Zināšanu bāze

Tā vietā, lai katram projektam no jauna veidotu vienus un tos pašus uzdevumus un laika grafikus, izmantojiet projektu veidnes, lai standartizētu atkārtojamus procesus.

Veidnes palīdz ātri izveidot atkārtotus darba procesus, piemēram, klientu ievadīšanu vai pakalpojumu sniegšanu, ar jau sagatavotu struktūru un laika grafikiem.

Pievienojiet projektu veidnes

Lai izveidotu veidni, dodieties uz Projects > Templates un noklikšķiniet uz “+ Template”.

Vispirms atlasiet paneli, kurā atradīsies no šīs veidnes izveidotie projekti, pēc tam noklikšķiniet uz “Continue”.

Pievienojiet skaidru nosaukumu un aprakstu, lai jūsu komanda zinātu, kad to izmantot.

Izveidojiet projekta plānu

Veidnes redaktorā atveidojiet darbu, ko jūsu komanda paveic katrā projektā.

Pievienojiet uzdevumus, aktivitātes un atskaites punktus, ko regulāri izveidojat manuāli.

Tos pašus darba elementus varat organizēt dažādi atkarībā no tā, cik strukturēts ir jūsu process. Piešķiriet tos konkrētām fāzēm, grupējiet tos ar grupām vai atstājiet tos nepiešķirtus.

Lai mainītu darba elementu organizēšanas veidu, noklikšķiniet uz “Phases” un atlasiet “Groups”.

Pēc tam noklikšķiniet uz “+”, lai izveidotu grupu un piešķirtu tai darba elementus.

Pievienojot darba elementus, iestatiet relatīvos termiņus, pamatojoties uz projekta sākuma datumu, lai katrs no veidnes izveidotais projekts sekotu vienam un tam pašam laika grafikam.

Definējiet uzdevumu atkarības

Atkarības palīdz jūsu komandai saprast pareizo darba secību un izvairīties no pārāk agras uzdevumu sākšanas.

Atveriet pievienoto uzdevumu vai atskaites punktu, pēc tam dodieties uz cilni dependencies un noklikšķiniet uz “Add dependency".

Atlasiet citu uzdevumu un definējiet attiecību:

• Blocking – pašreizējais uzdevums bloķē atlasīto uzdevumu
• Waiting on – atlasītais uzdevums ir jāpabeidz pirms pašreizējā uzdevuma

Kad veidne ir gatava, noklikšķiniet uz “Save and close”.

Pārveidojiet projektu par veidni

Ja jums jau ir projekts ar struktūru, ko vēlaties izmantot atkārtoti, varat to pārveidot par veidni.

Atveriet projektu, augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz “…” un atlasiet “Convert to template”.

Pēc tam izvēlieties, vai saglabāt vai dzēst sākotnējo projektu.

Jaunajā veidnē jūsu uzdevumi, aktivitātes un atskaites punkti paliek tajās pašās fāzēs, tostarp ar to relatīvajiem termiņiem.

Izveidojiet projektus no veidnes

Kad veidne ir gatava, varat to izmantot projektu izveidei manuāli vai automātiski.

Pievienojiet jaunus projektus

Dodieties uz Projects > Templates un veidnē noklikšķiniet uz “Use”.

Varat arī doties uz Projects, noklikšķināt uz “+ Project” un iestatīšanas laikā atlasīt veidni.

Pēc veidnes atlasīšanas pievienojiet projekta informāciju un definējiet sākuma datumu. Uzdevumi, aktivitātes un atskaites punkti no veidnes tiek ieplānoti attiecībā pret šo datumu.

Piemērojiet veidnes esošajiem projektiem

Varat arī piemērot veidni esošam projektam tajā pašā panelī.

Atveriet projekta detalizēto skatu, augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz “…” un atlasiet “Use template.”

Atlasiet veidni un definējiet sākuma datumu. Šis datums tiek izmantots tikai, lai aprēķinātu relatīvos termiņus uzdevumiem, aktivitātēm un atskaites punktiem. Tas nemainīs projekta esošo sākuma datumu.

Visi projektā jau esošie darba elementi paliek savās pašreizējās fāzēs.

Automatizējiet projektu izveidi

Veidnes varat izmantot arī projektu izveides automatizēšanai.

Veidojot automatizāciju ar projekta darbību, noklikšķiniet uz “Add fields”, pēc tam atlasiet veidni un definējiet sākuma datumu.

Pēc iestatīšanas jauns projekts tiks izveidots automātiski ikreiz, kad tiks aktivizēta automatizācija, piemēram, kad darījums būs uzvarēts.

Pārvaldiet un atjauniniet savas veidnes

Jūsu procesiem attīstoties, jāattīstās arī jūsu veidnēm.

Sadaļā Projects > Templates izmantojiet izvēlni “…”, lai rediģētu, dublētu vai dzēstu veidnes.

Uzturot veidnes aktuālas, nodrošināsiet, ka katrs jaunais projekts atspoguļo to, kā jūsu komanda pašlaik strādā.