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Quickbooks 統合アプリを使用すると、取引の詳細ビューから請求書を作成し、2つのツール間でデータをコピー＆ペーストする手間をかけずにQuickbooks アカウントに簡単に送信できます。

統合機能は、Pipedrive から作成された請求書の最新のステータスを提供することもできますので、Pipedrive アプリを離れることなく、それらが承認されたか、支払われたか、期限が切れているかを正確に把握できます。

クイックブックスの連携を有効にする

Quickbooksアカウントを接続するには、ツールとアプリ > 請求書に移動し、“Quickbooks”を選択してください。

Pipedriveのマーケットプレイスに移動し、インストールフローを完了し、アプリにアカウントへのアクセス権限を付与できます。アプリのアンインストールは、ツールとアプリ > マーケットプレイスのアプリから行うことができます。

有効なログイン認証情報が確認されると、Pipedriveの設定画面に戻り、Quickbooksの連携設定を行うように指示されます。

Quickbooksの連携設定を行う際には、Pipedriveのフィールドと請求書が作成された際に自動入力される支払い期限を選択する必要があります。

• 宛先 – このフィールドは請求書をどのような相手に対して送信するかを指定するものです。通常、企業の支払勘定部門が支払いを処理しますので、Pipedriveの企業 – 名前フィールドを使用することをお勧めします。その他の組織、担当者、取引先のフィールドからも選択できます。
• 住所 – このフィールドは請求書の宛先の物理的な住所を指定するものです。通常、企業の支払勘定部門が支払いを処理しますので、Pipedriveの企業 – 住所フィールドを使用することをお勧めします。その他の組織、担当者、取引先のフィールドからも選択できます。
• メール – このフィールドは請求書の受取人のメールアドレスです。Pipedriveのメールフィールドは人物タイプのフィールドですので、人物 – メールフィールドを使用することをお勧めします。その他の組織、担当者、取引先のフィールドからも選択できます。
• 顧客税ID – すべての請求書にこの情報が必要なわけではありませんが、Pipedriveに顧客の税ID情報を保持するためのカスタムフィールドを作成している場合は、ここに適用することをお勧めします。
• 支払い期限 – ここで支払いの期限を設定できます。たとえば、発行日から7日後に期日を設定している場合、3月13日に作成された請求書の期日は3月20日になります。

Quickbooks請求書を埋めるためのPipedriveフィールドを選択したら、“保存”ボタンをクリックして、Pipedrive企業アカウントの連携設定を保存してください。

統合の使用

統合の設定が完了したら、任意の取引の詳細ビューに移動して初めての請求書を作成できます。開始するには、請求書タブ > + 請求書をクリックします。

請求書の詳細を入力するよう求められます。ここに追加した情報は、請求書が保存されるとQuickbooksのアカウントに送信されます。

• 顧客詳細 – これらは、Quickbooksの請求書設定のために選択したフィールドに基づいて自動的に入力されます。
• 請求書の詳細 – これらの詳細は、会社のニーズに基づいて入力する必要があります。例えば、この請求書の税機能を調整したい場合、この請求書で使用する通貨、または使用したいQuickbooksの請求書テンプレートなどです。通貨はQuickbooksにとって必須フィールドです。
• 請求書項目 – このフィールドは、請求書の請求額を構成するアイテム-商品やサービス-を反映しています。これは取引に紐づけた商品と一致するように自動的に入力されます。取引に商品を追加する方法についての詳細はこちらをご覧ください。リストにアイテムを追加することもできます。

“顧客詳細”の下で、請求書をQuickbooksアカウントの既存の顧客にリンクするか、新しい顧客を作成する必要があります。

連絡先がリンクされると、プロバイダー側の顧客情報を更新するオプションが表示されます。

これが有効になっている場合、住所、メール および 税IDに追加された情報は、保存されている情報と異なる場合、Quickbooksに引き渡されます。

すべての請求書の詳細を入力したら、“請求書を作成する”ボタンをクリックします。

請求書の表示

詳細ビューの変更ログの下に新しい請求書が表示されます。 Pipedriveの請求書は、ステータスに基づいて以下のフラッグを反映します:

• オープン
• 支払済み
• 無効
• 期限切れ
• 削除された
• 一部支払い済み

「その他」をクリックすると、次のオプションが表示されます:

• 無効化 - 未払いまたは支払い済みの請求書を無効にします。 無効にされた請求書は無効に戻すことはできません。
• 削除 - 請求書を削除します。
• 電子メールで送信 - 支払済みまたは期日の請求書を顧客に直接送信します。 電子メールで送信される請求書はQuickbooksから送信されます。
• PDFでダウンロード - 顧客に直接送信するための請求書のPDFバージョンをダウンロードします。
• QuickBooksで開く - このオプションをクリックすると、Quickbooksアカウントに移動し、請求書を編集したり送信したりして支払いを受け入れることができます。

詳細ビューサイドバー

請求書の履歴は、詳細ビューのサイドバーに追加されます。 ここでは、Quickbooksからの新しい更新を取り込むために更新ボタンをクリックしたり、その他(「...」)をクリックして設定に移動したり、連絡先のリンクを解除したりすることができます。