Base de Conhecimento

O recurso Smart Docs também vem com o recurso Assinaturas Eletrônicas, para que você possa solicitar assinaturas dos seus clientes sem recorrer a ferramentas adicionais.

Como solicitar uma assinatura

Antes de solicitar uma assinatura, você precisa criar ou enviar um documento utilizando o recurso Smart Docs na página de detalhes do negócio ou do contato. Para saber como fazer isso, confira este artigo.

É possível solicitar uma assinatura em dois lugares:

• No editor de documentos –
  
  
  
• Na visualização de detalhes –
  

Ao clicar em "Solicitar assinaturas", você receberá uma solicitação para revisar seu documento e gerenciar seus assinantes. O usuário que estiver solicitando a assinatura (você) e a pessoa de contato vinculada serão adicionados automaticamente como assinantes, mas você pode excluir ou adicionar pessoas a essa lista. É possível adicionar até 10 signatários por documento.

Você pode alterar o idioma do convite em "Idioma do convite".

Após clicar em "Próximo", você pode adicionar campos de signatário ao seu documento. Você pode arrastar e soltar campos na localização onde você deseja que eles apareçam no documento final.

Após adicionar um campo, você pode passar o mouse sobre ele para editar e configurá-lo.

Atualmente, há quatro tipos de campos de signatário com configurações diferentes disponíveis:

Ao adicionar campos de signatário a um documento, você deve incluir um campo de assinatura para cada signatário. Você pode alternar entre os signatários no menu suspenso "Selecionar signatário" que aparece no painel à esquerda. Aqui, você também pode alocar um campo a um signatário diferente ao editar campos.

Após concluir a configuração do documento e clicar em "Enviar", o documento com instruções será enviado a todos os signatários. Você receberá uma notificação por e-mail cada vez que alguém assinar ou se recusar a fazê-lo.

Se você não quiser adicionar campos de signatário ao documento, você pode pular esta etapa clicando em "Enviar mesmo assim".

Se você enviar o documento sem adicionar campos de signatário, as assinaturas eletrônicas serão inseridas em uma página adicional atrás dele.

Assinando o documento

Quando o signatário abrir o e-mail de solicitação de assinatura, ele poderá revisar o documento. Ele poderá assinar, recusar-se a assinar ou baixar o documento como PDF no canto superior direito.

Para começar a assinar o documento, o signatário pode clicar nos campos correspondentes ou usar o guia à esquerda. Os campos obrigatórios serão marcados com um asterísco vermelho.

Ao clicar para preencher um campo de assinatura ou de iniciais, o signatário terá a opção de digitar, desenhar ou fazer upload de imagens.

Depois que todos os campos forem preenchidos, o signatário pode clicar no botão "Concluir assinatura" para continuar.

O prompt Assinar o documento será exibido para que o signatário selecione a caixa confirmando que o documento foi revisado e que possui os direitos legais para assinar. Depois, é só preencher o código de autenticação que foi enviado para o e-mail do signatário para validação de identidade.

Depois que o documento tiver sido assinado por todos, um PDF da versão final e uma trilha de auditoria serão enviados automaticamente para os e-mails de todos envolvidos e do usuário que solicitou a assinatura.

Como verificar o status das assinaturas do seu documento

O status de assinatura do documento será exibido na página de detalhes do seu negócio ou contato.

Se você clicar no status, verá informações sobre cada signatário, as visualizações que o documento teve e o andamento da assinatura.

• Recusada — o signatário recusou a assinatura do documento. Você pode reenviar a solicitação de assinatura clicando em "Reenviar convite".
• Aguardando — a solicitação de assinatura ainda está pendente. Você pode enviar um e-mail de lembrete para reenviar o convite.
• Assinado — o signatário já assinou o documento.

Também há algumas ações que você pode realizar na janela de detalhes de assinatura:

• Reenviar convite — se o usuário recusar a solicitação de assinatura, você pode reenviá-la para ele.
• Enviar lembrete — se você clicar em enviar lembrete, o signatário receberá a solicitação de assinatura por e-mail novamente.
• Enviar PDF assinado — depois que todos tiverem assinado o documento, você poderá enviar uma cópia assinada em PDF do mesmo individualmente.
• Cancelar assinatura — cancela o processo de assinatura para todos. Um e-mail de cancelamento é enviado para todos os signatários.

Depois que um documento é assinado por todos, você pode ver e baixar a versão assinada na visualização de detalhes do negócio.

Quantas assinaturas posso solicitar?

Dependendo do seu plano, o número de assinaturas pode variar.

• Profissional e Corporativo: esses planos possuem solicitações de assinatura ilimitadas (aplica-se a política de uso razoável).
• Essencial e Avançado (extensão): As empresas com esses planos e a extensão ativada têm a opção de comprar duas categorias de solicitações de assinatura:
  • 30 solicitações de assinatura por mês;
  • 100 solicitações de assinatura por mês.
    – Se você possui um plano anual, a conta da sua empresa terá um limite mensal de 30 ou 100 assinaturas, dependendo da categoria escolhida. As assinaturas não utilizadas não serão transferidas para o mês seguinte;
• Essencial e Avançado (teste da extensão): as empresas com esses planos e que estiverem em período de teste da extensão podem solicitar até 5 assinaturas.

O que é a Política de Uso razoável?

O Pipedrive acompanha de perto o uso do Assinaturas Eletrônicas. Se detectarmos que o recurso está sendo utilizado para revenda ou qualquer outra atividade não permitida, ou se estiver indevidamente oneroso, resguardamo-nos o direito de impedir ou suspender o acesso do usuário a ele.