Base di conoscenza

Con l'app di integrazione Pipedrive-QuickBooks, puoi creare fatture dalla vista dettaglio dell'affare e inviarle senza soluzione di continuità al tuo account Quickbooks senza il fastidio di copiare e incollare dati tra i due strumenti.

L'integrazione può anche fornire stati aggiornati sulle fatture create da Pipedrive, in modo da sapere esattamente quando sono approvate, pagate o in ritardo senza lasciare l'app Pipedrive.

Abilitazione dell'integrazione con Quickbooks

Per connettere il tuo account Quickbooks a Pipedrive, vai su Strumenti e app > Fatturazione e seleziona "Quickbooks". Sarai indirizzato al marketplace di Pipedrive dove potrai completare il processo d'installazione e concedere all'app l'accesso al tuo account. La disinstallazione dell'app può essere eseguita su Strumenti e app > App del Marketplace.

Una volta confermati i tuoi validi dati di accesso a Quickbooks, sarai reindirizzato alle impostazioni di Pipedrive per configurare le preferenze dell'integrazione con Quickbooks.

Durante la configurazione dell'integrazione con Quickbooks, dovrai selezionare i campi di Pipedrive e la data di scadenza che verranno automaticamente compilati una volta creata una fattura in Pipedrive.

• A – Questo campo è destinato a chi vuoi indirizzare la fattura. Poiché le fatture vengono di solito pagate dal dipartimento amministrazione pagamenti di un'azienda, suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione - Nome di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, persone, contatti e contratti di Pipedrive.
• Indirizzo – Questo campo è destinato all'indirizzo fisico del destinatario della fattura. Poiché le fatture vengono di solito pagate dal dipartimento amministrazione pagamenti di un'azienda, suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione - Indirizzo di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, persone, contatti e contratti di Pipedrive.
• Email –Questo campo è l'indirizzo email del destinatario della fattura. Poiché il campo email in Pipedrive è di tipo persona, suggeriamo di utilizzare il campo Persona-Email di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, persone, contatti e contratti di Pipedrive.
• Identificativo fiscale del cliente –Non tutte le fatture richiedono queste informazioni, ma se hai creato un campo personalizzato in Pipedrive per memorizzare le informazioni sull'identificativo fiscale del cliente, suggeriamo di applicare questo campo.
• Data di scadenza – Qui puoi impostare la data di scadenza del pagamento. Ad esempio, se la data di scadenza è impostata per sette giorni dopo la data di emissione, una fattura creata il 13 marzo avrà una data di scadenza del 20 marzo.

Una volta soddisfatto delle tue scelte per i campi di Pipedrive da utilizzare per compilare le tue fatture Quickbooks, fai clic sul pulsante "Salva" per salvare le preferenze di integrazione per il tuo account aziendale Pipedrive.

Utilizzo dell'integrazione di Quickbooks

Dopo aver completato la configurazione dell'integrazione di Quickbooks, puoi passare alla visualizzazione dettagliata di una qualsiasi trattativa per creare la tua prima fattura. Fai clic sulla scheda Fattura > + Fattura per iniziare.

Ti verrà richiesto di compilare i dettagli della tua fattura. Le informazioni aggiunte qui verranno inviate al tuo account Quickbooks quando la fattura viene salvata.

• • Dettagli del cliente - Questi saranno precompilati in base ai campi scelti durante la configurazione delle preferenze di fatturazione per Quickbooks.
  • Dettagli della fattura - Questi dettagli devono essere compilati in base alle esigenze della tua azienda. Ad esempio, se desideri regolare le funzioni fiscali di questa fattura, quale valuta dovrebbe essere utilizzata in questa fattura o quali modelli di fattura Quickbooks desideri utilizzare. La valuta è un campo obbligatorio per Quickbooks.
  • Oggetti della fattura - Questo campo riflette gli elementi - come beni o servizi - che compongono i costi della tua fattura. Verrà popolato automaticamente con i prodotti collegati alla tua trattativa. Scopri di più su come aggiungere prodotti alle tue trattative qui. Puoi anche aggiungere ulteriori elementi alla tua lista.

Nella sezione Dettagli del cliente, dovrai collegare la fattura a un cliente esistente nel tuo account Quickbooks o crearne uno nuovo.

Una volta collegato un contatto, avrai l'opzione di aggiornare le informazioni del cliente sul lato del provider. Se questa opzione è abilitata, le informazioni inserite in Indirizzo, Email e Partita IVA saranno importate in Quickbooks se sono diverse dalle informazioni salvate.

Fai clic sul pulsante "Crea fattura" una volta inseriti tutti i dettagli della tua fattura.

Visione delle tue fatture

La tua nuova fattura apparirà sotto il Changelog nella vista dettaglio. Le fatture in Pipedrive rifletteranno i seguenti flag in base al loro stato:

• Aperto
• Pagato
• In attesa di pagamento
• Annullato
• In ritardo
• Eliminato
• Parzialmente pagato

Se fai clic su More "...", avrai queste opzioni:

• Annulla – Annulla qualsiasi fattura non pagata o pagata. Le fatture annullate non possono essere ripristinate.
• Elimina – Elimina la fattura.
• Invia per email – Invia direttamente al tuo cliente le fatture pagate o dovute. Le fatture inviate per email verranno inviate tramite Quickbooks.
• Scarica PDF – Scarica una versione PDF della tua fattura da inviare direttamente ai tuoi clienti.
• Apri in QuickBooks – Fare clic su questa opzione ti porterà al tuo account QuickBooks dove potrai modificare, inviare la tua fattura e accettare il pagamento.

Barra laterale della vista dettaglio

La cronologia delle tue fatture verrà anche aggiunta alla barra laterale della vista dettaglio. Qui puoi aggiornare per visualizzare eventuali nuovi aggiornamenti da QuickBooks o fare clic su More ("...") per andare alle impostazioni o dissociare il contatto.