Base de Conhecimento

O que é uma assinatura eletrônica?

A lei federal dos EUA ESIGN Act define uma “assinatura eletrônica” como um som, símbolo ou processo eletrônico, anexado ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar esse registro.

As assinaturas eletrônicas têm sido usadas para assinar cartas de oferta, contratos de venda, autorizações, contratos de aluguel/arrendamento, termos de isenção de responsabilidade, documentos financeiros e muito mais.

Uma assinatura eletrônica, conforme definida pelo regulamento eIDAS da União Europeia (No 910/2014 sobre identificação eletrônica e serviços de confiança para transações eletrônicas no mercado interno), abrange a ampla categoria de todas as assinaturas eletrônicas, incluindo “dados em formato eletrônico que são anexados ou logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e usados pelo signatário para assinar”.

A assinatura digital básica oferecida pelo recurso de assinaturas eletrônicas do Pipedrive é um subtipo de assinatura eletrônica com recursos avançados de segurança.

Uma assinatura digital básica utiliza uma PKI (Infraestrutura de Chaves Públicas). As características cruciais da assinatura eletrônica básica são as seguintes:

• Certificado digital emitido por um terceiro (segurado)

• Criptografia assimétrica ou de chave pública

• Captura de endereços de IP

Com o recurso de assinaturas eletrônicas do Pipedrive, os signatários recebem um código único para verificar, mas não garantir, a validade do e-mail. É um recurso de segurança opcional que pode ser ativado ou desativado para cada solicitação de assinatura.

As assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculantes?

As assinaturas eletrônicas são amplamente aceitas e usadas em vários países há muitos anos. As assinaturas digitais do Pipedrive foram projetadas para atender aos requisitos padrão de segurança, incluindo criptografia assimétrica ou de chave pública.

Como minha equipe de vendas pode se beneficiar do recurso de assinaturas eletrônicas?

Usar o recurso de assinaturas eletrônicas ajuda sua equipe de vendas a ganhar agilidade ao digitalizar processos manuais. Isso é especialmente útil para equipes remotas ou quando os clientes não têm acesso fácil a equipamentos de impressão.

Os principais benefícios incluem:

• Integração com soluções de armazenamento em nuvem, como Google Drive, Microsoft OneDrive e SharePoint

• Armazenamento automático de documentos assinados no negócio correspondente, para facilitar o acesso do responsável e dos seguidores

• Recursos opcionais de segurança, como códigos de autenticação de uso único enviados por email para verificar os signatários

O que é a Política de Uso Razoável?

O Pipedrive monitorará de perto o uso do recurso de assinaturas eletrônicas. Se percebermos que o recurso está sendo usado para revenda, de forma abusiva ou de qualquer outra maneira inadequada, ou que causa uma carga excessiva, reservamo-nos o direito, a nosso exclusivo critério, de impedir ou suspender o acesso de um usuário ao recurso.

Se meu documento tiver todas as assinaturas obrigatórias, posso cancelá-lo?

Depois que um documento recebe todas as assinaturas necessárias, o processo é considerado concluído e não pode mais ser cancelado.

O recurso de assinaturas eletrônicas foi criado para finalizar o documento assim que todas as partes assinarem. Se precisar fazer alterações em um documento concluído, será necessário criar uma nova versão e reiniciar o processo de assinatura.

Ainda posso usar a mesma versão de um documento se cancelar o processo de assinatura?

Sim, é possível reutilizar a mesma versão do documento após o cancelamento. Se você cancelar um processo de assinatura porque esqueceu de adicionar um signatário, por exemplo, o documento continua disponível no armazenamento do negócio ou de documentos.

Para reiniciar o processo:

• Vá para a visualização detalhada do negócio e abra a aba Documentos

• Selecione a versão do documento que deseja enviar

• Adicione os signatários (até dez por documento) e clique em "Enviar"

O novo processo de assinatura terá um prazo de validade renovado de 60 dias.

Enviei um documento para assinatura, mas esqueci de adicionar um signatário. Posso adicionar signatários depois de enviar o documento?

Não é possível adicionar novos signatários a um processo de assinatura existente. Se precisar adicionar um signatário depois de enviar o documento, será necessário cancelar o processo de assinatura atual e criar um novo.

Quantos signatários posso adicionar a um documento?

É possível adicionar até 10 signatários a um único documento. Lembre-se de que não é possível adicionar novos signatários após o início do processo de assinatura.

Se esquecer de incluir alguém, será necessário cancelar o processo atual e criar um novo. Depois que um documento recebe todas as assinaturas obrigatórias, ele não pode ser cancelado.

Quanto tempo os signatários têm para assinar?

O processo de assinatura permanece ativo por 60 dias a partir da data de envio da solicitação. Se o documento não for assinado dentro desse prazo, o link expirará.

Se optar por cancelar um documento antes da conclusão, ainda será possível usar essa mesma versão do documento para iniciar um novo processo de assinatura mais tarde.