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QuickBooks統合アプリを使用すると、取引詳細ビューから請求書を作成し、データを2つのツール間でコピー＆ペーストする手間なく、シームレスにQuickBooksアカウントに送信できます。

この統合は、Pipedriveから作成された請求書の更新されたステータスも提供するため、Pipedriveアプリを離れることなく、請求書が支払われたか、期限が過ぎたかを正確に把握できます。

統合の有効化

QuickBooksアカウントを接続するには、右上隅のアカウントメニューを開き、ツールとアプリ > 請求書作成に移動し、“インストール”をクリックしてQuickBooksの隣にあるボタンを押してください。

Pipedriveマーケットプレイスに移動し、インストールを完了し、アクセスを許可することができます。アプリはツールとアプリ > マーケットプレイスアプリからアンインストールできます。

ログイン情報が確認されると、QuickBooksの設定を構成するためにPipedriveの設定に戻ります。

Pipedriveで請求書が作成されると、以下のフィールドがQuickBooksに自動的に入力されます：

• 連絡先 – このフィールドは請求書の受取人を明確にします。請求書は通常、企業の経理部門によって支払われるため、Pipedriveの組織 – 名前フィールドを使用することをお勧めします。他の組織、連絡先、取引フィールドからも選択できます。
• 住所 – このフィールドは請求書の受取人の物理的な住所です。請求書は通常、企業の経理部門によって支払われるため、Pipedriveの組織 – 住所フィールドを使用することをお勧めします。他の組織、連絡先、取引フィールドからも選択できます。
• メール – このフィールドは請求書の受取人のメールアドレスです。Pipedriveのメールフィールドは人タイプのフィールドであるため、Pipedriveの人物 – メールフィールドを利用することをお勧めします。他の組織、連絡先、取引フィールドからも選択できます。
• 顧客税ID – すべての請求書にこの情報が必要なわけではありませんが、顧客の税ID情報を保持するためにPipedriveでカスタムフィールドを作成した場合は、このフィールドをここで適用することをお勧めします。
• 期日 – 支払いの期日を設定できます。たとえば、期日が発行日から7日後に設定されている場合、3月13日に作成された請求書の期日は3月20日になります。
• デフォルト税率 – 新しい請求書の製品に使用されるデフォルトの税率を明確にするためにこのフィールドを使用します。必要に応じて、請求書ごとにデフォルトの税率を上書きできます。
• デフォルトアカウント – 新しい請求書に使用するデフォルトの収入アカウントを選択できます。必要に応じて、請求書ごとにデフォルトアカウントを上書きできます。

ユーザーアクセス設定では、あなたまたはすべてのユーザーが会社を代表して請求書にアクセス、発行、管理できるかどうかを明確にします。

選択内容に満足したら、“保存”ボタンをクリックして、Pipedrive会社アカウントのQuickBooks統合設定を保存してください。

統合の使用

統合設定を完了したら、最初の請求書を作成するために任意の取引の詳細ビューに移動します。「請求書」タブをクリックし、「+ 請求書」を選択して開始します。

ほとんどの情報は、以前に設定で選択したフィールドと特定の取引に関連付けられた値に基づいて自動的に入力されますが、欠落している詳細を含めることを確認してください。

あなたは請求書を作成するウィンドウを見ることができ、これは三つのセクションに分かれています：

顧客の詳細

このセクションは、請求書の受取人に関する情報を反映しており、請求されるエンティティの名前、住所、メール、および税IDが含まれます。

最初に顧客の詳細セクションを確認してください。「宛先」フィールドに警告アイコンが表示される場合、それはその連絡先がQuickBooksにリンクされていないことを示しています。

請求書を正常に作成するには、警告アイコンをクリックし、新しい連絡先を作成するか、既存の顧客に請求書をリンクします。いずれの場合も、リンクを完了するために「確認」をクリックする必要があります。

また、プロバイダー側で顧客情報を更新できることにも気づくでしょう。これが有効になっている場合、請求書の受取人の住所、メール、および税IDがQuickBooksに取り込まれます。

請求書の詳細

このセクションには、税金、発行日、期限日、通貨、および請求書番号などの請求書に特有の詳細に関する情報が含まれています。

請求書の詳細セクションでは、会社のニーズに合わせてすべてのフィールドを調整できます。通貨は必須フィールドであるため、必ず入力してください。

請求書アイテム

このセクションには、請求書の料金を構成する製品またはサービスがリストされています。

取引にリンクされた製品は請求書アイテムセクションに自動的に入力されますが、リストにさらにアイテムを追加することもできます。取引に製品を追加する方法については、この記事を参照してください。

すべての詳細を入力したら、「請求書を作成」ボタンをクリックして、これをQuickBooksアカウントに送信します。

請求書の表示

新しい請求書は、取引詳細ビューの履歴セクションの請求書タブに表示されます。Pipedriveの請求書は、ステータスに基づいて以下のフラグを反映します：

• 未払い
• 支払い済み
• 無効
• 期限切れ
• 部分的に支払い済み

請求書の右上隅にある3つのアイコンを使用して、次の操作を行うことができます：

• PDFをダウンロード – クライアントに直接送信するための請求書のPDFバージョンをダウンロードします
• メールで送信 – 支払い済みまたは期限切れの請求書を直接顧客に送信します。請求書はQuickBooksから送信されます。
• リンクをコピー – 請求書を共有するための公開リンクを生成できます。このオプションは、QuickBooksアカウントにオンライン支払いが有効になっていて、請求書にメールアドレスが含まれている場合にのみ利用可能です。

“...”をクリックして、さらにオプションを表示します：

• 無効 – 未払いまたは支払い済みの請求書を無効にします。無効にされた請求書は元に戻すことができません。
• 削除 – PipedriveとQuickBooksの両方から請求書を削除します
• 取引からリンク解除 – 請求書を取引から削除します
• QuickBooksで開く – このオプションをクリックすると、QuickBooksアカウントに移動し、請求書を編集したり、送信したり、支払いを受け入れたりできます

詳細ビューサイドバー

請求書の履歴は、取引詳細ビューのサイドバーに含まれます。ここで更新をクリックしてQuickBooksからの新しい更新を取得したり、“...”をクリックして設定に移動したり、連絡先のリンクを解除したりできます。

“すべての請求書を表示”をクリックして、カスタマイズ可能な期間でフィルタリングされたすべてのリンクされた請求書の詳細を表示します。

リンクされた連絡先に関連するすべての請求書を表示し、現在表示している取引に対してそれらの請求書のリンクおよびリンク解除を管理できます。