Base di conoscenza

Con l'app di integrazione Pipedrive-QuickBooks, puoi creare fatture dalla vista dettagli del contratto e inviarle senza problemi al tuo account Quickbooks senza la seccatura di copiare e incollare dati tra i due strumenti.

L'integrazione può anche fornire stati aggiornati sulle fatture create da Pipedrive, in modo da sapere esattamente quando vengono approvate, pagate o sono in ritardo senza lasciare l'app Pipedrive.

Attivazione dell'integrazione con Quickbooks

Per collegare il tuo account Quickbooks a Pipedrive, vai su Strumenti e app > Fatturazione e seleziona “Quickbooks”.

Verrai indirizzato al marketplace di Pipedrive dove potrai completare il flusso di installazione e concedere all'app l'accesso al tuo account. La disinstallazione dell'app può essere trovata in Strumenti e app > App del marketplace.

Una volta confermate le tue valide credenziali di accesso a Quickbooks, sarai riportato alle impostazioni di Pipedrive per configurare le tue preferenze di integrazione con Quickbooks.

Durante la configurazione dell'integrazione con Quickbooks, dovrai scegliere i campi di Pipedrive e la data di scadenza che verranno automaticamente compilati una volta creata un'fattura in Pipedrive.

• A – Questo campo è per chi intendi indirizzare la fattura. Poiché le fatture vengono tipicamente pagate dal dipartimento dei pagamenti di un'azienda, suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione – Nome di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altre organizzazioni, persone e campi di contatto e deal.
• Indirizzo – Questo campo è per l'indirizzo fisico del destinatario della fattura. Poiché le fatture vengono tipicamente pagate dal dipartimento dei pagamenti di un'azienda, suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione – Indirizzo di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altre organizzazioni, persone e campi di contatto e deal.
• Email –Questo campo è l'indirizzo email del destinatario della fattura. Poiché il campo email in Pipedrive è un campo di tipo persona, suggeriamo di utilizzare il campo Persona – Email di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altre organizzazioni, persone e campi di contatto e deal.
• ID fiscale cliente –Non tutte le fatture richiedono queste informazioni, ma se hai creato un campo personalizzato in Pipedrive per contenere le informazioni fiscali del cliente, suggeriamo di applicare quel campo qui.
• Data di scadenza – Qui puoi impostare la data di scadenza del pagamento. Ad esempio, se la data di scadenza è fissata a sette giorni dopo la data di emissione, una fattura creata il 13 marzo avrà una data di scadenza il 20 marzo.

Una volta soddisfatto delle tue scelte per i campi di Pipedrive da utilizzare per compilare le tue fatture Quickbooks, clicca il pulsante “Salva” per salvare le tue preferenze di integrazione per il tuo account aziendale Pipedrive.

Utilizzare l'integrazione con Quickbooks

Una volta completata la configurazione dell'integrazione con Quickbooks, puoi recarti alla visualizzazione dettagliata di qualsiasi operazione per creare la tua prima fattura. Fai clic sulla scheda Fattura > + Fattura per iniziare.

Verrai invitato a compilare i dettagli della tua fattura. Le informazioni aggiunte qui verranno inviate al tuo account Quickbooks quando la fattura viene salvata.

• • Dettagli cliente – Questi verranno auto-compilati in base ai campi scelti durante la configurazione delle preferenze di fatturazione per Quickbooks.
  • Dettagli fattura – Questi dettagli devono essere compilati in base alle esigenze della tua azienda. Ad esempio, se desideri regolare le funzioni fiscali di questa fattura, quale valuta deve essere utilizzata in questa fattura o quali modelli di fattura Quickbooks desideri utilizzare. La valuta è un campo obbligatorio per Quickbooks.
  • Voci fattura – Questo campo riflette le voci, come beni o servizi, che compongono le spese della tua fattura. Verranno automaticamente popolate con i prodotti collegati alla tua operazione. Scopri di più su come aggiungere prodotti alle tue operazioni qui. Puoi anche aggiungere ulteriori voci alla tua lista.

Nella sezione "Dettagli cliente", dovrai collegare la fattura a un cliente esistente nel tuo account Quickbooks o crearne uno nuovo.

Una volta collegato un contatto, avrai la possibilità di aggiornare le informazioni del cliente sul lato del fornitore.

Se hai abilitato questa opzione, le informazioni aggiunte nei campi Indirizzo, Email e Partita IVA verranno estratte in Quickbooks se sono diverse dalle informazioni salvate.

Fai clic sul pulsante "Crea fattura" una volta inseriti tutti i dettagli della tua fattura.

Visualizzazione delle tue fatture

La tua nuova fattura apparirà sotto Changelog nella visualizzazione dettagliata. Le fatture in Pipedrive riflettono le seguenti indicazioni in base ai loro stati:

• Aperte
• Pagate
• Annullate
• Scadute
• Cancellate
• Parzialmente pagate

Se fai clic su Più "...", avrai queste opzioni:

• Annulla – Annulla qualsiasi fattura non pagata o pagata. Le fatture annullate non possono essere ripristinate.
• Elimina – Elimina la fattura.
• Invia tramite email – Invia direttamente al tuo cliente le fatture pagate o scadute. Le fatture inviate per email verranno inviate da Quickbooks.
• Scarica PDF – Scarica una versione PDF della fattura da inviare direttamente ai tuoi clienti.
• Apri in QuickBooks – Facendo clic su questa opzione, verrai indirizzato al tuo account QuickBooks dove potrai modificare, inviare la tua fattura e accettare il pagamento.

Sidebar vista dettaglio

La cronologia della tua fattura verrà aggiunta anche alla barra laterale della vista dettaglio. Qui puoi aggiornare per ricevere eventuali nuovi aggiornamenti da QuickBooks, o fare clic su Più ("...") per accedere alle impostazioni o scollegare il tuo contatto.