Baza wiedzy

Zamiast odtwarzać te same zadania i harmonogramy dla każdego projektu, użyj szablonów projektów, aby ujednolicić powtarzalne procesy.

Szablony pomagają szybko przygotować powtarzające się prace, takie jak wdrożenie klienta czy realizacja usług, z gotową strukturą i harmonogramami.

Dodaj szablony projektów

Aby utworzyć szablon, przejdź do Projekty > Szablony i kliknij “+ Szablon”.

Najpierw wybierz tablicę, na której będą znajdować się projekty utworzone z tego szablonu, a następnie kliknij “Kontynuuj”.

Dodaj jasny tytuł i opis, aby zespół wiedział, kiedy z niego korzystać.

Skonfiguruj plan projektu

W edytorze szablonu odtwórz pracę, którą zespół wykonuje w każdym projekcie.

Dodaj zadania, aktywności i kamienie milowe, które regularnie tworzysz ręcznie.

Te same elementy pracy możesz organizować na różne sposoby w zależności od stopnia uporządkowania procesu. Przypisz je do konkretnych faz, pogrupuj za pomocą grup lub pozostaw nieprzypisane.

Aby zmienić sposób organizacji elementów pracy, kliknij “Fazy” i wybierz “Grupy”.

Następnie kliknij “+”, aby utworzyć grupę i przypisać do niej elementy pracy.

Podczas dodawania elementów pracy ustaw względne terminy w oparciu o datę rozpoczęcia projektu tak, aby każdy projekt utworzony z tego szablonu postępował zgodnie z tym samym harmonogramem.

Zdefiniuj zależności zadań

Zależności pomagają zespołowi zrozumieć prawidłową kolejność prac i uniknąć zbyt wczesnego rozpoczynania zadań.

Otwórz dodane zadanie lub kamień milowy, przejdź do karty zależności i kliknij “Dodaj zależność".

Wybierz inne zadanie i zdefiniuj relację:

• Blokujące – bieżące zadanie blokuje wybrane zadanie
• Oczekujące – wybrane zadanie musi zostać ukończone przed bieżącym zadaniem

Gdy szablon będzie gotowy, kliknij “Zapisz i zamknij”.

Konwertuj projekt na szablon

Jeśli masz już projekt o strukturze, której chcesz ponownie użyć, możesz przekształcić go w szablon.

Otwórz projekt, kliknij “…” w prawym górnym rogu i wybierz “Konwertuj na szablon”.

Następnie wybierz, czy zachować, czy usunąć oryginalny projekt.

Nowy szablon zachowuje twoje zadania, aktywności i kamienie milowe w tych samych fazach, łącznie z ich względnymi terminami.

Twórz projekty z szablonu

Gdy szablon będzie gotowy, możesz go wykorzystać do tworzenia projektów ręcznie lub automatycznie.

Dodawanie nowych projektów

Przejdź do Projekty > Szablony i kliknij „Użyj” przy szablonie.

Możesz też przejść do Projekty, kliknąć „+ Projekt” i wybrać szablon podczas konfiguracji.

Po wybraniu szablonu, dodaj szczegóły projektu i określ datę rozpoczęcia. Zadania, aktywności i kamienie milowe ze szablonu są zaplanowane względem tej daty.

Zastosowanie szablonów w istniejących projektach

Możesz też zastosować szablon do istniejącego projektu w tej samej tablicy.

Otwórz widok szczegółów projektu, kliknij „…” w prawym górnym rogu i wybierz „Użyj szablonu”.

Wybierz szablon i określ datę rozpoczęcia. Ta data służy wyłącznie do obliczania względnych terminów dla zadań, aktywności i kamieni milowych. Nie zmieni ona istniejącej daty rozpoczęcia projektu.

Wszystkie istniejące elementy pracy znajdujące się już w projekcie pozostaną w swoich aktualnych fazach.

Automatyczne tworzenie projektów

Możesz także użyć szablonów do automatycznego tworzenia projektów.

Podczas tworzenia automatyzacji z akcją projektu kliknij „Dodaj pola”, następnie wybierz szablon i określ datę rozpoczęcia.

Po skonfigurowaniu nowy projekt jest tworzony automatycznie za każdym razem, gdy automatyzacja zostanie uruchomiona, na przykład gdy transakcja zostanie wygrana.

Zarządzaj i aktualizuj swoje szablony

W miarę rozwoju procesów twoje szablony powinny ewoluować wraz z nimi.

W Projekty > Szablony użyj menu “…”, aby edytować, duplikować lub usunąć szablony.

Aktualizowanie szablonów zapewnia, że każdy nowy projekt odzwierciedla aktualny sposób pracy twojego zespołu.