Kunnskapsbase

Med Quickbooks integrasjonsappen kan du opprette fakturaer fra avtaleoversikten og sømløst sende dem til din Quickbooks-konto uten bryet med å kopiere og lime inn data mellom de to verktøyene.

Integrasjonen kan også gi oppdaterte status på fakturaene opprettet fra Pipedrive, slik at du nøyaktig vet når de er godkjent, betalt eller forfalt uten å forlate Pipedrive-appen.

Aktivering av Quickbooks-integrasjonen

For å koble til din Quickbooks-konto, gå til Verktøy og apper > Fakturering og velg “Quickbooks”.

Du vil bli tatt til Pipedrive-markedsplassen der du kan fullføre installasjonsflyten og gi appen tilgang til kontoen din. Avinstallering av appen kan gjøres under Verktøy og apper > Markedsappene.

Når gyldige påloggingsopplysninger dine er bekreftet, blir du sendt tilbake til Pipedrive-innstillingene dine for å konfigurere dine Quickbooks-integrasjonspreferanser.

Når du setter opp din Quickbooks-integrasjon, må du velge hvilke Pipedrive-felt og forfallsdato som automatisk blir fylt ut når en faktura opprettes i Pipedrive.

• Til – Dette feltet er for hvem du ønsker å adressere fakturaen til. Siden fakturaer vanligvis betales av regnskapsavdelingen i et selskap, anbefaler vi å bruke Pipedrive sitt Organisasjon – Navn-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, kontaktperson og avtalefelt.
• Adresse – Dette feltet er for den fysiske adressen til fakturaens mottaker. Siden fakturaer vanligvis betales av regnskapsavdelingen i et selskap, anbefaler vi å bruke Pipedrive sitt Organisasjon – Adresse-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, kontaktperson og avtalefelt.
• E-post –Dette feltet er e-postadressen til mottakeren av fakturaen. Siden e-postfeltet i Pipedrive er et persontypefelt, anbefaler vi å bruke Pipedrive sitt Person – E-post-felt. Du kan også velge fra andre organisasjoner, kontaktperson og avtalefelt.
• Kundens skatte-ID –Ikke alle fakturaer krever denne informasjonen, men hvis du har opprettet et egendefinert felt i Pipedrive for å lagre kundens skatte-ID-informasjon, anbefaler vi å bruke det feltet her.
• Forfallsdato – Her kan du sette opp forfallsdatoen for betalingen. For eksempel, hvis forfallsdatoen er satt til syv dager etter utstedelsesdatoen, vil en faktura opprettet 13. mars ha forfallsdato 20. mars.

Når du er fornøyd med valgene dine for Pipedrive-feltene for å fylle ut Quickbooks-fakturaene dine, klikk “Lagre”-knappen for å lagre integrasjonspreferansene for Pipedrive-selskapskontoen din.

Bruke integrasjonen

Når du har fullført oppsettet av integrasjonen din, kan du gå til detaljvisningen av en hvilken som helst avtale for å opprette din første faktura. Klikk på Faktura-fanen > + Faktura for å komme i gang.

Du blir spurt om å fylle ut detaljene for fakturaen din. Informasjonen som legges til her, vil bli sendt til din Quickbooks-konto når fakturaen er lagret.

• Kundedetaljer – Disse vil bli automatisk utfylt basert på feltene som ble valgt da du satte opp fakturainnstillingene dine for Quickbooks.
• Fakturadetaljer – Disse detaljene må fylles ut basert på selskapets behov. For eksempel, hvis du vil justere skattefunksjonene på denne fakturaen, hvilken valuta som skal brukes i denne fakturaen eller eventuelle Quickbooks fakturamaler du ønsker å bruke. Valuta er et obligatorisk felt for Quickbooks.
• Fakturaartikler – Dette feltet gjenspeiler artiklene – som varer eller tjenester – som utgjør kostnadene i fakturaen din. Dette vil automatisk bli fylt med produktene som er knyttet til avtalen din. Lær mer om hvordan legge til produkter i avtalene dine her. Du kan også legge til flere artikler i listen din.

Under “Kundedetaljer”, må du koble fakturaen til en eksisterende kunde i Quickbooks-kontoen din eller opprette en ny en.

Når en kontakt er koblet, vil du ha muligheten til å oppdatere kundeinformasjon på leverandørens side.

Hvis du har dette aktivert, vil informasjonen som er lagt til under Adresse, E-post og Skatte-ID bli trukket inn i Quickbooks hvis den er forskjellig fra den lagrede informasjonen.

Klikk på “Opprett faktura”-knappen når du har fylt inn alle detaljene for fakturaen din.

Visning av fakturaene dine

Den nye fakturaen din vil vises under Endringslogg i din detaljvisning. Fakturaene i Pipedrive vil gjenspeile følgende flagg basert på deres status:

• Åpen
• Betalt
• Annullert
• Forfalt
• Slettet
• Delvis betalt

Hvis du klikker på Mer “...”, vil du ha disse alternativene:

• Annuller – Annuller alle ubetalte eller betalte fakturaer. Annullerte fakturaer kan ikke annulleres.
• Slett – Slett fakturaen.
• Send via e-post – Send eventuelle betalte eller forfalte fakturaer direkte til kunden din. Fakturaer sendt via e-post vil bli sendt fra Quickbooks.
• Last ned PDF – Last ned en PDF-versjon av fakturaen din for å sende direkte til klientene dine.
• Åpne i QuickBooks – Ved å klikke på dette alternativet vil du bli ført til din Quickbooks-konto hvor du kan redigere, sende fakturaen din og godta betaling.

Sidebar for detaljvisning

Fakturahistorikken din vil også legges til i detaljvisningens sidebar. Her kan du oppdatere for å hente inn eventuelle nye oppdateringer fra Quickbooks, eller klikke på Mer (“...”) for å gå til innstillinger eller fjerne koblingen til kontakten din.