Kennisdatabase

Verkoopprocessen omvatten vaak repetitieve taken zoals meldingen naar teamleden sturen of communiceren met leads. Het automatiseren van e-mail follow-ups kan de efficiëntie verbeteren, de betrokkenheid van klanten vergroten en fouten minimaliseren.

Allereerst moet je een automatisering creëren en een triggergebeurtenis selecteren op basis van de scenario's waarin je e-mailverzending wilt activeren. Het is essentieel om nauwkeurige voorwaarden toe te passen voor meer specifieke situaties waarin e-mails moeten worden verstuurd.

Zodra de trigger is gedefinieerd, selecteer de e-mailacties: je kunt kiezen tussen E-mail verzenden of E-mail verzenden met behulp van sjabloon om de communicatie uit te voeren.

E-mail versturen

Bij het gebruik van de actie E-mail versturen moet u de gewenste velden en instellingen selecteren.

• Het kiezen van het publiek is een van de belangrijkste stappen en het selecteren van de e-mailontvangers is cruciaal. U kunt dit doen vanuit het veld “Aan”, waarbij u beslist of u de e-mail naar klanten, interne teams, partners, enz. wilt sturen.
• Voor het e-mailonderwerp kunt u handmatig tekst invoeren of een veldplaatsaanduider gebruiken om automatisch relevante informatie in te voegen, zoals een dealtitel, op basis van de automatiseringstrigger.
• Als u meerdere e-mailinboxen gesynchroniseerd heeft in Pipedrive, kunt u het verzendende e-mailadres kiezen uit het veld “Van“.
• De CC- en Bcc-velden stellen u in staat om respectievelijk ontvangers voor kopieën en blinde kopieën van de e-mail op te geven.
• U kunt ook een e-mailhandtekening toevoegen (indien vooraf ingesteld in de e-mailsynchronisatie-instellingen) en e-mail open-tracking inschakelen.
  

Vervolgens moet u handmatig de e-mailinhoud opstellen en de wijzigingen opslaan.

E-mail verzenden met behulp van een sjabloon

De E-mail verzenden met sjabloon actie lijkt sterk op de E-mail verzenden actie, maar biedt extra opties voor het instellen van e-mailsjablonen.

Bij het instellen van een sjabloon kunt u velden toevoegen voor leads, deals, projecten en organisaties. Als de sjabloon velden heeft en u selecteert ze, zal de automatisering die velden automatisch invullen in de inhoud van de e-mail.

Daarnaast, als uw sjabloon een link bevat, kunt u link-tracking op dit moment configureren.

Geavanceerde e-mailautomatisering

U kunt de Vertraging en Wachten op voorwaarde stappen gebruiken om complexere automatiseringen te maken. Hiermee kunnen e-mails later worden verzonden - in plaats van onmiddellijk - nadat een trigger of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.

Vertraging stap

Om follow-up berichten of meerdere herinneringen naar teamleden of prospects te sturen via automatiseringen, maak gebruik van de Vertraging stap.

Bepaal het tijdsinterval in dagen of uren voordat u de daaropvolgende e-mailactie configureert.

Wachten op voorwaarde stap

Gebruik de Wachten op voorwaarde optie om de stap uit te voeren nadat een specifieke trigger of actie heeft plaatsgevonden.

Een praktische toepassing van deze stap is om een andere e-mail te sturen zodra uw klanten reageren op de eerste e-mail die u heeft gestuurd. U kunt dit configureren om te activeren als de e-mail een antwoord ontvangt of als er op een link in de e-mail wordt geklikt.

Specificeer vervolgens de duur (tijdslimiet) waarin de automatisering moet wachten op het evenement. Een langere wachttijd is mogelijk niet gunstig, aangezien een persoonlijke benadering wellicht nodig is.

Post-e-mailaflevering

Om een record bij te houden van de informatie die via e-mail is verstuurd, kunt u een opmerking toevoegen of een activiteit aanmaken die gerelateerd is aan de geautomatiseerde e-mail.

Bijvoorbeeld, als een ontvanger belangrijke informatie ontvangt via een geautomatiseerde e-mail, zoals een link naar een speciale aanbieding, wilt u dit misschien noteren voor de contactpersoon die betrokken is bij de deal.

Selecteer hiervoor een opmerkingactie voor de contactpersoon die uw e-mails al heeft ontvangen, benadruk de belangrijkheid van het evenement in de opmerking.

Om een activiteit aan te maken, zoals het instellen van een taak of oproep na ontvangst van een e-mailreactie, voegt u een activiteit actie toe na de Wachten op voorwaarde stap die u heeft ingesteld voor e-mailreacties.

U kunt de naam, het type en het tijdstip van het creëren van de activiteit specificeren.