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プロジェクトごとに同じタスクやタイムラインを毎回作り直す代わりに、プロジェクトテンプレートを使って、繰り返し可能なプロセスを標準化しましょう。

テンプレートを使えば、クライアントのオンボーディングやサービス提供などの定型業務を、あらかじめ構成やタイムラインを整えた状態ですばやく設定できます。

プロジェクトテンプレートを追加します

テンプレートを作成するには、Projects > Templatesに移動し、「+ Template」をクリックします。

まず、このテンプレートから作成されるプロジェクトを配置するボードを選択し、「Continue」をクリックします。

チームが使用するタイミングを理解できるよう、わかりやすいタイトルと説明を追加します。

プロジェクトプランを設定します

テンプレートエディター内で、チームがすべてのプロジェクトで行う作業を再現します。

通常は手動で作成しているタスク、アクティビティ、マイルストーンを追加します。

同じ作業項目でも、プロセスの構造化の度合いに応じて、さまざまな方法で整理できます。 特定のフェーズに割り当てたり、グループでまとめたり、未割り当てのままにしたりできます。

作業項目の整理方法を変更するには、「Phases」をクリックし、「Groups」を選択します。

次に、「+」をクリックしてグループを作成し、作業項目をそのグループに割り当てます。

作業項目を追加する際は、テンプレートから作成されるすべてのプロジェクトが同じタイムラインに従うよう、プロジェクトの開始日を基準に相対的な期日を設定します。

タスクの依存関係を設定します

依存関係を設定すると、チームは正しい作業順序を把握し、タスクの開始が早すぎるのを防げます。

追加したタスクまたはマイルストーンを開き、dependenciesタブに移動して、「Add dependency"をクリックします。

別のタスクを選択し、関係を定義します。

• Blocking – 現在のタスクが選択したタスクをブロックします
• Waiting on – 現在のタスクを開始する前に、選択したタスクを完了する必要があります

テンプレートの準備ができたら、「Save and close」をクリックします。

プロジェクトをテンプレートに変換します

再利用したい構成のプロジェクトがすでにある場合は、それをテンプレートに変換できます。

プロジェクトを開き、右上の「…」をクリックして、「Convert to template」を選択します。

その後、元のプロジェクトを保持するか削除するかを選択します。

新しいテンプレートには、相対的な期日も含めて、タスク、アクティビティ、マイルストーンが同じフェーズのまま保持されます。

テンプレートからプロジェクトを作成します

テンプレートの準備ができたら、それを使って手動または自動でプロジェクトを作成できます。

新しいプロジェクトを追加します

Projects > Templatesに移動し、テンプレート上の「Use」をクリックします。

または、Projectsに移動し、「+ Project」をクリックして、設定中にテンプレートを選択することもできます。

テンプレートを選択したら、プロジェクトの詳細を追加し、開始日を設定します。 テンプレート内のタスク、アクティビティ、マイルストーンは、この日付を基準にスケジュールされます。

既存のプロジェクトにテンプレートを適用します

同じボード内の既存のプロジェクトにテンプレートを適用することもできます。

プロジェクトの詳細ビューを開き、右上の「…」をクリックして、「Use template.」を選択します。

テンプレートを選択し、開始日を設定します。 この日付は、タスク、アクティビティ、マイルストーンの相対的な期日を計算するためにのみ使用されます。 この操作で、プロジェクトの既存の開始日が変更されることはありません。

プロジェクト内にすでにある既存の作業項目は、現在のフェーズにそのまま残ります。

プロジェクト作成を自動化します

テンプレートを使用して、プロジェクト作成を自動化することもできます。

プロジェクトアクションを含むオートメーションを作成する際は、「Add fields」をクリックし、テンプレートを選択して開始日を設定します。

設定が完了すると、たとえば取引が成立したときなど、オートメーションがトリガーされるたびに新しいプロジェクトが自動的に作成されます。

テンプレートを管理・更新します

プロセスの変化に合わせて、テンプレートも更新していく必要があります。

Projects > Templatesでは、「…」メニューからテンプレートを編集、複製、または削除できます。

テンプレートを常に最新の状態に保つことで、新しく作成されるすべてのプロジェクトに、現在のチームの進め方が反映されます。