Denne artikkelen ble produsert ved hjelp av maskinoversettelse.
Smart Docs
Med Smart Docs-funksjonen kan du spare tid i forhandlingsprosessen ved å opprette et forslag eller tilbud direkte fra avtalen eller kontaktens detaljvisning. Dokumentet vil automatisk bli fylt ut med relevante avtale-, kontakt-, prosjekt- eller produktdetaljer fra din Pipedrive-konto.
Du kan deretter dele dokumentet ved hjelp av en sporbar lenke og få varsler når potensielle kunder engasjerer seg med dokumentene dine.
```html
Tilkobling til lagringsleverandøren din
For å koble til Smart Docs, gå til detalj-siden for en avtale eller kontakt, klikk på fanen “Dokumenter” og velg “Koble til skylagring”. Du kan koble til ved å bruke tre leverandører – Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint.
Du vil bli ført gjennom en prosess for å gi Pipedrive tillatelse til å få tilgang til kontoen din. Når du er tilkoblet, kan du laste opp eksisterende dokumenter eller maler lagret i avtalene dine, og de vil også bli lagret automatisk på disken din.
Etter at du har koblet til kontoen din, vil du se muligheten til å koble til enten en personlig eller delt disk som lagringssted.
Du kan også legge til og koble fra kontoen din ved å gå til Verktøy og apper > Dokumenter og klikke “+ Legg til en ny konto” eller “Koble fra.” Du kan lære mer om hvordan filer lagres i denne artikkelen.
Du kan også sette opp en standard delt disk for kontoen din.
```Opprette en delt mappe i drive
Når du kobler lagringsleverandøren din til Smart Docs-funksjonen, vil du merke en nedtrekksmeny hvor en persons drive kan velges. Når du kobler til Smart Docs-funksjonen, blir du automatisk tildelt en tilpasset delt mappe. Du kan imidlertid også opprette din egen.
Bare naviger til Delt mapper fanen i Google Drive-kontoen din og opprett en ny mappe:
Når du har opprettet den nye delte mappen i Google Drive, naviger til Verktøy og apper > Dokumenter og velg den nye delte mappen for bruk med Smart Docs:
Hvis alternativet for å se eller opprette en ny delt mappe ikke vises i Google Workspace-kontoen din, kan det være på grunn av utgaven som brukes. For å bruke delte mapper, bør du ha en plan over Business Starter.
Hvis den synkroniserte Google Workspace-kontoen ikke støtter delte mapper, vil alternativet i Pipedrive vises grået ut.
```html
Opprette og dele maler
Når du har koblet kontoen din, kan du begynne å lage dokumenter og forslag. Selv om du kan opprette et dokument direkte, anbefaler vi å lage en mal først for å spare tid på fremtidige dokumenter.
For å opprette en mal fra bunnen av, gå til Dokumenter > Maler-fanen i detaljvisningen for en avtale eller kontakt, og klikk på ”Dokument”, ”Regneark” eller “Presentasjon.” Du kan også importere en mal fra leverandøren din hvis du allerede har en lagret.
Redigere malen din
Når du er i malredigereren, kan du oppdatere malens navn og kategori og legge til alle Pipedrive-avtaler, kontakter, produkter, prosjekter eller tidsbaserte felt for å fylle inn innholdet i malen din.
For å legge til Pipedrive-felt i malen din, kopier og lim inn feltet fra høyre side av malredigereren inn i malens kropp. Feltet vil vises i parentes “[ ]” og automatisk bli erstattet med feltdataene når malen brukes til et dokument.
Når du er ferdig med å redigere malen din, klikker du på “Lukk“ for å lagre malen din eller “Bruk for å opprette dokument” for å umiddelbart bruke malen til å opprette et dokument.
Lær mer om felt og maler i Smart Docs fra denne artikkelen.
Hvordan kan jeg dele maler med teamet mitt?
