Base de Conhecimento

Asana é uma ferramenta de gestão de projetos utilizada para organizar tarefas e otimizar a colaboração entre equipes.

Esta integração pode ser usada para encaminhar dados do Pipedrive para outra equipe que usa o Asana.

Como instalar a integração

Para ativá-la, acesse a página do Asana no nosso Marketplace e clique em “Instalar agora”.

Se você navegar diretamente para o Marketplace e selecionar a integração do Asana, clique em “Autorizar”.

Na primeira etapa da autorização, selecione a empresa em cuja conta a integração será instalada e escolha quem poderá utilizá-la: todos os usuários, apenas eu ou usuários específicos.

Se você escolher a opção usuários específicos, selecione os usuários que utilizarão a integração e se você deseja notificá-los por e-mail. Em seguida, clique em “Próximo”.

Se você selecionou todos os usuários ou apenas eu, clique em “Próximo” para avançar.

Na segunda etapa, leia e dê permissões para o aplicativo. Após revisá-las, clique em “Permitir e instalar”.

Se você não estiver logado, ou caso ainda não tenha uma conta do Asana, inicie a sessão ou cadastre-se na plataforma.

Se já estiver logado, dê ao Pipedrive permissão de acesso à sua conta do Asana. Clique em “Permitir” e prossiga com a configuração da sua integração.

Como configurar a integração

Após conectar sua conta do Asana, abra o menu da sua conta do Pipedrive > Ferramentas e aplicativos > Asana para configurar a integração.

Escolhendo o evento de gatilho e as informações que você transferirá

Para enviar dados do Pipedrive para o Asana, crie uma regra para desencadear a ação de pegar as informações do CRM e enviá-las para a outra plataforma.

À esquerda, em Evento do Pipedrive, escolha o que desencadeará a transferência de informações.

Os gatilhos disponíveis são:

• Negócio é ganho

• Negócio é perdido

• Negócio é movido (será necessário especificar para qual etapa)

Lembre-se de especificar o funil, pois é obrigatório.

Se você escolher Negócio é movido como gatilho, será necessário especificar também a etapa. Sempre que você mover um negócio para a etapa especificada, a regra será ativada.

Após definir o funil, selecione quais dados transferir para a tarefa/projeto recém-criado no Asana. Os dados que você pode transferir são:

• Título do negócio (não pode ser desativado)

• Valor de negócio

• Dados de contato de uma pessoa ou organização

• Observações fixadas

• Anexos

Como um título é obrigatório para negócios, você só pode desativar a transferência das demais informações para o Asana.

Escolhendo o que será criado no Asana

Ao configurar uma regra, você pode criar dois tipos de itens no Asana: tarefas e projetos.

Criando uma tarefa no Asana

Se você escolher criar uma tarefa no Asana, vá para os menus suspensos, selecione o espaço de trabalho ou a organização que receberá a tarefa e, em seguida, escolha o nome do projeto.

Outra opção é atribuí-la a um usuário existente do Asana

Criando um projeto no Asana

Se você quiser que sua regra crie um projeto no Asana, verá que a opção anexos em detalhes para transferir estará automaticamente desativada.

Nos menus suspensos à direita, selecione o espaço de trabalho ou a organização em cuja conta você criará o projeto e, opcionalmente, a equipe.

Quando estiver satisfeito com o que selecionou, clique em “Salvar alterações”. Depois disso, cada negócio que se encaixar nos critérios da sua regra criará uma tarefa ou projeto no Asana com as informações especificadas, permitindo que suas equipes façam follow-up com os negócios de modo eficiente.

Automatizando tarefas com a integração do Asana

Use a integração do Asana para automatizar cobranças ou tarefas administrativas baseadas no seu funil de vendas. Por exemplo, quando um negócio atingir uma etapa de cobrança, você pode desencadear uma tarefa no Asana para gerar uma fatura ou notificar seu jurídico, sem nenhum esforço manual.

Para começar, acesse Automações no Pipedrive, abra a aba Modelos e selecione a categoria Asana para escolher entre quatro modelos prontos:

• Adicionar tarefas ao mover negócios: Quando um negócio for movido para uma etapa, criar uma tarefa ou projeto no Asana

  • Pode ser usado para transferências internas, como faturamento, onboarding ou implementação

• Entregar negócios ganhos: Quando um negócio for marcado como ganho, criar uma tarefa ou projeto no Asana

  • Pode ser usado para iniciar o trabalho de um projeto assim que um negócio for fechado

• Arquivar negócios perdidos: Quando um negócio for marcado como perdido, criar uma tarefa ou projeto no Asana

  • Pode ser usado para criar tarefas de follow-up ou ativar loops de feedback

• Aquecer novos leads: Quando um novo lead for adicionado, criar uma tarefa ou projeto no Asana

  • Pode ser usado para rotear tarefas de nutrição de leads para equipes de marketing ou desenvolvimento de vendas

Vamos analisar um exemplo de como usar o modelo “Adicionar tarefas ao mover negócios” para automatizar ações de faturamento.

Configurar automações de cobrança usando um modelo

Selecione Adicionar tarefas ao mover negócios e, na primeira tela, defina o que acontecerá após o negócio ser movido para a etapa do funil selecionada, neste caso, “Adicionar uma tarefa no Asana”. Depois, clique em “Usar modelo”.

Na segunda tela, selecione o funil específico e a etapa que você usa para cobranças ou preparação de contratos. Digamos que isso acontece na etapa final; portanto, selecionaremos “Negociações iniciadas”, que é a etapa final do nosso funil.

Na seção “Adicionar uma tarefa no Asana”, preencha o nome e descrição da tarefa. Os campos em cinza serão preenchidos automaticamente com base nos dados do Pipedrive. Você pode desativar qualquer informação desnecessária para sua equipe, para que as tarefas sejam criadas apenas com o contexto certo.

Escolha o projeto onde você criará a tarefa e, se desejar, adicione anotações fixadas à descrição para mais contexto. Por fim, clique em “Salvar como rascunho”.

Todos os detalhes da sua automação serão exibidos na seguinte tela, e você ainda poderá editá-la antes da ativação.

Suponha que você prefira que a automação seja disparada sempre que um negócio for ganho. Clique no ícone do lápis próximo da condição instantânea, altere os menus suspensos para Status do negócio mudou para ganho e clique em “Aplicar condições”.

Quando estiver pronto, ative a automação no topo.

Após ativá-la, toda vez que um negócio passar para a etapa selecionada (ou sempre que for ganho, caso você tenha mudado a condição), uma tarefa será criada automaticamente no Asana com as informações que você configurou.

Expanda seus fluxos de trabalho

Este caso de uso de faturamento é apenas um exemplo. Você pode usar esses modelos como ponto de partida para otimizar transferências entre várias equipes:

• Vendas para implementação: iniciar tarefas de onboarding automaticamente quando um negócio for ganho

• Vendas para suporte: criar tarefas de follow-up quando um negócio for perdido

• Vendas para marketing: adicionar tarefas para nutrir leads adicionados manualmente ou por meio de importações

Cada modelo pode ser personalizado de acordo com seu processo interno, dando flexibilidade sem obrigar você a começar do zero.

Para mais sobre personalização de automações, consulte nosso guia Automações: primeiros passos.