Base di conoscenza

Con l'app di integrazione QuickBooks, puoi creare fatture dalla vista dei dettagli dell'affare e inviarle senza problemi al tuo account QuickBooks senza il fastidio di copiare e incollare dati tra i due strumenti.

L'integrazione può anche fornire stati aggiornati sulle fatture create da Pipedrive, quindi saprai esattamente quando sono approvate, pagate o scadute senza uscire dall'app Pipedrive.

Abilitare l'integrazione di QuickBooks

Per collegare il tuo account QuickBooks, vai su Strumenti e app > Fatturazione e seleziona “QuickBooks”.

Verrai indirizzato al marketplace di Pipedrive dove potrai completare il flusso di installazione e concedere all'app l'accesso al tuo account. La disinstallazione dell'app può essere trovata sotto Strumenti e app > App del Marketplace.

Una volta confermate le tue credenziali di accesso valide, verrai riportato alle impostazioni di Pipedrive per configurare le tue preferenze di integrazione di QuickBooks.

Durante la configurazione della tua integrazione di QuickBooks, dovrai scegliere i campi di Pipedrive e la data di scadenza che verrà popolata automaticamente una volta creata una fattura in Pipedrive.

• A chi – Questo campo è per chi vuoi indirizzare la fattura. Poiché le fatture sono tipicamente pagate dal dipartimento contabile di un'azienda, ti suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione – Nome di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, contatti persone e affari.
• Indirizzo – Questo campo è per l'indirizzo fisico del destinatario della fattura. Poiché le fatture sono tipicamente pagate dal dipartimento contabile di un'azienda, ti suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione – Indirizzo di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, contatti persone e affari.
• Email –Questo campo è l'indirizzo email del destinatario della fattura. Poiché il campo email in Pipedrive è un campo di tipo persona, ti suggeriamo di utilizzare il campo Persona – Email di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, contatti persone e affari.
• ID fiscale cliente –Non tutte le fatture richiedono queste informazioni, ma se hai creato un campo personalizzato in Pipedrive per conservare le informazioni dell'ID fiscale del tuo cliente, ti suggeriamo di applicare quel campo qui.
• Data di scadenza – Qui puoi impostare la data di scadenza del pagamento. Ad esempio, se la data di scadenza è impostata a sette giorni dopo la data di emissione, una fattura creata il 13 marzo avrà una data di scadenza del 20 marzo.

Una volta che sei soddisfatto delle tue scelte per i campi di Pipedrive da utilizzare per le tue fatture QuickBooks, fai clic sul pulsante “Salva” per salvare le tue preferenze di integrazione per il tuo account aziendale Pipedrive.

Utilizzando l'integrazione

Una volta terminata la configurazione della tua integrazione, puoi andare alla vista dettagli di qualsiasi affare per creare la tua prima fattura. Fai clic sulla scheda Fattura > + Fattura per iniziare.

Ti verrà chiesto di compilare i dettagli della tua fattura. Le informazioni aggiunte qui saranno inviate al tuo account QuickBooks quando la fattura viene salvata.

• Dettagli Cliente – Questi verranno compilati automaticamente in base ai campi scelti durante la configurazione delle tue preferenze di fatturazione per QuickBooks.
• Dettagli Fattura – Questi dettagli devono essere compilati in base alle esigenze della tua azienda. Ad esempio, se desideri modificare le funzioni fiscali di questa fattura, quale valuta dovrebbe essere utilizzata in questa fattura o eventuali modelli di fattura di QuickBooks che desideri utilizzare. La valuta è un campo obbligatorio per QuickBooks.
• Elementi della Fattura – Questo campo riflette gli elementi – come beni o servizi – che costituiscono i costi nella tua fattura. Questo verrà compilato automaticamente con i prodotti che sono collegati al tuo affare. Scopri di più su come aggiungere prodotti ai tuoi affari qui. Puoi anche aggiungere altri elementi alla tua lista.

Sotto “Dettagli cliente”, dovrai collegare la fattura a un cliente esistente nel tuo account QuickBooks o crearne uno nuovo.

Una volta che un contatto è collegato, avrai l'opzione di aggiornare le informazioni del cliente dal lato del fornitore.

Se hai questa opzione abilitata, le informazioni aggiunte sotto Indirizzo, Email e Partita IVA saranno trasferite in QuickBooks se diverse dalle informazioni salvate.

Fai clic sul pulsante “Crea fattura” una volta che hai inserito tutti i dettagli della tua fattura.

Visualizzazione delle tue fatture

La tua nuova fattura apparirà sotto il Registro modifiche nella tua vista dettagliata. Le fatture in Pipedrive rifletteranno i seguenti flag in base ai loro stati:

• Aperta
• Pagata
• Annullata
• Scaduta
• Cancellata
• Parzialmente pagata

Se fai clic su Maggiori “...”, avrai queste opzioni:

• Annulla – Annulla qualsiasi fattura non pagata o già pagata. Le fatture annullate non possono essere ripristinate.
• Cancella – Cancella la fattura.
• Invia per email – Invia qualsiasi fattura pagata o in scadenza direttamente al tuo cliente. Le fatture inviate per email saranno inviate da QuickBooks.
• Scarica PDF – Scarica una versione PDF della tua fattura da inviare direttamente ai tuoi clienti.
• Apri in QuickBooks – Facendo clic su questa opzione verrà aperto il tuo account QuickBooks dove puoi modificare, inviare la tua fattura e accettare pagamenti.

Barra laterale della vista dettagliata

La tua cronologia delle fatture sarà aggiunta anche alla barra laterale della vista dettagliata. Qui puoi aggiornare per ricevere eventuali nuovi aggiornamenti da QuickBooks, oppure fare clic su Maggiori (“...”) per andare alle impostazioni o dissociare il tuo contatto.