Base de Conhecimento

O recurso Smart Docs inclui assinaturas eletrônicas, para que você possa solicitar assinaturas de clientes sem ferramentas extras.

O recurso Assinaturas eletrônicas do Pipedrive oferece assinaturas digitais básicas. Saiba mais sobre esse tipo de assinatura neste artigo.

Como solicitar uma assinatura

Enviando uma solicitação

Antes de solicitar uma assinatura, você precisa criar ou enviar um documento utilizando o recurso Smart Docs na página de detalhes do negócio ou do contato. Descubra como preparar um documento neste artigo.

É possível solicitar uma assinatura em dois lugares:

No editor de documentos

Na visualização de detalhes

Depois de clicar em “Solicitar assinaturas”, você precisará revisar o documento e gerenciar os signatários. O usuário que solicita a assinatura (você) e a pessoa de contato vinculada serão adicionados automaticamente como signatários, mas você pode remover pessoas dessa lista ou adicionar outras. Você pode adicionar até 10 signatários por documento.

Você pode alterar o idioma do convite em “Idioma do convite”.

Autenticando sua solicitação

As solicitações de assinatura exigem um código de autenticação.

Quando esse recurso de segurança está ativado, os signatários recebem por e-mail um código de autenticação de uso único para verificar (mas não garantir) a validade do endereço de e-mail. O signatário deve usar esse código para assinar o documento.

Personalizando sua solicitação

Personalize os e-mails de solicitação de assinatura eletrônica que seus clientes recebem adicionando uma linha de assunto e uma mensagem personalizadas.

Depois de clicar em “Próximo”, você pode adicionar campos de signatário ao documento e arrastá-los para onde quiser que apareçam.

Depois de inserir um campo no documento, você pode passar o mouse sobre ele para editá-lo e configurá-lo.

Atualmente, há quatro tipos de campos de signatário disponíveis, cada um com configurações diferentes:

Se você estiver adicionando campos de signatário ao documento, precisará incluir um campo de assinatura para cada signatário. Você pode alternar entre os signatários no menu suspenso “Selecionar signatário”, no painel esquerdo.

Ao editar os campos, você também pode atribuir um campo a outro signatário.

Depois de concluir a configuração do documento, clique em “Enviar” para enviá-lo a todos os signatários com instruções. Você receberá uma notificação por e-mail sempre que alguém assinar ou se recusar a assinar.

Se você não quiser adicionar campos de assinatura ao documento, pode pular esta etapa clicando em “Enviar mesmo assim”.

Se você enviar o documento sem campos de signatário, as assinaturas serão colocadas em uma página adicional no final.

Tipos de documento não compatíveis

Os seguintes tipos de documento não são compatíveis com a coleta de assinaturas:

• Documentos criptografados (documentos protegidos por senha)
• Documentos já assinados digitalmente.
• Documentos com permissões somente de leitura.

Ao usar um desses tipos de documento, nenhum erro será exibido, e o processo de assinatura seguirá normalmente. No entanto, a Pipedrive não o receberá, então o documento nunca aparecerá como “concluído”.

Assinando o documento

Sempre que um signatário abre uma solicitação de assinatura por e-mail, ele pode revisar o documento. Os signatários podem clicar no campo “Assinatura” para assinar o documento digitando ou desenhando a assinatura, ou usar o menu suspenso no canto superior direito para “Recusar assinatura” ou “Baixar como PDF”.

Depois que todos os campos obrigatórios do signatário forem preenchidos, o signatário poderá clicar no botão “Concluir assinatura” para continuar.

Os signatários recebem uma solicitação para enviar um código de autenticação e precisam marcar uma caixa confirmando que o documento foi lido. Depois disso, o signatário pode clicar em “Assinar” para concluir o envio do documento.

Depois que os envolvidos tiverem assinado o documento, um PDF da versão final e uma trilha de auditoria são enviados automaticamente para os respectivos e-mails dos signatários e do usuário que solicitou a assinatura.

Como verificar o status das assinaturas do seu documento

O documento na página de detalhes do contato ou do negócio mostrará o status da assinatura do documento.

Clique no status da assinatura para ver informações de cada signatário, visualizações do documento e o andamento da assinatura.

• Recusada — o signatário recusou a assinatura do documento. Você pode reenviar a solicitação de assinatura clicando em “Reenviar convite”.
• Enviada – a solicitação de assinatura ainda está pendente. Você pode clicar em “Enviar lembrete” para lembrar o destinatário da solicitação.
• Concluída – a assinatura já foi feita.

Nesta janela, você também pode “Cancelar a assinatura” e usar a opção “Baixar” para baixar a versão original do documento. Se todos tiverem assinado o documento, você também poderá baixar a versão assinada junto com a trilha de auditoria.

Quantas assinaturas posso solicitar?

Dependendo do seu plano, o número de assinaturas pode variar:

• Premium e Ultimate – Esses planos incluem solicitações ilimitadas de assinatura (sujeitas a uma política de uso razoável).
• Lite e Growth (add-on) – Contas da empresa com o add-on ativado podem comprar dois níveis de solicitações de assinatura:
  • 30 solicitações de assinatura por mês
  • 100 solicitações de assinatura por mês
• Lite e Growth (avaliação do add-on) – Contas da empresa que usam a avaliação do add-on podem solicitar até cinco assinaturas.

O que é a política de uso razoável?

A Pipedrive monitora de perto o uso de assinaturas eletrônicas. Se identificarmos que o recurso está sendo usado para revenda, para qualquer outro uso indevido ou de forma que gere uma carga excessiva, reservamos o direito, a nosso exclusivo critério, de impedir ou suspender o acesso de um usuário ao recurso.