Kunnskapsbase

Med QuickBooks integrasjonsapp kan du lage fakturaer fra avtaledetaljvisningen og sømløst sende dem til din QuickBooks-konto uten bryderiet med å kopiere og lime inn data mellom de to verktøyene.

Integrasjonen kan også gi oppdaterte statuser på fakturaene som er opprettet fra Pipedrive, så du vet nøyaktig når de er betalt eller forfalt uten å forlate Pipedrive-appen.

Aktivering av integrasjonen

For å koble kontoen din til QuickBooks, åpne kontomenyen i øverste høyre hjørne, gå til Verktøy og apper > Fakturering, og klikk “Installer” ved siden av QuickBooks.

Du vil bli tatt til Pipedrive Marketplace, hvor du kan fullføre installasjonen og gi tilgang. Appen kan avinstalleres under Verktøy og apper > Marketplace-apper.

Når innloggingsinformasjonen din er bekreftet, vil du bli sendt tilbake til Pipedrive-innstillingene for å konfigurere QuickBooks-preferanser.

De følgende feltene fylles automatisk ut til QuickBooks når en faktura opprettes i Pipedrive:

• Kontakt – Dette feltet klargjør mottakeren av fakturaen. Siden fakturaer vanligvis betales av regnskapsavdelingen i et selskap, foreslår vi å bruke Pipedrives Organisasjon – Navn-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, kontakt- og avtalespesifikasjoner.
• Adresse – Dette feltet er for den fysiske adressen til fakturaens mottaker. Siden fakturaer vanligvis betales av regnskapsavdelingen i et selskap, foreslår vi å bruke Pipedrives Organisasjon – Adresse-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, kontakt- og avtalespesifikasjoner.
• E-post – Dette feltet er e-postadressen til mottakeren av fakturaen. Siden e-postfeltet i Pipedrive er et person-type felt, foreslår vi å bruke Pipedrives Person – E-post-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, kontakter og avtalespesifikasjoner.
• Kunde skattemelding ID – Ikke alle fakturaer krever denne informasjonen, men hvis du har opprettet et tilpasset felt i Pipedrive for å holde kundens skattemeldingsinformasjon, foreslår vi å bruke det feltet her.
• Forfallsdato – Du kan sette forfallsdatoen for betalingen. For eksempel, hvis forfallsdatoen er satt til syv dager etter datoen fakturaen ble laget, vil en faktura opprettet 13. mars ha forfallsdato 20. mars.
• Standard skattesats – Bruk dette feltet for å klargjøre den standard skattesatsen som brukes for produkter på nye fakturaer. Du kan overstyre den standard skattesatsen per faktura når det er nødvendig.
• Standard konto – Du kan velge den standard inntektskontoen som skal brukes for nye fakturaer. Du kan overstyre den standard kontoen per faktura når det er nødvendig.

Innstillingen for brukertilgang lar deg klargjøre om du eller alle brukere kan få tilgang til, utstede og administrere fakturaer på vegne av selskapet ditt.

Når du er fornøyd med valgene dine, klikk på “Lagre” -knappen for å lagre QuickBooks-integrasjonsinnstillingene for Pipedrive-kontoen din.

Bruke integreringen

Etter å ha fullført oppsettet av integreringen, naviger til detaljvisningen av hvilken som helst avtale for å opprette din første faktura. Klikk på “Faktura”-fanen og velg “+ Faktura” for å begynne.

Selv om mest informasjon automatisk fylles ut basert på feltene du valgte i innstillingene tidligere og verdiene knyttet til den spesifikke avtalen, må du sørge for å inkludere eventuelle manglende detaljer.

Du vil se et opprett faktura-vindu som er delt inn i tre seksjoner:

Kundens detaljer

Denne seksjonen reflekterer informasjon om fakturamottakeren, for eksempel navnet på enheten som faktureres, adressen, e-post og skattenummer.

Begynn gjennomgangen din med kundens detaljer-seksjonen. Hvis et advarselikon vises for “Til”-feltet, indikerer det at kontakten ikke er knyttet til QuickBooks.

For å opprette en faktura vellykket, klikk på advarselikonet og enten opprett en ny kontakt eller koble fakturaen til en eksisterende kunde i din QuickBooks-konto. I begge tilfeller må du klikke “Bekreft” for å fullføre koblingen.

Du vil også merke at du kan oppdatere kundens info på leverandørens side. Når det er aktivert, vil adressen, e-posten og skattenummeret til fakturamottakeren bli hentet inn i QuickBooks.

Fakturadetaljer

Denne seksjonen inneholder informasjon om fakturering av spesifikke detaljer som skatt, utstedelse og forfallsdatoer, valuta og fakturanummer.

I fakturadetaljer-seksjonen kan du justere alle feltene for å møte virksomhetens behov. Vær oppmerksom på at valuta må fylles ut siden det er et obligatorisk felt i QuickBooks.

Fakturalinjer

Denne seksjonen lister opp produktene eller tjenestene som utgjør kostnadene i fakturaen din.

Mens produktene knyttet til avtalen automatisk fylles ut i fakturalinjer-seksjonen, kan du også legge til flere elementer til listen din. Lær mer om hvordan du legger til produkter til avtalene dine i denne artikkelen.

Etter å ha fylt inn alle detaljer, klikker du på “Opprett faktura”-knappen for å sende dette til din QuickBooks-konto.

Viser fakturaene dine

Din nye faktura vil vises under fanen fakturaer i historikk-seksjonen av detaljvisningen for avtalen din. Fakturaene i Pipedrive vil reflektere følgende merker basert på deres status:

• Åpen
• Betalt
• Ugyldiggjort
• Forfalt
• Delvis betalt

Tre ikoner i øverste høyre hjørne av fakturaen lar deg gjøre følgende:

• Last ned PDF – Last ned en PDF-versjon av fakturaen din for å sende til kundene dine direkte
• Send via e-post – Send eventuelle betalte eller forfalte fakturaer direkte til kunden din. Fakturaene vil bli sendt fra QuickBooks.
• Kopier lenke – Du kan generere en offentlig lenke for å dele fakturaen. Dette alternativet er kun tilgjengelig når QuickBooks-kontoen din har aktivert online betalinger og fakturaen inkluderer en e-postadresse.

Klikk “...” for flere alternativer:

• Ugyldiggjør – Ugyldiggjør eventuelle ubetalte eller betalte fakturaer. Ugyldiggjorte fakturaer kan ikke gjøres gyldige igjen.
• Slett – Sletter fakturaen både fra Pipedrive og QuickBooks
• Fjern kobling fra avtale – Fjern fakturaen fra avtalen
• Åpne i QuickBooks – Klikk på dette alternativet for å gå til QuickBooks-kontoen din, hvor du kan redigere fakturaen din, sende den og godta betaling

Detaljvisning sidepanel

Fakturahistorikken din vil være inkludert i sidepanelet til detaljvisningen av avtalen. Her kan du oppdatere for å hente inn eventuelle nye oppdateringer fra QuickBooks, eller klikke på “...” for å gå til innstillinger eller fjerne koblingen til kontakten din.

Klikk på “Vis alle fakturaer” for å se mer informasjon om alle de koblede fakturaene filtrert etter en tilpassbar tidsramme.

Du kan se alle fakturaer knyttet til den koblede kontakten og administrere koblingen og fjerningen av disse fakturaene til avtalen du ser på for øyeblikket.