Base di conoscenza

Con l' app di integrazione QuickBooks, puoi creare fatture dalla vista dettagli affare e inviarle senza problemi al tuo account QuickBooks senza il fastidio di copiare e incollare dati tra i due strumenti.

L'integrazione può anche fornire stati aggiornati sulle fatture create da Pipedrive, così saprai esattamente quando sono pagate o scadute senza lasciare l'app Pipedrive.

Abilitare l'integrazione

Per collegare il tuo account QuickBooks, apri il menu account nell'angolo in alto a destra, vai su Strumenti e app > Fatturazione, e fai clic su “Installa” accanto a QuickBooks.

Verrai portato al Marketplace di Pipedrive, dove potrai completare l'installazione e concedere l'accesso. L'app può essere disinstallata sotto Strumenti e app > App del marketplace.

Una volta confermate le tue credenziali di accesso, tornerai alle impostazioni di Pipedrive per configurare le preferenze di QuickBooks.

I seguenti campi vengono compilati automaticamente in QuickBooks quando viene creata una fattura in Pipedrive:

• Contatto – Questo campo chiarisce il destinatario della fattura. Poiché le fatture vengono tipicamente pagate dal dipartimento contabile di un'azienda, suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione – Nome di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazione, contatto e affare.
• Indirizzo – Questo campo è per l'indirizzo fisico del destinatario della fattura. Poiché le fatture vengono tipicamente pagate dal dipartimento contabile di un'azienda, suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione – Indirizzo di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazione, contatto e affare.
• Email – Questo campo è l'indirizzo email del destinatario della fattura. Poiché il campo email in Pipedrive è un campo di tipo persona, suggeriamo di utilizzare il campo Persona – Email di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazione, contatti e affare.
• ID fiscale cliente – Non tutte le fatture richiedono queste informazioni, ma se hai creato un campo personalizzato in Pipedrive per contenere le informazioni sull'ID fiscale del tuo cliente, suggeriamo di applicare quel campo qui.
• Data di scadenza – Puoi impostare la data di scadenza del pagamento. Ad esempio, se la data di scadenza è impostata per sette giorni dopo la data di emissione, una fattura creata il 13 marzo avrà una data di scadenza del 20 marzo.
• Aliquota fiscale predefinita – Usa questo campo per chiarire l'aliquota fiscale predefinita utilizzata per i prodotti sulle nuove fatture. Puoi sovrascrivere l'aliquota fiscale predefinita per fattura quando necessario.
• Account predefinito – Puoi selezionare l'account di reddito predefinito da utilizzare per le nuove fatture. Puoi sovrascrivere l'account predefinito per fattura quando necessario.

L'impostazione accesso utente consente di chiarire se tu o tutti gli utenti possiate accedere, emettere e gestire fatture per conto della tua azienda.

Una volta che sei soddisfatto delle tue selezioni, fai clic sul pulsante “Salva” per salvare le tue preferenze di integrazione di QuickBooks per il tuo account aziendale Pipedrive.

Utilizzare l'integrazione

Dopo aver completato la configurazione dell'integrazione, naviga alla vista dettagli di qualsiasi affare per creare la tua prima fattura. Clicca sulla scheda “Fattura” e seleziona “+ Fattura” per iniziare.

Sebbene la maggior parte delle informazioni venga compilata automaticamente in base ai campi selezionati nelle impostazioni precedenti e ai valori associati all'affare specifico, assicurati di includere eventuali dettagli mancanti.

Vedrai una finestra crea fattura che è divisa in tre sezioni:

Dettagli del cliente

Questa sezione riflette le informazioni sul destinatario della fattura, come il nome dell'entità fatturata, l'indirizzo, l'email e il Codice Fiscale.

Inizia la tua revisione con la sezione dettagli del cliente. Se appare un'icona di avviso per il campo “A”, indica che il contatto non è collegato a QuickBooks.

Per creare una fattura con successo, clicca sull'icona di avviso e crea un nuovo contatto o collega la fattura a un cliente esistente nel tuo account QuickBooks. In entrambi i casi, dovrai cliccare su “Conferma” per completare il collegamento.

Noterai anche che puoi aggiornare le informazioni del cliente dal lato del fornitore. Quando abilitato, l'indirizzo, l'email e il Codice Fiscale del destinatario della fattura verranno trasferiti in QuickBooks.

Dettagli della fattura

Questa sezione include informazioni sui dettagli specifici della fatturazione come tasse, data di emissione e data di scadenza, valuta e numero di fattura.

Nella sezione dettagli della fattura, puoi regolare tutti i campi per soddisfare le esigenze della tua azienda. Nota che la valuta deve essere compilata poiché è un campo obbligatorio su QuickBooks.

Articoli della fattura

Questa sezione elenca i prodotti o servizi che compongono i costi nella tua fattura.

Anche se i prodotti collegati all'affare vengono popolati automaticamente nella sezione articoli della fattura, puoi anche aggiungere ulteriori articoli alla tua lista. Scopri di più su come aggiungere prodotti ai tuoi affari in questo articolo.

Dopo aver inserito tutti i dettagli, clicca sul pulsante “Crea fattura” per inviare questo al tuo account QuickBooks.

Visualizzazione delle tue fatture

La tua nuova fattura apparirà sotto la scheda fatture nella sezione storico della vista dettagli del tuo affare. Le fatture in Pipedrive rifletteranno i seguenti flag in base ai loro stati:

• Aperta
• Pagata
• Annullata
• Scaduta
• Parzialmente pagata

Tre icone nell'angolo in alto a destra della fattura ti consentono di fare quanto segue:

• Scarica PDF – Scarica una versione PDF della tua fattura da inviare direttamente ai tuoi clienti
• Invia via email – Invia qualsiasi fattura pagata o in scadenza direttamente al tuo cliente. Le fatture saranno inviate da QuickBooks.
• Copia link – Puoi generare un link pubblico per condividere la fattura. Questa opzione è disponibile solo quando il tuo account QuickBooks ha i pagamenti online abilitati e la fattura include un indirizzo email.

Clicca su “...” per ulteriori opzioni:

• Annulla – Annulla qualsiasi fattura non pagata o pagata. Le fatture annullate non possono essere riattivate.
• Elimina – Elimina la fattura sia da Pipedrive che da QuickBooks
• Disconnetti dall'affare – Rimuovi la fattura dall'affare
• Apri in QuickBooks – Cliccando su questa opzione verrai portato al tuo account QuickBooks, dove puoi modificare la tua fattura, inviarla e accettare il pagamento

Barra laterale della vista dettagli

La tua cronologia delle fatture sarà inclusa nella barra laterale della vista dettagli dell'affare. Qui puoi aggiornare per ricevere eventuali nuovi aggiornamenti da QuickBooks, oppure cliccare su “...” per andare alle impostazioni o disconnettere il tuo contatto.

Clicca su “Visualizza tutte le fatture” per visualizzare ulteriori dettagli su tutte le fatture collegate filtrate da un intervallo di tempo personalizzabile.

Puoi visualizzare tutte le fatture associate al contatto collegato e gestire il collegamento e la disconnessione di quelle fatture all'affare che stai attualmente visualizzando.