Kennisdatabase

Met Automatiseringen kun je automatisch e-mails verzenden op basis van gebeurtenissen in je verkoopproces, bijvoorbeeld wanneer een deal naar een nieuw stadium gaat of een lead wordt aangemaakt.

Geautomatiseerde e-mails worden verzonden via gekoppelde e-mailaccounts. Afhankelijk van hoe je automatisering is geconfigureerd, kunnen e-mails worden verzonden vanuit de eigenaar van de automatisering, de itemeigenaar, degene die de automatisering activeert of een gekoppelde Team Inbox.

Een e-mailautomatisering instellen

Open het accountmenu en ga naar Tools en apps > Automatiseringen. Klik daarna op “+ Automatisering”.

Kies een triggergebeurtenis en voeg voorwaarden toe om nauwkeuriger te bepalen wanneer de e-mail moet worden verzonden.

Wanneer je trigger klaar is, ga je naar Actie ondernemen > E-mail verzenden.

Een ontvanger en afzender kiezen

Gebruik het veld “Aan” om te bepalen wie de e-mail ontvangt. Je kunt vooraf gedefinieerde ontvangers toevoegen of specifieke e-mailadressen invoeren.

Gebruik het veld “Afzenderaccount” om te kiezen namens wie de e-mail wordt verzonden. Afhankelijk van je instellingen kun je kiezen uit:

• Eigenaar van automatisering – verzendt vanuit het gekoppelde e-mailaccount van de eigenaar van de automatisering
• Itemeigenaar – verzendt vanuit het standaard e-mailaccount van de huidige eigenaar van het item
• Activerende gebruiker – verzendt vanuit het standaardaccount van degene die de automatisering heeft geactiveerd
• Team Inbox – verzendt vanuit een gekoppeld Team Inbox-account

Itemeigenaar en activerende gebruiker zijn dynamische afzenderopties. Dit betekent dat de afzender wordt bepaald wanneer de automatisering wordt uitgevoerd. De relevante gebruiker moet een persoonlijk e-mailaccount aan Pipedrive hebben gekoppeld en dit als standaard e-mailaccount hebben ingesteld. Als dat niet het geval is, zal de automatisering falen bij de stap van het verzenden van de e-mail.

Zie E-mailafzenders in automatiseringen voor meer informatie over afzenderopties en standaard e-mailaccounts.

Als antwoorden naar een ander adres dan het afzenderadres moeten gaan, open je het menu “Velden toevoegen” en selecteer je “Antwoordadres” om een of meer e-mailadressen toe te voegen. Een automatisering kan bijvoorbeeld een e-mail verzenden vanuit één account, terwijl antwoorden worden doorgestuurd naar de eigenaar van de deal of een ander teamlid dat verantwoordelijk is voor het gesprek.

Via het menu Velden toevoegen kun je ook Cc- en Bcc-ontvangers toevoegen voor carbon copy en blind carbon copy.

Verzenden met een sjabloon

Selecteer het tabblad “Sjabloon” en kies vervolgens het sjabloon dat je wilt gebruiken. Je kunt een voorbeeld van de volledige e-mailinhoud bekijken om het juiste sjabloon te kiezen.

Als je sjabloon samenvoegvelden bevat voor deals, leads, projecten, personen of organisaties, moet je deze koppelen aan de relevante items in je automatisering. Zo weet de automatisering waar de gegevens vandaan moeten komen om elk samenvoegveld in te vullen.

Als je sjabloon bijvoorbeeld samenvoegvelden voor deals bevat, koppel je de e-mailsjabloondeal aan de deal die de automatisering moet gebruiken. Als er meer dan één overeenkomend item beschikbaar is, selecteer je het item dat je voor de e-mail wilt gebruiken.

Zelf opstellen

Selecteer het tabblad “Opstellen” om de e-mail zelf te schrijven in plaats van een sjabloon te gebruiken.

Voer het e-mailonderwerp in en stel de e-mailtekst op.

Je kunt ook samenvoegvelden gebruiken om informatie in te voegen uit items die al in je automatisering worden gebruikt. Als je automatisering bijvoorbeeld door een deal wordt geactiveerd, kun je automatisch gegevens zoals de naam van de contactpersoon van de deal, de dealtitel, de eigenaar van de deal en andere dealinformatie aan je e-mail toevoegen.

Als je wilt dat je e-mail na verzending in de juiste detailweergaven verschijnt, klik je op “+ Velden toevoegen” en selecteer je de gekoppelde items waarin de e-mail moet verschijnen. Als je de e-mail bijvoorbeeld aan een deal koppelt, verschijnt deze in de detailweergave van die deal.

Betrokkenheid volgen en een handtekening toevoegen

Onder de e-mailtekst vind je drie selectievakjes die van toepassing zijn, of je nu een e-mail opstelt of een sjabloon gebruikt:

• Openen van e-mail volgen – geeft je een melding wanneer de ontvanger de e-mail opent
• Openen van link volgen – geeft je een melding wanneer de ontvanger op een link in de e-mail klikt
• E-mailhandtekening gebruiken – voegt de handtekening toe die is ingesteld in je instellingen voor e-mailsynchronisatie

Klik op “Actie toepassen” wanneer je klaar bent.

Bepalen wanneer de e-mail wordt verzonden

Je kunt je actie E-mail verzenden combineren met andere automatiseringsstappen om precies te bepalen wanneer het bericht wordt verzonden of wat er gebeurt nadat het is verzonden. Ga naar Volgende stap > Wachten en kies vervolgens een wachttype.

Een vertraging toevoegen

Selecteer in het dropdownmenu hoe lang de vertraging moet duren: minuten, uren, dagen of weken. Als je dagen of weken hebt geselecteerd, kun je ook een tijd instellen waarop de vertraging eindigt.

Wachten op een gebeurtenis toevoegen

Kies een gebeurtenis om te volgen, zoals e-mail bijgewerkt, en definieer vervolgens de voorwaarde die de volgende stap moet activeren.

Stel daarna de tijdslimiet in voor hoe lang de automatisering op de opgegeven gebeurtenis wacht.

Reageren in een bestaand gesprek

Een veelgebruikte manier om een follow-up te sturen is door na je eerste e-mail een stap wachten op een gebeurtenis toe te voegen en daarna een tweede e-mail te verzenden als de ontvanger niet binnen een ingestelde periode reageert.

Je kunt de volgende e-mailstap instellen door naar Actie ondernemen > E-mail verzenden te gaan. Als je deze stap niet helemaal opnieuw wilt opbouwen, kun je de vorige stap E-mail verzenden kopiëren en plakken. Selecteer vervolgens de nieuwe stap om aanpassingen te maken.

Als je je antwoord binnen het oorspronkelijke e-mailgesprek wilt verzenden, schakel je “In thread verzenden” in en koppel je dit aan je vorige e-mailstap.

De e-mailautomatisering voortzetten

Het verzenden van een e-mail hoeft niet de laatste stap in je automatisering te zijn. Zodra de e-mail is verzonden, kun je verder bouwen, bijvoorbeeld door de gerelateerde deal of contactpersoon bij te werken of een follow-upactiviteit voor je team te maken.

Als je problemen hebt met het verzenden van e-mails, bekijk dan onze gids voor probleemoplossing.