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Progetti: come pianificare il tuo progetto
Pianifica il tuo progetto con una struttura chiara, responsabilità definite e una tempistica realistica. Con Projects, puoi organizzare il lavoro utilizzando diversi tipi di elementi, collegare le attività con dipendenze e visualizzare tutto nella vista Gantt.
Una volta impostato il progetto, puoi convertirlo in un modello di progetto per riutilizzare la stessa struttura e risparmiare tempo nei progetti futuri.
Comprendere gli elementi di lavoro relativi al progetto
All'interno di un progetto, il tuo lavoro è organizzato usando i seguenti tipi di elementi:
| Elemento | A cosa serve | Quando è meglio utilizzarlo | Caratteristiche principali |
|---|---|---|---|
| Attività | Elementi da svolgere o consegne (deliverable) | Devi tenere traccia del lavoro da completare | Flessibili; non richiedono un responsabile, né una data di inizio o di scadenza |
| Sottoattività | Passi più piccoli all'interno di una attività | Un'attività ha più passaggi | Create all'interno delle attività e sempre collegate a un'attività principale |
| Traguardi | Risultati chiave | Vuoi evidenziare tappe importanti del progresso | Monitora il progresso, non il lavoro |
| Eventi | Eventi programmati (chiamate, riunioni) | Hai bisogno di pianificare interazioni basate sul tempo | Richiedono data, orario e responsabile. Possono sincronizzarsi con il tuo calendario esterno. |
Un modo semplice per pensarci:
- Usa attività e sottoattività per il lavoro che deve essere svolto
- Usa traguardi per segnare tappe importanti del progresso
- Usa eventi per eventi legati al tempo
Quali dettagli puoi aggiungere a ciascun elemento
Ogni tipo di elemento include campi diversi per aiutarti a pianificare e monitorare il tuo progetto.
| Elemento | Dettagli principali che puoi aggiungere | Differenze principali |
|---|---|---|
| Attività, sottoattività e traguardi | Oggetto, assegnatari multipli, priorità, data di inizio e di scadenza, progetto, fase, gruppo, descrizione | Le attività possono includere sottoattività. Le sottoattività sono create all'interno delle attività e non possono includere altre sottoattività. I traguardi non includono sottoattività. |
| Eventi | Oggetto, tipo di attività, data e ora, priorità, invitati, luogo, videochiamata, note, collegamenti al progetto, al contatto e all'organizzazione, fase e gruppo | Assegnati a un solo utente e possono essere sincronizzati con il tuo calendario esterno |
Pianifica il tuo progetto
Puoi pianificare il tuo progetto nella vista dei dettagli del progetto, utilizzando sia la vista piano che la vista Gantt.
- La vista piano ti aiuta a strutturare e organizzare il lavoro
- La vista Gantt ti aiuta a visualizzare le tempistiche e le dipendenze
Aggiungi elementi di lavoro al progetto
Per iniziare a pianificare, aggiungi compiti, attività o milestone al tuo progetto. Puoi:
- Aggiungi elementi con tutti i dettagli usando “+ Task” o il menu a tendina accanto per selezionare “+ Activity” o “+ Milestone”
- Aggiungi segnaposto per elementi direttamente in una fase e compila i dettagli in un secondo momento
Modifica e aggiorna gli elementi
Quando apri un elemento di lavoro, la sua vista dettagliata diventa il punto centrale per perfezionare il piano del progetto.
Qui, puoi aggiornare campi come assegnatario, priorità, date e descrizione, oltre ad aggiungere note per fornire ulteriore contesto al tuo team.
Per i compiti, puoi anche suddividere lavori più complessi in passaggi più piccoli aggiungendo sottoattività. Questo ti aiuta a gestire il lavoro dettagliato senza perdere la struttura generale del progetto.
Puoi anche definire dipendenze per collegare compiti e milestone, assicurando che il lavoro avvenga nell'ordine corretto.
Apri un compito o una milestone, vai alla scheda dipendenze, clicca “Aggiungi dipendenza”, quindi seleziona un compito e definisci la relazione.
Un elemento di lavoro può bloccare un altro compito oppure attendere che ne venga completato uno.
Usa la vista Gantt per pianificare le tempistiche
La vista Gantt ti offre una panoramica visiva dell'intera linea temporale del progetto, aiutandoti a capire come compiti, sottoattività, attività e milestone si collegano nel tempo.
Clicca “Espandi vista” per avere una prospettiva più ampia del tuo progetto.
Puoi anche regolare come viene visualizzato il tempo passando tra giorno, settimana, mese, trimestre o anno.
Le dipendenze appaiono come frecce tra compiti e milestone, rendendo facile vedere come il lavoro è collegato e quali elementi dipendono l'uno dall'altro. Puoi anche regolare queste dipendenze direttamente nella timeline per aggiornare rapidamente le relazioni tra compiti.
Quando pianifichi o aggiorni il tuo progetto, puoi interagire direttamente con la timeline. Trascina un elemento di lavoro per riprogrammarlo o modifica la sua durata trascinandone i bordi.
Queste modifiche si riflettono in tutto il progetto, così puoi rispondere rapidamente agli aggiornamenti senza dover modificare manualmente ogni elemento.
Riutilizza l'impostazione del piano con i modelli
Una volta completato il piano del progetto, puoi trasformarlo in un modello di progetto e riutilizzare la stessa struttura nei progetti futuri.
Per farlo, apri il progetto, clicca su “…” e seleziona “Converti in modello”.
Col tempo, mantenere modelli basati su piani di progetto reali aiuta il tuo team a lavorare in modo più efficiente e riduce la necessità di ricostruire i processi da zero.
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