Kunnskapsbase

Med QuickBooks integrasjonsapp, kan du opprette fakturaer fra detaljvisningen av avtalen og sømløst sende dem til din QuickBooks-konto uten bryderiet med å kopiere og lime inn data mellom de to verktøyene.

Integrasjonen kan også gi oppdaterte statusser på fakturaene opprettet fra Pipedrive, så du vil vite nøyaktig når de er godkjent, betalt eller forfalt uten å forlate Pipedrive-appen.

Aktivere QuickBooks-integrasjonen

For å koble QuickBooks-kontoen din, gå til Verktøy og apper > Fakturering og velg “QuickBooks”.

Du vil bli tatt til Pipedrive-markedsplassen hvor du kan fullføre installasjonsflyten og gi appen tilgang til kontoen din. Avinstallering av appen finner du under Verktøy og apper > Markedsplassapper.

Når de gyldige påloggingsopplysningene dine er bekreftet, vil du bli sendt tilbake til Pipedrive-innstillingene dine for å konfigurere dine preferanser for QuickBooks-integrasjonen.

Når du setter opp QuickBooks-integrasjonen, må du velge Pipedrive-feltene og forfallsdatoen som vil bli automatisk fylt ut når en faktura blir opprettet i Pipedrive.

• Til – Dette feltet er for hvem du ønsker å adresse fakturaen til. Siden fakturaer vanligvis betales av selskapets avdeling for kreditt, foreslår vi å bruke Pipedrives Organisasjon – Navn felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, kontaktpersoner og avtaleserier.
• Adresse – Dette feltet er for den fysiske adressen til fakturaens mottaker. Siden fakturaer vanligvis betales av selskapets avdeling for kreditt, foreslår vi å bruke Pipedrives Organisasjon – Adresse felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, kontaktpersoner og avtaleserier.
• E-post –Dette feltet er e-postadressen til mottakeren av fakturaen. Siden e-postfeltet i Pipedrive er et person-typen felt, foreslår vi å bruke Pipedrives Person – E-post felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, kontaktpersoner og avtaleserier.
• Kunde skatte-ID –Ikke alle fakturaer krever denne informasjonen, men hvis du har opprettet et tilpasset felt i Pipedrive for å lagre kundens skatte-ID informasjon, foreslår vi å bruke det feltet her.
• Forfallsdato – Her kan du sette opp forfallsdatoen for betalingen. For eksempel, hvis forfallsdatoen settes til syv dager etter utstedelsesdatoen, vil en faktura opprettet 13. mars ha en forfallsdato 20. mars.

Når du er fornøyd med valgene dine for Pipedrive-feltene som skal fylle ut QuickBooks-fakturaene dine, klikk på “Lagre” knappen for å lagre preferansene dine for integrasjonen med Pipedrive-kontoen din.

Bruker integrasjonen

Når du har fullført oppsettet av integrasjonen din, kan du gå over til detaljvisningen av enhver avtale for å opprette din første faktura. Klikk på Faktura-fanen > + Faktura for å komme i gang.

Du vil bli bedt om å fylle ut detaljene om fakturaen din. Informasjonen som legges til her vil bli sendt til QuickBooks-kontoen din når fakturaen er lagret.

• Kundedetaljer – Denne informasjonen vil bli automatisk fylt ut basert på feltene som er valgt når du satte opp fakturainnstillingene for QuickBooks.
• Fakturadetaljer – Denne informasjonen må fylles ut basert på selskapets behov. For eksempel, hvis du ønsker å justere skattefunksjonene til denne fakturaen, hvilken valuta som skal brukes i denne fakturaen, eller eventuelle QuickBooks maler for fakturaer du ønsker å bruke. Valuta er et obligatorisk felt for QuickBooks.
• Fakturaelementer – Denne feltet reflekterer elementene – som varer eller tjenester – som utgjør kostnadene i fakturaen. Dette vil automatisk fylles ut med produktene som er knyttet til avtalen din. Lær mer om hvordan du legger til produkter i avtalene dine her. Du kan også legge til flere elementer i listen din.

Under “Kundedetaljer”, må du knytte fakturaen til en eksisterende kunde i QuickBooks-kontoen din eller opprette en ny.

Når en kontakt er knyttet, har du muligheten til å oppdatere kundeinformasjonen på leverandørens side.

Hvis du har dette aktivert, vil informasjonen som legges til under Adresse, E-post og Skatte-ID bli hentet til QuickBooks hvis den er forskjellig fra informasjonen som er lagret.

Klikk på “Opprett faktura”-knappen når du har fylt ut alle detaljene om fakturaen din.

Viser fakturaene dine

Din nye faktura vil vises under Endringslogg i din detaljvisning. Fakturaene i Pipedrive vil reflektere følgende flagg basert på statusene deres:

• Åpen
• Betalt
• Ugyldig
• Forsinket
• Slettet
• Delvis betalt

Hvis du klikker på Mer “...”, vil du ha disse alternativene:

• Ugyldig – Ugyldiggjør eventuelle ubetalte eller betalte fakturaer. Ugyldiggjorte fakturaer kan ikke gjøres gyldige igjen.
• Slett – Slett fakturaen.
• Send via e-post – Send eventuelle betalte eller forfalte fakturaer direkte til kunden din. Fakturaer sendt via e-post vil bli sendt fra QuickBooks.
• Last ned PDF – Last ned en PDF-versjon av fakturaen din for å sende direkte til kundene dine.
• Åpne i QuickBooks – Ved å klikke på dette alternativet vil du bli sendt til QuickBooks-kontoen din, hvor du kan redigere, sende fakturaen din og akseptere betaling.

Detaljvisning sidebar

Fakturahistorikken din vil også bli lagt til i sidefeltet i detaljvisningen. Her kan du oppdatere for å hente inn eventuelle nye oppdateringer fra QuickBooks, eller klikke på Mer (“...”) for å gå til innstillinger eller løsne kontakten din.