Base de Conhecimento

As assinaturas eletrônicas passaram a ser amplamente aceitas no mundo dos negócios e, consequentemente, tornaram-se um componente essencial de qualquer software de gerenciamento de documentos. Muitas organizações estão conseguindo eliminar o papel dos seus processos, o que tem impulsionado o crescimento das soluções de gerenciamento de documentos online e assinaturas eletrônicas.

O DocuSign é uma solução rápida, confiável e que permite que os clientes assinem documentos e acordos eletronicamente. Com a integração com o Pipedrive, você poderá solicitar assinaturas, obter atualizações sobre o status de envelopes e gerenciar documentos em uma única ferramenta.

Como configurar a integração

1. Vá em Ferramentas e aplicativos > Integrações >DocuSign e clique em Conectar agora".
   
2. Você será direcionado para o Marketplace do Pipedrive. Clique em Instalar agora.
   
3. Uma nova janela será exibida, solicitando que você conceda permissão para o DocuSign se conectar ao Pipedrive. Escolha a conta do Pipedrive que você deseja conectar e clique em Permitir e instalar".
   
4. Você será redirecionado para o DocuSign, onde precisará conceder acesso à integração com o Pipedrive.
5. Após fazer isso, você será redirecionado às configurações do DocuSign, nas configurações do Pipedrive.
6. Etapa importante: antes de criar envelopes e receber atualizações de status no Pipedrive, você precisa configurar o DocuSign. Para fazer isso, vá no DocuSign, clique em "Configurações" no topo da barra de navegação e em "Atualizações" na barra de navegação lateral.

• Se as suas configurações estiverem assim:
  

Você não conseguirá criar envelopes ou receber atualizações de status do Pipedrive, porque o status de atualização de sistema Enviar mensagens individuais está Ativo. Para alterar isso, um administrador deve desativar essa configuração em sua própria conta.

Se as suas configurações estiverem assim:

A integração Pipedrive e DocuSign funcionará normalmente, e você poderá criar envelopes e receber atualizações de status no CRM.

Criar envelopes do DocuSign

Para criar um envelope no DocuSign, você pode usar a nossa extensão Smart Docs ou fazer upload dos seus documentos utilizando a aba Documentos.

Se optar pelo Smart Docs, clique em "Compartilhar" e "Criar um envelope do DocuSign" na tela de edição de documentos.

Além disso, você pode criar um envelope na Visualização de detalhes de um negócio ou contato clicando no botão Mais (...) > Criar um envelope do DocuSign.

Você também pode criar um envelope em Pré-visualizar documento se fizer upload de um arquivo PDF por meio da aba Documentos na Visualização de detalhes.

Clique em "Criar um envelope do DocuSign" para rever o documento. Se estiver tudo certo, clique em Continuar para gerar o envelope.

Agora, você precisa adicionar os destinatários do envelope. Você pode adicionar até 10 destinatários em um único documento e definir a ordem das assinaturas marcando a caixa no topo.

Além disso, você pode especificar o cargo dos destinatários no documento. Por exemplo, se eles precisam assinar o envelope ou estão apenas recebendo uma cópia. A tela com essas opções é assim:

Depois de adicionar todos os destinatários, clique em "Editar mensagem" para enviar uma mensagem personalizada solicitando a assinatura.

Depois, uma janela do DocuSign será exibida para você incluir os destinatários aos campos de assinatura do DocuSign. Aqui, além dos campos de assinatura, você também poderá atualizar outros itens do envelope, como destinatários, documentos e configurações como data de vencimento.

Depois que o documento tiver campos de assinatura, clique em Enviar". Os destinatários receberão um e-mail do DocuSign solicitando que analisem e assinem o documento.

Rastreamento de envelopes e destinatários

Após enviar um envelope do DocuSign, você poderá acompanhar o processo e as informações mais relevantes sobre os destinatários no Pipedrive. Isso permite manter seus dados centralizados em um lugar só, sem precisar abrir o DocuSign para acompanhar as informações ou sincronizar dados com o Pipedrive.

Quando o processo for concluído, os documentos assinados serão baixados do DocuSign e armazenados no Pipedrive.

Em azul, você encontra o contador de destinatários. Esse contador é um breve resumo das informações mais relevantes sobre os destinatários. Clique nele para abrir o modal do destinatário e ver informações detalhadas sobre o status e o cargo atual dos seus destinatários.

Quando você enviar um envelope do DocuSign, o rastreador de visualizações será exibido com a versão do documento. Note que, atualmente, o DocuSign não suporta o rastreamento de documentos exibindo o número de visualizações do envelope.

No entanto, você ainda pode rastrear o documento com o link de compartilhamento fornecido pelo Pipedrive. Para obter o link, clique em Mais (...) > Compartilhar como link.

Você verá uma janela com o link de rastreamento gerado. Ajuste as configurações do link, se necessário, e clique em Copiar link".

Agora, você poderá compartilhar seu documento publicamente e rastrear as visualizações dentro do Pipedrive.