Kennisdatabase

Je kunt een actieve gebruiker op twee manieren uit je Pipedrive-bedrijfsaccount verwijderen:

• Een gebruiker deactiveren – de gebruiker verliest de toegang tot Pipedrive en de licentie komt vrij voor een andere gebruiker. De naam en het e-mailadres van de gebruiker blijven in het account staan.
• Een gebruiker verwijderen – de naam, het e-mailadres en de profielfoto van de gebruiker worden definitief uit het account verwijderd. Een gebruiker moet eerst worden gedeactiveerd voordat deze kan worden verwijderd.

Voordat je een gebruiker deactiveert, toont Pipedrive de items en gegevens waarvan deze eigenaar is, zodat je alles wat nog nodig is kunt controleren en aan een andere eigenaar kunt toewijzen.

Gedeactiveerde gebruikers

Als je een gebruiker deactiveert, gebeurt het volgende met de gegevens en accountinstellingen van die gebruiker:

Gebruikersgegevens blijven zichtbaar

De naam, het e-mailadres en de profielfoto van de gedeactiveerde gebruiker blijven in je bedrijfsaccount staan.

Open voor een overzicht het accountmenu rechtsboven, ga naar Gebruikers beheren > Gedeactiveerd en klik naast de naam van de gebruiker op “...” > Gebruikersoverzicht.

Items blijven aan de gebruiker toegewezen

Leads, deals, contactpersonen, producten, activiteiten, projecten, taken, subtaken en mijlpalen blijven aan de gedeactiveerde gebruiker toegewezen, tenzij je het eigendom overdraagt.

Aantekeningen en bestanden blijven behouden

Aantekeningen, opmerkingen en bestanden blijven op naam van de gedeactiveerde gebruiker staan.

Accountsynchronisaties stoppen

E-mailsynchronisatie, synchronisatie van contactpersonen, agendasynchronisatie en synchronisatie met Google Drive stoppen automatisch.

Gedeelde e-mailtemplates en e-mails blijven behouden, terwijl privé-e-mails worden verwijderd

• Gedeelde e-mailtemplates die de gebruiker heeft gemaakt, blijven in het account staan
• Gedeelde e-mails die aan items zijn gekoppeld, blijven in het account staan
• Privé-e-mails die aan items zijn gekoppeld, worden na 30 dagen verwijderd

Links van de afspraakplanner werken niet meer

De openbare link van de afspraakplanner van de gebruiker werkt niet meer zodra de gebruiker is gedeactiveerd.

Filters kunnen nog steeds naar gedeactiveerde gebruikers verwijzen

Openbare filters die de gedeactiveerde gebruiker heeft gemaakt, blijven in het account van de gebruiker staan. Bestaande filtervoorwaarden die naar een gedeactiveerde gebruiker verwijzen, blijven werken, maar je kunt geen nieuwe filters met een gedeactiveerde gebruiker maken.

Wijzigingen in Inzichten

Wanneer een gebruiker wordt gedeactiveerd:

• Gedeelde dashboards worden automatisch overgedragen aan de eerste beheerder van het account
• Openbare dashboardlinks die de gebruiker heeft gemaakt, worden automatisch uitgeschakeld
• Rapporten die met andere gebruikers in het bedrijf zijn gedeeld, zijn niet meer toegankelijk
• De gedeactiveerde gebruiker blijft opgenomen in rapporten en doelen waarin die al was opgenomen
• Je kunt in Inzichten nog steeds nieuwe filters maken met gedeactiveerde gebruikers als voorwaarden

Gedrag bij opnieuw toewijzen in LeadBooster

• Live Chat: de chats worden niet meer aan de gedeactiveerde gebruiker toegewezen, zodat andere gebruikers ze kunnen overnemen
• Chatbot: een andere gebruiker vervangt de gedeactiveerde gebruiker automatisch in de playbookeditor. Controleer het e-mailadres als eerder een aangepast e-mailadres is gebruikt.
• Webformulieren: een andere gebruiker vervangt de gedeactiveerde gebruiker automatisch in de opslagvoorkeuren. Controleer het e-mailadres als eerder een aangepast e-mailadres is gebruikt.

Wijzigingen in de toegang tot Smart Docs

• Documenten: open de cloudopslagmap waarin het document is opgeslagen om een document te bekijken of te bewerken dat de gebruiker heeft gemaakt. Lees meer over waar documenten worden opgeslagen.
• Sjablonen: om een sjabloon te gebruiken dat de gebruiker heeft gemaakt, moet die gebruiker je vóór deactivering machtiging geven. Je hebt ook toegang nodig tot de cloudopslagmap waarin het document staat.
• Elektronische handtekeningen: je kunt documenten bekijken die een gedeactiveerde gebruiker ter ondertekening heeft verzonden als je machtigingen hebt om de gekoppelde deal te bekijken

Toegang tot DocuSign-documenten

Je kunt documenten die een gedeactiveerde gebruiker ter ondertekening heeft verzonden nog steeds openen via de DocuSign-app.

