Base de Conhecimento

Para usuários dos planos Profissional e Corporativo, o recurso Smart Docs também vem com a funcionalidade de Assinaturas eletrônicas, tornando possível solicitar aos seus clientes a assinatura de documentos sem precisar de ferramentas adicionais.

Como solicitar uma assinatura

Antes de solicitar uma assinatura, você precisa criar ou enviar um documento utilizando o recurso Smart Docs na página de detalhes do negócio. Para saber como fazer isso, confira este artigo.

É possível solicitar uma assinatura em dois lugares:

• No editor de documentos—
  
  
  
• Na Visualização de detalhes do negócio—
  

A solicitação de uma assinatura fará com que uma nova versão do documento seja criada.

Ao clicar em Solicitar assinaturas, você receberá uma solicitação para revisar seu documento e gerenciar seus assinantes. O usuário que estiver solicitando a assinatura (você) e a pessoa de contato vinculada serão adicionados automaticamente como assinantes, mas você pode excluir ou adicionar pessoas a essa lista. É possível adicionar até 10 signatários por documento.

Você pode alterar o idioma do convite em Idioma do convite.

Depois de clicar em Solicitar assinaturas, o documento com instruções será enviado para todos os signatários. Você receberá uma notificação por e-mail sempre que alguém assinar ou se recusar a assinar.

Assinando o documento

Quando um signatário abre o e-mail de solicitação de assinatura, ele tem a oportunidade de revisar o documento. Ele poderá assinar o documento, recusar-se a assinar e baixar o documento como PDF no canto superior direito.

Em Assinar o documento, o signatário precisará marcar a caixa para confirmar que revisou todo o documento e tem o direito legal de assiná-lo, e digitar o nome dele antes de continuar. Em seguida, será enviado um código de autenticação para o e-mail do signatário para que seja feita a validação de identidade.

Depois que o documento tiver sido assinado por todos, um PDF da versão assinada e uma trilha de auditoria serão automaticamente enviados para os e-mails de todos envolvidos e do usuário que solicitou a assinatura.

Como verificar o status das assinaturas do seu documento

Na página de detalhes do seu negócio, você pode conferir o status da assinatura do seu documento.

Se você clicar no status, verá informações sobre cada signatário, as visualizações que o documento teve e o andamento da assinatura.

• Recusada— o signatário recusou a assinatura do documento. Você pode reenviar a solicitação de assinatura clicando em Reenviar convite.
• Aguardando— a solicitação de assinatura ainda está pendente. Você pode enviar um e-mail de lembrete para reenviar o convite.
• Assinado— o signatário já assinou o documento.

Também há algumas ações que você pode realizar na janela de detalhes de assinatura:

• Reenviar convite— se o usuário recusar a solicitação de assinatura, você pode reenviá-la para ele.
• Enviar lembrete— se você clicar em enviar lembrete, o signatário receberá a solicitação de assinatura por e-mail novamente.
• Enviar PDF assinado— depois que todos tiverem assinado o documento, você poderá enviar uma cópia assinada em PDF do mesmo individualmente.
• Cancelar assinatura— cancela o processo de assinatura para todos. Um e-mail de cancelamento é enviado para todos os signatários.

Depois que um documento é assinado por todos, você pode clicar na versão para ver e baixá-lo na visualização de detalhes do negócio.