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Como solicitar uma assinatura
Assinando o documento
Como verificar o status das assinaturas do seu documento
Quantas assinaturas posso solicitar?

Smart Docs: Assinaturas Eletrônicas

JT
Jenny Takahara, 10 de outubro de 2022
Observação: a extensão Smart Docs está inclusa apenas nos planos Profissional e Corporativo e disponível para usuários dos planos Essencial e Avançado. Somente usuários com acesso às configurações da conta podem adquiri-la. Ela inclui um teste gratuito de 14 dias, com direito a cinco assinaturas durante esse período (é necessário fornecer dados de cobranças). Saiba mais sobre os Termos e Condições da extensão nesta página.

O recurso Smart Docs também vem com o recurso Assinaturas Eletrônicas, para que você possa solicitar assinaturas dos seus clientes sem recorrer a ferramentas adicionais.

Observação: o recurso Assinaturas Eletrônicas do Pipedrive oferece uma Assinatura digital básica. Descubra mais sobre esse tipo de assinatura neste artigo.

Como solicitar uma assinatura

Antes de solicitar uma assinatura, você precisa criar ou enviar um documento utilizando o recurso Smart Docs na página de detalhes do negócio ou do contato. Para saber como fazer isso, confira este artigo.

É possível solicitar uma assinatura em dois lugares:

  • No editor de documentos –
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  • Na visualização de detalhes –
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Observação: a solicitação de uma assinatura fará com que uma nova versão do documento seja criada.

Ao clicar em "Solicitar assinaturas", você receberá uma solicitação para revisar seu documento e gerenciar seus assinantes. O usuário que estiver solicitando a assinatura (você) e a pessoa de contato vinculada serão adicionados automaticamente como assinantes, mas você pode excluir ou adicionar pessoas a essa lista. É possível adicionar até 10 signatários por documento.

Você pode alterar o idioma do convite em "Idioma do convite".

Após clicar em "Próximo", você pode adicionar campos de signatário ao seu documento. Você pode arrastar e soltar campos na localização onde você deseja que eles apareçam no documento final.

Após adicionar um campo, você pode passar o mouse sobre ele para editar e configurá-lo.

Observação: você pode adicionar até 1.000 campos de signatário a um documento. Apenas caracteres latinos são suportados nos campos de texto de signatário.

    Atualmente, há quatro tipos de campos de signatário com configurações diferentes disponíveis:

    AssinaturasNão há configuração disponível. É sempre um campo obrigatório;
    IniciaisPode ser alternado como um campo obrigatório/opcional;
    Campo de texto
    • Pode ser alternado como um campo obrigatório/opcional;
    • Pode adicionar textos de dicas para informar ao signatário o que escrever;
    • Pode alterar a formatação básica;
    Caixa de seleçãoPode ser alternado como um campo obrigatório/opcional.

    Ao adicionar campos de signatário a um documento, você deve incluir um campo de assinatura para cada signatário. Você pode alternar entre os signatários no menu suspenso "Selecionar signatário" que aparece no painel à esquerda. Aqui, você também pode alocar um campo a um signatário diferente ao editar campos.

    Após concluir a configuração do documento e clicar em "Enviar", o documento com instruções será enviado a todos os signatários. Você receberá uma notificação por e-mail cada vez que alguém assinar ou se recusar a fazê-lo.

    Se você não quiser adicionar campos de signatário ao documento, você pode pular esta etapa clicando em "Enviar mesmo assim".

    Se você enviar o documento sem adicionar campos de signatário, as assinaturas eletrônicas serão inseridas em uma página adicional atrás dele.


    Assinando o documento

    Quando o signatário abrir o e-mail de solicitação de assinatura, ele poderá revisar o documento. Ele poderá assinar, recusar-se a assinar ou baixar o documento como PDF no canto superior direito.

    Observação: se o assinante concordar em armazenar cookies, você poderá ver quando e quantas vezes o documento foi aberto.
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    Para começar a assinar o documento, o signatário pode clicar nos campos correspondentes ou usar o guia à esquerda. Os campos obrigatórios serão marcados com um asterísco vermelho.

