Kunnskapsbase

Med Quickbooks integrasjonsapp kan du opprette fakturaer fra detaljvisningen av avtalen og enkelt sende dem til din Quickbooks-konto uten bryet med å kopiere og lime inn data mellom de to verktøyene.

Integrasjonen kan også gi oppdaterte statuser på fakturaene opprettet fra Pipedrive, så du vil vite nøyaktig når de er godkjent, betalt eller forfalt, uten å forlate Pipedrive-appen.

Aktivere Quickbooks-integrasjonen

For å koble til Quickbooks-kontoen din, gå til Verktøy og apper > Fakturering og velg “Quickbooks”.

Du vil bli tatt til Pipedrive-markedsplassen, hvor du kan fullføre installasjonsprosessen og gi appen tilgang til kontoen din. Avinstallering av appen kan finnes under Verktøy og apper > Markedsplassapper.

Når du har bekreftet gyldige påloggingsdetaljer, vil du bli dirigert tilbake til Pipedrive-innstillingene for å konfigurere preferansene dine for Quickbooks-integrasjonen.

Når du setter opp Quickbooks-integrasjonen, må du velge Pipedrive-feltene og forfallsdatoen som vil bli auto-fylt når en faktura opprettes i Pipedrive.

• Til – Dette feltet er for hvem du vil adressere fakturaen til. Siden fakturaer vanligvis betales av regnskapsavdelingen i et selskap, foreslår vi å bruke Pipedrives Organisasjon – Navn-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, personer og avtalsfelt.
• Adresse – Dette feltet er for den fysiske adressen til mottakeren av fakturaen. Siden fakturaer vanligvis betales av regnskapsavdelingen i et selskap, foreslår vi å bruke Pipedrives Organisasjon – Adresse-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, personer og avtalsfelt.
• E-post –Dette feltet er e-postadressen til mottakeren av fakturaen. Siden e-postfeltet i Pipedrive er et person-type felt, foreslår vi å bruke Pipedrives Person – E-post-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, personer og avtalsfelt.
• Kunde skattemelding –Ikke alle fakturaer krever denne informasjonen, men hvis du har opprettet et tilpasset felt i Pipedrive for å lagre kundens skattemelding, foreslår vi å bruke det feltet her.
• Forfallsdato – Her kan du sette opp forfallsdatoen for betalingen. For eksempel, hvis forfallsdatoen er satt til syv dager etter utstedelsesdatoen, vil en faktura opprettet 13. mars ha en forfallsdato 20. mars.

Når du er fornøyd med valgene for Pipedrive-feltene som skal fylle ut Quickbooks-fakturene dine, klikker du på “Lagre”-knappen for å lagre integrasjonspreferansene dine for Pipedrive-selskapskontoen din.

Bruke integrasjonen

Når du har fullført oppsettet av integrasjonen din, kan du gå til detaljvisningen av hvilken som helst avtale for å opprette din første faktura. Klikk på Faktura-fanen > + Faktura for å komme i gang.

Du vil bli bedt om å fylle ut detaljene for fakturaen din. Informasjonen som legges til her, vil bli sendt til din Quickbooks-konto når fakturaen er lagret.

• Kundeinformasjon – Dette vil bli automatisk utfylt basert på feltene som er valgt når du satte opp dine faktureringspreferanser for Quickbooks.
• Fakturadetaljer – Denne informasjonen må fylles ut basert på selskapets behov. For eksempel, hvis du ønsker å justere skattefunksjonene for denne fakturaen, hvilken valuta som skal brukes i denne fakturaen eller noen Quickbooks fakturamaler du ønsker å bruke. Valuta er et obligatorisk felt for Quickbooks.
• Fakturaelementer – Dette feltet gjenspeiler elementene – som varer eller tjenester – som utgjør kostnadene i fakturaen din. Dette vil automatisk fylles ut med produktene som er koblet til avtalen din. Lær mer om hvordan du legger til produkter i avtalene dine her. Du kan også legge til flere elementer i listen din.

Under “Kundeinformasjon”, må du koble fakturaen til en eksisterende kunde i Quickbooks-kontoen din eller opprette en ny.

Når et kontakt er koblet, vil du ha muligheten til å oppdatere kundeinformasjon på leverandørens side.

Hvis du har dette aktivert, vil informasjonen som legges til under Adresse, E-post og Skatte-ID bli hentet inn i Quickbooks hvis det er forskjellig fra informasjonen som er lagret.

Klikk på “Opprett faktura”-knappen når du har fylt inn alle fakturadetaljene dine.

Visning av fakturaene dine

Din nye faktura vil vises under Endringslogg i detaljvisningen din. Fakturaene i Pipedrive vil reflektere følgende flagg basert på statusene deres:

• Åpen
• Betalt
• Ugyldig
• Forfalt
• Slettet
• Delvis betalt

Hvis du klikker på Mer “...”, vil du ha disse alternativene:

• Ugyldig – Ugyldiggjør eventuelle ubetalte eller betalte fakturaer. Ugyldige fakturaer kan ikke gjøres gyldige igjen.
• Slett – Slett fakturaen.
• Send på e-post – Send eventuelle betalte eller forfallne fakturaer direkte til kunden din. Fakturaer sendt på e-post vil bli sendt fra Quickbooks.
• Last ned PDF – Last ned en PDF-versjon av fakturaen din for å sende til kundene dine direkte.
• Åpne i QuickBooks – Å klikke på dette alternativet vil ta deg til Quickbooks-kontoen din hvor du kan redigere, sende fakturaen din og godta betaling.

Detaljvisning sidepanel

Fakturahistorikken din vil også legges til i sidepanelet i detaljvisningen. Her kan du oppdatere for å hente inn eventuelle nye oppdateringer fra Quickbooks, eller klikke på Mer (“...”) for å gå til innstillinger eller koble fra kontakten din.