Base de Conhecimento

Com o recurso Smart Docs, você pode economizar tempo no processo de negociação criando uma proposta ou cotação diretamente a partir da visualização de detalhes do negócio ou contato. O documento será preenchido automaticamente com os detalhes relevantes de negócio, contato, projeto ou produto da sua conta do Pipedrive.

Você pode compartilhar o documento usando um link rastreável e receber notificações quando os prospectos interagirem com seus documentos.

Como se conectar ao seu provedor de armazenamento

Para conectar o Smart Docs, abra a página de detalhes de um negócio ou contato, clique na aba “Documentos” e selecione “Conectar ao armazenamento na nuvem”. É possível usar três provedores: Google Drive, Microsoft OneDrive ou SharePoint.

Você passará por um processo para conceder permissão ao Pipedrive para acessar sua conta. Após se conectar, envie documentos ou modelos salvos nos seus negócios para salvá-los também no seu drive automaticamente.

Após conectar sua conta, você verá a opção de conectar um drive pessoal ou compartilhado como local de armazenamento.

Para adicionar ou desconectar sua conta, acesse Ferramentas e aplicativos > Documentos e clique em “+ Adicionar nova conta” ou “Desconectar”. Saiba mais sobre como os arquivos são armazenados neste artigo.

Você também pode configurar um drive compartilhado padrão para sua conta.

Como criar uma pasta de drive compartilhado

Ao conectar seu serviço de armazenamento ao Smart Docs, você verá um menu suspenso onde poderá selecionar o drive de uma pessoa. Ao conectar o recurso Smart Docs, uma pasta de drive compartilhado personalizada será automaticamente atribuída a você. Porém, você também pode criar sua própria pasta.

Navegue até a aba Drives compartilhados na sua conta do Google Drive e crie uma pasta:

Após criar sua nova pasta compartilhada no Google Drive, navegue para Ferramentas e aplicativos > Documentos e selecione a nova pasta compartilhada para usar com o Smart Docs:

Se a opção de ver ou criar uma pasta compartilhada não aparecer na sua conta do Google Workspace, pode ser devido à versão que você está utilizando. Para usar pastas compartilhadas, é necessário ter um plano superior ao Starter.

Se a conta sincronizada do Google Workspace não tiver suporte a pastas compartilhadas, a opção no Pipedrive aparecerá em cinza.

Como criar e compartilhar modelos

Depois de conectar sua conta, você pode começar a criar documentos e propostas. Embora seja possível criar um documento diretamente, recomendamos criar um modelo antes para economizar tempo com documentos futuros.

Para criar um modelo do zero, vá para aba Documentos > Modelos na visualização de detalhes de um negócio ou contato e clique em “Documento”, “Planilha” ou “Apresentação”. Você também pode importar um modelo do seu fornecedor caso já tenha algum salvo.

Como editar seu modelo

No editor de modelos, atualize o nome e a categoria do modelo e adicione campos de negócio, contato, produto, projeto ou campos baseados em tempo do Pipedrive para preencher o conteúdo do seu modelo.

Para adicionar campos do Pipedrive ao seu modelo, copie e cole o campo do lado direito do seu editor e cole-o no corpo do modelo. O campo aparecerá entre colchetes “[ ]” e será automaticamente substituído com os dados do campo quando o modelo for usado em um documento.

Após editar seu modelo, clique em “Fechar” para salvá-lo ou em “Usar para criar documento” para usá-lo imediatamente.

Saiba mais sobre campos e modelos no Smart Docs neste artigo.

Como compartilhar modelos com minha equipe?

Use o compartilhamento avançado para compartilhar modelos com outros usuários no Pipedrive automaticamente. Para compartilhar um modelo, abra-o, edite-o como quiser e clique na aba “Permissões”. Há dois níveis diferentes de permissão que você pode dar aos usuários:

• Pode usar este modelo— pode ver o modelo e usá-lo para criar documentos, mas não pode editar ou apagar o modelo original.
• Pode editar este modelo— pode ver, usar, editar e apagar o modelo original.

Depois que um modelo é compartilhado com outro usuário, ele passa a ser exibido na seção Compartilhados comigo da galeria de modelos.

Como criar um documento

Para criar um documento, clique na aba Documentos na visualização de detalhes de um negócio ou contato. Você verá a opção de criar um documento a partir de um modelo pronto ou começar do zero com um documento, planilha ou apresentação em branco.

Você também pode importar documentos prontos do seu dispositivo ou de uma conta conectada do Google Drive, Microsoft OneDrive ou SharePoint. Documentos salvos localmente também podem ser enviados em PDF do seu dispositivo.

Para criar um documento de um modelo existente, clique em “De um modelo” e selecione o modelo que você deseja usar. O editor de documentos aparecerá com todos os campos do modelo preenchidos com os dados correspondentes.

Personalize o nome e a categoria e ajuste o conteúdo de acordo com suas preferências. O documento será automaticamente salvo enquanto você trabalha.

Para criar um documento com marcadores específicos de negócio, vá para a visualização de detalhes do negócio. Para criar um documento com marcadores específicos de pessoa, vá para a visualização de detalhes do negócio ou da pessoa.

Como visualizar e compartilhar seu documento

Google Drive – ao clicar no botão “Compartilhar” no canto inferior direito do editor de documentos, é possível compartilhar o documento, baixá-lo como PDF ou excluí-lo.

• Compartilhar como link – gere um link para uma versão em PDF de leitura deste documento, que será exibida em uma janela do navegador assim que o destinatário abri-la.
• Solicitar assinaturas – solicite assinaturas dos destinatários dos documentos.
• Baixar PDF – salve seu documento localmente para anexá-lo a um e-mail ou enviá-lo diretamente aos seus clientes.

OneDrive e SharePoint – para compartilhar seu documento, primeiro feche o editor e clique no botão “...” no documento criado na página de detalhes.

Ao compartilhar seu documento por link, você terá a opção de rastrear visualizações e configurar notificações por e-mail para quando alguém abri-lo.

Ao ativar a opção de rastrear visualizações, você pode optar por receber uma notificação por e-mail quando seu documento for aberto pela primeira vez, sempre ou nunca.

Depois que um link for gerado, aparecerá salvo como uma versão abaixo do documento original com o número de visualizações e o horário de criação, e não será mais possível atualizar essa versão.

Para criar outra versão de um documento, clique no original, faça as atualizações necessárias e gere um novo link. Depois que o link for gerado, o documento aparecerá com o nome Versão 2:

Ao criar outra versão de um documento, recomendamos desativar o link da primeira versão para não haver duas versões ativas. Para isso, clique no “...“ da primeira versão e em Compartilhar como link > Ativar link para desativar o link.

Como adicionar uma assinatura ao seu documento

O Smart Docs também vem com a funcionalidade de assinaturas eletrônicas, permitindo que você solicite assinaturas de documentos aos seus clientes sem precisar de ferramentas adicionais.

Crie ou envie documentos com o recurso Smart Docs na página de detalhes do negócio ou contato e encontre a opção solicitar assinaturas. Saiba como solicitar assinaturas para seus documentos neste artigo.