Du kan bruke avansert mal-deling for automatisk å dele malen med andre brukere i Pipedrive. For å dele en mal, åpne den for redigering og klikk på “Tillatelser” -fanen. Det er to forskjellige nivåer av tillatelser du kan gi brukere:
- Kan bruke denne malen – Se malen og bruke den til å opprette nye dokumenter, kan ikke redigere eller slette den originale malen.
-
Kan redigere denne malen – Se, bruke, redigere og slette den originale malen.
Når en mal har blitt delt med en annen bruker, vil den vises i Delt med meg -seksjonen i malgalleriet.
```html
Opprette et dokument
For å opprette et dokument, klikk på Dokumenter-fanen i detaljvisningen for en avtale eller kontakt. Du vil se muligheten til å opprette et dokument fra en tidligere opprettet mal eller lage et fra bunnen av med et blankt dokument, regneark eller presentasjon.
Du kan også importere forhåndsopprettede dokumenter fra enheten din eller en tilkoblet Google Drive, Microsoft OneDrive eller SharePoint-konto. Dokumenter lagret lokalt kan også lastes opp som en PDF fra enheten din.
For å opprette et dokument fra en eksisterende mal, klikk på “Fra mal” og velg malen du ønsker å bruke. Dokumentredigereren vil vises med alle malfeltene fylt ut med de aktuelle dataene.
Du kan tilpasse navnet og kategorien og justere innholdet i henhold til preferansene dine. Dokumentet vil automatisk lagre mens du jobber.
For å opprette et dokument med avtale-spesifikke plassholdere, må du opprette det fra detaljvisningen for avtalen. For å opprette et dokument med person-spesifikke plassholdere, må du opprette det fra detaljvisningen for avtale eller person.
```html
Vising og deling av dokumentet ditt
Google Drive – Hvis du klikker på “Del”-knappen nederst til høyre i dokumentredigereren, kan du dele dokumentet, laste ned dokumentet som en PDF eller slette dokumentet.
- Del som lenke – Generer en lenke til en bare les PDF versjon av dette dokumentet, som vil vises i et nettleservindu når mottakeren åpner den.
- Be om signaturer – Be om signaturer fra mottakerne av dokumentene.
- Last ned PDF – Lagre dokumentet ditt lokalt slik at du kan legge det ved en e-post eller sende det direkte til kundene dine.
OneDrive og SharePoint – For å dele dokumentet ditt, må du først lukke dokumentredigereren og klikke på “...” knappen på dokumentet opprettet på detaljsiden.
Når du deler dokumentet ditt med en lenke, vil du ha mulighet til å spore visninger og sette opp e-postvarsler for når noen åpner dokumentet.
Hvis du aktiverer spor visninger-alternativet, kan du bli varslet via e-post når dokumentet ditt åpnes for første gang, hver gang eller aldri.
Når en lenke er generert, vil du se den lagret som en versjon under det originale dokumentet med antall visninger og opprettelsestid, og du vil ikke lenger kunne oppdatere den versjonen.
For å lage en annen versjon av et dokument, klikk på det originale dokumentet, gjør de nødvendige oppdateringene og generer en ny lenke. Når lenken er generert, vil du se den som Versjon 2 under dokumentet ditt:
Hvis du lager en annen versjon av et dokument, anbefaler vi å deaktivere lenken for den første versjonen slik at det ikke er to aktive versjoner. For å gjøre dette, klikk på “...“ til den første versjonen og klikk på Del som lenke > Aktiver lenke for å deaktivere lenken.
```html
Legge til en signatur til dokumentet ditt
Smart Docs kommer også med en eSignaturer funksjonalitet, slik at du kan be om dokumentsignaturer fra kundene dine uten å måtte bruke noen ekstra verktøy.
Opprett eller last opp et dokument med Smart Docs-funksjonen fra avtale eller kontakt siden og finn alternativet for å be om signaturer. Lær hvordan du ber om signaturer for dokumentene dine i denne artikkelen.
Var denne artikkelen nyttig?
Ja
Nei