    Ao clicar para preencher um campo de assinatura ou de iniciais, o signatário terá a opção de digitar, desenhar ou fazer upload de imagens.


    Depois que todos os campos forem preenchidos, o signatário pode clicar no botão "Concluir assinatura" para continuar.

    O prompt Assinar o documento será exibido para que o signatário selecione a caixa confirmando que o documento foi revisado e que possui os direitos legais para assinar. Depois, é só preencher o código de autenticação que foi enviado para o e-mail do signatário para validação de identidade.

    Observação: se você pulou a etapa de adicionar os campos de signatário dentro do documento, quando o signatário clicar em "Assinar o documento", ele verá uma caixa onde poderá digitar, desenhar ou fazer upload de uma imagem da assinatura.

    Depois que o documento tiver sido assinado por todos, um PDF da versão final e uma trilha de auditoria serão enviados automaticamente para os e-mails de todos envolvidos e do usuário que solicitou a assinatura.

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    Como verificar o status das assinaturas do seu documento

    O status de assinatura do documento será exibido na página de detalhes do seu negócio ou contato.

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    Se você clicar no status, verá informações sobre cada signatário, as visualizações que o documento teve e o andamento da assinatura.

    • Recusada — o signatário recusou a assinatura do documento. Você pode reenviar a solicitação de assinatura clicando em "Reenviar convite".
    • Aguardando — a solicitação de assinatura ainda está pendente. Você pode enviar um e-mail de lembrete para reenviar o convite.
    • Assinado — o signatário já assinou o documento.
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    Também há algumas ações que você pode realizar na janela de detalhes de assinatura:

    • Reenviar convite — se o usuário recusar a solicitação de assinatura, você pode reenviá-la para ele.
    • Enviar lembrete — se você clicar em enviar lembrete, o signatário receberá a solicitação de assinatura por e-mail novamente.
    • Enviar PDF assinado — depois que todos tiverem assinado o documento, você poderá enviar uma cópia assinada em PDF do mesmo individualmente.
    • Cancelar assinatura — cancela o processo de assinatura para todos. Um e-mail de cancelamento é enviado para todos os signatários.
    Observação: apenas uma versão de um documento pode constar como em assinatura por vez. Para assinar uma versão adicional do documento, é preciso cancelar a que está em andamento primeiro. Se você já possui uma versão assinada do documento, não pode começar a assinar uma outra versão dele. Será necessário criar um novo.

    Depois que um documento é assinado por todos, você pode ver e baixar a versão assinada na visualização de detalhes do negócio.

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    Quantas assinaturas posso solicitar?

    Dependendo do seu plano, o número de assinaturas pode variar.

    • Profissional e Corporativo: esses planos possuem solicitações de assinatura ilimitadas (aplica-se a política de uso razoável).
    • Essencial e Avançado (extensão): As empresas com esses planos e a extensão ativada têm a opção de comprar duas categorias de solicitações de assinatura:
      • 30 solicitações de assinatura por mês;
      • 100 solicitações de assinatura por mês.
        – Se você possui um plano anual, a conta da sua empresa terá um limite mensal de 30 ou 100 assinaturas, dependendo da categoria escolhida. As assinaturas não utilizadas não serão transferidas para o mês seguinte;
    • Essencial e Avançado (teste da extensão): as empresas com esses planos e que estiverem em período de teste da extensão podem solicitar até 5 assinaturas.
    Observação: somente usuários com acesso à seção de pagamento podem adquirir a extensão e o pacote de assinaturas. As solicitações de assinatura são por empresa, por mês.

    O que é a Política de Uso razoável?

    O Pipedrive acompanha de perto o uso do Assinaturas Eletrônicas. Se detectarmos que o recurso está sendo utilizado para revenda ou qualquer outra atividade não permitida, ou se estiver indevidamente oneroso, resguardamo-nos o direito de impedir ou suspender o acesso do usuário a ele.

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