, é possível “Cancelar a assinatura ” e usar a opção “Download” para baixar a versão original do documento. Depois que ele for assinado por todos os envolvidos, a versão assinada e a trilha de auditoria podem ser baixados.

Quantas assinaturas posso solicitar?

O número de assinaturas varia de acordo com o seu plano.

• Profissional, Power e Corporativo: esses planos oferecem solicitações de assinatura ilimitadas (aplica-se a Política de uso razoável).
• Essencial e Avançado (extensão): empresas assinantes desses planos com a extensão ativada podem adquirir solicitações de assinatura em duas modalidades:
  • 30 solicitações de assinatura por mês;
  • 100 solicitações de assinatura por mês;

• Essencial e Avançado (durante avaliação da extensão): empresas assinantes desses planos que estiverem testando a extensão têm direito a 5 solicitações.

O que é a Política de uso razoável?

A Pipedrive monitora de perto o uso do recurso Assinaturas eletrônicas. Se detectarmos que o recurso está sendo utilizado para revenda ou qualquer outra atividade não permitida, ou se estiver indevidamente oneroso, reservamos o direito de impedir ou suspender o acesso do usuário a ele.