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「条件待ち」ステップの設定方法
保留中の実行
実行履歴

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自動化:条件を待つ

YS
Yssel Salas, 2024年2月22日
注意: 自動化機能 は、上級以上のプランでのみ利用可能です。

自動化を作成する際には、常にトリガーイベントとアクションの選択から始めます。 「条件待ち」ステップを使用すると、特定の期間内にアクションを実行でき、定義した条件に一致する限り続行されます。

この概念をより理解するために、いくつかの例を見てみましょう:

  • ディールが作成されたときにメールを送信し、そのメールに返信されると別のメールが送信されます。メールに3日以内に返信がない場合は、自動化が停止します。

  • アクティビティを作成し、そのアクティビティが「完了」とマークされると、別のフォローアップアクティビティを作成します。1週間以内にアクティビティを「完了」としてマークしない場合は、自動化が停止します。


「条件待ち」ステップの設定方法

通常通りワークフローの作成を開始します。ヘルプが必要な場合、こちらから当社の自動化ガイドをご覧いただけます。

ワークフローには次の項目を含める必要があります:

  • トリガー > トリガー条件 > アクション

上記のステップを追加したら、条件待ちステップを追加することができます。

クリックすると、このステップに必要な条件を定義し、それが満たされない限り次のステップへの自動化を待機させる必要があります。

注: アドバンスプランのユーザーは、1つの自動化あたり 3つの「条件待ち」ステップを追加することができます。プロフェッショナルプラン以上のユーザーは、1つの自動化あたり10ステップを追加できます。

イベント

イベントは、前のステップで使用可能なトリガーまたはアクションを選択することを可能にします。

次のアクションに対して待機ステップを追加することができます:

  • 組織
  • ディール
  • リード
  • メール
  • アクティビティ
  • プロジェクト

時間制限

時間制限は、イベントと条件がチェックされるまでの具体的な時間範囲を入力できます。ドロップダウンから予定された時間帯を選択するか、カスタム期間を設定して細かさを調整できます。

注: 1ステップごとに最大7日間を設定できます。時間制限が過ぎても条件が一致しない場合、自動化は停止します。自動化の条件については、この記事で詳しく学ぶことができます。

条件待ちステップを保存した後、他のステップを追加することができます。

上記のスクリーンショットでは、メールが初めて返信された後、自動化はワークフローの次のステップに進みます。これは、最大3日間以内に条件が満たされた場合にのみ発生します。

条件が満たされていないか、時間が経過していない限り、自動化の実行は保留中と表示されます。


保留中の実行

この変化する世界では、7日間の期限付きで条件待ちステップを備えたワークフローをアクティブにすることがあります。その後、状況が変わるか、誤ったメールテンプレートを使用したワークフローを作成するかもしれません。その場合、新しい状況に合わせて自動構成を更新する必要があります。

この場合、アクティブなワークフローを編集してから再保存すると、このステップでの保留中の実行を維持するかキャンセルするかを決定する必要があります。

自動化を無効にする必要がある場合、現在の実行を維持するか完全にキャンセルするかも決定する必要があります。

注意: 保留中の実行は履歴セクションから個別にキャンセルできます。

実行履歴

自動化履歴機能を使用すると、自動化によって実行されたアクションの記録を表示できます。"待機条件"ステップでは、3つの実行ステータスが利用可能です。

保留中

このステータスは、ステップが指定された制限時間内にあるが条件が満たされていない場合に表示されます。

成功

このステータスは、「待機条件」ステップが実行され、指定された制限時間内に条件が満たされた場合に表示されます。

期限切れ

このステータスは、自動化が停止され、期限切れとなり指定された時間内に条件が一致しなかった場合に表示されます。

この記事で自動化履歴機能について詳しく学んでください。

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