Kunnskapsbase

Med den Quickbooks integrasjonsappen, kan du opprette fakturaer fra avtaleoversikten og sende dem sømløst til din Quickbooks-konto uten bryet med å kopiere og lime inn data mellom de to verktøyene.

Integrasjonen kan også gi oppdaterte status på fakturaene opprettet fra Pipedrive, slik at du vet nøyaktig når de er godkjent, betalt eller forfalt uten å forlate Pipedrive-appen.

Aktivering av Quickbooks-integrasjonen

For å koble til Quickbooks-kontoen din, gå til Verktøy og apper > Fakturering og velg “Quickbooks”.

Du vil bli tatt til Pipedrive-markedsplassen hvor du kan fullføre installasjonsflyten og gi appen tilgang til kontoen din. Avinstallering av appen finnes under Verktøy og apper > Markedsapp.

Når dine gyldige påloggingsdetaljer er bekreftet, vil du bli sendt tilbake til dine Pipedrive-innstillinger for å konfigurere dine Quickbooks-integrasjonspreferanser.

Når du setter opp Quickbooks-integrasjonen din, må du velge Pipedrive-feltene og forfallsdatoen som automatisk vil fylles ut når en faktura opprettes i Pipedrive.

• Til – Dette feltet er for den du ønsker å adressere fakturaen til. Siden fakturaer vanligvis betales av regnskapsavdelingen i en bedrift, foreslår vi å bruke Pipedrive sitt Organisasjon – Navn felt. Du kan også velge blant andre organisasjoner, personkontakter og avtalesfelter.
• Adresse – Dette feltet er for den fysiske adressen til fakturaens mottaker. Siden fakturaer vanligvis betales av regnskapsavdelingen i en bedrift, foreslår vi å bruke Pipedrive sitt Organisasjon – Adresse felt. Du kan også velge blant andre organisasjoner, personkontakter og avtalesfelter.
• E-post – Dette feltet er e-postadressen til mottakeren av fakturaen. Siden e-postfeltet i Pipedrive er et persontypefelt, foreslår vi å bruke Pipedrive sitt Person – E-post felt. Du kan også velge blant andre organisasjoner, personkontakter og avtalesfelter.
• Kundens skatte-ID – Ikke alle fakturaer krever denne informasjonen, men hvis du har opprettet et brukertilpasset felt i Pipedrive for å holde kundens skatte-ID-informasjon, foreslår vi å bruke det feltet her.
• Forfallsdato – Her kan du sette forfallsdatoen for betalingen. For eksempel, hvis forfallsdatoen er satt til syv dager etter utstedelsesdatoen, vil en faktura opprettet den 13. mars ha forfallsdato den 20. mars.

Når du er fornøyd med valgene for Pipedrive-feltene for å fylle ut Quickbooks-fakturaene dine, klikker du på “Lagre”-knappen for å lagre integrasjonspreferansene for Pipedrive-bedriftskontoen din.

Bruker integrasjonen

Når du er ferdig med å sette opp integrasjonen din, kan du gå over til detaljvisningen av en avtale for å opprette din første faktura. Klikk på Faktura-fanen > + Faktura for å komme i gang.

Du vil bli bedt om å fylle ut detaljene for fakturaen din. Informasjonen som blir lagt til her, vil bli sendt til Quickbooks-kontoen din når fakturaen blir lagret.

• Kundedetaljer – Dette vil bli automatisk fylt ut basert på feltene som ble valgt da du satte opp faktureringspreferansene dine for Quickbooks.
• Fakturadetaljer – Disse detaljene må fylles ut basert på selskapets behov. For eksempel, hvis du ønsker å justere skattefunksjonene for denne fakturaen, hvilken valuta som skal brukes i denne fakturaen eller Quickbooks-fakturamaler du vil bruke. Valuta er et obligatorisk felt for Quickbooks.
• Fakturaelementer – Dette feltet reflekterer elementene - som varer eller tjenester - som utgjør belastningene i fakturaen din. Dette vil automatisk fylles ut med produktene som er knyttet til avtalen din. Lær mer om hvordan du kan knytte produkter til avtalene dine her. Du kan også legge til flere elementer i listen din.

Under "Kundedetaljer", må du knytte fakturaen til en eksisterende kunde i Quickbooks-kontoen din eller opprette en ny.

Når en kontakt er knyttet, vil du ha muligheten til å oppdatere kundeinfo på leverandørens side.

Hvis du har dette aktivert, vil informasjonen som er lagt til under Adresse, E-post og Skatte-ID bli overført til Quickbooks hvis den er forskjellig fra informasjonen som er lagret.

Klikk på "Opprett faktura"-knappen når du har fylt inn alle fakturadetaljene.

Visning av fakturaene dine

Den nye fakturaen din vil vises under Endringslogg i detaljvisningen din. Fakturaene i Pipedrive vil gjenspeile følgende flagg basert på deres status:

• Åpen
• Betalt
• Ugyldig
• Forfalt
• Slettet
• Delvis betalt

Hvis du klikker på Mer “...”, vil du ha disse alternativene:

• Ugyldig – Ugyldiggjør uavhentede eller betalte fakturaer. Ugyldiggjorte fakturaer kan ikke gjøres gyldige igjen.
• Slett – Slett fakturaen.
• Send via e-post – Send eventuelle betalte eller forfalte fakturaer direkte til kunden din. Fakturaer sendt via e-post vil bli sendt fra Quickbooks.
• Last ned PDF – Last ned en PDF-versjon av fakturaen din for å sende til klientene dine direkte.
• Åpne i QuickBooks – Ved å klikke på dette alternativet vil du bli brakt til din Quickbooks-konto der du kan redigere, sende fakturaen din og godta betaling.

Sidestolpe for detaljvisning

Fakturahistorikken din vil også bli lagt til sidestolpen for detaljvisningen. Her kan du oppdatere for å hente inn eventuelle nye oppdateringer fra Quickbooks, eller klikke på Mer (“...”) for å gå til innstillinger eller fjerne koblingen til kontakten din.