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Smart Docs: Assinaturas Eletrônicas

JT
Jenny Takahara, 15 de abril de 2021
Observação: este recurso está disponível apenas nos planos Profissional e Corporativo, bem como para usuários em período de teste dos mesmos e com informações de cobrança válidas cadastradas.


Para usuários dos planos Profissional e Corporativo, o recurso Smart Docs também vem com a funcionalidade de Assinaturas eletrônicas, tornando possível solicitar aos seus clientes a assinatura de documentos sem precisar de ferramentas adicionais.

Observação: o recurso Assinaturas Eletrônicas do Pipedrive oferece uma Assinatura digital básica. Descubra mais sobre esse tipo de assinatura neste artigo.

Como solicitar uma assinatura

Antes de solicitar uma assinatura, você precisa criar ou enviar um documento utilizando o recurso Smart Docs na página de detalhes do negócio. Para saber como fazer isso, confira este artigo.

É possível solicitar uma assinatura em dois lugares:

  • No editor de documentos—
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  • Na Visualização de detalhes do negócio—
    Screen_Shot_2020-11-11_at_3.10.21_PM.png


A solicitação de uma assinatura fará com que uma nova versão do documento seja criada.

Ao clicar em Solicitar assinaturas, você receberá uma solicitação para revisar seu documento e gerenciar seus assinantes. O usuário que estiver solicitando a assinatura (você) e a pessoa de contato vinculada serão adicionados automaticamente como assinantes, mas você pode excluir ou adicionar pessoas a essa lista. É possível adicionar até 10 signatários por documento.

Você pode alterar o idioma do convite em Idioma do convite.

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Depois de clicar em Solicitar assinaturas, o documento com instruções será enviado para todos os signatários. Você receberá uma notificação por e-mail sempre que alguém assinar ou se recusar a assinar.


Assinando o documento

Quando um signatário abre o e-mail de solicitação de assinatura, ele tem a oportunidade de revisar o documento. Ele poderá assinar o documento, recusar-se a assinar e baixar o documento como PDF no canto superior direito.

Observação: se o assinante concordar em armazenar cookies, você poderá ver quando e quantas vezes o documento foi aberto.
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Em Assinar o documento, o signatário precisará marcar a caixa para confirmar que revisou todo o documento e tem o direito legal de assiná-lo, e digitar o nome dele antes de continuar. Em seguida, será enviado um código de autenticação para o e-mail do signatário para que seja feita a validação de identidade.

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Observação: a única forma de um signatário assinar o documento é digitando o nome dele. No momento, não há como fazer upload do documento assinado ou assinar à mão.


Depois que o documento tiver sido assinado por todos, um PDF da versão assinada e uma trilha de auditoria serão automaticamente enviados para os e-mails de todos envolvidos e do usuário que solicitou a assinatura.

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Como verificar o status das assinaturas do seu documento

Na página de detalhes do seu negócio, você pode conferir o status da assinatura do seu documento.

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Se você clicar no status, verá informações sobre cada signatário, as visualizações que o documento teve e o andamento da assinatura.

  • Recusada— o signatário recusou a assinatura do documento. Você pode reenviar a solicitação de assinatura clicando em Reenviar convite.
  • Aguardando— a solicitação de assinatura ainda está pendente. Você pode enviar um e-mail de lembrete para reenviar o convite.
  • Assinado— o signatário já assinou o documento.
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Também há algumas ações que você pode realizar na janela de detalhes de assinatura:

  • Reenviar convite— se o usuário recusar a solicitação de assinatura, você pode reenviá-la para ele.
  • Enviar lembrete— se você clicar em enviar lembrete, o signatário receberá a solicitação de assinatura por e-mail novamente.
  • Enviar PDF assinado— depois que todos tiverem assinado o documento, você poderá enviar uma cópia assinada em PDF do mesmo individualmente.
  • Cancelar assinatura— cancela o processo de assinatura para todos. Um e-mail de cancelamento é enviado para todos os signatários.
Observação: apenas uma versão de um documento pode constar como Em assinatura por vez. Para assinar uma versão adicional do documento, é preciso, antes, cancelar a que está em andamento. Se você já possui uma versão assinada do documento, não pode começar a assinar uma versão adicional do mesmo. Será necessário criar um novo documento.


Depois que um documento é assinado por todos, você pode clicar na versão para ver e baixá-lo na visualização de detalhes do negócio.

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