Kunnskapsbase

Med Pipedrive-QuickBooks integrasjonsappen kan du opprette fakturaer fra avtalevisningen og sømløst sende dem til din Quickbooks-konto uten bryderiet med å kopiere og lime inn data mellom de to verktøyene.

Integrasjonen kan også gi oppdaterte statuser på fakturaene opprettet fra Pipedrive, slik at du vet nøyaktig når de er godkjent, betalt eller forfalt uten å forlate Pipedrive-appen.

Aktivere Quickbooks-integrasjonen

For å koble til Quickbooks-kontoen din til Pipedrive, gå til Verktøy og apper > Fakturering og velg «Quickbooks».

Du blir tatt til Pipedrive-markedsplassen der du kan fullføre installasjonsprosessen og gi appen tilgang til kontoen din. Avinstallering av appen finner du under Verktøy og apper > Markedsplassapper.

Når de gyldige Quickbooks-påloggingsopplysningene dine er bekreftet, blir du sendt tilbake til Pipedrive-innstillingene dine for å konfigurere Quickbooks-integrasjonspreferansene dine.

Når du konfigurerer Quickbooks-integrasjonen, må du velge Pipedrive-feltene og forfallsdatoen som vil bli automatisk fylt inn når en faktura opprettes i Pipedrive.

• Til – Dette feltet er for hvem du vil adressere fakturaen til. Siden fakturaer vanligvis blir betalt av regnskapsavdelingen i et selskap, foreslår vi å bruke Pipedrive sitt Organisasjon – Navn-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, personkontakter og forretningskontakter.
• Adresse – Dette feltet er for den fysiske adressen til fakturaens mottaker. Siden fakturaer vanligvis blir betalt av regnskapsavdelingen i et selskap, foreslår vi å bruke Pipedrive sitt Organisasjon – Adresse-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, personkontakter og forretningskontakter.
• E-post – Dette feltet er e-postadressen til mottakeren av fakturaen. Siden e-postfeltet i Pipedrive er et persontypefelt, foreslår vi å bruke Pipedrive sin Person – E-post-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, personkontakter og forretningskontakter.
• Kundeskatt ID –Ikke alle fakturaer krever denne informasjonen, men hvis du har opprettet et tilpasset felt i Pipedrive for å lagre kundens skatt ID-informasjon, foreslår vi å bruke det feltet her.
• Forfallsdato – Her kan du sette opp forfallsdatoen for betalingen. For eksempel, hvis forfallsdatoen er satt til syv dager etter utstedelsesdatoen, vil en faktura opprettet 13. mars ha en forfallsdato 20. mars.

Når du er fornøyd med valgene dine for Pipedrive-feltene som skal fylle ut Quickbooks-fakturaene, klikker du på «Lagre»-knappen for å lagre integrasjonspreferansene for Pipedrive-firmakontoen din.

Å bruke Quickbooks-integrasjonen

Når du har fullført oppsettet av Quickbooks-integrasjonen, kan du gå til detaljvisningen av enhver avtale for å lage din første faktura. Klikk på Fakturafanen > + Faktura for å komme i gang.

Du vil bli bedt om å fylle ut detaljene for fakturaen din. Informasjonen som legges til her, vil bli sendt til Quickbooks-kontoen din når fakturaen er lagret.

• • Kundedetaljer – Disse vil bli autofylt basert på feltene som ble valgt da du satte opp fakturapreferansene dine for Quickbooks.
  • Fakturadetaljer – Disse detaljene må fylles ut basert på selskapets ditt behov. For eksempel, hvis du vil justere skattefunksjonene til denne fakturaen, hvilken valuta som skal brukes i denne fakturaen eller eventuelle Quickbooks-fakturaskjemaer du vil bruke. Valuta er et obligatorisk felt for Quickbooks.
  • Fakturaelementer – Dette feltet reflekterer elementene – som varer eller tjenester – som utgjør avgiftene i fakturaen din. Dette vil automatisk bli fylt med produktene som er knyttet til avtalen din. Les mer om hvordan du legger til produkter for tilbudene dine her. Du kan også legge til flere elementer i listen din.

Under “Kundedetaljer”, må du lenke fakturaen til en eksisterende kunde i Quickbooks-kontoen din eller opprette en ny.

Når en kontakt er lenket, vil du ha muligheten til å oppdatere kundeinfo på leverandørens side.

Hvis du har dette aktivert, vil informasjonen som er lagt under Adresse, E-post og Mva ID bli overført til Quickbooks hvis det er forskjellig fra den lagrede informasjonen.

Klikk på “Opprett faktura”-knappen når du har angitt alle fakturadetaljene dine.

Visning av fakturaene dine

Den nye fakturaen din vil vises under Endringslogg i visningen av detaljer. Fakturaene i Pipedrive vil gjenspeile følgende flagg basert på deres status:

• Åpen
• Betalt
• Annullert
• Forsinket
• Slettet
• Dels betalt

Hvis du klikker på Mer “...”, vil du ha disse alternativene:

• Annuller – Annuller eventuelle ubetalte eller betalte fakturaer. Annullerte fakturaer kan ikke gjenopprettes.
• Slett – Slett fakturaen.
• Send per e-post – Send eventuelle betalte eller forfalte fakturaer direkte til kunden din. Fakturaer sendt per e-post blir sendt fra Quickbooks.
• Last ned PDF – Last ned en PDF-versjon av fakturaen din for å sende direkte til klientene dine.
• Åpne i QuickBooks – Ved å klikke på dette alternativet blir du sendt til QuickBooks-kontoen din der du kan redigere, sende fakturaen og godta betaling.

Sidebar for detaljvisning

Fakturahistorikken din vil også bli lagt til på sidefeltet for detaljvisningen. Her kan du oppdatere for å hente inn eventuelle nye oppdateringer fra QuickBooks, eller klikke på Mer (“...”) for å gå til innstillinger eller frakoble kontakten din.