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自動化を作成する際は、常にトリガーイベントとアクションを選択して開始します。 「条件を待機する」ステップでは、指定された時間内にアクションが実行されるようにし、定義した条件を満たす限り実行されます。

この概念をよりよく理解するために、いくつかの例を見てみましょう:

• 取引が作成されるときにメールを送信し、メールに返信があるとすぐに別のメールが送信されます。 メールに３日以内に返信がない場合、自動化は停止します。

• アクティビティを作成し、「完了済み」とマークされるとすぐに別のフォローアップアクティビティを作成します。 アクティビティが1週間以内に「完了済み」とマークされない場合、自動化は停止されます。

「待機条件」ステップの設定方法

普段通りワークフローの作成を開始します。助けが必要な場合は、自動化ガイドをここで確認できます。

ワークフローには次の要素が必要です:

• トリガー > トリガー条件 > アクション

上記のステップを追加したら、待機条件 ステップを追加できます。

クリックすると、このステップの条件を定義する必要があります。これは、自動化が次のステップに移る前に満たす必要がある条件です。

イベント

イベントは、前のステップで利用可能なトリガーやアクション – およびその条件 – を選択することができます。

以下のアクションに待機ステップを追加することができます:

• 人
• 組織
• 取引
• リード
• メール
• アクティビティ
• プロジェクト

時間制限

時間制限は、特定の時間範囲を入力してイベントおよび条件をチェックすることを可能にします。ドロップダウンから事前に定義された時間枠を選択するか、カスタム期間を設定て細かさを追求することができます。

待機条件ステップを保存すると、他のステップを追加し続けることができます。

上のスクリーンショットでは、メールに初めて返信があったら、自動化はワークフローの次のステップに進むことを示しています。これは、最大3日以内に条件が満たされた場合のみです。

条件がまだ満たされていないか、時間がまだ経過していない間、自動化の実行は保留中 と表示されます。

実行保留中

この変化する世界で、7日間の時間制限付きの条件待機ステップを使用してワークフローをアクティブ化することがあります。その後、状況が変わるか、誤ったメールテンプレートでワークフローを作成するかもしれません。その場合、自動化構成を更新して新しい現実に適合させる必要があります。

この場合、アクティブなワークフローを編集して保存し直すと、このステップでの保留中の実行を維持するかキャンセルするかを決定する必要があります。

自動化を無効にする必要がある場合は、現在の実行を維持するか、それらを完全にキャンセルするかを決定する必要もあります。

実行履歴

自動化履歴機能を使用すると、自動化によって実行されたアクションの記録を表示できます。待機条件ステップには、3つの実行ステータスがあります。

保留中

このステータスは、ステップが指定された時間制限内にあるが条件が満たされていないときに表示されます。

成功

このステータスは、待機条件ステップが実行され、指定された時間制限内に条件が満たされたときに表示されます。

期限切れ

このステータスは、自動化が停止され、時間制限が切れて指定された時間内に条件が一致しなかったときに表示されます。

詳細については、この記事で自動化履歴機能について詳しく学んでください。