Toegang tot QuickBooks-facturen

Facturen die een gedeactiveerde gebruiker heeft aangemaakt, blijven toegankelijk als een andere gebruiker is gekoppeld aan QuickBooks.

Campaigns worden nog steeds volgens planning verzonden

Geplande campagnes die een gedeactiveerde gebruiker heeft aangemaakt, worden nog steeds volgens planning verzonden.

Automatiseringen overdragen

Voordat je een gebruiker deactiveert, laat Pipedrive zien hoeveel automatiseringen die gebruiker bezit en kun je het eigendom rechtstreeks vanuit de deactiveringsweergave overdragen aan een andere actieve algemene beheerder.

We raden je ten zeerste aan het eigendom aan een andere algemene beheerder over te dragen voordat je de gebruiker deactiveert. Dit helpt ervoor te zorgen dat elke automatisering een actieve eigenaar heeft die de instellingen kan controleren, de benodigde apps en functies verbonden kan houden en vermijdbare uitvoeringsfouten kan voorkomen.

Als je het eigendom overdraagt

• De automatisering wordt voor iedereen gedeactiveerd
• De gebruikers die de automatisering kunnen activeren, blijven ongewijzigd
• De automatisering verschijnt in de lijstweergave met automatiseringen van de nieuwe eigenaar

De nieuwe eigenaar krijgt in Pipedrive en per e-mail een melding met een directe link naar de automatisering, zodat die de automatisering kan controleren en opnieuw kan activeren als alles in orde is.

Als je het eigendom niet overdraagt voordat je de gebruiker deactiveert

• Als de automatisering was ingesteld om voor alle gebruikers te worden geactiveerd, wordt deze voor iedereen gedeactiveerd
• Als de automatisering was ingesteld om voor geselecteerde gebruikers te worden geactiveerd, wordt deze alleen voor de gedeactiveerde gebruiker gedeactiveerd. De lijst met gebruikers die de automatisering kunnen activeren, blijft intact en de actieve status van elke gebruiker blijft ongewijzigd. Uitvoeringen kunnen alsnog mislukken als de automatisering afhankelijk is van de toegang die de voormalige eigenaar had tot apps of andere functies die na de deactivering niet meer beschikbaar zijn.
• Je kunt de automatisering later terugvinden met het filter “Eigendom van gedeactiveerde gebruikers” in de lijst met automatiseringen, via het overzichtsdashboard of via Gegevens opschonen

De eigenaar van het bedrijfsaccount krijgt een e-mail met een link om de automatiseringen van de gedeactiveerde gebruiker te controleren en de eigenaar ervan te wijzigen.

Automatische toewijzingsregels werken niet

Als een gedeactiveerde gebruiker deel uitmaakt van een toewijzingsregel, blijft de regel actief, maar mislukt deze wanneer de status van die gebruiker wordt gecontroleerd. Controleer alle actieve regels voor automatische toewijzing waarin een gedeactiveerde gebruiker voorkomt.

Marktplaats-apps worden verwijderd

Apps die de gedeactiveerde gebruiker heeft geïnstalleerd, worden automatisch verwijderd. Als die gebruiker machtigingen als algemene beheerder had, worden ook alle Marktplaats-apps die de gebruiker aan andere gebruikers heeft toegevoegd verwijderd.

Webhooks worden gedeactiveerd

Webhooks die een gedeactiveerde gebruiker heeft aangemaakt, worden automatisch gedeactiveerd.

Verwijderde gebruikers

Als je een gebruiker verwijdert, gebeurt alles wat hierboven staat en daarnaast het volgende.

Gebruikersgegevens worden verwijderd

De naam, het e-mailadres en de profielfoto van de gebruiker worden uit het bedrijfsaccount verwijderd. De gebruiker wordt weergegeven als verwijderde gebruiker of verwijderde gebruiker, IDxxxxxxxx.

Leads, deals, Projects, contactpersonen, organisaties, automatiseringen, producten, activiteiten, taken, subtaken en mijlpalen blijven aan een verwijderde gebruiker toegewezen, tenzij je het eigendom ervan overdraagt voordat je de gebruiker verwijdert. Omdat de naam en het e-mailadres van die gebruiker zijn verwijderd, kun je niet meer naar die specifieke persoon zoeken of die selecteren.

Draag het eigendom over voordat je de gebruiker verwijdert als je diens items later moet kunnen terugvinden.