Kennisdatabase

In Pipedrive zijn er twee manieren om actieve gebruikers uit uw bedrijfsaccount te verwijderen:

• Deactivering van een gebruiker maakt de stoel vrij, zodat u een nieuwe gebruiker kunt uitnodigen of deze uit het abonnement kunt verwijderen. Door deactivering blijven de persoonlijke gegevens van de gebruiker (zoals naam en e-mail) in het bedrijfsaccount.

• Verwijdering daarentegen verwijdert de gebruikersgegevens volledig (zoals hun naam en e-mailadres) uit het bedrijfsaccount. Deze actie kan alleen worden uitgevoerd nadat een gebruiker is gedeactiveerd.

Voordat u een gebruiker deactiveert, ziet u een prompt met de gegevens die de betreffende gebruiker bezit. We raden aan de gegevens opnieuw toe te wijzen als deze nog relevant zijn.

Leer hoe u een gebruiker kunt deactiveren in dit artikel.

Gedeactiveerde gebruikers

Wanneer een gebruiker wordt gedeactiveerd, vinden de volgende wijzigingen in hun gegevens plaats:

Gebruikersinformatie

• De naam, e-mail en profielfoto van de gedeactiveerde gebruiker blijven in uw bedrijfsaccount staan, en u kunt toegang krijgen tot het overzicht van de gedeactiveerde gebruiker door te navigeren naar Gebruikers beheren > Gedeactiveerd en (...) > Gebruikersoverzicht aan de rechterkant van het scherm.

Eigendom van items

• Leads, deals, contacten, producten, activiteiten, projecten en projecttaken blijven onder de naam van de gedeactiveerde gebruiker tenzij het eigendom wordt overgedragen

Notities en bestanden

• Notities, reacties en bestanden blijven onder de naam van de gedeactiveerde gebruiker

E-mails

• E-mail synchronisatie wordt automatisch stopgezet
• Gedeelde e-mail templates gemaakt door de gedeactiveerde gebruiker en e-mails gekoppeld aan entiteiten blijven in het account van de gedeactiveerde gebruiker
• Prive emails gekoppeld aan entiteiten worden verwijderd na 30 dagen

Agendaplanner

• De openbare link naar de agendaplanner vervalt na het deactiveren van de gebruiker

Account synchronisaties

• E-mail sync, contact sync, kalender sync en Google Drive sync worden automatisch stopgezet

Filters

• Publieke filters gemaakt door gedeactiveerde gebruikers blijven in het account van de gedeactiveerde gebruiker
• Bestaande filtervoorwaarden met gedeactiveerde gebruikers blijven behouden, maar er kunnen geen nieuwe worden gemaakt

Insights

• Gedeelde dashboards worden automatisch overgedragen aan de eerste beheerder van het bedrijfsaccount
• Openbare links naar dashboards gemaakt door de gedeactiveerde gebruiker worden automatisch uitgeschakeld
• Gedeelde rapporten met andere gebruikers in het bedrijf worden onbereikbaar
• Gedeactiveerde gebruikers zijn opgenomen in rapporten en doelen als ze daar oorspronkelijk deel van uitmaakten
• Je kan nieuwe filters in Insights creëren die gedeactiveerde gebruikers als filtervoorwaarden bevatten

LeadBooster add-on

• Live Chat: de gedeactiveerde gebruiker wordt niet meer toegewezen aan chats, waardoor andere operators het kunnen overnemen
• Chatbot: in de playbook-editor vervangt een andere gebruiker automatisch de gedeactiveerde gebruiker. Wij adviseren het e-mailadres in de playbook-editor te controleren, vooral als daar eerder een aangepast e-mailadres werd gebruikt.
• Webformulieren: in de webformulier instellingen voor het opslaan, vervangt een andere gebruiker automatisch de gedeactiveerde gebruiker. Wij adviseren het e-mailadres in de instellingen voor het opslaan te controleren, vooral als daar eerder een aangepast e-mailadres werd gebruikt.

Smart Docs

• Documenten: om een document gemaakt door gedeactiveerde gebruikers te bekijken en te bewerken, moet u toegang hebben tot de map in de cloudopslag waarin het document is opgeslagen (lees meer)
• Sjablonen: om Smart Docs sjablonen gemaakt door gedeactiveerde gebruikers te bekijken en te gebruiken, moet de eigenaar van het sjabloon toestemming verlenen in Pipedrive voordat ze worden gedeactiveerd. Je hebt ook toegang nodig tot de map in de cloudopslag waar het sjabloon is opgeslagen.
• eHandtekeningen: je kan documenten openen die door gedeactiveerde gebruikers ter ondertekening zijn verzonden, zolang je toestemming hebt om de deal te bekijken waarin het is gemaakt

DocuSign-integratie

• Je kan toegang krijgen tot de documenten die ter ondertekening zijn verzonden door gedeactiveerde gebruikers

Quickbooks-integratie

• Facturen gemaakt door gedeactiveerde gebruikers zijn toegankelijk als een andere gebruiker verbinding maakt met Quickbooks

Campagnes

• Geplande campagnes gemaakt door een gedeactiveerde gebruiker worden verzonden volgens de oorspronkelijke planning

Automatiseringen

• Als de maker van een automatisering wordt gedeactiveerd, wordt de automatisering gedeactiveerd. Wij adviseren het eigendom van automatiseringen over te dragen.
• Als de automatisering is ingesteld op trigger op basis van geselecteerde gebruikers en een van deze gebruikers wordt gedeactiveerd, blijft de automatisering actief. Echter, het zal worden beëindigd tijdens de validatie van de gebruikersstatus. Wij adviseren gedeactiveerde gebruikers uit de automatisering te verwijderen.
• Als de automatisering is ingesteld om op basis van elke gebruiker te activeren en een van de gebruikers wordt gedeactiveerd, blijft de automatisering actief en de gedeactiveerde gebruiker wordt automatisch uitgesloten van de automatisering
• Gedeactiveerde gebruikers worden verwijderd uit het "Automatisering Eigenaars" filter in de automatiseringslijst

• Als een gedeactiveerde gebruiker deel uitmaakt van een toewijzingsregel, blijft de regel werken, maar zal falen bij het controleren van de status van de gebruiker. Wij adviseren alle actieve automatische toewijzingsregels die de gedeactiveerde gebruiker bevatten te herzien (lees meer).

Marketplace-apps

• Geïnstalleerde apps door de gedeactiveerde gebruiker worden automatisch gedeïnstalleerd
• Als de gedeactiveerde gebruiker een beheerdersrol had, worden alle gedeelde Marketplace-apps gedeïnstalleerd

Webhooks

• Webhooks gemaakt door gedeactiveerde gebruikers worden automatisch gedeactiveerd

Verwijderde gebruikers

Naast het bovenstaande, wanneer gebruikers worden verwijderd, heeft dit invloed op de volgende gegevens:

Gebruikersinformatie

• De naam, e-mail en profielfoto van de gebruiker worden verwijderd uit het bedrijfsaccount. Weergegeven als verwijderde gebruiker of verwijderde gebruiker, IDxxxxxxxx.

Eigendom van inhoud

• Leads, deals, contacten, producten, activiteiten, projecten en projecttaken blijven bestaan en zijn nog steeds toegewezen aan de verwijderde gebruiker, tenzij het eigendom wordt overgedragen voor de verwijdering van de gebruiker.

Filteren

• Verwijderde gebruikers kunnen niet worden gefilterd. Het wordt aanbevolen om het eigendom over te dragen voordat de gebruiker wordt verwijderd.