Base di conoscenza

Con l'app di integrazione Quickbooks, puoi creare fatture dalla vista dettaglio dell'affare e inviarle senza problemi al tuo account Quickbooks senza il fastidio di copiare e incollare dati tra i due strumenti.

L'integrazione può anche fornire stati aggiornati sulle fatture create da Pipedrive, quindi saprai esattamente quando vengono approvate, pagate o in ritardo senza lasciare l'app Pipedrive.

Abilitare l'integrazione con Quickbooks

Per collegare il tuo account Quickbooks vai su Strumenti e app > Fatturazione e seleziona “Quickbooks”.

Verrai reindirizzato al marketplace di Pipedrive dove potrai completare il flusso di installazione e concedere all'app l'accesso al tuo account. La disinstallazione dell'app può essere trovata in Strumenti e app > App del Marketplace.

Una volta confermate le tue credenziali di accesso valide, verrai riportato alle impostazioni di Pipedrive per configurare le tue preferenze di integrazione con Quickbooks.

Durante la configurazione dell'integrazione con Quickbooks, dovrai scegliere i campi di Pipedrive e la data di scadenza che verrà autopopolata una volta creata un fattura in Pipedrive.

• A – Questo campo è per chi vuoi indirizzare la fattura. Poiché le fatture sono tipicamente pagate dal dipartimento dell'amministrazione di un'azienda, ti consigliamo di utilizzare il campo Organizzazione – Nome di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, persone, contatti e trattative.
• Indirizzo – Questo campo è per l'indirizzo fisico del destinatario della fattura. Poiché le fatture sono tipicamente pagate dal dipartimento dell'amministrazione di un'azienda, ti consigliamo di utilizzare il campo Organizzazione – Indirizzo di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, persone, contatti e trattative.
• Email – Questo campo è l'indirizzo email del destinatario della fattura. Poiché il campo email in Pipedrive è un campo di tipo persona, ti consigliamo di utilizzare il campo Persona – Email di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, persone, contatti e trattative.
• Partita IVA del cliente – Non tutte le fatture richiedono queste informazioni, ma se hai creato un campo personalizzato in Pipedrive per contenere le informazioni sulla partita IVA del tuo cliente, ti consigliamo di applicare quel campo qui.
• Data di scadenza – Qui puoi impostare la data di scadenza del pagamento. Ad esempio, se la data di scadenza è fissata per sette giorni dopo la data di emissione, una fattura creata il 13 marzo avrà una scadenza al 20 marzo.

Una volta soddisfatto delle tue scelte per i campi di Pipedrive per popolare le tue fatture Quickbooks, clicca sul pulsante “Salva” per salvare le tue preferenze di integrazione per il tuo account aziendale Pipedrive.

Utilizzando l'integrazione

Una volta terminata l'installazione della tua integrazione, puoi andare alla visualizzazione dettagliata di qualsiasi affare per creare la tua prima fattura. Clicca sulla scheda Fattura > + Fattura per iniziare.

Ti verrà chiesto di compilare i dettagli della tua fattura. Le informazioni aggiunte qui verranno inviate al tuo account Quickbooks quando la fattura viene salvata.

• Dettagli del cliente – Questi verranno compilati automaticamente in base ai campi scelti quando hai impostato le tue preferenze di fatturazione per Quickbooks.
• Dettagli della fattura – Questi dettagli devono essere compilati in base alle esigenze della tua azienda. Ad esempio, se desideri regolare le funzioni fiscali di questa fattura, quale valuta deve essere utilizzata in questa fattura o eventuali modelli di fattura Quickbooks che desideri utilizzare. La valuta è un campo obbligatorio per Quickbooks.
• Articoli della fattura – Questo campo riflette gli articoli - come merci o servizi - che costituiscono i costi nella tua fattura. Popolerà automaticamente con i prodotti che sono collegati al tuo affare. Scopri di più su come aggiungere prodotti ai tuoi affari qui. Puoi anche aggiungere più articoli alla tua lista.

Sotto “Dettagli del cliente”, dovrai collegare la fattura ad un cliente esistente nel tuo account Quickbooks o crearne uno nuovo.

Una volta collegato un contatto, avrai l'opzione di aggiornare le informazioni del cliente dal lato del fornitore.

Se hai questa opzione abilitata, le informazioni aggiunte sotto Indirizzo, Email e Partita IVA verranno inserite in Quickbooks se differenti dalle informazioni salvate.

Clicca sul pulsante “Crea fattura” una volta inseriti tutti i dettagli della tua fattura.

Visualizzazione delle tue fatture

La tua nuova fattura apparirà sotto il Registro modifiche nella vista dettagliata. Le fatture in Pipedrive rifletteranno i seguenti flags in base ai loro stati:

• Aperto
• Pagato
• Annullato
• Scaduto
• Eliminato
• Parzialmente pagato

Se fai clic su Maggiori “...”, avrai queste opzioni:

• Annulla – Annulla qualsiasi fattura non pagata o pagata. Le fatture annullate non possono essere ripristinate.
• Elimina – Elimina la fattura.
• Invia per email – Invia qualsiasi fattura pagata o dovuta direttamente al tuo cliente. Le fatture inviate per email saranno inviate da Quickbooks.
• Scarica PDF – Scarica una versione PDF della tua fattura da inviare direttamente ai tuoi clienti.
• Apri in QuickBooks – Fare clic su questa opzione ti porterà al tuo account Quickbooks dove potrai modificare, inviare la tua fattura e accettare il pagamento.

Barra laterale vista dettagliata

La cronologia delle tue fatture sarà anche aggiunta alla barra laterale della vista dettagliata. Qui puoi fare aggiornamento per aggiornare con nuovi dati da Quickbooks, o fare clic su Maggiori (“...”) per andare alle impostazioni o scollegare il contatto.