Kunnskapsbase

Med QuickBooks integrasjonsapp kan du opprette fakturaer fra detaljvisningen av avtalen og sømløst sende dem til din QuickBooks-konto uten bryet med å kopiere og lime inn data mellom de to verktøyene.

Integrasjonen kan også gi oppdaterte statusser på fakturaene opprettet fra Pipedrive, så du vil vite nøyaktig når de er betalt eller forfalt uten å forlate Pipedrive-appen.

Aktivering av integrasjonen

For å koble QuickBooks-kontoen din, åpne konto-menyen i øverste høyre hjørne, gå til Verktøy og apper > Fakturering, og klikk “Installer” ved siden av QuickBooks.

Du blir sendt til Pipedrive Marketplace, hvor du kan fullføre installasjonen og gi tilgang. Appen kan avinstalleres under Verktøy og apper > Markedsapp.

Når påloggingsinformasjonen din er bekreftet, vil du returnere til Pipedrive-innstillingene for å konfigurere QuickBooks-preferanser.

Følgende felt fylles automatisk ut til QuickBooks når en faktura opprettes i Pipedrive:

• Kontakt – Dette feltet viser mottakeren av fakturaen. Siden fakturaer vanligvis betales av regnskapsavdelingen i et firma, anbefaler vi å bruke Pipedrive sitt felt Organisasjon – Navn. Du kan også velge blant andre organisasjoner, kontakt- og salgsavtalefelt.
• Adresse – Dette feltet er for den fysiske adressen til mottakeren av fakturaen. Siden fakturaer vanligvis betales av regnskapsavdelingen i et firma, anbefaler vi å bruke Pipedrive sitt felt Organisasjon – Adresse. Du kan også velge blant andre organisasjoner, kontakt- og salgsavtalefelt.
• E-post – Dette feltet er e-postadressen til mottakeren av fakturaen. Siden e-postfeltet i Pipedrive er et person-type felt, anbefaler vi å bruke Pipedrive sitt felt Person – E-post. Du kan også velge blant andre organisasjoner, kontaktpersoner og salgsavtalefelt.
• Kundens skatte-ID – Ikke alle fakturaer krever denne informasjonen, men hvis du har opprettet et tilpasset felt i Pipedrive for å holde kundens skatte-ID-informasjon, foreslår vi å bruke det feltet her.
• Forfallsdato – Du kan angi forfallsdatoen for betalingen. For eksempel, hvis forfallsdatoen er satt til syv dager etter utstedelsesdatoen, vil en faktura opprettet 13. mars ha forfallsdato 20. mars.
• Standardskattesats – Bruk dette feltet for å presisere standardskattesatsen brukt for produkter på nye fakturaer. Du kan overstyre standardsatsen for skatt per faktura ved behov.
• Standardkonto – Du kan velge hvilken inntektskonto som skal brukes for nye fakturaer. Du kan overstyre standardkonto per faktura ved behov.

Innstillingen for brukertilgang lar deg avklare om du eller alle brukere kan få tilgang til, utstede og administrere fakturaer på vegne av selskapet ditt.

Når du er fornøyd med valgene dine, klikker du på “Lagre”-knappen for å lagre QuickBooks-integrasjonsinnstillingene for Pipedrive-kontoen din.

Bruke integrasjonen

Når du har fullført oppsettet av integrasjonen, gå til detaljvisningen for en hvilken som helst salgsavtale for å opprette din første faktura. Klikk på fanen “Faktura” og velg “+ Faktura” for å begynne.

Selv om mesteparten av informasjonen automatisk fylles ut basert på feltene du valgte i innstillingene tidligere og verdiene knyttet til den spesifikke avtalen, må du sørge for å inkludere eventuelle manglende detaljer.

Du vil se et opprett faktura-vindu som er delt inn i tre seksjoner:

Kundedetaljer

Denne seksjonen gjenspeiler informasjon om fakturamottakeren, som navnet på enheten som faktureres, adresse, e-post og Skatte-ID.

Begynn gjennomgangen med seksjonen kundedetaljer. Hvis et advarselsikon vises ved feltet “Til”, betyr det at kontakten ikke er tilknyttet QuickBooks.

For å opprette en faktura må du klikke på advarselsikonet og enten opprette en ny kontakt eller koble fakturaen til en eksisterende kunde i din QuickBooks-konto. Uansett hvilket tilfelle, må du klikke på “Bekreft” for å fullføre tilkoblingen.

Du vil også merke at du kan oppdatere kundeinfo på leverandørens side. Når dette er aktivert, vil adresse, e-post og skatte-ID til mottakeren av fakturaen hentes inn i QuickBooks.

Fakturadetaljer

Denne seksjonen inkluderer informasjon om fakturering av spesifikke detaljer som skatt, utstedelse og forfallsdatoer, valuta og fakturanummer.

I seksjonen fakturadetaljer kan du justere alle feltene for å tilpasse dem til firmaets behov. Merk at valuta må fylles ut siden det er et obligatorisk felt i QuickBooks.

Fakturaelementer

Denne seksjonen lister opp produktene eller tjenestene som utgjør kostnadene i fakturaen din.

Mens produktene tilknyttet salgsavtalen fylles automatisk ut i seksjonen fakturaposter, kan du også legge til flere elementer på listen din. Lær mer om hvordan du legger til produkter på salgsavtalene dine i denne artikkelen.

Etter å ha fylt ut alle detaljene, klikk på “Opprett faktura”-knappen for å sende dette til QuickBooks-kontoen din.

Visning av fakturaene dine

Den nye fakturaen din vil vises under fanen fakturaer i delen historikk i detaljvisningen for salgsavtalen din. Fakturaene i Pipedrive vil vise følgende flagg basert på statusene deres:

• Åpen
• Betalt
• Ugyldig
• Forfalt
• Delvis betalt

Tre ikoner i øvre høyre hjørne av fakturaen lar deg gjøre følgende:

• Last ned PDF – Last ned en PDF-versjon av fakturaen din for å sende direkte til kundene dine
• Send via e-post – Send alle betalte eller forfalte fakturaer direkte til kunden din. Fakturaer vil bli sendt fra QuickBooks.
• Kopier lenke – Du kan generere en offentlig lenke for å dele fakturaen. Dette alternativet er kun tilgjengelig hvis QuickBooks-kontoen din har nettbetalinger aktivert og fakturaen inneholder en e-postadresse.

Klikk “...” for flere alternativer:

• Annuller – Annuller alle ubetalte eller betalte fakturaer. Annullerte fakturaer kan ikke gjenopprettes.
• Slett – Sletter fakturaen både fra Pipedrive og QuickBooks
• Fjern kobling fra avtale – Fjern fakturaen fra avtalen
• Åpne i QuickBooks – Klikker du på dette alternativet, vil du bli tatt til QuickBooks-kontoen din, hvor du kan redigere fakturaen din, sende den og godta betaling

Detaljvisning sidepanel

Fakturahistorikken din vil vises i sidepanelet under detaljvisningen for salgsavtalen. Her kan du oppdatere for å hente inn nye oppdateringer fra QuickBooks, eller klikke på “...” for å gå til innstillingene eller fjerne tilknyttingen til kontakten din.

Klikk på “Vis alle fakturaer” for å se mer informasjon om alle de koblede fakturaene filtrert etter en tilpassbar tidsramme.

Du kan se alle fakturaer knyttet til den koblede kontakten og administrere koblingen og fjerning av disse fakturaene til avtalen du for øyeblikket ser på.